TYPE AUTOMATISCH DAGPRIJSDOSSIER "2003" VERSIE 1.0 DECEMBER 2003

Transcriptie

1 TYPE AUTOMATISCH DAGPRIJSDOSSIER "2003" VERSIE 1.0 DECEMBER

2 INHOUDSTABEL. 0. WIJZIGINGEN T.O.V. VORIGE VERSIE INLEIDING AUTOMATISCH DOSSIER BELANGRIJKE VOORAFGAANDE OPMERKINGEN WIJZIGINGEN TEN OPZICHTE VAN HET DAGPRIJSJAAR LOGISCHE STRUCTUUR VAN DE GEGEVENS Algemeen Methode om gegevens in te dienen INHOUD VAN DE FICHES De 100-fiche De 500-fiche De 901-fiche De 903-fiche De 904-fiche OVERDRACHT VAN DE GEGEVENS Formaatbeschrijving van de verschillende fiches De structuur van de verschillende fiches Technische informatie voor het versturen van het dagprijsdossier VERWERKING BIJLAGE 1 MOGELIJKE VOORBEELDEN BIJLAGE 2 MOGELIJKE VOORBEELDEN VAN FOUTEN IN HET TYPE DAGPRIJSDOSSIER BIJLAGE 3 HANDLEIDING CONVERSIEMODULE VERSIE OPSTARTEN CONVERSIEMODULE ZIPPEN EN ENCODEREN DECODEREN EN UNZIPPEN

3 0. WIJZIGINGEN T.O.V. VORIGE VERSIE. Nihil

4 1. INLEIDING. In het licht van de geautomatiseerde dagprijsberekening dienen verschillende soorten gegevens uitgewisseld te worden tussen enerzijds de voorziening en anderzijds het V.F.S.I.P.H. Figuur 1.1 brengt de informatiestromen in kaart. De voorziening Kosten Dagprijsjaar Tewerkstelling, Prestatiestaten & Pot Open Uren Vragen & Antwoorden Beheer Extra Gegevens Dagprijs Controle Formaat, Inlezen in Databank Beheer Vragen & Antwoorden OK? Foutenlijst Berekening Dagprijs Rapport berekening dagprijs Het V.F.S.I.P.H. Figuur 1.1 Informatie-uitwisseling tussen de voorziening en het V.F.S.I.P.H

5 De gegevens worden deels automatisch, deels manueel uitgewisseld. Men spreekt van het automatisch, respectievelijk manueel dagprijsdossier. Deze bevatten 4 soorten gegevens : Tewerkstellingsgegevens en prestatiestaten (automatisch dagprijsdossier). De tewerkstellingsgegevens en prestatiestaten worden over het Internet in het vooropgestelde formaat naar het V.F.S.I.P.H. verstuurd. Eerst wordt gecontroleerd of het formaat van de doorgestuurde gegevens werd gerespecteerd. Indien dit niet zo is wordt een gedetailleerde foutenlijst via Internet teruggestuurd. Indien de gegevens programmatorisch in orde zijn, wordt er automatisch een anciënniteitenlijst per mail naar de instelling verzonden. Belangrijk: deze lijst moet goed nagekeken worden in de instelling en volledig overeenstemmen met de PPR-gegevens. Vergeet niet de juistheid van de gegevens te bevestigen per mail. De datum van bevestiging bepaalt de afhandeling van het dossier. De pot open uren (automatisch dagprijsdossier). Omdat in de eerste fase de koppeling tussen PPR en DAGPRIJZEN niet gerealiseerd wordt, moeten de instellingen de uren - die mogen vervangen worden vanaf de 1ste dag, m.a.w. afwezigheidsuren ziekte 1ste dag en arbeidsongeval gewaarborgd loon - doorgeven via het 904-record, zijnde de pot open uren. Deze zullen gebruikt worden om het plafond per functiegroep te verhogen. De kosten in het dagprijsjaar (manueel dagprijsdossier). Tenslotte dient men op het V.F.S.I.P.H. nog gegevens omtrent de kosten van de instelling te kennen. Deze moeten manueel naar het Vlaams fonds gestuurd worden. Deze kosten worden in rekening gebracht bij de berekening van de definitieve dagprijs. Eenmaal deze gegevens op het V.F.S.I.P.H. gekend zijn, kan de berekening van de dagprijs gestart worden. Na de berekening worden de resultaten teruggestuurd in de vorm van een voorlopige cd-rom. Binnen de 15 werkdagen (postdatum) kan u per aangetekend schrijven een herwerking van de gegevens aanvragen. Na ontvangst van uw aangetekend schrijven, hebt u nog één maand om éénmalig verbeteringen in te dienen. Indien er binnen de 15 werkdagen na de betekening van de voorlopige cd-rom geen aanvraag per aangetekend schrijven wordt ingediend, zal deze dagprijs u automatisch betekend worden, waarna er geen aanpassing meer mogelijk is. Een herziening na de betekening van het dagprijsdossier kan enkel gebeuren in het geval de onderhoudsdagen niet overeenstemmen met de kostenstaten

6 2. AUTOMATISCH DOSSIER Belangrijke voorafgaande opmerkingen. 1. Alle bedragen MOETEN in EUROCENT uitgedrukt worden. 2. Wij bevestigen nogmaals dat de plaatsingsdiensten de loon- en weddegegevens ook automatisch MOETEN doorsturen. 3. Instellingen afhankelijk van de openbare besturen kunnen voor dagprijsjaar 2003 de loongegevens eventueel nogmaals manueel overmaken. Wij dringen erop aan dat dit toch zoveel mogelijk geautomatiseerd zal gebeuren. 4. De loon- en weddegegevens MOETEN globaal per instelling worden doorgegeven. 5. Zoals voor de vorige dagprijsdossiers zijn enkel de 100-, 500-, 901-, 903- en 904-fiches noodzakelijk voor het berekenen van de definitieve dagprijs. 6. Een foutenlijst in volgorde van het rijksregisternummer zal afgeleid worden van de loongegevens zoals ze overgemaakt worden. Op deze foutenlijst worden 2 soorten fouten onderscheiden: Fouten naar het formaat toe. Fouten naar inhoud toe. 7. Alle prestaties MOETEN steeds in UREN opgegeven worden. 8. De effectief gepresteerde uren aan 100 % en de betaalde gelijkgestelde afwezigheidsuren betaald aan 100 % MOETEN samen onder effectief gepresteerde uren aan 100 % gezet worden. 9. De uren gelijkgestelde afwezigheid en arbeidsongeval worden nogmaals apart opgevraagd. Zij zitten reeds vervat in punt Het bedrag brutobezoldiging aan 100% en het bedrag betaald aan 100 % voor de betaalde gelijkgestelde afwezigheidsuren MOETEN samen onder bedrag brutobezoldiging aan 100 % gezet worden. 11. De prestatieduur bij geneesheren moet steeds in verhouding tot 24-sten opgegeven worden MAAR het uurstelsel dat voor de geneesheren wordt opgegeven moet 38 of 40 zijn. 12. De onderverdeling van alle uren die er moeten opgegeven worden is als volgt :, aantal fracties. Er worden dus FRACTIES gevraagd, er is dus geen omzetting naar minuten nodig. 13. Per gewerkte maand of per maand waarin er voor het personeelslid nog uitbetalingen gedaan werden, of per maand waarin er gelijkgestelde uren en/of niet-gelijkgestelde uren

