Referentiematrix ISO 26000

Transcriptie

1 Referentiematrix ISO 26000

2 Referentiematrix Leo de Kock & Zn. B.V. Opgesteld door Werkgroep MVO Leo de Kock: - Claris ten Napel (Directeur lid werkgroep) - Rick Pronk (Bedrijfsanalist leider werkgroep) - Gert-Jan Ganzinga (Logistiek commercieel medewerker lid werkgroep) - Jos te Riele (Loodschef lid werkgroep) Versie 1 augustus 2015 Status: Definitief 1

3 Inhoudsopgave Inleiding 4 Scope 4 Leeswij zer 4 Zelfver klar ing NEN-ISO 26000: NPR C1: MVO Principes 6 1. Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu 6 2. Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving 7 3. Onze organisatie gedraagt zich ethisch 8 4. Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in 9 5. Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten 12 Stakeholder s 8. Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders? 16 2 Kernthema s 11. Geef aan waar u bij het bepalen van relevante onderwerpen naar heeft gekeken Welke onderwerpen zijn relevant? Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? Welke onderwerpen zijn significant? Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Welke onderwerpen hebben prioriteit? Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Toelichting op de prioriteitsstelling Geef aan welke stakeholders en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen 21 Ketenverantw oordelij kheid en invloedssfeer 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? 23

4 Due dilligence (Gepaste zorgvuldigheid) 22. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? 27 Visie, missie, beleid en strategie 26. Hoe heeft uw organisatie richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? 28 Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? 29 Integr eren van maatschappelij ke verantwoor delij kheid in besturingsprocessen, systemen en pr ocedur es 29. Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? 30 3 Communicatie en rappor tage 30. Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)? Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? 32 33a. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? 33 33b. Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen? 33 Het monitor en van activiteiten en beoordelen van pr estaties 34. Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effecten hebben op relevante thema s en onderwerpen? Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s beoordeeld? Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? 35 37a. Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? 36 37b. Welke doelen zijn nog niet bereikt? 36 Selecteren va n MVO -initiatieven en instrumenten 38. Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Welke punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief (ISO-26000)? Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? 38

5 Inleiding Leo de Kock is specialist in het verwerken en verpakken van verse tafelaardappelen voor groothandel en retail. Het bedrijf werd in 1916 opgericht door naamgever Leo de Kock. Het bedrijf heeft tientallen decennia als familiebedrijf geopereerd en verhuisde eind jaren 70 van Amsterdam naar Purmerend alwaar we nog steeds gevestigd zijn. Eind jaren 90 werd Leo de Kock & Zn. B.V. onderdeel van de coöperatie Agrico en heeft zich sindsdien ontwikkeld tot een belangrijke schakel en gewaardeerd partner in de aardappelketen. Anno 2015 is het bedrijf uitgegroeid tot een middelgrote speler in verpakkersland en onderscheidt zich door innovatieve (klein)verpakkingen en verpakkingstechnieken. Daarnaast kenmerkt het bedrijf zich door expertise in bijzondere aardappelrassen, herkomsten en teeltwijzen. Diverse afnemers worden beleverd onder het eigen merk van Leo de Kock, De Nieuwe Keuken. Enkele kengetallen: 46 vaste medewerkers, personeelssterkte van 44 fte (inclusief tijdelijke medewerkers); 20 productielijnen; Gangbare, biologische en extra-care productie; Jaarlijks 25 miljoen kilogram aardappelen, 20 miljoen consumentenverpakkingen. Bij Leo de Kock werken wij dagelijks met een prachtig natuurproduct dat een onmiskenbaar onderdeel is van de Nederlandse cultuur. Helaas heeft de verse onbewerkte aardappel last van een oubollig karakter en loopt de consumptie hiervan in Nederland en Noordwest- Europa terug. Dat aardappelen gezond en zeer veelzijdig zijn is bij veel consumenten te weinig bekend. Aan Leo de Kock en haar branchegenoten om hier verandering in te brengen! Aan de basis hiervan ligt een eerlijk product dat op juiste wijze tot stand is gekomen. Duurzaam geteeld, verhandeld en verwerkt is de aardappel het antwoord op voeding met respect voor natuur, dier en mens. 4 Scope MVO 2014/2015 De scope voor MVO ISO betrekt zich voornamelijk op de productiefaciliteit van Leo de Kock gevestigd aan de Van IJsendijkstraat 176 te Purmerend. Leeswijzer In dit document worden de vragen uit de referentiematrix beantwoord. Indien nodig wordt verwezen naar andere bronnen voor aanvullende informatie. Bronnen kunnen desgewenst op aanvraag worden toegelicht of aangeleverd.

6 Zelfverklaring NEN-ISO 26000: NPR 9026+C1:2012 Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties Ondergetekende, de heer K.C. ten Napel, algemeen directeur Leo de Kock, verklaart NEN-ISO 26000:2010, Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties toe te passen bij al haar organisatieonderdelen en dit te hebben onderzocht en beoordeeld aan de hand van het proces beschreven in NPR 9026+C1:2012. De organisatie verklaart de principes en richtlijnen van NEN-ISO 26000:2010 toe te passen en te borgen dat dit bij voortduring het geval zal zijn. In het kader van deze zelfverklaring wordt dat minimaal eenmaal per jaar onderzocht en beoordeeld. De organisatie geeft met deze zelfverklaring een onderbouwing en uitwerking van de gemaakte keuzes ten aanzien van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op de volgende gebieden: 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. 2. Identificeren en betrekken van stakeholders. 3. De zeven MVO-kernthema s en 37 MVO-onderwerpen. 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. 5 De resultaten van het onderzoek zijn te vinden op Naam organisatie: Leo de Kock & Zn. B.V. Locatie: Purmerend Straat en huisnr.: Van IJsendijkstraat 176 Postcode en woonplaats: 1442 LC Purmerend Leo de Kock & Zn. B.V. Claris ten Napel Algemeen directeur Datum en plaats: 1 augustus 2015, Purmerend

