Plan van Aanpak Inkoop Fase 1 Beleidskeuzes Inkoop

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Inkoop 2018 Fase 1 Beleidskeuzes Inkoop Versie augustus 2016 Plan van Aanpak - Inkoop Fase 1 - beleidskeuzes inkoop 1

2 Inleiding De 14 Twentse gemeenten werken binnen het Sociaal Domein samen rond inkoop en transformatie. In haar vergadering van 28 januari 2016 heeft de bestuurscommissie OZJT opdracht gegeven toe te werken naar scenario 3 transformatie traject. In dit scenario willen de gemeenten verantwoord en voortvarend vernieuwen. Dit plan van aanpak vertaalt de bestuurlijke uitgangspunten naar de concrete acties die nodig zijn om dit inkooptraject voor 1 januari 2018 af te ronden. We gaan er vanuit dat er meerjarige/langdurige afspraken worden gemaakt. Voor de leesbaarheid gebruiken we de term Inkoop In het inkooptraject onderscheiden we 4 fasen: beleidskeuzes inkoop, voorbereiding inkoop, inkoop en implementatie. Dit PvA werkt de eerste fase uit en geeft een doorkijk naar de daaropvolgende fasen. Het hoofddoel van de eerste fase is het op 15 december 2016 bestuurlijk vaststellen van de beleidskeuzes inkoop. Hierbij wordt niet alleen ingegaan op het wat en hoe van de inkoop, maar is ook een PvA voor de opvolgende fasen. Het is belangrijk om te realiseren dat transformatie nooit klaar is. Dit PvA is dan ook een tussenstap in verdere ontwikkeling. Deze zetten we op basis van de inzichten die we de afgelopen jaren hebben opgedaan. We vertrouwen er op dat het mogelijk is op een verantwoorde wijze een flinke stap te zetten, bijvoorbeeld door voorzieningen meer integraal te maken en administratieve lasten te verlagen. Nieuwe inkoop is vanzelfsprekend geen doel op zich, maar een middel om inhoudelijke vernieuwing mogelijk te maken. Het is daarmee faciliterend aan de transformatie die de afzonderlijke gemeenten lokaal vormgeven. Samenvatting en besluitvorming De 14 Twentse gemeente hebben gekozen om in te zetten op een transformatietraject voor de inkoop Hierbij is OZJT gevraagd een PvA uit te werken waarin duidelijk wordt welke inzet nodig is vanuit de gemeenten binnen welke kaders. Ook het tijdspad wordt nader ingevuld. Het doel van het PvA is om de ambities realistisch om te zetten naar een werkbare praktijk, in de tijd die we beschikbaar hebben. Het totale proces van beleidskeuzes tot implementatie gaat gepaard met de noodzakelijke besluitvormingsmomenten. Te beginnen op 7 september 2016 met de besluitvorming door het MO op het proces en inhoud fase 1, zoals in dit document beschreven staat. In het Koersdocument wordt eveneens een PvA opgenomen voor de volgende fasen van de Inkoop Resultaat van deze fase: een op 15 december 2016 door de BC vastgesteld Koersdocument waarin de beleidskeuzes voor de inkoop 2018 zijn vastgelegd. Voor die onderdelen in het Koersdocument waar de regionale samenwerking niet verplicht is, vindt voor iedere gemeente lokale vaststelling plaats. Projectdefinitie Op 28 januari 2016 heeft de BC OZJT gekozen voor een transformatie traject, waarmee het vanaf 2018 nog meer mogelijk is vernieuwend te werken binnen het sociaal domein. Dit PvA werkt de voorwaarden die hiervoor nodig zijn uit. Op hoofdlijnen bestaat dit proces uit 4 fasen. 1. Beleidskeuzes inkoop 2. Voorbereiding inkoop 3. Inkoop 4. Implementatie. Plan van Aanpak - Inkoop Fase 1 - beleidskeuzes inkoop 2

