DECOS EN STUF-ZAKEN VOOR BACKOFFICE FUNCTIONELE BESCHRIJVING V2.3

Transcriptie

1 DECOS EN STUF-ZAKEN VOOR BACKOFFICE FUNCTIONELE BESCHRIJVING V2.3 Januari 2015

2 INHOUD 1 VERSIEBEHEER DOCUMENT 3 2 INLEIDING 4 3 OVERZICHT VAN DE STUF-ZAKEN ADAPTER 5 4 TOEVOEGEN VAN ZAKEN AAN DECOS D5 ZAKENMAGAZIJN Zaken toevoegen via een synchroon bericht Zaken toevoegen met een asynchroon bericht 8 5 DOCUMENTEN TOEVOEGEN AAN EEN ZAAK 9 6 WIJZIGINGEN DOORVOEREN IN DECOS D VERZENDEN VAN BERICHTEN VANUIT JOIN ZAAK EN DOCUMENT 12 8 OPVRAGEN VAN GEGEVENS OVER ZAAK- EN DOCUMENTEN Zaakdetails met documentinformatie Documentvraag 14 2

3 1 VERSIEBEHEER DOCUMENT Auteur document Versie Datum Status Opmerkingen René Wanders Concept Ter beoordeling werkgroep koppelingen. René Wanders Definitief GeefZaakindentificatie en Geefdocumentidentifcatie is nog in ontwikkeling. Vertrouwelijkheidsniveau op document wordt bepaald door documenttype uit Decos. Voorwaarden van moment van versturen van zaak naar externe applicatie beschreven. René Wanders Definitief Velden van burgers en organisaties toegevoegd in hoofdstuk 4. Notificaties van documenten vanuit Decos is nog in ontwikkeling. tekst in hoofdstuk 7 aangescherpt, wijzigingen van zaken en documenten worden ook verstuurd. René Wanders Concept Wijziging t.a.v. zaak- en documentidentificatie doorgevoerd. Werkt met JOIN Zaak en Document versie (nog niet uitgebracht) René Wanders Definitief Aanpassingen n.a.v. uitbrengen versie 2.3 van de software. Alle relatie-rollen in stuf-zaken worden ondersteund Koppeling met BAG beschikbaar Volledige ondersteuning van ZS- DMS services 3

4 Referentiedocumenten I. Technische informatie over StUF-Zaken II. Technische informatie over Standaard Zaak- en Documentservices III. Decos en StUF-Zaken voor frontofficeleveranciers (op verzoek) IV. Decos en het Omgevingsloket Online (op verzoek) V. Decos en StUF-EF voor webformulieren (op aanvraag) 4

