Referentiematrix ISO 26000

Transcriptie

1 Referentiematrix ISO 26000

2 Referentiematrix Leo de Kock & Zn. B.V. Opgesteld door Werkgroep MVO Leo de Kock: - Claris ten Napel (Directeur werkgroep lid) - Rick Pronk (Bedrijfsanalist werkgroep leider) - Gert-Jan Ganzinga (Logistiek commercieel medewerker werkgroep lid) - Jos te Riele (Loodschef werkgroep lid) Versie 1 augustus 2014 Status: Definitief 1

3 Inhoudsopgave Inleiding 4 Zelfverklaring NEN-ISO 26000: NPR C1: MVO Principes 6 1. Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving Onze organisatie gedraagt zich ethisch Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. 12 Stakeholders 8. Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders? 16 Kernthema s 11. Geef aan waar u bij het bepalen van relevante onderwerpen naar heeft gekeken Welke onderwerpen zijn relevant? Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Toelichting op de prioriteitsstelling Geef aan welke stakeholders en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? 24 Due dilligence (Gepaste zorgvuldigheid) 22. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? 28

4 Visie, missie, beleid en strategie 26. Hoe heeft uw organisatie richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: 29 Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? 30 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? 31 Communicatie en rapportage 30. Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)? Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? 33 33a. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? 33 33b. Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen? 33 Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34. Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effecten hebben op relevante thema s en onderwerpen? Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s beoordeeld? Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? 35 37a. Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? 36 37b. Welke doelen zijn nog niet bereikt? 36 3 Selecteren van MVO-initiatieven en instrumenten 38. Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Welke punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief (ISO-26000)? Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? 38

5 Inleiding Leo de Kock is specialist in het wassen en verpakken van verse tafelaardappelen voor groothandel en retail. Het bedrijf werd in 1916 opgericht door naamgever Leo de Kock. Het bedrijf heeft tientallen decennia als familiebedrijf geopereerd en verhuisde eind jaren 70 van Amsterdam naar Purmerend alwaar het nog steeds gevestigd is. Eind jaren 90 werd Leo de Kock & Zn. B.V. onderdeel van de coöperatie Agrico en heeft zich sindsdien ontwikkeld tot een belangrijke schakel en gewaardeerd partner in de aardappelketen. Anno 2014 is het bedrijf uitgegroeid tot een middelgrote speler in verpakkersland en onderscheidt zich door innovatieve (klein)verpakkingen en verpakkingstechnieken. Daarnaast kenmerkt het bedrijf zich door expertise in bijzondere aardappelrassen, herkomsten en teeltwijzen. Diverse afnemers worden beleverd onder het eigen merk van Leo de Kock, De Nieuwe Keuken. Enkele kengetallen: 46 vaste medewerkers, personeelssterkte van 44 fte (inclusief tijdelijke medewerkers); 20 productielijnen; Gangbare, biologische en extra-care productie; Jaarlijks 25 miljoen kilogram aardappelen, 20 miljoen consumentenverpakkingen. Bij Leo de Kock werken wij dagelijks met een prachtig natuurproduct dat een onmiskenbaar onderdeel is van de Nederlandse cultuur. Helaas heeft de verse onbewerkte aardappel last van een oubollig karakter en loopt de consumptie hiervan in Nederland en Noordwest- Europa terug. Dat aardappelen gezond en zeer veelzijdig zijn is bij veel consumenten te weinig bekend. Aan Leo de Kock en haar branchegenoten om hier verandering in te brengen! Aan de basis hiervan ligt een eerlijk product dat op juiste wijze tot stand is gekomen. Duurzaam geteeld, verhandeld en verwerkt is de aardappel het antwoord op voeding met respect voor natuur, dier en mens. 4 De revival van de aardappel is aanstaande. Een duurzame aardappelketen is hiervoor de voorwaarde. Leo de Kock geeft een schot voor de boeg door als eerste Nederlandse aardappelverpakker de principes en richtlijnen van NEN-ISO toe te passen. Leeswijzer In dit document worden de vragen uit de referentiematrix beantwoord. Indien nodig wordt verwezen naar andere bronnen voor aanvullende informatie. Bronnen kunnen desgewenst op aanvraag worden toegelicht of aangeleverd.

6 Zelfverklaring NEN-ISO 26000: NPR C1:2012 Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties Ondergetekende, de heer K.C. ten Napel, algemeen directeur Leo de Kock, verklaart NEN-ISO 26000:2010, Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties toe te passen bij al haar organisatieonderdelen en dit te hebben onderzocht en beoordeeld aan de hand van het proces beschreven in NPR 9026+C1:2012. De organisatie verklaart de principes en richtlijnen van NEN-ISO 26000:2010 toe te passen en te borgen dat dit bij voortduring het geval zal zijn. In het kader van deze zelfverklaring wordt dat minimaal eenmaal per jaar onderzocht en beoordeeld. De organisatie geeft met deze zelfverklaring een onderbouwing en uitwerking van de gemaakte keuzes ten aanzien van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op de volgende gebieden: 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. 2. Identificeren en betrekken van stakeholders. 3. De zeven MVO-kernthema s en 37 MVO-onderwerpen. 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. 5 De resultaten van het onderzoek zijn te vinden op Naam organisatie: Leo de Kock & Zn. B.V. Locatie: Purmerend Straat en huisnr.: Van IJsendijkstraat 176 Postcode en woonplaats: 1442 LC Purmerend Leo de Kock & Zn. B.V. Claris ten Napel Algemeen directeur Datum en plaats: 1 augustus 2014, Purmerend