7 vermeld staan moet er een 903-fiche opgesteld worden. Voor de maanden waarin nog uitbetalingen gedaan werden (vakantiegeld of eindejaarspremie) MOETEN de data in-/uitdienst contract en aanvang en einde karakteristieken van de laatste tewerkstelling vermeld worden. 14. RSZ- en loonregularisaties moeten gespreid worden over de maanden waarop ze betrekking hebben. 15. Zowel de "Datum in" als de "Datum uit" moeten vermeld worden in de desbetreffende maanden. Zo ook dient bij de betaling van vakantiegeld uit dienst ingeval van uitdiensttreding, de "Datum uit dienst" opgegeven te worden. 16. De gegevens dienen correct ingevuld te worden en op de juiste positie te staan. Het vakantiegeld aan 92%, het vakantiegeld onderworpen aan de RSZ en RSZ van de werkgever moeten steeds getekend zijn. Dit wil zeggen dat het bedrag voorafgegaan wordt door een + of een - teken (ook wanneer dit bedrag gelijk is aan nul!). Dit + of - teken MOET in de 1e van de 7 posities staan (vb ). 17. Er moet een correlatie bestaan tussen : de uren (A-C-D-E-F-FO-H-I-uren), het urenstelsel van de afdeling/functie/contract (zoals vermeld in de CAO) en gekend op het V.F.S.I.P.H. (PPR), de prestatieduur, 5- of 6-dagenweek. 18. Handarbeiders : een overschakeling naar een 38-uren-week mag geen meeruitgave betekenen. In dergelijke situatie mag men m.a.w. geen 40-uren-week opgeven en het uurloon uitbetalen van de 38-uren-week, dit zou immers leiden tot een foutieve berekening van de lonen. 19. Het vakantiegeld uit dienst dient vermeld te worden in de rubriek "Vakantiegeld uit dienst" en niet in de rubriek "Vakantiegeld". 20. De rubriek "Bedrag vakantiegeld R.S.Z." slaat op het enkelvoudig vakantiegeld op het variabel loon. Het volledig uitbetaald bedrag aan patronale lasten moet ondergebracht worden bij "R.S.Z.-werkgever". 21. Bedienden : de uren verlof waarvoor loon uitbetaald werd mogen niet vermeld worden bij het "vakantiegeld". Een betaald gelijkgestelde uur komt bij het loon en niet bij vakantiegeld. De uren verlof dienen eveneens vermeld te worden onder A-uren. 22. Uren dienen genoteerd te worden in de correcte rubriek. Bvb. De uren gewaarborgd loon bij arbeidsongevallen moeten ondergebracht worden bij de 'Auren' en nogmaals apart als 'K-uren', en het bedrag ervan bij het 'Brutobedrag'. De uren 2 de, 3 de en 4 de week arbeidsongevallen moeten ondergebracht worden bij de 'Duren' en het bedrag ervan bij 'Bedrag 2 de, 3 de en 4 de week arbeidsongeval'

8 23. De opgave van de uren en uitbetaling van de opgenomen verlofdagen in 2003 in het kader van de CAO dd. 15/06/1998, moet vermeld worden bij de A-uren en het bruto bedrag. 24. De uren (I-uren) en het bedrag educatief verlof MOETEN beide ingevuld worden indien men opteert om de titularis educatief verlof NIET te laten opnemen in het dagprijsdossier. 25. De uit te betalen feestdagen (30 dagen na uitdiensttreding) dienen vermeld te worden in de maanden waarin deze feestdagen vallen. 26. Personeelsleden die niet ten laste van het Vlaams Fonds vallen mogen niet vermeld worden op de loongegevens. Er mag geen opgave gedaan worden, noch van gepresteerde uren noch van prestatieduur. 27. Vervangende personeelsleden die aangeworven zijn in het kader van vrijstelling van arbeidsprestaties voor 45-plussers, toekenning van een subsidie voor management, vorming en bijkomend conventioneel verlof mogen niet vermeld worden op de loongegevens. Er mag geen opgave gedaan worden, noch van gepresteerde uren noch van prestatieduur. 28. De gepresteerde, gelijkgestelde en niet-gelijkgestelde uren van de handarbeiders (A) moeten in verhouding staan met de prestatieduur (5 of 6 dagen week) Voorbeeld: 19/38: geen volledige prestatie (38/38) in uren opgeven

9 2.2. Wijzigingen ten opzichte van het dagprijsjaar Vervanger tijdskrediet (VLB) is afgeschaft In de plaats opgave van vervanging ontslagvergoeding (OZV) (p. 21) Ook vaderschapsverlof geldt als gelijkgestelde afwezigheid (p.23) Militaire dienst afgeschaft als F0 (p.23) De nachtvergoeding wordt nu gegroepeerd over alle personeel. Het onderscheid verplegend/niet verplegend is afgeschaft (p. 26) De uren opzegperiode en het bedrag aan ontslagvergoeding zijn ingevoerd (p. 26) Vervanging tijdskrediet door ontslagvergoeding zonder vervanging in fiche 903 (p.31) In fiche 904: vervanging nachtvergoeding verplegend personeel door onstslagvergoeding zonder vervanging met uitbreiding veldlengte bedrag van 5 naar 6 posities en bijgevolg positieaanpassingen 198 t/m 253. Reductie veldlengte bedrag halftijds- of brugpensioen van 7 naar 6 posities (p. 33)

10 2.3. Logische structuur van de gegevens Algemeen. De gegevens werden logisch opgedeeld in verschillende soorten fiches. Elk soort fiche heeft een nummer toegekend gekregen. 100-Fiche De fiche dient om de instelling en het dagprijsjaar aan te duiden. 500-Fiche De fiche dient om het begin en het einde van een dagprijsperiode aan te geven per afdeling binnen de instelling. De dagprijsperiode van de afdeling wijzigt wanneer er een erkenningswijziging heeft plaatsgevonden in het midden van een dagprijsjaar, zoniet is er slechts 1 fiche per afdeling noodzakelijk (van 01/01/XXXX tot 31/12/XXXX). De begindatum van de dagprijsperiode moet steeds de eerste dag van de maand zijn met uitzondering van een nieuwe instelling. Opmerking : een erkenningswijziging van een afdeling wordt niet langer aangegeven door het nummer van de afdeling te wijzigen per periode! 901-Fiche Deze fiche bevat de identificatiegegevens (naam, voornaam,...) van een personeelslid. Er moet slechts 1 fiche 901 opgemaakt worden per personeelslid opgenomen binnen de instelling. 903-Fiche Deze fiche bevat een aantal functiegegevens van het personeelslid, uitgesplitst per maand, per functie en per afdeling. 904-Fiche Deze fiche bevat alle loon- of weddegegevens van een personeelslid, uitgesplitst per maand

11 Methode om gegevens in te dienen. De loon- en weddegegevens mogen niet uitgesplitst worden per afdeling, maar MOETEN globaal per instelling opgesteld worden. Afdelingen die een wijziging van erkenning hebben in de loop van dit dagprijsjaar, worden beschouwd als één afdeling. Per bundel gegevens krijgt men de volgende frequenties voor de verschillende fiches : 100-fiche : 1 fiche per instelling 500-fiche : zoveel fiches als er afdelingen en dagprijsperiodes zijn 901-fiche : 1 fiche per personeelslid 903-fiche : zoveel fiches als er maanden zijn waarin het personeelslid in dienst was en/of een uitbetaling gebeurd is (per functie per afdeling). Bij wijzigingen binnen de afdeling, zoals veranderingen van de prestatieduur of wederindiensttredingen in de loop van de maand wordt een nieuwe fiche aangemaakt. Deze fiche dient herhaald te worden per maand, per afdeling en per functie binnen de afdeling (en per wijziging binnen de afdeling). 904-fiche : zoveel fiches als er maanden zijn waarin het personeelslid in dienst was en/of een uitbetaling gebeurd is. Volgorde der fiches : 100-fiche Begin dossier 500-fiche Begin afdelingen fiche Begin eerste personeelslid 903-fiche fiche fiche Begin tweede personeelslid 903-fiche fiche fiche Begin laatste personeelslid 903-fiche fiche

