BEHANDELING AUTO VAN DE ZAAK IN DE LOONSFEER Informatie voor werkgevers

Transcriptie

1 kantooradres : Sportlaan 56 postadres : Postbus AA Schoorl telefoon : (072) telefax : (072) info@schokkeraccountants.nl website : BEHANDELING AUTO VAN DE ZAAK IN DE LOONSFEER Informatie voor werkgevers Vanaf 1 januari 2006 wordt het privé-gebruik van een auto van de zaak door middel van een bijtelling in de loonheffing betrokken. Hierbij informeren wij u over de gevolgen die dat voor u als werkgever met zich mee zal brengen. Tevens wordt aandacht besteed aan mogelijkheden om uw administratieve lasten en risico s te beperken. Puntsgewijs gaan wij in op het volgende: 1. De huidige regeling (auto van de zaak in 2005) 2. Wat verandert er met ingang van 2006? 3. Welke risico s van naheffingen en boetes zijn er voor u als werkgever? 4. Hoe kunt u de administratieve lasten/risico s beperken? 5. Conclusie/aanbeveling 1) De huidige regeling (auto van de zaak in 2005) Momenteel wordt het privé-gebruik van een auto van de zaak expliciet uitgesloten van het loonbegrip voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen (loonheffing) en premies werknemersverzekeringen. U als werkgever heeft geen bemoeienis met de belastingheffing over het privé-gebruik. Uw werknemer telt in zijn aangifte inkomstenbelasting een forfaitair bedrag wegens privé-gebruik bij, tenzij hij kan bewijzen dat zijn privé-gebruik op jaarbasis maximaal 500 kilometers bedraagt. De bijtelling bedraagt 22% van de cataloguswaarde (in het jaar van eerste ingebruikname) van de betreffende auto. Een eventuele eigen bijdrage die uw werknemer aan u voor privé-gebruik betaalt komt hierop in mindering. De bijtelling geldt voor zowel een ter beschikking gestelde personenauto als voor een ter beschikking gestelde bestelauto. Tegenbewijs inzake verondersteld privé-gebruik Uw werknemer kan, zoals gezegd, alleen aan de bijtelling ontkomen, indien hij overtuigend aantoont dat zijn privé-gebruik maximaal 500 kilometer op jaarbasis bedraagt. Hiertoe kan hij in beginsel elk bewijsmiddel kiezen. Dit wordt de vrije bewijsleer genoemd. In de praktijk blijkt echter dat alleen een sluitende rittenadministratie als overtuigend bewijs wordt geaccepteerd. Deze bewijslast wordt in het algemeen als zwaar ervaren. 2) Wat verandert er met ingang van 2006? Met ingang van 1 januari 2006 gaat het privé-gebruik van de auto van de zaak tot het loonbegrip behoren. Hiertoe wordt artikel 13bis in de loonbelasting geïntroduceerd. De tekst van dit nieuwe artikel treft u verderop in deze informatie aan. Werkgever is vanaf 2006 verantwoordelijk voor de bijtelling Dit betekent dus dat vanaf 2006 u als werkgever verantwoordelijk wordt voor de bijtelling van het privé-gebruik van de auto van de zaak. Wanneer uw werknemer meer dan 500 kilometers per jaar privé rijdt, zult u 22% van de cataloguswaarde van de auto bij het loon van uw werknemer moeten tellen en daarover de loonheffing moeten inhouden en afdragen. Dit heeft tot direct gevolg dat het netto loon van uw werknemer wordt verlaagd. Schokker accountants & adviseurs B.V. Ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Alkmaar onder nummer Op al onze diensten zijn de Algemene Voorwaarden van de NOvAA van toepassing, zoals gedeponeerd onder nummer 1939 bij de KvK te Den Haag.

