Directeur organisatie/ Adjunct-secretaris

Transcriptie

1 Profiel Directeur organisatie/ Adjunct-secretaris 26 september 2017 Opdrachtgever Gemeente Buren Voor meer informatie over de functie Bianca van Winkel en Irene Vervelde, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 De situatie 3 2 De organisatie 4 3 Adjunct-secretaris 7 4 Welke kandidaat zoekt de gemeente Buren? 8 5 De arbeidsvoorwaarden 9 6 De selectieprocedure 10 Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10

3 1 De situatie De gemeente Buren is op zoek naar een directeur organisatie/adjunct secretaris (hierna te noemen adjunct secretaris) voor de ambtelijke organisatie. In de nieuwe organisatie vormt de adjunctsecretaris met de gemeentesecretaris de directie. Leeuwendaal is ingeschakeld voor de volledige begeleiding van dit proces. De gemeente Buren is al enige tijd in transitie. Van meer sturend en bepalend naar participerend, volgend en ondersteunend waar mogelijk. De eigen kracht van de inwoners en de sterkte van de maatschappelijke partners bepaalt deze aanvullende inzet. De komende 2 jaar is het zaak deze transitie verder vorm te geven, concreet in te richten en te verankeren in goede werkwijzen. Daarvoor is het nodig om de organisatie in haar kracht te zetten door de basis op orde te brengen. Alleen vanuit een organisatie die op orde is, kan de transitie goed ingevuld worden en met onzekerheden worden omgegaan. Een stabiele basis van waaruit experimenterend ontwikkeld, geleerd en veranderd kan worden. Belangrijke elementen hierin zijn het operationaliseren van de organisatiemissie en organisatievisie en het verbeteren van de interne besturingsfilosofie. Het leidend motto is: werken aan vertrouwen en sturen op resultaat. In het verlengde hiervan is ook de huidige inrichting van de organisatie bekeken. Is de organisatie passend en adequaat georganiseerd om als kleinere gemeente de komende jaren zelfstandig en goed te kunnen functioneren. De vraag van de inwoners, de behoefte van de kernen, staat centraal en wordt meer en meer het vertrekpunt van handelen. In dat licht is de vraag gesteld of de huidige structuur en sturingsfilosofie aansluit bij de gemeentelijke ambities om op te treden als participerende overheid. De organisatie is nu ingericht met een drietal afdelingen en 14 teams en dit zorgt voor versnippering en gelaagdheid. Wat de organisatie nodig heeft is ontschotting tussen afdelingen en teams, geen eilandencultuur maar integraal werken, verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie, projectmatig werken en een goede invulling van opdrachtgeverschap en eigenaarschap. De gemeente Buren staat naar aanleiding hiervan aan de vooravond van een transitiefase om van het huidige afdelingsmodel naar een directiemodel te gaan. De huidige laag van afdelingshoofden komt hiermee te vervallen en het aantal teams zal in de nabije toekomst verminderen tot circa 8 à 10. De rol van teamleider verandert en wordt eenduidiger: van nu soms meewerkend voorman op meerdere niveaus, naar straks iedereen integraal manager. De directie, die gevormd wordt door de gemeentesecretaris en de nieuwe functie van adjunct-secretaris, zal de organisatie verder inrichten. De gemeente Buren werft nu de directeur organisatie die in de nabije toekomst de rol van adjunct secretaris gaat vervullen. In dit profiel zullen we derhalve de overgangssituatie beschrijven en een doorkijk geven naar de nieuwe rol. Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10