12 Inhoud van de fiches De 100-fiche. identificatienummer van de fiche = 100 NR INSTELLING DAGPRIJSJAAR MEER DAN 10 WERKNEMERS = code om aan te duiden welk percentage voor de RSZaangifte moet genomen worden (percentage minder dan 10 werknemers of percentage meer dan 10 werknemers). Mogelijke waarde : J of N De 500-fiche. TE HERHALEN PER AFDELING EN PER DAGPRIJSPERIODE!!! identificatienummer van de fiche = 500 NR INSTELLING AFDELINGSNR = Het afdelingsnummer op de 500-fiche moet altijd ingevuld worden. De volgende waarden zijn toegestaan : 101 Internaat 201 Semi-Internaat 301 Dagcentrum 401 Observatiecentrum 501 Tehuis Werkenden 601 Tehuis Niet-Werkenden 701 Tehuis Kort Verblijf 801 Plaatsingsdienst 901 Nursingtehuis BEGINDATUM DAGPRIJSPERIODE (in de vorm van ddmmjjjj) EINDDATUM DAGPRIJSPERIODE (in de vorm van ddmmjjjj)

13 De 901-fiche. identificatienummer van de fiche = 901 RIJKSREGISTERNUMMER PERSONEELSLID Het rijksregisternummer van het personeelslid MOET ingevuld worden. NAAM PERSONEELSLID VOORNAAM PERSONEELSLID ADRES PERSONEELSLID : STRAAT NR POSTNR GEMEENTE GEBOORTEDATUM PERSONEELSLID De geboortedatum dient ingevuld te worden in de vorm ddmmjjjj. PERSONEELSIDENTIFICATIE Verplicht in te geven. Op basis van deze identificatie zullen de personeelsleden getoond worden op lijsten. Dit kan het vroegere COI-volgnr zijn of een personeelsnummer door de instelling zelf toegekend. Het is noodzakelijk dat de laatste positie van dit veld wordt ingevuld, zodat het raadzaam is om de voorziene 10 posities volledig te benutten door dit veld rechts te alligneren

14 De 903-fiche. TE HERHALEN PER MAAND, PER AFDELING EN PER FUNCTIE EN BIJ IEDERE WIJZIGING BINNEN EEN AFDELING!!! identificatienummer van de fiche = 903 NR INSTELLING (zie 100-fiche) RIJKSREGISTERNUMMER PERSONEELSLID (zie 901-fiche) FUNCTIEVOLGNR Dit is het volgnummer dat de verschillende functies van een werknemer eventueel kan onderscheiden ('000' is ook een geldig volgnummer). Een bepaalde werknemer kan verschillende volgnummers hebben indien hij/zij verschillende functies heeft en bepaalde prestaties aan één specifieke functie moeten toegewezen worden. Dit volgnummer moet dan over het ganse jaar aan deze functie gekoppeld blijven. AFDELINGSNR = Het afdelingsnummer op de 903-fiche moet altijd ingevuld worden. 101 Internaat 201 Semi-Internaat 301 Dagcentrum 401 Observatiecentrum 501 Tehuis Werkenden 601 Tehuis Niet-Werkenden 701 Tehuis Kort Verblijf 801 Plaatsingsdienst 901 Nursingtehuis MAAND = verplicht in te vullen URENSTELSEL = urenstelsel van het contract/functie/afdeling Mogelijke waarde = 3800 of 4000!! Deze waarden gelden ook voor geneesheren!! (zie pag. 6: ) SOORT WEEK = om aan te geven of de persoon in de 5- of in de 6-dagen week werkt. Mogelijke waarde : 5 = 5-dagenweek 6 = 6-dagenweek FUNCTIE = functie van het personeelslid Boekhouder klasse I 010 Econoom klasse I (met diploma of eindgetuigschrift van 011 economisch of technisch hoger onderwijs) Opsteller klasse I 012 Boekhouder klasse II

15 Directeur bedden bedden bedden bedden bedden 050 Verantwoordelijke of directeur dienst plaatsing in gezinnen 055 Geneesheer omnipracticus 070 Geneesheer specialist 080 Helpster in klinisch labo 100 Kinesitherapeut A1 120 Klerk 130 Kok 150 Kopiist A3 160 Kopiist A2 170 Logopedist 180 Onderdirecteur 190 Directiemedewerker 195 Logistiek personeel klasse Logistiek personeel klasse 4 Chauffeur (loon ten laste van vervoer 211 gehandicapten) Onderhoudspersoneel categorie II 220 Onderhoudspersoneel categorie III 230 Chauffeur categorie III (loon ten laste van vervoer gehandicapten) 231 Onderhoudspersoneel categorie IV 240 Onderhoudspersoneel categorie V 250 Opsteller klasse II 260 Begeleidend en verzorgend personeel klasse III, bejaardenhelpster 270 " IIB 280 " IIA 290 " I 310 Hoofdopvoeder 320 Opvoeder groepschef 330 Orthoptist 340 Licentiaat psycholoog 350 Licentiaat pedagoog 360 Licentiaat kinesitherapie 370 Licentiaat in de criminologie 380 Maatschappelijk werker (onder sociale dienst) 390 Sociaal verpleger/verpleegster (onder sociale dienst) 395 Gezinsbegeleider categorie 14 (*) 399 Tandarts 400 Technicus elektronica A1 410 Technicus elektronica A2 420 Technicus elektronica A

16 Knutselaar apparatuur 440 Gebrevetteerde verpleger (verzorgend) 450 Verpleger A1 460 Licentiaat in de orthopedagogie 480 Assistent in de psychologie 490 Sociaal verpleegster 500 Ergotherapeut 510 Diëtist 520 Heropvoeder in de psychomotoriek 530 Orthopedist 540 Sociaal readaptatiewerk(st)er 550 Diensthoofd maatschappelijk werker 560 Diensthoofd paramedische dienst 570 Coordinator paramedische dienst 580 Logistiek personeel klasse Logistiek personeel klasse Logistiek personeel klasse 2 in dienst vanaf 1/11/ Logistiek personeel klasse Logistiek personeel klasse 3 in dienst vanaf 1/11/ Chauffeur (loon ten laste van vervoer gehandicapten) Helper in de klin.labo in dienst vanaf 1/11/ Kopiist - A3 in dienst vanaf 1/11/ Kopiist - A2 in dienst vanaf 1/11/ Technicus - elektronica in dienst vanaf 1/11/ Elektronica - technicus A2 in dienst vanaf 1/11/ Technicus - knust. Apparatuur in dienst vanaf 1/11/ Volgende functies behoren tot de norm SOCIALE DIENST : Maatschappelijk werker (onder sociale dienst) 390 Sociaal verpleger/verpleegster (onder sociale dienst) 395 Gezinsbegeleider categorie 14 (*) 399 Sociaal readaptatiewerk(st)er 550 Diensthoofd maatschappelijk werker (met verloning van barema 560 hoofdopvoeder) (*) voor de functie gezinsbegeleider (sociale dienst) worden alle diploma s in aanmerking genomen die toegang geven tot de functie van opvoeder/opvoedster klasse 1. Volgende functies behoren tot de norm PARAMEDISCH PERSONEEL : Sociaal verpleegster

17 Kinesitherapeut A1 120 Logopedist 180 Orthoptist 340 Gebrevetteerde verpleger (verzorgend) 450 Volgende functies behoren tot de norm PARAMEDISCH PERSONEEL (vervolg) : Verpleger A1 460 Ergotherapeut 510 Diëtist 520 Heropvoeder in de psychomotoriek 530 Orthopedist 540 Diensthoofd paramedische dienst (met verloning van barema 570 hoofdopvoeder) Coordinator paramedische dienst (met verloning van barema 580 opvoeder-groepschef) Volgende functie behoort tot de norm LIC/ASS. IN DE PSYCHOLOGIE : Assistent in de psychologie 490 Volgende functies behoren tot de norm LOGISTIEK PERSONEEL : Kok 150 Logistiek personeel klasse Onderhoudspersoneel categorie II 220 Onderhoudspersoneel categorie III 230 Onderhoudspersoneel categorie IV 240 Onderhoudspersoneel categorie V 250 Logistiek personeel klasse Logistiek personeel klasse Logistiek personeel klasse 2 in dienst vanaf 1/11/ Logistiek personeel klasse Logistiek personeel klasse 3 in dienst vanaf 1/11/ Volgende functies behoren tot de norm BIJZONDER PERSONEEL : Helpster in klinisch labo 100 Helper in de klin.labo in dienst vanaf 1/11/ Kopiist A3 160 Kopiist - A3 in dienst vanaf 1/11/ Kopiist A2 170 Kopiist - A2 in dienst vanaf 1/11/ Technicus elektronica A1 410 Technicus elektronica A2 420 Elektronica - technicus A2 in dienst vanaf 1/11/

