Alle in te zetten maatregelen moeten er toe leiden dat UW Samenwerking het verzuim duurzaam kan verlagen naar ruim onder de 5,0%.

Transcriptie

1 Het dagelijks bestuur van UW Samenwerking; gelet op artikel 125 van de Ambtenarenwet en artikel 33b, 1 e lid aanhef en onder c van de Wet gemeenschappelijke regelingen; gelet op hoofdstuk 7 van de CAR-UWO; mede gelet op de verkregen toestemming de Ondernemingsraad; B E S L U I T : vast te stellen het volgende UITVOERINGSBELEID ARBO UW SAMENWERKING In het Strategisch Arbobeleid heeft UW Samenwerking vastgelegd dat het belangrijk is dat medewerkers op een veilige en gezonde, vitale en bevlogen wijze hun werkzaamheden uitvoeren. Dit vanuit de gedachte dat gezond en veilig werken bijdraagt aan het succes van de organisatie en het welbevinden (plezier in het leven) van haar medewerkers. De onderstaande pijlers vormen de basis voor het arbobeleid: - Gezonde en veilige arbeidsomstandigheden - Vitale medewerkers voelen zich fit en energiek zowel tijdens als na het werk - Bevlogen medewerkers maken het verschil We richten ons op zo optimaal mogelijke arbeidsomstandigheden waarin deze pijlers vorm krijgen en zetten preventieve maatregelen in om te voorkomen dat medewerkers arbeidsongeschikt worden. Helemaal voorkomen dat medewerkers uitvallen is niet mogelijk. Een specifiek onderdeel van het uitvoeringsbeleid Arbo is daarom het verzuimbeleid. Het uitvoeringsbeleid Arbo richt zich op drie verschillende groepen medewerkers: - work: zo optimaal mogelijke arbeidsomstandigheden, bevorderen van gezondheid en vitaliteit voor iedereen die binnen UW Samenwerking werkzaam is; - risk: ondersteuning bieden aan medewerkers die aan het werk zijn maar waarbij we signaleren dat er problemen zijn - home: verzuimbegeleiding van medewerkers die door ziekte uitgevallen zijn, sterk gericht op het denken en handelen in mogelijkheden bij het herstelproces en de re-integratie van medewerkers. Alle in te zetten maatregelen moeten er toe leiden dat UW Samenwerking het verzuim duurzaam kan verlagen naar ruim onder de 5,0%. In dit document werken we voor de volgende onderwerpen uit hoe we dit doen: 1. Arbodienstverlener: deskundige begeleiding bij verzuimpreventie en verzuim (gericht op risk home) 2. Verzuimpreventie: wat doen we om verzuim te voorkomen (gericht op work risk) 3. Verzuimprotocol: welke afspraken gelden er als je ziek wordt (gericht op home) 4. Verzuimbegeleiding van de arbeidsongeschikte medewerker: wat gebeurt er bij langdurige ziekte (gericht op home) 5. Verzuimregistratie en analyse: om te bepalen welke (preventieve) acties we in gang moeten zetten (gericht op risk home)

