Uitnodiging Marktconsultatie. Europese aanbesteding - IFM Enexis 26 oktober 2015

Transcriptie

1 Uitnodiging Marktconsultatie Europese aanbesteding - IFM Enexis 26 oktober

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Aanleiding Leeswijzer 3 2 Enexis Algemene informatie Kenmerken facilitaire dienstverlening 4 3 Procedure en voorwaarden Doel marktconsultatie Informatie uitwisseling Procedure Vorm en werkwijze Planning Voorwaarden Aanbesteding Transparantie Voortijdige beëindiging of wijziging procedure Vertrouwelijkheid Kosten 7 4 Marktconsultatie Inleiding Vorm en werkwijze Thema s en vragen Optimalisatie van dienstverlening & keten Contractmodel & prijsmodel Wendbaarheid & flexibiliteit Innovatie & co-creatie Informatiemanagement & performance management Overgangsfase 11 5 Bijlage 1 Participatieformulier marktconsultatie 12 2

3 1 Introductie 1.1 Aanleiding Enexis heeft momenteel haar facilitaire activiteiten integraal uitbesteed aan AAFM middels het zogenaamde IFMuitbestedingsmodel. De overeenkomst met AAFM loopt af en Enexis is gestart met de voorbereiding van een aanbesteding. Voorafgaande aan de voorbereidingen voor de Europese aanbesteding van IFM-diensten, wenst Enexis een marktconsultatie laten plaatsvinden. Hiermee wil het Enexis inzichten en adviezen verkrijgen van marktpartijen ten aanzien van de Europese aanbesteding. De marktconsultatie dient ter voorbereiding van de uiteindelijke Europese aanbesteding van IFM-diensten. De resultaten van de marktconsultatie kunnen worden meegenomen in de verdere uitwerking van het Programma van Eisen en de aanbestedingsprocedure. 1.2 Leeswijzer In hoofdstuk 2 is achtergrondinformatie over Enexis opgenomen. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 verder ingegaan op de procedure omtrent de marktconsultatie. Uiteindelijk worden in hoofdstuk 4 de inhoud van de marktconsultatie en de daarbij behorende vraagstellingen beschreven. 3

4 2 Enexis 2.1 Algemene informatie Via een grotendeels onzichtbaar netwerk van kabels en leidingen voorziet Enexis als netbeheerder 2,7 miljoen huishoudens en bedrijven in het noorden, oosten en zuiden van het land van elektriciteit en gas, zodat zij comfortabel kunnen wonen en plezierig kunnen werken. Service en betrouwbaarheid staan daarbij voorop. Enexis houdt de tarieven zo laag mogelijk terwijl ze flink blijven investeren in het gas- en elektriciteitsnetwerk. Daarbij werken ze constant aan veiligheid en duurzame oplossingen met werknemers, en met andere bedrijven en overheden. Enexis vervult een maatschappelijke taak in deze snel veranderende samenleving met trots, vakmanschap en betrokkenheid. Missie - Iedereen wil altijd en overal energie kunnen gebruiken. - Efficiënt gebruik van energie uit steeds meer duurzame opwekking is hiervoor noodzakelijk. Visie - Wij transporteren energie, veilig, betrouwbaar, betaalbaar en klantgericht. - Samen werken we aan duurzame en verantwoorde energie, voor vandaag en morgen. Strategie - We kennen onze klanten en sluiten aan bij hun wensen ten aanzien van energie. - We werken efficiënt en zodanig dat onze netten klaar zijn voor het gevraagde transport. - We zijn energiebewust en we helpen anderen energie te besparen. Kernactiviteiten De kernactiviteiten van Enexis zijn het beheer en het onderhoud van het gas- en elektriciteitsnetwerk in Noord-, Oost- en Zuid-Nederland. Daarnaast voert Enexis ook de meetdiensten uit voor consumenten en zakelijke kleinverbruikers. Enexis kiest er voor zich te richten op deze kernactiviteiten en commerciële activiteiten die de kernactiviteiten kunnen versterken. Tot de commerciële activiteiten die de kernactiviteiten versterken, behoren bijvoorbeeld de verhuur van zakelijke meetinrichtingen en middenspanningsinstallaties, het transport van biogas en de ontwikkeling van nieuwe producten die de energietransitie bevorderen. Enexis heeft als netbeheerder een regionaal monopolie. Klanten hebben geen keuze. Enexis ziet dit als een uitdaging om zelf scherp te blijven en legt de lat voor zichzelf hoog. De maatschappelijke taak van Enexis reflecteert zich in de kernwoorden betrouwbaar, betaalbaar, klantgericht en duurzaam. 2.2 Kenmerken facilitaire dienstverlening Op dit moment heeft Enexis de facilitaire dienstverlening grotendeels uitbesteed in een IFM contract. Daarnaast zijn een aantal contracten door Enexis zelf gecontracteerd. De totale coördinatie van dienstverlening, inclusief de eigen contracten van Enexis vindt plaats door de IFM dienstverlener. 4