18 Technicus elektronica A3 430 Technicus - elektronica in dienst vanaf 1/11/ Knutselaar apparatuur 440 Technicus - knust. Apparatuur in dienst vanaf 1/11/ Volgende functies behoren tot de norm CHAUFFEUR (loon ten laste van vervoer) : Logistiek personeel klasse 4 Chauffeur 211 Chauffeur categorie III 231 Chauffeur CONTRACTTYPE = soort contract van de werknemer Mogelijke waarde : A = arbeider B = bediende EXTRA CONTRACTTYPE = soort contract van de werknemer voor instellingen afhankelijk van de openbare besturen. Mogelijke waarde : V = Vast Benoemd N = Niet vast Benoemd (Andere instellingen: veld blanco laten) ANCIENNITEIT = de subsidieerbare anciënniteit van het personeelslid in die functie, met volgende onderverdeling (jjmm): aantal jaren aantal maanden PRESTATIEDUUR = prestatieduur per week, onderverdeeld als volgt : aantal fracties PRESTATIE EENHEID = prestatie eenheid in de maand, enkel in te vullen door de instellingen afhankelijk van openbare besturen, bv (-> 1 FTE) (-> 0,7533 FTE) (Andere instellingen: veld opvullen met nullen '00000') DATUM IN DIENST CONTRACT = datum indiensttreding in de vorm dag/maand/jaar (ddmmjjjj). in de maand waar een effectieve wijziging van de prestatieduur, de functie of de afdeling plaats had. In dit geval moeten datum indienst contract en datum aanvang karakteristieken aan elkaar gelijk zijn. in elke 903-fiche van de maand januari als het personeelslid voor januari 2003 in dienst trad

19 Voor de maanden waarin nog uitbetalingen gedaan werden (vakantiegeld of eindejaarspremie) MOETEN de data in-/uitdienst contract en aanvang/einde karakteristieken van de laatste tewerkstelling vermeld worden. DATUM UIT DIENST CONTRACT = datum uitdiensttreding, in de vorm dag/maand/jaar (ddmmjjjj) enkel in te vullen in de maand waar de werknemer effectief uitdienst gaat in deze betrekking (wijziging van functie, afdeling, prestatieduur). In dit geval moeten datum uitdienst contract en datum einde karakteristieken aan elkaar gelijk zijn. DATUM AANVANG KARAKTERISTIEKEN = datum waarop een wijziging van karakteristieken heeft plaatsgevonden. Deze moet doorgegeven worden in de vorm van dag/maand/jaar (ddmmjjjj) bij elk nieuw contract (beide data moeten aan elkaar gelijk zijn) enkel in te vullen in de effectieve maand van wijziging van een van de karakteristieken in elke 903-fiche van de maand januari als het personeelslid voor januari 2003 in dienst trad DATUM EINDE KARAKTERISTIEKEN = datum waarop een wijziging van karakteristieken heeft plaatsgevonden. Deze moet doorgegeven worden in de vorm van dag/maand/jaar (ddmmjjjj) in te vullen in de effectieve maand van wijziging van de karakteristieken (zie DATUM AANVANG KARAKTERISTIEKEN) indien de datum uitdienst van het contract is ingevuld (beide data moeten aan elkaar gelijk zijn). RSZ % = het RSZ-% waaraan de werkgever onderworpen is, incluis de vermindering. Dit veld moet getekend zijn:dit plus- of minteken moet in de eerste, meest linkse, positie staan! (zie pag. 6: ) STATUUT = Het statuut waarin de werknemer is aangeworven. G80 GESCO 8028 GES GESCO JOB Jobstudent PMK Pensioen met kinderlast PZK Pensioen zonder kinderlast NVT Niet van Toepassing ACTIVITEIT = Is de werknemer afwezig om één van de volgende redenen? AEV BGP HBG TKR OBV NVT Afwezig met educatief verlof Brugpensioen Halftijds Brugpensioen Tijdskrediet (alle vormen van tijdskrediet) Onbetaald verlof Niet van toepassing

20 WERKLOOS of AANWERVING wet lage lonen = Is de werknemer aangeworven in toepassing van de wet van 21/12/1994 banenplan of in toepassing van de wet van 22/12/1995 wet lage lonen (=activaplan)? ACP NVT Activaplan Niet van toepassing EXTRA LOON = Heeft de werknemer recht tot uitbetaling van haard- of standplaatstoelage? HRD STP NVT Haardtoelage Standplaatstoelage Niet van toepassing GEHANDICAPTE = is het personeelslid een gehandicapte tewerkgesteld binnen het personeelseffectief van uw instelling en waarvoor tussenkomst door het VLAAMS FONDS wordt gegeven? (CAO26 of Vlaamse InschakelingsPremie) C26 NVT Gehandicapte Niet van toepassing PROEF (PRF) = is het personeelslid in zijn proeftijd? Mogelijke waarde : J of N UITBETALING VAN NIET OPGENOMEN VAKANTIE-UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP (NOV) = is het personeelslid waarvoor de uitbetaling gebeurde, vervangen tijdens de betrokken periode? Mogelijke waarde : J of N NACHTWAKER (NWR) = is het personeelslid een nachtwaker? Mogelijke waarde : J of N TITULARIS EDUC. VERLOF.(TTL) = is de werknemer die van educatief verlof gebruik maakt vervangen? (enkel in te vullen indien activiteit AEV) Mogelijke waarde : J of N BEZOLD. EDUC. VERLOF (BEV) = is de bezoldiging die verschuldigd is voor de afwezigheid van de werknemer tijdens de opleiding, opgenomen in de personeelslasten die voor verrekening in de dagprijs 2003 zijn ingediend? (enkel in te vullen indien activiteit AEV) Mogelijke waarde : J of N VERVANGER EDUC. VERLOF = vervangt de werknemer een titularis die van educatief verlof gebruik maakt? VEV Vervanger educatief verlof NVT Niet van toepassing VERVANGER BRUGPENSIOEN = is het personeelslid aangeworven als vervanger van een personeelslid op brugpensioen?

21 VBP NVT Vervanger brugpensioen Niet van toepassing VERVANGER HALFTIJDS BRUGPENSIOEN = is het personeelslid aangeworven als vervanger van een personeelslid met halftijds brugpensioen? VHB NVT Vervanger halftijdsbrugpensioen Niet van toepassing ONTSLAGVERGOEDING ZONDER VERVANGING = er werd een ontslagvergoeding uitbetaald zonder dat het ontslagen personeelslid vervangen werd gedurende de equivalente opzegperiode OZV NVT Ontslagvergoeding zonder vervanging Niet van toepassing

22 De 904-fiche. TE HERHALEN PER MAAND!!! Identificatienummer van de fiche = 904 INSTELLINGSNR (zie 100-fiche) RIJKSREGISTERNUMMER PERSONEELSLID (zie 901-fiche) FUNCTIEVOLGNR (zie 903-fiche) Dit is het volgnummer dat de verschillende functies van een werknemer eventueel kan onderscheiden. MAAND Verplicht in te vullen A = effectief gepresteerde uren à 100 % + betaalde gelijkgestelde afwezigheid à 100% wettelijke feestdag gewaarborgd loon arbeidsongeval klein verlet ziekte à 100 % verlof bedienden 100 % (ook opgenomen verlofdagen CAO dd.15/06/1998) uren vrijstelling van arbeidsprestaties voor 45-plussers uren bijkomend conventioneel verlof voor leeftijdsgroep jaar onderverdeeld als volgt : C = uren ziekte (3de en 4de week) betaald aan het percentage volgens volgende criteria: voor de arbeiders met arbeiderscontract 25,88%; voor de bedienden in proefperiode 26,93%. en onderverdeeld als volgt : D = uren betaald bij arbeidsongeval (2de, 3de en 4de week) voor arbeiders met arbeiderscontract of bedienden in proefperiode, aan het percentage volgens volgende criteria: voor de arbeiders met arbeiderscontract 85,88% voor de bedienden in proefperiode 86,93% en onderverdeeld als volgt : E = gelijkgestelde afwezigheidsuren zoals : arbeidsongeval