4 2 De organisatie De gemeente Buren is een prachtige plattelandsgemeente met een combinatie van rivierenlandschap, open weidegebieden en fruitboomgaarden. Buren ligt in de provincie Gelderland en telt ruim inwoners in 14 woonplaatsen: de stad Buren en de dorpen Asch, Beusichem, Eck en Wiel, Erichem, Ingen, Kerk-Avezaath, Lienden, Maurik, Ommeren, Ravenswaaij, Rijswijk, Zoelen en Zoelmond. Ook liggen enkele woningen van de dorpen Buurmalsen en Kapel-Avezaath op het grondgebied van de gemeente Buren. Het gemeentehuis ligt in het dorp Maurik. De vestingstad Buren mag zich Oranjestad noemen, vanwege de band met de koninklijke familie. Willem van Oranje trouwde er in 1551 met Anna van Buren. De stad heeft een rijke geschiedenis en veel bezienswaardigheden en is gelegen in het schitterende Rivierengebied van de Betuwe. De samenstelling van het college is: De heer Jan de Boer, burgemeester, voorzitter van de gemeenteraad. Mevrouw Ilona van Wamel-Geene, gemeentesecretaris en directeur van de ambtelijke organisatie. Wethouders: mevrouw Sietske Klein-de Jong (VVD), mevrouw Annie Benschop-van Eldik (PvdA) en de heer Henk de Ronde (PCG). De gemeenteraad in Buren bestaat uit 21 raadsleden van 7 partijen. Missie en Visie Recent is er een missie en visie geformuleerd. Het is nu van belang om de organisatievisie en organisatiemissie te operationaliseren en handen en voeten te geven. Missie: Wij dienen de gemeenschap van en voor Buren op zaken die onze inwoners (niet) zelfstandig kunnen, willen of mogen. Dienen betekent waardig en zelfbewust, betrouwbaar en professioneel en vriendelijk en open. Visie: Met onze visie op dienstverlening geven we de manier aan waarop wij willen dienen. Speerpunt is bouwen aan en op vertrouwen. Onze klanten moeten op ons kunnen vertrouwen. Kernwaarden De kernwaarden zijn het scharnier tussen missie en visie. De kernwaarden zijn: Nabij: persoonlijk contact, deskundig, inleven, interesse en weten wat er speelt. Samen: gelijkwaardig en respectvol samenwerken. Deskundig: bekwaam, ervaren en weten waar je het over hebt. Als vervolg op de ontwikkeling van de missie en visie zal het management de cultuur van werken op de agenda zetten. Niet alleen door aanpassing te stimuleren, maar zeker ook door het goede voorbeeld te geven. Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10

5 Speerpunten Er zijn vijf ontwikkelingen waar de adjunct secretaris, samen met de organisatie, het komend jaar voor aan de lat staat: Organisatieverandering vormgeven; Teams herinrichten; Ontwikkelen van de teamleiders naar het gewenste profiel; Organisatiecultuur duiden; Eigenaarschap vormgeven. Huidige organisatiestructuur De gemeente Buren heeft op dit moment een organisatie met ongeveer 170 medewerkers, verdeeld over drie afdelingen: Bedrijfsvoering, Inwonerszaken en Ruimte. Het huidige MT bestaat uit de gemeentesecretaris, een interim afdelingshoofd Bedrijfsvoering, een interim afdelingshoofd Ruimte en het afdelingshoofd Inwonerszaken. De afdelingen zijn onderverdeeld in 14 teams met een teamleider als direct leidinggevende, zie het organogram. Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10