2 Stijging van de premies werknemersverzekeringen Voor de premies werknemersverzekeringen geldt hetzelfde loonbegrip als voor de loonheffing. Dit betekent dus dat u over de bijtelling ook premies werknemersverzekeringen moet inhouden en afdragen. Dit heeft overigens alleen gevolg als de betreffende werknemer een loon (inclusief de bijtelling van de auto) ontvangt dat lager is dan het maximale premieloon voor de werknemersverzekeringen (in 2005 is dit een jaarloon van ). In dat geval stijgen uw werkgeverslasten en daalt het netto loon van de werknemer met dit bedrag. Wanneer kunt u afzien van bijtelling in de loonsfeer? Een sluitende kilometeradministratie, opgesteld door uw werknemer en die door u wordt gecontroleerd, kan hierin voorzien. Een voorbeeld van een rittenadministratieformulier treft u achteraan bij deze informatie. Als dit schema volledig is ingevuld, voldoet deze aan de wettelijke vereisten voor een kilometeradministratie. Maandelijkse inhoudingen in 2006 De bijtelling bedraagt 22% indien uw werknemer op jaarbasis de auto van de zaak meer dan 500 kilometers voor privé-doeleinden gebruikt. De loonheffing dient per loontijdvak te worden ingehouden en afgedragen. Loontijdvak naar één jaar? Artikel 13 bis Wet op de Loonbelasting biedt de mogelijkheid om een afwijkend loontijdvak voor het privé-gebruik in aanmerking te nemen. Er gaan stemmen op om voor het privé-gebruik van de auto het loontijdvak te stellen op één kalenderjaar. Als dat de situatie wordt, zou u als werkgever tijdens het indienen van de loonaangifte over december, dus in januari van het daarop volgende jaar, pas vast hoeven te stellen of u al dan niet moet bijtellen. Het aantal momenten waarop u over het privé-gebruik oordeelt, wordt hierdoor beperkt. Uw risico blijft echter hetzelfde, zoals hieronder wordt beschreven. 3) Welke risico s van naheffingen en boetes zijn er voor u als werkgever? Indien tijdens een boekenonderzoek blijkt dat u het privé-gebruik van de auto van de zaak niet in de loonaangifte heeft betrokken, terwijl u geen (goede) rittenadministratie of andere afdoende bewijsmiddelen kunt overleggen, zult u worden geconfronteerd met naheffingsaanslagen en boetes. De naheffingsaanslag bestaat uit loonbelasting/premie volksverzekeringen en (afhankelijk van het jaarloon van uw werknemer) premies werknemersverzekeringen. U moet rekening houden met een vergrijpboete van 25%. Tevens zal heffingsrente in rekening worden gebracht. Voor u als werkgever leidt een naheffing tot hoge kosten: de Belastingdienst heeft immers de mogelijkheid over een periode van vijf jaar na te heffen. Loonheffing verhalen? In beginsel kunt u de nageheven loonheffing verhalen op uw werknemer, maar in de praktijk blijkt dat dit lastig te realiseren is. Als u besluit de nageheven loonheffingen niet te verhalen, zal er ook nog een brutering van het netto genoten voordeel moeten plaatsvinden. Een boete kunt u overigens niet op uw werknemer verhalen. Let op: Het is niet uitgesloten dat, als geen rittenadministratie of andere bewijsmiddelen kunnen worden overgelegd, de Belastingdienst het standpunt innemt, dat u op voorhand van verhaal heeft afgezien. Daardoor wordt het privé-gebruik als een nettoloonbestanddeel behandeld. Dit voordeel wordt dan

3 zoge-noemd direct gebruteerd, met als gevolg dat de kosten voor u nog sterker stijgen. Eerst geen privé-gebruik, maar later wel? Als het voor u duidelijk wordt, dat de begrenzing van het privé-gebruik door de werknemer wordt overschreden, dan bent u verplicht door middel van een zogenoemd correctiebericht uw eerdere loonaangiften te corrigeren. Als u uw eerdere aangiften niet (tijdig) corrigeert, kan de Belastingdienst een boete van opleggen. Deze verplichting wordt ook in 2006 geïntroduceerd. Het bovenstaande betekent ook dat bij indiensttreding van een werknemer zijn eerder privé-gebruik door u moet worden vastgelegd om een juiste beoordeling in het kader van de correctieverplichting te maken. 