Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer

Transcriptie

1 Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer (klik op logo om onze website te bezoeken)

2 Aan de cliënten van NEXUS accountants & fiscaal adviseurs BV Breda, 3 oktober 2005 Inleiding Vanaf 1 januari 2006 wordt het privé-gebruik van een auto van de zaak door middel van een bijtelling in de loonheffing betrokken. Met deze brief informeren wij u over de gevolgen die dat voor u als werkgever met zich mee zal brengen. Tevens wordt aandacht besteed aan mogelijkheden om uw administratieve lasten en risico s te beperken. Puntsgewijs gaan wij in op het volgende: 1. De huidige regeling (auto van de zaak in 2005) 2. Wat verandert er met ingang van 2006? 3. Welke risico s van naheffingen en boetes zijn er voor u als werkgever? 4. Hoe kunt u de administratieve lasten/risico s beperken? 5. Conclusie/aanbeveling 1. De huidige regeling (auto van de zaak in 2005) Momenteel wordt het privé-gebruik van een auto van de zaak expliciet uitgesloten van het zogeheten loonbegrip voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen (loonheffing) en premies werknemersverzekeringen. U als werkgever heeft daarom geen bemoeienis met de belastingheffing over het privé-gebruik van de auto van de zaak. Uw werknemer daarentegen telt in zijn aangifte inkomstenbelasting een forfaitair bedrag wegens privé-gebruik bij, tenzij hij kan bewijzen dat zijn privé-gebruik op jaarbasis maximaal 500 kilometers bedraagt (de tegenbewijsregeling). De bijtelling bedraagt 22% van de cataloguswaarde (in het jaar van eerste ingebruikname) van de betreffende auto. Een eventuele eigen bijdrage die uw werknemer aan u voor privé-gebruik betaalt komt hierop in mindering. De bijtelling geldt voor zowel een ter beschikking gestelde personenauto als voor een ter beschikking gestelde bestelauto. Tegenbewijs inzake verondersteld privé-gebruik Uw werknemer kan, zoals gezegd, alleen aan de bijtelling ontkomen, indien hij overtuigend aantoont dat zijn privé-gebruik maximaal 500 kilometer op jaarbasis bedraagt. Hiertoe kan hij in beginsel elk bewijsmiddel kiezen. Dit wordt ook wel de vrije bewijsleer genoemd. In de praktijk blijkt echter dat alleen een sluitende rittenadministratie als overtuigend bewijs wordt geaccepteerd. Deze bewijslast wordt in het algemeen als zwaar ervaren. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 2

