Huishoudelijk Reglement Oudervereniging r.k.b.s. De Meerbrug

Transcriptie

1 Artikel 1 Doel: Het bevorderen en in stand houden van een goede relatie tussen ouders, verzorgers en of voogden, leerkrachten van de school (Team) en medezeggenschapsraad (MR). Men tracht dit doel te bereiken door: Samen met het Team, aan alle ouders, verzorgers en of voogden zoveel mogelijk informatie te verstrekken, over alles wat met het basisonderwijs van vandaag samenhangt. Namens alle ouders, verzorgers en of voogden contact te onderhouden met het team. Samen met het team allerlei activiteiten te organiseren, die het schoolleven van onze kinderen nuttiger, leerzamer en gezelliger kunnen maken. Zo nodig te overleggen met de leden van MR of het Team over te nemen besluiten of veranderingen welke betrekking hebben op ouders, verzorgers en/of voogden of de kinderen. Ouders kunnen het bestuur telefonisch bereiken hetzij via de website van school: of hetzij per ov@meerbug.nl. Artikel 2 Algemeen: Nadat een leerling bij de school is ingeschreven worden de ouders, verzorgers en/of voogden automatisch lid van de oudervereniging (OV). Het gekozen bestuur binnen de OV is ook wel de ouderraad. Op verzoek ontvangen de ouders een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement van de secretaris van de ouderraad (OR). Tevens zijn de exemplaren beschikbaar via de website van de school: Alle relevante gegevens en de overschrijving van de contributie dienen een maand na de jaarvergadering (ALV) in het bezit te zijn van de penningmeester. Indien een lid zich niet aan zijn betalingsverplichting voldoet, behoudt het bestuur het recht om betreffend lid uit te sluiten van nader te bepalen activiteiten. Artikel 3 Kandidaatstelling: De herverkiezing van een bestuurslid vindt automatisch plaats. Dit betekent dat indien een bestuurslid na 3 jaar niet aangeeft het bestuur te willen verlaten, dat hij/zij automatisch wordt her verkozen. Indien er meer aanmeldingen zijn, voor het bestuur van de OV, dan openstaande vacatures, moeten er verkiezingen gehouden worden. Deze verkiezing is schriftelijk en vindt zo snel mogelijk plaats, doch bij voorkeur binnen 6 weken na aanvang van het nieuwe schooljaar. Het dagelijks bestuur zal via de website de vacatures bekend maken en vermelden welke ouders, verzorgers en/of voogden zich beschikbaar hebben gesteld voor de verkiezing in het bestuur. 1 Huishoudelijk Reglement OV De Meerbrug