23 ziekte wederoproeping syndicale verplichtingen betaald verlof arbeiders familiaal verlof carentiedag staking (erkend) lactatieverlof bevallingsrust uren jeugdvakantie uren vaderschapsverlof en onderverdeeld als volgt : F = niet-gelijkgestelde afwezigheidsuren die meetellen voor anciënniteitsberekening zoals: tijdskrediet ouderschapsverlof ziekte na 1 jaar en onderverdeeld als volgt : F0 = niet-gelijkgestelde afwezigheidsuren die NIET meetellen voor anciënniteitsberekening zoals : onbezoldigd verlof werkloosheid staking (niet erkend) en onderverdeeld als volgt : H = uren ziekte (2e week ziekte) betaald aan het percentage volgens volgende criteria : voor de arbeiders met arbeiderscontract 85,88%; voor de bedienden in proefperiode 86,93%. en onderverdeeld als volgt : I = uren educatief verlof onderverdeeld als volgt : Enkel in te vullen indien de werknemer gebruik gemaakt heeft van educatief verlof en de bezoldiging die verschuldigd is voor zijn afwezigheid tijdens de opleiding niet

24 opgenomen is in de personeelslasten die voor verrekening in de dagprijs 2003 zijn ingediend (alléén indien personeelslid vervangen werd). J = uren betaalde gelijkgestelde afwezigheid : gewaarborgd loon ziekte (voor opvoeders en paramedici) (zgn. pot uren en zitten ook vervat in de A-uren) onderverdeeld als volgt : K = uren betaalde gelijkgestelde afwezigheid : arbeidsongeval tijdens gewaarborgd loon (alle functies) (zgn. pot uren en zitten ook vervat in de A-uren) onderverdeeld als volgt : L = uren vrijstelling van arbeidsprestaties (45-plussers) (zie omzendbrief 09/07/2001) (zitten ook vervat in de A-uren) onderverdeeld als volgt : M = uren bijkomende conventioneel verlof (voor jarigen) (zie omzendbrief 09/07/2001) (zitten ook vervat in de A-uren) onderverdeeld als volgt : BRUTO BEDRAG = bedrag bruto bezoldiging à 100 % + bedrag voor gelijkgestelde afwezigheid à 100% Dit bedrag is de som van de bedragen die betaald werden voor de uren effectief gepresteerd aan 100 % en de uren gelijkgestelde afwezigheid à 100%. HAARD- OF STANDPLAATSTOELAGE = brutobedrag betaald voor haard- of standplaatstoelage. In het 903-record moet de code extra loon op 'HRD' of STP gezet worden. BEDRAG 3DE EN 4DE WEEK ZIEKTE = bedrag bruto bezoldiging betaald voor derde en/of vierde week ziekte voor arbeiders met arbeiderscontract en bedienden in proefperiode (cfr. C-uren). BEDRAG 2DE, 3DE EN 4DE WEEK ARBEIDSONGEVAL = bedrag betaald bij arbeidsongeval voor arbeiders met arbeiderscontract en bedienden in proefperiode (cfr. D- uren). BEDRAG 2DE WEEK ZIEKTE = bedrag betaald voor 2de week ziekte voor arbeiders met arbeiderscontract en bedienden in proefperiode (cfr. H-uren). BEDRAG EDUC. VERL. = enkel in te vullen indien de werknemer gebruik gemaakt heeft van educatief verlof en de bezoldiging die verschuldigd is voor zijn afwezigheid tijdens de opleiding niet opgenomen is in de personeelslasten die voor verrekening in de dagprijs 2003 zijn ingediend. (alleen indien personeelslid vervangen werd)

25 ZONDAGSPREST = totaal aantal uren zondagsprestaties van desbetreffende maand, onderverdeeld als volgt : BEDRAG ZONDAGPREST = bedrag van de zondagsprestaties FEESTDAGPREST = totaal aantal uren feestdagprestaties van desbetreffende maand, onderverdeeld als volgt : BEDRAG FEESTDAGPREST = bedrag van de feestdagprestaties ZATERDAGPREST = totaal aantal uren zaterdagprestaties van desbetreffende maand, onderverdeeld als volgt : BEDRAG ZATERDAGPREST = bedrag van de zaterdagprestaties AVONDPREST = totaal aantal uren avondprestaties van desbetreffende maand, onderverdeeld als volgt : BEDRAG AVONDPREST = bedrag van de avondprestaties EINDEJAARSPREMIE = bedrag van de eindejaarspremie. Uit te betalen in december of wanneer het personeelslid in de loop van het jaar uit dienst treedt, mag dit uitbetaald worden in de maand van uitdiensttreding. OVERUREN = aantal overuren van een personeelslid behorend tot het opvoedend personeel, onderverdeeld als volgt : BEDRAG OVERUREN = bedrag betaald aan de overuren VAKANTIEGELD = bedrag van het vakantiegeld niet onderworpen aan de RSZ van de werkgever (92%) (dit getal MOET voorafgegaan worden door een plus of minteken) :dit plus- of minteken moet in de eerste, meest linkse, positie staan! VAKANTIEGELD RSZ = bedrag van het vakantiegeld wel onderworpen aan de RSZ van de werkgever (dit getal MOET voorafgegaan worden door een plus of minteken) :dit plusof minteken moet in de eerste, meest linkse, positie staan! = enkelvoudig vakantiegeld op variabel loon

26 ONTSLAGVERGOEDING = in de arbeidswetgeving is de regeling mogelijk waarbij de werknemer vrijgesteld wordt van prestaties tijdens de opzegtermijn. Deze ontslagvergoeding wordt gesubsidieerd indien het ontslagen personeelslid tijdens de equivalente opzegperiode niet vervangen werd (zie 903). aantal uren equivalente opzegperiode, onderverdeeld als volgt: overeenstemmend met de opzegtermijn BEDRAG ONTSLAGVERG = bedrag van de ontslagvergoeding NACHTVERGOEDING (alle personeel) = personeel met nachtvergoeding aantal uren (op maandbasis) onderverdeeld als volgt : BEDRAG NACHTVERG (alle personeel) = bedrag van de nachtvergoeding voor het personeel PREMIE NACHTWAKER = forfaitaire premie voor de nachtwaker. Men mag niet vergeten op het 903-record de code NACHTWAKER op 'J' te zetten! NIET OPGENOMEN VAKANTIE-UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP = uren bij uitbetaling van niet opgenomen uren wegens ziekte of zwangerschap, onderverdeeld als volgt : BEDRAG NIET OPGENOMEN VAKANTIE-UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP = bedrag uitbetaling van niet opgenomen uren wegens ziekte of zwangerschap UREN NIET OPGENOMEN VAKANTIEDAGEN CAO 15/06/1998 (max. 2 dagen) = uren voor niet opgenomen verlofdagen in het kader van CAO dd.15/06/1998 wegens ziekte, tijdskrediet, zwangerschap,..., onderverdeeld als volgt : BEDRAG NIET OPGENOMEN VAKANTIEDAG CAO 15/06/1998 = bedrag voor niet opgenomen verlofdag in het kader van CAO dd.15/06/1998 wegens ziekte, loopbaanonderbreking, zwangerschap,... VAKANTIEGELD UITDIENSTTREDING (15,34%) = vakantiegeld bij uitdiensttreding In te vullen in de maand van uitbetaling. VERLOF ARBEIDER = aantal uren officieel verlof, onderverdeeld als volgt :

