Verenigingsplan. Nieuwe organisatie & communicatie structuur. Van consumerende naar participerende leden binnen de vereniging.

Transcriptie

1 Verenigingsplan Nieuwe organisatie & communicatie structuur Van consumerende naar participerende leden binnen de vereniging. 1

2 INHOUD... 2 GYMNASTIEK VERENIGING MAASSLUIS... 4 MISSIE... 4 VISIE... 4 DOELSTELLING... 4 INLEIDING TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN DE ROL VAN HET BESTUUR DE ROL VAN DE COÖRDINATOREN HET VRIJWILLIGERSWERK VERANTWOORDELIJKHEID STRUCTUUR TAAKVERDELING ORGANOGRAM FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN FUNCTIEOMSCHRIJVING BESTUUR FUNCTIEOMSCHRIJVING VOORZITTER FUNCTIEOMSCHRIJVING SECRETARIS FUNCTIEOMSCHRIJVING PENNINGMEESTER FUNCTIEOMSCHRIJVING TECHNISCHE COMMISSIE TRAINERS SELECTIE TRAINERS KLEUREN EN OVERIGE LESUREN OPLEIDINGEN BIJSCHOLINGEN PROEFLESSEN COACH DE COACH FUNCTIEOMSCHRIJVING WEDSTRIJD COMMISSIE WEDSTRIJDEN SELECTIEGROEPEN ORGANISATIE DIPLOMA-TURNDAG ORGANISATIE GV MAASSLUIS CLUBDAG JURYZAKEN FUNCTIEOMSCHRIJVING PR COMMISSIE DIGITALE BRIEVEN DIGITALE NIEUWSBRIEF WEBSITE APP SOCIAL MEDIA; FACEBOOK-INSTAGRAM MAASSLUISE COURANT PROMOTIE MATERIAAL FUNCTIEOMSCHRIJVING ACTIVITEITEN COMMISSIE ACTIVITEITEN LEDENWERVING ACTIVITEITEN LEDENBEHOUD KAMP

3 PRESENTATIES FUNCTIEOMSCHRIJVING VRIJWILLIGERS COMMISSIE VRIJWILLIGERSBESTAND INZET VRIJWILLIGERS LIEF EN LEED ORGANISEREN VRIJWILLIGERS ACTIVITEIT FUNCTIEOMSCHRIJVING FINANCIËLE EN ADMINISTRATIE COMMISSIE LEDENADMINISTRATIE FONDSEN FUNCTIEOMSCHRIJVING ACCOMMODATIE COMMISSIE MATERIAALBEHEERDER ZAALAANVRAGEN

4 GYMNASTIEK VERENIGING MAASSLUIS Missie GV Maassluis is een zeer levendige vereniging met een duidelijke visie en structuur. Vele vrijwilligers dragen hun steentje bij aan wat misschien wel de gezelligste sportvereniging van Maassluis is. Visie GV Maassluis is een saamhorige vereniging met betrokken leden en ouders met als kernactiviteit gymnastiek. Er is voor haar leden een aantrekkelijk aanbod in een veilige sportomgeving, waarbij iedereen zich op zijn/haar eigen niveau kan ontwikkelen. GV Maassluis is zichtbaar maatschappelijk betrokken en heeft een aanbod voor speciale doelgroepen. GV Maassluis heeft de wens om een eigen accommodatie te realiseren. Doelstelling Om onze missie en visie te laten slagen willen wij zoveel mogelijk kinderen op een gezonde manier laten bewegen, waarbij ruimte is voor plezier tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten binnen onze vereniging. Gedurende het seizoen organiseren wij activiteiten als; Paaseieren zoeken, Sinterklaasfeest, spelmiddagen en vrijwilligersdagen. Eén van onze hoogtepunten is het jaarlijks terugkerend Zomerkamp! Door de samenwerking tussen bestuur, leiding, ouders, commissies én de betrokkenheid van leden zetten we een gezonde financiële en groeiende vereniging neer en waarborgen we de continuïteit met goed opgeleide trainers. Inleiding GV Maassluis wordt al lang gedraaid door een gelijkblijvende groep vrijwilligers. Hoewel de taken bij de TC redelijk verdeeld zijn, is het bestuur de laatste jaren steeds kleiner geworden. Hierdoor komen veel taken bij dezelfde personen terecht en worden deze zwaar belast. Het bestuur is veel tijd kwijt aan uitvoerende taken en komt niet toe aan het opstellen van beleid om de vereniging naar een hoger niveau te brengen. Daarnaast is het soms is onduidelijk wie waar verantwoordelijk voor is en is de communicatie tussen diverse vrijwilligers niet optimaal. Ook worden/zijn (ouders van) leden zelden te weinig betrokken bij het vrijwilligerswerk. Er heerst een cultuur waarbij veel leden alleen consumeren en zich niet inzetten voor de vereniging. Het gevaar heerst dat mensen die wel actief zijn hun eigen afspraken gaan maken en niet meer in het belang van de vereniging denken. Hierdoor ontstaan er eilandjes. 4