2 1. ARBODIENSTVERLENER UW Samenwerking werkt samen met een gecertificeerde professionele arbodienstverlener. De werkwijze van de arbodienstverlener sluit aan bij de gang van zaken binnen UW Samenwerking en de uitgangspunten zoals die genoemd zijn in het strategisch arbobeleid en in dit uitvoeringsbeleid Arbo. De verzuimbegeleiding vormt een samenhangend geheel met de preventieve maatregelen. De arbodienstverlener ondersteunt, vanuit deskundigheid en expertise, HR bij de verzuimbegeleiding op een zodanige wijze dat deze voldoet aan de wettelijke bepalingen en bijdraagt aan gezondheid, veiligheid en welzijn van de medewerkers. De arbodienst zet hiervoor een bedrijfsarts en een adviseur arbeid en gezondheid in. Rol van de bedrijfsarts: - De organisatie ondersteunen vanuit medische expertise - Analyse van interne en externe ontwikkelingen en op basis daarvan advisering over arbomaatregelen en preventie - Snel kunnen doorverwijzen naar een breed medisch specialistisch netwerk - Verzuimbegeleiding en re-integratie-adviezen - Zo nodig aanstellingskeuringen uitvoeren - Periodiek arbeidsgeneeskundig en/of preventief medisch onderzoek uitvoeren De bedrijfsarts houdt spreekuur binnen een afstand van 25 km van de locaties van UW Samenwerking. Rol van de adviseur arbeid en gezondheid: - In samenwerking met de bedrijfsarts verzorgen van de verzuimbegeleiding, - In samenwerking met HR en arbocoördinator de medewerkers actief informeren, coachen, enthousiasmeren en monitoren op het gebied van gezondheid (op de werkplek) en vitaliteit. De gegevens van de arbodienstverlener en de personen die zij inzet staan op jouwnet zodat deze voor alle medewerkers toegankelijk zijn. 2. VERZUIMPREVENTIE Onder verzuimpreventie vallen alle maatregelen die er voor zorgen dat medewerkers onder zo optimaal mogelijke omstandigheden kunnen werken en daardoor zo min mogelijk uit vallen wegens ziekte. UW Samenwerking zet daarvoor verschillende middelen in. Alle betrokkenen werken op het gebied van preventie en advisering nauw met elkaar samen zodat de preventiemaatregelen samenhangend en integraal zijn. HR bewaakt de integraliteit. Managers en regisseurs hebben hierbij een signaalfunctie, maar ook collega s. Zij zien vaak de eerste signalen wanneer bij medewerkers de fysieke of mentale gesteldheid niet in orde is en kunnen dit melden bij HR. Arbocoördinator Om uitvoering van het arbobeleid in de organisatie in te bedden, wijst UW Samenwerking een deskundige op preventiegebied aan, de arbocoördinator. De arbocoördinator werkt nauw samen met de arbodienstverlener en HR en heeft de volgende taken: - Ondersteuning bieden bij het uitvoeren van de Risico Inventarisatie & Evaluatie - Opstellen en uitvoeren van de uit de RI&E voortvloeiende jaarlijkse plannen van aanpak. - Het organiseren en uitvoeren van de preventietaken (preventiewerker) - Fungeren als meldpunt voor ongevallen, bijna ongevallen en onveilige situaties, bijhouden van het register bedrijfsongevallen. - In samenwerking met HR en de adviseur arbeid en gezondheid de medewerkers actief informeren, coachen, enthousiasmeren en monitoren op het gebied van gezondheid (op de werkplek) en vitaliteit. - Organiseren van de bedrijfshulpverlening (structuur en trainingen). - Zorgen voor een adequaat bedrijfsnoodplan. - Het na opdracht organiseren van trainingen over omgaan met agressie en geweld - Gevraagd en ongevraagd adviseren van werkgever, medewerkers en ondernemingsraad met betrekking tot de bovenstaande taken.

