gezien het voorstel over cofinanciering technische bijstand (BSD/ ).

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Ons kenmerk DSO/ RIS _27-DEC-2007 EFRO PROGRAMMA HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, gezien het voorstel over cofinanciering technische bijstand (BSD/ ). Besluit: 1. dat het college als maximale EFRO-bijdrage voor technische bijstand van het stedelijk programmadeel een bedrag van ,00 en als technische bijstand voor het Haagse deel in het regionale programmadeel een bedrag van ,00 beschikbaar stelt. 2. dat de ambtenaren van het huidige D2-team ook voor de EFRO-programmaperiode gedetacheerd worden bij DSO/BELEID/ECONOMIE/Bureau D2. Hiermee wordt het personeelsbudget als cofinanciering ingebracht voor een bedrag van , dat het college vanuit het Cofinancieringsfonds Europese subsidies als cofinanciering voor de technische bijstand een bedrag van ,00 beschikbaar stelt. 4. dat het hoofd van DSO/BELEID/Bedrijfsbureau zal fungeren als gemeentelijke betalingsautoriteit, verantwoordelijk voor de controle van het financieel beheer van het Haagse EFRO-programma. 5. dat het college instemt met het Toetsingskader Operationeel Programma Kansen voor West. Den Haag, 18 december 2007 Het college van burgemeester en wethouders, de locosecretaris, de locoburgemeester, G.J. Boot J. Klijnsma

2 DSO/ TOELICHTING 1. Inleiding Den Haag krijgt geld van Europa in het kader van het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO). Dit programma is de opvolger van het huidige D2-programma en heeft een looptijd van Het programma wordt uitgevoerd in het verband van het landsdeel west. Den Haag werkt samen met de overige drie grote steden en de vier Randstadprovincies. De wijze van samenwerken met deze partijen, en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden is in 2006 vastgesteld. Het college heeft hier op 28 november 2006 mee ingestemd. Den Haag neemt op twee manieren deel. Eén deel in de vorm van het stedelijk programmadeel, en een ander deel in de vorm van het Haags deel van het regionale programmadeel. Voor de gemeente Den Haag is er in totaal ,00 EFRO beschikbaar. Dit totale bedrag wordt gevormd door ,00 via het stedelijk programmadeel, en ,00 via het Haags deel van het regionale programmadeel. Om het programma uit te kunnen voeren levert Europa middelen mee. Dit worden de middelen voor technische bijstand genoemd. Deze vallen net als de programmamiddelen zelf uitéén in twee delen: technische bijstand voor het stedelijk programmadeel en technische bijstand voor het Haags deel in het regionale programmadeel. De gemeente moet de vanuit Europa beschikbaar gestelde middelen cofinancieren. Deze cofinanciering gaat via de inzet van de personeelslasten van het team D2. Dit is co-financiering in natura. Een ander deel zal daadwerkelijk cash beschikbaar moeten zijn. Deze bedragen zijn ,00 voor het stedelijk programmadeel en ,00 voor het Haagse deel in het regionale programmadeel. Deze middelen zijn beschikbaar in het Cofinancieringsfonds Europese subsidies en de middelen voor het GSB. 2. Organisatie en management van het Operationeel Programma Kansen voor West Den Haag heeft voor de werkzaamheden behorende bij de stedelijke projecten een eigen programmabureau, dat verantwoording aflegt aan het college van B&W. Dit programmabureau is het huidige Bureau D2, binnen de afdeling Economie van Dienst Stedelijke Ontwikkeling. Voor de gemeente Den Haag is er dus een EFRO-bedrag van ,00 beschikbaar voor de Technische Bijstand vanuit Bureau D2. De gemeente Den Haag dient minimaal een zelfde bedrag te cofinancieren en kan dit bijvoorbeeld doen door het inbrengen van personeelsformatie. De projecten in het regionale deelprogramma, waaraan Den Haag ook zijn projecten zal leveren, gaan, via een regionale afweging van de Stuurgroep Regio, naar het college van B&W van Rotterdam, dat uiteindelijk over deze projecten beschikt. Rotterdam krijgt hierbij ondersteuning van een programmabureau dat fysiek is ondergebracht bij de provincie Flevoland. Dit programmabureau is dus functioneel vergelijkbaar met het Bureau D2 bij de gemeente Den Haag. Voor de gemeente Den Haag is er een EFRO-bedrag van ,00 beschikbaar voor de financiering van het Programmabureau Regio (Flevoland). De gemeente Den Haag dient een zelfde bedrag van ,00 te cofinancieren. Totaal krijgt dit programmabureau, bij de provincie Flevoland, vanuit de gemeente Den Haag dus ,00 over een periode van 8 jaar.