3 Dit PvA werkt de eerste fase uit en geeft een doorkijk naar de daaropvolgende fasen. Hoofddoel van de eerste fase is het opstellen van een beleidsdocument dat keuzes maakt voor de inkoop In dit beleidsdocument stellen de 14 Twentse gemeenten vast hoe zij vorm willen geven aan de inkoop. Beleidsinhoudelijk is dit PvA een uitwerking van de notitie Werken aan Transformatie in Twente. Deze notitie is op 7 juli door de BC OZJT vastgesteld. De uitgangspunten integraliteit, ruimte voor de professional, uitgaan van eigen kracht van inwoners - hanteren we bij het opstellen van dit PvA en bij het verder uitwerken van de beleidskeuzes. De dilemma s uit de notitie ondersteunen de werkgroepen bij het uitwerken van hun opdracht. De dilemma s uit Werken aan Transformatie in Twente zijn: Vereenvoudiging stelsel vs. strakkere verantwoording; Draagvlak vs. tempo; Keuzevrijheid cliënt vs. beperkt aanbod bepaald door gemeenten; Lokale verschillen vs. regionale uniformiteit; Recht doen aan verschillen in zorg vs. vergaande ontschotting. Projectstructuur Opdrachtgever Opdrachtgever is de bestuurscommissie OZJT. De manager OZJT heeft vanuit de bestuurscommissie de opdracht gekregen om de inkoop 2018 vorm te geven. Rol AO en MO In de projectfasering gaan we er vooralsnog van uit dat documenten die ter besluitvorming aan de BC OZJT worden voorgelegd voorafgaand éénmaal door AO en MO worden besproken. Hierbij volgen we de reguliere data zoals deze in de jaarplanning zijn opgenomen. Mocht het nodig zijn hier van af te wijken, worden de betrokkenen hierover geïnformeerd. Deze werkwijze vraagt niet alleen veel van de afstemming binnen AO en MO, maar ook de afstemming binnen gemeenten. We vragen de betrokkenen hiermee rekening te houden. Contactpersonen inkoop Conform voorgaande inkooptrajecten zijn de contactpersonen inkoop aanspreekpunt namens hun gemeente. Lokale inspraak en regionale stakeholders Van de werkgroepen wordt verwacht dat zij hun oplossingen afstemmen met stakeholders, waaronder cliëntvertegenwoordigers. Dan kan bijvoorbeeld worden gedacht aan leden van cliëntenraden van aanbieders. Inspraak in de inkoop is en blijft een lokale verantwoordelijkheid. Iedere gemeente moet naar eigen inzicht hierover lokaal afspraken maken. Procesgroep+ & werkgroepen Er is al veel bekend over de wensen, ideeën en verwachtingen die binnen de 14 Twentse gemeenten leven met betrekking tot de inkoop Voor een belangrijk deel zijn deze ook bestuurlijk vastgesteld in uitgangspunten. Tegelijkertijd zijn er nog vragen waar nog geen duidelijk antwoord op is. Hierbij geldt eveneens dat de beleidskeuzes inkoop voor het einde van het jaar bestuurlijk vastgesteld moeten worden. In de projectstructuur willen we recht doen aan deze diverse opgaven en het krappe tijdpad. We stellen voor te werken met één coördinerende groep (procesgroep+) en drie inhoudelijke werkgroepen. De taken van de procesgroep+ bestaan uit: Op basis van beschikbare informatie opstellen van bestuursvoorstellen; Bewaken samenhang uitkomsten werkgroepen; Opstellen PvA voor de fasen 2 tot en met 4. Plan van Aanpak - Inkoop Fase 1 - beleidskeuzes inkoop 3

4 De procesgroep+ bestaat uit de leden van de reeds bestaand procesgroep (Evelien Fokkink, Leonard Koppelman, Liesbeth Meijling, Deanne Klein Robbenhaar en Olaf van Strien) aangevuld met ambtenaren met diverse expertisen. Denk hierbij aan juridisch, inkoop, bedrijfsvoering en financiën. Na afronding van de eerste fase blijft de procesgroep+ in haar samenstelling bestaan. De rol zal dan wel veranderen. In de tweede en derde fase zal er waarschijnlijk een multidisciplinair inkoopteam zijn. Het procesteam heeft dan een toetsende rol bij belangrijke processtappen zoals het opstellen van een bestek, beantwoorden van vragen en de (voorlopige) gunning. In de vierde fase zal de procesgroep+ een coördinerende rol hebben bij de implementatie. Op 12 juli 2016 is er een ambtelijke werksessie georganiseerd. In deze sessie is geïnventariseerd op welke vragen nog een antwoord moet komen voordat met de inkoop gestart kan worden. Vervolgens zijn deze vragen geclusterd in de blokken: Vereenvoudiging voorzieningencatalogus; Kwaliteit, opdrachtgeverschap, resultaat en monitoring; Keuzevrijheid en regie. In bijlage 1 