7 MVO Principes 1. Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu DE EFFECTEN VAN ONZE BEDRIJFSVOERING OP DE MAATSCHAPPIJ, HET MILIEU EN DE ECONOMIE EN IN HET BIJZONDER OVER DE EVENTUELE NEGATIEVE EFFECTEN; DE MAATREGELEN DIE WE HEBBEN GENOMEN OM HERHALING VAN DIE NEGATIEVE EFFECTEN TE VOORKOMEN. Leo de Kock legt rekenschap af voor gevoerd beleid aan haar aandeelhouder(s) middels jaarverslagen en directieoverleg. Daarnaast geldt de accountantsverklaring als het bewijs van financiële rekenschap. Leo de Kock beschikt onder meer over de volgende kwaliteitscertificaten: British Retail Consortium (BRC), Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), Good Manufacturing Practices (GMP) en Skal. Deze certificeringen en daarbij behorende werkwijzen ondersteunen Leo de Kock bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid, bedrijfsproces en kwaliteit. Sinds 2014 wil Leo de Kock door middel van een ISO zelfverklaring en jaarlijkse update van deze referentiematrix ook maatschappelijke rekenschap afleggen. - Jaarverslagen Leo de Kock (niet openbaar) - Nen.nl/publicatieplatform - BRC Procedurehandboek - Kwaliteitscertificaten (op te vragen) 6

8 2. Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving HET DOEL, DE AARD EN DE PLAATS VAN ONZE ACTIVITEITEN; WIE HET MEERDERHEIDSBELANG IN ONZE ORGANISATIE HEEFT; DE MANIER WAAROP BESLUITEN TOT STAND KOMEN; WELKE VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN BIJ DIE FUNCTIES HOREN IN HET KADER VAN DE BESLUITVORMING; WIE WELKE FUNCTIE BINNEN ONZE ORGANISATIE HEEFT IN HET KADER VAN DE BESLUITVORMING; HOE ONZE MVO-PRESTATIES WORDEN GEËVALUEERD; ONZE MVO-PRESTATIES OP SIGNIFICANTE ONDERWERPEN; DE GEVOLGEN VAN ONS BELEID EN ONZE ORGANISATIEBESLISSINGEN EN ACTIVITEITEN OP DE OMGEVING (BELANGHEBBENDEN, DE MAATSCHAPPIJ, HET MILIEU ENZ.); WIE WIJ ALS ONZE STAKEHOLDERS BESCHOUWEN; DE MANIER WAAROP DEZE STAKEHOLDERS ZIJN GESELECTEERD; HOE DEZE STAKEHOLDERS WORDEN BETROKKEN BIJ DE ORGANISATIE. Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar Begrijpelijk voor onze stakeholders Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief Leo de Kock is transparant over besluiten en activiteiten. Hierover wordt via ondernemingsraad, nieuwsbrieven, website Leo de Kock en (in)formele bijeenkomsten gecommuniceerd. In het kader van MVO toepassen wordt sinds 2014 halfjaarlijks een personeelsbijeenkomst gehouden, waarin de eindverantwoordelijke afdelingsfunctionarissen tekst en uitleg gegeven over het gevoerde beleid en wat de plannen zijn voor de toekomst. In haar communicatie richting stakeholders is Leo de Kock open en transparant over het doel, de aard en de plaats van haar activiteiten. Ook is bekend wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft (externe) Nieuwsbrieven - Stakeholdersanalyse - Notulen halfjaarlijkse personeelsbijeenkomst

9 3. Onze organisatie gedraagt zich ethisch WIJ MAKEN ONZE KERNWAARDEN EN PRINCIPES BEKEND; RICHTEN ONZE BESTUURSSTRUCTUREN OP EEN MANIER IN DIE ETHISCH GEDRAG BEVORDERT (BIJVOORBEELD DOOR HET VOORKOMEN VAN BELANGVERSTRENGELING); MAKEN DE GEDRAGSNORMEN BEKEND DIE WORDEN VERWACHT VAN VERSCHILLENDE MENSEN IN EN OM DE ORGANISATIE (BIJVOORBEELD BESTUUR, MEDEWERKERS, LEVERANCIERS, CONTRACTANTEN, EIGENAREN EN MANAGERS); VOORKOMEN OF LOSSEN BELANGENCONFLICTEN OP IN DE HELE ORGANISATIE DIE ZOUDEN KUNNEN LEIDEN TOT ONETHISCH GEDRAG; STELLEN TOEZICHT- EN BEHEERSINGSMECHANISMEN IN OM ETHISCH GEDRAG TE MONITOREN, TE ONDERSTEUNEN EN TE VERSTERKEN; LEVEN INTERNATIONAAL ERKENDE NORMEN VAN ETHISCH GEDRAG BIJ MEDISCH ONDERZOEK NA. Leo de Kock gedraagt zich ethisch. Onze kernwaardes en principes worden bekend gemaakt, onder meer op onze website. De bedrijfsvoering voltrekt zich in een zeer open werksfeer, hetgeen onethisch gedrag alsmede belangenverstrengeling tegengaat. Richting haar klanten hanteert Leo de Kock prijslijsten met een hoge mate van transparantie in prijsopbouw. Binnen Leo de Kock wordt gewerkt met een arbeidsvoorwaardenhandboek, welke aan elke nieuwe medewerker ter beschikking wordt gesteld. Hierin zijn zaken als algemene houding werkgever, algemene houding werknemer, antidiscriminatie, gedragscode e-werken en diverse protocollen geformaliseerd. 8 Hoe is dit ethische gedrag geformaliseerd? Beleid of standaard voor ethisch gedrag, namelijk: aan het werk bij Leo de Kock Werkgroep werksfeer Arbeidsvoorwaardenboek - Working at Leo de Kock

10 4. Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in WIJ WETEN WIE ONZE STAKEHOLDERS ZIJN; ERKENNEN EN WAARDEREN STAKEHOLDERS EN WE REAGEREN OP BEZORGDHEID VAN STAKEHOLDERS; ONDERKENNEN DAT STAKEHOLDERS DE ACTIVITEITEN VAN ONZE ORGANISATIE KUNNEN BEÏNVLOEDEN; HEBBEN VASTGESTELD OF STAKEHOLDERS IN STAAT ZIJN MET ONS IN CONTACT TE TREDEN OM INVLOED UIT TE OEFENEN EN DAT WE HIERMEE REKENING HOUDEN; WEGEN DE BELANGEN VAN ONZE STAKEHOLDERS IN HET LICHT VAN BREDERE MAATSCHAPPELIJKE VERWACHTINGEN; HOUDEN REKENING MET DE BELANGEN VAN STAKEHOLDERS WAARMEE WE GEEN FORMELE RELATIE HEBBEN. Leo de Kock heeft middels een stakeholdersanalyse haar stakeholders in kaart gebracht en hierbij geïdentificeerd welke verwachtingen deze stakeholders hebben van Leo de Kock alsmede de vormen van dialoog en rol in het MVO-beleid. Daarnaast zal Leo de Kock de stakeholdersmatrix jaarlijks herzien en waar nodig acties uitzetten. - Stakeholdersanalyse 2014/2015 (zie vraag 9) 9