3 De arbocoördinator wordt in de gelegenheid gesteld opleidingen te volgen om de benodigde kennis actueel te houden. De naam van de arbocoördinator wordt gepubliceerd op jouwnet zodat de arbocoördinator door iedereen makkelijk benaderd kan worden. Adviseur arbeid en gezondheid De adviseur arbeid en gezondheid is tweewekelijks op locatie aanwezig om medewerkers actief te informeren, coachen, enthousiasmeren op het gebied van gezondheid (op de werkplek) en vitaliteit. Hij geeft gevraagd en ongevraagd preventief advies aan medewerkers in nauwe samenwerking met de arbocoördinator. Medewerkers kunnen ook zelf, desgewenst zonder dat de werkgever daarvan een terugkoppeling krijgt, een gesprek aangaan over hun werkplek en vragen op het gebied van arbeid en gezondheid voorleggen. Jaarlijkse preventiethema s HR, adviseur gezondheid en arbeid en arbocoördinator werken jaarlijks een actieplan uit waarin thema s ter bevordering van gezondheid (op de werkplek) en vitaliteit vorm krijgen. Bedrijfsmaatschappelijk werk Een goede koers vinden in het leven is belangrijk voor het behoud van energie en vitaliteit. Als dat lukt, is dat winst voor medewerker en werkgever. UW Samenwerking biedt kortdurend bedrijfsmaatschappelijk werk aan aan medewerkers die de balans dreigen te verliezen, toenemend stress ervaren en piekeren of worstelen met problemen in de privésfeer die van invloed zijn op het werk. De besproken onderwerpen zijn vertrouwelijk en een terugkoppeling naar de werkgever vindt alleen plaats als de medewerker daar schriftelijk toestemming voor geeft. Afspraken kunnen worden gemaakt via HR of, desgewenst zonder dat de werkgever daarvan op de hoogte wordt gesteld, via de adviseur arbeid en gezondheid. Periodiek Arbeidsgezondheidskundigonderzoek en/of Preventief Medisch Onderzoek (Groepen) medewerkers worden periodiek in staat gesteld een onderzoek te laten verrichten. Dit onderzoek is een combinatie van een traditioneel Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO), specifiek voor arbeidsgerelateerde gezondheidsaspecten zoals die naar voren komen uit de Risico-inventarisatie, en een bredere vitaliteitscheck op de deelgebieden van een vitale levensstijl, het Preventief Medisch Onderzoek (PMO). HR en de arbodienstverlener zetten het onderzoek in gang, de arbodienstverlener voert het uit. Medewerkers zijn niet verplicht aan het onderzoek deel te nemen. Protocol Agressie en geweld en ander grensoverschrijdend gedrag Agressie en geweld komen in onze maatschappij in toenemende mate voor. Steeds meer mensen krijgen er mee te maken, niet alleen op straat maar ook tijdens het werk. Agressie en geweld verstoren de normale uitvoering van het werk en hebben vaak aanzienlijke gevolgen. De medewerkers mogen van klanten en bezoekers en van elkaar een respectvolle houding verwachten, in persoonlijk en bij schriftelijk of telefonisch contact. UW Samenwerking bevordert de veiligheid, het welzijn en de gezondheid binnen de taakuitvoering van haar medewerkers door dit standpunt uit te dragen. Zij kiest voor aansluiting bij het regionale convenant Veilige Publieke taak, heeft een actueel protocol Agressie en Geweld en ander grensoverschrijdend gedrag en geeft haar medewerkers met regelmaat trainingen over dit onderwerp. Vertrouwenspersonen UW Samenwerking heeft een interne vertrouwenspersoon en een externe vertrouwenspersoon (uit het netwerk) van de arbodienstverlener. Medewerkers kunnen hier terecht met meldingen of klachten over ongewenst gedrag als: agressie en geweld, seksuele intimidatie, ongewenste intimiteiten, pesten en discriminatie. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en gaat vertrouwelijk om met de informatie van medewerkers. De vertrouwenspersoon zorgt voor de eerste opvang en ondersteunt de medewerker bij het zoeken van een oplossing. Jaarlijks maakt de vertrouwenspersoon een geanonimiseerd overzicht van de meldingen voor het Sociaal Jaarverslag.

