voorstel aan de gemeenteraad

Transcriptie

1 voorstel aan de gemeenteraad Aan de raad van de gemeente sector ERZ afdeling bib steller N. van Schendel onderwerp Verzelfstandiging Openbare Bibliotheek telefoon voorstelnummer iz-nummer Voorstel De verzelfstandiging van de bibliotheekorganisatie. De inkooptaakstelling van euro uitvoeren. Sluiting van het filiaal in De Garenspinnerij en onderbrengen van zoveel mogelijk voorzieningen van dit filiaal in het Brede School concept in Korte Akkeren. Daarmee wordt tevens invulling gegeven aan de 5% extra taakstelling zijnde Inleiding Het bijgevoegde veranderingsvoorstel is de weerslag van een complexe exercitie over het bibliotheekwerk in Gouda. De bibliotheken in Gouda zijn een van de aanbieders van cultuur en bieden toegang tot kennis die nodig is om actief deel te kunnen deelnemen aan de samenleving. Er zijn ruim personen ingeschreven als lener van de bibliotheken. Gezamenlijk lenen zij bijna materialen. Jaarlijks bezoeken zo n mensen de 4 openbare bibliotheken. Het veranderingsvoorstel van de Openbare Bibliotheek Gouda heeft 3 doelen te realiseren: 1. de verzelfstandiging van de bibliotheekorganisatie. Hierdoor kan de gemeente de regie gaan voeren over het lokale bibliotheekwerk. De regie wordt vormgegeven in een opdracht aan de nieuwe stichting. De financiële doelstelling is een bezuiniging van tot in de jaarlijkse exploitatie; 2. de inkooptaakstelling van euro uitvoeren. Deze taakstelling voor alle gemeentelijke diensten wordt voor de bibliotheek niet gehaald zonder afname van dienstverlening; 3. parallel aan de besluitvorming voor de verzelfstandiging loopt het project Regie Welzijn. Hierin is het volgende geformuleerd: De gemeentelijke Bibliotheek Gouda kent op dit moment 1 centraal filiaal en drie decentrale filialen. Gezien de beperkte afstand tussen het centrale filiaal en het filiaal in De Garenspinnerij stelt het college voor de voorzieningen van dit filiaal zoveel mogelijk onder te brengen in het Brede School concept in Korte Akkeren. Op deze manier kan een efficiencyslag worden gemaakt in de totale huisvestingslasten voor de Bibliotheek. Dit is in de Raadsvergadering van juni 2004 besproken. In dit veranderingsvoorstel worden de gevolgen van de sluiting in beeld gebracht waarmee tevens invulling is gegeven aan de 5% extra taakstelling zijnde raadsvoorstel verz.bibl.1.doc

2 3. Toelichting De inhoud van het beleidsprogramma ( n) Betrouwbare kennis in de buurt dat in februari 2002 door de gemeenteraad is vastgesteld is leidend voor de verzelfstandiging. Door de bibliotheek op afstand te plaatsen kan zij meer klantgericht en slagvaardig opereren dan toe nu toe het geval is geweest. Zij kan de regionale samenwerking versterken en projectmatig gaan werken met andere culturele en educatieve instellingen. Dat betekent verbetering en vernieuwing van de producten en de dienstverlening aan de gebruikers van de bibliotheken. Door de opdrachtgeverrelatie zijn de financiële risico s beter in beeld gekomen. De kosten voor bibliotheekwerk vormen geen onderdeel meer van de bedrijfsvoeringkosten van de gemeente maar zijn afzonderlijk begroot en daardoor manifest. Het realiseren van de inkooptaakstelling betekent dat er jaarlijks 1500 nieuwe boeken, 20 tijdschriften en kranten minder worden aangeschaft, dat de openingstijden van de vestiging in Bloemendaal met 3 uur worden teruggebracht naar 21 uur per week en dat de tarieven voor betalende leners met 2 zullen stijgen. Door de voorgenomen sluiting van de vestiging in de Garenspinnerij vervalt de uitleenfunctie en de ontmoetingsplaats voor de wijk Korte Akkeren. Er zijn op dit moment 700 kinderen tot en met 12 jaar, 400 jongeren van jaar en 600 volwassenen lid van de bibliotheek in Korte Akkeren. Er worden materialen uitgeleend waarvan kinderboeken. Na sluiting wordt verwacht dat er 350 kinderen tot en met 12 jaar gebruik gaan maken van de bibliotheek in de Spieringstraat. De jongeren zijn iets mobieler en zullen hun weg wel vinden naar de Spieringstraat. Van de 600 volwassenen wordt verwacht dat er 150 lid zullen blijven van de bibliotheek. Per saldo zal het ledental met 800 dalen. Het aantal uitleningen zal in 2005 met materialen op jaarbasis dalen. Door de vestiging te sluiten wordt euro bespaard. Als gevolg van natuurlijk verloop binnen de bibliotheekorganisatie kan er euro bespaard worden op personele kosten zonder gedwongen ontslag. De andere medewerkers van de vestiging Korte Akkeren worden ingezet voor het servicepunt via de Brede School. Want conform opdracht worden facetten van de dienstverlening voor de wijk Korte Akkeren ondergebracht in het concept de Brede School. Dat vindt plaats vanuit twee leslokalen in een van de basisscholen en voor een deel vanuit de centrale bibliotheek in de Spieringstraat. De wijk behoudt daarmee de huidige, goed gebruikte internetconfiguratie van de bibliotheek en een kleine collectie boeken voor kinderen tot en met groep 3. De kosten voor dit servicepunt bedragen euro. Voorgesteld wordt deze kosten toe te rekenen aan de Brede School. Met deze maatregel wordt invulling gegeven aan de 5% extra taakstelling ( ) 4. Juridische gevolgen / fatale termijnen / handhaving n.v.t. 5. Financiële / personele / organisatorische gevolgen Financieel De begroting 2005 voor de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda is bijgevoegd. Hierin is zichtbaar gemaakt wat de reële kosten voor het bibliotheekwerk in Gouda in 2005 zullen zijn. De begroting is samen met de opdracht basis voor de subsidierelatie met de gemeente Gouda. In dit overzicht zijn verwerkt de effecten van verzelfstandiging, de inkooptaakstelling, de sluiting van Korte Akkeren, het onderbrengen van de dienstverlening bij de Brede School en de afschrijvingen op investeringen. Tevens is een meerjarenoverzicht toegevoegd om inzicht te geven in de verwachtte effecten tot De kosten bedragen in ,86 per inwoner, in ,01 per inwoner en daalt naar een bedrag van 28,60 in (Exclusief huur-, loon- en prijs verhogingen c.q. compensaties). pagina 2