7 MVO Principes 1. Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; De maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen. Leo de Kock legt rekenschap af voor gevoerd beleid aan haar aandeelhouder(s) middels jaarverslagen en directieoverleg. Daarnaast geldt de accountantsverklaring als het bewijs van financiële rekenschap. Leo de Kock beschikt over de volgende kwaliteitscertificaten: British Retail Consortium (BRC), Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), Good Manufacturing Practices (GMP), Skal. Deze certificeringen en daarbij behorende werkwijzen ondersteunen Leo de Kock bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid, werkwijze en kwaliteit. Per 2014 wil Leo de Kock door middel van een ISO zelfverklaring en jaarlijks update van deze referentiematrix ook maatschappelijke rekenschap afleggen. - Jaarverslagen Leo de Kock - Nen.nl/publicatieplatform - BRC Procedurehandboek - Kwaliteitscertificaten (op te vragen) 6

8 2. Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; Wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; De manier waarop besluiten tot stand komen; Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; Wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; Hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; Onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; De gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); Wie wij als onze stakeholders beschouwen; De manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; Hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie. Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar Begrijpelijk voor onze stakeholders Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief Leo de Kock is transparant over besluiten en activiteiten. Hierover wordt via ondernemingsraad Agrico, nieuwsbrieven, website Leo de Kock, kwartaal en (in)formele bijeenkomsten gecommuniceerd. In haar communicatie richting stakeholders is Leo de Kock open en transparant over het doel, de aard en de plaats van haar activiteiten. Ook is bekend wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft (externe) Nieuwsbrieven - Stakeholdersanalyse - MVO-jaarverslag (2015)

9 3. Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Wij maken onze kernwaarden en principes bekend; Richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangverstrengeling); Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); Voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; Stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; Leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na. Leo de Kock gedraagt zich ethisch. Onze kernwaardes en principes worden bekend gemaakt, onder meer op onze website. De bedrijfsvoering voltrekt zich in een zeer open werksfeer, hetgeen onethisch gedrag alsmede belangenverstrengeling tegengaat. Richting haar klanten hanteert Leo de Kock prijslijsten met een hoge mate van transparantie in prijsopbouw. Binnen Leo de Kock wordt gewerkt met een arbeidsvoorwaardenhandboek, welke aan elke nieuwe medewerker ter beschikking wordt gesteld. Hierin zijn zaken als algemene houding werkgever, algemene houding werknemer, antidiscriminatie, gedragscode E-werken en diverse protocollen geformaliseerd. Hoe is dit ethische gedrag geformaliseerd? Beleid of standaard voor ethisch gedrag, namelijk: aan het werk bij Leo de Kock Werkgroep werksfeer Arbeidsvoorwaardenboek - Working at Leo de Kock

10 4. Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Wij weten wie onze stakeholders zijn; Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; Hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; Wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; Houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben. Leo de Kock heeft middels een stakeholdersanalyse haar stakeholders in kaart gebracht en hierbij geïdentificeerd welke verwachtingen deze stakeholders hebben van Leo de Kock alsmede de vormen van dialoog en rol in het MVO-beleid. Daarnaast zal Leo de Kock de stakeholdersmatrix jaarlijks herzien en waar nodig acties uitzetten. - Stakeholdersanalyse 2013/2014 (zie vraag 9) 9

11 5. Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Wij stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; Informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; Beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving. Leo de Kock respecteert geldende (inter)nationale wet- en regelgeving en handelt dienovereenkomstig. Middels de P&O-functionaris en de bedrijfsarts wordt (nieuwe) Arbowetgeving tijdig gesignaleerd en toegepast in het belang van Leo de Kock en haar stakeholders. Middels moederbedrijf Agrico blijft Leo de Kock verder gewaarborgd van kennis en uitoefening van geldende wet- en regelgeving. - Arbeidsvoorwaardenregeling (niet openbaar) - Working at Leo de Kock 10 Leo de Kock in 1994

12 6. Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Wij respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; Heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; Voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties. Leo de Kock conformeert zich minimaal aan de Internationale gedragsnormen overeenkomstig Nationale en Internationale wet- en regelgeving. Bij sourcing uit risicogebieden wordt ten aanzien van social compliance BSCI of een equivalente certificering van leveranciers geëist. Leo de Kock hanteert een arbeidsvoorwaardenboek en een gedragscode waarin medewerkers onder meer worden gewezen op het naleven van geldende wet- en regelgeving. Iedere medewerker dient zich te committeren aan de geldende gedragsregels. - Business Social Compliance Initiative (BSCI, Code of Conduct) - Arbeidsvoorwaardenboek 11 La papa ofwel de aardappel kent zijn oorsprong in Peru. Al jaar geleden werden er aardappels gegeten in Chicla (wijk in Lima, Peru) en verbouwd door de Inca s. De aardappel werd onder de Inca s veel geconsumeerd, omdat ze veel zetmeel bevatten en tot op de sneeuwgrens op ongeveer meter hoog te telen zijn. Deze voedingsbron werd in 1550 voor het eerst in Europa geintroduceerd en is inmiddels wereldwijd, naast rijst, één van de belangrijkst bronnen van voeding geworden.

