Toepassingsgebied van NEN-ISO en de zelfverklaring

Transcriptie

1 Naam van de organisatie Corlido Holding B.V. Toepassingsgebied van NEN-ISO en de zelfverklaring De belangrijkste activiteiten van de organisatie Sinds 1995 heeft de Corlido Group zich ontwikkeld tot een vooraanstaande speler in de inkoop en logistieke dienstverlening voor de industrie alsmede voor de publieke sector. Een flexibele organisatie stelt ons in staat om klant specifieke oplossingen aan te bieden voor ieder type organisatie. Afhankelijk van de behoefte van de klant, biedt Corlido een compleet scala aan diensten zoals sourcing, tendering, inkoop, inspectie, document beheer, factuur afhandeling, logistiek en magazijn functie. Actief in Nederland België Frankrijk Locatie van de organisatie Corlido Holding BV James Cookstraat AX Emmen Toepassingsgebied NEN-ISO Deze zelfverklaring is van toepassing op Corlido Holding B.V., trading by: Corlido Procurement Services B.V. Corlido Project Supply B.V. Corlido France SARL Corlido Belgium BVBA gevestigd in Nederland. Geldigheidsduur van de zelfverklaring De zelfverklaring en het daaraan ten grondslag liggende onderzoek met de daarvoor gebruikte informatie wordt jaarlijks door de directie geëvalueerd en beoordeeld op actualiteit. Hiermee wordt gestreefd naar continue verbetering van maatschappelijke betrokkenheid. Referentiematrix MVO NEN-ISO Corlido Holding B.V. bijlage B NPR C1: 2012 Versiedatum: oktober 2015 Taakverdeling: Functie: Naam: Onderzoeker & beoordelaar HSEQ Manager Mevr. M. Hofmeyer De ondertekenaar Directeur Dhr. C. L. Doevendans

2 Vraag nummer Vraag uit NPR 9026 Antwoorden op de vragen uit NPR 9026 Bron Het afleggen van rekenschap 1 Onze organisatie leg rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie Wij leggen rekenschap af over: * Onze website: en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe - De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het * Publicatierapport te geven? bijzonder over eventuele negatieve effecten; - De maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen. * Auditrapporten Lloyds NEN-EN-ISO 9001 & NEN-EN-ISO * SQS Questionnaire Corlido is NEN-EN-ISO 9001:2008 en NEN-EN-ISO gecertificeerd en heeft jaarlijks zowel interne - als externe audits. Corlido heeft een HSEQ coördinator aangesteld en huurt externe expertise in betreffende de interne audits, milieu en wet -en regelgeving. 2 Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de Wij zijn transparant over: omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te - Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten * Kwaliteitshandboek ALG 001 (Organisatie van het HSEQ-systeem) * Kwaliteitshandboek ALG 100 (Beleidsverklaring) geven? - Wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft - De manier waarop besluiten tot stand komen - Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming - Wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming - Onze financiele prestaties - De gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.) * Kwaliteitshandboek ORG 100 (Organogram) * Instructiemap HSEQ * Activiteitenbesluit * Milieuaspectenregister * Norm, wet -en regelgeving * Publicatierapport In het kader van de ISO certificering is de bedrijfsvoering van Corlido vastgelegd in het Kwaliteitshandboek. Op het bureaublad van iedere medewerker staat een snelkoppeling naar HSEQ Personeel waarin het Kwaliteitshandboek en Instructiemap HSEQ zijn opgenomen. Ook worden de procedures besproken tijdens de maandelijkse afdelingsoverleggen. Jaarlijks worden de milieuregels gecheckt in het activiteitenbesluit en wanneer wijzigingen hebben plaatsgevonden zal er opnieuw melding gedaan worden. Milieuaspectenregister Norm, wet -en regelgeving (tabblad MAR) Verantwoording over financiële prestaties zijn vastgelegd in het Publicatierapport Deze informatie is: - Deels openbaar en gemakkelijk beschikbaar - Begrijpelijk voor onze stakeholders - Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief Ethisch gedrag