3 DSO/ Programmabureau / Steunpunt: Bureau D2 Den Haag heeft voor de werkzaamheden behorende bij de stedelijke projecten dus een Programmabureau dat verantwoording aflegt aan het college van B&W. Voor de Haagse projecten die, via het Programmabureau Flevoland bij de gemeente Rotterdam, worden ingediend onder het regionale programma fungeert het Bureau D2 bovendien als Steunpunt. Bureau D2 is conform Europese eisen verantwoordelijk voor: de programma- en projectontwikkeling (door anderen), het voorbereiden en afhandelen van de besluitvorming door Stuurgroep en college van B&W en vervolgens de bewaking, begeleiding en controle op de uitvoering van de projecten; overleg met Provincie, het Regio Programmabureau en derden over Haagse regionale projecten; de inhoudelijke en financiële monitoring van de projecten via de vereiste voortgangsrapportages; het financieel beheer van het EFRO-programma: registratie en afhandeling betalingen en ontvangsten, budgetbewaking, fondsbeheer EFRO-middelen en cofinancieringsmiddelen, bevoorschotting projecten, periodieke (financiële) projectcontroles ter plekke en verslaglegging van onregelmatigheden, voorbereiden certificering uitgavendeclaraties; raming betalingsaanvragen, afrekeningen projecten / programma; Verslaglegging, monitoring en evaluatie van de voortgang en doelbereik van het programma; Activiteiten op het gebied van marketing, voorlichting en publiciteit, gericht op communicatie van de mogelijkheden en programmaresultaten. Comité van Toezicht (CvT) toezicht op uitvoering en sturing totale programma Management Autoriteit College van B&W Rotterdam, verantwoordelijk voor landsdeel west Stedelijk Programma Regionaal Programma Management Autoriteit College van B&W Den Haag, verantwoordelijk voor Haags Programma Management Autoriteit College van B&W Rotterdam verantwoordelijk voor regionaal programma Stuurgroep Den Haag Advies en Ondersteuning Programmabureau D2 Den Haag Advies en Ondersteuning Stuurgroep Regio Programmabureau Flevoland Steunpunt Bureau D2 Den Haag Gemeentelijke Betaalautoriteit Naast het bureau D2 wordt er een gemeentelijke betaalautoriteit ingesteld. De gemeentelijke betaalautoriteit is verantwoordelijk voor de controle van het financieel beheer van het Haagse EFRO-programma.en verzorgt de betalingen en ontvangsten binnen dat programma. Er is een duidelijke functiescheiding gemaakt tussen Betaalautoriteit en het financieel programmamanagement. Dit laatste wordt uitgevoerd door Bureau D2. Tot de taken en verantwoordelijkheden van de Betaalautoriteit kunnen worden gerekend: controle financiële gegevens beschikkingen; certificering van de uitgavenstaat van het stedelijk programma; desk controles en controles ter plaatse van afzonderlijke projecten; 2 x per jaar controleren van de voorbereide betaalaanvraag bij de Management Autoriteit, het college van B&W van Rotterdam; maatregelen om onregelmatigheden te voorkomen;

4 DSO/ controle van uitgaven i.o.m. Eu-voorschriften: subsidiabiliteit, aanbesteding, staatssteun, publiciteit enz.; controle en audit i.s.m. GAD. Het college van B&W wijst het hoofd bedrijfsbureau van de dienst DSO/beleid aan als gemeentelijke Betalingsautoriteit. 3. Financiële dekking Haagse Technische Bijstand Het Haagse Projectbureau is momenteel ook verantwoordelijk voor de afronding van het oude D2 programma De personeelslasten van de vaste formatie (5 fte) lopen in verband met de doorlooptijd van het programma tot en met 31 december 2008 door en zijn al opgenomen in de begroting. Ondanks de werkdruk die samenhangt met het afronden van het oude en het opstarten van het nieuwe programma gaat het Projectbureau er van uit dat de afdeling met een tijdelijke uitbreiding van 2 fte de beide programma s kan beheren. Deze tijdelijke uitbreiding is noodzakelijk gedurende de samenloop van de twee verschillende programma s (2007 en 2008). Uitgangspunten voor de begroting Technische Bijstand Haags Programmabureau: De programmaperiode loopt van 2007 tot en met 2015 (7 jaar plus 2 jaar doorlooptijd). De inzet van de permanente formatie voor het EFRO Programma is noodzakelijk gedurende de gehele periode , maar drukt voor slechts 7 jaar (2009 t/m 2015) op de totale begroting van de technische bijstand EFRO De eerste twee jaar drukken op de begroting van het oude D2 programma. De inzet van de tijdelijke formatie voor het EFRO Programma is noodzakelijk gedurende de periode De overige kosten zijn gedurende de gehele periode noodzakelijk Voor de kosten van het Haagse Projectbureau (Technische Bijstand) is voor de periode jaarlijks een bedrag nodig van ,00. De kosten voor het Haagse Projectbureau bedragen voor een periode van 9 jaar ,00. De personeelskosten zijn gebaseerd op de begroting Een groot deel van de overheadkosten zijn niet meegenomen in de berekening, omdat deze niet subsidiabel zijn (zie bijlage). Begroting gemiddeld per jaar kosten Technische Bijstand (8 jaar) regulier personeel tijdelijk extra personeel advies/accountantskosten Communicatie, Website Netwerkvorming Programmavolgsysteem Totaal Naast de kosten voor het eigen projectbureau moet de gemeente Den Haag ,00 meebetalen aan het Regio Projectbureau. Hiervan komt ,00 ten laste van het EFRO-budget en ,00 ten laste van de gemeente Den Haag. De totale kosten voor Technische Bijstand voor een periode van 8 jaar bedragen , ,00 = ,00. Voor een totaal van ,00 zijn deze kosten subsidiabel bij Brussel. Naast de inbreng van personeelsformatie ( ,00) is er dan nog een jaarlijks bedrag nodig van ,00 als cofinanciering. Deze kosten worden gedekt door het Cofinancieringsfonds Europese subsidies en de economische pijler van het GSB III.