13 7. Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Wij respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; Ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; Maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; Respecteren de internationale gedragsnorm. Leo de Kock is met haar productiefaciliteit enkel in Nederland gevestigd. Haar bedrijfsvoering is overwegend nationaal. Leo de Kock hanteert een beleid waarin vrijheid van religie, politieke voorkeur en fundamentele mensenrechten worden beschermd. Deze is geformaliseerd in de jaarlijkse beleidsverklaring en het werken bij Leo de Kock instructieboekje. - Universele Verklaring van de Rechten van de Mens - OESO-richtlijnen - Beleidsverklaring Leo de Kock 12 Malta aardappelen worden elk voorjaar aangevoerd vanuit (hoe kan het ook anders) Malta. Telers op Malta hebben vaak slechts enkele vierkante meters land om hun aardappelen op te telen. Het merendeel van hun aardappelen worden verscheept naar Europa, waar ze sinds jaar en dag een begrip in de supermarkt zijn! Teler Malta aardappelen

14 Stakeholders 8. Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? Mede door moederbedrijf Agrico is Leo de Kock gestart met het toepassen van Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties. Leo de Kock bevind zich in dezelfde duurzame aardappelketen welke door de Analist Operations en werkgroep MVO Agrico is geïdentificeerd en gepubliceerd. In het (duurzame) ketencomplex bevind Leo de Kock zich in de schakel Tussenhandel als verpakker/verwerker om precies te zijn. Dit (duurzame) ketencomplex is instructief en leidend geweest bij het uitvoeren van de stakeholdersanalyse. Bij het uitvoeren van de stakeholdersanalyse zijn de diverse stakeholders in kaart gebracht aan de hand van hun verwachtingen, vorm van dialoog en rol in MVO-beleid. 13 Het (duurzame) ketencomplex van Agrico - Referentiematrix en zelfverklaring ISO Agrico

15 9. Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? In onderstaand model zijn de stakeholders gegroepeerd: 14 Korte toelichting op de stakeholders: Holding/moederbedrijf: Agrico is een handelscoöperatie in aardappels, waarvan de leden aandeelhoudereigenaren zijn. Agrico Holding B.V. heeft het meerderheidsbelang in Leo de Kock en Zn. Als ketenregisseur verwacht Agrico van Leo de Kock een betrouwbare partner en afzetkanaal. Afnemers binnenland: Voornaamste afnemers voor Leo de Kock zijn supermarktketens, waarvan Albert Heijn op basis van omzet de belangrijkste is. Hiernaast belevert Leo de Kock op kleinere schaal een aantal retailers onder andere onder het eigen label De Nieuwe Keuken.

16 Leveranciers binnen/buitenland: Als productiebedrijf zijn de leveranciers van Leo de Kock mede bepalend in de kwaliteit van haar output, dus nemen zij als stakeholder een belangrijke plaats in binnen het bedrijfsproces. Voornaamste leveranciers zijn die van aardappelen, verpakkingsmaterialen en techniek/personeel. Medewerkers: Bij Leo de Kock werken ca. 45 personen, welke overwegend in de nabijheid van het bedrijf wonen. Binnen de diverse (productie)processen van Leo de Kock is de factor arbeid het belangrijkst. Leo de Kock ziet haar medewerker als menselijk kapitaal en een belangrijke succesfactor in haar onderscheidend vermogen. Consumenten: Als eindverbruiker van de producten van Leo de Kock is de consument in zijn algemeenheid de belangrijkste stakeholder in het welslagen van de onderneming. Brancheorganisaties: Vervullen een functie ten aanzien van normering, certificering en (voedsel)veiligheid. De Nederlands Aardappel Organisatie is hierin het belangrijkste als overkoepelende organisatie voor de Nederlandse aardappel. Maatschappelijke organisaties: Belangbehartiging van gemeenschappen en specifieke doelgroepen. Overheid/Semioverheid: Formuleren en organiseren handhaving en naleving van richtlijnen en wet- en regelgeving. De Nederlandse Agrarische Keuringsdienst, Phytosanitaire Dienst en Skal zijn de belangrijkste normbepalers. 15 Concurrenten: In het verpakkerslandschap zijn er een tiental ondernemingen te onderscheiden welke allen hun uitwerking op de markt realiseren. Als groothandel bekleed Leo de Kock een kleinere rol en is het aantal concurrenten groter en meer divers. (logistieke) Ketenpartners: In Bakker Barendrecht heeft Leo de Kock een betrouwbare en voornaamste logistiek dienstverlener. Hiernaast functioneren nog een aantal ketenpartners op kleinere schaal en voert Leo de Kock een gedeelte van de logistiek in eigen beheer uit. Omwonenden/gemeenten: Leo de Kock is gevestigd op bedrijventerrein de Koog te Purmerend en heeft hierdoor slechts bedrijven als omwonenden. De gemeente speelt een rol ten aanzien van vergunningen, milieu- en personeelszaken. - Website Agrico