11 5. Onze organisatie respecteert de geldende wet - en regelgeving WIJ STELLEN ONS OP DE HOOGTE VAN DE TOEPASSELIJKE WET- EN REGELGEVING; TREFFEN MAATREGELEN OM ERVOOR TE ZORGEN DAT ONZE RELATIES EN ACTIVITEITEN IN OVEREENSTEMMING MET WET- EN REGELGEVING ZIJN; INFORMEREN MEDEWERKERS OVER RECENTE EN RELEVANTE WET- EN REGELGEVING EN HOE ZIJ DEZE KUNNEN NALEVEN; BEOORDELEN PERIODIEK OF DE ORGANISATIE NOG VOLDOET AAN WET- EN REGELGEVING. Leo de Kock respecteert geldende (inter)nationale wet- en regelgeving en handelt dienovereenkomstig. Middels de P&O-functionaris en de bedrijfsarts wordt (nieuwe) Arbowetgeving tijdig gesignaleerd en toegepast in het belang van Leo de Kock en haar stakeholders. Middels moederbedrijf Agrico blijft Leo de Kock verder gewaarborgd van kennis en uitoefening van geldende wet- en regelgeving. - Arbeidsvoorwaardenregeling (niet openbaar) - Halfjaarlijkse personeelsbijeenkomst - Working at Leo de Kock 10 Leo de Kock in 1974

12 6. Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen WIJ RESPECTEREN MINIMAAL DE INTERNATIONALE GEDRAGSNORMEN IN LANDEN WAAR WETGEVING HET MILIEU OF DE MAATSCHAPPIJ ONVOLDOENDE BESCHERMT OF CONFLICTEERT MET INTERNATIONALE GEDRAGSNORMEN; HEROVERWEGEN ONZE RELATIES EN ACTIVITEITEN IN GEBIEDEN WANNEER DE INTERNATIONALE GEDRAGSNORMEN NIET WORDEN NAGELEEFD; VOORKOMEN DAT WE MEDEPLICHTIG ZIJN AAN HET SCHENDEN VAN DE INTERNATIONALE GEDRAGSNORMEN DOOR ANDERE ORGANISATIES. Leo de Kock conformeert zich minimaal aan de Internationale gedragsnormen overeenkomstig Nationale en Internationale wet- en regelgeving. Bij sourcing uit risicogebieden wordt ten aanzien van social compliance BSCI of een equivalente certificering van leveranciers geëist. Leo de Kock hanteert een arbeidsvoorwaardenboek en een gedragscode waarin medewerkers onder meer worden gewezen op het naleven van geldende wet- en regelgeving. Iedere medewerker dient zich te committeren aan de geldende gedragsregels. - Business Social Compliance Initiative (BSCI, Code of Conduct) - Arbeidsvoorwaardenboek 11 La papa ofwel de aardappel kent zijn oorsprong in Peru. Al jaar geleden werden er aardappels gegeten in Chicla (wijk in Lima, Peru) en verbouwd door de Inca s. De aardappel werd onder de Inca s veel geconsumeerd, omdat ze veel zetmeel bevatten en tot op de sneeuwgrens op ongeveer meter hoog te telen zijn. Deze voedingsbron werd in 1550 voor het eerst in Europa geïntroduceerd en is inmiddels wereldwijd, naast rijst, één van de belangrijkste bronnen van voeding geworden.

13 7. Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten WIJ RESPECTEREN DEZE RECHTEN IN ALLE LANDEN, CULTUREN EN SITUATIES; ONDERNEMEN STAPPEN IN SITUATIES WAARIN DE MENSENRECHTEN WORDEN GESCHONDEN IN HET KADER VAN ONZE BEDRIJFSVOERING, DE WAARDEKETEN EN/OF ONZE INVLOEDSSFEER; MAKEN GEEN MISBRUIK VAN OF HALEN GEEN VOORDEEL UIT SITUATIES WAARIN DE MENSENRECHTEN ONVOLDOENDE ZIJN BESCHERMD; RESPECTEREN DE INTERNATIONALE GEDRAGSNORM. Leo de Kock is met haar productiefaciliteit enkel in Nederland gevestigd. Haar bedrijfsvoering is overwegend nationaal, sourcing geschiedt wel internationaal. Leo de Kock hanteert een beleid waarin vrijheid van religie, politieke voorkeur en fundamentele mensenrechten worden beschermd. Deze is geformaliseerd in de beleidsverklaring en het working at Leo de Kock instructieboekje. - Universele Verklaring van de Rechten van de Mens - OESO-richtlijnen - Beleidsverklaring Leo de Kock 12 Malta aardappelen worden elk voorjaar aangevoerd vanuit (hoe kan het ook anders) Malta. Telers op Malta hebben vaak slechts enkele vierkante meters land om hun aardappelen op te telen. Het merendeel van hun aardappelen wordt verscheept naar Europa, waar ze sinds jaar en dag een begrip in de supermarkt zijn! Teler Malta aardappelen

14 Stakeholders 8. Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? Mede door haar holding company is Leo de Kock gestart met het toepassen van Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties. Leo de Kock bevind zich in dezelfde duurzame aardappelketen welke door de Analist Operations en werkgroep MVO Agrico is geïdentificeerd en gepubliceerd. In het (duurzame) ketencomplex bevind Leo de Kock zich in de schakel Tussenhandel als verpakker/verwerker om precies te zijn. Dit (duurzame) ketencomplex is instructief en leidend bij het uitvoeren van de stakeholdersanalyse. Bij het uitvoeren van de stakeholdersanalyse zijn de diverse stakeholders in kaart gebracht aan de hand van hun verwachtingen, vorm van dialoog en rol in MVO-beleid. 13 Het (duurzame) ketencomplex van Agrico - Referentiematrix en zelfverklaring ISO Agrico

15 9. Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? In onderstaand model zijn de stakeholders gegroepeerd: 14 Korte toelichting op de stakeholders: Holding/moederbedrijf: Agrico is een handelscoöperatie in aardappels, waarvan de leden aandeelhouder/eigenaren zijn. Agrico Holding B.V. heeft het meerderheidsbelang in Leo de Kock en Zn. Als ketenregisseur verwacht Agrico van Leo de Kock een betrouwbare partner en afzetkanaal. Afnemers binnenland: Voornaamste afnemers voor Leo de Kock zijn supermarktketens, waarvan Albert Heijn op basis van omzet de belangrijkste is. Hiernaast belevert Leo de Kock op kleinere schaal een aantal retailers onder andere onder het eigen label De Nieuwe Keuken. Leveranciers binnen/buitenland: Als productiebedrijf zijn de leveranciers van Leo de Kock mede bepalend in de kwaliteit van haar output, dus nemen zij als stakeholder een belangrijke plaats in binnen het bedrijfsproces. Voornaamste leveranciers zijn die van aardappelen, verpakkingsmaterialen en techniek/personeel.