3 2. Wat verandert er met ingang van 2006? Met ingang van 1 januari 2006 gaat het privé-gebruik van de auto van de zaak wèl tot het loonbegrip behoren. Hiertoe wordt artikel 13bis in de Wet Loonbelasting geïntroduceerd. De tekst van dit nieuwe artikel treft u als bijlage bij deze brief aan. 2.1 Werkgever is vanaf 2006 verantwoordelijk voor de bijtelling Dit betekent dus dat vanaf 2006 u als werkgever verantwoordelijk wordt voor de bijtelling van het privé-gebruik van de auto van de zaak. Wanneer uw werknemer meer dan 500 kilometers per jaar privé rijdt, zult u 22% van de cataloguswaarde van de auto bij het belastbaar loon van uw werknemer moeten tellen en daarover de loonheffing moeten inhouden en afdragen. Dit heeft tot direct gevolg dat het netto loon van uw werknemer wordt verlaagd. 2.2 Stijging van de premies werknemersverzekeringen Voor de premies werknemersverzekeringen (zoals WW, WAO en ZFW) geldt hetzelfde loonbegrip als voor de loonheffing. Dit betekent dus dat u over de bijtelling óók nog eens extra premies werknemersverzekeringen moet inhouden en afdragen. Dit heeft overigens alleen gevolg als de betreffende werknemer een loon (inclusief de bijtelling van de auto) ontvangt dat lager is dan het maximale premieloon voor de werknemersverzekeringen (in 2005 is dit een jaarloon van ). Dus: - zit uw werknemer al op of boven dit maximale premieloon, dan stijgen uw werkgeverslasten niet extra; - zit uw werknemer nog onder dit maximale premieloon, dan stijgen uw werkgeverslasten en daalt het netto loon van de werknemer door de extra premies. 2.3 Wanneer kunt u afzien van bijtelling in de loonsfeer? Een sluitende kilometeradministratie, opgesteld door uw werknemer en die door u wordt gecontroleerd, kan hierin voorzien. Als bijlage bij deze brief treft u een voorbeeld van een rittenadministratieformulier aan. Als dit schema volledig is ingevuld, voldoet deze aan de wettelijke vereisten voor een kilometeradministratie. 2.4 Maandelijkse inhoudingen in 2006 De bijtelling bedraagt 22% indien uw werknemer op jaarbasis de auto van de zaak meer dan 500 kilometers voor privé-doeleinden gebruikt. De loonheffing dient per loontijdvak te worden ingehouden en afgedragen. Uitgaande van een loontijdvak van één maand betekent dat alleen bij een privé-gebruik van maximaal 41,6 kilometers per maand (dit is 1/12x 500 km) geen bijtelling in dat tijdvak hoeft plaats te vinden. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 3

4 2.5 Loontijdvak misschien nog naar één jaar? Artikel 13 bis Wet op de Loonbelasting biedt nog de mogelijkheid om een afwijkend loontijdvak voor het privé-gebruik in aanmerking te nemen. Er gaan stemmen op om voor het privé-gebruik van de auto het loontijdvak te stellen op één kalenderjaar. Als dat de situatie wordt zou u als werkgever tijdens het indienen van de loonaangifte over december, dus in januari van het daarop volgende jaar, pas vast hoeven te stellen of u al dan niet moet bijtellen. Het aantal momenten waarop u over het privé-gebruik oordeelt, wordt hierdoor beperkt, maar niet de voorwaarden voor de beoordeling zelve. Dus let op: zelfs al zou een jaartoetsing nog wet worden, dan nog blijft uw risico (zie hieronder) hetzelfde! Bovendien kan het voorkomen, dat uw werknemer door zo n jaarinhouding op het nettoloon van december een netto-loon overhoudt van nihil of negatief (dus terug te betalen). U kunt zich de problemen wel voorstellen, die dan optreden 3. Welke risico s van naheffingen en boetes zijn er voor u als werkgever? Indien tijdens een boekenonderzoek blijkt dat u het privé-gebruik van de auto van de zaak niet in de loonaangifte heeft betrokken, terwijl u geen (goede) rittenadministratie of ander afdoende bewijsmiddelen kunt overleggen, zult u worden geconfronteerd met naheffingsaanslagen en boetes. 3.1 Wat kan worden nageheven? De naheffingsaanslag bestaat uit loonbelasting/premie volksverzekeringen en (afhankelijk van het jaarloon van uw werknemer) premies werknemersverzekeringen. Tevens moet u rekening houden met een vergrijpboete van minimaal 25%. Er kan zelfs méér boete worden opgelegd indien er opzet of grove schuld aan de orde is. Het willens en wetens niet laten voldoen aan een sluitende kilometeradministratie waarop u tevens controle houdt, kan o.i. hiertoe gerekend worden. Tot slot zal er ook heffingsrente in rekening worden gebracht; momenteel is deze vastgesteld op 5% per jaar. Voor u als werkgever leidt een naheffing tot hoge kosten: de Belastingdienst heeft immers de mogelijkheid over een periode van vijf jaar na te heffen! Wij adviseren u dan ook om strikt de tegenbewijsregeling na te leven, aangezien de financiële risico s aanzienlijk kunnen zijn. Met andere woorden: uit Den Haag komt het signaal u bent gewaarschuwd. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 4