17 10. Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders? Om inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; Onze MVO-prestaties beoordelen; Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden. Leo de Kock betrekt haar stakeholders om de effecten van haar besluiten en activiteiten te meten. Tevens is deze tweerichtingscommunicatie de manier om te peilen wat de stakeholders van Leo de Kock als organisatie verwachten en waaraan de organisatie dus aandacht behoort te geven. Bovenal zal het betrekken van stakeholders (in het kader van MVO toepassen) in de toekomst een nadrukkelijkere rol gaan spelen. Leo de Kock betrekt haar stakeholders op navolgende manieren: Met moederbedrijf en tevens voornaamste leverancier van aardappelen wordt gecommuniceerd middels periodiek directieoverleg, commerciële vergaderingen en beurzen. Daarnaast zijn diverse Agrico medewerkers facilitair ondersteunend en zijn de lijnen van communicatie zeer kort. Met afnemers wordt gecommuniceerd via de gebruikelijke lijnen: EDI, internet/telefoon, bedrijfsbezoeken en (trade)marketing. Samen met Agrico zijn afnemers binnenland de voornaamste eisenstellers t.a.v. MVO. Met leveranciers verloopt communicatie zoals voorgenoemd met als verschil dat Leo de Kock als klant opteert en eisenstellend is (zal zijn). Voornaamste rol die leveranciers in het huidige (MVO-)beleid spelen is die van borging social compliance. Middels periodieke medewerker tevredenheidsonderzoeken, werkgroep werksfeer, presentaties en functioneringsgesprekken wordt het personeel betrokken bij de organisatie. Via deze vormen van dialoog worden medewerkers in staat gesteld om hun verwachtingen en oordelen te uiten ten aanzien van gevoerd beleid. In de toekomst wil Leo de Kock haar medewerkers nog beter informeren over de ontwikkelingen in het bedrijf door middel van periodieke personeelsbijeenkomsten. Richting consumenten wordt gecommuniceerd middels de innovatieve verpakkingen die Leo de Kock (mede) ontwikkelt en produceert. Diverse zaken als bewaaradviezen, bereidingsadviezen, afvalscheidingsadviezen en allergenen-informatie worden medegedeeld. Impliciet communiceert Leo de Kock middels haar innovatieve toepassingen en (productie)processen (t.a.v. verpakkingen) welke voornamelijk hun uitwerkingen hebben op Planet-issues. Houdbaarheid van producten wordt verlengd, verspilling van verpakkingsmateriaal en aardappelen wordt verminderd. Andersom hebben consumenten middels klachtenprocedures en klantenservices van retailers een platform om hun verwachtingen en kritieken te delen. Branche- en maatschappelijke organisaties worden in staat gesteld om audits en werkbezoeken te doen voltrekken. Als partner in wet- en regelgeving en door middel van kennisuitwisseling worden organisaties betrokken bij Leo de Kock. 16

18 Kernthema s 11. Geef aan waar u bij het bepalen van relevante onderwerpen naar heeft gekeken. De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Bij het bepalen van relevante onderwerpen voor MVO/ISO is een prioriteringsmatrix conform NPR 9026+C1:2012 uitgewerkt. Hierbij is vanuit de 7 principes waarop de ISO normering is gestoeld, gekeken naar de relevantie, de significantie en de prioriteit van de thema s op Leo de Kock en haar stakeholders. Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld voor het bepalen van de mate van relevantie: 1. Is wet- en regelgeving van toepassing? 2. Waar in de keten ligt de activiteit / het MVO-thema? 3. Is er effect op stakeholder(s) / duurzaamheidsissues? 12. Welke onderwerpen zijn relevant? Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als relevant: 1: Bestuur van de organisatie. 2: Gepaste zorgvuldigheid. 3: Risicosituaties m.b.t. mensenrechten. 5: Het oplossen van klachten. 6: Discriminatie en kwetsbare groepen. 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen. 25: Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid. 34: Ontwikkeling en toegang tot technologie. 17 Lady Christl aardappel voor oogst

19 13. Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? De mate van bezorgdheid van onze stakeholders over het onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld voor het bepalen van de mate van significantie: 1. Omvang van effect op stakeholder(s) / duurzaamheidsissues. 2. Belang dat stakeholders aan MVO-onderwerp hechten. 3. Risico bij niet naleven (inter)nationale wet- en regelgeving. 14. Welke onderwerpen zijn significant? Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als significant: 5: Het oplossen van klachten. 13: Gezondheid en veiligheid op het werk. 15: Voorkoming van milieuvervuiling. 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen. 22: Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de keten. 25: Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid. 26: Duurzame consumptie. 27: Dienstverlening aan consumenten. 36: Gezondheid. 18 Nieuwe oogst Israël aardappelen

20 15. Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Uw prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen. De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld voor het bepalen van de mate van significantie: 1. Quick-wins en herkenbare doelen. 2. Huidige prestaties. 3. Kostenimplicaties. 4. Planet; vermindering hulpstoffenverbruik en afval. 16. Welke onderwerpen hebben prioriteit? Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als significant: 5: Het oplossen van klachten. 13: Gezondheid en veiligheid op het werk. 15: Voorkoming van milieuvervuiling. 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen. 25: Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid. - Prioriteringsmatrix NPR 9026+C1:2012 bijlage C (niet openbaar) 19