5 2 INLEIDING Zaken zijn vastgelegd in het Decos zakenmagazijn. Zaken worden door verschillende kanalen in het zakenmagazijn geplaatst. Op basis van het zaaktype van een zaak start de behandeling. De behandeling van een zaak vindt zoveel mogelijk plaats in het zaaksysteem. Hiervoor biedt JOIN Zaak en Document /JOIN Zaak en document verschillende uitgebreide functionaliteiten. Wanneer u beschikt over een applicatie waarin een zaak behandeld wordt, kan Decos deze zaak overdragen aan deze applicatie of ontvangen van deze applicatie. Deze applicatie wordt in de architectuur (en in deze documentatie) een Backoffice applicatie genoemd. Decos is in staat om deze zaak (die in Decos is gestart) over te dragen aan deze backoffice applicatie. Wanneer een zaak start vanuit de backoffice dan dient de backoffice deze ook in het zakenmagazijn te registreren. Decos verwacht vervolgens dat de backoffice in staat is om de afhandeling van de zaak uit te voeren en daarbij de voortgang van deze zaak terug te melden aan het zakenmagazijn. Documenten die worden gegenereerd bij het proces in de backoffice dienen ook in het zakenmagazijn opgeslagen te worden. Bij het afsluiten van de zaak dient het resultaat in het zakenmagazijn vastgelegd te worden. Decos zorgt er op haar beurt voor dat de zaak en de bijbehorende documenten zoals vastgelegd in het zakenmagazijn beschikbaar zijn zodat de backoffice deze gegevens kan gebruiken bij het uitvoeren van haar taken. Decos biedt voor het uitwisselen van deze gegevens een berichtenservice op basis van StUF- Zaken. Decos ondersteunt het uitwisselen van de zaak- en documentgegevens op basis van de StUF-ZKN standaard versie 3.10, door KING vastgesteld in 2010 (zie documentatiereferentie I). Daarnaast wordt er, voor berichten waar dit van toepassing is, gebruik gemaakt van de Standaard voor zaak- en documentservices 1.0, die bovenop de StUF-ZKN standaard geldt (zie documentatiereferentie II). Dit document beschrijft welke functionaliteiten de StUF-Zaken berichtenservice biedt op het gebied van behandeling van zaken in de backoffice. Decos beschikt met de StUF-Zaken berichtenservice ook mogelijkheden voor frontofficeapplicaties op het gebied van informatievoorziening aan de burger. Zie hiervoor documentreferentie III. De StUF-Zaken berichtenservice voor de backoffice leveranciers kan ingezet worden als aan de volgende randvoorwaarden kan worden voldaan: JOIN Zaak en Document, gelijk aan nieuwste versie of loopt maximaal één patch achter. Decos oplossing zaakgericht werken (het fundament of zaaktypen.nl) Gegevens van personen voorzien van BSN (bij voorkeur uit gegevensmagazijn) Gegevens van organisaties voorzien van KvK en vestigingsnummer (bij voorkeur uit gegevensmagazijn) 5

6 Beschikbaarheid en bereikbaarheid van de StUF-zaken berichtenservice van Decos vanuit de backoffice applicatie en andersom. 6

7 3 OVERZICHT VAN DE STUF- ZAKEN ADAPTER Onderstaande tekening geeft een overzicht van de berichtsoorten die uitgewisseld kunnen worden met het Decos Zaaksysteem en backoffice applicaties. Een nieuwe zaak kan in Decos geregistreerd worden via vele manieren: Geautomatiseerd via StUF-Zaken, beschreven in dit document. Lijn A. Geautomatiseerd via StUF-EFormulieren koppeling (zie documentreferentie V.) Geautomatiseerd via StUF-LVO koppeling (zie documentreferentie IV.) Handmatige invoer via postkanaal Etc. Inkomend verkeer : Lijn A loopt vanuit een derde applicatie of via de backoffice applicatie en beschrijft het inkomend verkeer vanuit andere applicaties naar JOIN Zaak en Document. Dit zijn nieuwe zaken, wijzigingen van zaken, statusupdates, nieuwe documenten en wijzigingen van documenten. Uitgaand verkeer : Lijn B : Een zaak in JOIN Zaak en Document hoort altijd bij een zaaktype. Per backoffice applicatie wordt in JOIN Zaak en Document ingesteld welke zaaktypen deze backoffice dient te behandelen. In JOIN Zaak en Document wordt een afnemersindicatie geplaatst op zaken van een bepaald zaaktype. Alle zaken die in het zakenmagazijn terecht 7

8 komen van dit zaaktype worden naar de desbetreffende backoffice gestuurd. Ook wijzigingen van een zaak en nieuwe en gewijzigde documenten bij een zaak worden actief naar het backoffice gestuurd. Vraagberichten verkeer : Lijn C : Een backoffice applicatie kan vragen stellen aan JOIN Zaak en Document om de actuele status van een zaak op te vragen, de lijst met beschikbare documenten bij een zaak op te vragen of een document op te vragen. 8