5 1. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 1.1. De rol van het bestuur Het bestuur is een andere rol aan gaan nemen ten opzichte van de leden en het vrijwilligerswerk. Het bestuur helpt leden bij het zoeken naar een oplossing. Taken die niet gebeuren worden niet door het bestuur of de bestaande vrijwilligers opgepakt, maar het bestuur helpt bij het vinden van een oplossing voor een openstaande taak. Hierdoor wordt de verantwoordelijkheid weer terug gelegd bij de leden De rol van de coördinatoren De coördinatoren zijn de spil tussen het bestuur en de commissies. Zij zijn verantwoordelijk voor het aansturen van de commissies en het begeleiden van hun vrijwilligers. Daarnaast zullen zij de vrijwilligers helpen bij het oplossen van problemen. Het is de taak van de coördinatoren om te zorgen dat mensen zelf afspraken maken en ook bespreken wat de consequenties zijn als iemand zijn taak niet uitvoert. De coördinatoren moeten er dan op toe zien dat iedereen zich daar aan houdt en de eventuele consequenties uitvoeren. Hierdoor worden mensen zelf verantwoordelijk voor hun taak Het vrijwilligerswerk Om de leden meer te betrekken is het vrijwilligerswerk anders ingericht. Van alle (ouders van) leden wordt verwacht dat zij hun steentje bijdragen. Voor alle (ouders van) leden is inzichtelijk gemaakt wat ze kunnen doen voor de vereniging. De (ouders van) leden zullen actief betrokken worden bij de taken die uitgevoerd moeten worden. Hierbij matchen we hetgeen wat zij opgeven met de taak die moet gebeuren Verantwoordelijkheid De leden moeten verantwoordelijk worden voor de taak die ze uitgaan voeren. Dit bereiken we door de leden de vrijheid te geven om zelf hun taak in te vullen. De leden zullen gekoppeld worden aan de taak die zij hebben opgegeven en met een groep/commissie kunnen ze dan zelf bepalen wie wat gaat doen, maar ook wat de consequentie is als men het niet doet Structuur Als we leden willen betrekken moeten we duidelijk weten welke taken er uitgevoerd worden binnen de vereniging. Daarnaast helpt een duidelijke structuur bij een betere communicatie binnen de vereniging. Leden en vrijwilligers weten wie waar verantwoordelijk voor is en weten daardoor bij wie ze moeten zijn voor bepaalde zaken. Om die redenen is er gekozen om de structuur duidelijk neer te gaan zetten. 5

6 Een duidelijke structuur heeft de volgende voordelen: Voor de leden duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is. Voor het bestuur duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is, zodat je heldere afspraken kunt maken. Duidelijk wie met wie communiceert en wie waarover afspraken maakt. Maar ook duidelijk wie zich er niet mee hoeft te bemoeien, zodat beslissingen sneller genomen kunnen worden. Verantwoording kun je terugleggen waar die hoort. Dit in een commissie of bepaald taakgebied. Door veel taken in stukjes te delen en commissies te maken kun je veel leden betrekken Taakverdeling Het bestuur moet toekomen aan besturen. Dit kan alleen door minder uit te voeren en dus meer uitvoerende taken terug te leggen bij de leden. Dit gebeurt door taken onder te verdelen in commissies. Om te voorkomen dat de bestuursleden alle commissies draaien en ook de meeste werkzaamheden moeten uitvoeren, is ervoor gekozen om voor iedere commissie een coördinator te zoeken. Deze zijn het verbindstuk richting het bestuur en zal de commissie aansturen Organogram 6