21 17. Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Allereerst is er een werkgroep MVO geformeerd om de ISO systematiek structureel in de bedrijfsvoering van Leo de Kock te integreren. Na het prioriteren van de MVO-thema s is een actie- en doelstellingenmodel opgesteld waarin de geformuleerde actiepunten zijn weggezet. Een selectie is gemaakt van doelen welke aankomend cyclusjaar (2013/2014) opgepakt zullen worden. Door de werkgroep zijn de volgende acties uitgezet: Het toepassen van Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties dient zijn weerslag te vinden in de missie en visie van Leo de Kock. Als zodanig zijn deze aangepast en verduurzaamd. Om externe stakeholders beter op de hoogte te houden van de ontwikkelingen die binnen Leo de Kock spelen is besloten periodiek een nieuwsbrief te doen uitgaan naar diverse klanten, leveranciers en andere belanghebbenden. Om de interne stakeholders beter op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen Leo de Kock zal periodiek een personeelsbijeenkomst worden georganiseerd. Middels dit platform kunnen medewerkers informeel hun feedback geven op (te nemen) besluiten. Verbetering in het oplossen van klachten is een procesdoelstelling voor 2013/2014. Om dit te bewerkstelligen is de klachtenprocedure aangescherpt en registratie hiervan verbeterd. Een beter inzicht in klachten bied mogelijkheden tot oplossen van deze klachten ten einde stakeholders beter te faciliteren bij het verhelpen van hun gebreken. Duurzaamheidscriteria zullen worden geïntegreerd in het selectieproces van leveranciers en bij leveranciersbeoordelingen. Bij wijze van geste zullen alle medewerkers per 2014 een bioscoopbon krijgen voor hun verjaardag. Dit als blijk van waardering voor hun werk en medewerkers met een smallere beurs een mogelijkheid bieden op een avondje uit. Tevens zullen medewerkers met nul ziektedagen per afgelopen kalenderjaar hiervoor beloond worden op de nieuwjaarsreceptie met een VVV-bon. Heftrucks zijn voorzien van pilot protectors ter beveiliging van de heftruckchauffeur en om deze in zijn arbeidscomfort te voorzien. Heftruckchauffeurs moeten bij Leo de Kock vaak de truck op en af en het bevestigen van de veiligheidsgordel wordt hierbij als onprettig ervaren. De leestafels (kwaliteitscontrole) zijn voorzien van een tweede set afvoergoten aan de andere zijde van de huidige. Medewerkers ondervonden pijn aan gewrichten door repeterende werpbewegingen. De fietsenstalling is uitgebreid en picknickbanken zijn aangeschaft voor de medewerkers die hun pauze buiten willen doorbrengen. Op verzoek van de medewerkers is een werkbroek toegevoegd aan het pakket werkkleding dat iedere medewerker ontvangt. Een cycloonfilter is in gebruik genomen. Deze filtert het water in de bezinkbakken wat een besparing op het verbruik van water realiseert alsmede zorgt voor schoner geloosd water. 20

22 Consumptie van koffie, thee en soep zal verduurzaamd worden. Per december 2013 zullen mokken en RVS lepels worden gebruikt in plaats van plastic disposables. Tevens zal per december 2013 het afval op kantoor gescheiden worden opgevangen. Dit betekent dat papier en restafval gescheiden opgevangen en afgevoerd zullen worden. Een energiescan is uitgevoerd. Als gevolg hiervan zullen TL lampen bij einde levensduur worden vervangen door energiezuinigere T5 lampen. Medewerkers mogen op kosten van Leo de Kock vrijwillig een griepprik nemen. 21

23 18. Toelichting op de prioriteitsstelling. Zoals eerder aangegeven bij de criteria voor prioritering is er voor de korte termijn gekozen voor quick wins en herkenbare doelen. Cyclusjaar 2013/2014 is een opstartjaar voor de toepassing van MVO en de ISO systematiek. De scope van het MVO-beleid is voornamelijk voor de middellange termijn intern gericht, op de productiefaciliteit van Leo de Kock. Dit betekent niet dat quick wins binnen de keten worden genegeerd. Indien mogelijkheden zich aandienen om (d.m.v. samenwerking) duurzaamheid binnen de keten mogelijk te maken, zullen deze gehonoreerd worden. Vanuit het opstartjaar is het de bedoeling dat de prioriteitsstelling zich zal gaan aanpassen aan de wensen van de diverse stakeholders. Tevens zal in de gaten worden gehouden welke acties concurrenten ondernemen (benchmarking), hoewel Leo de Kock er naar streeft best practices op het gebied van MVO te effectueren. 19. Geef aan welke stakeholders en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. Binnen Leo de Kock is een werkgroep MVO vanuit verschillende disciplines geformeerd, om de toepassing van Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties structureel en zo volledig mogelijk te realiseren. Omdat de focus in dit opstartjaar vooral intern (kantoor + productiefaciliteit) gericht is, is bij de initiatie van MVO toepassen alleen gebruik gemaakt van de input van de werkgroepleden. Vanaf 2014 worden medewerkers middels een open stoel bij MVO overleggen een platform geboden om hun input te geven. 22 Vooraangezicht Leo de Kock 2013