5 3.2 Kunt u dan de nageheven Loonheffing verhalen? In beginsel kunt u de nageheven loonheffing en premies verhalen op uw werknemer, maar in de praktijk blijkt dat dit lastig te realiseren is, bijvoorbeeld omdat uw werknemer inmiddels is vertrokken of diens financiële situatie zulks niet toelaat. Als u daarom besluit de nageheven loonheffing en premies niet te verhalen, dan zal er óók nog een brutering van het netto genoten voordeel moeten plaatsvinden (de niet-verhaalde Loonbelasting/premies worden dan als de netto-bevoordeling van de werknemer gezien). Daarmee wordt de naheffing nòg een stap groter. Een boete kunt u niet op uw werknemer verhalen; heffingsrente evenmin. Let op: Het is niet uitgesloten dat, als geen rittenadministratie of andere bewijsmiddelen kunnen worden overgelegd, de Belastingdienst het standpunt inneemt, dat u op voorhand van verhaal op uw werknemer heeft afgezien. Daardoor wordt het privé-gebruik als een regulier nettoloonbestanddeel behandeld. Dit voordeel wordt dan zogenoemd direct gebruteerd, met als gevolg dat de kosten voor u nog sterker stijgen. 3.3 Eerst geen privé-gebruik, maar later wel? Als het voor u duidelijk wordt, dat de begrenzing van het privé-gebruik door de werknemer wordt overschreden, dan bent u verplicht door middel van een zogenoemd correctiebericht uw eerdere (achteraf bezien onjuiste) loonaangiften te corrigeren. Als u uw eerdere aangiften niet of niet tijdig corrigeert, dan kan de Belastingdienst een boete van (per onjuiste aangifte) opleggen. Deze verplichting wordt ook in 2006 geïntroduceerd d.m.v. het nieuwe systeem Loonaangifte Het bovenstaande betekent ook dat bij indiensttreding van een werknemer zijn eerder privé-gebruik door u moet worden gecontroleerd en vastgelegd om een juiste beoordeling in het kader van de correctieverplichting te maken. Voldoet de sluitende kilometer-administratie op dat moment bijvoorbeeld niet aan de te stellen vereisten, of ontbreekt deze, neemt u in dat geval geen risico: pas in dat geval altijd de bijtellingsregeling (en inhouding van Loonheffing) toe, want anders kunt u achteraf als werkgever de grootst mogelijke problemen verwachten. De verplichting tot de controle, de aangiftecorrectie alsook het risico van naheffingen en boetes ligt immers bij u en niemand anders. Als u inmiddels de haren te berge rijzen, dan is dat heel begrijpelijk. Wij verzuchten maar eens O,o Den Haag omdat het zingen ons al vergaan is U krijgt er immers aanzienlijk meer administratieve lasten en risico s bij. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 5