6 Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10

7 3 Adjunct-secretaris Als adjunct-secretaris vorm je samen met de gemeentesecretaris de directie. De directie heeft een sterke positie in de driehoek met bestuur en management en bevordert de samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. De directie adviseert, onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, het college bij de bestuurlijke strategie en strategische gemeentebrede vraagstukken. Ook het vertalen van bestuurlijke uitgangspunten naar een strategie voor de gemeentelijke organisatie, het stellen van kaders en prioriteiten voor het goed functioneren van de organisatie en het bewaken van de eenheid en integraliteit in de uitoefening van de organisatiebrede taken, behoren tot de verantwoordelijkheden van de directie. Je bent samen met de gemeentesecretaris een goed klankbord voor de teamleiders en een sparringpartner over aanpak en strategie op het brede taakveld van de gemeente. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en eerste adviseur voor het college van B&W. De gemeentesecretaris zal hiernaast met name extern georiënteerd zijn wanneer het gaat om het bouwen en onderhouden van een (regionaal en landelijk) relatienetwerk op bestuurlijk- en ambtelijk niveau. De adjunct-secretaris neemt een leidende rol als het gaat om het vertalen van de strategische visie naar de interne organisatie en de reeds ingezette organisatie ontwikkeling van continu verbeteren. Je bent tevens verantwoordelijk voor de concernbrede speerpunten zoals eerder genoemd. Je speelt daarbij tijdig in op de eisen die de omgeving aan de organisatie stelt. De bedrijfsvoering en organisatie ontwikkelingsaspecten nemen voor jou een belangrijke speciale plaats in. De gemeentesecretaris en adjunct-secretaris vormen samen de directie en voeren het directieoverleg. De directie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, beheren en bewaken van de samenhang van gemeentebrede onderwerpen, zowel qua vastgestelde programma s als de bedrijfsvoering. In nauwe samenwerking met de teamleiders zal de directie, naast de ontwikkelingen die in de teams opgepakt gaan worden, de kaders voor de managementfilosofie ontwikkelen en deze inrichten. Belangrijk hierbij is aandacht voor de gewenste cultuur van werken met de bijbehorende instrumenten (zoals projectmatig werken en eigenaar- en opdrachtgeverschap). Als adjunct-secretaris wil je de kwaliteiten van de teamleiders en hun medewerkers tot hun recht laten komen en hen ondersteunen het beste uit zichzelf te halen en zich te ontwikkelen. Je gaat de afgesproken prestaties realiseren en blijft voortdurend verbeteringen realiseren in de uitvoering van werkzaamheden binnen de teams. Je bent een drager en drijvende kracht van de gewenste ontwikkeling van de organisatie en een voorbeeld voor de gewenste manier van (samen-)werken. Je creëert samen met de teamleiders toegevoegde waarde en een hoge kwaliteit van dienstverlening. Je geeft op een inspirerende, resultaatgerichte en verbindende wijze leiding en hanteert daarbij een hands-on mentaliteit. Tot het moment dat het transitieproces gerealiseerd is, vervul je de functie van directeur organisatie binnen het huidige MT. Begin 2018 zal het MT bestaan uit het afdelingshoofd Inwonerszaken en de directeur organisatie, laatste met bijzondere aandacht voor de organisatieontwikkeling. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor alle going concern zaken, met name op het gebied van bedrijfsvoering. Hiernaast begeleid je de transitie van het afdelingsmodel naar directiemodel en ben je verantwoordelijk voor het begeleiden en naar een hoger plan brengen van de teamleiders. Een veelzijdige functie dus waarin je actief richting geeft aan de ontwikkeling van de oranisatieverandering, maar ook een goede interne ondersteuning en verdere professionalisering van de totale organisatie. Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10