zijn de onderliggende vragen opgenomen. Voor ieder vragencluster wordt een afzonderlijke werkgroep ingericht. De taken van de werkgroepen bestaan uit: Verzamelen van die informatie die nodig is om een antwoord te formuleren op de openstaande vragen. Het is hierbij van belangrijk te realiseren dat het uitwerken gebeurd binnen de reeds beschikbare kaders. Bij het verzamelen van informatie kunnen werkgroepen aan gesprekken voeren met stakeholders (o.a. aanbieders en cliëntvertegenwoordigers), literatuuronderzoek uitvoeren, best practices bezoeken, etc. Ook maken de werkgroepen gebruik van de voorbeeldcasussen (zie projectfasering) en beleidsinformatie van Kennispunt Twente; Uitwerken van antwoorden tot concrete voorstellen; Werkgroep 1 rekent bij haar voorstellen ook de prijzen voor de verschillende voorzieningen door. Hierbij hanteren de gemeenten reële prijzen. Hiermee vult de werkgroep ook de bestuurlijke opdracht van de stuurgroep tarieven in om aan de hand van een aantal casussen in de praktijk te komen tot meer inzicht in de producten/diensten die we inkopen en om op basis daarvan ook een beter inzicht te krijgen in wat daarvoor nodig is van aanbieders en wat dat mag kosten. Het tijdspad wijkt nu wel af oorspronkelijke planning. In plaats van een advies over prijzen in september 2016, komt er nu integraal Koersdocument in december De werkgroepen bestaan uit ambtenaren met diverse expertisen. Denk hierbij aan management, juridisch, inkoop, bedrijfsvoering, financiën, contractmanagement en beleid. De werkgroepvoorzitters zijn lid van het MO. In Bijlage 2 is een voorstel opgenomen voor de indeling van de procesgroep+ en werkgroepen. Projectfasering Opdrachtverlening & huiswerk gemeente Op 1 en 7 september bespreken respectievelijk het AO en MO dit PvA. Het MO wordt voorgesteld dit PvA vast te stellen. Hiermee committeren de leden zich aan de doelen en in te zetten middelen uit dit PvA. De procesgroep bereidt ook opdrachten voor de gemeenten voor die zij voor eind september af moeten ronden. Het is daarbij belangrijk dat de antwoorden intern zijn afgestemd, van consulent tot bestuurder. Het huiswerk bestaat uit: Voorbeeldcasussen iedere gemeente levert één of meer voorbeelden aan van casuïstiek waarbij het voor de consulenten niet mogelijk is om passende ondersteuning aan te bieden omdat de ingekochte voorzieningen onvoldoende duidelijk zijn of niet in de behoefte voorzien; Wensenlijst iedere gemeente geeft op basis van dit PvA aan welke onderwerpen belangrijk zijn om in het Koersdocument wel of juist niet op te nemen. Plan van Aanpak - Inkoop Fase 1 - beleidskeuzes inkoop 4

5 Opstartfase In de week na het vaststellen van het PvA starten de procesgroep+ en werkgroepen hun werkzaamheden op en maken een planning en taakverdeling. Op 15 september is er tussen en een lunchbijeenkomst in het Kulturhus van Borne (aansluitend op de Serious Game) waar de procesgroep+ en werkgroepen hun aanpak presenteren. Er is ruimte om vragen te stellen over de aanpak. Eerste concept Koersdocument De procesgroep+ formuleert de voorlopige uitgangspunten voor de inkoop 2018 op basis van eerder vastgestelde notities. Zo leidt de uitspraak dat integraliteit en ruimte voor de professional belangrijk zijn, tot de keuze om niet langer met een groot aantal gedetailleerd beschreven producten te werken. Het opstellen van dit document vindt plaats in de periode 15 tot en met 22 september Op 27 oktober 2016 staat het eerste concept Koersdocument op de agenda van de BC. Voorafgaand vindt ambtelijke afstemming plaats. Afronden werkzaamheden werkgroepen Op 3 november 2016 bespreken de werkgroepen hun uitkomsten met het AO en MO. Voorafgaand aan deze bijeenkomst is er op 13 oktober een centrale terugkoppeling waar de werkgroepen collega s kunnen informeren over de voortgang