6 4. Hoe kunt u de administratieve lasten/risico s beperken? 4.1 Volledig uitsluiten: alle privé-voordelen in de loonheffing De administratieve last en risico kunt u geheel en al uitsluiten door bij iedere werknemer met een auto van de zaak het privé-voordeel in de loonaangifte te betrekken. Een eventueel teveel ingehouden bedrag kan de werknemer hetzij via de aangifte Inkomstenbelasting verrekenen, hetzij via een bezwaar tegen de aangifte Loonheffing (met overlegging van bewijsstukken) aanvechten. Het volledig en voor iedereen toepassen van deze regeling zal echter niet altijd wenselijk zijn. 4.2 Alternatief U kunt een onderscheid maken tussen de ter beschikkingstelling van een personen- of bestelauto. De ter beschikkingstelling van een personenauto heeft immers in het algemeen een overwegend arbeidsvoorwaardelijk karakter en een bestelauto heeft in het algemeen een overheersend zakelijk karakter Personenauto Ons advies is om bij de ter beschikkingstelling van een personenauto altijd uit te gaan van privé-gebruik en dit dus in de loonaangifte te betrekken. Dit leidt enerzijds tot een lager nettoloon voor de betrokken werknemer. Anderzijds hoeft hij echter niet bij aangifte een extra aanslag Inkomstenbelasting bij te betalen. Als uw werknemer met behulp van een rittenadministratie uiteindelijke (doorgaans: tegen het eind van het jaar) kan bewijzen, dat zijn privé-gebruik maximaal 500 kilometers bedraagt, dan kan hij door middel van een bezwaarschrift tegen de Loonheffing of Inkomstenbelasting restitutie van de loonheffing verkrijgen. Let wel: er is géén regeling getroffen om restitutie van (dan ook ten onrechte ingehouden/afgedragen) premies werknemersverzekeringen te verkrijgen. Uitzondering bijtelling voor personenauto door werkgever De bijtelling voor het privé-gebruik van een personenauto kunt wel u achterwege laten, indien het een werknemer betreft die sinds jaar en dag de bijtelling in de Inkomstenbelasting uitsluit door een sluitende rittenadministratie bij te houden. Ons advies is dat u dan schriftelijk vastlegt dat een eventuele naheffing, inclusief boete, voor rekening van deze werknemer komt. Hierin dient u ook een bepaling omtrent een spoedige betaling op te nemen. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 6

7 4.2.2 Bestelauto s Indien aan uw werknemer een bestelauto ter beschikking is gesteld, zal het vaak niet wenselijk zijn om de bijtelling in de loonheffing te betrekken. Voor bestelauto s geldt echter eveneens dat u overtuigend moet aantonen dat het privé-gebruik maximaal 500 kilometers op jaarbasis bedraagt. 1. Uitzondering bijtelling voor bestelauto: goederenvervoer Als een bestelauto naar aard en inrichting (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om goederen te vervoeren, wordt het daadwerkelijk privé-gebruik in de loonheffing betrokken. Dit is de daadwerkelijke kilometerprijs vermenigvuldigd met het aantal daadwerkelijk afgelegde privé-kilometers. De Staatssecretaris neemt het standpunt in dat uitsluitend een bestelauto met één stoel voor de bestuurder voor deze uitzondering kwalificeert. Slechts één bank voldoet niet! In de praktijk wordt deze uitzondering daardoor nauwelijks toegepast. Met als gevolg dat als u werknemers heeft die in een dergelijke auto rijden u altijd een regeling moet treffen om de bijtelling achterwege te kunnen laten. 2. Alle overige gevallen: bewijsmiddelen inzake het ontbreken van privé-gebruik De bewijslast omtrent het ontbreken van privé-gebruik ligt zoals gezegd met ingang van 2006 bij u als werkgever. U heeft twee mogelijkheden: 1. U verplicht uw werknemer om een sluitende rittenadministratie bij te houden. Dit zult u ook arbeidsrechtelijk moeten vastleggen, aangezien deze verplichting geen daadwerkelijke beperking van uw risico betekent als u geen sanctie en verhaalsrecht regelt. 2. U kunt onderzoeken of u met andere bewijsmiddelen dan een sluitende rittenadministratie het ontbreken van privé-gebruik overtuigend kan aantonen. Voor beide mogelijkheden geldt het advies dat u eerst vastlegt dat de betreffende werknemer (indien dit het geval is) over een eigen auto beschikt, die geschikter is voor privé-gebruik, dan de ter beschikking gestelde bestelauto. De Staatssecretaris geeft een aantal voorbeelden van aanvaardbaar bewijs in zijn Besluit van 9 april Een selectie hiervan treft u als bijlage bij deze NEXUpdate aan. Uit de praktijk blijkt echter dat de opgesomde voorbeelden, zonder een afstemming van de controlemethodiek op het privé-gebruik, niet veel zekerheid bieden. De specifieke feiten en omstandigheden in uw specifieke geval blijven altijd van doorslaggevend belang. 4.3 Toezegging werkbare rittenadministratiemethode? Zijn er nog andere uitwegen? Wellicht. Maar niets is nog zeker. Er is namelijk toegezegd dat de Belastingdienst, in samenwerking met het bedrijfsleven, een methode zal ontwikkelen waarmee een werkgever op een effectieve en efficiënte manier de rittenadministratie van de werknemer kan controleren. Hierbij wordt veelal gedacht aan een gecertificeerde controlemethodiek met gebruik van zogenoemde Blackbox technologie. Op dit moment is hierover nog niets openbaar gemaakt en ik adviseer u om uw hoop vooralsnog niet teveel te vestigen op (door de Belastingdienst) genomen acties. Mocht hierover meer bekend worden, dan wordt u uiteraard geïnformeerd. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 7

