Wethouder van Sociale Zaken, Werkgelegenheid en Economie. Onderwerp 5% Regeling / Contract Compliance

Transcriptie

1 Wethouder van Sociale Zaken, Werkgelegenheid en Economie Henk Kool Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Aan: de Commissie Sociale zaken, Werkgelegenheid, Economie en Internationale zaken Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk BSW/ RIS Doorkiesnummer adres Aantal bijlagen Onderwerp 5% Regeling / Contract Compliance Datum 22 juli Inleiding Het college heeft in februari 2007 besloten contract compliance, nu 5%-regeling genoemd, in te voeren. Het doel is om extra werkplekken te creëren voor de doelgroep werkloze werkzoekenden, SW-klanten en scholieren/cursisten die in het kader van een werkgelegenheidsproject en/of opleiding een stageplek zoeken. Met deze brief wil ik u op de hoogte stellen van de voortgang tot nu toe. De lange doorlooptijd van de start van de aanbestedingen tot de gunningen maakt wel dat het aantal plaatsingen langer op zich heeft laten wachten dan ik in eerste instantie had verwacht. De voorlopige resultaten van de 5% regeling zijn positief. De eerste definitieve gunningen zijn 100% verloond of gecombineerd met een leerling-bouwplaats. Onderwerpen die in deze brief aan de orde komen zijn: een beschrijving van de implementatiefase en uitvoering, de verwachtingen ten aanzien de aanbestedingen en de 5% regeling en de ervaringen en resultaten. 2. Implementatiefase en huidige uitvoering Met ingang van 1 juni 2007 zijn vanuit het Werkgevers Servicepunt van de gemeente twee projectmanagers gestart met de projectcoördinatie van de 5% regeling. Aanbestedingen van 'werken' (bijvoorbeeld het aanleggen van wegen) vallen altijd onder de 5%-regeling. Bij de aanbesteding van 'diensten' (bijvoorbeeld het verzorgen van een opleiding) wordt per keer bekeken of de 5%-regeling kan worden toegepast. De 5%-regeling geldt niet voor aanbestedingen van 'leveringen' (bijvoorbeeld de levering van bureaus). Inlichtingen bij Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres:

2 BSW/ Via een voorlichtingsbijeenkomst voor het gemeentelijke inkopersplatform in juli 2007 is de infrastructuur uiteengezet voor verdere onderlinge samenwerking. Een mede door het Ingenieursbureau Den Haag opgestelde standaardtekst voor de Werken -bestekken is december 2007 in het moederbestek verwerkt. Vanaf dat moment wordt de 5%-regeling daadwerkelijk standaard als aanvullende bijzondere voorwaarde toegepast in alle aanbestedingen van Werken. De projectcoördinatie van de 5%-regeling vindt onafhankelijk van de gemeente plaats. Dit houdt de relatie met de potentiële opdrachtgevers zuiver. Het voorkomt tevens belangenverstrengeling als gevolg van langdurig relatiebeheer met grote accounts. De werkgroep die voorafgaand aan alle besluitvorming betrokken was bij het vormgeven van het beleid is als klankbordgroep ingesteld. Frequent is individueel overleg nodig om procedures toe te lichten en werkafspraken te maken. Tussen de start van een aanbesteding en de uiteindelijke plaatsing van personeel verstrijken meerdere maanden. De formele aanbestedingsregeling staat een versnelling hiervan niet toe. Van te starten aanbestedingen waarover in september/oktober 2007 is overlegd, heeft de gunning niet eerder dan in februari 2008 plaatsgevonden. Vervolgens is de start van de opdrachtuitvoering 2 á 3 maanden later. De plaatsing van personeel dat voor de invulling van de 5%-regeling door de opdrachtnemer wordt ingezet is pas in het tweede kwartaal 2008 aan de orde. Tot nu toe heeft zich één belangrijke aanpassing in de uitvoering voorgedaan ten aanzien van leerlingbouwplaatsen. De formulering van de 5%-regeling beperkt zich tot de inzet van scholieren/cursisten, werklozen en WSW-werknemers. Leerling-bouwplaatsen zijn in deze formulering niet opgenomen. In de praktijk is dit opgelost door voor een aantal aanbestedingen af te spreken dat in plaats van de 5%-regeling de voorwaarde van een leerling-bouwplaats werd opgenomen. In deze gevallen kwam dat ook nog gunstiger uit, omdat de 5%-som slechts één of twee arbeidsplaatsen voor een half jaar had kunnen opleveren terwijl een leerling-bouwplaats al snel plek biedt aan 5 tot 6 leerlingen. In de praktijk hebben de projectcoördinatie van de 5% regeling en de projectcoördinatie van de leerling-bouwplaatsen nauw contact waardoor de meest optimale regeling wordt toegepast. 3. Verwachtingen over omvang aanbestedingen en het effect van de 5%-regeling In het Plan van Aanpak was een zeer voorzichtige schatting opgenomen, waarbij werd uitgegaan van 100 aanbestedingen in het eerste (volledige) jaar. Vanuit het verleden is het lastig om exact aan te geven hoeveel aanbestedingen een bijdrage zullen leveren aan het creëren van nieuwe werkgelegenheid en om welk bedrag het daarbij gaat. Er zijn wel ervaringscijfers bekend uit het gemeentelijke inkoopoverzicht van Het gaat hier alleen om de inkopen van Werken. Het aantal aanbestedingen van Diensten in 2005 is niet bekend. De gemeente kocht alleen al voor Werken extern in voor een totaal bedrag van ,00. Op basis van dit bedrag is berekend hoeveel werkplekken gecreëerd hadden kunnen worden als de 5%-regeling zou zijn toegepast. De 5% som bedraagt ,00. Om tot de verloonde mensjaren te komen wordt het bedrag van de 5% som gedeeld door het minimumjaarsalaris à ,00. Het aantal mensjaren is dan berekend op 86. Het aantal werkplekken is niet gelijk aan het aantal mensjaren maar afhankelijk van de inzet van stagiaires, part-timers en salarissen hoger dan het minimumloon.