9 4 TOEVOEGEN VAN ZAKEN AAN JOIN ZAAK EN DOCUMENT ZAKENMAGAZIJN De StUF-Zaken adapter van JOIN Zaak en Document biedt de mogelijkheid om StUF-ZKN berichten te ontvangen van derde applicaties over nieuwe zaken die toegevoegd worden aan het zakenmagazijn van JOIN Zaak en Document. Dit zijn ZAKLk01 of ZAKlk02 berichten met mutatiesoort T (toevoeging). In de standaard Zaak- en DMS services aangeduid als service CreëerZaak. Een applicatie kan een zaak toevoegen zodra deze is geautoriseerd om zaken aan te maken in het zakenmagazijn. Deze autorisatie gaat op basis van de StUF-zender gegevens, waarbij de organisatienaam en de applicatienaam overeen moeten komen met de instellingen in de StUF- Zaken adapter. Tijdens de aansluitfase worden deze gegevens afgestemd tussen Decos en derde partij. Deze applicatienaam wordt in JOIN Zaak en Document geregistreerd bij één of meerdere zaaktypen in het veld Mag zaaktype starten. Dit is door de applicatiebeheerder van JOIN Zaak en Document zelfstandig uit te voeren en kan dus tijdens het gebruik van de StUF-Zaken adapter wijzigen zonder tussenkomst van Decos. Na deze instellingen is het mogelijk voor deze partij om zaken van deze zaaktype(n) toe te voegen aan JOIN Zaak en Document. Deze instellingen gelden meteen voor alle inkomende berichten van deze partij. N.B. Het mogen toevoegen van een zaak in Decos hoeft niet te betekenen dat deze applicatie de zaak ook behandelt. De behandelende applicatie van de zaak is ook in te stellen in JOIN Zaak en Document. Hierover meer in hoofdstuk 7. Voor het toevoegen van zaken aan het zakenmagazijn biedt Decos zowel een synchrone als een asyncrone service. 4.1 Zaken toevoegen via een synchroon bericht Decos ondersteunt het ontvangen van ZAKLk02 berichten in een VerwerkSynchroneKennisgeving service. Van een compleet zaakbericht verwerkt JOIN Zaak en Document de volgende gegevens: Veldomschrijving identificatie Opmerking Unieke identificatie van de zaak zoals deze in JOIN Zaak en Document is geregistreerd 9

10 omschrijving Kenmerk Bron Zaakniveau Deelzakenindicatie Isvan ZAKZKT ZKT.code Startdatum Einddatum Registratiedatum EinddatumGepland UiterlijkeEinddatum Resultaat.omschrijving Resultaat.toelichting ZAKSTT.volgnummer ZAKSTT.omschrijving ZAKSTT.datumstatusgezet Heeft betrekking op ZAKOBJ Beschrijving van de zaak Referentiecode vanuit andere applicatie Applicatienaam van de zender Geeft aan of dit een hoofdzaak of deelzaak is Geeft aan of deze zaak een deelzaak is van een andere zaak Relatie met de Zaaktype code, zie beschrijving hieronder Datum waarop de zaak gestart wordt Einddatum van de zaak (optioneel, bij aanvang leeg) Datum waarop de zaak is geregistreerd Datum waarop de zaak gepland staat om te eindigen (mag leeggelaten worden) Datum waarop de zaak uiterlijk afgehandeld dient te zijn volgens de wettelijke termijn (mag leeggelaten worden) Omschrijving van het resultaat van de zaak (bij aanvang leeg) Eventuele toelichting bij het resultaat (optioneel, bij aanvang leeg) Status van de zaak Status van de zaak Datum waarop de status is gezet Relatie met een zaakobject Adresseerbaar aanduiding AOA Object Binnen de relatie met een object kan een adres toegevoegd worden. In Decos wordt dit adres vervolgens als tekstveld opgeslagen in het daarvoor bestemde locatieveld. Wanneer u beschikt over een BAG koppeling, wordt ook het authentieke object gekoppeld. Openbare Ruimte OPR heeft als Initiator ZAKBRTINI heeft als Gemachtigde ZAKBRTGMC heeft als Belanghebbende ZAKBRTBLH heeft als overig betrokkenen Binnen de relatie met een object kan een openbare ruimte toegevoegd. In Decos wordt deze openbare ruimte vervolgens als tekstveld opgeslagen in het daarvoor bestemde locatieveld. Relatie met de initiator van de zaak de aanvrager Relatie met de gemachtigde van de zaak Relatie met de belanghebbende van de zaak Relatie met overig betrokkenen van de zaak 10

11 ZAKBRTOVR Natuurlijke persoon NPS.inp.bsn Gegevens over de relatie een BSN volstaat De volgende velden van een Natuurlijk Persoon worden opgeslagen in het zakenmagazijn wanneer het niet mogelijk is om de relatie met een burger uit het gegevensmagazijn te maken. GeslachtsNaam VoorVoegselGeslachtsNaam Voorletters Voornamen GeslachtsAanduiding Verblijfsadresgegevens WoonPlaatsnaam Straatnaam Postcode HuisNummer HuisLetter HuisNummerToevoeging niet natuurlijk NNP.inn.nnpId persoon Gegevens over de relatie een KvK volstaat De volgende velden van een Niet natuurlijk Persoon worden opgeslagen in het zakenmagazijn wanneer het niet mogelijk is om de relatie met een organisatie uit het gegevensmagazijn te maken. Statutairenaam Bezoekadres Woonplaatsnaam Straatnaam Postcode HuisNummer HuisLetter HuisnummerToevoeging Vestiging VES.vestigingsnummer Heeft als uitvoerder ZAKBRTUTV Heeft als verantwoordelijke ZAKBTRVRA Gegevens over de relatie een vestigingsnummer volstaat De volgende velden van een vestiging worden opgeslagen in het zakenmagazijn wanneer het niet mogelijk is om de relatie met een organisatie uit het gegevensmagazijn te maken. Handelsnaam Bezoekadres Woonplaatsnaam Straatnaam Postcode HuisNummer HuisLetter HuisnummerToevoeging Relatie met de uitvoerder van de zaak medewerker of organisatorische eenheid Relatie met de verantwoordelijke van de zaak medewerker of organisatorische eenheid 11

12 Medewerker MDW Organisatorische eenheid OEH Heeft als deelzaak ZAKZAKDEL ZAK.identificatie Gegevens van de medewerker die de zaak behandeld. De volgende velden worden verwerkt: Identificatie Voorletters Voorvoegsel achternaam Achternaam Gegevens van de organisatorische eenheid die de zaak behandeld. De volgende velden worden verwerkt: Identificatie Naam Relatie met één of meerdere deelzaken Hier worden de identificaties van de deelzaken bij deze zaak gevuld. Zaakidentificatie De Zaakidentificatie bestaat uit een tekstveld van 40 karakters. De identificatie is een unieke code en dient als communicatiemiddel in de interne StUF-berichten over de betreffende zaak. Een zaak heeft ook een Decos kenmerk en is het leesbare zaaknummer dat in de communicatie met de burger en de medewerkers gebruikt wordt. Het Decos kenmerk wordt verzonden in de uitgaande berichten van Decos, beschreven in hoofdstuk 7. Op basis van het ZAKLk02 bericht volgt een Fo02 bericht met een foutmelding of een Bv02 bericht met een bevestiging van de registratie van de zaak in JOIN Zaak en Document. In het Bv02 bericht wordt direct de ZAK.Identificatie en het Decos kenmerk gestuurd. Bij asynchrone communicatie is dit niet het geval. Relatie van personen en bedrijven met de zaak Ten aanzien van persoons- of bedrijfsgegevens koppelt JOIN Zaak en Document de adressen direct aan de bron in het gegevensmagazijn wanneer een BSN of Vestigingsnummer beschikbaar is. Als dit niet het geval is, worden de gegevens van het persoon of bedrijf in een apart niet authentieke adrescollectie geplaatst en gerelateerd aan de zaak. Zaaktypecode De zaaktypecode is een unieke code die hoort bij het zaaktype zoals dat in Decos beschikbaar is. Deze zaaktypcode dient in beide applicaties bekend te zijn en overeen te komen. 12

13 4.2 Zaken toevoegen met een asynchroon bericht Decos ondersteunt het ontvangen van ZAKLk01 berichten in een OntvangAsynchroon service. Voordat een zaak aan JOIN Zaak en Document kan worden aangeboden dient er eerst een zaakidentificatie opgevraagd te worden bij het zakenmagazijn. Daarna zal de verwerking van het complete ZAKlk01 bericht hetzelfde gaan als beschreven in hoofdstuk 4.1. De service om een zaakidentificatie aan te vragen heet GenereerZaakIdentificatie en is ontleend aan de standaard voor Zaak- en Documentservices (referentiedocument II). 13

14 5 DOCUMENTEN TOEVOEGEN AAN EEN ZAAK Decos ondersteunt het ontvangen van EDCLk01 en EDCLk02 berichten (Enkelvoudig Document) over nieuwe documenten die bij een zaak geregistreerd kunnen worden. Dit zijn berichten met mutatiesoort T (toevoeging). In de standaard voor Zaak- en documentservices is dit service VoegZaakdocumentToe. Decos registreert van deze berichten de volgende gegevens: Veldomschrijving Opmerking EDC.Identificatie Unieke identificatie van het document in JOIN Zaak en Document. dct.omschrijving Creatiedatum Ontvangstdatum Titel Beschrijving Status Verzenddatum vertrouwelijkaanduiding Auteur Inhoud IsRelevantVoor EDCZAK ZAK.identificatie Documenttype omschrijving zoals is vastgelegd in de zaaktypecatalogus Datum waarop het document is aangemaakt Datum waarop het document is ontvangen (optioneel) Beknopte beschrijving van het document Uitgebreide beschrijving van het document (optioneel) Status van het document. Datum waarop het document is verzonden. (optioneel) Vertrouwelijkheidsaanduiding volgens StUF-ZKN (wordt automatisch gevuld door Decos vanuit het documenttype, kan overschreven worden door backoffice voor afwijkende aanduiding) Auteur van het document Base64 inhoud van het document Relatie met de Zaak: Unieke identificatie van de zaak zoals deze in JOIN Zaak en Document is geregistreerd. Dit kan zowel de identificatie als het decos zaakkenmerk zijn. Document identificatie De DocumentIdentificatie bestaat uit een tekstveld van 40 karakters. De identificatie is een unieke code en dient als communicatiemiddel in de interne StUF-berichten over het betreffende document. Een document heeft ook een Decos kenmerk en is het leesbare documentnummer dat in de communicatie met de burger en de medewerkers gebruikt wordt. Het Decos kenmerk wordt verzonden in de uitgaande berichten van Decos, beschreven in hoofdstuk 7. 14

15 Op basis van het EDCLk02 bericht volgt een Fo02 bericht met een foutmelding of een Bv02 bericht met een bevestiging van de registratie van het document in JOIN Zaak en Document. In het Bv02 bericht wordt direct de EDC.identificatie gestuurd. In deze synchrone service is het niet verplicht om eerst een documentidentificatie bij Decos op te vragen. In het aysnchrone geval is dit wel noodzakelijk en dient gebruik gemaakt te worden van de service GenereerDocumentIdentificatie. 15

16 Documentgegevens opvragen Het is mogelijk om documentgegevens vooraf op te vragen bij Decos, voordat het fysieke bestand wordt toegevoegd in de node inhoud. Hiervoor kan een EDCLk01 bericht (met identificatie) of een EDCLk02 bericht (evt. zonder identificatie) worden gestuurd aan Decos. Op basis van de gerelateerde zaak en het documenttype (dct.omschrijving) wordt alvast een documentregistratie aangemaakt in Decos. Op basis van de mutatieberichten uit JOIN Zaak en Document (zie hoofdstuk 7) worden de extra kenmerken als Documentkenmerk en barcode verstrekt en kan later met een wijzigingsbericht de inhoud van het document worden toegevoegd aan Decos. Documenttype Op basis van het documentype wordt de richting bepaald van het document. In JOIN Zaak en Document is dit van belang of het document Inkomend, Uitgaand of Intern wordt opgeslagen. 16

17 6 WIJZIGINGEN DOORVOEREN IN JOIN ZAAK EN DOCUMENT Decos ondersteunt het ontvangen van Zaak- en documentberichten. Daarbij worden ook de wijzigingsberichten die verstuurd worden naar Decos verwerkt. Dit zijn ZAKLk01, ZAKLk02, EDCLk01 en EDCLk02 berichten met mutatiesoort W (wijziging). Wijzigingen en verwijderberichten (mutatiesoort V) van documenten worden altijd verwerkt. In de standaard voor zaak- en documentservices is dit de service UpdateZaakDocument. N.B. Voor het wijzigen van documenten is het ook mogelijk om het document vanuit Decos te openen. Hierover meer informatie in hoofdstuk 7. Wijzigingen op zaakniveau kennen een aantal restricties. In de standaard voor zaak- en documentservices is dit de service UpdateZaak of ActualiseerZaakstatus. De volgende wijzigingen worden op zaakniveau ondersteunt en verwerkt in JOIN Zaak en Document : Omschrijving : zaakomschrijving Datumvelden: Startdatum, Einddatum, Einddatum gepland Resultaatvelden : Omschrijving, toelichting Statusvelden : volgnummer, omschrijving, datumstatusgezet Uitvoerende : relatie met uitvoerende medewerker Zodra er een einddatum ingevuld is, wordt de zaak in JOIN Zaak en Document afgesloten. Het is daarna niet meer mogelijk om wijzigingen door te voeren van deze zaak. Zodra er een resultaat wordt ingevoerd wordt de einddatum automatisch gevuld. Bij een resultaat wordt verwacht dat de zaak is afgesloten. Het is mogelijk om de zaak te heropenen vanuit een bericht. Hierbij moet een wijzigingsbericht gestuurd worden waarbij de einddatum expliciet leeg wordt gemaakt. Daarna is het weer mogelijk om andere wijzigingen te sturen. Wijziging zaaktype niet mogelijk Het later aanpassen van een zaaktypecode is niet meer mogelijk. Op basis van een zaaktype worden er werkprocessen gestart en worden er doorlooptijden berekend. De consequenties van het aanpassen van een zaaktype zijn niet te voorspellen en wordt daardoor niet ondersteund. Wanneer het zaaktype niet correct wordt aangeleverd aan JOIN Zaak en Document, omdat het bijvoorbeeld een verkeerd zaaktype bevat, zal de zaak handmatig moeten worden afgehandeld. De status wordt hiermee op afgehandeld gezet en het resultaat op vervallen. Vervolgens dient er een nieuwe zaak aangemaakt te worden met het juiste zaaktype. 17

18 Verwijderen van zaken niet mogelijk Het verwijderen van zaken, berichten met mutatiesoort V (verwijderen) richting Decos wordt niet ondersteund. Het is bij een verwijderbericht niet bekend welke consequenties dit heeft voor de lopende aanvraag en dient altijd via een handmatig proces uitgevoerd te worden. (in beide applicaties moet de zaak verwijderd worden, wanneer dit echt niet anders kan). Een alternatief voor het verwijderen van zaken is de status op afgehandeld te zetten en het resultaat op vervallen met eventueel een toelichting waarom de zaak is verwijderd. 18

19 7 VERZENDEN VAN BERICHTEN VANUIT JOIN ZAAK EN DOCUMENT Vanuit Decos worden berichten over zaken en documenten verzonden naar afnemers. Deze afnemers kunnen zowel backoffice als frontoffice leveranciers zijn. In JOIN Zaak en Document kan worden aangegeven welke zaken (van welk zaaktype) verstuurd moeten worden naar een backoffice applicatie. Een backoffice applicatie heeft een abonnement op zaken van een bepaald zaaktype. De berichten kunnen synchroon of asynchroon aangeboden worden en verwacht dus van de backoffice een StUF-Zaken ontvangststation voor ZAKLk01 en EDCLk01 of ZAKLk02 en EDCLk02 berichten. (Deze services zijn niet beschreven in de standaard voor Zaaken Documentservices) Decos houdt bij welke zaken verstuurd zijn naar welke applicatie en of de applicatie dit bericht correct heeft verwerkt. Een bericht over een zaak die nog niet eerder is verstuurd naar een backoffice is een Toevoegingsbericht (verwerkingssoort T). Iedere wijziging die daarna wordt aangebracht op de zaak is een wijziging op deze zaak (verwerkingssoort W). Voor documenten geldt hetzelfde principe. Standaard worden alle berichten over zaken en documenten van deze zaaktypen worden actief verstuurd naar een backoffice applicatie. Het is in te stellen dat zaken die vanuit de backoffice zélf komen, niet worden opnieuw worden verstuurd aan de backoffice. Tijdens de configuratie van de koppeling wordt dit besproken en ingericht. Op basis van de functionaliteiten die een backoffice bezit kunnen deze berichten opgeslagen worden of ter kennisname worden aangenomen. Het is ook mogelijk zaak- en document informatie te bevragen bij Decos en op deze manier de actuele status te ontvangen. Hierover meer in hoofdstuk 8. De gegevens die in deze berichten worden verzonden over een zaak en een document zijn gelijk aan de velden zoals is beschreven hoofdstuk 4.1 en hoofdstuk 5 met de volgende toevoeging: Zaakkenmerk Het kenmerk van de zaak zoals deze in Decos is geregistreerd wordt altijd vermeldt in het kenmerk onderdeel van een StUF-zaak bericht. Een bericht dat verstuurd wordt vanuit Decos bevat dus altijd de ZAK.identificatie als uniek identificerend en intern gebruikt veld én bevat het leesbare zaakkenmerk van Decos voor correspondentie over de zaak. 19

20 <ns:kenmerk> <ns:kenmerk>zaak-123</ns:kenmerk> <ns:bron>join Zaak en Document </ns:bron> </ns:kenmerk> Documentkenmerken Het kenmerk van een document zoals deze in Decos is geregistreerd wordt altijd vermeldt in een extra element onderdeel van een StUF-document bericht. Een bericht dat verstuurd wordt vanuit Decos bevat dus altijd de EDC.identificatie als uniek identificerend en intern gebruikt veld én bevat het leesbare documentkenmerk en barcode van Decos voor correspondentie over dit document. <stuf:extraelementen> <stuf:extraelement naam="documentkenmerk">d-12354</stuf:extraelement> <stuf:extraelement naam="barcode"> </stuf:extraelement> </stuf:extraelementen> N.B. de barcode kan met behulp van het Decos Barcode lettertype op een brief geplaatst worden. 20

21 Een zaakbericht wordt verstuurd zodra aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: Identificatie, startdatum, registratiedatum, omschrijving en status zijn gevuld Zaak is van het juiste zaaktype (backoffice is afnemer) Relatie met persoon of organisatie als initiator is gemaakt. Zaakberichten kunnen onderscheiden op bron Standaard wordt een nieuwe zaak die in Decos ontstaat, als toevoegingsbericht naar een backoffice gestuurd, ongeacht of deze zojuist vanuit de backoffice is ontvangen. Voor Decos is het namelijk de eerste registratie van een zaak en dient toegevoegd te worden aan de administratie van de backoffice. Het is mogelijk om deze berichten te filteren in de uitgaande berichtenstroom. Met deze instellingen wordt ervoor gezorgd dat sommige bronnen (de backoffice zelf, een OLO bericht etc) niet leiden tot een toevoegingsbericht naar een backoffice. Het is hiervoor wel noodzakelijk dat er een gebruikerslicentie wordt ingezet. Hiermee onderscheidt Decos de verschillende systemen die zijn aangesloten op de StUF-zaken koppeling. Url van document ipv inhoud De berichten die worden verstuurd omtrent nieuwe of gewijzigde documenten worden verstuurd volgens de gegevens die vermeldt staan in hoofdstuk 5. Het veld inhoud zal echter niet gevuld zijn, maar het veld link wel. Hierin staat een hyperlink naar het document. Hiermee kan het document geopend worden door het openen van de documentpagina van JOIN Zaak en Document. N.B. Voor het openen van een document direct uit Decos zijn de Decos Document Control componenten nodig op de werkplek van de gebruiker en heeft de gebruiker ook Decos bewerkrechten op de zaak nodig. Daarnaast dient Decos bereikbaar te zijn vanaf de werkplek van de gebruiker. Verwijderen van zaken Wanneer een zaak wordt verwijderd uit JOIN Zaak en Document wordt er een verwijderbericht naar de afnemer gestuurd. Het is aan de afnemer te bepalen hoe hiermee wordt omgegaan. 21