5 De dienstverlening vindt plaats op alle locaties van Enexis. Deze ruim 20 locaties zijn verspreid over Noord, Oost en Zuid Nederland. Enexis heeft in totaal ongeveer medewerkers. De regieorganisatie van Enexis is beperkt in omvang en is verantwoordelijk voor onder andere strategisch klantmanagement, contractmanagement, business control en innovatie. 3 Procedure en voorwaarden 3.1 Doel marktconsultatie Ter voorbereiding op de op te starten Europese aanbestedingsprocedure wenst Enexis een vrijblijvende marktconsultatie uit te voeren. Het doel van de marktconsultatie is het verkrijgen van kennis, inzichten en advies van marktpartijen die kunnen worden meegenomen in de verdere uitwerking van de uitvraag. 3.2 Informatie uitwisseling Communicatie over deze marktconsultatie dient bij voorkeur schriftelijk, per , te geschieden onder vermelding van Marktconsultatie aanbesteding IFM aanbesteding Enexis,. Alle communicatie met betrekking tot deze marktconsultatie verloopt via de volgende contactpersoon: Charlotte van Aken, charlotte.van.aken@enexis.nl, Voor een eenduidige communicatie met de deelnemers wenst Enexis de communicatie met de deelnemers aan de marktconsultatie te laten verlopen via een vast contactpersoon. Naam, adres, telefoonnummer en adres van de contactpersoon van de deelnemende marktpartij dient op het participatieformulier (Bijlage 2) vermeld te worden. 3.3 Procedure Vorm en werkwijze Enexis kiest ervoor om voor deze marktconsultatie een beperkt aantal marktpartijen uit te nodigen. Alle deelnemende marktpartijen verkrijgen als voorbereiding, via voorliggend document, dezelfde informatie en aan alle deelnemende marktpartijen worden dezelfde vragen gesteld. Deze uitnodiging wordt tegelijk met het versturen naar de uitgenodigde partijen ook op TenderNed ter kennisgeving gepubliceerd. De volgende marktpartijen zijn, in willekeurige volgorde, uitgenodigd om deel te nemen aan de marktconsultatie: - Dolmans Facility Management - VINCI Facilities - Sodexo - Johnson Controls - D&B The Facility Group Om voldoende in de gelegenheid te worden gesteld om, waar relevant, een inhoudelijke verdieping plaats te laten vinden is gekozen voor één-op-één bijeenkomsten tussen vertegenwoordigers van Enexis en de verschillende marktpartijen. Marktpartijen wordt gevraagd in de vorm van een presentatie en gesprek in te gaan op de vraagstelling van Enexis. De ontvangen reacties worden volledig geanonimiseerd vastgelegd in een marktconsultatieverslag. Het doel van de marktconsultatie is om generieke kennis over ontwikkelingen in de IFM markt op te halen. De bijeenkomst is om die reden nadrukkelijk niet bedoeld voor het geven van een bedrijfspresentatie. 5

6 3.3.2 Planning Voor de marktconsultatie hanteert het Enexis de volgende planning. Nr. Datum Procedurestappen tot 23- Benadering marktpartijen Versturen uitnodiging tot deelname aan marktconsultatie Tot 12:00 uur indienen van het Participatieformulier Bijeenkomsten marktconsultatie De planning is opgesteld op basis van huidige inzichten. Enexis behoudt zich het recht voor om de planning bij te stellen. 1. Benaderen marktpartijen Enexis benadert marktpartijen om ze uit te nodigen voor deelname aan de marktconsultatie en data af te stemmen. 2. Versturen uitnodiging tot deelname aan marktconsultatie Marktpartijen ontvangen de uitnodiging tot deelname aan de marktconsultatie. 3. Indienen participatieformulier Marktpartijen wordt gevraagd het Participatieformulier ingevuld (Bijlage 1) te retourneren uiterlijk voor de gestelde datum en tijd. 4. Beantwoording vragen via marktconsultatie In de periode van tot en met vinden de bijeenkomsten voor de marktconsultatie plaats. Zoals eerder aangegeven maakt Enexis daarvoor gebruik van één-op-één bijeenkomsten waarbij elke marktpartij afzonderlijk in de gelegenheid wordt gesteld om antwoorden te presenteren en nader toe te lichten. Tijdens de bijeenkomst marktconsultatie hebben vertegenwoordigers van Enexis de gelegenheid tot het stellen van verdiepingsvragen of te vragen naar een nadere uitleg. Voor elke bijeenkomst is een tijdsduur van 1,5 uur gereserveerd. Marktpartijen worden nader geïnformeerd inzake de locatie. In ieder geval is elke ruimte voorzien van een beamer en computer (geschikt voor USB-stick). 5. Publicatie geanonimiseerd verslag Enexis stelt na afloop van alle bijeenkomsten met marktpartijen een geanonimiseerd marktconsultatieverslag op. Dit marktconsultatieverslag wordt voor alle potentiele marktpartijen beschikbaar gesteld bij de aankondiging van de Europese aanbesteding op TenderNed. Uitgangspunt hierbij is dat alle partijen met gelijke informatie starten. Het al dan niet deelnemen aan de marktconsultatie heeft nadrukkelijk geen invloed op de positie van marktpartijen bij een eventuele Europese aanbestedingprocedure. Namens Enexis participeren de volgende functionarissen in de marktconsultatie: Functie Facilitair Directeur Contractmanager (2x) Inkoper Facilitair specialist (optioneel) FM Business Partner Extern adviseur Europese aanbesteding Extern adviseur Europese aanbesteding 6