27 RSZ WERKGEVER = bedrag RSZ van de werkgever (dit getal MOET voorafgegaan worden door een plus of minteken) : dit plus- of minteken moet in de eerste, meest linkse, positie staan! BEDRAG HALFTIJDSBRUGPENSIOEN OF BRUGPENSIOEN UREN VARIABELE PRESTATIES WAARVOOR GEWAARBORGD LOON UITBETAALD WORDT = aantal uren variabele prestaties waarvoor gewaarborgd loon moet betaald worden in het kader van de wetgeving ziekte. BEDRAG VARIABELE PRESTATIES WAARVOOR GEWAARBORGD LOON UITBETAALD WORDT = bedrag betaald voor variabele prestaties waarvoor gewaarborgd loon moet betaald worden in het kader van de wetgeving ziekte

28 2.5. Overdracht van de gegevens Formaatbeschrijving van de verschillende fiches Recordlengte. De recordlengte van de fiches komt overeen met het laatste veld van deze fiche (rechts alligneren met voorlopende nullen). Er moet wel opgelet worden dat deze regel wordt afgesloten met een harde return. (ASCII 10, ASCII 13) Sleutel. Om de verschillende soorten records te kunnen groeperen, hebben alle soorten records een sleutel vooraan in het record. Opmerkingen vooraf: identificatie van het record : 3 posities 100 voor het 100-record 500 voor het 500-record 901 voor het 901-record 903 voor het 903-record 904 voor het 904-record instellingsnummer : 6 posities rijksregisternummer van het personeelslid : 11 posities volgnummer van het personeelslid : 3 posities een juist volgnummer invullen (uniek nummer van > 999) afdelingsnummer : 3 posities. het afdelingsnummer in het 903-record moet altijd ingevuld zijn. De sleutel is als volgt opgebouwd : voor de 100-fiche instelling dagprijsjaar voor de 500-fiche instelling afdeling begindatum dagprijsperiode voor de 901-fiche rijksregisternummer personeelslid

29 voor de 903-fiche instelling rijksregisternummer personeelslid volgnummer afdeling maand functie datum indienst datum begin karakteristieken voor de 904-fiche instelling rijksregisternummer personeelslid volgnummer maand

30 De structuur van de verschillende fiches De fiche 100. VELDEN Verplicht Begin Einde Lengte Type identificatie van het record = 100 J N NR INSTELLING J N JAAR DAGPRIJSDOSSIER J N MEER DAN 10 WERKNEMERS J C De fiche 500. TE HERHALEN PER AFDELING EN PER ERKENNINGSWIJZIGING BINNEN DEZE AFDELING VELDEN Verplicht Begin Einde Lengte Type identificatie van het record = 500 J N NR INSTELLING J N AFDELINGSNUMMER J N BEGINDATUM DAGPRIJSPERIODE J N EINDDATUM DAGPRIJSPERIODE J N De fiche FICHE PER WERKNEMER VELDEN Verplicht Begin Einde Lengte Type identificatie van het record = 901 J N RIJKSREGISTERNUMMER PERSONEELSLID J N NAAM PERSONEELSLID J C VOORNAAM PERSONEELSLID J C ADRES PERSONEELSLID N. STRAAT C. NR C. POSTNR N. GEMEENTE C GEBOORTEDATUM PERSONEELSLID J N PERSONEELSIDENTIFICATIE J C

31 De fiche 903. TE HERHALEN PER MAAND, PER AFDELING EN PER FUNCTIE BINNEN DE AFDELING EN BIJ IEDERE WIJZIGING BINNEN EEN AFDELING, VELDEN Verplicht Begin Einde Lengte Type Identificatie van het record = 903 J N NR INSTELLING J N RIJKSREGISTERNUMMER J N FUNCTIEVOLGNR J N AFDELINGSNUMMER J N MAAND J N URENSTELSEL J N SOORT WEEK J N FUNKTIE J N CONTRACTTYPE J C EXTRA CONTRACTTYPE J C ANCIENNITEIT J N PRESTATIEDUUR J N PRESTATIE EENHEID J N DATUM INDIENST CONTRACT J N DATUM UITDIENST CONTRACT N N DATUM AANVANG KARAKTERISTIEKEN N N DATUM EINDE KARAKTERISTIEKEN N N RSZ % (voorafgegaan door een + of - teken, op de eerste, J N meest linkse positie) STATUUT J C ACTIVITEIT J C WERKLOOS J C EXTRA LOON J C GEHANDICAPTE / CAO26 J C PROEFTIJD J C UITBETALING VAN NIET OPGENOMEN J C VAKANTIEDAGEN OF UREN WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP NACHTWAKER J C TITULARIS EDUC. VERLOF J C BEZOLD. EDUC. VERL J C VERVANGER EDUC. VERLOF J C VERVANGER BRUGPENSIOEN J C VERVANGER HALFTIJDSBRUGPENSIOEN J C ONTSLAGVERGOEDING ZONDER VERVANGING J C

32 De fiche 904. TE HERHALEN PER MAAND EN PER VOLGNUMMER VAN FICHE-903!!! VELDEN Verplicht Begin Einde Lengte Type identificatie van het record = 904 J N NR INSTELLING J N RIJKSREGISTERNUMMER J N FUNCTIEVOLGNR J N MAAND J N A = effektief gepresteerde + gelijkgestelde afwezigheidsuren N aantal uren N aantal fracties N C = uren ziekte (3de en 4de week) N aantal uren N aantal fracties N D = uren betaald bij arbeidsongeval (2de, 3e en 4de week) N aantal uren N aantal fracties N E = gelijkgestelde afwezigh. uren N aantal uren N aantal fracties N F = niet-gelijkgestelde afwezigh. Uren (geldend voor N Anciënniteiten) aantal uren N aantal fracties N F0 = niet-gelijkgestelde afwezigheidsuren (niet geldend voor N anciënniteiten) aantal uren N aantal fracties N H = uren ziekte (2e week ziekte) N aantal uren N aantal fracties N I = educatief verlof N aantal uren N aantal fracties N J = uren gewaarborgd loon ziekte N aantal uren N aantal fracties N K = uren arbeidsongeval tijdens gewaarborgd loon N aantal uren N aantal fracties N L = uren vrijstelling van arbeidsprestaties N aantal uren N aantal fracties N M = uren bijkomend conventioneel verlof N aantal uren N aantal fracties N BRUTO BEDRAG N N HAARD- of STANDPLAATSTOELAGE N N BEDRAG 3DE EN 4DE WEEK ZIEKTE N N BEDRAG 2DE, 3DE EN 4DE WEEK ARBEIDSONGEVAL N N

33 BEDRAG 2DE WEEK ZIEKTE N N BEDRAG EDUC.VERLOF N N ZONDAGPRESTATIES N aantal uren N aantal fracties N BEDRAG ZONDAGPREST N N FEESTDAGPREST N aantal uren N aantal fracties N BEDRAG FEESTPREST N N ZATERDAGPRESTATIES N aantal uren N aantal fracties N BEDRAG ZATERDAGPREST N N AVONDPREST N aantal uren N aantal fracties N BEDRAG AVONDPREST N N EINDEJAARSPREMIE N N OVERUREN N aantal uren N aantal fracties N BEDRAG OVERUREN N N VAKANTIEGELD (voorafgegaan door + of teken, op de N N eerste, meest linkse positie) VAKANTIEGELD RSZ (voorafgegaan door + of - teken, N N op de eerste, meest linkse positie) ONTSLAGVERGOEDING N aantal uren equivalente opzegperiode N aantal fracties N BEDRAG ONTSLAGVERG N N NACHTVERGOEDING (alle personeel) N aantal uren N aantal fracties N BEDRAG NACHTVERGOEDING (alle personeel) N N PREMIE NACHTWAKER N N NIET OPGENOMEN VAKANTIE UREN WEGENS N ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP aantal uren N aantal fracties N BEDRAG NIET OPGENOMEN VAKANTIE UREN N N WEGENS ZIEKTE OF ZWANGERSCHAP UREN NIET OPGENOMEN VAKANTIEDAGEN CAO N dd.15/06/1998 aantal uren N aantal fracties N BEDRAG NIET OPGENOMEN VAKANTIEDAGEN CAO N N dd.15/06/1998 VAKANTIEGELD UITDIENSTTREDING N N VERLOF ARBEIDER N aantal uren N aantal fracties N RSZ WERKGEVER (voorafgegaan door + of - teken, op de N N eerste, meest linkse positie) BEDRAG HALFTIJDS- of BRUGPENSIOEN N N