8 5. Conclusies/aanbevelingen Ik adviseer u om de nieuwe regeling nog in 2005 met alle betrokken werknemers te bespreken, zodat de nieuwe wettelijke regeling (en de consequenties daarvan) tijdig aan eenieder duidelijk is. Samenvattend: Indien een personenauto ter beschikking is gesteld, adviseer ik dat u de bijtelling standaard in uw loonaangiften betrekt. Over het privé-voordeel wordt derhalve ingehouden en afgedragen. Deze werknemer kan (door het indienen van bezwaarschrift met rittenadministratie) een restitutie van de loonheffing verkrijgen. Het voorgaande is alleen anders, wanneer uw werknemer reeds over een sluitende kilometeradministratie beschikt en die aan alle eisen voldoet; in dat geval zou u een voortzetting van die administratie meteen als voldoende kunnen beschouwen om geen loonheffing te berekenen. Maar let op: ook in dat geval ligt het risico nog altijd bij u; Indien een bestelauto ter beschikking is gesteld, is mijn advies dat u eerst vastlegt dat de betreffende werknemer over een eigen auto beschikt; - vervolgens kunt u onderzoeken of de betreffende bestelauto naar aard of inrichting nagenoeg uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen. Deze mogelijkheid moet u echter niet overschatten! - als dat niet het geval is, dan zult u moeten onderzoeken of u met behulp van andere bewijsmiddelen dan een rittenadministratie, overtuigend het ontbreken van privé-gebruik kunt aantonen. Is geen van beiden het geval ten aanzien van de bestelauto, dan is ook hier een sluitende rittenadministratie vereist; in dat geval doet u er verstandig aan om wèl eerst loonheffing in te houden. U weet immers niet hoe de rest van het jaar er voor deze werknemer uit gaat zien (uw risico!). De werknemer kan (door het indienen van bezwaarschrift met rittenadministratie) eventueel een restitutie van de loonheffing verkrijgen. Ik adviseer u om met uw werknemers afspraken te maken voor de situatie waarin, achteraf, blijkt dat ten onrechte geen bijtelling voor het privé-gebruik heeft plaats gevonden (bijvoorbeeld door het niet juist voeren van de rittenadministratie of andere oorzaken waarom deze administratie wordt verworpen). Ik adviseer u om vóóraf de mogelijkheid tot verhaal en verrekening arbeidsrechtelijk vast te leggen. Dit kan via een toevoeging op de arbeidsovereenkomst en vereist doorgaans inschakeling van een deskundige op het gebied van het arbeidsrecht. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 8

