Beleidsplan Inkoop Waardevol inkopen

Transcriptie

1 Beleidsplan Inkoop Waardevol inkopen

2 Revisiehistorie Revisie datum Samenvatting veranderingen Door Versie 1 november 2012 Eerste versie Anna Garate november 2012 Feedback Antoinette en Marleen Anna Garate december 2012 Feedback Inkoop en Antoinette Anna Garate januari 2013 Feedback Inkoop Anna Garate januari 2013 Feedback Antoinette Anna Garate februari 2013 Feedback Mirjam Oving en Patrick Tuil en Inkoop Anna Garate maart 2013 Feedback Antoinette Anna Garate maart 2013 Input MT-FB Anna Garate april 2013 Positief advies van PO-FB Anna Garate mei 2013 Positief advies SDO Anna Garate mei 2013 Vastgesteld door College van Bestuur Anna Garate januari 2014 Aanpassing nieuwe drempelbedragen Anna Garate 1.1 Datum: 10 januari 2014, versie: 1.1 2

3 Inhoud 1 Inleiding Externe en interne ontwikkelingen Externe onwikkelingen Interne ontwikkelingen Missie en visie van Inkoop Beleidsontwikkelingen Regionale Verbondenheid Verantwoordelijkheid Duurzaam inkopen Social Return Fairtrade Maatschappelijk verantwoord contracteren Kwaliteit personeel Efficiënte bedrijfsvoering Governance De Europese richtlijn De nieuwe Aanbestedingswet Comply Purchase-to-pay Stroomdiagram Inkopen Verplichtingen Strategie Inkoopaccountmanagement Benodigde inkoopcompetenties en kennis Samenwerkingsverbanden Contract- en leveranciersmanagement Inkoopdoelstellingen Bijlage 1: Gevolgen nieuwe aanbestedingswet Datum: 10 januari 2014, versie: 1.1 3

4 1 Inleiding De aanleiding van dit inkoopbeleidsplan is de afloop van het beleidsplan en de nieuwe aanbestedingwet die in werking treedt op 1 april Dit beleidsplan beschrijft de visie op Inkoop vanaf 1 januari 2013 tot 1 januari 2015, afgestemd op de strategische visie en doelen van de HG benoemd in Koers Op Kwaliteit, alsmede de organisatieontwikkelingen als Project balans, FB strategie operational excellence, regisseren van processen, Sourcingsstrategie en Best Value Procurement. Daarnaast zijn in dit beleidsplan de gevolgen van de nieuwe aanbestedingswet beschreven. De nieuwe aanbestedingswet, die per 1 april 2013 in werking is getreden, heeft gevolgen voor alle inkopen van de hogeschool. In totaal gaat dit om ongeveer 60 miljoen euro beïnvloedbare uitgaven. Met deze wet zijn er nu ook regels voor inkooptrajecten onder het drempelbedrag van Europees aanbesteden. Wat de (nieuwe) wet- en regelgeving omtrent inkopen concreet betekent voor uw school of afdeling staat beschreven in hoofdstuk 5 Governance en in bijlage 1 gevolgen nieuwe aanbestedingswet. De meest ingrijpende wijzigingen van de nieuwe aanbestedingswet zijn: Voor aanbestedingen onder de Europese drempel geldt in het kader van transparantie nu een motiveringsplicht, dit kan worden vertaald als een uitgebreide dossiervorming van alle inkopen. Het gunnen op alleen laagste prijs is niet langer toegestaan. Aanbestedende diensten mogen niet splitsen maar ook niet onnodig opdrachten samenvoegen. Er is een klachtenregeling waarbij de aanbestedende dienst wordt geadviseerd een onafhankelijk (los van de afdeling Inkoop) meldpunt voor klachten in te richten waar klachten vanuit de markt in behandeling worden genomen. HG heeft een klachtenregeling ingericht naar aanleiding van de nieuwe aanbestedingswet. Voor het aanbesteden van werken (nieuw- en verbouwingen) onder het drempelbedrag van Europees aanbesteden wordt het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) verplicht. Proportionaliteit geldt voor alle eisen en voorwaarden die aan leveranciers van leveringen, diensten en werken worden gesteld maar ook voor de keuze van de aanbestedingsprocedure. Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de externe en interne onwikkelingen weergegeven waar Inkoop mee te maken heeft of mee te maken krijgt de komende jaren. In hoofstuk 3 is de missie en visie van Inkoop voor de komende jaren beschreven. Hoofdstuk 4 geeft de beleidsontwikkelingen binnen de Hanzehogeschool weer en de bijdrage die Inkoop hieraan levert. In hoofdstuk 5 wordt de van toepassing zijnde wet- en regelgeving toegelicht. Hoofdstuk 6 geeft de verschillende strategieën en inkoopdoelstellingen weer die Inkoop volgt. Voor het monitoren van de geformuleerde inkoopdoelstellingen worden in de inkoopjaarplannen KPI s geformuleerd. Indien u meer wilt weten over Inkoop, aanbestedingen of de geldende wet- en regelgeving, kunt u contact opnemen via het adres: inkoop@org.hanze.nl of meer informatie vinden op intranet. Datum: 10 januari 2014, versie: 1.1 4