3 3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: * Kwaliteitshandboek - Maken onze kernwaarden en principes bekend * Personeelsregelement - Richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het * Instructiemap HSEQ voorkomen van belangenverstrengeling) * Milieuaspectenregister - Benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en * Norm wet -en regelgeving activiteiten en bij NEN-ISO Bemoedigen het naleven van deze normen aan - Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers) - Voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot ethisch gedrag - Stellen toezicht -en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken - Stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles Nieuw personeelsleden krijgen de volgende documenten: - Personeelsregelement - Instructiemap HSEQ Corlido leeft internationale wet -en regelgeving na Binnen Corlido is er een vertrouwenspersoon aangewezen Respect voor de belangen van stakeholders 4 Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - Weten wie onze stakeholders zijn - Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders - Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden - Hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden Leveranciers worden gekwalificeerd door middel van ons Supplier Qualification System. * SQS (Supplier Qualification System) * COPS (Corlido online Procurement System) * ROC 's, Hogescholen * UWV Klanten kunnen online hun order volgen door middel van COPS (Corlido Online Procurement System). Corlido maakt gebruik van stagiaires, zowel MBO als HBO. Bij nieuwe vacatures wordt eerst contact gezocht met het UWV Respect voor de rechtsorde 5 Onze organisatie respecteert de geldende wet -en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: * Kwaliteitshandboek - Stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet -en regelgeving * Milieuaspectenregister - Leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig * Norm wet -en regelgeving is - Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet -en regelgeving zijn. - Informeren medewerkers over recente en relevante wet - en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven - Beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet -en regelgeving Corlido voldoet als werkgever aan haar verplichtingen en zorgt ervoor dat we voldoen aan de wettelijke eisen. Respect voor internationale gedragsnormen Jaarlijks wordt de norm, wet -en regelgeving getoetst op actualiteit

4 6 Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - Respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen - Hanteren wet -en regelgeving in landen waar Corlido zaken mee doet. Mocht blijken dat er een handelsrestrictie van toepassing is op het in te kopen materiaal dan zal met afdelingsmanager Project Supply gekeken worden hoe verder. - Doen geen zaken met landen waar een embargo geldt. * Kwaliteitshandboek PRO 200 (handelsrestricties) * Notulen * Norm wet -en regelgeving Respect voor mensenrechten 7 Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - Respecteren deze rechten onverkort in alle landen, culturen en situaties - Ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer - Maken geen misbruik van of voordeel halen uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd - Respecteren altijd minimaal de internationale gedragsnormen Stakeholders identificeren 8 Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor Corlido heeft gekeken met wie zij te maken heeft om haar bedrijfsactiviteiten uit te kunnen voeren. vorm geraadpleegd)? 9 Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Intern: Directie Aandeelhouder Medewerkers * Personeelsregelement * Norm wet -en regelgeving Extern: Opdrachtgevers Leveranciers Bevoegd gezag Opleidingsinstituten Certificerings / audit bedrijven Afval / inzamelingsbedrijven Banken Brancheverenigingen Industriekring Emmen Het betrekken van stakeholders

5 10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan) Wij betrekken onze stakeholders om: - Inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders * Leveranciersbeoordeling * SQS Questionnaire -Er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact * Klanttevredenheid / Evaluation reports kan worden verminderd - Er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden * Bezoekrapporten * Klachtenregistratie * Kwaliteitshandboek - Onze MVO-prestaties te beoordelen - Mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen - Aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen -Transparant te zijn in wat doen (onze activiteiten en besluiten) - Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden Corlido heeft haar stakeholders betrokken bij haar organisatie door middel van: - Continue verbetering en optimalisering van het orderproces. De systemen van de klanten worden zoveel mogelijk geïntegreerd in onze administratie. - Klantenbezoek wordt ingepland, audits worden door klanten uitgevoerd. Evaluation reports worden naar de klanten gestuurd met het verzoek deze in te vullen en te retourneren. - Leveranciers worden gekwalificeerd, beoordeeld en indien nodig wordt er een bezoek ingepland. - Klachten (klant, leverancier, Corlido) worden geregistreerd, geanalyseerd en indien mogelijk / nodig volgen preventieve, correctieve maatregelen - Projectgroepen bestaande uit personeelsleden van verschillende afdelingen aangaande het stimuleren van een gezonde levensstijl, energiereductie en goede doelen. - Partnerschappen worden gesloten met leerbedrijven Bepalen van relevantie 11 Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: - De eigen activiteiten en besluiten - Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie - Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties Wij hebben gekeken naar: - De eigen activiteiten en besluiten - Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie - Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties Prioriteringsmatrix

