HUISHOUDELIJK REGLEMENT OUDERVERENIGING BASISSCHOOL ST. MARTINUS.

Transcriptie

1 ALGEMEEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT OUDERVERENIGING BASISSCHOOL ST. MARTINUS. Artikel 1 1.In de eerste week dat hun kind op school zit ontvangen ouders* een brief met informatie over de oudervereniging. Daarin staat vermeld dat elke ouder automatisch lid wordt van de oudervereniging als hun kind op school zit. Indien ouders dit niet willen, hebben ouders tot zes weken na ontvangst van de brief de tijd om zich schriftelijk af te melden bij de secretaris van de oudervereniging. Voor leden geldt stilzwijgende verlenging per verenigingsjaar. 2. Het lidmaatschap eindigt: a. door schriftelijke opzegging bij de secretaris van de oudervereniging, dit kan tot zes weken voor het einde van het verenigingsjaar. b. zodra er geen kind van de ouder de school meer bezoekt. Artikel 2 De statuten en het huishoudelijk reglement van de oudervereniging zijn te vinden op de website van de school. Op verzoek kan een schriftelijk exemplaar worden opgevraagd bij de secretaris van de oudervereniging. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Artikel 3 Het doel van de vereniging is - de school ondersteunen bij de activiteiten die georganiseerd worden voor de leerlingen op school, buiten het normale lesprogramma. - de band tussen ouders en school optimaliseren. Artikel 4 Het bestuur van de oudervereniging is het uitvoerend orgaan van de vereniging. Zij proberen bovengenoemde doelen te bereiken door: - het beleggen van vergaderingen en het voeren van overleg met geledingen binnen school. - het deelnemen aan commissies die de in artikel 3 genoemde activiteiten organiseert en begeleidt. De commissies bestaan voor een deel uit leden van het bestuur van de oudervereniging en voor een deel uit leerkrachten van school. De verdeling is per commissie en activiteit verschillend. De commissies werken volgens een werkplan dat is vastgelegd in een draaiboek. Van de voortgang van hun werkzaamheden wordt tijdens vergaderingen verslag gedaan aan het bestuur. De verantwoordelijkheid van de activiteiten ligt gezamenlijk bij school en de oudervereniging. Daar waar er verschil van mening is ligt op inhoudelijk gebied de eindverantwoordelijkheid bij school en op financieel gebied de eindverantwoordelijkheid bij de oudervereniging. - het voeren van acties ten behoeve van de eigen school en van goede doelen. - bij het schoolbestuur en/of het onderwijsteam, namens de ouders op treden bij overleg over algemene onderwijsproblemen en bij bijzondere vraagstukken. - aanwending van alle andere wettelijk geoorloofde middelen. 1

2 Artikel 5 De leden van de oudervereniging hebben het recht de school te betreden, indien hun komst in verband staat met de werkzaamheden van de oudervereniging. Artikel 6 Het bestuur van de oudervereniging kan één lid als waarnemer afvaardigen naar de vergadering van de onderwijsgevenden, indien er gesproken wordt over onderwerpen die direct in verband staan met de doelstellingen van de oudervereniging. De waarnemer wordt als toehoorder toegelaten tot de vergadering tenzij de vergadering geheel of gedeeltelijk besloten wordt verklaard. SAMENSTELLING, ZITTINGSTERMIJN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Artikel 7 Het bestuur van de vereniging bestaat tenminste uit vijf natuurlijke personen en ten hoogste uit elf natuurlijke personen. Het aantal leden van het bestuur moet altijd oneven zijn. Het bestuur kiest uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur kan eventueel uitgebreid worden met een vice-voorzitter. Het dagelijks bestuur verricht voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden t.b.v. het bestuur en draagt zorg voor de communicatie met het team en de medezeggenschapsraad. 1. Het dagelijks bestuur komt zo vaak bijeen als dat voor het verrichten van de werkzaamheden noodzakelijk is. 2. Het verenigingsjaar van de oudervereniging loopt van Algemene Ledenvergadering tot Algemene Ledenvergadering. Deze jaarvergadering wordt bij voorkeur eind oktober/begin november gehouden voor alle leden van de oudervereniging. 3. De voorzitter leidt de vergaderingen voor zowel bestuur, als dagelijks bestuur, als de jaarvergadering en stelt de notulen van de voorgaande vergadering vast nadat deze door de leden c.q. het bestuur zijn goedgekeurd. Hij/zij draagt zorg voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement. De voorzitter stelt aan het begin van ieder schooljaar een kalender samen waarin datum, tijd en plaats van de bestuursvergaderingen worden vermeld. Deze worden ter goedkeuring aan het bestuur van de oudervereniging voorgelegd. Bij zijn/haar afwezigheid worden de taken van de voorzitter waargenomen door de vooraf gekozen vice-voorzitter. 4. De secretaris maakt de notulen van de vergadering en stelt de agenda op voor de vergaderingen, in overleg met het dagelijks bestuur. Een week voor de geplande vergadering zendt hij/zij alle leden de stukken. Tevens verzorgt hij/zij alle externe correspondentie voor zover deze niet aan een ander bestuurslid is opgedragen. Hij/zij bewaart het archief, waarin alle ingekomen stukken en afschriften van uitgaande stukken zijn opgenomen. De ingekomen stukken worden door de secretaris op de vergadering overlegd en desgewenst voorgelezen. Hij/zij schrijft het jaarverslag van de oudervereniging en legt dit ter goedkeuring aan het bestuur voor; na goedkeuring wordt dit jaarverslag 2

3 tevens aan alle ouders voorgelegd ter informatie of wordt voorgelezen tijdens de jaarvergadering. Bij zijn/haar afwezigheid wordt in onderling overleg één van de overige aanwezige bestuursleden als vervanger aangewezen, middels een roulatiesysteem, die door de voorzitter wordt bewaakt. 5. De penningmeester beheert namens het bestuur de financiën van de vereniging. Hij/zij int de gelden en doet, behoudens volmacht aan derden, de betalingen voor kleine dagelijkse uitgaven. Zij beheert de kas en draagt er zorg voor dat niet onmiddellijk benodigde gelden worden gestort op de (Post)bankrekening van de oudervereniging. In de kas mag een maximum van 25,- aanwezig zijn. Hij/zij is verplicht het bestuur ten alle tijden inzage van kas en bescheiden te geven. Hij/zij draagt zorg voor een nauwkeurige boekhouding en ziet erop toe dat er voor elke uitgave een bewijsstuk aanwezig is. Deze stukken worden maximaal vijf jaar bewaard. Hij/zij ontwerpt de begroting voor het volgende verenigingsjaar en dient deze tijdig in bij de voorzitter. Bij overschrijding van de begroting bij planning van activiteiten, moet vooraf toestemming worden gevraagd aan het bestuur. Tevens dient hij/zij tijdig voor het einde van ieder verenigingsjaar bij de voorzitter de rekening en verantwoording in over het afgelopen verenigingsjaar. De penningmeester is verplicht de kascontrolecommissie alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken. Artikel 8 Leden voor het bestuur van de oudervereniging worden voorgedragen door het bestuur tijdens de Algemene Ledenvergadering met dien verstande dat de leden in kennis worden gesteld van deze kandidaat-leden middels de uitnodiging voor de jaarvergadering. Overige leden krijgen de gelegenheid om zich tot 24 uur voor de vergadering aan te melden als tegenkandidaat bij de voorzitter. De kandidaat-leden worden aangenomen indien van de aanwezige leden tijdens de jaarvergadering de helft plus één zijn/haar toestemming geeft. De zitting van de leden van het bestuur is drie jaar. De herverkiezing van een bestuurslid vindt automatisch plaats. Dit betekent dat indien een bestuurslid na drie jaar niet aangeeft het bestuur te willen verlaten, dat hij of zij automatisch voor herverkiezing in aanmerking komt. Tijdens de jaarvergadering worden zij herkozen indien van de aanwezige leden de helft plus één toestemming geeft. Bestuursleden kunnen één maal worden herverkozen met de aanvulling dat zodra leden niet langer tot de geleding van de ouders behoren, zij aftreden tijdens de eerstvolgende jaar c.q. bestuursvergadering. Tussentijdse vacatures worden ingevuld door het bestuur met dien verstande dat leden tijdens de eerstvolgende jaarvergadering hun toestemming geven, middels de normale bestuursverkiezing. 3