5 2 Externe en interne ontwikkelingen 2.1 Externe onwikkelingen Prestatieakkoord OCW De HG heeft eind november 2011 een prestatieakkoord ondertekend met het ministerie van OCW. De prestatieafspraken zijn van kracht met ingang van 1 september 2012 en gelden voor een periode van vijf jaar. Studenttevredenheid is een zeer belangrijke prestatie indicator bij het beoordelen van de onderwijskwaliteit. Ook wil het ministerie dat er een goede balans tussen het onderwijsgevend - en het ondersteunend personeel wordt gerealiseerd. Nieuwe aanbestedingswet Op het moment van schrijven heeft de Raad van State een aanbestedingswet aangenomen die in werking zal treden op 1 april Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. De consequenties van de nieuwe wet zullen worden verwerkt in het aanbestedingsbeleid. Inkoop zal altijd de meest actuele wet- en regelgeving volgen. 2.2 Interne ontwikkelingen Koers op kwaliteit Het strategisch beleid van de HG voor de periode 2010 tot 2015 is vastgesteld in Koers op Kwaliteit. Dit strategisch plan is de basis van het beleid dat de HG verder ontwikkelt. Het prestatieakkoord heeft een aantal consequenties waardoor aan een aantal aspecten van het strategisch beleid een hogere prioriteit moet worden gegeven. Profilering: Healthy Ageing & Energie In november 2011 is het profiel van de HG aangescherpt. In de prestatie afspraken die de HG heeft gesloten met het ministerie OCW ligt de focus o.a. op twee belangrijke thema s: energie en healthy ageing. Zoveel als mogelijk verbindt de HG onderwijs en onderzoek in vier sectoren (technisch, kunsten, gezondheidszorg, economisch) met die twee thema s. Binnen de kenniscentra wordt nauw samengewerkt met verschillende grote bedrijven, instellingen en MKB bedrijven. Project Balans De HG zal uitvoering geven aan het prestatieakkoord via onder meer het project Balans. Dit project zal de komende jaren binnen de HG een hoge prioriteit krijgen. Het doel van het project Balans is om te voldoen aan het prestatiecontract (20% norm) om te borgen dat HG geen inkomsten verliest. De schools, stafbureaus en het FB zijn met het CvB gezamenlijk verantwoordelijk voor de realisatie van de prestatieafspraken en de realisatie van het project Balans op 31 december Zo wil het FB hier aan bijdragen door de strategie Operational Excellence. Leidende FB strategie operational excellence Op het moment van schrijven ligt er een plan van aanpak hoe het FB zal bijdragen aan het project Balans ter beoordeling bij het CvB. FB wil bijdragen aan het project balans door de strategie Operational Excellence te implementeren, het regisseren van processen en Sourcing in de breedste zin van het woord. Naar verwachting zal het CvB in maart 2013 over het plan van aanpak van het FB besluiten. Sourcing In 2012 heeft het FB een Visie op sourcing opgesteld. Deze visie is uitgewerkt in een tweetal strategieën. Ten eerste een strategie voor facilitaire en huisvesting activiteiten (Sourcing van het FB, strategie ). Ten tweede een sourcingsstrategie voor Informatisering. Bij sourcing gaat het met name om de vraag wat het FB zelf wil blijven uitvoeren -in het kader van haar kernkwaliteiten- en welke activiteiten slimmer ingekocht kunnen worden (omdat er professionele marktpartijen zijn wiens core business het is) of in samenwerking met anderen georganiseerd kunnen worden. Datum: 10 januari 2014, versie: 1.1 5

6 Het komend jaar zullen een deel van de uit te besteden activiteiten (na positief besluit op basis van de business cases door CvB en HMR) aan de hand van een gestructureerd stappenplan uitbesteed worden. Randvoorwaardelijk voor regisseren van processen: Contractmanagement In december 2012 is een rapport door Twynstra en Gudde opgesteld over de status van het huidige contractmanagement binnen het FB. Met dit advies zullen er beleid en doelstellingen voor contractmanagement worden opgesteld, dat kaders biedt en richting geeft aan activiteiten m.b.t. het gebruik en managen van contracten. De conclusie is dat contractmanagement onvoldoende is ingebed op beleidsmatig niveau en op uitvoerend niveau. Aangezien het FB veel dienstverlening heeft uitbesteed en zich nog meer zal focussen op haar kernkwaliteiten wordt het belang van een goede sturing op leveranciers via KPI s des te belangrijker. Enerzijds betekent dit een professionele sturing op het kwaliteit- en servicegericht werken, waarbij het afgesproken werk gedaan wordt tegen de afgesproken kosten. Anderzijds betekent dit een professionele houding van contractmanagers zodat leveranciers niet alleen het gevraagde leveren, maar ook anticiperen op (strategische) ontwikkelingen die voor ons belangrijk zijn. Bovengenoemde doelen kunnen bereikt worden door contractmanagement en leveranciersmanagement door te ontwikkelen. Dit zal komend jaar worden uitgewerkt in een plan. Best Value Procurement De HG besteedt al veel activiteiten uit die niet beschouwd worden als kernkwaliteiten van de HG. Voor deze uitbestede activiteiten zoekt de HG kwalitatief goede partners, die betrouwbare dienstverlening kunnen leveren met weinig fouten tegen een aantrekkelijke prijs. Een manier om deze niet kernactiviteiten zo in te kopen dat zij bijdragen aan onze Operational Excellence cultuur is via innovatief aanbesteden. Een manier van innovatief inkopen is gebruik te maken van de filosofie Best Value Procurement ofwel Prestatie Inkoop. Best Value heeft niet alleen betrekking op het inkopen/aanbesteden, maar ook op de uitvoering van raamovereenkomsten en projecten in lijn met de projectmanagementsturing van de HG. In deze filosofie geeft de opdrachtgever maximale ruimte aan leveranciers om toegevoegde waarde te leveren. Doordat leveranciers de ruimte krijgen bij de aanbesteding kunnen zij hun expertise aantonen en zich daarmee onderscheiden ten opzichte van de concurrentie. Voor de opdrachtgever wordt in de aanbesteding duidelijk wie boven het maaiveld uitsteekt en het meeste bijdraagt aan betrouwbare dienstverlening met weinig fouten en tegen een aantrekkelijke prijs. De resultaten zijn een grotere focus op kwaliteit en klanttevredenheid tegen minder kosten bij het merendeel van de projecten en ingekochte dienstverlening. De HG gebruikt deze filosofie momenteel bij een achttal contracten. Het paradigma shift van zowel de HG als de leverancier vraagt om een verdere implementatie en borging van de filosofie, zodat enerzijds nieuwe dienstverlening bij bewezen succes van Best Value via deze wijze ingekocht kan blijven worden. Anderzijds is het noodzakelijk contractmanagers te begeleiden in Best Value gedurende de contractduur ter borging van de betrouwbare dienstverlening met weinig fouten en een aantrekkelijke prijs. Het komende jaar zal Best Value verder geïmplementeerd en geborgd worden indien de evaluatie aantoont dat Best Value bijdraagt aan de focus op kernkwaliteiten van het FB. De implementatie en borging wordt uitgewerkt in een plan. Datum: 10 januari 2014, versie: 1.1 6