7 2. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN 2.1. Functieomschrijving Bestuur Functieomschrijving voorzitter Doel: De voorzitter is het gezicht van de vereniging, naar buiten en naar binnen. 1. Het bezoeken van door het bestuur uitgeschreven vergaderingen volgens een van tevoren vastgesteld vergaderschema, met uitzondering van extra vergaderingen. 2. Is woordvoerder bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. 3. Leidt alle bestuurs- en algemene vergaderingen. 4. Draagt samen met het bestuur zorg voor de uitvoering van alle genomen besluiten in een vergadering. 5. Is medeondertekenaar van beschikkingen over bank- en girosaldi, zoals bepaald in de statuten en het huishoudelijk reglement. 6. Zorgt voor naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen, bepalingen en besluiten. 7. Aandacht voor persoonlijk functioneren van mensen. 8. Stuurt commissies aan Functieomschrijving secretaris Doel: De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de vereniging. 1. Het bezoeken van door het bestuur uitgeschreven vergaderingen volgens een van tevoren vastgesteld vergaderschema, met uitzondering van extra vergaderingen. 2. Is belast met de correspondentie en administratie van de vereniging, voor zover deze taak niet aan anderen is opgedragen. 3. Bewaart alle stukken, die betrekking hebben op de vereniging. 4. Stelt de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen op. 5. Stelt het Jaarverslag op aan het einde van het boekjaar na goedkeuring van het bestuur. 6. Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. 7. Stelt in overleg met de voorzitter een agenda van de bestuursvergadering op. 8. Verwerkt in- en uitgaande post. 9. Heeft direct contact met de coördinatoren. 10. Zorgt voor naleving van de AVG-wet Functieomschrijving penningmeester Doel: De penningmeester beheert de financiën van de vereniging en is coördinator van de financiële en administratie commissie 1. Het bezoeken van door het bestuur uitgeschreven vergaderingen volgens een van tevoren vastgesteld vergaderschema, met uitzondering van extra vergaderingen. 7

8 2. Middels een boekhouding het bijhouden van de financiële administratie. 3. Het opstellen van de jaarrekening ten behoeve van de Algemene Vergadering met de daarbij behorende toelichtingen. 4. Het opstellen van een begroting ten behoeve van de Algemene Vergadering. 5. Het tijdig door de kascontrolecommissie laten controleren van de boeken ten behoeve van de rapportage aan de Algemene Vergadering. 6. Het regelmatig controleren van de uitgaven met de cijfers van de begroting. Zes wekelijks rapporteren aan het bestuur, zodat overschrijdingen van de begroting tijdig worden gesignaleerd en er direct op problemen kan worden ingespeeld. 7. Het tijdig aanvragen van subsidie bij de gemeente, voor 1 september. 8. Het volgens afspraak uitbetalen van de onkostenvergoedingen van het technisch kader. 9. Het innen van de contributie middels facturen en automatisch incasso via de bank. 10. Het betalen van ontvangen facturen en declaraties nadat deze geverifieerd zijn. 11. Bondsbijdrage voldoen aan de KNGU. 12. Draagt zorg voor het verzekeringsbeheer Functieomschrijving technische commissie Trainers selectie Doel: Trainingen verzorgen op een zodanige manier dat het selectieniveau en het plezier gewaarborgd blijft. Voorbereiden en verzorgen van trainingen. Leden enthousiasmeren voor wedstrijden en nevenactiviteiten. Verdere (neven)taken staan omschreven in het handboek voor trainers Trainers kleuren en overige lesuren Doel: Trainingen verzorgen op een zodanige manier dat het plezier en aanleren van basisvaardigheden op eigen niveau voorop staat. Voorbereiden en verzorgen van trainingen. Leden enthousiasmeren voor wedstrijden/diplomadagen en nevenactiviteiten. Verdere (neven)taken staan omschreven in het handboek voor trainers Opleidingen Doel: Ervoor zorgen dat een trainer/assistent voldoet aan de minimaal gestelde GV Maassluis kwaliteitsnormen. Bijhouden wanneer er waar opleidingen starten, dit ventileren naar de geschikte personen en ervoor zorgen dat personen die met een opleiding beginnen het desbetreffende contract ondertekenen en retourneren. Bijhouden wie er bezig zijn met een opleiding, controleren of deze opleiding goed verloopt en binnen de gestelde tijd wordt afgerond en er vervolgens voor zorgen dat de opgeleide personen het minimaal gestelde aantal jaar actief zijn bij de vereniging (welke vastgesteld is in het contract) Bijscholingen Doel: Het waarborgen van de kwaliteit van de minimaal gestelde GV Maassluis kwaliteitsnormen. Bijhouden welke bijscholingen er worden aangeboden op de KNGU campus en dit 8