6 12 Welke onderwerpen zijn relevant? Relevantie hoog en matig --> Prioriteringsmatrix Bestuur van de organisatie Mensenrechten: - Gepaste zorgvuldigheid ('due diligence') - Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten - Vermijden van medeplichtigheid - Het oplossen van klachten - Discriminatie en kwetsbare groepen - Burger -en politieke rechten Arbeidspraktijk: - Werkgelegenheid en arbeidsrelaties - Werkomstandigheden en sociale bescherming - Sociale dialoog -Gezondheid en veiligheid op het werk - Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Milieu: - Voorkomen van milieuvervuiling - Duurzaam gebruik van hulpbronnen - Mitigatie van en adaptie aan klimaatverandering - Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijk leefgebieden Eerlijk zakendoen: - Anti-corruptie - Eerlijke concurrentie - Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Consumentenaangelegenheden: - Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten - Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid - Duurzame consumptie - Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen - Voorlichting en bewustzijn Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap - Betrokkenheid bij de gemeenschap - Opleiding en cultuur - Ontwikkeling en toegang tot technologie - Creëren van welvaart en inkomen - Gezondheid - Maatschappelijke investeringen Bepalen van de significantie 13 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? - De mate waarin het onderwerp effect heeft op onze stakeholders en duurzame ontwikkeling - Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp Prioriteringsmatrix

7 14 Welke onderwerpen zijn significant? Significantie hoog en matig --> - Bestuur van de organisatie - Gepaste zorgvuldigheid ('due diligence') - Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten - Vermijden met medeplichtigheid - Het oplossen van klachten - Burger -en politieke rechten - Gezondheid en veiligheid op het werk - Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek - Voorkomen van milieuvervuiling - Duurzaam gebruik van hulpbronnen - Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden - Anti-corruptie - Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten - Het beschermen van de consumentengezondheid -en veiligheid - Duurzame consumptie - Voorlichting en bewustzijn - Betrokkenheid bij de gemeenschap - Opleiding en cultuur - Ontwikkeling en toegang tot technologie - Gezondheid - Maatschappelijke investeringen Prioriteren van de MVO-onderwerpen 15 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? - De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen - De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp - De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken - Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd - de 'quick wins' Prioriteringsmatrix Prioriteringsmatrix Corlido heeft gekeken naar enerzijds het belang van de stakeholders en anderzijds het belang van onze eigen organisatie. Wat is de meerwaarde en wat kost het ons 16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? Prioriteit hoog en matig --> - Bestuur van de organisatie - Gepaste zorgvuldigheid ('due diligence') - Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten - Vermijden met medeplichtigheid - Het oplossen van klachten - Burger -en politieke rechten - Gezondheid en veiligheid op het werk - Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek - Voorkomen van milieuvervuiling - Duurzaam gebruik van hulpbronnen - Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden - Anti-corruptie - Het beschermen van de consumentengezondheid -en veiligheid - Duurzame consumptie - Voorlichting en bewustzijn - Betrokkenheid bij de gemeenschap - Ontwikkeling en toegang tot technologie - Gezondheid - Maatschappelijke investeringen * Analyse klachtenregistratie management beoordeling en periodiek HSEQ overleg * Geformuleerde doelstellingen managemenbeoordeling die periodiek worden geëvalueerd tijdens het HSEQ overleg * Prioriteringsmatrix

