Algemene Ledenvergadering d.d. 30 mei Visie administratieve kracht.

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering d.d. 30 mei 2016 Voorstel: Visie administratieve kracht. Saturna bestaat nu bijna 4 seizoenen. In die jaren zijn we gegroeid, zowel in ledenaantal als in professionalisme. De werkzaamheden binnen Saturna worden uitgevoerd door de verenigingsmanager en een vaste groep vrijwilligers. Door de groei die Saturna doormaakt zien we dat verschillende taken binnen de vereniging meer tijd zijn gaan kosten. Maar het aantal vrijwilligers binnen de vereniging groeit niet. Daardoor komt er erg veel druk op de schouder van onze huidige vrijwilligersgroep te liggen. Probleemstelling Zoals bij veel vereniging is het werven van vrijwilligers een probleem. Zeker voor vrijwilligersposten met een groot takenpakket zoals bestuursfuncties (en dan vooral een functie als penningmeester) en de ledenadministratie. Daarnaast zijn functies binnen Saturna soms zo veelomvattend dat de taak eigenlijk niet meer door 1 vrijwilliger uitgevoerd kan worden. Spreiding van de taken is dan noodzakelijk. Maar dit betekent een groter vrijwilligerskorps. En sommige taken zijn niet goed te splitsen. Hoe kunnen de administratieve taken binnen Saturna op een goede manier worden uitgevoerd zoals past binnen een professionele organisatie? Administratieve taken binnen Saturna Veel vrijwilligerstaken binnen Saturna bevatten administratieve taken. Er is een onderscheid te maken in reguliere administratieve taken en ad hoc administratieve taken. Reguliere administratieve taken zijn taken die steeds terug komen, zoals de ledenadministratie en verschillende boekhoudkundige taken. Door reguliere administratieve taken onder te brengen bij een betaalde administratieve kracht wordt de continuïteit binnen Saturna gewaarborgd. De vrijwilligersfuncties binnen Saturna worden hierdoor minder omvatbaar en de vrijwilligers kunnen zich concentreren op de taken waarvoor ze zich als vrijwilliger hebben aangemeld. Voorstel Het bestuur stelt voor om een administratieve kracht aan te stellen voor 10 uur per week. Deze kracht zal vallen onder de COA sportvereniging schaal 5. De taken die bij deze functie horen zijn te vinden in bijlage 1. Voordelen en nadelen Voordelen voor een betaalde administratieve functie: Continuïteit: taken kunnen worden overgenomen bij het wegvallen door ziekte. Dit is bij een betaalde kracht makkelijker dan bij een vrijwilliger. Bij een vaste kracht kan na 2 weken een vervangende kracht worden gezocht. Ontlasting van de huidige vrijwilligerstaken; het takenpakket voor vrijwilligers wordt kleiner. Professionalisering van vereniging. De leden verwachten accuratesse en snelheid van onze vereniging. Vrijwilligers zijn wat meer vrijblijvend.

2 Nadelen voor een betaalde administratieve functie: Een betaalde kracht kost geld. Een vrijwilliger wordt niet betaald. Er moet wel gezorgd worden dat zij zich gewaardeerd blijven voelen. Begroting Het bruto maandsalaris van een administratieve functie onder de COA sportvereniging 2016 schaal 5 valt tussen de 1954 en 2711 bij een voltijd functie. Voor de berekening van de kosten is uitgegaan van een instap op 20%. Dit is bij 10 uur een bruto maandsalaris van 586. Doordat Saturna werkgeverskosten en pensioen afdraagt, betekent dit voor Saturna jaarlijks een bedrag van 8223=. Deze kosten moeten in de begroting worden opgenomen. In de begroting van Saturna wordt uitgegaan van 793 leden in seizoen De kosten voor deze administratieve kracht zal door de leden moeten worden opgebracht. Dit betekent dat de contributie per lid moet worden verhoogd met 10,37. Stemming Het bestuur vraagt zijn toestemming aan de Algemene Ledenvergadering voor de aanstelling van een administratieve kracht voor 10 uur per week.

3 Bijlage 1: Reguliere administratieve taken bij Saturna Boekhouding Per week kost deze taak gemiddeld 1 uur. Boeken inkopen Declaraties in bestand Facturen opstellen Per maand kost deze taak gemiddeld 2 uur Verwerken bankafschriften Per week kost deze taak gemiddeld 6 uur. Mutaties Taken die hieronder vallen zijn: o Verwerken inschrijfformulieren o Verwerken mutaties bij wijziging in uren of bij extra trainingsuren o Verwerken opzegformulieren o Administratie rondom Alkmaarpas indien nog van toepassing o Klaarzetten van factureringsrun, controle op deze run en doorzetten naar facturering o Aanspreekpunt voor leiding o Aanspreekpunt voor leden inzake mutaties, facturen en betalingsregelingen Facturering Taken die hieronder vallen zijn: o Uitprinten en versturen van facturen o Debiteurenbeheer o administratie betaling van factuur o verantwoordelijk voor innen van contributie o factuurrun, ca 8 uur per run en 3 à 4 keer per jaar(inclusief overleg penningmeester) Digimembers Ondersteuning AC Planning verspreiding communicatie activiteiten naar leden Printen communicatie activiteiten naar leden Administratie opgave activiteiten Ondersteuning bestuur Beheer documenten P&O (oa contracten en VOG) Versturen uitnodigingen jaarvergaderingen naar ereleden Ondersteuning Verenigingsmanager Sponsoring Grote clubactie Vrienden van Saturna Overige sponsortaken Diversen Administratie rondom beweegdiploma Administratie rondom gymmieturnen (o.a. mappen) Administratie rondom jubilea (planning, bestelling, uitnodigingen) Administratie planning workshops Administratie planning partijtjes/verjaardagfeestjes Input nieuwsbrief, website en andere PR

4 Bijlage 2: Overzicht vaste vrijwilligersposten in seizoen bij Saturna Bestuur voorzitter penningmeester secretaris algemeen lid, belast met P&O algemeen lid algemeen lid, belast met sponsoring algemeen lid Activiteitencommissie voorzitter 5 leden Accommodatiebeheer (Commissie Accommodatie) Debiteurenbeheer Commissie Informatie en communicatie P&R beheer website nieuwsbrief website Sponsoring Commissie wedstrijdsport Ondersteuning damesselectie contactpersoon 1e/2e/3e divisie wedstrijdsecretariaat 1e/2e/3e divisie contactpersoon 4e/5e divisie wedstrijdsecretariaat 4e/5e divisie kleding 4e/5e divisie OB kleding 4e/5e divisie BB Ondersteuning herenselectie contactpersoon kleding heren Ondersteuning acrogym Juryleden voor damesturnen, herenturnen en acrogym Clubhuis beheerder Verjaardagskaartjes

5 Bijlage 3 sportorganisatie niveau 5