5 DSO/ Met de directeur Financiën is overeenstemming bereikt over het vervangen van de dekking vanuit het GSB door een extra bijdrage uit het cofinancieringsfonds Europese subsidies, indien het college besluit om dit cofinancieringsfonds weer te vullen (bij besteding rekeningresultaat 2007 of begrotingsvoorbereiding 2009). Voor de periode is dat een totaal van ,00. Hiervan komt een bedrag van ,00 beschikbaar voor Bureau D2 Den Haag en een bedrag van ,00 voor regio Programmabureau Flevoland. Dekking TB Den Haag Haags D2-Bureau Haags Regio G4-deel Totaal EFRO Personeelsbudget Cofinancieringsfonds / GSBIII Totaal

6 DSO/ Bijlage I: Financiële dekking Technische Bijstand, periode (8 jaar) Uitgangspunten: 1. DSO zet formatieplaatsen van Bureau D2 in als cofinanciering. 2. Overhead (32% over personeelskosten en huisvesting) is niet opgevoerd en in rekening gebracht, omdat deze volgens Brusselse voorschriften niet subsidiabel is. EFRO-budget Den Haag, 22 oktober 2007 Den Haag Haags-deel Direct Haags deel Regio gelabeld Totaal EFRO Prioriteit Prioriteit Prioriteit Sub-totaal Technische Bijstand Totaal Kosten Technische Haags Regio-deel TB Den Haag Haags D2-Bureau Bijstand Den Haag Flevoland stedelijk+regio Personeel tijdelijke personeel Overig Regio Totaal Dekking TB Den Haags Regio G4- dekking per jaar (8 Haags D2-Bureau Totaal Haag deel jaar) EFRO Personeelsbudget Cofinancieringsfonds Totaal Begroting gemiddeld per jaar kosten Technische Bijstand (8 jaar) regulier personeel tijdelijk extra personeel advies/accountantskosten Communicatie, Website Netwerkvorming Programmavolgsysteem Totaal

7 DSO/ Personeelskosten Schaal Salariskosten V&O Werkbudget Huisvesting ICT Overhead Totale kosten Subsidiabele kosten Programmamanagement Programmamanager Beleidsmederwerker senior Beleidsmederwerker senior Programmamedewerker Financieel medewerker Totaal per jaar Totaal 7jaar Betaalautoriteit hoofd bedrijfsbureau medewerker bedrijfsbureau Totaal per jaar Totaal 8 jaar Totaal periode t/m Tijdelijke krachten Programmamedewerker Beleidsmederwerker senior Totaal per jaar Totaal 2 jaar Pogrammaperiode

8 Gemeente Den Haag Bijlage II: detachering ambtenaren Urban/D2-team bij het Bureau D2 De volgende ambtenaren worden bij het Bureau D2 gedetacheerd: 1 programmamanager, 36 uur: J.A.G. Koops, schaal 13; 1 programmamedewerker, 36 uur: A.C.P.. Overmeire, schaal 12; 1 programmamedewerker, 36 uur: F. Tuinstra, schaal 12; 1 programmamedewerker financieën, 36 uur, Y. M. de Ruiter, schaal 10; 1 programmamedewerker, 36 uur, W. Visser, schaal 12; 1 programmamedewerker, 36 uur, R. Jaikaran, schaal 10; 1 programmamedewerker D2, 36 uur, R. den Heijer, schaal 9; Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres: