Luc Janssens. Bestuurder Agoria Academy Social Relations SR en HR Consultant

Transcriptie

1 Luc Janssens Bestuurder Agoria Academy Social Relations SR en HR Consultant

2 PROGRAMMAOVERZICHT ONDERDELEN ONDERWERPEN SPREKERS SESSIE - Verwelkoming en introductie tot het programma Luc Janssens Critical success factor in sociale relaties, zowel in kalme als woelige tijden : de interne en externe communicatie - interne communicatie : doelstellingen, de kenmerken, succesfactoren, omgaan met de syndicale communicatie,. - externe communicatie : de diverse media en hun bijzonderheden, hoe goede contacten ontwikkelen, hoe en wanneer een press release uitbrengen,. Herman Vandenbranden Johan Rasking Antwerpen - arbeidsrechtelijke aspecten van communicatie en van de sociale media: rechten en plichten om te communiceren, vertrouwelijkheid, grenzen aan de vrije meningsuiting in het kader van arbeidsverhoudingen, Maarten Simon

3 Herman Vandenbranden HR Consultant

4 Het ontwerpen en voeren van een duurzaam Interne Communicatiebeleid in collectieve arbeidsbetrekkingen en de bijzonderheden van crisiscommunicatie Deel 1 Herman Vandenbranden 20 mei 2014

5 Inhoud uiteenzetting 1. Strategisch beleid inzake Interne Communicatie aan de hand van een management model 2. De essentie van communicatie 3. Toepassingen in de praktijk 4. Geleerde lessen

6 1. De strategische rol van Interne Communicatie

7 processen structuur systemen missie visie strategie duurzame resultaten stijl communicatie cultuur

8 Geïntegreerde visie op Interne Communicatiebeleid Communicatiebeleid vertaalt de visie en strategie naar de bedrijfsvloer Cruciaal voor motivatie medewerkers Vertaalt voor medewerkers de beleving en invulling van eigen rol binnen de organisatie Van bewustwording naar engagement

9 Communicatie in een breder beleidsperspectief Visie: toegepast op Interne Communicatie Unieke toegevoegde meerwaarde van IC Ambitie voor Interne Communicatie Waarden Kerncompetenties

10 Communicatie in een breder beleidsperspectief Strategie Wat is realiteit van vandaag? Waar willen we naartoe? Hoe willen we dit aanpakken, bereiken? Hoe willen we onze medewerkers betrekken? Welke kader geven we aan, welke criteria? Actieplan: uitvoering en opvolging, beheer en delegeren

11 Communicatiestructuur Naast visie heeft communicatie nood aan structuur Structuurelementen Interne organisatie, rollen en mandaat Vorm richtlijnen, procedures Tijd wanneer, tijdstippen Inhoud wat, taal Netwerk aan wie

12 Communicatiestructuur Directie WN-vertegenw Leidinggevenden HR Medewerkers

13 Syndicale Partners Afstemming met hun visie en strategie, waarden en ambitie Gemeenschappelijke doelstellingen of project Deel van de structuur, met eigen rol Duidelijk kader, directie als leider

14 Rol van communicatieproces in strategische beleidsvoering Communicatie is strategisch om het beleid te laten rollen, duurzaam vooruit te laten gaan Rekening houden met stijl en cultuur Leiderschap bij IC bepaalt het gedrag van medewerkers

15 Waar is de invloedrijke communicatiebron in de organisatie? Is organisatie/directie zich bewust van het informele leiderschap inzake informatie- en communicatiecircuit? Hoe kan je dit als communicatieverantwoordelijke beheersen? Praktijkvoorbeeld interne communicatiemacht (in een verwaarloosde onderneming)

16 Invoering van interne communicatiestrategie Management van communicatieproces: breng communicatie op directietafel houding: open vizier + bereikbaarheid aanwezigheid formele en informele contacten en sessies alle belangengroepen delegeer aan middelmanagement gesproken (luisteren) en geschreven gewenste cultuur is leidend

17 Wie leidt? Eigenaarschap van communicatie beheers het proces centraliseer de in- en uitgaande communicatiestromen Duidelijke afspraken binnen de organisatie over wie, wat en wanneer woordvoerder Formeel maken van communicatie databank presentaties schriftelijke neerslag afspraken vastleggen in documenten

18 Rollen van de HR manager 3 Elementen: strategie structuur cultuur Diverse rollen: top management meekrijgen en overtuigen intern advies hoe boodschap visie naar werkvloer zit mee aan het stuur bewaakt de methodologie, het tijdsmoment voelt de onderneming en haar bevolking (zintuigen) is tegelijk bewaker van proces en coach van de directie

19 Leiderschap als hefboom talent medewerkers gedrag missie visie strategie duurzame resultaten leiderschap gedrag

20 Leiderschap CRITERIA DOEL RICHTING WAT Hiërarchie STUREN ORGANISER EN STRUCTUUR GEVEN DELEGEREN VERANTWOORDELIJKHEIDS- GEBIED HOE OPERATIONELE UITVOERING COACHEN COACHEN Ontlokken en begeleiden van leren Bron: Jef Clement/ Filip Vandendriessche Leidinggeven zonder bevelen

21 2. De essentie van communicatie

22 Interne Communicatie, kritische succesfactor in collectieve arbeidsbetrekkingen Communicatie begint met kijken mijn referentiekader kijken is denken, is communiceren perceptie wordt realiteit de zender is verantwoordelijk voor de boodschap belangstelling creëert vertrouwen in relatie geen connectie is verlies aan invloed je krijgt wat je geeft

23 Ijsbergmodel Königswieser & Network Manifest gedrag Manifest, Zichtbaar 10% Inhoudelijke elementen Reflectie Latente attitude 90% Latent, Onzichtbaar Openheid van kritiek obv. studie is openlijk besproken en opgepakt als geleerde lessen Kritiek komt naar voor in Focusgroepen Communicatie gebeurt tussen de verschillende niveau, tussen verschillende functies Patronen Logica Taboes Relaties Emoties Waarden en Normen

24 Duurzame resultaten Hoe creëer je duurzaamheid? Stakeholders binnen (en buiten) je organisatie Elkeen krijgt een rol De functie van geduld en herhaling Feedback

25 3. Toepassingen in de praktijk

26 Verandering! Men zegt: verandering is er continue en verandering maakt emotie los Wat is weerstand? Hoe maken we connectie met een persoon, een team, een organisatie, een vakbondsomgeving in weerstand? Hoe krijg je nu vertrouwen om samen op weg te gaan?

27 processen structuur systemen talent medewerkers gedrag missie visie strategie Consciousness Commitment Competence Continuity duurzame resultaten leiderschap gedrag stijl communicatie cultuur 4C (freight train) Change Model

28 Rol van de directie = Leiderschap formuleert visie: duidelijk en transparant, geeft duiding over wat er gaat gebeuren creëert perspectief voor toekomst (eventueel na de crisis) sponsor ultieme leider/eigenaar van boodschap, geïntegreerd in de missie en visie ruggensteun voor het project aanwezigheid (enkel) wanneer nodig

29 Business case Pioneer Erpe Mere (PEM)

30 Interne Communicatie bij crisis Wat is onze missie en visie: duidelijke omschrijving van visie op de toekomst onderbouwing met cijfers, objectieve elementen zicht op het toekomstig gegeven duidelijkheid over de situatie van alle belanghebbenden Strategie: transitieteam basisdossier waarop communicatie wordt gebouwd betrokkenheid van het uitvoerend management uitvoeringsplan -> communicatie als drager van informatie

31 Belanghebbenden (stakeholders) diverse groepen : topdirectie, management en leidinggevenden personeel families van personeel vakbonden aandeelhouders externe belanghebbenden: leveranciers, verkoopnetwerk, bevoorrechte relaties, lokale politiek, andere (internationale) vestigingen met diverse verwachtingen aangepaste methode, taal, inhoud

32 Business Case Bührmann Ubbens België

33 Invoering van interne communicatiestrategie Operationeel plan: installatie van een communicatieteam + duidelijke rollen ondersteuning van communicatieafdeling voorbereiding van het communicatieplan + werkmateriaal directie brengt het verhaal, zodat het management kan herhalen personeelsvergaderingen op de werkvloer visibiliteit van de CEO en management Wat met interne informatiekanalen? Van onderuit naar boven

34 Invoering van interne communicatiestrategie Ondersteunend werkmateriaal: keuze van projectnaam + logo intranet nieuwsbrief maandelijks nieuwsflashes tweewekelijks positieve evolutie succesverhalen chatforum

35 Resultaten geïntegreerd bedrijfs- en communicatiebeleid bij herstructurering Wat helpt? topdirectie is eerlijk en communiceert open topdirectie geeft vol mandaat herkenbare en keiharde economische business case vertrouwen in directie open en transparante communicatie is eigen aan bedrijf strakke planning management en vakbond is gescheiden

36 Resultaten geïntegreerd bedrijfs- en communicatiebeleid bij herstructurering Beren op de weg? gebrekkige management structuur gebrek aan duidelijke afspraken binnen de organisatie ondersteuning aandeelhouders internationale communicatie (beursgenoteerd) wet Renault verborgen agenda gesprekspartners informele communicatie en overlegstructuur misbruik van informatie door de concurrentie

37 Business Case SHO

38 Systemische aanpak van verandering Resultaatgedreven Strategie Geen nood meer aan externe begeleiding Structuur Evoluerend en ervaringsgericht Cultuur 3 complementaire elementen Advies aangaande inhoud en proces

39 Projectteam met focus Communicatie als project Eigenaarschap van communicatie beheers het proces, eenheid van commando centraliseer de in- en uitgaande communicatiestromen 4 fasen: voor, tijdens en op einde + erna Draaiboek voor communicatie op dag X

40 Communicatieplan Operationeel waarde van een uitgeschreven communicatieplan elementen van een communicatieplan portfolio van documenten (presentaties, rapporten, brieven, persberichten, mails, ) inhoud per stap actie per rol rooster: tijd wie middel

41 Communicatieplan Stem externe en interne communicatie op elkaar af eenheid van stem Interne communicatie heeft altijd prioriteit Inside out beweging zorgt voor gedragenheid

42 De realiteit van de werkvloer Geruchten zullen er altijd zijn! Dialogeer permanent met alle interne gesprekspartners gebruik van de interne managementstructuur om de buitenwereld te overtuigen Droge omzendbrieven doen het niet toon uw gezicht

43 Communicatievalkuilen onvoldoende continuïteit informeel kanaal eenzaamheid in deze rol persoonlijke beschuldigingen/emotie de baas durft niet eenzaamheid in deze rol, indiscretie interne communicatie heeft altijd prioriteit

44 Valkuilen bij crisiscommunicatie gebrek aan plan terugkoppeling aan hogere hiërarchie (die context niet begrijpt) gepakt door de snelheid van diverse kanalen op basis van vertrouwen onvoldoende mandaat van eigen rol gepakt door de snelheid van diverse kanalen

45 4. Geleerde lessen

46 Geleerde lessen 1. Een sterke visie is leidend visie aanvaard cijfers aanvaard transparant & continu overleg, toelichting 2 jaar vooraf communicatie opgestart (WAT) bij crisis: duidelijkheid inzake strategie, plan van uitvoering (WAT)

47 Geleerde lessen 2. Interne communicatie is een duurzaam proces kwaliteit van communicatie in het sociaal overleg voorheen alles wordt voorbereid in goede tijden deel van de cultuur binnen een organisatie (HOE) vertrouwen in het management waarden consequente houding inzake investering in menselijk talent paradox: sluiting versus transitie

48 Geleerde lessen 3. De kracht van authentiek leiderschap staat je leider stevig? top van organisatie moet steun bieden vanuit visie en strategie verbinding creëer je door terugspiegeling en het uiten van je hypotheses feedback

49 Geleerde lessen 4. Rol van HR moed om eigen visie op mens en organisatie door te drukken vertaald in communicatiebeleid expertise & ondersteuning bewaken: communicatie = deel van investeren en ontwikkelingsbeleid van medewerkers betrokkenheid = kennis van bedrijf en bedrijfsprocessen bij medewerkers

50 Geleerde lessen 5. Vakbonden zijn partners creëer iets gemeenschappelijks deel van Interne Communicatiestructuur informele leiders van barricade naar bestuursorgaan

51 Business Case - Pioneer Erpe-Mere

52 Lunch & netwerking

53 Johan Rasking Journalist De Standaard

54 EXTERNE COMMUNICATIE ALS KRITISCHE SUCCESFACTOR IN SOCIALE DIALOOG

55 JOHAN RASKING Licentiaat communicatiewetenschappen KU Leuven Journalist Het Nieuwsblad Journalist De Standaard sinds 1990 Functies: reporter Wetstraat & Economie, gespecialiseerd in sociaal-economische en arbeidsmarktberichtg eving Ervaringsdeskundige : 10 jaar vvjgemandateerde voor vum-kranten (onderhandelaar bij drie bedrijfscao s plus bedrijfsherstructurering)

56 EXTERNE COMMUNICATIE Waarom? bedrijf is geen eiland nood aan transparantie nood aan positionering in publieke opinie: sturen van en wegen op externe beeldvorming inhoud/aanpak: afhankelijk van soort bedrijf en conflict inhoud/aanpak: moet in lijn liggen met interne communicatie

57 EXTERNE COMMUNICATIE Waarom? vergt gedegen voorbereiding, plus permanente coördinatie van en controle op uitvoering wegen op wisselwerking tss buitenwereld en personeel (werknemers lezen kranten, surfen, luisteren radio...) nood aan professionele aanpak: onderdeel van totaalplan

58 EXTERNE COMMUNICATIE Basisregel in massacommunicatie = gebruik de vijf w s Who What Why When Where

59 Who What voor wie is de communicatie bestemd (wie zijn de stakeholders die ingelicht moeten worden)? wat is de inhoud van de boodschap? door wie wordt ze best uitgedragen (wie is woordvoerder)? Why wat wil bedrijf bereiken met die boodschap (doel)? When Where (how) wanneer communiceren (timing)? op welke manier (hoe) en hoeveel (intensiteit-duur)?

60 VOOR WIE? Uiteenlopende groepen stakeholders: personeel/vakbonden aandeelhouders/beleggers klanten leveranciers concurrenten/collega s buurtbewoners/lokale overheid politieke beleidsmakers

61 VOOR WIE? Uiteenlopende groepen stakeholders: INTERN: personeel/vakbonden eenheid in boodschap voor verschillende groepen? (arbeiders, bedienden, kaderleden) uniforme aanpak op verschillende sites

62 VOOR WIE? klassieke externe communicatie (= gericht op grote publiek, via de massamedia) ruimer dan 'buitenwereld' bevoorrechte 'relaties': klanten, leveranciers, aandeelhouders, beleggers, buren, (lokale) politiek...

63 DOOR WIE? basisregel: door professionals basisvraag: heeft bedrijf eigen communicatieexperts in huis? is eigen team voldoende bemand/gewapend? (kennis, ervaring, middelen) interne taakverdeling: frontlijn, backoffice

64 DOOR WIE? Als expertise niet in huis aanwezig is: externe professionals inschakelen: pr- of communicatiekantoren, consultants gebruik vooraf: advies, voorbereiding gebruik tijdens: begeleiding, gedeeltelijke of volledige uitvoering als onbekende partner: screening (laten) doen + samenwerking uittesten (in vredestijd)

65 DOOR WIE? Nooit volledige controle loslaten communicatie moet onderdeel zijn van bedrijfsaanpak- en sturing externen kennen gevoeligheden en evenwichten binnen bedrijf meestal niet 100% input door hr-manager/departement (dossierkennis), marketing- of prafdeling (communicatie-knowhow) ultiem draagvlak ligt altijd bij directie

66 DOOR WIE? Team samenstellen volledig intern volledig extern of mix Kies een woordvoerder twee modellen: 1 gezicht, getrapte werking altijd voor- en nadelen

67 DOOR WIE? 1 gezicht praktisch voordeel = 1 loket voor media grote herkenbaarheid bevordert stroomlijning boodschap opgelet: niemand kan alles alleen vergt media-ervaring + bedrijfskennis eigen communicatiemanager of goed geinformeerde (externe) expert nadeel: gebrek aan status

68 DOOR WIE? Getrapte aanpak: eerstelijnswoordvoerder(s) + structurele aanwezigheid bedrijfstop aflijnen wanneer tweede lijn te gebruiken (dosering, timing) kies een of maximaal twee bedrijfstoppers (geen voetbalploeg) opletten met dubbele kanalen (journalisten zoeken eigen bronnen) interne gedragscode opstellen: wie mag praten en wie niet en waarover

69 DOOR WIE? Getrapte aanpak hr-manager: niet altijd aangewezen pro: dossierkennis contra: tijdsbesteding, andere interne prioriteiten ceo/algemeen directeur: juiste dosering nodig pro: dossierkennis, hét gezicht, status contra: tijdsbesteding, andere interne prioriteiten cfo: niet eerste keuze pro: veel bedrijfskennis contra: te veel bedrijfskennis marketing- of verkoopsdirecteur: kan pro: verkoopsexpertise contra: verkoopsexpertise

70 INHOUD

71 INHOUD Strategische doel communicatie niet alleen aan vakbonden overlaten zelf meespelen om te wegen op publieke opinie conflict verborgen houden lukt toch niet conflict dedramatiseren met feiten beslissing of ingreep duiden, verantwoorden

72 INHOUD Basisregels: boodschap uitkleden (tot essentie komen) en aankleden (accenten leggen) te veel details werken verwarring in de hand juiste toon vinden: positieve aspecten benadrukken (toekomstige investeringen nà sluiting van 1 afdeling) feiten respecteren: verhullen (bij ontslag: aantal vte s of aantal koppen) is niet hetzelfde als verzwijgen (gevaarlijk spel) of liegen (doodzonde) zwijgen is soms goud: beter geen commentaar dan bewust foutieve info geven

73 HOE COMMUNICEREN? praktische tips welke media? (mediakeuze) wanneer/hoeveel communiceren? (timing)

74 HOE COMMUNICEREN? Mediakeuze Uiteenlopende groepen/soorten: lokaal / nationaal vakbladen radio / tv magazines kranten online: sites, blogs, social media

75 HOE COMMUNICEREN? Mediakeuze geen eenheidsworst, wel lasagna keuzes maken wat is haalbaar? wat is overbodig? in functie van omvang, soort conflict en van bedrijfseigenheid

76 HOE COMMUNICEREN? Mediakeuze: contacten oplijsten: wie ken ik? wie is bruikbaar? maak uw huiswerk: Medialandschap in kaart brengen bouw contacten op in 'vredestijd'

77 TIMING PROACTIEF eigen aanwezigheid in media bekomen schroom laten vallen (net als vakbonden belang bij publiciteit ) eerstegeboorterecht claimen nog te vaak defensief (in reactie op vakbonden/mediaberichtgeving) beterschap merkbaar bij bedrijven

78 TIMING INTENSITEIT eenmalig persbericht (en dan niets meer) is geen communicatie vooraf communicatieband met media uitbouwen communicatie-opdracht is nooit af achteraf niet opnieuw in zwart communicatiegat vallen (doordoen met pro-actieve aanpak: bv. zes maanden na afsluiten cao resultaten herstructurering en nieuwe bedrijfsstart bekendmaken)

79 TIMING HINDERPALEN beperkingen openbaarheid door wet-renault beperkingen voor (afdelingen) beursgenoteerde bedrijven afhankelijk van fiat buitenlandse directie? kmo's moeten opboksen tegen grote namen

80 TIMING TIPS laat geen week voorbijgaan tussen uitnodiging leden OR en vergadering stuur geen persbericht naar kranten om 20uur s avonds of op zaterdagmorgen uitnodiging voor tv-ploegen: hou rekening met journaals stem af met bereikbaarheid woordvoerder(s) + directie

81 PRAKTISCH Persconferentie alleen in uitzonderlijke gevallen (voor grote dossiers) wekt (te) hoge verwachtingen (drama) opkomst zeer onvoorspelbaar kies bereikbare/ professionele locatie

82 PRAKTISCH Perscommuniqué vaste info: korte bedrijfs-cv, telnummers woordvoerder(s), website-adres bestemmelingen: generaal (belga + redacties) + individuele journalisten altijd uitsturen bij voorkeur niet meer dan twee a4- blz, plus evtl. aparte bijlage (achtergronddossier) keuze nieuwsredacties? (lokaal / nationaal) inhoud: to the point, zakelijk facts en figures plus duiding

83 PRAKTISCH Mails generaal uitsturen + ind, journalisten nooit alleen individueel nooit naar hoofdredactie gebruik herkenbaar mailadres: goed = bekaert press slecht = elke de mayer val op in stroom van honderden mails geef link naar info op website

84 PRAKTISCH COMMENTAAR opvolging mail/communiqué door telefonisch contact juiste contacten op redacties aanspreken (lijst mailadressen + lijst gsmnummers) inschakelen tweede lijn opletten on/offcommentaar

85 PRAKTISCH telefonische verduidelijking woordvoerder is geen interview altijd in aanvulling op (en in lijn met) persberichten let op met exclusiviteit taak voor bedrijfstopper

86 SOCIALE MEDIA ONBEKEND TERREIN? supersnel, supergevoelig medium huur specialisten in pas op met persoonlijke tweets van managers doe niet mee aan scheldproza stel intern reglement op maak afspraken met vakbonden

87 Koffiepauze

88 Maarten Simon Advocaat

89 Communicatie op de werkvloer: juridische aspecten Social Relations Every Day Maarten Simon Advocaat - Counsel Antwerpen, 20 mei 2014

90 Deel 1 COMMUNICATIE BIJ SOCIAAL OVERLEG 90

91 Werkgever Werknemers Vakbond 91

92 Werkgever - personeel Hoe? Personeelsvergaderingen, intranet, , brief Wanneer? Aandachtspunten Eenzijdige verbintenis 92

93 Werkgever - vakbond Georganiseerd overleg (OR, CPBW, SD) Informeel overleg (secretarissen) Confidentialiteit 93

94 Vakbond - personeel Wijze van informeren Geen precieze richtlijnen in de wetgeving Keuze van de personeelsafgevaardigde voor best passende wijze personeelsvergaderingen schriftelijke inlichtingen 94

95 Vakbond - personeel Communicatieregels respect voor organisatorische noodwendigheden van de onderneming respecteren van de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie respecteren van interne policies en van het arbeidsreglement (internet, ) Discretieplicht Gebruik van meegedeelde inlichtingen met alle noodzakelijke discretie ter vrijwaring van de belangen van de onderneming Aanduiden van het vertrouwelijk karakter van bepaalde inlichtingen waarvan de verspreiding schade zou kunnen berokkenen aan de onderneming 95

96 Vakbond - personeel Is een schending van het beroepsgeheim: de onrechtmatige mededeling of verspreiding door een lid van de OR van: inlichtingen van individuele aard waarvan hij kennis heeft gekregen ingevolge de functies of mandaten die hij uitoefent; algemene inlichtingen die schade kunnen toebrengen aan de nationale economie, de belangen van een economische sector of van een onderneming. 96

97 Deel 2 SOCIALE MEDIA OP DE WERKVLOER 97

98 Juridische benadering gebruik van social media: Privacy Vrijheid van meningsuiting Werkgeversgezag Loyauteit en vertrouwelijkheid 98

99 I. Gebruik van sociale media tijdens de werkuren 99

100 OVERZICHT 1. Preventie en omgaan met misbruik 2. Controle van het internetgebruik 3. Geldigheid van het bewijs 4. Ontslag om dringende reden 100

101 1. Preventie en omgaan met misbruik Wat te doen wanneer u merkt dat een werknemer de hele dag op Facebook of Twitter zit in plaats van te werken? 101

102 Een duidelijke policy voor het gebruik van internet / social media ( , ) Juridische basis Eigendomsrecht Werkgeversgezag CAO nr. 81 betreffende de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens: Deze CAO heeft geen betrekking op de regels voor de toegang tot en/of het gebruik van de elektronische onlinecommunicatiemiddelen van de onderneming, welke regels het prerogatief van de werkgever zijn. 102

103 Toepassingsgebied: niet enkel internet ( , telefoon, mobiele telefoon,...) Regels voor het gebruik van de media - Verbieden van elk privégebruik? - Een beperkte toegang toelaten: Andere computer Tijdens de pauzes Beperking van de duur en de frequentie (uitzonderlijke toegang en/of in noodgevallen) Beperking van het type van activiteiten op het internet (geen internet bankieren, vakantieplanning, ) Blokkeren van bepaalde types van websites (porno, geweld, ) 103

104 Regels over het gebruik Verboden (discriminatie, confidentialiteit, aantasting reputatie, intellectuele eigendom, ) Standpunten innemen namens onderneming vrienden worden 104

105 Regels over de controle: doeleinden, frequentie, omstandigheden, opslag van gegevens, etc... Akkoord van de werknemer Sancties Welke vorm? arbeidsreglement interne policy tekenen voor akkoord/voor ontvangst presentatie in de onderneming, informatiesessies 105

106 2. Controle van het internetgebruik Wat als u een werknemer ervan verdenkt dat hij constant aan het Twitteren is in plaats van te werken... Kan u de websites die hij bezoekt controleren? 106

107 Recht op privacy Artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens Artikel 22 van de Belgische Grondwet Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Richtlijn 95/46/EC) Controle van internetgebruik = verwerking van persoonsgegevens Wettelijke en uitdrukkelijk vermelde doeleinden, niet overdreven, informatie aan werknemers, veiligheidsmaatregelen, beperkte bewaring,... Aangifte bij de Privacycommissie 107

108 CAO nr. 81 betreffende de controle op de elektronische online communicatiegegevens: Beperkte lijst van toegelaten doelstellingen (uitdrukkelijk te vermelden) 1. het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten 2. bescherming van de belangen van de onderneming 3. de veiligheid van de IT-netwerksystemen 4. de naleving van de in de onderneming geldende gebruiksregels 108

109 Procedure: In principe: indirecte controle: Controle van algemene gegevens Bij onregelmatigheden: werknemers informeren Geïndividualiseer de controle Directe controle in geval van doeleinden

110 Wet van 13 juni 2005 betreffende elektronische communicatie Kennis nemen van en/of het gebruiken van communicatie informatie = verboden, tenzij toestemming van de partijen betrokken bij deze communicatie Internet? 110

111 Ons advies: Een duidelijke policy over het gebruik van internet/social media en de controle ervan 111

112 3. Geldigheid van het bewijs Voor 2003: Verwerping van alle onrechtmatig verkregen bewijs Hof van Cassatie, 14 oktober 2003 (arrest Antigoon ) Strafrechtelijke zaak Enkel verwerping van onwettig bewijs indien: recht op een eerlijk proces is bedreigd de betrouwbaarheid van het bewijs is aangetast een voorwaarde voorgeschreven op straffe van nietigheid is geschonden Bevestiging in 2004 and 2005 Burgerlijk recht / arbeidsrecht? Aanvankelijk passen arbeidsgerechten de Antigoon rechtspraak niet toe (dringende reden geweigerd in geval van onwettig bewijs) 112

113 Hof van Cassatie, 10 maart 2008: bevestiging van de Antigoon rechtspraak in een burgerrechtelijke zaak Arbeidsrechtbanken en -hoven lijken te volgen Arbrb. Gent 1 september 2008: onrechtmatig verkregen s, die concurrentiële activiteiten van de werknemer aantonen Arbh. Antwerpen 2 september 2008: privé chat en tijdens de werkuren IT-werknemer gebruikte afzonderlijke mail server CAO 81 niet volledig nageleefd, maar bewijs aanvaard omdat: betrouwbaar, recht op een eerlijk proces was niet geschonden 113

114 Hof van Cassatie, 9 september 2008: redelijke privacyverwachting Misbruik van het recht op privacy (Art. 17 EVRM, 1134 en 1382 Burgerlijk Wetboek) Conclusie Onrechtmatig verkregen bewijs kan toegelaten worden Belang van duidelijke regels Rechtspraak zal zeker nog evolueren Zoveel mogelijk CAO 81 naleven 114

115 4. Mogelijke actie: ontslag om dringende reden? Overmatig gebruik van internet voor private doeleinden kan een dringende reden uitmaken Voorbeeld: werkgever ontdekt dat werknemer op 15 dagen tijd 70 uur op beurswebsites heeft gespendeerd + persoonlijke bestanden heeft gemaakt (Arbrb. Brussel 6 september 2001) 115

116 Naleving van CAO n 81 = belangrijk! Geen dringende reden wegens geen duidelijke en voorafgaande richtlijnen (Arbrb. Brussel 19 maart 2004) 116

117 II. Gebruik van sociale media tijdens de privétijd 117

118 1. Vrijheid van meningsuiting? 118

119 Realiteit: steeds meer werknemers worden ontslagen om wat zij schrijven op sociale netwerksites US: coördinator middelbare school gedwongen om ontslag te nemen na boodschappen op Facebook La petite anglaise Kortenaken: lerares lagere school ontslagen omdat ze aan het chatten was met leerlingen op Netlog 119

120 Of worden zelfs ontslagen via een Facebook boodschap 120

121 Grenzen aan de vrijheid van meningsuiting Art. 19 Grondwet Art. 443 Strafwetboek (laster, eerroof,...) Art. 17 Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten: verplichting tot loyaliteit en vertrouwelijkheid Klassieke rechtspraak Gerechtvaardigde kritiek is toegestaan. Kritiek mag niet beledigend of lasterlijk zijn (Arbh. Luik 16 december 2008) Het recht op kritiek kan misbruikt worden door haar formulering of publiciteit (Arbrb. Brussel 9 juli 1985) 121

122 Is Facebook een publiek medium? Informatie wordt gedeeld tussen virtuele vrienden Maar: het prikbord ( wall ) is vaak beschikbaar voor vrienden van vrienden Rechtspraak (België): Facebook is niet publiek (Arbrb. Brussel 23 december 2009) Informatie op een niet-beveiligd discussieforum [Facebook groep toegankelijk voor iedereen] is potentieel toegankelijk voor alle Internet gebruikers (Arbh. Brussel 4 maart 2010) 122

123 Rechtspraak (Frankrijk): Het plaatsen van een bericht op de «Facebook Wall» van een «Friend» maakt dit bericht publiek (HvB Reims, 9 juni 2010) Publiek/privé karakter is afhankelijk van de «Facebook» parameters die gekozen worden door de gebruiker (Prud hommes Boulogne-Billancourt, 19 nov. 2010) 123

124 Ongepaste opmerkingen op Facebook : dringende reden? (Arbh. Brussel 4 maart 2010) Agressieve taal van een werknemersvertegenwoordiger (die een nickname gebruikt) tegen het management van de onderneming en kritiek op bepaalde collega s Arbeidshof: open discussiegroep, potentieel toegankelijk voor iedereen, MAAR: De werknemer wist niet dat de groep open was Geen wens om de opmerkingen publiek te maken Context van conflicten met het management Opmerkingen waren niet zo delicaat, eerder agressief en misten respect, maar niet bedreigend of beledigend NIET aanvaard als dringende reden 124

125 Arbeidsrechtbank Leuven (17 november 2011) Werknemer beursgenoteerde onderneming plaatst commentaar m.b.t. jaarresultaten op Facebook Vermeldt verkeerd functie geeft bijkomend gewicht aan commentaren Ook eerder al commentaren geplaatst Kennisname berichten op publiek prikbord Facebook is geen schending van de privacy Feiten aanvaard als dringende reden (context, functie, timing) 125

126 Arbeidsrechtbank Namen (10 januari 2011) Racistische opmerking op Facebook m.b.t. collega Geen dringende reden: conflicueuze relatie 126

127 2. Openbaarmaking van vertrouwelijke informatie Zaak vakbond CGT (Frankrijk) Publicatie op de vakbondswebsite van notulen van onderhandelingen met de vakbond > informatie over winst en lonen Standpunt vakbond: vrijheid van meningsuiting van de vakbond, niet beperkt door werknemersverplichtingen Cassatie (FR), 5 maart 2008: de vrijheid om informatie openbaar te maken aan het publiek op internet kan beperkt worden wanneer dit noodzakelijk is om openbaarmaking van vertrouwelijke informatie te vermijden die de rechten van derden zou schaden en in het bijzonder de legitieme belangen van de onderneming 127

128 Zaak ACV / CSC (België) Online vabondswebsite, met het logo van de onderneming, publicatie van de notulen van de bijeenkomsten van de ondernemingsraad Vertrouwelijke informatie en zware kritiek op het management van de onderneming Verwarring: officiële website van de onderneming? Potentiële schade aan het imago van de onderneming Website werd vrijwillig afgesloten 128

129 3. Mogelijke acties/sancties? Ontslag om dringende reden Termijn van 3 werkdagen Noodzaak om de identiteit van de werknemer achter het Facebook profiel te controleren (horen van de werknemer) (Arbrb. Brussel 23 december 2009) Geldigheid van bewijs Gegrondheid van de dringende reden? Geval per geval Type van opmerkingen (beledigingen, gebrek aan respect, publieke aard,...) Context en sociale sfeer Expliciet de naam van de werkgever vermelden Intentie om de onderneming te schaden 129

130 Stakingsvordering Kortgeding Onmiddellijke staking van opmerkingen/schadelijke informatie Vordering tot schadevergoeding Publieke schade aan het imago of de reputatie van het merk/bedrijf Bewijs van fout schade oorzakelijk verband Moeilijk om de omvang van de schade te berekenen 130

131 Contact Maarten Simon Advocaat Phone: 32 (0)

132 132

133