4 3. VERZUIMPROTOCOL In dit protocol leggen we vast welke afspraken er gelden als medewerkers uitvallen wegens ziekte. Deze zijn een uitwerking van de bestaande wet- en regelgeving, afspraken in de CAR-UWO en onze lokale regelingen. HR informeert medewerkers over deze afspraken door middel van een informatiebrochure op jouwnet. De verzuimbegeleiding is gericht op het denken en handelen in mogelijkheden bij het herstelproces en de re-integratie van medewerkers. Ziekmelding 1. De medewerker meldt zich s ochtends vóór 9.00 uur per ziek op het adres verzuim@uwsamenwerking.nl en stuurt een kopie van deze mail aan de manager c.q. de regisseur. In de staat: 1. wat de reden is van de ziekmelding (geen melding van medische details), 2. wat de verwachte duur is van het verzuim, 3. het telefoonnummer waarop de medewerker bereikbaar is, 4. het adres waarop de medewerker verblijft als dit een ander adres is dan het woonadres. De medewerker is er zelf verantwoordelijk voor dat zijn afspraken afgezegd worden; zo nodig verzoekt hij de manager of regisseur de afspraken af te zeggen. 2. HR geeft de ziekmelding door aan de arbodienstverlener en registreert het verzuim in de Verzuimmanager. De ziekmelding wordt vermeld op jouwnet zolang de medewerker volledig afwezig is. 3. Vanaf de dag van ziekmelding start een traject om te zorgen dat de medewerker zo snel mogelijk gezond weer aan het werk kan. Denken en handelen in mogelijkheden bij het herstelproces en tijdens de re-integratie staat hierbij voorop. HR en manager/regisseur spannen zich in om, indien nodig, zo snel mogelijk passende arbeid voor de medewerker te vinden. Medewerker geeft alle informatie en medewerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van een actieve verzuimbegeleiding en aanvaardt passende arbeid wanneer deze wordt aangeboden. 4. HR zorgt voor verzuimbegeleiding en treedt bij langdurig verzuim op als casemanager. 5. HR en manager/regisseur stellen vast of en wanneer vervanging nodig is en hoe deze wordt geregeld. Contact 1. De consulent arbeid en gezondheid van de arbodienstverlener neemt telefonisch contact op met de medewerker; dezelfde dag of later. HR ontvangt hiervan een kort schriftelijk verslag. 2. De consulent arbeid en gezondheid maakt zo nodig vervolgafspraken of verwijst door naar de bedrijfsarts. 3. HR, manager/regisseur en medewerker houden gedurende het verzuim contact met elkaar, zowel op initiatief van de medewerker als op initiatief van de werkgever. Werkgever informeert de medewerker ook tijdens ziekte over belangrijke ontwikkelingen op het werk. 4. HR en medewerker hebben in ieder geval contact als het verzuim langer duurt dan twee weken en in het kader van de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet Verbetering Poortwachter (zie onder langdurig ziek). Bedrijfsarts 1. Om de medewerker te helpen zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan, wordt deze zo nodig ook begeleid door de bedrijfsarts. Als de situatie er om vraagt, wordt de bedrijfsarts meteen na de ziekmelding ingeschakeld. Dit gebeurt in ieder geval als de ziekte langer duurt dan drie weken. 2. De medewerker is verplicht gehoor te geven aan een oproep voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Het maken van een afspraak bij de bedrijfsarts, het verzetten van de afspraak of het annuleren van een afspraak in verband met herstel loopt via HR. 3. De bedrijfsarts geeft een schriftelijke terugkoppeling aan HR; de medewerker krijgt daar een kopie van. Werkhervatting 1. De medewerker doet al het mogelijke om het werk zo snel mogelijk (gedeeltelijk) te hervatten. 2. UW Samenwerking spant zich in om een verantwoorde werkhervatting mogelijk te maken. 3. Werkhervatting is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerker en werkgever. Beide partijen staan open voor alle mogelijkheden tot werkhervatting zoals inzet van hulpmiddelen, maat-