16 Medewerkers: Bij Leo de Kock werken ca. 45 personen, welke overwegend in de nabijheid van het bedrijf wonen. Binnen de diverse (productie)processen van Leo de Kock is de factor arbeid het belangrijkst. Leo de Kock ziet haar medewerker als menselijk kapitaal en een belangrijke succesfactor in haar onderscheidend vermogen. Consumenten: Als eindverbruiker van de producten van Leo de Kock is de consument in zijn algemeenheid de belangrijkste stakeholder in het welslagen van de onderneming. Brancheorganisaties: Vervullen een functie ten aanzien van normering, certificering en (voedsel)veiligheid. De Nederlands Aardappel Organisatie is hierin het belangrijkste als overkoepelende organisatie voor de Nederlandse aardappel. Maatschappelijke organisaties: Belangbehartiging van gemeenschappen en specifieke doelgroepen. Overheid/Semioverheid: Formuleren en organiseren handhaving en naleving van richtlijnen en wet- en regelgeving. De Nederlandse Agrarische Keuringsdienst, Phytosanitaire Dienst en Skal zijn de belangrijkste normbepalers. Concurrenten: In het verpakkerslandschap zijn er een tiental ondernemingen te onderscheiden welke allen hun uitwerking op de markt realiseren. Als groothandel bekleed Leo de Kock een kleinere rol en is het aantal concurrenten groter en meer divers. 15 (logistieke) Ketenpartners: Leo de Kock voert slechts op kleine schaal aanleverend transport in eigen beheer uit. Het merendeel van alle transportbewegingen wordt uitgevoerd door logistieke dienstverleners. Omwonenden/gemeenten: Leo de Kock is gevestigd op bedrijventerrein de Koog te Purmerend en heeft hierdoor slechts bedrijven als omwonenden. De gemeente speelt een rol ten aanzien van vergunningen, milieu- en personeelszaken. - Stakeholdersanalyse Leo de Kock

17 10. Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders? OM INZICHT TE KRIJGEN IN DE IMPACT VAN ONZE BESLUITEN EN ACTIVITEITEN OP SPECIFIEKE STAKEHOLDERS; ONZE MVO-PRESTATIES BEOORDELEN; WAAR MOGELIJK PARTNERSCHAPPEN TE VORMEN DIE VOOR ONS EN ONZE STAKEHOLDERS VOORDELEN BIEDEN. Leo de Kock betrekt haar stakeholders om de effecten van haar besluiten en activiteiten te meten. Tevens is deze tweerichtingscommunicatie de manier om te peilen wat stakeholders van Leo de Kock als organisatie en als onderdeel van de maatschappij verwachten en waaraan de organisatie dus aandacht behoort te geven. Bovenal zal het betrekken van stakeholders (in het kader van MVO toepassen) in de toekomst een nadrukkelijkere rol gaan spelen. Leo de Kock betrekt haar stakeholders op navolgende manieren: Met moederbedrijf en tevens voornaamste leverancier van aardappelen wordt gecommuniceerd middels periodiek directieoverleg, commerciële vergaderingen en beurzen. Daarnaast zijn diverse medewerkers facilitair ondersteunend en zijn de lijnen van communicatie zeer kort. Met afnemers wordt gecommuniceerd via de gebruikelijke lijnen: EDI, internet/telefoon, bedrijfsbezoeken en (trade)marketing. Samen met het moederbedrijf zijn afnemers binnenland de voornaamste eisenstellers t.a.v. MVO. 16 Met leveranciers verloopt communicatie zoals voorgenoemd met als verschil dat Leo de Kock als klant opteert en eisenstellend is (zal zijn). Voornaamste rol die leveranciers in het huidige (MVO-)beleid spelen is die van borging social compliance. Middels werkgroep werksfeer, presentaties en functioneringsgesprekken wordt het personeel betrokken bij de organisatie. Via deze vormen van dialoog worden medewerkers in staat gesteld om hun verwachtingen en oordelen te uiten ten aanzien van gevoerd beleid. Richting consumenten wordt gecommuniceerd middels de innovatieve verpakkingen die Leo de Kock (mede) ontwikkelt en produceert. Diverse zaken als bewaaradviezen, bereidingsadviezen, afvalscheidingsadviezen en allergenen-informatie worden medegedeeld. Impliciet communiceert Leo de Kock middels haar innovatieve toepassingen en (productie)processen (t.a.v. verpakkingen) welke voornamelijk hun uitwerkingen hebben op Planet-issues. Houdbaarheid van producten wordt verlengd, verspilling van verpakkingsmateriaal en aardappelen wordt verbeterd. Andersom hebben consumenten middels klachtenprocedures en klantenservices van retailers een platform om hun verwachtingen en kritieken te delen. Branche- en maatschappelijke organisaties worden in staat gesteld om audits en werkbezoeken te doen voltrekken. Als partner in wet- en regelgeving en door middel van kennisuitwisseling worden organisaties betrokken bij Leo de Kock.

18 Kernthema s 11. Geef aan waar u bij het bepalen van relevante onderwerpen naar heeft gekeken DE EIGEN ACTIVITEITEN EN BESLUITEN; ACTIVITEITEN EN BESLUITEN VAN ORGANISATIES IN DE WAARDEKETEN EN INVLOEDSSFEER VAN UW ORGANISATIE; DAGELIJKSE ACTIVITEITEN EN BIJZONDERE SITUATIES. Bij het bepalen van relevante onderwerpen voor MVO/ISO is een prioriteringsmatrix conform NPR 9026+C1:2012 uitgewerkt. Hierbij is vanuit de 7 principes waarop de ISO normering is gestoeld, gekeken naar de relevantie, de significantie en de prioriteit van de thema s op Leo de Kock en haar stakeholders. Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld voor het bepalen van de mate van relevantie: 1. Is wet- en regelgeving van toepassing? 2. Waar in de keten ligt de activiteit / het MVO-thema? 3. Is er effect op stakeholder(s) / duurzaamheidsissues? 12. Welke onderwerpen zijn relevant? 17 Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als relevant: 1: Bestuur van de organisatie. 2: Gepaste zorgvuldigheid. 3: Risicosituaties m.b.t. mensenrechten. 5: Het oplossen van klachten. 6: Discriminatie en kwetsbare groepen. 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen. 25: Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid. 34: Ontwikkeling en toegang tot technologie.