7 3 Missie en visie van Inkoop Om de business doelstellingen van de HG beter en sneller te bereiken begeleidt Inkoop klanten bij inkoopvraagstukken, om vervolgens te komen tot samenwerking met de beste marktpartijen voor de HG. De HG is een aanbestedingsplichtige organisatie en moet voldoen aan de richtlijnen van het (Europese) aanbestedingsrecht. Binnen deze gestelde wettelijke randvoorwaarden voert Inkoop haar missie uit: Inkoop is waardevol voor onderwijs & onderzoek (alsmede kenniscentra en lectoraten), stafbureaus en het Facilitair Bedrijf bij het inkopen van kennis, kunde en middelen, door als adviseur en partner bij te dragen aan het bereiken van de business doelstellingen van de HG. Als slogan is de missie van Inkoop: Waardevol inkopen Onder waardevol inkopen wordt verstaan het inkopen met de beste kwaliteit/prijs verhouding. Het beleidskader van Inkoop is dat bij elke aanbesteding volgens de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) methode (wettelijk verplicht) wordt ingekocht. Kwaliteit prevaleert boven prijs. Tevens ligt de focus van Inkoop op de core business. Daar waar mogelijk zal gefocust worden op ontzorging door middel van het aantrekken van kwalitatief hoogwaardige leveranciers. De dienstverlening van Inkoop is: - Adviseren en begeleiden bij het implementeren van de sourcingsvisie en strategie; - Uitvoeren van contractmanagement en leveranciersmanagement; - Markt- en leveranciersanalyses om zo expertise uit de markt te benutten; - Adviseren bij inkoop- en aanbestedingsvraagstukken met de juiste verhouding tussen prijs en kwaliteit; - Begeleiden van inkoop- en aanbestedingsprojecten met focus op toegevoegde waarde. Datum: 10 januari 2014, versie: 1.1 7

8 4 Beleidsontwikkelingen De HG heeft een aantal ambities neergelegd voor de toekomst, waar Inkoop een bijdrage aan kan leveren. De HG wil partner zijn van bedrijven en instellingen in Noord-Nederland. Zij wil Noordelijke bedrijven stimuleren om een impuls te geven aan de regio en de vergrijzing in het noorden van het land tegen te gaan. Tevens wil de HG verantwoordelijk zijn. Randvoorwaarden voor het behalen dan de doelstellingen zijn de kwaliteit van personeel en een efficiënte bedrijfsvoering. Dit hoofdstuk maakt de vertaalslag van het strategisch beleidsplan Koers op Kwaliteit naar inkoopdoelstellingen. 4.1 Regionale Verbondenheid Businessdoelstelling: De HG wil partner zijn van (MKB) bedrijven in Noord-Nederland. Inkoop draagt bij aan de samenwerking met bedrijven in het Noorden door oog te hebben voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse 0fferteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale 0ndernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de HG moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Local sourcing draagt bij aan de doelmatigheid van de Inkoop. Op 3 oktober 2012 heeft de HG als lid van Inkoop Platform Groningen (IPG) het Actieplan ondernemersvriendelijk aanbesteden ondertekend. Kern van dit actieplan is: We doen het samen: Bedrijfsleven en Overheid. Samen voor een verantwoorde ontwikkeling van de economie in het Noorden. Het plan is daarom mede ondertekend door 13 vertegenwoordigers vanuit de overheid. Gezamenlijke acties voor leden van IPG die uit dit plan voortkomen zijn: 1. Investeren in kennis over nieuwe samenwerkingsvormen, innovatieve aanbestedingsprocedures en contracten en gunnen op waarde; onder andere de Leidraad Aanbesteden Bouwopdrachten wordt hierbij toegepast. 2. Marktdagen organiseren, die passen binnen wet en regelgeving, om inzicht te krijgen in het te verwachten volume aan opdrachten, de aanbestedingen daarvan grotere bekendheid geven en daarmee de regionale vraag- en aanbodzijde van de markt voor zowel werken als leveringen en diensten transparanter te maken. 3. Toepassen van digitaal aanbesteden om het aanbestedingsproces voor betrokkenen efficiënter en effectiever te laten verlopen. 4. Proportionaliteit nader concretiseren bij aanbestedingen zodat dit begrip toegankelijker wordt gemaakt voor met name het MKB. 5. Investeren in het uitwisselen van opgedane kennis en ervaring bij aanbestedingen waarbij gunnen op waarde is gehanteerd. 6. Organiseren van Masterclasses, ronde tafels en informatiebijeenkomsten voor opdrachtgevers en ondernemers om de kennis over inkoop en aanbesteden door publieke dienstverleners te delen. 7. Onderzoek doen naar juiste wijze van onderlinge informatie uitwisseling over o.a. procedures en opdrachten. Daarnaast geeft HG lokale (MKB) ondernemers een kans door de mogelijkheden te stimuleren: - van het betrekken van lokale ondernemers bij meervoudig onderhandse aanbestedingen onder de drempelwaarden van de Europese richtlijnen; - van verdeling van de opdrachten in percelen, waardoor meer kansen voor lokale ondernemers ontstaan. Uitgangspunt is dat het opknippen in percelen niet mag leiden tot het ontduiken van de drempelbedragen; - door het opstellen van selectiecriteria waar lokale ondernemers aan kunnen voldoen. Randvoorwaarde is dat er geen disproportionele eisen worden gesteld; Datum: 10 januari 2014, versie: 1.1 8