34 UREN VAR. PREST. MET GEWAARBORGD LOON N aantal uren N aantal fracties N BEDRAG VAR. PRES. MET GEWAARBORGD LOON N N

35 Technische informatie voor het versturen van het dagprijsdossier Doorsturen vanuit de instelling naar het V.F.S.I.P.H. Het definitieve dagprijsdossier moet gestuurd worden naar het adres Het dagprijsdossier dat over Internet wordt opgestuurd moet gezipt en geüuencodeerd worden. Vervolgens kan het geëncodeerde bestand worden verstuurd via Internet ( ). Om dit te bekomen, dient u gebruik te maken van de conversiemodule van dagprijzen versie 2.0. De handleiding van deze conversiemodule kan u in bijlage 3 terugvinden Ontvangen van berichten vanuit het V.F.S.I.P.H. De instelling ontvangt de foutenlijst betreffende het dagprijsdossier van het Vlaams Fonds en moet het via de conversiemodule uudecoderen, unzippen, decrypteren, via 'decoderen en unzippen' (zie bijlage 3). Hieruit zal een fxxxyyy.txt bestand ontstaan (met XXX = nummer inrichtende macht en YYY = instellingsnummer), dat U kan editeren of afdrukken. Dit bestand kan één van de volgende boodschappen bevatten 1. U hebt een bestand doorgestuurd dat fouten naar formaat of inhoud bevatte (met vermelding van de fouten per personeelslid). 2. Uw dagprijsdossier is volledig correct. opmerking : 1. In geval van formaat en/of inhoudelijke fouten wordt U verondersteld om de fouten recht te zetten en een nieuw dagprijsdossier op te sturen naar het V.F.S.I.P.H. 2. Bij een correct dagprijsdossier zal u via internet ( ) een anciënniteitenlijst ontvangen. Na goedkeuring van deze lijst zal op het ogenblik dat de dagprijs berekend is, U de hieruit bekomen resultaten ontvangen op een voorlopige CD-rom. 3. Indien uw bestand op de één of andere reden niet kon ingelezen worden en dit geen foutenlijst oplevert zal u een automatisch bericht ontvangen met vermelding dat dit door onze dienst nagekeken zal worden

36 3. VERWERKING. Het dagprijsdossier kan vanaf april jaar X +1 op het V.F.S.I.P.H. doorgestuurd worden. Indien er in het dagprijsdossier fouten naar formaat en inhoud gevonden zijn, wordt de dag na verwerking deze foutenlijst naar U toegestuurd over Internet

37 4. BIJLAGE 1 MOGELIJKE VOORBEELDEN. 1. eenvoudigste geval : 1 functie in 1 afdeling fiche volgnr afd maand functie zelfde functie in verschillende afdelingen fiche volgnr afd maand functie meerdere functies in zelfde afdeling fiche volgnr afd maand functie meerdere functies, elk in verschillende afdeling fiche volgnr afd maand functie

38 meerdere functies in telkens meerdere dezelfde afdelingen fiche volgnr afd maand functie verschillende volgnummers (bvb. toekennen van variabel loon aan één functie...) fiche volgnr afd maand functie Personeelslid heeft 2 functies (Opv. kl I en opsteller). Het variabel loon moet toegekend worden aan Opv kl.i; daarom moet er een opsplitsing gebeuren in volgnummers. Op het 904-record dient het variabel loon toegekend aan de functie Opv. kl. I. Opmerkingen : 1. Voor voorbeelden(1 tot 5) mag er slechts 1 fiche 904 per maand doorgegeven worden, volgens voorbeeld(6) moet er een fiche 904 per maand/per volgnummer opgegeven worden. 2. Datum in- en uitdienst van het contract moeten ingevuld zijn : in de maand waar een effectieve wijziging van de prestatieduur, de functie of de afdeling plaats had. in elke 903-fiche van de maand januari als het personeelslid voor januari 2003 in dienst trad. 3. Zolang het contract niet wijzigt, kan de categorie aanwerving niet veranderen. 4. De datum karakteristiek moet ingevuld worden : bij elke nieuwe tewerkstelling (beide data moeten aan elkaar gelijk zijn) indien één van de karakteristieken wijzigt in elke 903-fiche van de maand januari als het personeelslid voor januari 2003 in dienst trad

39 5. BIJLAGE 2 MOGELIJKE VOORBEELDEN VAN FOUTEN IN HET TYPE DAGPRIJSDOSSIER. Omschrijving van de fout. Correcte verwerking van een dagprijsdossier. Correcte verwerking. => Het dagprijsdossier is correct bevonden en geregistreerd in het V.F.S.I.P.H.; dit is eigenlijk geen fout. Formaatfouten op recordniveau. Het opgegeven formaat van de 100-fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 100-record komt niet overeen met de opgave in dit document. Het opgegeven formaat van de 500-fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 500-record komt niet overeen met de opgave in dit document. De einddatum van de dagperiode is niet ingevuld. Het opgegeven formaat van de 901-fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 901-record komt niet overeen met de opgave in dit document. Er bestaan 901-fiches waarvoor de geboortedatum niet is ingevuld. Het opgegeven formaat van de 903-fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 903-record komt niet overeen met de opgave in dit document. Er bestaan 903-fiches waarvoor het veld vervanger tijdskrediet niet is ingevuld Het opgegeven formaat van de 904 fiche werd niet toegepast => De totale lengte van het opgegeven 904-record komt niet overeen met de opgave in dit document. Er moet minstens fiche per afdeling/dagprijsperiode zijn => Er zijn geen 500-fiches aanwezig. Het instellingsnummer is niet uniek binnen alle fiches => In minstens 1 van de 500, 903 of 904-fiches is een ander instellingsnummer opgegeven. De dagprijsperiode ligt niet binnen een erkenningsperiode Fiche 100 bevat een foutief dagprijsjaar Begindatum dagprijsperiode < begin van het dagprijsjaar Einddatum dagprijsperiode > einde van het dagprijsjaar Het rijksregisternummer is verplicht (fiche 901) Het rijksregisternummer in fiches 903 bestaat niet in fiche 901 Het volgnummer van fiche 903 is niet uniek => Het opgegeven volgnr is niet uniek voor die persoon, afdeling, maand, functie, contractcode en begindatum contract. Deze afdeling in fiche 903 is niet opgenomen in fiche 500 Foutieve maand in fiche 903 Urenstelsel of soort week niet toepasbaar voor uw instelling Functiecode niet gekend Contracttype niet gekend of niet toepasbaar voor uw instelling De doorgegeven prestatieduur is niet correct => De opgegeven prestatieduur is groter dan het uurstelsel

