De besloten vennootschap... gevestigd en kantoor houdende... loonheffingennummer:... wettig vertegenwoordigd door... hierna te noemen werkgever

Transcriptie

1 GEBRUIKSCONTRACT BESTELAUTO'S De besloten vennootschap... gevestigd en kantoor houdende.... loonheffingennummer: wettig vertegenwoordigd door hierna te noemen werkgever en... wonende te... aan de... BSN/sofinummer... functie... hierna te noemen werknemer komen als volgt overeen Werkgever stelt aan werknemer een bestelauto ter beschikking ten behoeve van het uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden. Werknemer mag deze auto niet voor privé-doeleinden gebruiken. Woonwerkverkeer is toegestaan. ARTIKEL 1 - OMSCHRIJVINGEN 1. Werknemer wordt ten behoeve van het uitvoeren van zijn werkzaamheden met ingang van... de volgende bestelauto ter beschikking gesteld: merk : type : kenteken : aantal zitplaatsen (excl. bestuurder): hierna te noemen de auto. De catalogusprijs van de auto inclusief btw en bpm bedraagt:. 2. Werkgever kan de auto desgewenst vervangen door een andere geschikte auto. 3. Werkgever heeft... aangewezen als autobeheerder. ARTIKEL 2 - INRICHTING VOERTUIG EN ACCESSOIRES 1. De auto is standaard voorzien van: installatie voor hands-free bellen gevarendriehoek startkabelset (accu-koppeling) sleepkabelset reserve lampenset gereedschap (hydraulische) krik. 2. De kosten verbonden aan het aanbrengen van (andere) accessoires aan de auto door werknemer worden niet door werkgever vergoed. 3. Bij vervanging van de auto kan geen aanspraak worden gemaakt op vergoeding en/of terugbetaling van gemaakte kosten die verband houden met het aanbrengen van accessoires. 4. Reparatiekosten die verband houden met de beschadigingen aan de auto ten gevolge van het aanbrengen van accessoires zijn voor rekening van werknemer. 5. Antennegaten mogen worden afgedopt met de daartoe door de fabrikant/leverancier van de auto te leveren materialen EVO evo@evo.nl - 1 / 6

2 ARTIKEL 3 - GEBRUIK VAN DE AUTO 1. De auto mag uitsluitend zakelijk worden gebruikt voor het uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden en voor woon-werkverkeer. 2. Het is nooit toegestaan de auto uit te lenen aan derden of om personen of goederen te vervoeren, anders dan voor werkgever. 3. Het is nooit toegestaan de auto te gebruiken voor andere doeleinden, zoals bijvoorbeeld voor snelheidsritten, prestatieritten, puzzelritten of rijlessen. 4. Het is niet toegestaan om extra stoelen te plaatsen of op andere wijze extra zitruimte te creëren. Dit kan fiscale gevolgen hebben die voor rekening zijn van werknemer. 5. De ter beschikking gestelde auto kan worden ingenomen als werknemer dit contract niet nakomt of oneigenlijk gebruik van de auto maakt. 6. Het uitwisselen van auto's tussen werknemers onderling is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de autobeheerder. 7. Bij ziekte en/of verlof kan de auto door werkgever bij werknemer worden weggehaald. ARTIKEL 4 - ONDERHOUD 1. Werknemer zal de auto naar behoren gebruiken en onderhouden. 