7 3.4 Voorwaarden Aanbesteding Benadrukt wordt dat de marktconsultatie op geen enkele wijze onderdeel uitmaakt van de later op te starten Europese aanbestedingsprocedure. Deelname aan de marktconsultatie is geheel vrijwillig en vrijblijvend en heeft op geen enkele wijze gevolgen voor een eventuele deelname aan de Europese aanbesteding die zal worden gestart. Verder kunnen de gegevens die verstrekt worden tijdens de Europese aanbesteding afwijken van de in het kader van deze uitnodiging verstrekte gegevens Transparantie Enexis hecht veel waarde aan een transparant proces. Nadrukkelijk is het niet de bedoeling om deelnemende marktpartijen aan de marktconsultatie te bevoordelen of niet-deelnemende partijen op achterstand te plaatsen. Vanuit dit perspectief zullen als onderdeel van de Europese aanbesteding alle documenten met betrekking tot de marktconsultatie aan alle potentiële aanbieders ter beschikking worden gesteld. Daartoe behoren in ieder geval: de uitnodiging tot deelname aan de marktconsultatie; het geanonimiseerde verslag van de marktconsultatie Voortijdige beëindiging of wijziging procedure Enexis behoudt zich het recht voor om de marktconsultatie en/of de nu voorgenomen Europese aanbesteding geheel of gedeeltelijk te stoppen, of de marktconsultatie en/of de nu voorgenomen Europese uitbesteding op een andere vorm in te richten. Marktpartijen hebben in voorkomende situaties geen recht op vergoeding van kosten of andere schade in welk zin dan ook Vertrouwelijkheid De marktconsultatie en alle door Enexis verstrekte documenten dienen door deelnemers vertrouwelijk te worden behandeld. Documenten mogen slechts aan die medewerkers en adviseurs worden getoond die een rol vervullen in de marktconsultatie c.q. het beantwoorden van de gestelde vragen. Deze vertrouwelijkheid dient ook bewaard te blijven na afloop van de marktconsultatie. Uiteraard zal Enexis ook vertrouwelijk omgaan met de door de deelnemende marktpartijen aangeleverde informatie. Gegevens worden alleen gedeeld in het op te stellen geanonimiseerd marktconsultatieverslag Kosten Er wordt geen vergoeding verstrekt voor deelname aan de marktconsultatie. 7