9 Tot besluit: VNO-NCW heeft er bij de Tweede Kamer op aangedrongen de wetswijziging terug te draaien. Gelet op de recente beantwoording van kamervragen door de Staatssecretaris van Financiën, ziet het er helaas niet naar uit dat dit gaat gebeuren. Dat het u als ondernemer veel administratieve rompslomp kost, doet voor Den Haag blijkbaar dus niet ter zake. Ik vertrouw u met deze NEXUpdate weer voldoende handreikingen te hebben gegeven voor de meeste praktijksituaties. Voor verdere toelichting of uitwerking in uw specifieke situatie ben ik uiteraard graag voor u beschikbaar. Indien u de loonadministratie door ons laat verzorgen, dan dienen wij per 1 januari a.s. op de hoogte te zijn van de exacte bijtellingsgegevens per werknemer, per periode. In de maand december ontvangt u daartoe van ons een (digitaal) bestand waarin u deze gegevens dient te verwerken. Met vriendelijke groet, NEXUS accountants & fiscaal adviseurs BV drs K.K. Sips AA NEXUS accountants & fiscaal adviseurs BV Rijsbergseweg ED BREDA Tel / Fax / Gsm Deze mailing wordt in digitale vorm aan cliënten van NEXUS accountants & fiscaal adviseurs BV ter beschikking gesteld. Dit document is in digitale vorm beschikbaar op onze website: onderdeel Tips Actueel Heeft u een relatie aan wie u ons wilt voorstellen? Via de website kunt u een tip ( ) verzenden aan uw relatie. Zie de instructies in het onderdeel Tips Actueel ook uw relatie kan dit document vervolgens via de website opvragen. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 9

10 Bijlage 1 Tekst van artikel 13bis Wet op de loonbelasting 1964: 1. Indien ook voor privé-doeleinden een auto ter beschikking is gesteld, wordt het voordeel op jaarbasis gesteld op ten minste 22% van de waarde van de auto. De auto wordt in ieder geval geacht ook voor privé-doeleinden ter beschikking te zijn gesteld tenzij blijkt dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privé-doeleinden wordt gebruikt. 2. Indien uit een rittenregistratie of anderszins blijkt dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privé-doeleinden wordt gebruikt, wordt het voordeel gesteld op nihil. 3. Voor de toepassing van dit artikel en de daarop berustende bepalingen wordt onder auto verstaan een personenauto of bestelauto als bedoeld in artikel 3 van de Wet op de belasting van personenauto's en motorrijwielen 1992, met uitzondering van de bestelauto die door aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt blijkt te zijn voor vervoer van goederen. 4. Bij ministeriële regeling kunnen regels worden gesteld waaraan een rittenregistratie moet voldoen. Tevens kunnen regels worden gesteld over het anderszins laten blijken dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privé-doeleinden wordt gebruikt. 5. Voor de toepassing van dit artikel wordt de waarde van de auto gesteld op de catalogusprijs met inbegrip van de omzetbelasting en de belasting van personenauto's en motorrijwielen. In afwijking in zoverre van de eerste volzin wordt de waarde van een auto die meer dan vijftien jaar geleden voor het eerst in gebruik is genomen, gesteld op de waarde in het economische verkeer. 6. Het voordeel wordt in aanmerking genomen voorzover het uitgaat boven de vergoeding die de werknemer voor het gebruik voor privé-doeleinden is verschuldigd. 7. Voor de toepassing van dit artikel wordt woon-werkverkeer geacht niet voor privé-doeleinden plaats te vinden. 8. Bij ministeriële regeling kunnen regels worden gesteld met betrekking tot de loontijdvakken waarin het in het eerste lid bedoelde voordeel in aanmerking wordt genomen. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 10