2. Werknemer wordt geacht kennis te hebben genomen van de bij de auto verstrekte instructieboekjes. 3. De autobeheerder zorgt voor het tijdig maken van afspraken voor de onderhoudsbeurten en keuringen (APK). De autobeheerder informeert werknemer die er voor zorgt dat deze afspraken worden nagekomen. 4. Werknemer controleert regelmatig op eigen initiatief het peil van de motorolie, de koelvloeistof en de ruitensproeiervloeistof, de (druk van de) banden, de verlichting en dergelijke. Werknemer neemt maatregelen als deze controles dat nodig maken. Eventueel overlegt hij hierover met de autobeheerder. 5. Werknemer tankt uitsluitend de voor de auto voorgeschreven brandstof bij de door werkgever aan te wijzen tankstations. 6. Werknemer draagt regelmatig zorg voor het in- en uitwendig schoonmaken van de ter beschikking gestelde auto. 7. Het toegestane aantal inzittenden mag niet worden overschreden. ARTIKEL 5 - PRIVé-GEBRUIK VAN DE AUTO 1. Privé-gebruik van de auto, anders dan voor woon-werkverkeer, is absoluut niet toegestaan. 2. Werkgever houdt toezicht op de naleving van het verbod op privé-gebruik van de auto. 3. Werknemer verbeurt per overtreding een boete van 300,--, vermeerderd met 1,-- per gereden kilometer als hij de auto privé gebruikt. 4. Aan het opleggen van sancties zal streng de hand worden gehouden. Ze zullen worden geadministreerd en in de loonadministratie worden bewaard. 5. Vanaf de geconstateerde overtreding wordt de waarde van het privé-gebruik tijdsevenredig tot het loon van de werknemer gerekend, tenzij werknemer alsnog overtuigend bewijst dat de auto in het kalenderjaar niet meer dan 500 km voor privé-doeleinden wordt gebruikt. 6. Indien het verbod op privé-gebruik herhaaldelijk wordt overtreden dan kan dit naast de hiervoor beschreven sancties ontslag uit de dienstbetrekking tot gevolg hebben. 7. Werknemer is aansprakelijk voor alle schade die werkgever lijdt als werknemer de auto ongeoorloofd privé gebruikt. 8. Onder schade wordt in ieder geval verstaan de navordering van de belastingdienst en de daarop eventueel rustende fiscale boete en heffingsrente die aan werkgever wordt opgelegd. 9. Schade die ontstaat tijdens ander gebruik dan voor zakelijke doeleinden of voor woon-werkverkeer, is altijd volledig voor rekening van werknemer. De schade wordt verminderd met een eventuele uitkering door de verzekeringmaatschappij. ARTIKEL 6 - SCHADE EN VERZEKERING 1. De auto is W.A. plus casco (all risks) verzekerd. Op het cascodeel geldt voor personenauto's een eigen risico van 135,-- per gebeurtenis. Voor bestelauto's is het eigen risico zowel voor het W.A.- als het cascodeel 225,-- per gebeurtenis. 2. Het eigen risico is voor rekening van werkgever, tenzij de schade is ontstaan door opzet of grove schuld van werknemer. 3. Werknemer moet iedere schade direct bij de autobeheerder te melden EVO evo@evo.nl - 2 / 6