9 ventileren naar de geschikte personen, om ervoor te zorgen dat elke trainer per jaar minimaal 1 bijscholing gevolgd heeft (buiten de vereniging om). Het organiseren van gezamenlijke bijscholingen voor assistenten en/of trainers van GV Maassluis. Per twee maanden een up-to-date overzicht maken van het aantal assistenten per lesuur Proeflessen Doel: Ervoor zorgen dat personen die interesse hebben om lid te worden van GV Maassluis op de juiste manier geïnformeerd worden. Mailtjes/telefoontjes met betrekking tot een proefles beantwoorden en de leiding van het uur, van de desbetreffende proefles, op de hoogte stellen. Informatie geven over GV Maassluis Coach de coach Doel: Ervoor zorgen dat trainers begeleidt worden in hun rol als trainer. Het begeleiden van trainers gedurende de eerste weken dat zij een eigen les krijgen. Het al deels opleiden/begeleiden van potentieel nieuwe leidinggevenden, op dat moment nog assistenten. Aanspreekpunt voor (nieuwe) leidinggevenden betreffende hun rol als trainer Functieomschrijving Wedstrijd commissie Wedstrijden selectiegroepen Doel: Zorg dragen dat selectieleden kunnen deelnemen aan gewenste wedstrijden. Inschrijven voor wedstrijden en voorzien van informatie voor de leden van de selectiegroepen Organisatie diploma-turndag Doel: Organiseren van de diploma-turndag. Taken delegeren aan de hand van het draaiboek Organisatie GV Maassluis clubdag Doel: Organiseren van de GV Maassluis clubdag. Taken delegeren aan de hand van het draaiboek Juryzaken Doel: Inzet, opleiden en behoud juryleden. Uitvoeren van het jurybeleid Functieomschrijving PR commissie Digitale brieven Doel: Zorg voor een eenduidige GV Maassluis huisstijl en woordkeuzes. Opstellen en controleren van interne/externe teksten binnen de afgesproken huisstijl. 9

10 Digitale Nieuwsbrief Doel: Leden, ouders, vrijwilligers bij GV Maassluis digitaal op de hoogte te brengen van informele nieuwsberichten. Zorg dragen voor een actuele GV Maassluis Nieuwsbrief Website Doel: Beheren en onderhouden van een actuele website. Actuele informatie op de website plaatsen en onderhouden/archiveren App Doel: Beheren en onderhouden van een actuele vereniging app. Actuele informatie op de app plaatsen Social media; Facebook-Instagram Doel: Plaatsen/bewaken van activiteiten en evenementen op social media. Actuele aankondigingen en informatie plaatsen van wedstrijden én activiteiten Maassluise Courant Doel: GVM bericht onder de aandacht brengen in plaatselijke krant. Aangeleverde bericht controleren en tijdig aanleveren bij de redactie van de plaatselijke krant Promotie materiaal Doel: GVM heeft voldoende presentatie- én promotiemateriaal beschikbaar. Realiseren en beheren van GV Maassluis promotiemateriaal en GVM presentatie box(en) Functieomschrijving Activiteiten commissie Activiteiten ledenwerving Doel: Nieuwe leden werven door middel van activiteiten. Organiseren van minimaal 2 activiteiten (alle leeftijden) Activiteiten ledenbehoud Doel: Het verenigingsgevoel stimuleren. Organiseren van minimaal 3 activiteiten voor alle leden (alle leeftijden) Kamp Doel: Een onderling verenigingsgevoel creëren voor leden en niet-leden. Organiseren van het jaarlijkse kamp en kampreünie Presentaties Doel: Het verenigingsgevoel naar buiten brengen en daarbij mogelijk nieuwe ledenwerven Organiseren van minimaal 1 presentatiemoment per jaar Functieomschrijving Vrijwilligers commissie Vrijwilligersbestand Doel: Actief houden van het vrijwilligersbestand. Invoeren en bijhouden van het vrijwilligersbestand. 10

11 Inzet vrijwilligers Doel: Inzetten van vrijwilligers bij activiteiten, georganiseerd door andere commissies cq. vereniging. Het zoeken van de juiste vrijwilliger(s) uit vrijwilligersbestand Lief en Leed Doel: Aandacht besteden aan bijzondere gebeurtenissen, bijvoorbeeld een huwelijk. Gepaste attentie verzorgen Organiseren vrijwilligers activiteit Doel: Vrijwilligers bedanken voor hun inzet. Het organiseren van een activiteit en het uitnodigen van de vrijwilligers Functieomschrijving Financiële en Administratie commissie Ledenadministratie Doel: Het beheren van het ledenoverzicht in Digi-members. Het up to date houden van de ledenadministratie Fondsen Doel: Fondsen aanschrijven voor activiteiten van de vereniging. Het schrijven van een onderbouwd projectplan voor financiële ondersteuning Functieomschrijving Accommodatie commissie Materiaalbeheerder Doel: Zorg dragen voor materialen en toestellen binnen de vereniging. Kwaliteit waarborgen van bestaande materialen en aanvragen van nieuwe materialen binnen de vereniging. Tijdsbesteding:... Inventariseren waar onze eigen materialen staan. Dit controleren na gebruik van materialen na wedstrijden. Welke materialen daadwerkelijk in bezit zijn (d.m.v.: merken). De materialen jaarlijks op veiligheid laten controleren. Aanschaffen van nieuw materiaal, in overleg met het Bestuur. Klachten van Gemeentelijke voorzieningen en materialen behandelen met de Gemeente Zaalaanvragen Doel:... 11