van hun werk. Tweede concept Koersdocument De procesgroep+ formuleert de concept uitgangspunten voor de inkoop 2018 op basis van de uitkomsten van de werkgroepen en de reactie van de BC op het eerste concept. Het Koersdocument bevat dan alle informatie die nodig is om de daadwerkelijke inkoop te starten. Het opstellen van dit document vindt plaats in de periode 7 tot en met 11 november Op 15 december 2016 staat het tweede concept Koersdocument ter vaststelling op de agenda van de BC. Voorafgaand vindt ambtelijke afstemming plaats. Middelen Voor zowel de procesgroep+ als de werkgroep geldt dat er tot het einde van het jaar in korte tijd veel inzet wordt gevraagd van medewerkers. Voor leden van de procesgroep+ geldt dat met name de twee weken (medio september en begin/medio november) waarin aan het Koersdocument wordt gewerkt intensief zullen zijn. Denk aan een belasting van 3 werkdagen per week. In de overige weken zal de inzet gemiddeld 1 dag week zijn. Voor de leden van de werkgroepen geldt dat zij met name in de maanden september en oktober intensief aan het werk zijn. De belasting zal in die periode waarschijnlijk 1 a 2 dagen per week zijn. De verwachting is dat de werkgroep vereenvoudiging voorzieningencatalogus behoefte heeft aan ondersteuning vanuit een adviesbureau als het gaat om berekenen van de prijzen. Vooralsnog gaan we er vanuit dat er binnen de werkgroep voldoende kennis aanwezig is om zelf reële prijzen op te stellen. De ondersteuning van een adviesbureau bestaat dan uit reflectie op de werkzaamheden die de werkgroep zelf heeft verricht. Maar mogelijk is het nodig delen van de werkzaamheden van de werkgroep extern uit te laten voeren. Voor deze externe ondersteuning reserveren we een budget van maximaal Daarnaast is er budget nodig voor het organiseren van de bijenkomsten op 15 september en 13 oktober. Binnen de begroting van OZJT is ruimte voor het organiseren van deze bijeenkomsten en extern advies over prijzen. Communicatie De uitvoering van dit PvA vraagt zowel interne als externe communicatie. De interne communicatie richting AO, MO en BC OZJT volgt de reguliere kanalen. Plan van Aanpak - Inkoop Fase 1 - beleidskeuzes inkoop 5

6 De afzonderlijke gemeenten zijn verantwoordelijk voor de communicatie richting hun eigen gemeenteraad en adviesraden. OZJT zal dit faciliteren door een kernboodschap op te stellen en timing te bevorderen. De werkgroepen communiceren met stakeholders (zorgaanbieders en cliëntvertegenwoordigers). De stakeholders zijn in termen van participatieniveau meedenkers. Dat betekent dat zij wel inhoudelijke inbreng hebben, maar geen rol spelen in besluitvormingsprocessen. Als de BC op 15 december het tweede Koersdocument vaststelt, zal OZJT een persbericht verzenden. Het Koersdocument is eveneens een PvA van de volgende fasen van de inkoop Omdat in deze fasen communicatie een meer prominente rol speelt, nemen we daar een uitgebreide communicatieparagraaf in op. Kwaliteit Het transformatieproces moet het ideale klimaat bieden voor projecten en projecten van gemeenten, aanbieders en maatschappelijke organisaties of burgerinitiatieven die het verschil gaan maken voor de inwoners van Twente. Het inkoopproces moet faciliterend zijn aan deze transformatie. We willen voorkomen dat de inkoop in een latere fase belemmerend werkt. Daarom vinden we het belangrijk dat er vanaf het begin van het project stevige juridische kennis is in de procesgroep+ en werkgroepen. Van de juristen verwachten we dat zij al in een vroeg stadium adviseren over de mogelijkheden om voldoende ruimte voor pilots en vernieuwingen te hebben in de uiteindelijk contracten. In Werken aan Transformatie in Twente staat opgenomen dat reflectie en evaluatie nodig zijn voor verdere transformatie. Bij de inkoop 2018 houden we hier ook