Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Oudervereniging OBS de Merwedonk [4 november 2011]

2 Huishoudelijk reglement Oudervereniging O.B.S. De Merwedonk. Definities Artikel 1. Gewoon lid: alle ouders, voogden en verzorgers van de leerlingen die aan de school zijn ingeschreven; (zij zijn automatisch lid van de vereniging en hebben stemrecht, mits zij schriftelijk te kennen geven van lidmaatschap af te zien). Buitengewone leden: alle personeelsleden, directie van de school en bevoegd gezag (zij hebben een adviserende stem) De wet: Wet Medezeggenschap Onderwijs, Staatsblad 1992, 22 december, no Bestuursleden: vormen gezamenlijk de vertegenwoordiging van de Oudervereniging, heeft bevoegdheid namens de vereniging naar goeddunken te handelen, zoals bedoeld in de wet Medezeggenschapsraad: de medezeggenschapsraad als bedoeld in artikel 3 van de wet. Medezeggenschapsreglement: het medezeggenschapsreglement als bedoeld in artikel 14 van de wet. Bevoegd gezag: Openbaar Verenigd Onderwijs (O.V.O). Taken en bevoegdheden. Artikel 2. De Oudervereniging heeft tot taak: a. de bloei van de school te bevorderen (financieel, ondersteuning bij activiteiten/festiviteiten); b. te bevorderen dat de ouders zich voor de school interesseren; c. te bevorderen dat de ouders ondersteunende werkzaamheden voor de school kunnen verrichten; d. de belangen van de ouders te behartigen bij de medezeggenschapsraad, bij de schoolleiding en zo nodig bij het bevoegd gezag. Artikel 3. De Oudervereniging (in de persoon van het bestuur) is bevoegd: a. gevraagd of ongevraagd schriftelijk advies uit te brengen aan de medezeggenschapsraad over die zaken die de ouders in het bijzonder aangaan. De medezeggenschapsraad stelt op verzoek van de Oudervereniging het bevoegd gezag in kennis van zo n schriftelijk advies. Binnen drie maanden brengt het bevoegd gezag een schriftelijke, met redenen omklede reactie uit aan de medezeggenschapsraad; b. de vertegenwoordigers van de ouders in de medezeggenschapsraad te adviseren over hun stemgedrag ten aanzien van voorstellen van het bevoegd gezag; c. op te treden ter vertegenwoordiging van de ouders zonder dat hierdoor aan hun individuele rechten en verplichtingen tekort wordt gedaan. 1

3 Samenstelling, kandidaatstelling en wijze van verkiezing. Artikel Iedere ouder is bevoegd zichzelf kandidaat te stellen voor het bestuur van de Oudervereniging. 2. Het bestuur van de Oudervereniging stelt de ouders tenminste twee weken voor de verkiezingen schriftelijk op de hoogte van de datum waarop de verkiezingen van leden van het bestuur van de Oudervereniging zal plaatsvinden. De Oudervereniging maakt de ouders er op attent dat zij zich kandidaat kunnen stellen. 3. Het bestuur van de Oudervereniging bestaat uit maximaal 20 leden, die worden gekozen door alle ouders bij geheime stemming. De volgorde van de aantallen op de kandidaten uitgebrachte stemmen wijst aan wie gekozen zijn. Bij gelijk aantal stemmen beslist het lot. 4. De jaarlijkse verkiezing vindt zo snel mogelijk na aanvang van het schooljaar plaats en in ieder geval vóór 1 november. 5. Indien er net zoveel kandidaten als vacatures zijn, worden deze kandidaten geacht te zijn gekozen en wordt de verkiezing niet gehouden. Artikel Bestuursleden bij een jaarlijkse verkiezing gekozen, hebben zitting voor drie jaar. In tussentijdse vacatures wordt voorzien uiterlijk bij de eerstvolgende jaarlijkse verkiezingen. Degene die in een tussentijdse vacature wordt gekozen treedt in volgorde van aftreden in de plaats van degene die hij/zij opvolgt. 2. Elk jaar treden volgens een door het bestuur vast te stellen rooster enkele leden af. De aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar, indien zij op het tijdstip van verkiezingen behoren tot de ouders, met een maximum aaneensluitende zittingtermijn van 6 jaar. 3 Zodra bestuursleden niet langer tot de ouders behoren, treden zij af op de eerstvolgende vergadering van de Oudervereniging. 