4) Hoe kunt u de administratieve lasten/risico s beperken? De administratieve last en risico kunt u uitsluiten door bij iedere werknemer met een auto van de zaak het privé-voordeel in de loonaangifte te betrekken. Dit zal echter niet altijd wenselijk zijn. U kunt een onderscheid maken tussen de ter beschikkingstelling van een personen- of bestelauto. De ter beschikkingstelling van een personenauto heeft immers in het algemeen een overwegend arbeidsvoorwaardelijk karakter en een bestelauto heeft in het algemeen een overheersend zakelijk karakter. A) Personenauto Ons advies is om bij de ter beschikkingstelling van een personenauto altijd uit te gaan van privégebruik en dit dus in de loonaangifte te betrekken. Dit leidt enerzijds tot een lager nettoloon voor de betrokken werknemer. Anderzijds hoeft hij echter niet op zijn aanslag inkomstenbelasting bij te betalen. Als uw werknemer met behulp van een rittenadministratie kan bewijzen, dat zijn privé-gebruik maximaal 500 kilometers bedraagt, kan hij door middel van een bezwaarschrift tegen de loonheffing of inkomstenbelasting restitutie van de loonheffing verkrijgen. Let op: er is geen regeling getroffen om restituties van de premies werknemersverzekeringen buiten de loonsfeer te verkrijgen. Uitzondering bijtelling voor personenauto door werkgever De bijtelling voor privé-gebruik van een personenauto kunt u achterwege laten, indien het een werknemer betreft die sinds jaar en dag de bijtelling in de inkomstenbelasting uitsluit door een sluitende riddenadministratie bij te houden. Ons advies is dat u dan schriftelijk vastlegt dat een eventuele naheffing, inclusief boete, voor rekening van deze werknemer komt. Hierin dient u ook een bepaling omtrent een spoedige betaling op te nemen. B) Bestelauto s Indien aan uw werknemer een bestelauto ter beschikking is gesteld, zal het vaak niet wenselijk zijn om de bijtelling in de loonheffing te betrekken. Voor bestelauto s geldt echter eveneens dat u overtuigend moet aantonen dat het privé-gebruik maximaal 500 kilometers op jaarbasis bedraagt. Uitzondering bijtelling voor bestelauto door werkgever Als een bestelauto naar aard en inrichting (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om goederen te vervoeren, wordt het daadwerkelijk privé-gebruik in de loonheffing betrokken. Dit is de daadwerkelijke kilometerprijs vermenigvuldigd met het aantal daadwerkelijk afgelegde privé-kilometers. De Staatssecretaris neemt het standpunt in dat uitsluitend een bestelauto met één stoel voor de bestuurder voor deze

4 uitzondering kwalificeert. In de praktijk wordt deze uitzondering daardoor nauwelijks toegepast. Met als gevolg dat als u werknemers heeft die in een dergelijke auto rijden u altijd een regeling moet treffen om de bijtelling achter-wege te kunnen laten. Bewijsmiddelen inzake het ontbreken van privé-gebruik De bewijslast omtrent het ontbreken van privégebruik ligt zoals gezegd met ingang van 2006 bij u als werkgever. U heeft twee mogelijkheden: 1. U verplicht uw werknemer om een sluitende rittenadministratie bij te houden. Dit zult u ook arbeidsrechtelijk moeten vastleggen, aangezien deze verplichting zonder sanctie en verhaalsrecht, geen daadwerkelijke beperking van het risico u als werkgever biedt. 2. U kunt onderzoeken of u met andere bewijsmiddelen dan een sluitende rittenadministratie het ontbreken van privé-gebruik overtuigend kan aantonen. Voor beide mogelijkheden geldt het advies dat u eerst vastlegt dat de betreffende werknemer (indien dit het geval is) over een eigen auto beschikt, die geschikter is voor privé-gebruik, dan de ter beschikking gestelde bestelauto. De Staatssecretaris geeft een aantal voorbeelden van aanvaardbaar bewijs in zijn Besluit van 9 april Een selectie hiervan staat onderaan deze informatie apart vermeld. Uit de praktijk blijkt echter dat de opgesomde voorbeelden, zonder een afstemming van de controlemethodiek op het privé-gebruik, niet veel zekerheid bieden. De specifieke feiten en omstandigheden blijven van doorslaggevend belang. Toezegging werkbare rittenadministratiemethode Er is toegezegd dat de Belastingdienst, in samenwerking met het bedrijfsleven, een methode zal ontwikkelen waarmee een werkgever op een effectieve en efficiënte manier de rittenadministratie van de werknemer kan controleren. Hierbij wordt veelal gedacht aan een gecertificeerde controlemethodiek met gebruik van zogenoemde Blackbox. 