8 17 Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? - Analyse op de klachtenregistratie, hieruit voortkomende resultaten bespreken tijdens periodiek HSEQ * Klachtenregistratie en de analyse die hier per kwartaal op wordt uitgevoerd en overleg, indien mogelijk en/of nodig preventieve, correctieve maatregelen nemen richting leverancier, vervolgens wordt besproken tijdens HSEQ overleg klant of intern * Leveranciersbeoordeling - Alert blijven op klanttevredenheid * Management beoordeling - Alert blijven op tevredenheid van de eigen medewerkers * FOR 001 Opleidingsplan Kwaliteitshandboek - Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers monitoren, evalueren en begeleiden * FOR 017 Beoordelingsformulier Kwaliteitshandboek - Mogelijkheid bieden tot cursus, training of opleiding voor medewerkers - Gecreëerde projectgroepen aangaande het stimuleren van een gezonde levensstijl, energiereductie en inzet personeel voor goede doelen - Ontwikkelingen aangaande het handelen van gevaarlijke stoffen - Corlido maakt gebruik van stagiaires (MBO / HBO), bij nieuwe vacatures wordt eerst het UWV benaderd. En in het kader van de participatiewet is Corlido is op zoek naar invulling van openstaande vacatures 18 Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen) Hoge prioriteit --> aspecten die verbeterd kunnen worden, waar Corlido winst uit kan behalen (maatschappelijk / financieel) voor haar en haar stakeholders. Deze zijn vastgelegd in doelstellingen en worden besproken in de verschillende overlegvormen. Matige prioriteit --> doorgaan op dezelfde voet en het onderhouden van desbetreffende aspecten Lage prioriteit --> aspecten waar zowel Corlido als haar stakeholders, op dit moment, weinig tot geen belang aan hechten. 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze - u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Medewerkers: Er zijn projectgroepen samengesteld die bestaan uit medewerkers van de verschillende afdelingen die zich bezig gaan houden met gezonde levensstijl, energiereductie en inzet goede doelen. Tijdens de periodieke overleggen worden de uitkomsten besproken en gedeeld met de overige medewerkers. * Geformuleerde doelstellingen in managementbeoordeling * Bezoekverslagen / auditrapporten klanten * Plan eventuele nieuwbouw Correctieve, preventieve maatregelen worden gecommuniceerd tijdens de verschillende overlegvormen en deze worden opgenomen in de managementbeoordeling. Klanten: Er vinden regelmatig audits en BPR's (Business Performance Reviews) plaats, uitgevoerd door klanten, waar orders en procedures wordt doorlopen en besproken. Hieruit voortkomende acties worden gecommuniceerd met het personeel. Bevoegd gezag: Op dit moment is Corlido aan het uitzoeken wat de mogelijkheden zijn aangaande het verhogen van het handelen van de volumes gevaarlijke stoffen in ons magazijn. Om onze plannen te kunnen realiseren zijn wij afhankelijk van het bevoegd gezag (gemeente, brandweer, verzekeraar)en de behoefte van onze opdrachtgevers. Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Corlido heeft te maken met personeel, opdrachtgevers, leveranciers, bevoegd gezag, opleidingsinstituten, certificerings / audit bedrijven, afval inzamelingsbedrijven, banken en branchevereniging. Corlido heeft directe invloed op partijen waar zij diensten van betrekt, zoals opdrachtgevers, leveranciers en certificerings / audit bedrijven. Bij het inkopen van materialen is Corlido afhankelijk van haar opdrachtgevers. Deze partij geeft aan wat er ingekocht moet worden en vaak wordt er dermate uitgebreid gespecificeerd aangegeven wat, waar ingekocht moet worden. Corlido zal dan zorgdragen voor de scherpste prijs door middel van tendering om te kijken in hoeverre er een inkoopvoordeel behaald kan worden. Vervolgens wordt dit met de opdrachtgever gecommuniceerd.