3 BSW/ Onderstaande tabel geeft deze rekenexercitie weer: Tabel 1. Berekening aantal werkplekken op basis van ingekochte werken in 2005 Omschrijving Ingekochte Werken in 2005 a. Totaal bedrag waarvoor 5%-regeling had kunnen gelden ,00 b. 5%-som 1.924,60 c. verloonde mensjaren op basis van jaarsalaris van ,00 86 Reële mensjaren rekening houdend met bovengrens 75 Aantal werkplekken Ervaringen en resultaten december 2007 tot half mei 2008 De aanbestedingen zijn gerubriceerd in: Aanbestedingen met toepassing van de 5%-regeling; Aanbestedingen zonder toepassing van de 5%-regeling, maar met de voorwaarde dat een leerlingbouwplaats wordt gerealiseerd; Aanbestedingen zonder toepassing van de 5%-regeling, om bijzondere redenen ; Detacheringen. In totaal betreft het in deze periode 31 aanbestedingen. Tot op heden is bij 24 aanbestedingen de 5% regeling toegepast, bij 4 aanbestedingen is de voorwaarde van een leerlingbouwplaats toegepast en bij 3 aanbestedingen is de 5% regeling om bijzondere redenen niet toegepast. De resultaten zijn veelbelovend. Onderstaand wordt per rubriek het resultaat uiteengezet Aanbestedingen met toepassing van de 5%-regeling Voor Werken is het toepassen van de 5%-regeling standaard, voor inkoop van diensten wordt vooroverleg gepleegd met de projectcoördinatie over de aard van de opdracht en de verwachte functiesoorten. Van de 24 aanbestedingen met toepassing van de 5% regeling tot nu toe bevinden 2 zich in de publicatiefase, 11 zijn voorlopig gegund en 11 definitief. Van deze 11 definitieve gunningen zijn bij 3 aanbestedingen plaatsingen gerealiseerd, bij één aanbesteding is de plaatsing vervallen (reden: de aanneemsom werken bedraagt minder als ,00) en voor 7 aanbestedingen lopen gesprekken voor de te realiseren plaatsing. Totaal zijn 4 personen aangesteld (zie tabel 2).