3 4. Werknemer moet voor elke schade binnen 24 uur een schadeaangifteformulier volledig invullen en afgeven aan de autobeheerder, die voor verdere afwikkeling zorgt. 5. Reparatie van schade mag uitsluitend worden uitgevoerd na overleg met en toestemming van de autobeheerder. 6. Werknemer mag geen verklaring afgeven waarin aansprakelijkheid wordt erkend. 7. De beoordeling van de schuldvraag is uitsluitend voorbehouden aan de verzekeringmaatschappij ARTIKEL 7 - SLOTBEPALINGEN 1. Werknemer dient de op de auto van toepassing zijnde wetgeving na te leven. 2. Bekeuringen, boetes en eventuele extra belastingaanslagen zijn voor rekening van werknemer. Bekeuringen, boetes en aanslagen die aan werkgever zijn gezonden, zullen op het salaris worden ingehouden. 3. Bij deze overeenkomst behoort een toelichting die daar onlosmakelijk deel van uitmaakt. In tweevoud opgemaakt en ondertekend te... op...(datum) Werknemer: Werkgever: 2011 EVO evo@evo.nl - 3 / 6

4 TOELICHTING Dit gebruikscontract en de daarbij behorende toelichting zijn, voor wat betreft het verbod van het privé-gebruik, gebaseerd op de voorbeeldafspraak met toelichting zoals deze is opgesteld door het Ministerie van Financiën. Het EVO-modelcontract is goedgekeurd door de Belastingdienst. Voorwaarde is dat werkgever en werknemer overeenkomstig de afspraak handelen. Alleen dan kan de bijtelling bij het loon achterwege blijven. Algemeen Dit gebruikscontract is een voorbeeld van afspraak tussen werkgever en werknemer over het gebruik van een aan de werknemer voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden ter beschikking gestelde bestelauto. De auto mag uitsluitend worden gebruikt voor zakelijke doeleinden en voor woon-werkverkeer. Het bevat een verbod op privé-gebruik van een bestelauto als bedoeld in artikel 13bis, lid 3 van de Wet op de loonbelasting Als in het contract wijzigingen worden aangebracht kan het contract ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Belastingdienst-Oost/kantoor Winterswijk, landelijk coördinatiepunt privé-gebruik auto (hierna: het coördinatiepunt pga). Adres: antwoordnummer 403, 7100 WB Winterswijk. In verband met de eenheid van beleid en uitvoering verzorgt dit coördinatiepunt de uitvoering van dit model, alsmede de afstemming met de bevoegde inspecteur. Voorzover afspraken worden voorgelegd die afwijken van dit voorbeeld, is een werkgever verplicht om de afwijkingen inzichtelijk aan te geven. Het contract is ook te gebruiken voor de zakelijk ter beschikking gestelde personenauto. De fiscale aspecten van deze overeenkomst zijn daarop niet van toepassing. Artikel 1 - Ter beschikking gestelde bestelauto Duidelijk wordt vastgelegd op welke bestelauto het verbod op privé-gebruik betrekking heeft. De catalogusprijs is inclusief btw en bpm. Voor bestelauto's waarvan het kenteken deel I-A van het kentekenbewijs (voorheen deel I) is afgegeven vóór 1 juli 2005 is afgegeven blijft de bpm buiten beschouwing. De catalogusprijs moet worden verhoogd met de waarde van accessoires die aangebracht waren op de datum van afgifte van kentekenbewijs deel I-A. Artikel 1 - Tijdsduur en wijzigingen De auto wordt voor onbepaalde tijd ter beschikking gesteld, zo lang de auto nodig is voor het uitoefenen van de werkzaamheden. Het is niet bezwaarlijk om de overeenkomst voor onbepaalde tijd te laten gelden. Echter in geval van gewijzigde omstandigheden, bijvoorbeeld bij wijziging van de ter beschikking gestelde auto, dient de overeenkomst te worden aangepast. Wijzigingen en/of aanvullingen die betrekking hebben op deze overeenkomst dienen direct te worden gemeld en schriftelijk door zowel werkgever als werknemer te worden bevestigd. Artikel 2 - Accessoires De hier standaard genoemde accessoires zijn niet op het voertuig aangebracht en blijven daarom buiten de heffing van de bpm. Werknemer mag zelf accessoires (laten) aanbrengen, voor zover deze niet in strijd zijn met de wettelijke bepalingen. De kosten van het aanbrengen en verwijderen zijn voor rekening van werknemer. Artikel 3 - Gebruik van de auto (verbod op privé-gebruik) Uit het eerste lid van dit artikel en het eerste lid van artikel 5 blijkt dat de auto niet mag worden gebruikt voor privé-doeleinden. Privé-doeleinden omvat alle verreden kilometers die niet als zakelijk zijn aan te merken. In dit verband worden de voor het woon-werkverkeer verreden kilometers als zakelijk beschouwd. Soms is het mogelijk om extra stoelen te plaatsen in een bestelauto. Dit kán betekenen dat de auto voor de belastingen is omgebouwd tot een fiscale personenauto. Dat heeft gevolgen voor de bpm en voor de motorrijtuigenbelasting. Deze gevolgen zullen voor rekening van werknemer zijn EVO evo@evo.nl - 4 / 6