2 Artikel 4 Stemming: Schriftelijke stemmingen geschieden door de op de door het bestuur opgestelde, aan alle stemgerechtigden toegezonden en eventueel door toepassing van de statuten aangevulde lijst van kandidaten ter vergadering een kruisje te plaatsen achter zoveel namen als er vacatures te vervullen zijn. Anders ingevulde stemlijsten zijn ongeldig. Artikel 5 Benoeming en tussentijdse vacatures: Bestuursleden worden door de ALV benoemd. Bij tussentijdse vacatures in de OR kan het bestuur zelf een tijdelijke vervanger in het bestuur benoemen. Deze benoeming dient dan op de eerstvolgende ALV te worden bekrachtigd. Artikel 6 Taakverdeling binnen de OR: De voorzitter bepaalt aantal, plaats, dag en uur van de vergaderingen in overleg met de secretaris, met wie hij/zij tevens de agenda opmaakt. Hij/zij leidt de vergaderingen en tekent, met de secretaris, de notulen, nadat deze door de leden c.q. het bestuur van de vereniging zijn vastgesteld. Hij/zij draagt zorg voor de stipte naleving van de statuten, alsmede van het huishoudelijk reglement. Bij zijn/haar afwezigheid wordt in onderling overleg een der aanwezige bestuursleden ter vervanging aangewezen. Artikel 7 De secretaris maakt notulen van de vergaderingen. Hij/zij houdt een lijst aan van de leden van het bestuur. Hij/zij verzorgt alle correspondentie, voor zover deze niet aan een ander bestuurslid is opgedragen. Hij/zij bewaart het archief, waarin alle ingekomen stukken worden opgeborgen en de afschriften van alle uitgaande stukken. Hij/zij schrijft op last van de voorzitter de vergaderingen één (1) week voor de vastgestelde datum uit onder toezending van een agenda. Aan het begin van elke vergadering worden de leden in de gelegenheid gesteld aanvullingen op, of wijzigingen van, de agenda voor te stellen, waarna deze wordt vastgesteld. Hij/zij ontwerpt het jaarverslag van de OV en legt dit aan het bestuur ter goedkeuring voor. De ingekomen stukken worden door hem/haar op de vergadering overlegd en desgewenst voorgelezen. Artikel 8 De penningmeester beheert namens het bestuur de financiën van de vereniging. Hij/zij int de gelden en doet, behoudens delegatie aan derden voor kleine dagelijkse uitgaven, de betalingen. Hij/zij draagt zorg voor een nauwkeurige boekhouding en ziet erop toe dat voor elke uitgave een bewijsstuk aanwezig is. Niet onmiddellijk benodigde gelden worden door 2 Huishoudelijk Reglement OV De Meerbrug

3 zijn/haar zorgen op een bankrekening gestort. Hij/zij is verplicht het bestuur te allen tijde inzage van kas en bescheiden te geven. Hij/zij ontwerpt de begroting voor het volgende schooljaar en dient deze tijdig voor ieder schooljaar bij de voorzitter in. Tevens dient hij/zij tijdig voor het einde van ieder schooljaar bij de voorzitter de rekening en de verantwoording in over het afgelopen schooljaar. Tevens laat hij/zij het dagelijks bestuur fiatteren bij een uitgave vanaf 200, -. Artikel 9 De overige bestuursleden van de OR participeren in de overige werkzaamheden, nemen deel in de werkgroepen en/of commissies en brengen verslag uit in de bestuursvergaderingen Artikel 10 Bestuursvergaderingen: De OR vergadert elke andere maand op dinsdagavond. Deze bestuursvergadering wordt voorbereid door het dagelijks bestuur. Ieder bestuurslid wordt geacht aanwezig te zijn bij de OR vergadering en indien men verhinderd is dient men zich af te melden bij de voorzitter. De bestuursvergaderingen zijn in principe openbaar, alle leden zijn welkom om de vergadering bij te wonen. Leden kunnen vooraf punten ter vergadering bij de voorzitter melden, en deze zullen worden behandeld bij de ingekomen stukken. Van de bestuursvergaderingen worden notulen gemaakt. Deze zijn ter inzage via de website. Artikel 11 Het dagelijks bestuur vergadert iedere maand op maandagavond. Deze vergadering is niet openbaar, en vindt idealiter plaats, samen met minstens twee (2) leden van het Team en minstens één (1) lid van de MR. In deze vergaderingen zal het dagelijks bestuur namens de OV, de MR en het Team van advies dienen over zaken die de ouders van de school aangaan. De beleidstechnische zaken die aan de orde komen zullen in de bestuursvergadering worden terug gekoppeld. Artikel 12 De ALV vindt eenmaal per jaar plaats, en de datum wordt tijdig en duidelijk, als zodanig via de website aan alle leden bekend gemaakt. Deze vergadering wordt voorbereid door het dagelijks bestuur, en wordt in de regel in de maand september gepland. Tijdens de ALV passeert het jaarverslag via de secretaris, de begroting via de penningmeester en de plannen voor het komende schooljaar via de voorzitter in combinatie met het Team. Artikel 13 Begroting en Aansprakelijkheid De voorzitter draagt er zorg voor dat de begroting voor het komende, en de rekening over het afgelopen schooljaar, zo spoedig mogelijk worden behandeld in een vergadering van het bestuur. Indien de leden geen afschrift van de begroting, van de rekening en van de 3 Huishoudelijk Reglement OV De Meerbrug