9 21 Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden Corlido stimuleert maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties door: - Maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden - Een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen - Bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren - Kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. * SQS Questionnaire * Projectgroepen: 1. Het organiseren van activiteiten en het nemen van initiatieven voor het personeel ter stimulering van een gezonde levensstijl. 2. Oplevering van een breed gedragen adviesrapport voor de uitvoering van één of meerdere (innovatieve) initiatieven voor energiereductie uur van het personeel effectief bijdragen aan een maatschappelijk doel * Diverse overlegvormen Gepaste zorgvuldigheid ('due diligence') 22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Corlido voert éénmalig per jaar haar management review uit. Ter voorbereiding hierop vindt per kwartaal het HSEQ overleg plaats, waar onder andere de doelstellingen die geformuleerd zijn tijdens de management review, worden geëvalueerd. * Milieuaspectenregister * Norm, wet -en regelgeving Tijdens diverse afdelingsoverleggen worden de volgende punten besproken: - Klanttevredenheid - Klachtenregistratie - Ziekteverzuim - Milieu Energieverbruik, afval en papierverbruik worden gemeten en geregistreerd. Indien nodig en mogelijk volgen hierop preventieve, correctieve maatregelen. Voorbeelden hiervan zijn: - Begrenzing op radiatoren - Alleen printen indien noodzakelijk en dan dubbelzijdig printen - Projectgroep energiereductie 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Corlido voert jaarlijks een leveranciersbeoordeling uit. Beoordelingscriteria zijn: - Leverbetrouwbaarheid - Responstijd - Professioneel - Health & Safety - Environment - Quality - Ethics & Compliance * Kwaliteitshandboek PRO 201 leveranciersbeoordeling * SQS questionnaire Tevens worden door middel van SQS (Supplier Qualification System) de leveranciers gekwalificeerd Klanttevredenheid wordt regelmatig getoetst door middel van: - Uitgevoerde audits door de klant bij Corlido - Bezoekverslagen naar aanleiding van bezoek van Corlido bij de klant - Business Performance review per kwartaal door klant

10 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en Corlido hanteert de volgende richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste geef voorbeelden van invulling): zorgvuldigheid in acht kunnen nemen: - Nieuw personeel krijgt volgens FOR 014 (inwerkformulier nieuwe (tijdelijke) medewerkers alle benodigde documenten, waaronder; instructiemap HSEQ, personeelsregelement, geheimhoudingsovereenkomst en functieomschrijving. - Jaarlijks vinden beoordelingsgesprekken plaats volgens FOR017 (Beoordelingsformulier) * Kwaliteitshandboek FOR 014 & FOR 017 * Audit rapporten (intern en extern) * Notulen van de overleggen * Analyse klachtenregistratie * Meten verbruik energie, afval, water en papier De volgende instrumenten worden gebruikt om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen: - Er is regulier overleg met klanten - Er worden audits door de klant uitgevoerd - Er worden interne -en externe audits uitgevoerd voor de ISO certificering MVO-kernthema's worden in de Corlido organisatie geïntegreerd door middel van: - MVO aspecten komen aan de orde in de periodieke overleggen - Aandachtsgebieden die tijdens de audits (zowel intern als extern) naar voren komen worden binnen de gestelde termijn afgehandeld. - MVO aspecten worden meegenomen in aanbiedingen Prestaties worden gevolgd en aanpassingen worden gedaan door middel van: - Procedures in het Kwaliteitshandboek - Periodieke afdelingsoverleggen 25 Welke (potentiele) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Visie, missie, beleid en strategie 26 Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Eventuele negatieve effecten worden aangepakt door middel van: - Genomen preventieve, correctieve maatregelen die worden besproken tijdens de periodieke afdelingsoverleggen - Continue overleg met de klant Door de groei van de organisatie is er een groei in het personeelsbestand, dus een stijging in het verbruik van energie, afval, water en papier. Er is een projectgroep samengesteld die als doel heeft een breed gedragen adviesrapport aan te leveren voor de uitvoering van één of meerdere (innovatieve) initiatieven voor energiereductie. - Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie - Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie - Door prioriteiten voor actie op kernthema's door te vertalen in doelstellingen (SMART) - Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.) * Meten verbruik energie, afval, water en papier * Kwaliteitshandboek * HSEQ overleg Tijdens het periodiek HSEQ overleg, die ter voorbereiding zijn voor de jaarlijkse management review, worden de doelstellingen van afgelopen jaar geëvalueerd en hierop volgen eventuele actiepunten. De doelstellingen voor aankomend jaar worden geformuleerd. Naast het positieve effect van deze doelstellingen op de organisatie, is het ook een stuk bewustwording bij de medewerkers. Binnen Corlido is een HSEQ coördinator aangesteld die zorg draagt voor het kwaliteitssysteem van Corlido. Deze medewerker draagt zorg registratie van veiligheids -en milieu incidenten en onderneemt, indien nodig, actie. MVO staat op de agenda voor alle afdelingsoverleggen. Tijdens de periodieke afdelingsoverleggen worden omzet en budgetten per maand besproken. Ook worden de focal points betrokken bij het vaststellen van het budget voor aankomend jaar Ontwikkelen van draagvlak en competenties