19 13. Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? DE MATE VAN BEZORGDHEID VAN ONZE STAKEHOLDERS OVER HET ONDERWERP; DE MAATSCHAPPELIJKE VERWACHTINGEN VAN WAT VERANTWOORD GEDRAG IS MET BETREKKING TOT DEZE EFFECTEN OP DIT ONDERWERP. Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld voor het bepalen van de mate van significantie: 1. Omvang van effect op stakeholder(s) / duurzaamheidsissues. 2. Belang dat stakeholders aan MVO-onderwerp hechten. 3. Risico bij niet naleven (inter)nationale wet- en regelgeving. 14. Welke onderwerpen zijn significant? Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als significant: 5: Het oplossen van klachten. 13: Gezondheid en veiligheid op het werk. 15: Voorkoming van milieuvervuiling. 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen. 22: Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de keten. 25: Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid. 26: Duurzame consumptie. 27: Dienstverlening aan consumenten. 36: Gezondheid. 18 Nieuwe oogst Israël aardappelen

20 15. Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? UW PRESTATIES AFGEZET TEGEN WET- EN REGELGEVING EN INTERNATIONALE (GEDRAGS)NORMEN; DE TIJD DIE HET KOST OM DE GEWENSTE RESULTATEN TE BEREIKEN. Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld voor het bepalen van de mate van significantie: 1. Quick-wins en herkenbare doelen. 2. Huidige prestaties. 3. Kostenimplicaties. 4. Planet; vermindering hulpstoffenverbruik en afval. 16. Welke onderwerpen hebben prioriteit? Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als significant: 5: Het oplossen van klachten. 13: Gezondheid en veiligheid op het werk. 15: Voorkoming van milieuvervuiling. 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen. 25: Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid. - Prioriteringsmatrix NPR 9026+C1:2012 bijlage C (niet openbaar) Leo de Kock

21 17. Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nem en? Allereerst is er een werkgroep MVO geformeerd om de ISO systematiek structureel in de bedrijfsvoering van Leo de Kock te integreren. Na het prioriteren van de MVO-thema s is een actie- en doelstellingenmodel opgesteld waarin de geformuleerde actiepunten zijn weggezet. Een selectie is gemaakt van doelen welke huidig cyclusjaar (2014/2015) opgepakt zullen worden. Door de werkgroep zijn de volgende acties uitgezet: Heftrucks zijn voorzien van extra (achteruitkijk) spiegels om de veiligheid tijdens het verwerkingsproces beter te borgen. Diverse bunkers zijn (of zullen worden) voorzien van veiligheidsbordessen, om het reinigings- en ledigingsproces veiliger te doen laten plaatsvinden. In de winterperiode is wekelijks 100 kg. aardappelen gedoneerd aan het Leger des Heils. Per 2015 wordt wekelijks een reststroom aardappelen gedoneerd aan de Voedselbank. Om diverse bezoekende stakeholders beter te informeren is een narrowcasting systeem bij Leo de Kock geïnstalleerd. Zowel bij de receptie als in de kantine zullen zowel medewerkers als bezoekers geïnformeerd worden over diverse actualiteiten alsmede informatiebulletins. 20

22 18. Toelichting op de prioriteitsstelling Zoals eerder aangegeven bij de criteria voor prioritering is er voor de korte termijn gekozen voor quick wins en herkenbare doelen. Cyclusjaar 2013/2014 was een opstartjaar voor de toepassing van MVO en de ISO systematiek. In cyclusjaar 2014/2015 is gepoogd de gelegde basis verder vorm te geven middels een herkenbaarder beleid. De scope van het MVO-beleid is voorlopig ongewijzigd en voor de middellange termijn intern gericht, op de productiefaciliteit van Leo de Kock. Dit betekent niet dat quick wins binnen de keten worden genegeerd. Indien mogelijkheden zich aandienen om (d.m.v. samenwerking) duurzaamheid binnen de keten mogelijk te maken, zullen deze gehonoreerd worden. Vanuit het opstartjaar is het de intentie geweest om de prioriteitsstelling aan te gaan passen aan de wensen van de diverse stakeholders. Tevens zal in de gaten worden gehouden welke acties concurrenten ondernemen (benchmarking), hoewel Leo de Kock er naar streeft best practices op het gebied van MVO te effectueren. 19. Geef aan welke stakeholders en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen Binnen Leo de Kock is een werkgroep MVO vanuit verschillende disciplines geformeerd, om de toepassing van Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties structureel en zo volledig mogelijk te realiseren. Omdat de focus dit cyclusjaar ongewijzigd is (intern, productiefaciliteit), is in het kader MVO toepassen alleen gebruik gemaakt van de input van de werkgroepleden en open stoel deelnemers. Daarnaast is wel meer samenwerking tussen Leo de Kock en Agrico ontplooit hetgeen zich onder meer vertaald in het wederzijds bijwonen van overleggen. 21

23 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie? Het eigenaarsbelang dat Agrico heeft in Leo de Kock vertaalt zich in de day-to-day business als een sterk partnerschap. De samenwerkingen zijn divers wat over en weer de grote invloedssfeer tekent. Ten aanzien van ketenverantwoordelijkheid betekent dit dat de gezamenlijke invloedssfeer significant is. Afnemers binnenland c.q. klanten vormen de schakel na Leo de Kock binnen de aardappelketen. Klanten kunnen/zullen eisen stellend zijn t.a.v. MVO-aspecten binnen en buiten de invloedssfeer van Leo de Kock. Leo de Kock zal waar mogelijk de dialoog met haar afnemers aangaan ten aanzien van duurzaamheidsaspecten. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: een duurzamere verpakking, grondstof of belading. Of bijvoorbeeld een transparantere prijsstelling of verwerkingsproces. Leo de Kock is zich er terdege van bewust dat deze invloedssfeer zich beperkt tot de mate van welwillendheid van de afnemer. Leo de Kock is niet in staat keuzes op te leggen, maar wel in staat om afnemers keuzes te bieden. Leveranciers in binnen- en buitenland bevinden zich in grotere mate in de invloedssfeer van Leo de Kock, en hebben ten aanzien van diverse (duurzaamheid)aspecten al hun verantwoordelijkheid te nemen. Voorbeelden hiervan zijn voedselveiligheidsaspecten en social compliance. Leo de Kock is van mening dat draagvlak en eisen keten-op moeten worden geëffectueerd. Initiatie en realisatie van MVO-aspecten dienen binnen de keten door elke schakel afzonderlijk gecreëerd te worden op basis van pull. Hierdoor staat de consument aan de basis van hoe maatschappelijke verantwoordelijkheid door organisaties toegepast moeten worden, en legt iedere schakel (als klant) zijn criteria en eisen neer bij de voorgaande schakel (leverancier). Als verpakker en verwerker van aardappelen bevindt Leo de Kock zich in een dynamisch speelveld waarin elke (concurrerende) organisatie zich in elkaars invloedssfeer bevind. Benchmarking door middel van MVO-toepassingen is hoe deze organisaties zich tot elkaar (zouden moeten) verhouden Stakeholderanalyse