8 4 Welke kandidaat zoekt de gemeente Buren? De adjunct-secretaris die wij zoeken is strategisch, mensgericht en van nature een verbinder en bruggenbouwer. Je hebt samenwerking hoog in het vaandel staan. Je bent uitstekend benaderbaar en toegankelijk op alle niveaus in de organisatie. Je ziet samenhang tussen de diverse onderdelen binnen de organisatie en het speelveld er omheen en zorgt voor onderlinge verbinding. Je bent een belangrijke schakel tussen de ambtelijke organisatie, gemeentesecretaris en het bestuur. Je bent in staat de ingezette cultuurverandering verder vorm te geven en te borgen door aanpassing in gedrag te stimuleren maar ook door het goede voorbeeld te geven. Je legt daarbij verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. De adjunct-secretaris is besluitvaardig en durft keuzes te maken zonder het contact te verliezen. Kijkt naar wat er wel kan en ziet kansen, probeert deze met de organisatie te verzilveren zonder de risico s uit het oog te verliezen. Je adviseert en informeert de gemeentesecretaris op pro-actieve wijze. Je kunt laten zien dat je omgevingsgericht werkt en dat je goed geïnformeerd bent over maatschappelijke, politieke en economische ontwikkelingen op landelijk, regionaal en plaatselijk niveau. Je bent in staat deze kennis te vertalen naar en aan te wenden voor de taakstelling en de ontwikkeling van de organisatie. Je bezit een goed ontwikkeld kritisch vermogen om tot gefundeerde beslissingen te komen. Je hebt daarbij oog voor de details én het grote geheel. Als persoon kun je goed relativeren en vind je humor belangrijk. Je hebt oog voor de ontwikkeling van mensen, gaat uit van hun kwaliteiten en professionaliteit en werkt op basis van vertrouwen. Je bent hiernaast in staat een veilig werkklimaat te creëren. Hiernaast: Heb je een afgeronde academische opleiding, bijvoorbeeld een bedrijfseconomische of bestuurskundige richting. Heb je meerjarige strategische managementervaring met veranderprocessen in een bestuurlijk complexe omgeving. Bij voorkeur (deels) binnen de gemeentelijke overheid, semi-overheid of dienstensector. Zakelijke inslag combineren met politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Breng je ervaring met en een visie op bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling mee. Heb je het vermogen goed bestuurlijk strategisch en onafhankelijk te denken in hoofdlijnen en combineer je dit met een hands-on mentaliteit. Treed je op als energieke peoplemanager om medewerkers te motiveren, stimuleren en in beweging te krijgen. Ben je resultaatgericht: formuleer je heldere doelen en ben je actief gericht op het behalen van deze doelen om de resultaten waar te maken. Ben je een visionair: sterk in de ontwikkeling van lange termijn visies. Je bouwt de bestaande visie verder uit. Sta je stevig in je schoenen, heb je natuurlijk overwicht en breng je duidelijkheid en structuur. Ben je communicatief zeer vaardig: een gesprekspartner op verschillende (abstractie) niveaus en kun je goed luisteren. Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10

9 5 De arbeidsvoorwaarden De gemeente Buren biedt een zeer boeiende, uitdagende en dynamische full time functie (36 uur) in een informele en professionele werkomgeving. De bestuurlijke richting van de gemeente is uitgangspunt voor de hele organisatie en jij maakt als adjunct-secretaris daarin het verschil. Je krijgt daarbij verantwoordelijkheid en vrijheid en ruimte om je te blijven ontwikkelen. De schaalindicatie voor deze functie is schaal 14 (max ,-- bruto per maand) bij een full time dienstverband (36 uur), de functie moet nog formeel gewaardeerd worden. Het aanvangssalaris wordt vastgesteld aan de hand van opleiding en ervaring. Op deze functie is de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor gemeenten van toepassing. Daarnaast krijg je de beschikking over een individueel keuzebudget (IKB) van minimaal 16,3% van bruto maandsalaris (opgebouwd o.a. uit 8% vakantietoeslag en 6% eindejaarsuitkering). Dit budget wordt per maand opgebouwd en kun je naar eigen keuze inzetten. Je kunt bijvoorbeeld reserveren voor uitbetaling op een zelf te bepalen moment, extra vakantie-uren kopen of een opleiding betalen. De gemeente Buren biedt een prachtig woon- en leefgebied in de Betuwe. Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10

10 6 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten vinden plaats in week 40/41 met eventueel uitloop naar week 42. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. Op basis hiervan wordt bepaald welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door de opdrachtgever In week 44 hebben de kandidaten in een eerste ronde een gesprek met de selectiecommissie en de adviescommissie en bij potentiële geschiktheid een tweede gesprek met de selectiecommissie vanuit de opdrachtgever. Een casus kan onderdeel uitmaken van het tweede gesprek. Een assessment vindt plaats in week 45 (optioneel). Daarna worden referenties ingewonnen, een pre-employment/integriteitsonderzoek gedaan en vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats. De selectieprocedure voor interne en externe kandidaten vindt gelijktijdig plaats. Bij interesse ontvangen wij graag jouw CV met motivatiebrief uiterlijk 9 oktober We willen de procedure uiterlijk voor 1 december 2017 afronden. Je kunt je interesse kenbaar maken via Voor meer info zie ook Directeur organisatie/adjunct-secretaris/profiel/26 september van 10