11 27 Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid - binnen en buiten de organisatie? Geef aan of hierbij aandacht heeft besteed aan: - het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema's en -onderwerpen. - de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. - het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. De directie heeft een MVO-zelfverklaring opgesteld. Leveranciers worden gekwalificeerd volgens de volgende beoordelings criteria: Leverbetrouwbaarheid Responstijd Professioneel Health & Safety Environment Quality Ethics & Compliance * Kwaliteitshandboek * MVO-zelfverklaring * HSEQ-instructiemap * Personeelsreglement Er vindt regelmatig overleg plaats met klanten. MVO-aspecten worden meegenomen in onze aanbiedingen Er zijn 3 projectgroepen samengesteld: 1. Het organiseren van activiteiten en het nemen van initiatieven voor het personeel ter stimulering van een gezonde levensstijl. 2. Oplevering van een breed gedragen adviesrapport voor de uitvoering van één of meerdere (innovatieve) initiatieven voor energiereductie uur van het personeel effectief bijdragen aan een maatschappelijk doel 28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen Door te lezen, door te leren, door te doen! van maatschappelijke verantwoordelijkheid - binnen en eventueel buiten de organisatie? Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: -Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen - Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren - Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten - Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur - Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid * Kwaliteitshandboek * Notulen periodieke afdelingsoverleggen MVO is geïntegreerd in ons Kwaliteitshandboek. In het kwaliteitshandboek zijn de werkprocessen vastgelegd, die volgens de ISO norm worden gehanteerd. MVO is een vast agendapunt tijdens onze afdelingsoverleggen Communicatie en rapportage

12 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? - Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. - Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. - Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van de stakeholders - Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoen diepgang - Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. - Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. - Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Corlido houdt met haar communicatie over maatschappelijk verantwoordelijkheid rekening met de hierna genoemde criteria. De geformuleerde doelstellingen in de Management review bestaan uit meerdere MVO gerelateerde doelstellingen. Deze doelstellingen worden per kwartaal tijdens het HSEQ overleg geëvalueerd. Ook zijn deze doelstellingen opgenomen in de notulen van de periodieke afdelingsoverleggen. * Kwaliteitshandboek 31 Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? (Geef voorbeelden) Corlido communiceert over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid door middel van: * Notulen diverse overlegvormen - Periodiek afdelingsoverleg Procurement Services, Project Supply, Financiele administratie, Magazijn, IT * Presentatie Safety Briefing en Material Handling * Website, Linkedin, Facebook en Twitter - Kwartaal overleg HSEQ (MT + HSEQ coördinator) * SQS database - Halfjaarlijkse Safety Briefing * Bezoekverslagen (potentiele) opdrachtgevers - Website, Linkedin, Facebook, Twitter - Communicatie met leveranciers ten behoeve van SQS (het Supplier Qualification System) - Communicatie met (potentiele) opdrachtgevers Rapporteren over MVO 32 a Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als Nog niet, toekomstperspectief losstaand verslag) 32 b Geef aan of in uw maatschappelijk verslag informatie staat over: nvt - Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema's - Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema's - Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage - Successen en tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt. 32 c Heeft u bij het opstellen van uw maatschappelijk verslag rekening gehouden met de nvt volgende overwegingen? - De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie. (Kleine organisaties verstrekken doorgaans minder informatie, bespreken minder onderwerpen en hebben een kleiner toepassingsgebied dan grote organisaties) - Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren. (Het is de verwachting dat organisaties die meer ervaring hebben met rapporteren, in staat zullen zijn meer in detail te rapporteren dan organisaties die hiermee pas net starten) Conflicten en meningsverschillen met stakeholders 33 a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Af en toe ontstaat er een conflict met een stakeholder zoals leverancier of opdrachtgever. 33 b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Corlido heeft een procedure vastgelegd in het kwaliteitshandboek voor klachten -en afwijkingenbehandeling, PRO 003. De klacht of afwijking komt binnen, wordt beoordeeld en wordt besproken met de afdelingsmanager. Indien de klacht of afwijking terecht is wordt deze in de klachtenregistratie opgenomen. Een klacht / afwijking dient alleen vastgelegd te worden als er directe gevolgen zijn voor de kwaliteit van de dienstverlening. De probleemeigenaar is verantwoordelijk voor het afhandelen van de klacht of de afwijking. Dit gebeurt veelal telefonisch en schriftelijk. Hetgeen besproken, gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd door middel van . Mocht dit niet toereikend zijn en de klacht / afwijking kan niet op deze wijze worden afgewerkt, dan wordt er een afspraak ingepland met desbetreffende melder en zal er met cross functionele functies een gesprek worden ingepland om het conflict op te lossen Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties * Kwaliteitshandboek PRO 003 Klachten -en afwijkingenbehandeling * Klachtenregistratie