5 regelen op het werk, (tijdelijke) aanpassing in het takenpakket, (tijdelijk) ander werk in de eigen organisatie of (tijdelijk) ander werk buiten de organisatie. 4. Bij gedeeltelijke werkhervatting geeft de medewerker de gewerkte uren en dagen door via HR geeft uitleg over de wijze waarop dit gebeurt. Weer beter 1. De medewerker hervat het werk (gedeeltelijk) zodra het weer kan, zo nodig in overleg met de arbodienstverlener of met HR. 2. Een medewerker die langer dan een jaar ziek is, kan zich alleen hersteld melden na instemming van HR. 3. De medewerker meldt zich beter via met een kopie van deze mail aan de manager of regisseur. Ziek worden tijdens vakantie 1. Ziekte tijdens vakantie meldt de medewerker via met een kopie aan manager/regisseur, onder vermelding van het verblijfadres in het buitenland en de contactgegevens op dat moment. 2. Om het verlof terug te kunnen krijgen, overlegt de medewerker een medische verklaring van een lokale arts die aantoont dat de medewerker ziek is; bij verblijf in het buitenland is deze opgesteld in het Engels. 4. VERZUIMBEGELEIDING BIJ LANGDURIGE ZIEKTE Langdurig verzuim Bij langdurige ziekte hebben we te maken met wettelijke regels en procedures, zoals de Wet verbetering poortwachter. De verzuimbegeleiding vindt plaats conform deze bepalingen; wijzigingen in de wet- en regelgeving kunnen leiden tot aanpassing van de onderstaande punten. 1. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op, uiterlijk in de 6 e week van het verzuim. Dit wordt toegevoegd aan het re-integratiedossier. De bedrijfsarts maakt vervolgafspraken voor de begeleiding van het verzuim. 2. Medewerker en HR maken, uiterlijk in de 8 e week van het verzuim, aan de hand van de probleemanalyse een plan van aanpak en liggen hierin de afspraken over de re-integratie vast. HR zorgt voor de verslaglegging en beide partijen ondertekenen voor akkoord. Het Plan van aanpak gaat in het re-integratiedossier. 3. Tijdens de gehele ziekteperiode evalueren medewerker en HR minimaal 1x in de 6 weken de voortgang in de re-integratie. HR maakt van deze gesprekken een verslag en beide partijen ondertekenen voor akkoord. Alle verslagen gaan in het re-integratiedossier. 4. Na 42 weken ziekte geeft HR of de arbodienstverlener de ziekmelding door aan het UWV. 5. Na 52 weken ziekte evalueren medewerker en HR het eerste jaar, stellen zo nodig de doelen van de re-integratie en het plan van aanpak bij. Om alle opties voor de re-integratie in kaart te brengen vindt arbeidsdeskundig onderzoek plaats. Naast de re-integratie in de eigen organisatie (reintegratie eerste spoor), wordt nu ook gewerkt aan re-integratie buiten de eigen organisatie (reintegratie tweede spoor). HR zorgt voor verslaglegging en voegt alle benodigde documenten toe aan het re-integratiedossier. 6. Uiterlijk in week 91 doet medewerker een WIA-aanvraag bij het UWV; HR verleent hierbij ondersteuning. Het re-integratiedossier wordt door de medewerker bij het UWV ingeleverd. Het UWV neemt de beslissing over het wel of niet toekennen van een arbeidsongeschiktheidsuitkering uiterlijk na 104 weken ziekte. 7. De CAR-UWO werkt uit welke situatie na 104 weken van toepassing is. Langdurig verzuim en korting op het salaris 1. Conform de bepalingen in artikel 7:3 van de CAR-UWO heeft de medewerker: - de eerste 6 maanden van de arbeidsongeschiktheid recht op doorbetaling van het volledige salaris en de salaristoelage(n); - de zevende tot en met de twaalfde maand recht op doorbetaling van 90% van het salaris en de toegekende salaristoelage(n). - gedurende de dertiende tot en met de vierentwintigste maand recht op doorbetaling van 75% van het salaris en de toegekende salaristoelage(n).