40 De doorgegeven prestatie eenheid is niet correct => Enkel voor de openbare instellingen. De prestatie eenheid moet >=0 en <= 1. Begindatum contract : niet ingevuld of foutief Begindatum karakteristieken : niet ingevuld of foutief Einddatum van het contract : foutief RSZ % : Het teken "+" of "-" is verplicht De waarde van MEER DAN 10 WERKNEMERS is foutief De waarde van de categorie STATUUT zijn foutief De waarde van de categorie ACTIVITEIT is foutief De waarde van de categorie WERKLOOS is foutief De waarde van de categorie EXTRA LOON is foutief Proeftijd : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Nachtwaker : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Gehandicapte : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Titularis : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Bezold. Educ. Verlof : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Verv. Educ. Verlof : de waarde is foutief of niet ingevuld. Niet opgen. Vakantie : enkel de waarde "J" of "N" is toegestaan Verv. Brugpensioen : de waarde is foutief of niet ingevuld. Verv. Halftijds brugpensioen : de waarde is foutief of niet ingevuld. Verv. Ontslagvergoeding : de waarde is foutief of niet ingevuld. Zowel educ. Verlof hebben en iemand vervangen met educ. verlof kan niet => Indien de werknemer met educ. verlof is, kan hij geen andere werknemer vervangen die met educ. verlof is -> indien activiteit AEV, dan moet vervanger educ. verlof ingevuld zijn. Zowel de vervanger als de titularis ter bezoldiging kan niet => Men kan niet de vervanger alsook de titularis opgeven ter subsidiëring -> indien vervanger educ.verlof ingevuld, dan moet bezold. educ. verlof = 'N'. Conflict tussen code bezold. Educ. verlof en uren educ. verlof => Indien men educ. verlof als bezoldiging doorgeeft, mag men geen uren van educ. verlof apart doorgeven -> activiteit AEV en uren educ.verlof in 904 kunnen enkel ingevuld worden indien bezold. educ. verlof = 'N'. Combinatie van pensioen brug- of halftijdsbrugpensioen kan niet => Indien statuut PMK/PMZ dan kan er geen activiteit BGP/HBG opgegeven worden. Er is geen fiche 904 opgegeven Er zijn te veel erkenningswijzigingen voor deze dagprijsperiode (max. 2) Begin karakteristiek moet gelijk zijn aan begin contract => Bij een nieuw contract moet de begindatum van de karakteristieken gelijkgesteld zijn aan de begindatum van het contract. Einde karakteristiek moet gelijk zijn aan einde contract => Bij het afsluiten van een contract moet de einddatum van de karakteristieken gelijkgesteld zijn aan de einddatum van het contract. Binnen 1 contract moeten einde en begin karakteristiek elkaar opvolgen Einddatum karakteristieken : Foutief Een dagprijsdossier mag slechts betrekking hebben op 1 jaar => In de 100-fiches zijn verschillende dagprijsjaren opgegeven. Het personeelsnummer in fiche 901 is niet uniek Inhoudsfouten op recordniveau

41 Rijksregisternummer van fiche 904 is niet opgenomen in fiche 901 Foutieve maand in fiche 904 Geen fiche 903 gevonden voor deze werknemer en maand Haard-of standplaatstoelage : bedrag of code niet gespecificeerd Effectief gepresteerd : bedrag of uren niet gespecificeerd Ziekte 3 e & 4e dag : bedrag of uren niet gespecificeerd Arbeidsongeval : bedrag of uren niet gespecificeerd Ziekte 2 e dag : bedrag of uren niet gespecificeerd Educatief verlof : code of uren niet gespecificeerd Educatief verlof : bedrag of uren niet gespecificeerd Zondagprestaties : bedrag of uren niet gespecificeerd Feestdagprestaties : bedrag of uren niet gespecificeerd Zaterdagprestaties : bedrag of uren niet gespecificeerd Avondprestaties : bedrag of uren niet gespecificeerd Overuren : bedrag of uren niet gespecificeerd Vakantiegeld RSZ : teken "+" of "-" is verplicht Ontslagvergoeding: bedrag of uren niet gespecificeerd Nachtvergoeding: bedrag of uren niet gespecificeerd Nachtwaker : De code van nachtwaker is niet gespecificeerd Niet opgenomen vakantie : bedrag of uren niet gespecificeerd Vakantiegeld uitdienst : bedrag <-> datum uitdienst Verlof arb. : Uren werden opgegeven maar de werknemer is B(ediende) Rsz werkgever : teken "+" of "-" is verplicht Brug- of halftijdsbrugpensioen : bedrag of code niet gespecificeerd Begin en einde verschillende periode moeten aaneensluitend zijn Meerdere dagprijsperiodes is niet toegelaten, geen erkenningswijziging Gewaarborgd uurloon : uren of bedrag niet gespecificeerd Vakantiegeld (geen RSZ) : teken '+' of '-' is verplicht

42 6. BIJLAGE 3 HANDLEIDING CONVERSIEMODULE. 6.1 Versie Via CD-ROM kan u de laatste versie (momenteel versie 2.00) van de conversiemodule dagprijzen bekomen. Dit is steeds aan te vragen via de dienst Dagprijzen op het Vlaams Fonds. OPGELET : Voor dagprijs 2003 is er géén wijziging in de conversiemodule. Indien de versie 2.0 voorhanden is in de voorziening is het onnodig de CD-ROM aan te vragen. 6.2 Opstarten conversiemodule Om de conversiemodule op te starten, moet u het bestand dp_conv.exe opstarten, waarna u volgend scherm te zien krijgt: Na de titelbalk kan u het versienummer terugvinden. 6.3 Zippen en Encoderen Deze menuoptie wordt gebruikt om het txt-bestand met uw loongegevens te beveiligen met uw paswoord en te encoderen, zodat andere gebruikers niet aan de gegevens kunnen geraken. Het resultaat ervan, het uue-bestand dient u door te sturen naar het Vlaams Fonds. Opmerking De naam van het txt-bestand met de loongegevens moet aan volgende voorwaarden voldoen om te kunnen worden geregistreerd bij het Vlaams Fonds: rxxxyyy.txt met XXX = nummer inrichtende macht en YYY = instellingsnummer. Indien u een txt-bestand selecteert met een andere naam dan deze vooropgestelde naam, zal het programma dit geselecteerde bestand automatisch hernoemen naar rxxxyyy.txt. Zorg er dus steeds voor dat u ofwel onmiddellijk de juiste naamgeving gebruikt voor het bestand ofwel indien dit niet het geval is, er geen bestand bestaat in de map met deze naam, want in dit laatste geval zal het bestand overschreven worden

43 Het volgende scherm krijgt u te zien: In het linkervenster moet u bovenaan de map selecteren waarin het bestand zich bevindt. Onderaan kan u telkens zien welke txt-bestanden aanwezig zijn in de gekozen map en moet u het bestand aanduiden door erop te klikken. In het rechtervenster kan u de map selecteren waarin het resultaat (het uue-bestand) moet geschreven worden dat u naar het Vlaams Fonds dient door te sturen. In het veld Instelling moet u de inrichtende macht en instellingsnummer ingeven (=XXXYYY) en in het veld Paswoord dient u het paswoord in te geven waarmee u de gegevens wil beveiligen. Hou er steeds rekening mee dat het ingeven van het paswoord gevoelig is voor kleine of hoofdletters ( = case-sensitive). Indien u zowel het bronbestand als de doelmap (directory) heeft geselecteerd én het instellingsnummer en paswoord heeft ingegeven, moet u op de Startknop drukken. Als de omzetting afgelopen is, krijgt u de volgende melding te zien: Druk op Ok en u keert terug naar het bovenstaande scherm, waar u op de knop Sluiten dient te drukken om terug naar het menu te keren. 6.4 Decoderen en Unzippen

44 Deze menuoptie wordt gebruikt om de foutenlijst die u terugkrijgt van het Vlaams Fonds (het fxxxyyy.uue-bestand dat u via het mailprogramma in een map heeft weggeschreven) te decoderen, zodat u een fxxxyyy.txt-bestand krijgt dat u kan editeren en afdrukken. U krijgt volgende scherm te zien: In het linkervenster moet u bovenaan de map selecteren waarin het bestand zich bevindt. Onderaan kan u telkens zien welke uue-bestanden aanwezig zijn in de gekozen map en moet u het bestand aanduiden door erop te klikken. In het rechtervenster kan u de map selecteren waarin de foutenlijst (het txt-bestand) moet geschreven worden. In het veld Paswoord dient u het paswoord in te geven waarmee u de gegevens oorspronkelijk heeft beveiligd. Indien u zowel het bronbestand als de doelmap (directory) heeft geselecteerd én het paswoord heeft ingegeven, moet u op de Startknop drukken. Als de omzetting afgelopen is, krijgt u de volgende melding te zien: Druk op Ok en u keert automatisch terug naar het menu