5 Artikel 5 - Verbod op privé-gebruik en toezicht op naleving door de werkgever In het tweede lid van artikel 5 is vastgelegd dat de werkgever voldoende toezicht houdt op de naleving van het verbod op privé-gebruik. Voorbeelden van controlemiddelen van de werkgever zijn: controle op de kilometerstanden; controle op de black-boxregistratie (indien van toepassing); controle op de boetes vanwege verkeersovertredingen buiten werktijd; controle op de schademeldingen buiten werktijd; controle op het tanken van brandstof; controle op de meldingen van de leasemaatschappij (indien van toepassing). Maakt controle op de kilometerstanden (dan wel de black-boxregistratie) en het brandstofverbruik onderdeel uit van het toezicht van de werkgever, dan moet die controle met enige regelmaat plaatsvinden. De frequentie hangt onder meer af van het reispatroon en de mate van gebruik. Een onregelmatig reispatroon met een intensief gebruik vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon. Ter beperking van de administratieve lasten kan, afhankelijk van de aard en/of omvang van de onderneming in overleg met de belastingdienst het toezicht steekproefsgewijs plaatsvinden. Het coördinatiepunt pga is hiervoor het aanspreekpunt. De controle door de werkgever moet zijn te relateren aan de aanwezige agenda s, werkroosters of werkstaten, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, benzinebonnen, garagenota s en dergelijke. De werkgever is zelf verantwoordelijk voor het houden van voldoende toezicht (zie hierna "Gevolgen onvoldoende toezicht/niet naleven verbod"). Het is mogelijk om over vormen van toezicht afspraken te maken met de belastingdienst. Ook hiervoor is het coördinatiepunt pga het aanspreekpunt. De werkgever legt de maatregelen en de uitkomsten die voortvloeien uit het toezicht schriftelijk vast en bewaart deze bij de loonadministratie. Geconstateerde afwijkingen en verschillen moeten van een motivering zijn voorzien of moeten zijn te relateren aan een toegepaste sanctie. Gevolgen onvoldoende toezicht/niet naleven verbod Wanneer het passende toezicht op het verbod door de werkgever blijkt te ontbreken dan wijt de belastingdienst dit in eerste instantie aan de werkgever. Daarom legt de belastingdienst dan aan de werkgever een correctieverplichting op voor de bijtelling van het voordeel van het privé-gebruik van de ter beschikking gestelde auto. Voor zover van toepassing rekent de belastingdienst de eventuele boete en de heffingsrente toe aan de werkgever. Het achtste lid van artikel 5 maakt het mogelijk dat de werkgever die naheffing, boete en heffingsrente verrekent met de werknemer. Het is ook mogelijk dat de belastingdienst constateert dat de werknemer het verbod niet naleeft, terwijl de werkgever redelijkerwijs voldoende toezicht heeft gehouden. Ook in dit geval wordt de werkgever een correctieverplichting opgelegd voor de bijtelling wegens privé-gebruik van de ter beschikking gestelde auto, en voor zover van toepassing, ook de boete en heffingsrente. Op grond van artikel 5 lid 8 van de overeenkomst kan de werkgever voor de LB, PHvv, Zvw-bijdrage, heffingsrente en de boete dan verhaal plegen op de werknemer. Wel heeft de werknemer in dit geval recht op de vergoeding van de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. De werkgever kan dit financiële aspect desgewenst verdisconteren in de sanctie voor de werknemer of in de hoogte van een eventuele eigen bijdrage die een werknemer verschuldigd wordt bij privé-gebruik. Artikel 5 - Sancties In het contract wordt op een aantal plaatsen opgave gedaan van sancties. Zo bepaalt artikel 3 lid 5 in algemene zin dat de auto kan worden ingenomen als de chauffeur het contract niet nakomt of de auto gebruikt voor een ander doel dan is toegestaan. Een andere sanctie, die specifiek betrekking heeft op het privé-gebruik staat in artikel 5 lid 3. Het vierde lid van artikel 5 meldt dat de toegepaste sancties dienen te worden geadministreerd en bij de loonadministratie te worden bewaard. Het vijfde lid van artikel 5 gaat over het inhouden van de bijtelling vanaf het moment van constatering van privé-gebruik. In het voorbeeldcontract van het Ministerie van Financiën is opgenomen dat correctieberichten 2011 EVO evo@evo.nl - 5 / 6

6 op de loonaangifte moet worden gedaan over de tijdvakken waarvoor de aangiftetermijn is verstreken. Hiermee moet de werkgever rekening houden. Tekst uit het contract van Financiën: Voor de tijdvakken waarvoor de aangiftetermijn is verstreken dienen correctieberichten op de loonaangifte worden opgemaakt. De werkgever dient een passende sanctie op te leggen als de werknemer het verbod overtreedt. Deze sanctie moet worden ingehouden van het netto loon van de werknemer. De belastingdienst kan niet in de beoordeling treden van een eventuele sanctie van arbeidsrechtelijke aard die werkgever en werknemer overeenkomen. Een sanctie wordt in ieder geval passend geacht als een geldboete wordt opgelegd die in verhouding staat met de te betalen belasting in verband met de bijtelling. De belastingdienst acht de realiteitswaarde van de sanctie voldoende als ten minste 300 per overtreding en 1 per verreden kilometer in de overeenkomst wordt opgenomen. Deze sanctie is vermeld in het derde lid van artikel 5. De sanctie mag echter niet nietig of vernietigbaar zijn, bijvoorbeeld wegens strijd met de artikelen 7:650 en 7:651 van het Burgerlijk Wetboek. Of dat het geval is staat ter beoordeling van de werkgever zelf. Artikel 7 - Slotbepalingen Alle vastleggingen betreffende het verbod op privé-gebruik en het uitgeoefende toezicht dienen bij de loonadministratie te worden bewaard en voor controle beschikbaar te blijven. De gegevens dienen gedurende zeven jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het verbod van toepassing was te worden bewaard, tenzij daarover met de belastingdienst andere afspraken zijn gemaakt op basis van specifieke feiten en omstandigheden van de werkgever. Gedurende de looptijd van deze overeenkomst moet de werkgever in de aangifte loonheffingen bij de gegevens van de werknemers code 1 vermelden vanwege de afspraak met de werknemer (= aanvulling code 1) EVO evo@evo.nl - 6 / 6