4 verantwoording wordt toegezonden, moeten zij ter plaatse in de gelegenheid worden gesteld deze stukken in te zien. Onverminderd de aansprakelijkheid van de overige leden van het bestuur, berust in het bijzonder bij de voorzitter, de secretaris en de penningmeester de verantwoordelijkheid voor de opstelling en tijdige verzending van alle daarvoor in aanmerking komende stukken aan de leden van de vereniging en het Team. Artikel 14 De werkgroepen Werkgroepen en commissies als bedoeld in de statuten worden door het bestuur ingesteld op eigen initiatief. Elke groep c.q. klas heeft een vertegenwoordigende werkgroep. a) De werkgroepen zullen van de opzet van het werkplan en van de voortgang van hun werkzaamheden periodiek verslag doen aan het bestuur, dat voor deze werkzaamheden de uiteindelijke verantwoording draagt. De secretaris voegt de verslagen toe aan het jaarverslag, dat op de ALV aan de leden wordt gepresenteerd. b) De werkgroepen vergaderen tenminste eenmaal per jaar, en deze vergaderingen zijn in principe openbaar. Van deze vergaderingen worden verslagen c.q. notulen gemaakt. Deze worden onder de leden van de werkgroep verspreid en er wordt een kopie aan de OR gezonden. c) De samenstelling van een werkgroep bestaat tenminste uit drie (3) personen: - Een coördinator vanuit de OV - Eventuele andere leden - Eventueel een Team lid Er wordt naar gestreefd dat er van elke werkgroep één (1) vertegenwoordiger plaats neemt in het bestuur van de OV. d) Wanneer een werkgroep een beroep doet op financiële middelen van de OV zal de penningmeester, voor zover de inkomsten dat toelaten, aan de werkgroepen de blijkens een aan hem voor te leggen begroting, de nodige financiën ter beschikking stellen. De financiële verantwoording van elke werkgroep ligt besloten binnen de begroting die aan het begin van het verenigingsjaar in de ALV is bepaald, en de hoogte van de contributie die beschikbaar is gesteld door het dagelijks bestuur. De beschikbare werkgroepgelden worden aan het begin van elk schooljaar persoonlijk aan de bewuste vertegenwoordiger uitgekeerd. Artikel 15 Stemming en stemprocedure De ALV, de OR, het dagelijks bestuur en de werkgroepen nemen in vergaderingen besluiten bij volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen, voor zover in de statuten of bij dit huishoudelijk reglement niet anders is bepaald. Stemming over zaken geschiedt als regel mondeling en stemming over personen geschiedt als regel schriftelijk. Blanco stemmen worden niet beschouwd als uitgebracht, Voor het geval bij verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid verkrijgt, wordt herstemd tussen de twee personen, die het grootste aantal stemmen op zich hebben verenigd. In buitengewone gevallen wordt door loting beslist. 4 Huishoudelijk Reglement OV De Meerbrug