4. Indien men de helft van het aantal gehouden vergaderingen verzuimt zonder opgave van redenen wordt het lidmaatschap ongeldig verklaard en wordt in deze vacature voorzien (zie verder artikel 19). Artikel 6. Het bestuur kiest jaarlijks na de verkiezing uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, die samen het dagelijks bestuur vormen. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon zijn verenigd. Binnen het bestuur van de Oudervereniging worden plaatsvervangers aangewezen. Het dagelijks bestuur is voor haar doen en laten verantwoording schuldig aan de Oudervereniging. Het dagelijks bestuur staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer Artikel De voorzitter deelt de samenstelling van het bestuur binnen twee weken na de verkiezing mee aan alle leden van de Oudervereniging, de medezeggenschapsraad en aan het schoolteam. 2. Het bestuur van de Oudervereniging stelt de ouders in de gelegenheid kennis te nemen van 2

4 zijn samenstelling en werkzaamheden, via de wekelijkse nieuwsbrief en de Algemene Leden Vergadering (ALV) van de Oudervereniging. Werkwijze. Artikel Het bestuur van de Oudervereniging vergadert in beginsel in het openbaar. Indien er aanleiding toe bestaat kan de Oudervereniging de vergadering plaats laten vinden in beslotenheid. Dit als de helft van de bestuursleden het met dit besluit eens is. 2. Tot de vergadering van de Oudervereniging worden waarnemers toegelaten die zijn afgevaardigd door het team (2 leden). 3. Het bestuur streeft naar een optimale samenwerking met de medezeggenschapsraad, minimaal 2 maal per jaar wordt een MR lid uitgenodigd bij een vergadering van de Oudervereniging om onderwerpen toe te lichten en vragen te beantwoorden. De Oudervereniging stelt de medezeggenschapsraad in de gelegenheid om op de ALV het jaarverslag van de medezeggenschapsraad toe te lichten. Artikel 9. De voorzitter is belast met het bijeenroepen en de leiding der vergadering van de Oudervereniging. Hij/zij roept de leden tenminste 9 maal per jaar bijeen. Hij/zij is verplicht een zodanige bijeenkomst te beleggen wanneer tenminste éénderde van de leden hiertoe schriftelijk verzoekt. Deze bijeenkomst moet binnen veertien dagen na het verzoek plaatsvinden. Artikel 10. Het bestuur van de Oudervereniging heeft het recht schriftelijk of mondeling vragen te stellen aan de schoolleiding over de algemene gang van zaken met betrekking tot de school en aan elk der andere leerkrachten over het onderwijs in de betreffende groep. Van de laatstbedoelde vragen wordt vooraf schriftelijk of mondeling mededeling gedaan aan de schoolleiding. Toelichting Dit artikel geeft het bestuur van de Oudervereniging de mogelijkheid de belangen van de ouders naar de directie toe zo goed mogelijk te behartigen. Tevens biedt het een mogelijkheid de belangen van een individuele ouder en/of leerling te behartigen in geval van conflict met een leerkracht. Het is wel belangrijk deze bepaling zorgvuldig in te vullen. Het is zeker niet de bedoeling dat het bestuur van de Oudervereniging als een soort rechter gaat optreden in geval van conflicten. Het is daarom ook belangrijk in dergelijke gevallen vooraf met de directie te overleggen. Een bestuurslid op wie door een of meerdere ouders beroep wordt gedaan zal te allen tijde vooraf overleg hebben met de voorzitter, of bij diens/dier afwezigheid, een overig lid van het dagelijks bestuur alvorens enige actie te ondernemen. Artikel 11. De secretaris is belast met de correspondentie, het maken van de notulen van vergaderingen van het bestuur van de Oudervereniging, de ALV en de ouderavonden en met het beheer van het archief van de oudervereniging. Hij/zij geeft tenminste éénmaal per jaar schriftelijk verslag aan de ouders van de werkzaamheden het bestuur en de vereniging. 3