6 - na 24 maanden tot het einde van het dienstverband recht op doorbetaling van 70% van het salaris en de toegekende salaristoelage(n). HR informeert de medewerker hierover schriftelijk, vóór aanvang van datum waarop de korting op het salaris ingaat. 2a.Medewerker behoudt na 6 maanden ziekte wel het recht op volledige doorbetaling: o over de uren waarop de eigen werkzaamheden worden verricht; o over de uren waarop passende arbeid wordt verricht; o over de uren waarop werkzaamheden in het kader van de re-integratie worden verricht; o over de uren waarop scholing wordt gevolgd in het kader van de re-integratie; o bij ziekte veroorzaakt in en door de dienst. Indien medewerker gedurende het tweede ziektejaar en daarna voor minimaal 50% van de arbeidsduur werkzaamheden verricht of scholing volgt in het kader van de re-integratie, dan is er recht op een bonus van 5% berekend over het salaris en eventuele salaristoelage(n). Het salaris en de eventuele salaristoelage(n) zullen echter nooit hoger zijn dan voor de arbeidsongeschiktheid. 2b.Medewerker ontvangt van HR een bestand waarin gewerkte en/of re-integratie-uren kunnen worden bijgehouden. Medewerker zorgt er voor dat dit overzicht voor de 5 e van de maand is ingeleverd bij HR. 3a.Er vindt geen korting op het salaris plaats bij: o arbeidsongeschiktheid in en door de dienst, o terminale ziekte. 3b.Conform de bepalingen in artikel 8 van de lokale regeling Vergoedingen UW Samenwerking 2016 kan de werkgever besluiten een vergoeding bij ziekte toe te kennen ter hoogte van maximaal de korting op het salaris, gedurende maximaal 36 maanden, indien de korting op het salaris, die voortvloeit uit het toepassen van artikel 7:3 van de CAR-UWO, leidt tot onredelijke en onbillijke gevolgen voor de medewerker. Voorwaarden hierbij: o het gaat om een ernstige, mogelijk levensbedreigende ziekte o korting op het inkomen leidt in de situatie van medewerker tot onevenredig grote problemen o de medewerker heeft voor zijn ziekte altijd goed gefunctioneerd. Als de werkgever besluit tot toepassen van deze regeling informeert HR de medewerker hierover schriftelijk. Langdurig verzuim en periodieke salarisverhoging In artikel 5 van de Uitvoeringsregeling beloningsbeleid UW Samenwerking 2016 is vastgelegd dat geen periodieke salarisverhoging wordt toegekend bij ziekte langer dan een half jaar. Langdurig verzuim en verlof 1. Verlof opnemen tijdens ziekte kan met toestemming van HR en de bedrijfsarts. 2. De medewerker die (volledig of gedeeltelijk) ziek is, levert hiervoor het aantal uren in dat hij op de verlof zou werken als hij niet ziek zou zijn geweest (artikel 6:2:3 lid 4 CAR-UWO). Frequent kort verzuim De medewerker die 3x per 12 maanden of vaker kort verzuimt, heeft een gesprek met HR of met de arbodienstverlener om mogelijk werkgerelateerde aspecten te achterhalen en te kunnen oplossen. Sociaal Medisch Overleg Een aantal malen per jaar vindt overleg plaats tussen bedrijfsarts, adviseur arbeid en gezondheid, HR en des gewenst managers om verzuimcasussen en trends in het verzuim te bespreken en gezamenlijk naar de meest adequate oplossing te zoeken. Spelregels als we het niet met elkaar eens zijn Als medewerker en werkgever het niet met elkaar eens zijn over de te nemen stappen bij langdurig ziekteverzuim, kan het UWV ingeschakeld worden door het aanvragen van een Deskundigenoordeel. Dit kan op verzoek van de werkgever of op verzoek van de werknemer. De kosten die hieraan zijn verbonden, neemt de werkgever voor haar rekening.

7 5. VERZUIMREGISTRATIE EN - ANALYSE HR registreert het verzuim in de verzuimmodule van het personeelsinformatiesysteem. Aan de hand van deze gegevens worden ieder kwartaal en jaarlijks verzuimcijfers geproduceerd, in zijn totaliteit en op procesniveau. De verzuimcijfers worden zo vormgegeven dat zij niet zijn te herleiden tot persoonsniveau. Ze worden gebruikt ter analyse van het verzuim, waardoor het mogelijk wordt trends in het verzuim te signaleren en hier oplossingen voor te zoeken. De arbodienstverlener en HR zorgen voor de analyse en stelt deze ter beschikking management en OR. Dit uitvoeringsbeleid treedt in werking op 1 oktober 2016 en kan worden aangehaald als Uitvoeringsbeleid Arbo UW Samenwerking Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van UW Samenwerking van 28 september De secretaris. De voorzitter, J. van Delden mr. P.J.M. van Domburg