24 21. Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? DOOR EEN OPENBARE VERKLARING OVER MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID AF TE LEGGEN; DOOR BIJ HET NEMEN VAN INVESTERINGSBESLISSINGEN MAATSCHAPPELIJKE CRITERIA TE HANTEREN; DOOR HET PROMOTEN VAN GOEDE VOORBEELDEN. Middels de ISO systematiek en de openbare zelfverklaring geeft Leo de Kock een signaal af naar haar branchegenoten. Door zelf openheid te geven, en verantwoordelijkheid te nemen over haar MVO inspanningen, stimuleert Leo de Kock het toepassen van MVO bij andere organisaties. Leo de Kock stimuleert het toepassen van MVO door duurzaamheidscriteria op te leggen bij selectie van leveranciers en leveranciersbeoordelingen. Ook bij het nemen van investeringsbeslissingen zullen duurzaamheidscriteria worden meegewogen. Periodiek wordt een nieuwsbrief uitgedaan naar afnemers en diverse overige stakeholders. O.a. MVO staat op de agenda van deze nieuwsbrief. Op de website van Leo de Kock wordt verwezen naar de referentiematrix en het publicatieplaform van de NEN. Daarnaast wordt (MVO-)nieuws gedeeld. - Website Leo de Kock - (BRC) Procedurehandboek 23 Perceel Opperdoezer Ronde

25 Due dilligence (Gepaste zorgvuldigheid) 22. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie Viermaal per jaar vindt directieoverleg plaats waarin aspecten als klanttevredenheid, omzetten, VGM (Veiligheid, Gezondheid, Milieu), ziekteverzuim en MVO worden beoordeeld. Leo de Kock registreert haar verbruik van materialen, middelen, grond- en hulpstoffen en evalueert dit jaarlijks. Op basis hiervan zal Leo de Kock haar doelstellingen (her)formuleren en zullen eventueel aanvullende maatregelen getroffen worden om zo tot blijvende en continue verbeteringen te komen. Ten aanzien van milieu (Planet) worden de volgende zaken gemonitord en geregistreerd: Energie- water- en gasverbruik Afval (grondstof) Afval (plastic) Afval (papier en karton) Afval (rest) Grondverwerking Cartridges en papierverbruik Verbruik van disposables en huishoudartikelen. 24 Op een aantal zaken wordt (MVO-)beleid geformuleerd, hoewel meerdere facetten onderhevig zijn aan meerdere variabelen dan de (productie)processen van Leo de Kock. Voorbeelden hiervan zijn o.a. de hoeveelheid aanhangende grond op aardappelen en de hoeveelheid (rest-)afval in aangevoerd leeg fust. Ten aanzien van maatschappij (People) worden de volgende zaken gemonitord en geregistreerd: Verzuim Personeelssterkte- en opbouw Arbeidsveiligheid- en satisfactie Functionerings- en beoordelingsgesprekken Medewerker tevredenheid Een aantal facetten van deze parameters zijn al onderdeel van huidig P&O-beleid. In de toekomst zullen deze indicatoren dienen als input voor beoordeling conform ISO systematiek.

26 Ten aanzien van economie (Profit) worden de volgende zaken gemonitord en geregistreerd: Afnemers klachtenregistratie Consumenten klachtenregistratie Leveranciers klachtenregistratie Leveranciersselectie en -beoordeling Op deze zaken wordt BRC-beleid geeffectueerd en zal in de toekomst tevens dienen als input voor MVO toepassingen. Middels de voorgenomen actiedoelen aangaande bestuur van de organisatie (transparantere/duurzamere communicatie) zal Leo de Kock zichzelf nadrukkelijker gaan beoordelen ten aanzien van (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten. In de toekomst zullen de genoemde indicatoren dienen als input voor beoordeling conform ISO systematiek. 25 Tekst..

27 23. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten e n besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Tot op heden is hier door Leo de Kock alleen invulling aan gegeven indien (inter)nationale wet- en regelgeving van toepassing was, of indien dit gewenst werd door stakeholders. Voorbeelden hiervan zijn het BRC gecertificeerde voedselveiligheidssysteem, Skalcertificering en social compliance bij sourcing uit importgebieden. Leo de Kock beoordeeld (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in haar invloedssfeer onder meer door duurzaamheidscriteria op te leggen bij leveranciersselectie en -beoordelingen. Het toepassen van de ISO systematiek (of equivalente toepassing van MVO) zal in de toekomst een zwaarwegender belang krijgen in de keuze met welke stakeholders Leo de Kock zaken doet/wil gaan doen. - Business Social Compliance Initiative (BSCI, Code of Conduct) - Duurzaamheidsprotocol Leo de Kock (per najaar 2014) 24. Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? 26 Vanuit aandeelhoudend belang wordt gepaste zorgvuldigheid bekrachtigd door verantwoording voor het gevoerde beleid. Het toepassen van MVO staat in de operationele beleidsvoering nadrukkelijker en zichtbaarder op de agenda. Ten aanzien van maatschappij (people) is gepaste zorgvuldigheid onder meer geformaliseerd in het BRCprocedurehandboek, de arbeidsvoorwaarden en working at Leo de Kock. Daarnaast hanteert Leo de Kock de volgende periodieke overleggen: algemeen (werk), commercieel, technisch, productie en BRC. Indien zaken ten aanzien van MVO hier besproken moeten worden zijn de leden van de werkgroep belast met de handeling dit op de agenda te zetten en te effectueren. Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen. Diverse functionarissen binnen Leo de Kock monitoren en meten diverse variabelen van (productie)processen voor andere bedrijfsdoeleinden. Er is sprake van grote overlap tussen onder meer de gegevens die worden verzameld voor bijvoorbeeld personeelszaken, BRC, leveranciersselectie, investeringsbehoeftes en procesoptimalisatie.