5 Artikel 12. De voorzitter en de secretaris tekenen de brieven die namens het bestuur en/of de Oudervereniging uitgaan. Artikel 13. De penningmeester maakt aan het einde van een zittingsjaar een financieel verslag en stelt de begroting voor het komend jaar op. Deze worden ter goedkeuring voorgelegd aan de medezeggenschapsraad. De penningmeester beheert de gelden, verkregen uit vrijwillige bijdragen van de ouders, alsmede verkregen uit andere bronnen (acties en sponsoring). Het bestuur is over het beheer hiervan verantwoording verschuldigd aan de medezeggenschapsraad en de ouders. De penningmeester geeft 1 maal per jaar een financieel overzicht aan de oudervereniging. Een kascontrolecommissie, bestaande uit twee leden (+ één reserve lid), controleert daarnaast één maal per jaar de bescheiden, betrekking hebbende op de inkomsten en uitgaven van deze gelden. De kascommissie brengt van haar bevindingen jaarlijks schriftelijk verslag uit aan de medezeggenschapsraad en aan de bezoekers van de ALV. Bij het in orde bevinden van de kas doet de kascommissie het voorstel om de penningmeester decharge te verlenen. Tevens is er de mogelijkheid voor de kascommissie om tussentijds controle(s) uit te voeren. Elk jaar treedt volgens een door het bestuur van de Oudervereniging op te maken rooster één lid van de kascommissie af. De aftredende is niet terstond herkiesbaar. De penningmeester doet 1x per jaar de kascontrole van de overblijf. Commissies. Artikel 14. Het bestuur van de Oudervereniging kan commissies instellen ten behoeve van de organisatie van activiteiten. In zo n commissie heeft tenminste één lid van het bestuur van de Oudervereniging zitting. De commissie werkt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Algemene Leden Vergadering (ALV). Artikel Tenminste 1 maal per jaar belegt het bestuur van de Oudervereniging een Algemene Leden Vergadering (ALV) voor alle ouders. 2. Het bestuur van de Oudervereniging belegt ook een ALV indien minstens 40% van de ouders schriftelijk daartoe de wens te kennen geven. De ALV wordt belegd binnen één maand nadat het verzoek is ontvangen. 3. Voor 1 november van elk schooljaar wordt de ALV gepland, waarin de verkiezingen gehouden worden, gewijd aan bespreking van het jaarverslag van het bestuur van de Oudervereniging. Artikel 16. De leiding van de ALV berust bij de voorzitter van het bestuur van de Oudervereniging. Hij/zij is bevoegd de leiding over te dragen aan anderen, wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Artikel De uitnodigingen, die tevens de agenda bevatten, worden tenminste twee weken voor de te houden ALV verzonden. 2. De ALV van de Oudervereniging zijn openbaar. 4

6 Toelichting De ALV zijn openbaar. Naast de ouders en de medezeggenschapsraad ontvangt in elk geval het aan de school verbonden personeel een uitnodiging. Tussentijds aftreden bestuur Oudervereniging. Artikel Wanneer tenminste de helft van het aantal bestuursleden daartoe besluit, treedt het bestuur in zijn geheel af. Een dergelijk besluit kan alleen genomen worden als het aftreden is opgevoerd als punt op de tevoren opgestelde agenda van de vergadering van de Oudervereniging en als een meerderheid van het aantal bestuursleden bij die vergadering aanwezig is. Is een meerderheid van het aantal leden niet opgekomen dan wordt een nieuwe vergadering belegd welke dient plaats te vinden op een tijdstip dat ligt tussen 2 en 3 weken na de datum van de eerste vergadering. Op de nieuwe vergadering kan het geagendeerde besluit worden genomen, ongeacht het aantal aanwezigen. 2. Het afgetreden bestuur benoemt een verkiezingscommissie, die zorg draagt voor verkiezingen voor een nieuw bestuur van de Oudervereniging. 