22 8 OPVRAGEN VAN GEGEVENS OVER ZAAK- EN DOCUMENTEN Decos biedt een BeantwoordVraag service, hiermee is het mogelijk om een vraag te stellen aan Decos met als doel de details op te vragen van een specifieke zaak. De Zaakidentificatie kan worden verkregen door gebruik te maken van de toevoegingsberichten van zaken die eerder zijn verstuurd (zie hoofdstuk 7). 8.1 Zaakdetails met documentinformatie Decos ontvangt de vraag voor zaakdetails ZAKlv01 (GeefZaakDetails volgens de standaard voor Zaak- en Documentservices). Het antwoord van de vraag bevat de zaakdetails van een bepaalde zaak. Binnen deze details vallen ook de bijbehorende documenten. De documentidentificaties van deze documenten worden in het antwoordbericht getoond. Deze identificaties kunnen vervolgens gebruikt worden om per document de bestandsinhoud op te halen. Deze documenten zijn ook op te vragen via de service GeefZaakdocumenten. In Decos is het mogelijk om meerdere bestanden bij één documentregistratie op te slaan. In deze service wordt hier rekening mee gehouden. De documentidentificaties die worden teruggegeven zijn de unieke gegevens van het bestand in deze registratie. De meta-gegevens die worden verstrekt op basis van de vraag zijn samengesteld uit de document- en de bestandsregistratie. Daarnaast is het, buiten de StUF-Zaken standaard om, mogelijk om via een hyperlink naar JOIN Zaak en Document direct naar de juiste zaak te gaan en Decos te starten met deze zaak als beginscherm. Op deze manier kan een gebruiker ook de lijst met documenten inzien, zoals deze in Decos zijn vastgelegd. N.B. Voor het openen van de zaak en de documenten direct uit Decos zijn de Decos Document Control componenten nodig op de werkplek van de gebruiker en heeft de gebruiker ook Decos bewerk-rechten op de zaak nodig. Daarnaast dient Decos bereikbaar te zijn vanaf de werkplek van de gebruiker. 8.2 Documentvraag Deze service maakt het mogelijk om een vraag te stellen aan Decos met als doel de details en de inhoud op te vragen van een document. Dit is een EDCLv01 bericht. De documentidentificatie kan worden verkregen door één van de nummers te gebruiken uit de zaakdetails, beschreven in het vorige hoofdstuk. Dit bericht geeft de details, de hyperlink en de inhoud terug van het document met de betreffende documentidentificatie. Wanneer een document vanuit de inhoud wordt geopend en vervolgens wordt aangepast dient dit document opgevraagd te worden met de service GeefZaakdocumentBewerken. Deze service is op het moment van schrijven nog niet beschikbaar. Voor het aanpassen van een document 22

23 kan gebruik gemaakt worden van de hyperlink. Dit opent het bestand vanuit Decos, zodat Decos zelf zorg draagt voor versiebeheer en opslag in het documentenmagazijn. N.B. Voor het openen van het document direct uit Decos zijn de Decos Document Control componenten nodig op de werkplek van de gebruiker en heeft de gebruiker ook Decos bewerkrechten op dit document nodig. Daarnaast dient Decos bereikbaar te zijn vanaf de werkplek van de gebruiker. 23