28 Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren. Binnen Leo de Kock is de bedrijfsanalist belast met de initiatie, implementatie en borging van MVO toepassingen en kernthema s. Daarnaast maakt Leo de Kock gebruik van een P&Oen technische-/ facilitaire functionaris vanuit het moederbedrijf.. - Arbeidsvoorwaardenboek 25. Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op maatschappij (People) geïdentificeerd: Een tot verbetering vatbare spreiding van sourcing; Een tot verbetering vatbare meting van medewerker tevredenheid; Onvoldoende invulling aan mogelijkheden uitvoeren religieus gebed; Een tot verbetering vatbare arbeidsveiligheid; Een tot verbetering vatbare consumenten advisering. De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op milieu (Planet) geïdentificeerd: Afvalstromen plastic, papier en karton, restafval; Energie-, water- en gasverbruik; Brandstofverbruik eigen transport; Papier en cartridges verbruik; Disposables en huishoudartikelen verbruik; Een tot verbetering vatbare verspillingenbewustzijn. 27 De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op economie (Profit) geïdentificeerd: Verspilling van product door grotere verpakkingseenheid; Aardappelen van mindere kwaliteit in eindproduct; Misbruik van concurrentiegevoelige informatie.

29 V isie, missie, beleid en strategie 26. Hoe heeft uw organisatie richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? DOOR DE ROL VAN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID OP TE NEMEN IN ONZE VISIE EN MISSIE; DOOR BELANGRIJKE PRINCIPES EN ONDERWERPEN VAN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID OP TE NEMEN IN ONS BELEID EN STRATEGIE; DOOR PRIORITEREN VOOR ACTIE OP KERNTHEMA S DOOR TE VERTALEN IN DOELSTELLINGEN; DOOR HET OPSTELLEN VAN EEN ACTIEPROGRAMMA. Door ISO MVO toe te passen en zich middels de zelfverklaring hieraan te confirmeren. Leo de Kock heeft een medewerker (bedrijfsanalist) aangewezen als eindverantwoordelijke aangaande MVO toepassen. Deze is belast met het initiëren, implementeren en borgen van MVO toepassingen. Dit omhelst ook de bewaking van voortgang en rapportage. Door jaarlijks een MVO actieplan op stellen. Hierin wordt bepaald welke actiedoelen uitgevoerd zullen gaan worden. Leo de Kock heeft de woorden maatschappelijk verantwoord, duurzaam en ethisch opgenomen in haar missie, visie en kernwaarden. - Missie en visie Leo de Kock - Acties- en doelstellingmodel Leo de Kock Corebusiness bij Leo de Kock is het verpakken van aardappelen. An sich is dit geen duurzame activiteit, daar er jaarlijks 20 miljoen (wegwerp-)verpakkingen worden geproduceerd. Als innovatieve kleinverpakker realiseert Leo de Kock wel minder verspilling van voedsel. Bij kleinverpakkingen wordt minder inhoud verspilt en tevens hebben het merendeel van de door Leo de Kock gevoerde verpakkingsmaterialen groen- en spruitvorming remmende eigenschappen.

30 Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Bij het creëren van draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid besteed Leo de Kock aandacht aan: HET VERGROTEN VAN KENNIS VAN DE PRINCIPES, MVO-KERNTHEMA S EN -ONDERWERPEN; DE BETROKKENHEID VAN DE TOP VAN DE ORGANISATIE BIJ HET NEMEN VAN HAAR MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID. Het MVO-beleid wordt geconcretiseerd in heldere meetbare acties en doelstellingen. Effectiviteit en nut zullen (jaarlijks) worden geëvalueerd. Deze pragmatische manier van werken zal leiden tot bewustwording bij diegene die er mee in aanraking komen. Dit zijn bijvoorbeeld medewerkers, leveranciers en afnemers. MVO is een terugkerend onderwerp in de maandelijkse nieuwsbrief van Leo de Kock. Iedere medewerker wordt de mogelijkheid geboden om middels een open stoel periodiek aan te sluiten bij een overleg van de werkgroep MVO. - Communicatieplan MVO (niet openbaar beschikbaar) - Nieuwsbrieven Leo de Kock Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelij kheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Door het concreet formuleren van doelstellingen wordt een continue inventarisatie van vereiste competenties geschept, welke vereist zijn dan wel ontwikkeld dienen te worden. Binnen Leo de Kock is de bedrijfsanalist belast met het in kaart brengen en realiseren van het juiste kennis- en bewustwordingsniveau ten aanzien van MVO. Leo de Kock is aangesloten bij brancheorganisatie MVO-Nederland om op de hoogte te blijven van alle relevante ontwikkelingen. Tevens ontvangt de organisatie alle relevante NEN-mailing.

31 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïnteg reerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Leo de Kock integreert MVO in haar organisatie: DOOR DE EFFECTEN VAN ONZE EIGEN ACTIVITEITEN OP MAATSCHAPPIJ, MILIEU EN ECONOMIE ZORGVULDIG TE MONITOREN EN TE MANAGEN; DOOR REKENING TE HOUDEN MET EFFECTEN VAN BESLUITEN, BIJVOORBEELD OVER NIEUWE ACTIVITEITEN; DOOR ERVOOR TE ZORGEN DAT DE PRINCIPES VAN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN ONZE BESTURINGSPROCESSEN WORDEN TOEGEPAST EN WORDEN WEERSPIEGELD IN ONZE STRUCTUUR EN CULTUUR. Leo de Kock hanteert een procedurehandboek voor haar voedselveiligheidssysteem conform HACCP- en BRC-normen. Hierin zijn een aantal duidelijke overlappingen te identificeren ten aanzien van diverse MVO-thema s. Duurzaamheid / toepassing ISO systematiek zijn onder meer geïntegreerd in de procedures leveranciersselectie en leveranciersbeoordeling. Bij formering van de werkgroep MVO is gekozen voor een cross-functionele benadering om zoveel mogelijk werkgebieden te bereiken en een optimale integratie te bewerkstelligen. In cyclusjaar 2015/2016 zal de werkgroep MVO worden uitgebreid met de afdeling marketing. Voor de toekomst wordt nagedacht om werkwijzen, procedures en processen vast te leggen in een kwaliteitshandboek BRC Procedurehandboek - Acties- en doelstellingenmodel LdK Organogram Leo de Kock 2015 Organogram LdK met MVO functiegebieden