24 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie. Het eigenaarsbelang dat Agrico heeft in Leo de Kock vertaalt zich in de day-to-day business als een sterk partnerschap. De samenwerkingen zijn divers wat over en weer de grote invloedssfeer tekent. Ten aanzien van ketenverantwoordelijkheid betekent dit dat de gezamenlijke invloedssfeer significant is. Afnemers binnenland c.q. klanten vormen de schakel na Leo de Kock binnen de aardappelketen. Klanten kunnen/zullen eisen stellend zijn t.a.v. MVO-aspecten binnen en buiten de invloedssfeer van Leo de Kock. Leo de Kock zal waar mogelijk de dialoog met haar afnemers aangaan ten aanzien van duurzaamheidsaspecten. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: een duurzamere verpakking, grondstof of belading. Of bijvoorbeeld een transparantere prijsstelling of verwerkingsproces. Leo de Kock is zich er terdege van bewust dat deze invloedssfeer zich beperkt tot de mate van welwillendheid van de afnemer. Leo de Kock is niet in staat keuzes op te leggen, maar wel in staat om afnemers keuzes te bieden. Leveranciers in binnen- en buitenland bevinden zich in grotere mate in de invloedssfeer van Leo de Kock, en hebben ten aanzien van diverse (duurzaamheid)aspecten al hun verantwoordelijkheid te nemen. Voorbeelden hiervan zijn voedselveiligheidsaspecten en social compliance. Leo de Kock is van mening dat draagvlak en eisen keten-op moeten worden geeffectueerd. Initiatie en realisatie van MVO-aspecten dienen binnen de keten door elke schakel afzonderlijk gecreëerd te worden op basis van pull. Hierdoor staat de consument aan de basis van hoe maatschappelijke verantwoordelijkheid door organisaties toegepast moeten worden, en legt iedere schakel (als klant) zijn criteria en eisen neer bij de voorgaande schakel (leverancier). Als verpakker en verwerker van aardappelen bevindt Leo de Kock zich in een dynamisch speelveld waarin elke (concurrerende) organisatie zich in elkaars invloedssfeer bevind. Benchmarking door middel van MVO-toepassingen is hoe deze organisaties zich tot elkaar (zouden moeten) verhouden Stakeholderanalyse

25 21. Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen; Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren; Door het promoten van goede voorbeelden. Middels de ISO systematiek en de openbare zelfverklaring geeft Leo de Kock een signaal af naar haar branchegenoten. Door zelf openheid te geven, en verantwoordelijkheid te nemen over haar MVO inspanningen, stimuleert Leo de Kock het toepassen van MVO bij andere organisaties. Meer concreet gaat Leo de Kock MVO toepassingen stimuleren door duurzaamheidscriteria te integreren bij selectie van leveranciers en leveranciersbeoordelingen. Ook bij het nemen van investeringsbeslissingen zullen duurzaamheidscriteria worden meegewogen. Per 2013 wordt periodiek een nieuwsbrief uitgedaan naar afnemers en diverse overige stakeholders. O.a. MVO staat op de agenda van deze nieuwsbrief. In het najaar van 2014 lanceert Leo de Kock een vernieuwde website. Communicatie over MVO zal hierbij een belangrijk pijler worden. - Website Leo de Kock - (BRC) Procedurehandboek 24 Kistje Opperdoezer Ronde

26 Due dilligence (Gepaste zorgvuldigheid) 22. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie. Viermaal per jaar vindt directieoverleg plaats waarin aspecten als klanttevredenheid, omzetten, VGM (Veiligheid, Gezondheid, Milieu), ziekteverzuim en MVO worden beoordeeld. Leo de Kock registreert haar verbruik van materialen, middelen, grond- en hulpstoffen en gaat dit vanaf 2015 jaarlijks evalueren. Op basis hiervan zal Leo de Kock haar doelstellingen (her)formuleren en zullen eventueel aanvullende maatregelen getroffen worden om zo tot blijvende en continue verbeteringen te komen. Per augustus 2013 zijn met terugwerkende kracht diverse verbruik-, verwerkings- en consumptiestromen in kaart gebracht. Deze dienen waar mogelijk als nulmeting en referentiejaar. Diverse (afval)stromen zijn met het oog op het toepassen van MVO niet voldoende geregistreerd. Dit zal per 2014 deugdelijk gaan gebeuren wat zodoende als referentiejaar zal dienen. Ten aanzien van milieu (Planet) worden de volgende zaken gemonitord en geregistreerd: Energie- water- en gasverbruik Afval (grondstof) Afval (plastic) Afval (papier en karton) Afval (rest) Grondverwerking Cartridges en papierverbruik Verbruik van disposables en huishoudartikelen. Op een aantal zaken wordt (MVO-)beleid geformuleerd of zal dit in de toekomst mogelijk zijn/gebeuren (na opbouwen deugdelijke data). Een aantal zaken zijn onderhevig aan meerdere variabelen dan de (productie)processen van Leo de Kock. Voorbeelden hiervan zijn o.a. de hoeveelheid aanhangende grond op aardappelen en de hoeveelheid (rest-)afval in aangevoerd leeg fust. Ten aanzien van maatschappij (People) worden de volgende zaken gemonitord en geregistreerd: Verzuim Personeelssterkte- en opbouw Arbeidsveiligheid- en satisfactie Functionerings- en beoordelingsgesprekken Medewerker tevredenheid Op een aantal zaken wordt (MVO-)beleid geformuleerd of zal dit in de toekomst mogelijk zijn/gebeuren (na opbouwen deugdelijke data). Een aantal facetten van deze parameters zijn al onderdeel van huidig P&O-beleid. In de toekomst zullen deze indicatoren dienen als input voor beoordeling conform ISO systematiek. 25

27 Ten aanzien van economie (Profit) worden de volgende zaken gemonitord en geregistreerd: Afnemers klachtenregistratie Consumenten klachtenregistratie Leveranciers klachtenregistratie Leveranciersselectie en beoordeling Op deze zaken wordt BRC-beleid geeffectueerd en zal in de toekomst tevens dienen als input voor MVO toepassingen. Middels de voorgenomen actiedoelen aangaande bestuur van de organisatie (transparantere/duurzamere communicatie) zal Leo de Kock zichzelf nadrukkelijker gaan beoordelen ten aanzien van (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten. In de toekomst zullen de genoemde indicatoren dienen als input voor beoordeling conform ISO systematiek. 26 Tekst..