5) Conclusie/aanbeveling Ons advies luidt om de nieuwe regeling nog in 2005 met alle betrokken werknemers te bespreken; Indien een personenauto ter beschikking is gesteld, is ons advies dat u de bijtelling in uw loonaangiften betrekt. Over het privé-voordeel wordt derhalve ingehouden en afgedragen. Deze werknemer kan door het indienen van bezwaarschrift met rittenadministratie, restitutie van de loonheffing verkrijgen; Indien een bestelauto ter beschikking is gesteld, is ons advies dat u eerst vastlegt dat de betreffende werknemer over een eigen auto beschikt; - vervolgens kunt u onderzoeken of de betreffende bestelauto naar aard of inrichting nagenoeg uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen. Deze mogelijkheid moet u echter niet overschatten. - als dat niet het geval is, zult u moeten onderzoeken of u met behulp van andere bewijsmiddelen dan een rittenadministratie, overtuigend het ontbreken van privé-gebruik kunt aantonen. Het advies is om met uw werknemers afspraken te maken voor de situatie waarin blijkt dat ten onrechte geen bijtelling voor het privé-gebruik heeft plaats gevonden. Ons advies is om vooraf de mogelijkheid tot verhaal en verrekening

5 arbeidsrechtelijk vast te leggen. Tot besluit: VNO-NCW heeft er bij de Tweede Kamer op aangedrongen de wetswijziging terug te draaien. Gelet op de recente beantwoording van kamervragen, ziet het er niet naar uit dat dit gaat gebeuren. Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Tekst van artikel 13bis Wet op de loonbelasting Indien ook voor privé-doeleinden een auto ter beschikking is gesteld, wordt het voordeel op jaarbasis gesteld op ten minste 22% van de waarde van de auto. De auto wordt in ieder geval geacht ook voor privé-doeleinden ter beschikking te zijn gesteld tenzij blijkt dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privé-doeleinden wordt gebruikt. 2. Indien uit een rittenregistratie of anderszins blijkt dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privé-doeleinden wordt gebruikt, wordt het voordeel gesteld op nihil. 3. Voor de toepassing van dit artikel en de daarop berustende bepalingen wordt onder auto ver staan een personenauto of bestelauto als bedoeld in artikel 3 van de Wet op de belasting van personenauto's en motorrijwielen 1992, met uitzondering van de bestelauto die door aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt blijkt te zijn voor vervoer van goederen. 4. Bij ministeriële regeling kunnen regels worden gesteld waaraan een rittenregistratie moet voldoen. Tevens kunnen regels worden gesteld over het anderszins laten blijken dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privé-doeleinden wordt gebruikt. 5. Voor de toepassing van dit artikel wordt de waarde van de auto gesteld op de catalogusprijs met inbegrip van de omzetbelasting en de belasting van personenauto's en motorrijwielen. In afwijking in zoverre van de eerste volzin wordt de waarde van een auto die meer dan vijftien jaar geleden voor het eerst in gebruik is genomen, gesteld op de waarde in het economische verkeer. 6. Het voordeel wordt in aanmerking genomen voorzover het uitgaat boven de vergoeding die de werknemer voor het gebruik voor privédoeleinden is verschuldigd. 7. Voor de toepassing van dit artikel wordt woonwerkverkeer geacht niet voor privé-doeleinden plaats te vinden. 8. Bij ministeriële regeling kunnen regels worden gesteld met betrekking tot de loontijdvakken waarin het in het eerste lid bedoelde voordeel in aanmerking wordt genomen. Selectie van voorbeelden van aanvaardbaar bewijs uit onderstaand besluit Uit: besluit Staatssecretaris van Financiën van 9 april 2004, nr. CPP2004/19M 1. Een werknemer houdt een sluitende kilometeradministratie bij doordat hij in aanvulling op zijn agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste informatie bevatten; de maandstaten levert hij normaliter bij zijn werkgever in. 2. Een werkgever en een werknemer hebben een schriftelijke overeenkomst getroffen (bijvoorbeeld vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst) dat privé-gebruik niet is toegestaan, terwijl de werkgever een betrouw-

6 bare controle uitoefent op het autogebruik. Tevens is de werknemer bij privé-gebruik niet verzekerd. Voorts beschikt de werknemer in privé ook over een auto. 3. De combinatie van een eigen auto en gescheurde en met vet besmeurde bekleding van de stoelen in de auto van de zaak, en ook de combinatie van een eigen auto en het niet verzekerd zijn van de auto van de zaak buiten de door de werkgever gecontroleerde dienstreizen. 4. Een werkgever heeft aan een werknemer in de bouw een auto ter beschikking gesteld met de afspraak dat de auto buiten werktijd wordt gestald op het bedrijfsterrein van de werkgever. Hierdoor is er in principe geen privé-gebruik buiten werktijd. Essentieel is dat de werkgever de hand er aan houdt dat de werknemers na werktijd de auto stallen op het bedrijfsterrein, bijvoorbeeld door controle op het achterlaten van de autosleutels. De Belastingdienst kan het toezicht door de werkgever steekproefsgewijs toetsen aan de hand van de registratie door de werkgever en de daadwerkelijke aanwezigheid van de auto's op het bedrijfsterrein. 5. Een werkgever heeft aan een werknemer een auto ter beschikking gesteld met de afspraak dat privé-gebruik door de werknemer niet is toegestaan. Een in de auto gemonteerde blackbox registreert het feitelijke gebruik. In deze situatie ligt de nadruk op het feit dat de werkgever aantoonbaar toezicht moet houden op het overeengekomen autogebruik. Een enkel verbod op privé-gebruik, al dan niet met een sanctie, volstaat niet. Ook een enkele vastlegging van kilometerstanden voorafgaand en na afloop van vakantieperiodes volstaat niet. Een in overleg met de Belastingdienst vast te stellen periodieke controle op en vastlegging van de kilometerstanden (laatste werkadres - woning eerste werkadres) door de werkgever verdient hierbij de voorkeur. 6. Voor bestelauto's die door hun aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor het vervoer van goederen geldt het volgende. Hierbij wordt in ieder geval gedacht aan sommige service-auto's waarin naast de bestuurder alleen plaats is voor gereedschappen en reserveonderdelen. Voor deze auto's blijft de bijtellingssystematiek gelden zoals die gold onder de Wet op de inkomstenbelasting 1964: werkelijk aantal kilometers maal werkelijke kilometerprijs. Opgemerkt wordt nog dat (overige) bestelauto's met twee voorstoelen of een voorbank in het algemeen niet voor toepassing van deze systematiek kwalificeren. 7. Het is mogelijk een afspraak te maken dat ritten gedurende bepaalde tijden worden geacht zakelijk te zijn en de ritten buiten die tijden privé. Het blijft daarbij voorbehouden aan de inspecteur of zo'n afspraak past binnen de omstandigheden en de aard van het bedrijf. Daarvoor zal tenminste sprake moeten zijn van vaste werktijden en een rittenregistratie waarbij de afgelegde afstanden en de tijden van de ritten op een onafhankelijke en controleerbare wijze volledig worden bijgehouden. Rittenadministratieformulier Naam:... Auto (merk/type):... Kenteken:... Periode van de ter beschikking stelling vanaf: (datum)... einde: (datum)... Datum Beginstand Eindstand beginadreseindadres Gereden route Karakter van de rit zakelijk of privé...