4 ALGEMENE VERGADERINGEN Artikel 9 Het bestuur vergadert in beginsel in het openbaar. Indien de agenda hiertoe aanleiding geeft of indien het bestuur op voorstel van één der aanwezige leden hiertoe besluit, vindt de vergadering plaats in beslotenheid. Artikel 10 Het bestuur vergadert zo vaak als dit nodig wordt geacht op tijdstippen die in onderling overleg worden bepaald, naar aanleiding van het de onder artikel 7 samengestelde kalender aan het begin van het jaar. Indien tenminste vijf leden hierom verzoeken roept de voorzitter, binnen twee weken nadat dit verzoek kenbaar wordt gemaakt, een extra vergadering van het bestuur bijeen. Artikel 11 Tenminste één week voorafgaand aan de vergadering doet de secretaris zowel notulen als agendapunten aan alle leden van het bestuur toekomen. Men heeft tot uiterlijk de aanvang van de vergadering de gelegenheid om punten aan de agenda toe te voegen. Het is aan de voorzitter om te bepalen of bepaalde zaken wel of niet toegevoegd worden aan de agenda, bij voorkeur maar niet noodzakelijkerwijs op basis van consensus met de overige bestuursleden. Aan het einde van de vergadering moet de voorzitter alle aanwezigen de mogelijkheid geven vragen te stellen over zaken die niet op de agenda zijn gekomen. Artikel 12 Ieder bestuurslid dient zich voortijdig af te melden (bij de secretaris) voor een vergadering indien hij/zij verhinderd is. Indien een bestuurslid drie achtereenvolgende vergaderingen afwezig is, dan wel twee keer zich niet afmeld voor een vergadering, heeft het bestuur van de vereniging het recht om in overleg met het betreffende bestuurslid, hem/haar van haar taken te ontheffen indien de continuïteit van het bestuur hiermee gewaarborgd kan worden. Artikel Het bestuur kan slechts besluiten nemen indien tenminste de helft plus één van het aantal stemhebbende leden aanwezig is. 2. Besluiten worden genomen op basis van consensus. Slechts bij hoge uitzondering wordt er gestemd. Als er gestemd wordt, treedt artikel 13- lid 3 in werking. 3. Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling, gestemd. Besluiten over zaken worden genomen bij meerderheid, de helft plus één, van stemmen. Bij het bepalen van de meerderheid der uitgebrachte stemmen, wordt het aantal stemonthoudingen niet meegeteld. 4

5 BIJZONDERE COMMISSIES Artikel 14 Ten behoeve van de doelstelling van de oudervereniging heeft het bestuur van de vereniging de bevoegdheid commissies in te stellen die bepaalde projecten voor het bestuur gaan uitvoeren, in deze commissies kunnen leden, buitengewone leden alsmede donateurs of onderwijsgevenden zitting hebben, waarbij de voorkeur geniet dat minimaal één bestuurslid als afgevaardigde naar het bestuur optreedt. De commissies zullen hun plannen ter goedkeuring aan het bestuur van de vereniging voorleggen. De commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en brengen verslag uit van hun activiteiten gedurende bestuursvergaderingen. De commissies zullen schriftelijk de gegevens aanleveren die noodzakelijk zijn voor het jaarverslag. GELDMIDDELEN Artikel Op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering wordt de contributie (ouderbijdrage) voor het daaropvolgende verenigingsjaar vastgesteld. Het vastgestelde bedrag aan contributie is in beginsel verschuldigd per kind voor elk lid van de oudervereniging. Deze betaling mag geschieden in twee termijnen. Mochten er problemen zijn met het betalen van de contributie dan kan er contact worden opgenomen met de voorzitter van de oudervereniging en/of de directie van school. 2. De contributie dient voor 1 december overgemaakt te zijn op de rekening van de oudervereniging. a. Indien niet is voldaan aan voornoemde bepaling in lid 2, zal in de eerste week van februari een betalingsherinnering volgen. b. Indien niet wordt voldaan aan de betalingsverplichting na het sturen van de betalingsherinnering, zal een aanmaning worden verstuurd in maart. c. Indien niet is voldaan aan de betalingsverplichting na de aanmaning zal in april een laatste aanmaning worden verstuurd. 3. In deze laatste aanmaning dient te worden opgenomen dat de consequentie van niet betalen zal zijn dat het kind/de kinderen van betrokken lid zal/zullen worden uitgesloten van het schoolreisje in dat jaar. 4. Aangezien deze activiteit binnen de schooltijd valt, impliceert dat direct dat de school verantwoordelijk is voor de opvang van het kind/de kinderen. 5. Uitgangspunt bij de contacten tussen wanbetalers, bestuur en directie is het overtuigen van de wanbetalers dat noch de school, noch de oudervereniging het wenselijk vinden om kinderen uit te sluiten van het schoolreisje, edoch dat de financiële situatie van de vereniging gewaarborgd dient te worden. 6. In geval van uitsluiting van het schoolreisje zullen de ouders hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld. De ouders zullen zelf de betreffende kinderen van dit besluit op de hoogte dienen te stellen, alsmede de consequenties. 5

6 SLOTBEPALINGEN Artikel 16 Het bestuur ondersteunt de katholieke identiteit van haar vereniging. Artikel 17 In alle gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur van de oudervereniging. * daar waar ouders staat worden ook de verzorgers en wettelijk vertegenwoordigers bedoeld. 6