4 BSW/ Tabel 2: Aanbestedingen met toepassing van de 5%-regeling Fase aanbesteding Aantal 5% bedrag Publicatiefase 2 Aanbesteding voorlopig gegund gegund gegund en in gespreksfase met opdrachtnemer gegund en personeel geplaatst Begrootte mensjaren , Vervallen (< ) ,6 151 Verloonde mensjaren Personen aangesteld ,8 4 (waarvan 2 voor 2 jr.) Totaal *) 7,8 4 Hiermee is tot nu toe de maximale mogelijke score behaald. Immers bij de drie aanbesteding waarop de regeling van toepassing is verklaard en inmiddels definitief zijn gegund, zijn voor een bedrag van ,00 vier mensen aan het werk gesteld. In de bovenstaande tabel is te lezen dat nog dit jaar uit de definitief gegunde aanbestedingen voor 151 begrootte mensjaren overleg wordt gevoerd. Daarnaast is dit jaar nog uit de voorlopig gegunde aanbestedingen nog voor 25 mensjaren begroot. Totaal zou dit om 176 mensjaren aan werkplekken gaan. Dit aantal behoeft wel enige nuancering, in de praktijk zal dit lager uitvallen. Bij een aantal kapitaalintensieve aanbestedingen waar sprake is van zeer hoge materiaalkosten geldt dat het personeel o.g.v. de 5%-regeling wel in verhouding moet staan tot de inzet van het reguliere personeel gedurende het project. Uiteindelijk is de inschatting dat de resultaten zoals genoemd in tabel 1 de komende 2 jaar behaald kunnen worden Aanbestedingen zonder toepassing van de 5%-regeling, met leerling-bouwplaats De formulering van de 5%-regeling is verruimd zodat in overleg met de projectcoördinatie nadere invulling ook kan plaatsvinden met een leerling-bouwplaats. Vier aanbestedingen zijn gegund met de voorwaarde van een leerlingenbouwplaats (zie tabel 3). Tabel 3: Aanbestedingen zonder 5%-regeling, met voorwaarde van een leerlingbouwplaats Fase Aanbesteding Aantal 5% bedrag Kosten Leerlingbouwplaats Publicatiefase 0 Aanbesteding gegund Nog in onderhandeling De definitieve aantallen plaatsingen op leerlingbouwplaatsen zijn nog niet bekend. De verdere procedure loopt niet via de projectcoördinatoren 5% regeling, maar via Fundeon en de stichting Haagbouw. De resultaten en aantallen plaatsingen worden verantwoord volgens het met deze instellingen afgesloten convenant.

5 BSW/ Aanbestedingen zonder toepassing van de 5%-regeling, om bijzondere redenen Om bijzondere redenen kan in samenspraak met de projectcoördinatie 5%-regeling worden geconcludeerd dat toepassing van de regeling niet haalbaar of wenselijk is. Tabel 4: Aanbestedingen met reden voor het niet toepassen van de 5%-regeling 5% Soort aanbesteding bedrag Reden Raamcontract ICT management en consultancy Raamcontract Fin. adviseurs, management en controllers Bodemsanering Totaal begroot 371,2 Zeer hoogwaardige functies, op afroep binnen 1-3 dagen te vervullen Zeer hoogwaardige functies, op afroep binnen 1-3 dagen te vervullen Zeer specialistisch spoedeisend werk 4.4. Detachering Gebleken is dat het in de bouw niet meevalt uitkeringsgerechtigden zonder vooropleiding in projecten aan het werk te stellen. Om de 5%-regeling toch succesvol te maken heeft de gemeente eind mei een contract afgesloten met BV AanBouw Rijnmond. De Hagenaars komen in dienst bij het bedrijf, dat hen detacheert bij diverse aannemers die na gunning moeten voldoen aan de 5%-regeling. BV AanBouw Rijnmond verricht naast de gebruikelijke werkgeverstaken ook jobcoaching. Op deze wijze kunnen mensen die nog niet aan regulier werk toe zijn, toch in dienst komen en een serieuze kans maken op duurzame uitstroom. BV AanBouw heeft een uitgebreid netwerk en ervaring om snel plaatsingen in de bouw te realiseren. 5. Evaluatie 5% regeling De resultaten van de regeling zijn tot nu toe positief. Vanzelfsprekend zullen we de resultaten ook in de komende periode blijven registreren. Gezien de doorlooptijd van de gunningen is een evaluatie van de resultaten twee jaar na besluitvorming van het college objectief. Halverwege 2009 stuur ik u wederom een commissiebrief waarin ik tussentijds informeer. De aangekondigde evaluatie van de 5% regeling zult u begin 2010 ontvangen. Ik ga ervan uit u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd over de implementatie en voorlopige resultaten van de 5% regeling, welke half 2007 in het gemeentelijk aanbestedingsbeleid is ingevoerd. De wethouder van Sociale Zaken, Werkgelegenheid en Economie, H.P.M. Kool