8 4 Marktconsultatie 4.1 Inleiding Enexis bereidt zich voor op een complexe en omvangrijke Europese aanbesteding met betrekking tot IFM (Integrated Facility Management) dienstverlening. In de voorbereiding op deze Europese aanbesteding wenst Enexis kennis, ervaring en adviezen van marktpartijen te betrekken en in overweging te nemen bij besluitvorming en het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. Enexis heeft zes belangrijke thema s vastgesteld voor de marktconsultatie. Vragen zijn rondom deze thema s geclusterd. De thema s zijn: 1. Optimalisatie van dienstverlening & keten 2. Contractmodel & prijsmodel 3. Wendbaarheid & flexibiliteit 4. Innovatie & co-creatie 5. Informatiemanagement & performance management 6. Overgangsfase In het vervolg van dit hoofdstuk is eerst nog een nadere toelichting opgenomen op de vorm en werkwijze van de marktconsultatie. Vervolgens wordt per thema een korte toelichting gegeven en zijn vragen geformuleerd. 4.2 Vorm en werkwijze In hoofdstuk 3 is een beknopte toelichting gegeven op de vorm en werkwijze. Daarnaast is de planning van de marktconsultatie toegelicht. Aanvullend op deze toelichtingen wordt hieronder nader ingegaan op vorm en inhoud van de beantwoording van de vragen. Presentatie Marktpartijen wordt gevraagd in de vorm van een presentatie de door Enexis gestelde vragen te beantwoorden (zie hieronder) en nader toe te lichten. We vragen de marktpartijen om op alle thema s in te gaan. Tijdens de presentatie hebben vertegenwoordigers van Enexis de gelegenheid tot het stellen van verdiepingsvragen of te vragen naar een nadere uitleg. U bent niet verplicht om op alle vragen in te gaan. Nadrukkelijk is de marktconsultatie niet bedoeld voor: een introductie en kennismaking met de marktpartijen; het inwinnen van meer gegevens en achtergrondinformatie van Enexis en/of ambities en doelstellingen ten aanzien van de aanbestedingsprocedure. 8

9 4.3 Thema s en vragen Optimalisatie van dienstverlening & keten Enexis krijgt graag inzicht in de mate waarin het mogelijk is dienstverlening te integreren, tot welke voordelen dit kan leiden maar ook welke aandachtspunten u ziet. Ketenintegratie 1. Welke oplossingen zijn er in de markt die zorgen voor optimalisaties in de keten en tot welke opbrengsten leidt dit? 2. Welke succesfactoren dragen hier aan bij? 3. Welke besturingsmodellen hanteert de markt om aan ketenintegratie invulling te geven? (bijvoorbeeld self-performing, ketenoverleg en samenwerking tussen onderaannemers etc.) 4. Hoe wordt in de aanbesteding en in het contract het beste geborgd dat integratie en afstemming in de keten met onderaannemers plaatsvindt? 5. Enexis FM heeft een aantal dienstverleners zelf gecontracteerd. Hoe organiseren IFM partijen integratie en afstemming met contractpartners van Enexis en de regieorganisatie van Enexis? 6. Wat hebben IFM partijen van een opdrachtgever nodig om de dienstverlening in de keten te optimaliseren? 7. Hoe organiseren IFM partijen samenwerking met andere dienstverleners in de organisatie (IT, HR, Marketing&Communciatie)? 8. Welke ervaringen hebben marktpartijen met de hiervoor genoemde samenwerking en tot welke oplossingen in de markt leidt dit (technisch dan wel organisatorisch)? Klantmanagement 9. Wat is naar uw mening en ervaring een succesvolle inrichting van klantmanagement in een IFM contract? Wie communiceert met wie en waarover? Specifiek hierbij is relevant de afbakening en/of samenwerking tussen de provider en de regieorganisatie. 10. Welke succesfactoren dragen bij aan goed klantmanagement in een IFM situatie? 11. Welke invulling en/of bijdrage van de opdrachtgeverskant (regieteam en interne klant) vereist dit? Kwaliteit dienstverlening 12. De IFM-markt kent partijen die zich specialiseren in soft-services óf in hard services. Ook zijn er partijen die beide disciplines kunnen aanbieden. a. In welke mate is de IFM-markt in staat om op beide gebieden marktconforme dienstverlening te leveren? b. Welke succesfactoren dragen hiertoe bij? c. Wat hebben IFM-partijen van een opdrachtgever nodig om beide disciplines binnen een geintegreerd contract succesvol te managen? Contractmodel & prijsmodel Enexis FM heeft gekozen voor een besturingsmodel met een hoge knip en wil zich vooral focussen op haar kernactiviteiten. Ook ziet Enexis FM het belang in van het benutten van de expertise in de markt om de dienstverlening continu te laten aansluiten op ontwikkelingen in de organisatie en de markt. Contractmodel 1. Welke contractmodellen zijn geschikt voor de opdracht en scope die Enexis in de markt uitvraagt? 2. Wat zijn voor- en nadelen van deze modellen? 3. Wat zijn succesfactoren waardoor het model goed functioneert? Indien mogelijk wordt u verzocht op basis van de beperkte gegevens een advies te geven aan Enexis inzake het contractmodel. Prijsmodel 1. Welke prijsmodellen zijn geschikt voor de opdracht en scope die Enexis in de markt uitvraagt? 2. Wat zijn de voor- en nadelen van de modellen? Indien mogelijk wordt u verzocht op basis van de beperkte gegevens een advies te geven aan Enexis inzake het prijsmodel. 9