28 23. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Tot op heden is hier door Leo de Kock alleen invulling aan gegeven indien (inter)nationale wet- en regelgeving van toepassing was, of indien dit gewenst werd door afnemers/moederbedrijf. Voorbeelden hiervan zijn het BRC gecertificeerde voedselveiligheidssysteem, Skal-certificering en social compliance bij sourcing uit importgebieden. Leo de Kock wil (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in haar invloedssfeer beoordelen door onder meer duurzaamheidscriteria te integreren in leveranciersselectie en -beoordelingen. Het toepassen van de ISO systematiek zal in de toekomst een zwaarwegender belang krijgen in de keuze met welke stakeholders Leo de Kock zaken doet/wil gaan doen. - Business Social Compliance Initiative (BSCI, Code of Conduct) - Duurzaamheidsprotocol Leo de Kock (per najaar 2014) 24. Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? Vanuit Agrico wordt gepaste zorgvuldigheid bekrachtigd door verantwoording voor het gevoerde beleid. Als gevolg van de strategische heroriëntatie staat het toepassen van MVO in de operationele beleidsvoering nadrukkelijker en zichtbaarder op de agenda van beide organisaties. Ten aanzien van maatschappij (people) is gepaste zorgvuldigheid onder meer geformaliseerd in het BRC-procedurehandboek, het arbeidsvoorwaardenboek en working at Leo de Kock. 27 Daarnaast hanteert Leo de Kock de volgende periodieke overleggen: algemeen(werk), commercieel, technisch, productie en BRC. Indien zaken ten aanzien van MVO hier besproken moeten worden zijn de leden van de werkgroep belast met de handeling dit op de agenda te zetten en te effectueren. Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen. Diverse functies binnen Leo de Kock monitoren en meten diverse variabelen van (productie)processen voor andere bedrijfsdoeleinden. Er is sprake van grote overlap tussen onder meer de gegevens die worden verzameld voor bijvoorbeeld personeelszaken, BRC, leveranciersselectie, investeringsbehoeftes en procesoptimalisatie. Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren. Binnen Leo de Kock is de bedrijfsanalist belast met de initiatie, implementatie en borging van MVO toepassingen en kernthema s. Daarnaast maakt Leo de Kock gebruik van een P&Oen technische facilitair functionaris welke in dienst zijn van Agrico. - Arbeidsvoorwaardenboek

29 25. Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op maatschappij (People) geïdentificeerd: Onvoldoende communicatie richting externe stakeholders; Onvoldoende communicatie richting (productie)medewerkers; Een tot verbetering vatbare spreiding van sourcing; Een tot verbetering vatbare meting van medewerker tevredenheid; Onvoldoende invulling aan mogelijkheden uitvoeren religieus gebed; Een tot verbetering vatbare arbeidsveiligheid; Een tot verbetering vatbare consumenten advisering. De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op milieu (Planet) geïdentificeerd: Afvalstromen plastic, papier en karton, restafval; Energie-, water- en gasverbruik; Brandstofverbruik eigen transport; Papier en cartridges verbruik; Disposables en huishoudartikelen verbruik; Een tot verbetering vatbare verspillingenbewustzijn. De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op economie (Profit) geïdentificeerd: Verspilling van product door grotere verpakkingseenheid; Aardappelen van mindere kwaliteit in eindproduct; Misbruik van concurrentiegevoelige informatie; Onvoldoende afhandeling van klachten. 28 Corebusiness bij Leo de Kock is het verpakken van aardappelen. Op zich is dit geen duurzame activiteit, daar er jaarlijks 20 miljoen (wegwerp-)verpakkingen worden geproduceerd. Als innovatieve kleinverpakker realiseert Leo de Kock wel minder verspilling van voedsel. Bij kleinverpakkingen wordt minder inhoud verspilt en tevens hebben het merendeel van de door Leo de Kock gevoerde verpakkingsmaterialen groen- en spruitvorming remmende eigenschappen.

30 Visie, missie, beleid en strategie 26. Hoe heeft uw organisatie richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie; Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie; Door prioriteren voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen; Door het opstellen van een actieprogramma. Door ISO MVO toe te passen en zich middels de zelfverklaring hieraan te confirmeren. Leo de Kock heeft een medewerker (bedrijfsanalist) aangewezen als eindverantwoordelijke aangaande MVO toepassen. Deze is belast met het initiëren, implementeren en borgen van MVO toepassingen. Dit omhelst ook de bewaking van voortgang en rapportage. Door jaarlijks een MVO actieplan op stellen. Hierin wordt bepaald welke actiedoelen uitgevoerd zullen gaan worden Leo de Kock heeft de worden maatschappelijk verantwoord, duurzaam en ethisch opgenomen in haar missie, visie en kernwaarden. - Missie en visie Leo de Kock - Acties- en doelstellingmodel LdK