11 Bijlage 2 Uit: besluit Staatssecretaris van Financiën van 9 april 2004, nr. CPP2004/19M Selectie van voorbeelden van aanvaardbaar bewijs uit voormeld besluit : 1. Een werknemer houdt een sluitende kilometeradministratie bij doordat hij in aanvulling op zijn agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste informatie bevatten; de maandstaten levert hij normaliter bij zijn werkgever in. 2. Een werkgever en een werknemer hebben een schriftelijke overeenkomst getroffen (bijvoorbeeld vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst) dat privé-gebruik niet is toegestaan, terwijl de werkgever een betrouwbare controle uitoefent op het autogebruik. Tevens is de werknemer bij privé-gebruik niet verzekerd. Voorts beschikt de werknemer in privé ook over een auto. 3. De combinatie van een eigen auto en gescheurde en met vet besmeurde bekleding van de stoelen in de auto van de zaak, en ook de combinatie van een eigen auto en het niet verzekerd zijn van de auto van de zaak buiten de door de werkgever gecontroleerde dienstreizen. 4. Een werkgever heeft aan een werknemer in de bouw een auto ter beschikking gesteld met de afspraak dat de auto buiten werktijd wordt gestald op het bedrijfsterrein van de werkgever. Hierdoor is er in principe geen privé-gebruik buiten werktijd. Essentieel is dat de werkgever de hand er aan houdt dat de werknemers na werktijd de auto stallen op het bedrijfsterrein, bijvoorbeeld door controle op het achterlaten van de autosleutels. De Belastingdienst kan het toezicht door de werkgever steekproefsgewijs toetsen aan de hand van de registratie door de werkgever en de daadwerkelijke aanwezigheid van de auto's op het bedrijfsterrein. 5. Een werkgever heeft aan een werknemer een auto ter beschikking gesteld met de afspraak dat privé-gebruik door de werknemer niet is toegestaan. Een in de auto gemonteerde blackbox registreert het feitelijke gebruik. In deze situatie ligt de nadruk op het feit dat de werkgever aantoonbaar toezicht moet houden op het overeengekomen autogebruik. Een enkel verbod op privé-gebruik, al dan niet met een sanctie, volstaat niet. Ook een enkele vastlegging van kilometerstanden voorafgaand en na afloop van vakantieperiodes volstaat niet. Een in overleg met de Belastingdienst vast te stellen periodieke controle op en vastlegging van de kilometerstanden (laatste werkadres - woning eerste werkadres) door de werkgever verdient hierbij de voorkeur. 6. Voor bestelauto's die door hun aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor het vervoer van goederen geldt het volgende. Hierbij wordt in ieder geval gedacht aan sommige service-auto's waarin naast de bestuurder alleen plaats is voor gereedschappen en reserveonderdelen. Voor deze auto's blijft de bijtellingssystematiek gelden zoals die gold onder de Wet op de inkomstenbelasting 1964: werkelijk aantal kilometers maal werkelijke kilometerprijs. Opgemerkt wordt nog dat (overige) bestelauto's met twee voorstoelen of een voorbank in het algemeen niet voor toepassing van deze systematiek kwalificeren. 7. Het is mogelijk een afspraak te maken dat ritten gedurende bepaalde tijden worden geacht zakelijk te zijn en de ritten buiten die tijden privé. Het blijft daarbij voorbehouden aan de inspecteur of zo'n afspraak past binnen de omstandigheden en de aard van het bedrijf. Daarvoor zal tenminste sprake moeten zijn van vaste werktijden en een rittenregistratie waarbij de afgelegde afstanden en de tijden van de ritten op een onafhankelijke en controleerbare wijze volledig worden bijgehouden. NEXUpdate Behandeling auto van de zaak in de loonsfeer 11

12 bijlage 3: voorbeeld rittenadministratie Naam: Auto (merk/type): Kenteken: Periode van de ter beschikking stelling vanaf: (datum) einde: (datum) Datum Beginstand Eindstand beginadres eindadres Gereden route 1 Karakter van de rit zakelijk of privé 2 NB: er dient per werknemer per vervoermiddel een sluitende administratie te zijn. Wisselingen van voertuig hebben (dus) invloed op de vraag wie over welke periode de registratie bijhoudt! 1 In te vullen als de gereden route afwijkt van de gebruikelijke. 2 Woon-werkverkeer is in dit verband zakelijk. 12