3. De leden van het afgetreden bestuur zijn herkiesbaar, met inachtneming van artikel 5. Artikel Op schriftelijk verzoek van driekwart van het aantal bestuursleden van de Oudervereniging, wordt op de eerstvolgende ouderavond het tussentijds aftreden van een ouderverenigingslid voorgelegd. Het bedoelde bestuurslid treedt daadwerkelijk af indien de helft + 1 van de bestuursleden hiermee instemmen. 2. Het in het eerste lid bedoelde verzoek kan slechts door het bestuur worden gedaan, op grond van het feit dat de belanghebbende de werkzaamheden van het bestuur ernstig belemmert dan wel op grond van het feit dat de belanghebbende zich niet heeft gehouden aan de wettelijke geheimhoudingsplicht. 3. De belanghebbende wordt niet eerder tot aftreden gedwongen, dan nadat de belanghebbende in de gelegenheid is gesteld zich mondeling of schriftelijk te verweren. 4. Van het mondeling verweer wordt een verslag opgemaakt dat na voorlezing wordt ondertekend door hem/haar te wiens overstaan het verweer heeft plaatsgevonden en door de belanghebbende. Weigert de belanghebbende de ondertekening dan wordt daarvan, zo mogelijk met vermelding van redenen, melding gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt aan de belanghebbende uitgereikt. 5. Van de uiteindelijke beslissing wordt de belanghebbende onverwijld bij aangetekende brief in kennis gebracht. De beslissing is met redenen omkleed. Toelichting Het is moeilijk om in lid 1 van dit artikel nauwkeurig vast te leggen hoeveel bestuursleden uiteindelijk de beslissing moeten nemen dat één bestuurslid af moet treden. Deze mogelijkheid heeft het gevaar in zich dat de stem van de minderheid in het gedrang kan komen. Er moet dus heel zorgvuldig omgegaan worden met de invulling hiervan. Het is aan te raden om hier een bepaald percentage, bijvoorbeeld 90%, in te vullen. 5

7 Quorum. Artikel Een vergadering van het bestuur van de Oudervereniging kan slechts beslissingen nemen indien tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden is opgekomen 2. Wanneer het vereiste aantal bestuursleden niet is opgekomen, wordt een nieuwe vergadering belegd, met dien verstande dat er slechts vierentwintig uur hoeft te zitten tussen de uitnodiging voor de vergadering en het tijdstip van de vergadering. 3. Op deze laatste vergadering kunnen beslissingen worden genomen, ongeacht het aantal leden. Stemmingen. Artikel 21. Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd. Bij stemming over personen is artikel 4 lid 3 van toepassing. Besluiten over zaken worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen (de helft +1). Bij het bepalen van het aantal der uitgebrachte stemmen, wordt het aantal stemonthoudingen, dan wel het aantal blanco stemmen, niet meegeteld. Bij staking der stemmen is het voorstel verworpen. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Artikel 22. Intredende leden voor een functie in het dagelijks bestuur zullen een recent afschrift Verklaring Omtrent het Gedrag overleggen aan de zittende leden van het dagelijks bestuur voordat zij kunnen worden ingeschreven in het register KvK. Slotbepaling. Artikel 23. Dit reglement en de eventueel daarin aan te brengen wijzigingen worden op voorstel van het bestuur van oudervereniging, vastgesteld door de ouders op de ALV. Het vastgestelde reglement wordt ter kennis gebracht van bevoegd gezag, de schoolleiding en de medezeggenschapsraad. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur van de Oudervereniging. Aldus vastgesteld namens de ouders aanwezig op de ALV van de openbare basis school De Merwedonk schooljaar 2011/2012 Namens de oudervereniging: De voorzitter: (Jurjen Visser) De penningmeester: (Helene de Goeij) De secretaris: (Marjolein Vonk) 4 november