rekening mee door te verkennen welke mogelijkheden er zijn om door te standaardiseren de monitorfunctie te versterken en tegelijkertijd de administratieve lasten te verlagen. Vanuit het landelijke programma i-sociaal Domein zijn handreikingen gedaan om de administratieve lasten te verlagen. Zo zijn er 3 uitvoeringsvarianten uitgewerkt die door gemeenten toegepast kunnen worden bij inkoop en implementatie. De werkgroepen betrekken deze handreikingen bij het uitwerken van de oplossingen. Transformatie is een gezamenlijke opgave voor gemeenten, aanbieders en inwoners. In de aanloop bij het opstellen van dit PvA is duidelijk geworden dat betrokkenen behoefte hebben aan een gedeeld perspectief en langdurige/meerjarige overeenkomsten. Tegelijkertijd vraagt de veranderopgave van de transformatie flexibiliteit. In het Koersdocument zoeken we een verstandige balans tussen beide belangen. Hierbij verkennen we ook de mogelijkheden die de Aanbestedingswet sinds kort biedt om een innovatiepartnerschap in te kopen. Kennispunt Twente verzamelt informatie over Jeugdzorg en Wmo. Deze beleidsinformatie gebruiken we ook bij Inkoop Randvoorwaarden en risico s 1. Het lukt niet om binnen werkgroepen (en met de zorgaanbieders) consensus te bereiken bij het beantwoorden van de onbeantwoorde vragen. 2. Er is onvoldoende menskracht beschikbaar voor de procesgroep+ en werkgroepen. 3. De tijd is te kort om de ambities/beleidskeuzes verantwoord door te voeren. Deze knelpunten zal de procesgroep+ melden bij respectievelijk de BC en het MO en oplossingsmogelijkheden voorstellen. Plan van Aanpak - Inkoop Fase 1 - beleidskeuzes inkoop 6

7 Bijlage 1 Geclusterde vragen uit werksessie 12 juli 2016 Vereenvoudiging voorzieningencatalogus. Wat zijn logische combinaties om te ontschotten en/of clusteren? Hoe kunnen we zorgen voor integrale voorzieningen? Welke voorzieningen moeten lokaal, regionaal, boven-regionaal en landelijk beschikbaar zijn? Hoe krijgen we een sluitende keten tussen extramuraal en intramuraal? Met andere woorden: welke voorzieningen zijn nodig om af te schalen van zwaardere intramurale zorg naar passende extramurale zorg? Wat is een reële prijs voor deze voorzieningen? Kwaliteit, opdrachtgeverschap, resultaat en monitoring. Hoe gaan we een kwaliteitskader vormgeven? En op welke manier betrekken we aanbieders inwoners daarbij? Hoe kunnen we de administratieve lasten verlagen? Hoe bouwen we positieve prikkels in voor samenwerking tussen aanbieders? Wat zijn de voor- en nadelen van het werken met langdurige contracten (of zelfs contracten voor onbepaalde duur)? Hoe geven we vorm aan resultaatgericht werken? Op welke resultaten kunnen we sturen? Zijn er wachtlijsten? En welk effect hebben die op de ondersteuning? Hoe willen we omgaan met hoofd- en onderaannemerschap? Hoe kunnen we PGB faciliteren met ZIN-kwaliteitskaders? Keuzevrijheid en regie. Hoe belangrijk vinden onze inwoners keuzevrijheid? En wat vinden zij daarin belangrijk? In welke mate maken inwoners zelf een keuze, of wordt deze gemaakt door de consulent of verwijzer? Waar leggen we de regierol? Denk aan: o complexe problematiek o gedeelde verantwoordelijk met bv onderwijs. o taakverdeling consulent en zorgaanbieder. Wat zijn de gevolgen als gemeenten de regierol op inhoud beleggen bij aanbieders? Op welke manier kunnen we sturen op externe verwijzers? Bijlage 2 Samenstelling procesgroep+ en werkgroep Nader in te vullen Procesgroep + Werkgroep 1: Vereenvoudiging Evelien Fokkink (vz) Leonard Koppelman Liesbeth Meijling Deanne Klein Robbenhaar Olaf van Strien voorzieningencatalogus Werkgroep 2: Kwaliteit, opdrachtgeverschap, resultaat en monitoring Werkgroep 3: Keuzevrijheid en regie Plan van Aanpak - Inkoop Fase 1 - beleidskeuzes inkoop 7

8 Plan van Aanpak - Inkoop Fase 1 - beleidskeuzes inkoop 8