31 Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Bij het creëren van draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft Leo de Kock aandacht besteed aan: Het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en -onderwerpen; De betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het MVO-beleid wordt geconcretiseerd in heldere meetbare acties en doelstellingen. Effectiviteit en nut zullen (jaarlijks) worden geëvalueerd. Deze pragmatische manier van werken zal leiden tot bewustwording bij diegene die er mee in aanraking komen. Dit zijn bijvoorbeeld medewerkers, leveranciers en afnemers. Vanaf 2013 zullen externe en interne nieuwsbrieven worden gedeeld met de stakeholders van Leo de Kock. Onder meer MVO onderwerpen zullen hierin aan bod komen. Iedere medewerker wordt de mogelijkheid geboden om middels een open stoel eenmalig aan te sluiten bij een vergadering van de werkgroep MVO. - Communicatieplan MVO (niet openbaar beschikbaar) Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Door het concreet formuleren van doelstellingen dient er een duidelijk beeld geschetst te worden welke competenties vereist zijn dan wel ontwikkeld dienen te worden. Binnen Leo de Kock is de bedrijfsanalist belast met het in kaart brengen en realiseren van het juiste kennis- en bewustwording niveau ten aanzien van MVO. Leo de Kock is aangesloten bij brancheorganisatie MVO-Nederland om op de hoogte te blijven van alle relevante ontwikkelingen. Tevens ontvangt de organisatie alle relevante NEN-mailing.

32 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Leo de Kock integreert MVO in haar organisatie: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen; Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten; Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Leo de Kock hanteert een procedurehandboek voor haar voedselveiligheidssysteem conform HACCP- en BRC-normen. Hierin zijn een aantal duidelijke overlappingen te identificeren ten aanzien van diverse MVO-thema s. Duurzaamheid / toepassing ISO systematiek zijn onder meer geïntegreerd in de procedures leveranciersselectie en leveranciersbeoordeling. Bij formering van de werkgroep MVO is gekozen voor een cross-functionele benadering om zoveel mogelijk werkgebieden te bereiken en een optimale integratie te bewerkstelligen. Voor de toekomst wordt nagedacht om werkwijzen, procedures en processen vast te leggen in een kwaliteitshandboek BRC Procedurehandboek - Acties- en doelstellingenmodel LdK Organogram Leo de Kock 2014 Organogram LdK met MVO functiegebieden

33 Communicatie en rapportage 30. Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid Leo de Kock vindt het belangrijk dat zij volledig, begrijpelijk, responsief, verantwoordelijk, actueel en doelgericht over de vorderingen op het gebied van MVO toepassen communiceert. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij het kennisniveau van de stakeholders. Om lijn te brengen in de criteria en verantwoordelijkheden ten aanzien van communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt voor cyclusjaar een communicatieplan opgesteld. 31. Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)? In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren. Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO. Publiekscommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval. Consumenteninformatie via producten. Leo de Kock wil via haar website (externe) stakeholders en overige belanghebbenden en geïnteresseerden informeren over actuele zaken in relatie tot MVO. In het najaar van 2014 zal Leo de Kock een geheel vernieuwde website lanceren. 32 Daarnaast zal Leo de Kock bij het uitgeven van brochures, flyers, (nieuws)brieven et cetera haar inspanningen en resultaten met betrekking tot MVO waar mogelijk weergeven. - Nieuwsbrief Leo de Kock - (najaar 2014) - Communicatieplan 2014/2015 Nieuwsbrief editie februari 2014

34 32. Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Ja, door middel van de ISO referentiematrix en zelfverklaring. Een (losstaand) maatschappelijk verslag wordt door Leo de Kock per cyclusjaar 2013/2014 niet uitgegeven. Voor cyclusjaar 2014/ staat een dergelijk verslag op de planning welke ook extern gecommuniceerd zal worden. Hier zullen onder andere de volgende onderwerpen in worden beschreven: - Geformuleerde doelen en uitgezette acties; - Behaalde resultaten en successen; - Hoe en wanneer stakeholders betrokken dan wel benaderd zijn; - Toelichting op functioneren MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures; - (BRC-) kwaliteitssysteem; - CO2-footprint; - Verantwoording over gedane investeringen en gevoerd beleid. 33a. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? In het cyclusjaar 2013/2014 heeft zich één conflicterend belang voorgedaan met een concurrerende onderneming. Bij de lancering van een nieuwe assortimentslijn is aan het feit voorbij gegaan dat de naamvoering hiervan te veel overeenkomsten vertoonden met die van de concurrerende onderneming. Leo de Kock heeft de eis om de naamvoering te veranderen gehonoreerd en heeft de assortimentslijn aangepast. 33b. Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen? 33 Om (eventuele) conflicten op te lossen beschikt Leo de Kock over de volgende methoden: Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan; Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen; Formele procedures voor klachtenbehandeling. Leo de Kock hanteert een klachtenprocedure als onderdeel van haar productkwaliteitssysteem. Consumenten en afnemers kunnen hun klachten richten tot Leo de Kock. Methode hiertoe staat onder meer vermeldt op de verpakkingen van de producten die door Leo de Kock geproduceerd worden. Afnemers en leveranciers kunnen klachten direct richten tot de daartoe verantwoordelijke personen binnen Leo de Kock. Werknemers kunnen conflicten/klachten confidentieel melden bij de vertrouwenspersoon. - Klachten- en retourenregistratie - Vertrouwenspersoon 1 Gedurende cyclusjaar 2013/2014 is gebleken dat registratie van een divers aantal facetten onvoldoende bleek. Ten aanzien hiervan moest een verbeterslag gemaakt worden. Per najaar 2014 neemt Leo de Kock een gedeeltelijk WMS-systeem in gebruik waar nog meer data uit te halen is.