3 De desintegratieschade bestaat uit: 1. een structureel dekkingstekort voor M&O van een structureel tekort in geval het pand aan de Spieringstraat 2 niet verhuurd of verkocht kan worden (19.000) en idem dito voor het pand van de Garenspinnerij ( ) 3. eenmalige kosten zoals de overdracht van administraties naar ProBiblio, de aanpassing van de zolder in de Spieringstraat, de verhuizing van de Garenspinnerij naar de leslokalen. Voor de aanpassing van de zolder dient nog overleg gevoerd te worden met de Arbo-dienst en de stadsarchitect. Naar schatting excl. de aanpassing van de zolder. Overeenkomstig de gedragslijn bij eerdere veranderingsvoorstellen, kan voor de desintegratiekosten het uitgangspunt worden gehanteerd dat deze in een periode van 3 jaren worden ingelopen. Dekking voor de desintegratieschade zal uit de voorziening organisatie-ontwikkeling moeten plaatsvinden. Meer algemeen moet op korte termijn stil worden gestaan bij de cumulatie van desintegratiekosten, zoals die nu lijkt te ontstaan uit de opvolgende veranderingsvoorstellen en de (on)mogelijkheden om deze gecumuleerde kosten ook daadwerkelijk te kunnen ombuigen binnen de gestelde termijnen. Hiervoor zal u separaat een voorstel worden voorgelegd. Personeel Het bibliotheekwerk kent een eigen CAO. De keuze is om daarbij aan te sluiten vanwege de inbedding van de organisatie in het regionale en landelijke bibliotheeknetwerk. Een bijkomend voordeel is de mogelijkheid om de personeels- en salarisadministratie alsmede de financiële administratie uit te besteden aan ProBiblio. De keuze voor de CAO voor het Bibliotheekwezen heeft tot gevolg dat er zowel incidentele kosten (o.a. inkoop FPU rechten) als structurele kosten (o.a. werkgeverslasten en sociaal plan) uit kunnen voortvloeien. In de implementatiefase zullen die kosten in beeld worden gebracht en met een dekkingsvoorstel ter besluitvorming aan het college van b&w worden voorgelegd. De beoogde verzelfstandiging kan per 1 januari 2005 worden geëffectueerd. Om de stichting op een goede manier van start te laten gaan, moet nog een aantal activiteiten worden uitgevoerd die ook consequenties hebben voor het personeel. Daarom worden de huidige medewerkers tijdens de implementatiefase (vanaf 1 januari 2005) gedurende één jaar gedetacheerd bij de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda (waardoor de huidige arbeidsvoorwaarden van de gemeente van toepassing zijn). Medewerkers vanaf de leeftijd van 55 jaar en ouder blijven in dienst van de gemeente en worden tot het moment van pensionering gedetacheerd bij de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda. 6. Communicatie / interactiviteit Het proces van gedachtevorming om tot de nieuwe situatie te komen heeft zich met horten en stoten in de bibliotheekorganisatie en het gemeentelijk apparaat voltrokken. De communicatie heeft op de volgende momenten plaatsgevonden: de klankbordgroep is 4 keer bij elkaar geweest en heeft actief mee gedacht over de ontwikkelingen in het proces. een aantal medewerkers heeft een actieve bijdrage geleverd op onderdelen. de speciale Intercom over verzelfstandiging is tweemaal verschenen. er zijn 2 bijeenkomsten voor alle medewerkers georganiseerd: een bij de start en een voor de bespreking van dit voorstel. 7. Referendabel Dit voorstel is op grond van de Tijdelijke referendumwet niet referendabel. pagina 3

4 Burgemeester en wethouders van G o u d a, de secretaris, de burgemeester, drs. A.W.M. de Bever W.M. Cornelis Advies Commissie De commissie geeft aan onder voorbehoud akkoord te zijn met hetgeen wordt voorgesteld. Het voorbehoud betreft de aanlevering en inhoud van het advies van de Ondernemingsraad. Dit advies was nog niet voorhanden tijdens de commissievergadering. pagina 4

5 minuut voorstel aan de gemeenteraad portefeuillehouder S. Keulen onderwerp Verzelfstandiging Openbare Bibliotheek raad d.d. agendanummer beslissing datum afdoening paraaf afdelingshoofd sector ERZ dienst/afdeling bib bijlagen voorstelnummer 105 kenmerk Bijgevoegd raadsvoorstel nr , d.d vastgesteld door Burgemeester en wethouders van G o u d a, de secretaris, de burgemeester, raadsvoorstel verz.bibl.1.doc