9 - voor het selecteren van meer dan één leverancier voor een bepaalde productgroep. Op basis van mini competitie wordt vervolgens per opdracht/bestelling telkens geminitendered tussen de gecontracteerde partijen. Businessdoelstelling Inkoopbijdrage/ doelstelling Acties HG wil partner zijn van bedrijven in Noord-Nederland Inkoop stimuleert zowel op beleidmatig vlak als op tactisch niveau de samenwerking met bedrijven in het noorden van Nederland. - bijdrage leveren aan het actieplan ondernemersvriendelijk aanbesteden. - Inkoop is verantwoordelijk het uitbreiden van kennis over nieuwe samenwerkingsvormen, innovatieve aanbestedingsprocedures en contracten en gunnen op waarde onder IPG-leden. - betrekken van lokale ondernemers bij meervoudig onderhandse aanbestedingen. - verdeling van de opdrachten in percelen, waardoor meer kansen voor lokale ondernemers ontstaan. - opstellen van selectiecriteria waar lokale ondernemers aan kunnen voldoen. - selecteren van meer dan één leverancier voor een bepaalde productgroep. - via de website van de HG transparante informatie bieden aan MKB ers over HG opdrachten. 4.2 Verantwoordelijkheid Businessdoelstelling: De HG wil werken vanuit een houding van maatschappelijke verantwoordelijkheid. De hogeschool wil werken vanuit een houding van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dat komt bijvoorbeeld terug in de aandacht voor duurzaamheid in bedrijfsvoering en huisvesting Duurzaam inkopen Convenant Duurzaam inkopen Inkoop draagt bij aan de kernwaarde verantwoordelijkheid door maatschappelijk verantwoord in te kopen (MVI). In 2008 is tussen de HBO Raad en Ministerie van Infrastructuur en Milieu een convenant gesloten met als doelstelling om in 2012 voor minimaal 50% duurzaam in te kopen. Aan dit convenant heeft de HG zich verbonden door de duurzaamheidscriteria, die zijn opgesteld door het AgentschapNL, toe te passen in aanbestedingen. Er wordt tweejaarlijks door Ministerie van Infrastructuur en Milieu gemonitored, waarover in het jaarverslag van de HG wordt gerapporteerd. Werkgroep Duurzaamheid en Visie MVO Inkoop participeert in de werkgroep duurzaamheid en MVO. De werkgroep heeft als opdracht om alle activiteiten van het FB op het gebied van duurzame bedrijfsvoering in kaart te brengen en te bundelen. Daarnaast heeft de werkgroep de opdracht om voor de eigen afdeling meetbare doelen op het gebied van duurzame bedrijfsvoering te formuleren die in de toekomst gerealiseerd gaan worden. Om concrete MVIdoelen te kunnen stellen is het van belang om te bepalen welke visie op duurzame bedrijfsvoering de HG ambieert. Deze visie moet de komende jaren in samenwerking met de stuurgroep Duurzaamheid uitgewerkt worden. Datum: 10 januari 2014, versie: 1.1 9

10 4.2.2 Social Return Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreintegratie, arbeidsomstandigheden en social return. De HG heeft oog voor solidariteit in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Ook heeft Inkoop een samenwerkingsverband met het Kenniscentrum Arbeid door onder andere ondertekening van de Raak MKB projectaanvraag Sociaal in het bestek. Concrete voorbeelden van aanbestedingen waarin social return is toegepast zijn schoonmaak en onderhoud terreinen Fairtrade Op 11 mei 2011 heeft de HG als eerste hogeschool de titel Fairtraide Hogeschool mogen ontvangen. Fairtrade zorgt ervoor dat producten onder eerlijke handelsvoorwaarden worden verhandeld met respect voor mens en milieu. Bij Fairtrade wordt bijvoorbeeld het recht op vakbonden en het verbod op gedwongen- of kinderarbeid nageleefd. De boeren en producenten ontvangen een eerlijke beloning voor hun werk. Ook zorgt Fairtrade voor langdurige handelsrelaties, zodat de boeren en producenten kunnen investeren in zichzelf, hun familie, en in de gemeenschap waarin zij leven. Daarbij schenken ze bij de keuze voor grondstoffen of productiewijze ook extra aandacht aan het milieu. Het streven van de HG is om zoveel als mogelijk Fairtrade in te kopen. Om de titel Fairtrade Hogeschool te prolongeren zal Inkoop daar waar mogelijk, in samenwerking met Max Havelaar, de uitvraag van Fairtrade criteria blijven continueren Maatschappelijk verantwoord contracteren Maatschappelijk verantwoord contracteren (MVC) houdt in dat voorkomen wordt dat er wurgcontracten met gevolgen voor arbeidsomstandigheden van medewerkers worden afgesloten met leveranciers omdat bijvoorbeeld enkel op prijs gegund wordt. Met ingang van de aanbestedingswet per 1 april 2013 is gunnen op enkel laagste prijs niet meer toegestaan, tenzij dit goed kan worden gemotiveerd. De HG is verplicht voor aanbestedingen te gunnen op economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Inkoop streeft ernaar om in 2015 voor 100 % maatschappelijk verantwoorde contracten te hebben afgesloten. Een voorbeeld hiervan is het afsluiten van het Schoonmaakcontract (2012) waarin de code verantwoordelijk marktgedrag is toegepast. Op 31 januari 2013 heeft de HG deze code ondertekend. Businessdoelstelling Inkoopbijdrage/ doelstelling Acties De HG wil werken vanuit een houding van maatschappelijke verantwoordelijkheid Inkoop verbindt klanten en leveranciers, bij het afsluiten van contracten, voor mogelijkheden en ontwikkelingen op het gebied van verschillende MVI-thema s. - Inkoop past indien mogelijk en doelmatig bij aanbestedingen de beschikbare duurzaamheidscriteria, die zijn opgesteld door het AgentschapNL, toe. - Inkoop participeert in de werkgroep duurzaamheid en MVO. De werkgroep heeft als opdracht om alle activiteiten van het FB op het gebied van duurzame bedrijfsvoering in kaart te brengen en te bundelen. - Inkoop implementeert een werkgroep MVI-Inkoop waarin thema s duurzaamheid, social return, fairtrade en MVI worden gedeeld/uitgewerkt/verdieping krijgen. - Inkoop stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces en mensen Datum: 10 januari 2014, versie:

11 met een afstand tot de arbeidsmarkt. - Inkoop zal daar waar mogelijk de uitvraag van Fairtrade criteria stimuleren. 4.3 Kwaliteit personeel Businessdoelstelling: De HG wil de kwaliteit van het functieniveau en kwalificatieniveau van personeel verhogen. De HG wil meer geld voor onderwijs & onderzoek vrijspelen. Mede in het kader van Balans moeten we voorkomen dat via inhuur van derden de formatie weliswaar daalt maar de out of pocket kosten (onnodig) stijgen. Tevens is de verwachting dat de flexibele schil groter zal worden terwijl het werving-, selectie- en bestel proces momenteel niet eenduidig en efficiënt is, er een grote facturenstroom is door veelheid aan leveranciers, er geen totaaloverzicht is waardoor sturing op het contract niet mogelijk is en tot slot benut de HG onvoldoende de aanwezige kennis van goed presterende ingehuurde mensen. Hiervoor is het wenselijk om een gestroomlijnd proces in te richten voor de inhuur van derden waarbij een hoge kwaliteit tegen een lagere prijs kan worden afgenomen. Om deze procesoptimalisatie te realiseren draagt inkoop bij aan deze doelstelling door het optimaliseren van het proces rondom inhuur van derden door verhoging van de kwaliteit van dienstverlening, ontzorging van het gehele inleenproces en verlaging van de totale kosten. Businessdoelstelling Inkoopbijdrage/ doelstelling Acties De HG wil de kwaliteit van het functieniveau en kwalificatieniveau personeel verhogen. Inkoop verbindt klanten met leveranciers door het sourcen van flexibel personeel, zodat kwaliteit van onderwijs gewaarborgd wordt. - flexibele schil verder optimaliseren en procesoptimalisatie door aanbesteden van een broker voor inhuur van externen en adviesdiensten in samenwerking met P&O. 4.4 Efficiënte bedrijfsvoering Businessdoelstelling: De HG wil een efficiënte bedrijfsvoering. Eén van de randvoorwaarden voor Koers op Kwaliteit is een efficiënte bedrijfsvoering. Daarnaast zijn in 2012 nieuwe doelstellingen bepaald in het prestatieakkoord die vragen om een efficiënte bedrijfsvoering. Inkoop draagt op strategisch niveau bij aan een efficiënte bedrijfsvoering door leveranciers te contracteren die ontzorgen. Inkoop zorgt voor contractering van de beste leverancier gegeven het budget. Inkoop zorgt voor verdere implementatie en borging van de BVP filosofie binnen de HG. Inkoop adviseert over onder andere strategische sourcingsvraagstukken en adviseert over onder andere juiste aanbestedingsfilosofie; BVP of traditioneel. Daarnaast draagt Inkoop op tactisch niveau bij een aan een efficiënte bedrijfsvoering door innovatief te contracteren en aan te besteden door middel van inkoop filosofieën als BVP. Inkoop verbindt interne stakeholders (schools, staven, bedrijf, interne klanten) met leveranciers en optimaliseert contract- en leveranciersmanagement ten behoeve van een hogere klanttevredenheid tegen zo laag mogelijke kosten. Ook geeft inkoop strategisch en tactisch inkoop- en aanbestedingsadvies. Businessdoelstelling De HG wil een efficiënte bedrijfsvoering. Datum: 10 januari 2014, versie:

12 Inkoopbijdrage/ doelstelling Acties Inkoop is een tactisch en strategisch adviseur voor de schools (alsmede kenniscentra), staven en facilitair bedrijf en selecteert de beste partijen uit de markt. - inkoop verbindt interne stakeholders. - inkoop begeleidt (Europese) aanbestedingen. - inkoop adviseert haar klanten op tactisch en strategisch niveau. - inkoop implementeert en borgt de BVP filosofie. - inkoop adviseert haar klanten over strategische sourcingsvraagstukken. Datum: 10 januari 2014, versie:

13 5 Governance Op de bestedingen van de HG is verschillende wet- en regelgeving van toepassing. In het volgende hoofdstuk wordt de van toepassing zijnde wet- en regelgeving toegelicht. 5.1 De Europese richtlijn De Europese richtlijn schrijft voor dat alle bestedingen boven de vastgestelde drempelwaarden transparant, objectief en non-discriminerend moet plaatsvinden. In de richtlijn is uitgewerkt hoe dat inkoopproces in Europa dient te worden uitgevoerd. Deze richtlijn betekent voor de HG dat de HG moet aanbesteden boven bepaalde bedragen. Zie tabel I voor de drempelbedragen. 5.2 De nieuwe Aanbestedingswet Per 1 april 2013 is de nieuwe aanbestedingswet van kracht. Naast aanvullingen op de Europese richtlijn voor inkooptrajecten boven het drempelbedrag van Europees aanbesteden ( voor leveringen en diensten en voor werken) komen er nu ook regels voor inkooptrajecten onder het drempelbedrag van Europees aanbesteden. De regels voor inkooptrajecten boven en onder de eerder genoemde drempelbedragen zijn vastgesteld in de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. De doelen van de Aanbestedingswet zijn: Duidelijk en uniform kader voor aanbesteden Betere toegang MKB Lastenverlichting inschrijvers Betere besteding belastinggeld Betere naleving aanbestedingsregels De Aanbestedingswet omvat een aantal ingrijpende wijzigingen, waarvan hieronder enkele genoemd zijn: Voor aanbestedingen onder de Europese drempel geldt in het kader van transparantie een motiveringsplicht, dit kan worden vertaald als een uitgebreide dossier vorming van alle inkopen. Het gunnen op alleen laagste prijs is niet langer toegestaan. Een aanbestedende dienst is verplicht te gunnen op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), tenzij dit goed kan worden gemotiveerd. Aanbestedende diensten mogen niet splitsen maar ook niet onnodig opdrachten samenvoegen (van bijvoorbeeld meerdere Hogescholen tegelijk en/of heterogene producten en diensten) tenzij dit steekhoudend kan worden gemotiveerd. Er is een klachtenregeling in de maak waarbij de aanbestedende dienst wordt geadviseerd een onafhankelijk (los van de afdeling Inkoop) meldpunt voor klachten in te richten waar klachten vanuit de markt in behandeling worden genomen. HG heeft een klachtenregeling ingericht naar aanleiding van de nieuwe aanbestedingswet. Voor het aanbesteden van werken (nieuw- en verbouwingen) onder het drempelbedrag van Europees aanbesteden wordt het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) verplicht. Proportionaliteit geldt voor alle eisen en voorwaarden die aan leveranciers, leveringen, diensten en werken worden gesteld maar ook voor de keuze van de aanbestedingsprocedure. Een uitgebreide memo over de impact van de nieuwe aanbestedingswet staat in bijlage 1 weergegeven. Een grote impact is de motiveringsplicht omtrent de selectie en gunning van leveranciers onder de aanbestedingsgrens. Gezien de complexiteit is het beleid om inkopen > K 30 via Inkoop in te kopen. In tabel I zijn de drempelbedragen aangegeven als gevolg van de Europese richtlijn en de nieuwe Aanbestedingswet, inclusief de te volgen procedure. Datum: 10 januari 2014, versie:

14 Drempelbedragen (exclusief BTW) Producten en diensten Soort procedure K 0 tot K 30 Mag 1 op 1 (enkelvoudig offertetraject) Hoe? Inkoop biedt ondersteuning en advies indien gewenst K 30 tot K 207 Meervoudig onderhands aanbesteden Via Inkoop (afwijkingen slechts mogelijk na advies Inkoop) K 207 of hoger Europees aanbesteden Via Inkoop Werken K 0 tot K 50 1 op 1 (enkelvoudig offertetraject) K 50 tot K K tot K Meervoudig onderhands aanbesteden (afwijkingen slechts mogelijk na advies Inkoop) Openbaar aanbesteden (afwijkingen slechts mogelijk na besluit CvB) Check bij Inkoop Inkoop biedt ondersteuning en advies Via Inkoop Via Inkoop K of hoger Europees aanbesteden Via Inkoop Tabel I: Drempelbedragen De afdeling inkoop ondersteunt bij het vaststellen van de waarde van de opdracht. Zo is de HG bij repeterende inkopen van producten en diensten al aanbestedingsplichtig bij slechts K 50 per jaar. 5.3 Comply Het nakomen van de rechtmatigheid in de bedrijfsvoering is een randvoorwaarde voor de HG. Het College van Bestuur heeft in november 2012 de notitie Comply vastgesteld. In de notitie is Comply het leidende principe. Hiermee wordt bedoeld dat ieder organisatieonderdeel moet voldoen aan de rechtmatigheidseisen die gesteld worden aan de HG als geheel. Deze eis is als volgt uitlegbaar: De HG is aanbestedingsplichtig voor bestedingen boven de Europese drempelbedragen en in sommige gevallen ook voor bestedingen onder de drempel. In sommige gevallen is het mogelijk om voor bestedingen onder de drempel af te wijken van het Comply beleid. De procedure voor aanbestedingen onder de aanbestedingsdrempel is op het moment van schrijven nog in ontwikkeling en zal op de intranetsite van Inkoop worden geplaatst. Naast het voldoen aan de aanbestedingsplicht door budgethouders worden verschillende maatregelen genomen ter ondersteuning van de budgethouders. 5.4 Purchase-to-pay De HG wil haar governance op orde brengen. Inkoop draagt hieraan bij door het operationele inkoopproces te optimaliseren en te automatiseren zodanig dat gemandateerde bestellers op een gemakkelijke en gebruikersvriendelijke wijze uitsluitend vanuit een centrale bestelportal producten, diensten en menskracht vanuit (raam)contracten kunnen bestellen bij door de HG-gecontracteerde leveranciers. Hierbij is Inkoop eigenaar van het proces en systeem en is de lijnorganisatie verantwoordelijk voor het operationele bestellen. Dit proces noemen we Purchase-to-pay (P2P). Datum: 10 januari 2014, versie:

15 De door de budgethouder gefiatteerde bestelling (inkooporder) wordt automatisch in DAX vastgelegd als verplichting. Hierdoor is de budgethouder in staat beter te sturen op de uitnutting van zijn/haar budget. Na prestatie-akkoord verklaring van de levering van producten, diensten of menskracht door de budgethouder/bewaker wordt de reeds vooraf gefiatteerde inkooporder automatisch gematched met de bijbehorende factuur. Indien een match, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld. Indien geen match, dan wordt de factuur alsnog digitaal gefiatteerd door de budgethouder. Het geautomatiseerde operationele inkoopproces verschaft de verschillende stakeholders tenslotte volledige, juiste en tijdige informatie over bijvoorbeeld de aangegane verplichtingen, de uitnutting van raamcontracten en het verloop van de procesgang van operationele inkoop. 5.5 Stroomdiagram Inkopen In deze paragraaf is een beschrijving (stroomdiagram) weergegeven van het te volgen proces voor de inkopen of (Europese) aanbestedingen. START HG medewerker plaatst bestelling Bestelling uit Product Dienstenboek? NEE Besteding meer dan ? NEE NEE: Zelf inkopen via enkelvoudig offertetraject EINDE JA JA Bestelling d.m.v. winkelwagen op Mijnhanze.nl of servicepunt/ intranet/winkel Inleen derden? NEE Via Inkoop EINDE JA Bestelling van voor ? NEE Via Broker inkopen EINDE JA Via Inkoop EINDE Datum: 10 januari 2014, versie:

16 5.6 Verplichtingen Er is een aantal verplichtingen die de HG zichzelf moet stellen om te kunnen voldoen aan de oude en nieuwe wet- en regelgeving. 1. HG is aanbestedingsplichtig voor bestedingen boven de Europese drempelbedragen (zie drempelbedragen in paragraaf 5.2) en in sommige gevallen ook voor bestedingen onder de drempel. 2. Alle inkopen > K 30 worden door Inkoop gefaciliteerd. 3. Alle inkopen > K 30 worden via de elektronische aanbestedingstool gedaan om zo de administratieve lasten van de inschrijvers te verlichten. 4. Indien raamcontracten aanwezig zijn is de HG verplicht te bestellen bij de gecontracteerde leveranciers. Voor de meeste dienstverlening zijn raamovereenkomsten afgesloten. 5. Gemandateerde bestellers mogen na de implementatie van P2P uitsluitend vanuit een centrale bestelportal producten en diensten bestellen. Businessdoelstelling Inkoopbijdrage/ doelstelling Acties HG wil haar governance op orde. Inkoop voert rechtmatige en professionele aanbestedingen uit voor haar klanten waarbij geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd. - inkoop voert rechtmatige aanbestedingen uit. - inkoop adviseert haar klanten op tactisch en strategisch niveau. - inkoop verbindt interne stakeholder/afdelingen om te komen tot een kwalitatief hoge offerteaanvraag. - inkoop implementeert comply en de nieuwe aanbestedingswet in de organisatie. - inkoop implementeert het purchase to pay proces. Datum: 10 januari 2014, versie:

17 6 Strategie In het volgende hoofdstuk wordt weergegeven welke strategie Inkoop zal volgen om optimaal te kunnen bijdragen aan de businessdoelstellingen van de HG. 6.1 Inkoopaccountmanagement Onze missie is: Inkoop is waardevol voor onderwijs & onderzoek (alsmede kenniscentra en lectoraten), stafbureaus en het Facilitair Bedrijf bij het inkopen van kennis, kunde en middelen, door als adviseur en partner bij te dragen aan het bereiken van de business doelstellingen van de HG. Om deze missie uit te kunnen voeren is accountmanagement randvoorwaardelijk. Op dit moment vinden er structureel inkoop accountgesprekken plaats met de grootste klanten. Inkoop zal zich meer moeten richten op de strategische rol/partner van klanten zodat zij beter kan bijdragen aan de doelstellingen van de HG. Inkoopaccountmanagement verder professionaliseren kan hierin een oplossing bieden. Het doel van professioneel inkoopaccountmanagement is het managen van verwachtingen in afstemming met de klantmanagers van het FB. 6.2 Benodigde inkoopcompetenties en kennis De afgelopen zes jaar heeft Inkoop zich voornamelijk geprofileerd in het tactisch inkoopproces (aanbestedingen: specificeren, selecteren, contracteren). Vanuit de organisatie was hier de grootste behoefte aan. Door doelmatig, rechtmatig en innovatief inkopen heeft Inkoop een grote bijdrage geleverd. De huidige ontwikkelingen, zoals onder andere: het project Balans, de strategie operational excellence van FB, de visie op sourcing, de implementatie van contractmanagement, vragen om een meer strategische rol van Inkoop. Een verschuiving naar strategisch adviseur is hiervoor nodig. Door de verschuiving van adviseurschap op tactisch niveau naar een strategisch adviseur en partner voor klanten, wil Inkoop maximaal bijdragen aan het bereiken van de business doelstellingen van de HG. Om de organisatiedoelstellingen van HG en de kanteling naar het regisseren van processen bij het FB tot realisatie te brengen worden er verschillende eisen gesteld aan Inkoop. Er zijn verschillende competenties nodig voor het regisseren van processen en om de samenwerking met de schools, stafbureaus en het facilitair bedrijf te versterken. Deze zijn nodig om marktkansen te verbinden met de business doelstellingen van de HG en schools, stafbureaus en facilitair bedrijf. Door deze verschuivende strategische rol van Inkoop wordt van de inkoopadviseur een (strategisch) bedrijfskundige benadering verwacht. Dit is nodig om de komende jaren inkoopaccountmanagement, sourcingsstrategieën en Best Value Procurement verder te implementeren en te borgen. In januari 2012 zijn er nieuwe functieprofielen opgesteld waarin bovenstaande competenties zijn omschreven in de functies: Inkoopadviseur A, B en C. Door de versterking en verzwaring van de gevraagde competenties zal Inkoop een ervaren Inkoopadviseur aantrekken. Hier is in het Balans plan van aanpak rekening mee gehouden. Tevens zal ingezet worden op borging van het ethisch handelen. Inkoop vindt het van zeer groot belang dat inkopers maar ook andere betrokkenen/belanghebbenden bij het inkoopproces ethisch handelen en daarom voert Inkoop van HG haar werkzaamheden uit volgens de NEVI Gedragscode, zie ook ( Datum: 10 januari 2014, versie:

18 6.3 Samenwerkingsverbanden Inkoop hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerkingen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere hogescholen of aanbestedende diensten. De verschillende samenwerkingsverbanden van Inkoop zijn onder anderen: - School of Facility Management en Lectoraat Inkoop (o.a. minor inkoopmanagement, gastcolleges); - Kenniscentrum Arbeid; - Inkoop Platform Groningen (IPG). Het IPG is een samenwerkingsverband tussen non-profit organisaties in Groningen en heeft de doelstellingen kennis te delen en daar waar mogelijk inkoopvolume te bundelen en gezamenlijk aan te besteden. Ook zijn aangesloten organisaties gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van het actieplan ondernemersvriendelijk aanbesteden; - Hogescholen Inkoop Platform (HIP) opgericht vanuit de behoefte om met verschillende HBO onderwijsinstellingen kennis te delen en ervaringen uit te wisselen; - Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Kennisdeling en gezamenlijk aanbesteden. 6.4 Contract- en leveranciersmanagement Komend jaar zal het contractmanagement worden geprofessionaliseerd binnen het Facilitair Bedrijf, waardoor het managen van aanbodzijde, zijnde de leveranciers wordt aangescherpt. Op dit moment is contractmanagement nog onvoldoende ingebed op beleidsmatig niveau en op uitvoerend niveau. Professioneel contractmanagement waarbij regie wordt genomen op het dienstverleningsproces vraagt om een verzakelijking van de relatie waarbij continue gestuurd wordt op de KPI s. komend jaar zal er een plan worden geschreven om contractmanagement verder te professionaliseren. Businessdoelstelling Inkoopbijdrage Acties Verschillende doelstellingen van schools (alsmede kenniscentra en lectoraten), stafbureaus en facilitair bedrijf. Inkoop draagt bij aan de doelstellingen van de schools (alsmede kenniscentra en lectoraten), stafbureaus en facilitair bedrijf door de kansen in de markt te verbinden met deze doelstellingen en waardevol in te kopen. - inkoopaccountmanagement verder professionaliseren via tweede lijn. - zelf kennis opbouwen/onderhouden door middel van volgen van NEVI vakopleidingen, seminars, congressen etc. - actieve kennisdeling met andere organisaties op het gebied van Inkoop. - contract- en leveranciersmanagement verder professionaliseren door opstellen beleid, registratie, signalering van contracten automatiseren, processen implementeren, functieprofielen opstellen, contractmanagers aanstellen, KPI s opstellen en het meten van prestaties. Datum: 10 januari 2014, versie:

19 6.5 Inkoopdoelstellingen Samenvattend zijn de inkoopdoelstellingen: 1. Inkoop stimuleert zowel op beleidmatig vlak als op tactisch niveau de samenwerking met bedrijven in het Noorden van Nederland. 2. Inkoop verbindt klanten en leveranciers op het gebied van verschillende Maatschappelijk Verantwoord Inkoop thema s. 3. Inkoop is een tactisch en strategisch adviseur & partner voor onderwijs en onderzoek, staven en facilitair bedrijf en selecteert de beste partijen uit de markt voor klanten. 4. Inkoop voert rechtmatige en professionele aanbestedingen uit voor haar klanten waarbij geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd. Datum: 10 januari 2014, versie:

20 Bijlage 1: Gevolgen nieuwe aanbestedingswet Per 1 april 2013 is de nieuwe aanbestedingswet van kracht. Naast aanvullingen op de Europese richtlijn voor inkooptrajecten boven het drempelbedrag van Europees aanbesteden ( voor leveringen en diensten en voor werken) zijn er nu ook regels voor inkooptrajecten onder het drempelbedrag van Europees aanbesteden. In deze bijlage wordt de impact van de nieuwe aanbestedingswet voor de HG weergegeven. Centrale vraag: Welke impact heeft de nieuwe aanbestedingswet op de inkopen van de HG onder de Europese aanbestedingsgrens? Doelstellingen van de nieuwe aanbestedingswet: Onderstaande doelstellingen gelden zowel boven de Europese aanbestedingsdrempel als onder de aanbestedingsdrempel. Betere naleving van de aanbestedingsregels. 1. Motiveringsplicht: de aanbestedende dienst heeft de verplichting om al haar afwegingen objectief en transparant te maken. 2. Klachtenmeldpunt: elke aanbestedende dienst dient een klachtenmeldpunt in te richten los van de afdeling Inkoop om klachten over de aanbesteding tijdens de procedure te kunnen melden. Verbeteren van de kansen van het MKB bij overheidsopdrachten; 3. Proportionaliteit: de gestelde eisen aan de marktpartijen moeten proportioneel zijn. Dit is uitgewerkt in de gids proportionaliteit. 4. Niet onnodig bundelen: opdrachten mogen niet onnodig gebundeld worden bijvoorbeeld in samenwerking met andere aanbestedende diensten. 5. Verplichte percelen: als opdrachten om goede redenen toch worden gebundeld bestaat de verplichting om deze op te knippen in percelen. 6. Maatschappelijke meerwaarde: elke inkoop zou maatschappelijke meerwaarde moeten creëren. Hieronder valt onder andere Social Return en MVO, maar ook verantwoord opdrachtgeverschap dagen standstill termijn: tussen voorlopige gunning en definitieve gunning wordt een termijn van 15 dagen gehanteerd. Bij de nieuwe wet is deze verlengd naar 20 dagen. Uniforme richtlijnen voor alle aanbestedende diensten; 8. Onder de drempel: door richtlijnen onder de drempel vast te leggen komt er meer uniformiteit bij aanbestedende diensten. 9. ARW 2012: Bij werken is toepassing van het ARW 2012 nu verplicht. Lastenverlichting inschrijving; 10. Lastenverlichting inschrijvers: de bewijslast bij gestelde eisen wordt geminimaliseerd door het gebruik van de standaard Eigen Verklaring. Enkel de winnende partij wordt verzocht zijn geschiktheid voor de opdracht aan te tonen. 11. E-commerce: Gebruik van Tenderned en elektronisch aanbesteden wordt gestimuleerd. Betere besteding van belastinggeld; 12. Geen Laagste Prijs: offertes mogen niet gegund worden op basis van enkel de laagste prijs maar altijd de prijs en kwaliteit verhouding. Motiveringsplicht De impact van de motiveringsplicht op bestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempel is groot. De uitwerking van de motiveringsplicht leidt tot onderstaande conclusies: Datum: 10 januari 2014, versie:

21 De nieuwe aanbestedingswet kent een uitgebreide motiveringsplicht: 1. De selectie van leveranciers moet op objectieve gronden plaatsvinden: Offerteaanvragen worden nu verzonden aan partijen waar goede ervaringen mee zijn. De HG beschikt niet over een leveranciersdatabase of over groslijsten. De huidige werkwijze is niet objectief meetbaar en met ingang van de nieuwe wet niet meer geoorloofd. 2. Gunning moet op objectieve gronden plaatsvinden: Voor de gunning mag het criterium laagste prijs niet meer gehanteerd worden. Er moet een objectieve onderbouwing voor de best prijs kwaliteitsverhouding worden opgesteld. 3. Het volledige inkoopproces moet met een inkoopdossier transparant worden gemaakt. Maatregelen boven de aanbestedingsgrens: De afdeling inkoop neemt haar maatregelen om boven de aanbestedingsgrens de nieuwe aanbestedingswet toe te passen. De maatregelen betreffen zijn: 1. Workshop De inkoopadviseurs en juridisch adviseur van het CvB hebben een workshop van Trip advocaten gevolgd. Bij deze workshop is ook de samenwerking gezocht met een afvaardiging van de Minor Inkoop. 2. Templates De templates zijn door Trip aangepast en aanbestedingsproof gemaakt. Maatregelen onder de aanbestedingsgrens: Om te waarborgen dat de HG voldoet aan de wetgeving van de nieuwe aanbestedingswet zijn de volgende maatregelen nodig. 1. Inkopen boven de K 30 melden bij de afdeling inkoop Inkoop faciliteert inkopen onder de drempelbedragen (<K 207). De begeleiding is afhankelijk van product, markt, risico s, budget, et cetera. De focus zal liggen op doelmatigheid met als randvoorwaarde de wetgeving en specifiek de motiveringsplicht. Er zal een checklist inkoop worden opgesteld voor de afdelingen om bij de start van elk inkooptraject op voorhand de juiste overwegingen te kunnen maken. 2. Inkoop als regisseur aanstellen Indien na analyse blijkt dat een (meervoudig onderhandse) aanbesteding gestart moet worden zorgt inkoop voor begeleiding van het inkoopproces. Afhankelijk van het product/dienst, markt, risico s, budget, et cetera wordt het inkoopproces volledig ondersteund, als light aanbesteding ondersteund of op afstand. In dit laatste geval zullen templates ter beschikking worden gesteld worden voor een volledige offerteaanvraag. De aanbestedingen zullen elektronisch worden ondersteund via aanbestedingstooling. Het volledige dossier zal bij de afdeling inkoop worden gearchiveerd, geregistreerd en beheerd. 3. Opnemen in Beleid De gevolgen van de nieuwe aanbestedingswet zijn opgenomen in het inkoopbeleid van de HG. 4. De big spenders trainen om bewustwording te stimuleren Het voor 1 april trainen van de afdelingen met de grootste uitgaven (onder de aanbestedingsdrempel) om daarmee bewustwording van de nieuwe aanbestedingswet te creëren. De workshops zullen gebaseerd worden op de nieuwe aanbestedingswet en de impact op de dagelijkse werkzaamheden van deze afdelingen. Binnen het FB betreft dit de afdeling Vastgoed en de afdeling Faciliteiten. Later volgen ook de andere (staf) afdelingen en de schools in volgorde van spend. Datum: 10 januari 2014, versie:

22 5. Nader onderzoek naar leveranciersselectie Er zijn verschillende manieren denkbaar om te komen tot objectieve groslijsten. In samenwerking met ander hogescholen en het inkoop platform Groningen wordt gekeken naar de alternatieven die beschikbaar zijn en welke personele inspanning deze oplossingen vergen. Datum: 10 januari 2014, versie: