Regeling gebruik (bestel)auto Woonbedrijf

Transcriptie

1 Regeling gebruik (bestel)auto Woonbedrijf Behorende bij (bestel)auto nummer:. Berijder:..(vanaf datum ) Kenteken:. Om de medewerker van Woonbedrijf in staat te stellen zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren stelt Woonbedrijf een bedrijfsauto ter beschikking, welke past bij zijn werkzaamheden, taken en resultaatgebieden. Algemeen uitgangspunt hierbij is dat de medewerker zijn bedrijfsauto beheert als goed huisvader, dat wil zeggen dat we verwachten dat er gehandeld wordt vanuit ondernemerschap, eigen verantwoordelijkheid en resultaatgerichtheid. 1. De medewerker gebruikt de auto uitsluitend zakelijk (woon-werkverkeer wordt gezien als zakelijke kilometers). Om een rittenadministratie bij te houden is door de werkgever een tracking systeem ingebouwd. De verantwoordelijkheid ligt ten alle tijden bij de medewerker. De medewerker is gerechtigd om met deze (bestel)auto maximaal 500 kilometer per kalenderjaar (naar evenredigheid) privé te rijden. Het is niet toegestaan de (bestel)auto te gebruiken voor het verrichten van activiteiten/werkzaamheden buiten de invloedssfeer van Woonbedrijf. 2. Indien de medewerker door ziekte of arbeidsongeschiktheid, naar verwachting, langer afwezig zal zijn dan de lopende 14 kalenderdagen dient hij de (bestel)auto, inclusief de bij de (bestel)auto horende uitrusting, weer ter beschikking te stellen aan Woonbedrijf. In overleg kan besloten worden om de auto sneller ter beschikking te stellen aan Woonbedrijf. Indien een (bestel)auto ter beschikking is gesteld aan een team vakmannen (2 personen op een auto) dient deze (bestel)auto, inclusief de daarbij behorende uitrusting (zie artikel 10), bij afwezigheid (wegens verlof, ziekte of scholing) van de vaste chauffeur onmiddellijk aan zijn collega te worden overgedragen. 3. Indien de (bestel) auto in onderhoud moet, zal dat in eigen tijd van de medewerker plaats vinden. De kosten hiervoor worden wel door Woonbedrijf betaald. Wanneer dat niet mogelijk is en de auto moet meteen een reparatie ondergaan, dan zal Woonbedrijf zorgen voor een passende oplossing, hetgeen vervangend vervoer kan zijn. Woonbedrijf zal zorgdragen voor het afdragen van de belasting en de verzekeringspremies. Voor de (bestel)auto is een ongevallen inzittenden verzekering afgesloten. Let er wel op dat een mogelijke schade verhaald kan worden op de bestuurder. In geval van rijden onder invloed wordt de schade niet door de verzekering gedekt. De chauffeur is in dergelijke gevallen persoonlijk aansprakelijk voor schade aan zichzelf, derden (waaronder Woonbedrijf) en voor de schade aan de (bestel)auto. In geval van rijden zonder in het bezit te zijn van de benodigde rijbevoegdheden, dit is ook van toepassing voor het rijden met aanhangers, is de bestuurder persoonlijk aansprakelijk voor bovengenoemde schades. Indien een chauffeur zonder de benodigde rijbevoegdheden een (bestel)auto bestuurt, is dit voor Woonbedrijf reden om de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. 4. De medewerker, aan wie de auto ter beschikking is gesteld, is persoonlijk aansprakelijk voor overtredingen boetes die met de (bestel)auto worden gemaakt tenzij hij kan aantonen dat derden de auto hebben gebruikt. Woonbedrijf zal de boete op deze derde verhalen. Deze boetes, (waarvoor eventueel een betalingsregeling kan worden getroffen), zullen op het salaris van de medewerker worden ingehouden.

2 5. Alle medewerkers van Woonbedrijf, in het bezit van de benodigde rijbevoegdheden, zijn gerechtigd om in de (bestel)auto('s) te rijden. Met betrekking tot de privé kilometers zijn de gezinsleden van de Woonbedrijf medewerker, die in het bezit zijn van de benodigde rijbevoegdheden gerechtigd om, buiten werktijd en in geval van ziekte of arbeidsongeschiktheid van de medewerker, in de (bestel)auto te rijden. 6. Woonbedrijf kan besluiten om met onmiddellijke ingang een medewerker het gebruik van een (bestel)auto en de daarbij behorende uitrusting te ontzeggen. Dit kan in de volgende situaties aan de orde zijn: a. als er sprake is van roekeloos rijgedrag, inclusief excessieve snelheidsovertredingen b. als gevolg van arbeidsrechtelijke sancties. c. als op basis van bedrijfseconomische of organisatorische redenen wordt besloten om het wagenpark op een andere manier aan de medewerkers ter beschikking te stellen. 7. Indien het dienstverband met Woonbedrijf om welke reden dan ook ontbonden wordt, dient de medewerker de (bestel)auto en de daarbij behorende uitrusting, voor de laatste werkdag weer ter beschikking te stellen aan Woonbedrijf. 8. De medewerker draagt zorg voor een opgeruimde werkplek in de (bestel)auto en een bij de klant toonbare en representatieve (bestel)auto (zowel interieur dan wel exterieur). 9. Iedere berijder dient zorg te dragen voor het jaarlijks wegen van zijn bus en zorg te dragen dat het geladen materiaal niet de maximaal toelaatbare gewicht overschrijdt. Weegbriefje dient aanwezig te zijn in de bus. 10. De door Woonbedrijf verstrekte uitrusting van een (bestel)auto bestaat uit een trackingsysteem, GSM carkit, bus inrichting, een gereedschap set, voor de betreffende vakgroep en een grijpvoorraad bouwmaterialen en onderdelen. 11. Tevens dient de medewerker bij de Belastingdienst een online aanvraag verklaring van geen privégebruik in te dienen. Deze aanvraag is, via de onderstaande link, te vinden op site van de belastingdienst. Op deze site is ook meer informatie te vinden over fiscale bijtelling voor het privé gebruik van een bestelauto. Zie voor meer info: reist_naar_uw_werk/auto_van_uw_werkgever/auto_van_de_werkgever Als je op deze pagina bent zie je de dik gedrukte kop: Als u niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. In de 2 e regel hieronder staat de onderstreepte zin niet meer dan 500 privékilometers deze klik je aan. Hierna kom je op de pagina Geen bijtelling bij niet meer dan 500 kilometer privégebruik. Onder het gele blok op deze pagina zie je 4 bullits. Je klikt de zin Verklaring geen privégebruik auto, bij de 3 e bullit aan. Hierna kom je op de pagina Verklaring geen privégebruik auto. Hierna klik je in de 3 e regel de zin aanvraagformulier online invullen en versturen aan. Je komt dan op de pagina Verklaring geen privé gebruik auto aanvragen, in het eerste blok op deze pagina, formulier online invullen en versturen. Hier klik je op de blauwe balk, verklaring van geen privégebruik auto. Daarna kom je op de werkelijke aanvraag pagina. Je kunt pas verder nadat je met de DigiD hebt ingelogd. Deze online aanvraag vult de medewerker, voordat hij/zij gebruik gaat maken van een bestelauto, in. Als de medewerker hulp wil hebben bij het invullen van dit formulier, dan maakt hij/zij een afspraak

3 met de afdeling Salarisadministratie. Als de medewerker zijn/haar DigiD meeneemt naar de afspraak helpen zij bij het invullen, de bijtelling dan ook direct stopgezet worden. Als dit formulier zonder hulp van de salarisadministratie ingevuld wordt, dan krijgen wij, net als de medewerker binnen 8 weken bericht. Vanaf dat moment stoppen we de bijtelling. De ingediende verklaring is onbepaalde tijd geldig. De belastingdienst vraagt de medewerker, jaarlijks, of de situatie waarvoor de verklaring is afgegeven gewijzigd is. Is er niets gewijzigd hoeft de medewerker niets te doen. Als er wel wat wijzigt in de gegevens, bijvoorbeeld een andere bus gekregen, dan moet dit vóór de ingebruikname van de nieuwe bus al doorgegeven worden. Hierbij doorloopt de medewerker dezelfde stappen als hiervoor beschreven, alleen gaat hij/zij niet naar aanvraag formulier online invullen, maar gaat dan naar het blok Geldigheid van de verklaring en klikt de zin wijziging doorgeven aan. Is dat nog niet gebeurd, dan kan de medewerker dat alsnog via wijziging doorgeven doen. Let op. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van een verklaring geen privégebruik auto. Onderwerpen waarin dit reglement niet voorziet, zullen volgens redelijkheid en billijkheid ingevuld worden. Akkoord Eindhoven d.d. Naam medewerker: Versie december 2015

4 Bijlage: richtlijn belastingdienst De Belastingdienst heeft aangegeven waar de medewerker als berijder aan moet voldoen. Als Woonbedrijf faciliteren wij hierin door Spotmaster aan te bieden, maar uiteindelijk is de berijder zelf verantwoordelijk voor de administratie van de (bestel) auto. Woonbedrijf heeft van de belastingdienst een advies gekregen waar op gelet moeten worden en hoe de berijder het beste de kilometeradministratie kan bijhouden. Het voeren van een niet juiste administratie kan leiden tot een boete van de Belastingdienst. Deze boete krijgt de berijder. De spotmaster uitdraai moet van de Belastingdienst de onderstaande gegevens bevatten: 1. Merk / type / kenteken auto 2. Tijdvak dat deze tot iemand zijn beschikking staat 3. Datum 4. Per rit moet worden aangegeven of het zakelijk of privé is 5. Elke rit moet starten en eindigen met een km stand 6. Elke rit apart moeten de volledige adresgegevens van vertrek en aankomst in staan 7. Als het een rit betreft die anders is dan anders bijvoorbeeld op weg van huis naar werk en er is een omleiding, dan moet dit schriftelijk worden aangegeven op de uitdraai. Dit geldt ook als een rit van werk naar werk anders is dan anders. Op bijna alle punten voldoet Spotmaster, met als uitzondering punt 7. Dat moet ten allen tijden handmatig worden gedaan. Hoe kan de berijder dit doen? Wekelijks printen van de uitdraai (als dit wekelijks gebeurt, dan kun je je aantekeningen van de afwijkingen noteren en weet je deze nog) Daarop (waar nodig) redenen en motivaties zetten van afwijkingen met betrekking tot de zakelijke kilometers (zie bovenstaande punt 7). Thuis bewaren in een map, minimaal 5 jaar Vakman: je bent zelf verantwoordelijk Met ingang van 20 augustus 2012 moeten de uitdraaien kloppend zijn met bovenstaande 7 punten

5 Uitleg over hoe Belastingdienst Woon Werk (zakelijk / privé) kilometers ziet: OP DE ROUTE / / Eten bij (schoon) moeder Privé / Eten bij (schoon) moeder NIET OP DE ROUTE