13 34 Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema's en onderwerpen? - Klachtenregistratie - Klanttevredenheid, dit wordt getoetst door middels van bezoekrapporten, evaluation reports, business performance review, klantaudits * Klachtenregistratie * Leveranciersbeoordeling * Meten en registratie verbruik energie, afval, water en papier - Leveranciersbeoordeling - Ziekteverzuim - Verbruik van energie, afval, water en papier wordt maandelijks geregistreerd -ISO audits, zowel in -als extern Bovengenoemde punten zijn vast onderdeel van de management review. Voor bovengenoemde punten geldt dat: - De omvang van de monitoring in lijn is met de omvang en het belang van de activiteiten. - De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. - De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders 35 Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema's en onderwerpen beoordeeld? Heeft u zich daarbij de volgende vragen gesteld: - Zijn de beoogde doelen behaald? - Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? - Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? - Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? - Wat hadden we beter anders kunnen doen? - Zijn alle relevante personen erbij betrokken? 36 Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? De volgende stakeholders zijn betrokken: Medewerkers Opdrachtgevers Leveranciers Bevoegd gezag Certificerende instanties Ieder kwartaal vindt er een HSEQ overleg plaats. Tijdens dit overleg worden de geformuleerde * Notulen HSEQ overleg doelstellingen geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. Ook wordt maandelijks het verbruik van energie, afval, water en papier gemeten. Op deze manier hebben we in beeld of de beoogde doelen zijn behaald * Meten en registratie verbruik energie, afval, water en papier of kunnen worden behaald, of het de juiste doelen zijn geweest, wat er wel of niet goed werkte en waarom dit het geval was, hoe hadden we het beter kunnen doen en of alle relevante personen er wel bij betrokken zijn. Doel hiervan is een continue verbetering van onze organisatie.