10 Enexis is in de marktconsultatie op zoek naar een robuust prijsmodel waarin de dienstverlening door de IFM partij op een voor beide partijen winstgevende manier beprijsd wordt. Indien mogelijk en gewenst krijgen wij graag inzicht wat voor u een geschikte manier zou zijn om te dienstverlening te laten beprijzen in de aanbesteding zodat u een goede business case heeft de komende jaren en wij een concurrende prijs kunnen uitvragen. Zie ook thema met betrekking tot de benodigde robuustheid Wendbaarheid & flexibiliteit Enexis opereert in een markt waarin men niet goed kan voorspellen op welke manier zij haar activiteiten in de toekomst uitvoert. Daarnaast vindt Enexis FM het, gezien de variatie aan gebouwen en klanten, van belang dat met de facilitaire dienstverlening ingespeeld kan worden op veranderende vraag en mogelijk specifieke behoeften van vestigingen. 1. Hoe kan in een IFM contract wendbaarheid en flexibiliteit op een goede manier georganiseerd worden? Benoem hierbij in ieder geval: a. Op- en afschalen van dienstverlening op locaties (volumes) b. Wijziging in service levels c. Wijzigen van de dienstverleningsoplossing of het geleverde concept 2. Welke ontwikkelingen zijn in de IFM markt te benoemen waarbij inzet van lokale leveranciers bijdraagt aan verbinding op locatie en/of wendbaarheid van de dienstverlening? 3. Welke oplossingen bieden IFM partijen in de markt aan als het gaat om flexibilisering van overleg en werkplekomgevingen (bijvoorbeeld off-site voorzieningen)? Innovatie & co-creatie Enexis benut graag de expertise uit de markt en ziet de markt als een belangrijke speler voor het continu vernieuwen en verbeteren van de dienstverlening voor haar eindgebruikers. Daarnaast vindt Enexis het van belang dat innovaties en doorontwikkeling van dienstverlening in co-creatie met de organisatie, klanten en eindgebruikers gebeurt. Een innovatie ontstaat uit co-creatie met degenen die het moeten gebruiken. 1. Op welke manieren wordt binnen IFM dienstverlening aandacht besteed aan continue innovatie en tot welke opbrengsten leidt dit? 2. Hoe zorgen marktpartijen er voor dat innovaties voldoende aansluiten bij de organisatie en klanten? Hoe geven marktpartijen invulling aan co-creatie en tot welke opbrengsten leidt dit? 3. Hoe zorgen IFM partijen er voor dat er verbinding ontstaat tussen alle stakeholders in het initiëren en lanceren van innovaties? (van inkoop, tot eindgebruiker, tot regieteam, tot leveranciers)wat heeft een IFM partij van de opdrachtgever nodig om invulling te geven aan innovaties? Informatiemanagement & performance management Enexis vindt het van belang dat (stuur)informatie bijdraagt aan de strategische doelen en thema s van de organisatie. Daarnaast vindt Enexis het belangrijk dat informatiemanagement actief bijdraagt aan het verbeteren en ontwikkelen van de dienstverlening. 1. Wat is een moderne vorm van informatie- en performance management waarbij de opdrachtgever voldoende zicht heeft op: a. Kwaliteit van dienstverlening b. Financiële performance c. Compliance met wet- en regelgeving d. Tevredenheid opdrachtgever en eindgebruikers 2. Welke systemen worden toepast en ga daarbij in op de volgende aspecten: a. eigenaarschap systemen en data; b. investeringen; c. toegang tot data d. koppeling met andere systemen binnen Enexis 10

11 3. Wat is naar uw mening een succesvolle taak- en rolverdeling? Wie is waarvoor verantwoordelijk en verzorgt welke taken? Aandachtspunten zijn: a. Systeemkeuze b. Inrichten systemen c. Uitvoeren audits / metingen d. Reviews en verbetervoorstellen Overgangsfase Enexis hecht waarde aan een goede overgang tussen de zittende en eventueel nieuwe provider. 1. Welke succesfactoren zijn van belang in de overgang van zittende naar nieuwe provider (van voorbereiding, tot implementatie, tot afwikkeling)? Ga in op: - processtappen - waarborgen van continuïteit in processen en kwaliteit - communicatie en verwachtingsmanagement naar klanten en eindgebruikers 2. Hoeveel tijd adviseert u in acht te nemen om een goede overgang te realiseren? Wat zijn lessons learned, valkuilen of andere risico s om in dit proces mee te nemen? 3. Reikwijdte overgang van onderneming. Wat is gebruikelijk ten aanzien van de overgang van onderneming? 11

12 5 Bijlage 1 Participatieformulier marktconsultatie Dit formulier is als apart Word-bestand toegevoegd. 12