32 Communicatie en rapportage 30. Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid Leo de Kock vindt het belangrijk dat zij volledig, begrijpelijk, responsief, verantwoordelijk, actueel en doelgericht over de vorderingen op het gebied van MVO toepassen communiceert. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij het kennisniveau van de stakeholders. Om lijn te brengen in de criteria en verantwoordelijkheden ten aanzien van communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt voor cyclusjaar een communicatieplan opgesteld. 31. Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)? IN VERGADERINGEN EN GESPREKKEN MET STAKEHOLDERS; DOOR OVER SPECIFIEKE ONDERWERPEN OF PROJECTEN MET STAKEHOLDERS TE COMMUNICEREN; COMMUNICATIE OVER DE PRESTATIES OP HET GEBIED VAN MVO; PUBLIEKSCOMMUNICATIE OVER NOODGEVALLEN, ZOWEL VOORAF ALS TIJDENS EEN NOODGEVAL; CONSUMENTENINFORMATIE VIA PRODUCTEN. 31 Leo de Kock wil via haar website (externe) stakeholders en overige belanghebbenden en geïnteresseerden informeren over actuele zaken in relatie tot MVO. In het najaar van 2014 is een geheel vernieuwde website gelanceerd waarbij MVO een geïntegreerd onderdeel is. Daarnaast zal Leo de Kock bij het uitgeven van brochures, flyers, (nieuws)brieven et cetera haar inspanningen en resultaten met betrekking tot MVO waar mogelijk weergeven. - Nieuwsbrief Leo de Kock Communicatieplan 2015/2016

33 32. Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Ja, door middel van de ISO referentiematrix en zelfverklaring. Een (losstaand) maatschappelijk verslag wordt door Leo de Kock per cyclusjaar 2014/2015 niet uitgegeven. Een maatschappelijk verslag was wel gepland, maar is mede door vertraagde implementatie van ERP-systemen niet van de grond gekomen. Voor cyclusjaar 2015/2016 staat een dergelijk (beknopt) verslag wederom op de planning welke ook extern gecommuniceerd zal worden. Hier zullen onder andere de (prestaties m.b.t.) volgende onderwerpen in worden behandeld: - Geformuleerde doelen en uitgezette acties; - Behaalde resultaten en successen; - Hoe en wanneer stakeholders betrokken dan wel benaderd zijn; - Toelichting op functioneren MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures; - (BRC-) kwaliteitssysteem; - CO2-footprint; - Verantwoording over gedane investeringen en gevoerd beleid. 32

34 33a. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? In het cyclusjaar 2014/2015 hebben zich geen noemenswaardige conflicterende belangen voorgedaan met stakeholders. 33b. Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen? Om (eventuele) conflicten op te lossen beschikt Leo de Kock over de volgende methoden: RECHTSTREEKSE DISCUSSIES MET STAKEHOLDERS MET WIE EEN CONFLICT OF MENINGSVERSCHIL IS ONTSTAAN; HET VERSTREKKEN VAN SCHRIFTELIJKE INFORMATIE OM VERKEERDE INTERPRETATIES TE VOORKOMEN; FORMELE PROCEDURES VOOR KLACHTENBEHANDELING. Leo de Kock hanteert een klachtenprocedure als onderdeel van haar productkwaliteitssysteem. Consumenten en afnemers kunnen hun klachten richten tot Leo de Kock. Methode hiertoe staat onder meer vermeldt op de verpakkingen van de producten die door Leo de Kock geproduceerd worden. Afnemers en leveranciers kunnen klachten direct richten tot de daartoe verantwoordelijke personen binnen Leo de Kock. 33 Werknemers kunnen conflicten/klachten confidentieel melden bij de vertrouwenspersoon. - Klachten- en retourenregistratie - Vertrouwenspersoon

35 Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34. Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effecten hebben op relevante thema s en onderwerpen? Binnen Leo de Kock is de bedrijfsanalist belast met het monitoren van diverse verbruikverwerkings- en consumptiestromen. De belangrijkste prestatie-indicatoren ten aanzien van milieu (Planet) worden gemeten. De P&O-functionaris en personeelszaken meten de belangrijkste prestatie-indicatoren ten aanzien van maatschappij (People) zoals ziekteverzuim en klachten. In dit proces houdt Leo de Kock rekening met: FEEDBACK VAN STAKEHOLDERS; METEN MET BEHULP VAN INDICATOREN, NAMELIJK MILIEUBAROMETER EN FIELD RESEARCH. De werkgroep MVO is geformeerd uit diverse functiegebieden/disciplines binnen Leo de Kock. Doel hiervan is onder meer te bewerkstelligen dat de juiste input en feedback van zoveel mogelijk verschillende (interne) stakeholders wordt verkregen. Daarnaast ook om de resultaten van besluiten en activiteiten te polsen. - Verbruik-, verwerking- en comsumptieregistratie - Monitoringsrapporten - Acties- en doelstellingenmodel Leo de Kock - Milieubarometer 34

36 35. Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s beoordeeld? De werkgroep MVO heeft bij de initiatie van het MVO-project de prioriteringsmatrix conform ISO bijlage C ingevuld. Deze is bedoeld om prioritaire (sub-)thema s te onder- en herkennen. Per (sub)thema is geïnventariseerd wat de relevantie en significantie van deze thema s is voor Leo de Kock. Vervolgens is bepaald of deze thema s prioriteit hebben voor Leo de Kock. Met terugwerkende kracht zijn diverse verbruik-, verwerkings- en consumptiestromen in kaart gebracht. De werkgroep MVO houdt in haar beoordeling rekening met: ZIJN DE BEOOGDE DOELEN GEHAALD? WAREN HET, ACHTERAF GEZIEN, DE JUISTE DOELEN? HADDEN WE DE JUISTE STRATEGIEËN EN PROCESSEN VOOR DE TE BEHALEN DOELEN? WAT WERKTE GOED, EN WAAROM? WAT WERKTE NIET GOED, EN WAAROM NIET? ZIJN ALLE RELEVANTE PERSONEN BETROKKEN? - Prioriteringsmatrix NPR 9026+C1:2012 bijlage C 36. Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? 35 Leo de Kock heeft bij de initiatie van MVO een stakeholdersanalyse uitgevoerd, waarbij de belangrijkste stakeholders zijn geïdentificeerd, wat hun verwachtingen zijn, welke vormen van dialoog onderhouden worden en welke rol zij spelen in het MVO-beleid van Leo de Kock. Vanuit het opstartjaar zijn alleen de stakeholders moederbedrijf en medewerkers betrokken. De uitgezette acties zijn wel op diverse andere stakeholders gericht.