5 Zowel de OR als het dagelijks bestuur kan geen besluiten nemen indien niet tenminste de helft van het aantal in functie zijnde leden van het betreffende orgaan aanwezig is. Op de, tijdens de ALV, te houden stemmingen kunnen alleen aanwezige leden invloed uitoefenen; stemmen bij volmacht is uitgesloten Artikel 16 De kascontrole commissie Tijdens de ALV verzoekt het bestuur aan tenminste twee (2) personen zich beschikbaar te stellen voor de financiële commissie. De leden van deze commissie maken geen deel uit van het bestuur, en blijven niet langer dan twee (2) jaar in deze functie. De commissie controleert de door de penningmeester beschikbaar gestelde financiële verantwoording. Op de dag van de handeling brengt deze financiële commissie verslag uit van haar bevindingen en doet aan de hand daarvan haar voorstel, dat al dan niet strekt tot een decharge van de penningmeester. De penningmeester is verplicht de financiële commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken. Artikel 17 Contributie Tijdens de laatste bestuursvergadering wordt op voorstel van de OR de hoogte en de besteding van de contributie voor het komende schooljaar vastgesteld. Dit wordt via de schoolgids, en de ALV aan de leden bekend gemaakt. Elk schooljaar zal in de schoolgids het bepaalde contributie bedrag (ook wel ouderbijdrage) en de opbouw daarvan worden uitgelegd. Het totale bedrag en dus het opgebouwde deel kan per schooljaar veranderen. In principe is ¾ deel bestemd voor activiteiten in het schooljaar + jaarlijkse schoolreis/kamp en ¼ deel wordt gezien als sparen voor eind-kamp en afscheid groep 8. Het gespaarde bedrag accumuleert dus tot het begrote bedrag per leerling voor deze uitgave in de laatste groep. Indien een kind vroegtijdig gedurende het verenigingsjaar, de school verlaat gelden de navolgende restituties: - bij tussentijds vertrek voor 1 januari het gespaarde deel (accumulatief) + jaarlijks schoolreis/kamp deel wordt gerestitueerd; - bij tussentijds vertrek na 1 januari wordtuitsluitend het gespaarde deel (accumulatief) Artikel 18 Commissies en Activiteiten Het doel van de OV en dus de commissies is de school ondersteunen bij activiteiten die worden georganiseerd, en het begeleiden daarvan. De commissies bestaan voor een deel uit leden en voor een deel uit leerkrachten van de school; het Team. De commissies werken volgens een werkplan dat is vastgelegd in een draaiboek. De activiteiten vallen over het algemeen onder te verdelen in drie groepen; 5 Huishoudelijk Reglement OV De Meerbrug

6 1. Organisatorisch 2. Huishoudelijk 3. Pedagogisch Binnen de structuur van de eerste groep vallen de commissies die zich toeleggen op de sport en spel-, de evenementen-, de feestdagen-, de verkeers- en de schoolreis organisatie. Binnen de structuur van de tweede groep vallen de schoonmaak, de luizen, de technische-, en PR zakelijke commissies. Binnen de laatste structuur vallen de commissies die zich bezig houden met het opzetten, bijhouden en faciliteren van de school-protocollen, en het signaleren van trends. De personele bezetting van al de verschillende commissies is op te vragen bij de secretaris van de OV. Artikel 19 Rooster dagelijks bestuur Als datum van aftreden van een dagelijks bestuurslid geldt de datum van de ALV. Het aftredende bestuurslid is verantwoordelijk voor een goede overdracht van zijn taken. Voor aftredende bestuursleden geldt het volgende rooster: Functie Aftreden na 1 jaar Aftreden na 2 jaar Aftreden na 3 jaar Voorzitter X Penningmeester X Secretaris X *Dit rooster gaat in vanaf schooljaar 2012 Artikel 20 Relatie tot de Medezeggenschapsraad Zowel de OR als ouders in de MR vertegenwoordigt de belangen van de ouders op de school. De OV hecht er dan ook zeer aan dat er goed wordt samengewerkt tussen de OR en de MR. Idealiter neemt één van de ouders uit de MR plaats in het dagelijks bestuur. Als dat niet gebeurt, zal er in elk geval regelmatig overleg gevoerd worden met de vertegenwoordigers van de ouders in de MR. De OR zal namens de OV desgewenst gevraagd of ongevraagd de MR van advies dienen over zaken die de ouders van de school aangaan. Artikel 21 Slotbepalingen 1. De OR waarborgt de Katholieke identiteit van haar vereniging. 2. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement dienen vastgesteld te worden in de ALV. Daarvoor is een gewone meerderheid voldoende. 3. In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement en de statuten niet voorzien beslist de OR. 6 Huishoudelijk Reglement OV De Meerbrug