14 37 a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? In het kader van ISO 9001 en ISO worden de aandachtsgebieden die tijdens de audits, zowel in - als extern, naar voren komen behandeld en gevolgd door de te nemen actie. Corlido is een "Erkend leerbedrijf". We zien een stijging in het aantal studenten, zowel MBO als HBO, die bij Corlido stage lopen of hier hun afstudeerproject afronden. * Kwaliteitshandboek FOR 001 Opleidingsplan * Kwaliteitshandboek FOR 021 Beoordeling transporteur * Kwaliteitshandboek FOR 023 Werkplekinspectie Veiligheid staat voorop, dus door werkplekinspecties in het magazijn en door beoordelingen van transporteurs, wordt er continu gekeken naar mogelijke verbeteringen. Er zijn 3 projectgroepen samengesteld: 1. Het organiseren van activiteiten en het nemen van initiatieven voor het personeel ter stimulering van een gezonde levensstijl. 2. Oplevering van een breed gedragen adviesrapport voor de uitvoering van één of meerdere (innovatieve) initiatieven voor energiereductie uur van het personeel effectief bijdragen aan een maatschappelijk doel Door het samenstellen van deze projectgroepen worden medewerkers betrokken bij de geformuleerde doelstellingen, er wordt bewustzijn gecreeerd en mede door de projectgroepen worden de MVO gerelateerde doelstellingen behaald. Ook wordt er geïnvesteerd in de medewerkers door het aanbieden van opleidingen, trainingen en cursussen. Tijdens de beoordelingsgesprekken worden de gedane opleidingen / trainingen / cursussen geëvalueerd en wordt de wederzijdse behoefte geïnventariseerd en als actie hierop worden de besproken opleiding / training / cursus ingepland. We zien dat er door de jaren heen steeds meer mensen een opleiding / training / cursus volgen en deze ook succesvol afronden. Dit geld voor zowel een opleiding / training / cursus gekozen op eigen initiatief als verzocht door Corlido. 37 b Welke doelen zijn nog niet bereikt? MVO is geen einddoel maar een continu proces. Corlido werkt voortdurend aan verbetering van de organisatie. De volgende doelen zijn nog niet bereikt: -Verhogen van het volume van het behandelen van gevaarlijke stoffen op een veilige en verantwoorde manier door het creeeren van meerdere brandcompartimenten voor de diverse gevaren klassen. Is afhankelijk van de behoefte van de klant. En op basis daarvan zal een beslissing worden genomen. - opstellen MVO jaarverslag - Gezien de groei van de organisatie, dus groei in medewerkers hebben we nog geen energiereductie weten te behalen. De projectgroep zal een breed gedragen adviesrapport opleveren voor de uitvoering van één of meerdere initiatieven voor energiereductie. Dit zal voorgelegd worden aan het MT en de HSEQ manager en hier zal een beslissing worden genomen. Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten 38 Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? - Corlido is ISO gecertificeerd - Corlido is een "Erkend Leerbedrijf" - Een aantal medewerkers van Corlido neemt regelmatig deel aan verschillende sportieve evenementen zoals wandeltochten, hardloopwedstrijden en mud runs. - Gezondheid op de werkvloer wordt gestimuleerd door het beschikbaar stellen van fruit uur van het personeel wordt beschikbaar gesteld voor het effectief bijdragen aan een maatschappelijk doel.

15 39 Welke van de onderstaande punten heeft overwogen bij de keuze voor dit initiatief? - Ondersteunt de principes van NEN-ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan - Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden - Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast - Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken - Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie - Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit - Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze - Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden - Is goed toegankelijk 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Bij het kiezen van MVO - initiatieven kijkt Corlido in hoeverre het de principes van NEN-ISO ondersteunt, er wordt gekeken naar de kosten en naar de meerwaarde die het biedt voor de organisatie. Ook is het van belang dat het toegankelijk is en dat stakeholders erbij betrokken kunnen worden. - In het kader van ISO wordt verbruik van energie, afval, water en papier geregistreerd - Afval wordt gescheiden ingezameld - Printen geminimaliseerd door digitaal werken. Datgeen dat wordt geprint, wordt, waar mogelijk, dubbelzijdig geprint. * Notulen HSEQ overleg * - Reduceren van het aantal transportbewegingen door het consolideren van zendingen - Hergebruik van verpakkingsmateriaal en gebruik van verpakkingsmateriaal is afgenomen door het consolideren van zendingen. - Inmiddels is er binnen het Corlido wagenpark 1 electrische auto en is er een laadpunt door middel van een paal aangeschaft om electrische auto's te laden. - Corlido is een "Erkend Leerbedrijf". Er wordt wederzijds contact gezocht en onderhouden met ROC 's en Hogescholen voor stagiaires en afstudeerders. - In het kader van gezonde levensstijl: --> Deelname aan meerdere hardloopevenementen --> Er staan fruitschalen op de bureaus - In het kader van de participatiewet zijn we in gesprek met werkzoekenden in deze doelgroep - Tijdens het periodieke HSEQ overleg worden de doelstellingen geëvalueerd en waar nodig wordt actie ondernomen, hieronder vallen ook de 3 Projectgroepen: 1. Het organiseren van activiteiten en het nemen van initiatieven voor het personeel ter stimulering van een gezonde levensstijl. 2. Oplevering van een breed gedragen adviesrapport voor de uitvoering van één of meerdere (innovatieve) initiatieven voor energiereductie uur van het personeel effectief bijdragen aan een maatschappelijk doel