Jaarverslag secretaris SATURNA

Transcriptie

1 Jaarverslag secretaris SATURNA SATURNA Postbus 334, 1800 AH, Alkmaar 7 november 2017

2 Inhoudsopgave Inleiding... 2 SPOT... 2 Organisatie... 2 Bestuur SATURNA... 2 Verenigingsmanager... 3 Administratieve kracht... 3 Commissies... 3 Vrijwilligers... 3 Technisch kader... 4 Leden... 4 Sportaanbod... 4 Activiteiten... 4 Public Relations... 6 Sponsoring... 6 Diversen... 6 Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 1

3 Inleiding Dit is het jaarverslag secretaris van gymnastiekvereniging SATURNA. Dit verslag geeft, samen met de jaarrekening, een beeld van hoe SATURNA zich het afgelopen seizoen ontwikkeld heeft. SPOT Bij de start van seizoen zijn door het bestuur, trainers en vaste vrijwilligers van Saturna een 4-tal kernwaarden opgesteld die belangrijk zijn voor de identiteit van Saturna. Ze zijn terug te vinden in de letters SPOT: S: samen. Samen is al terug te vinden in onze naam Saturna: SAmen TURNen Alkmaar. Samen sporten is de basis van onze vereniging. En naast het sporten ook samen deelnemen aan de activiteiten van Saturna. Maar ook betrokkenheid bij elkaar komt terug in deze waarde. Saturna kan zich alleen ontwikkelen (als vereniging, turner, trainer, vrijwilliger) als we met elkaar samenwerken. P: plezier. Plezier is belangrijk voor Saturna bij alles wat we doen. Plezier trekt aan, verbindt, geeft energie en betekenis aan wat we doen, met en voor elkaar. Ongeacht wie je bent of wat je rol is. Met plezier slagen we beter in wat we willen bereiken. Heb je plezier in wat je doet, dan ben je oprecht betrokken, heb je doorzettingsvermogen en ontstaan verbindingen die blijvend zijn. Door plezier te brengen in het trainen en het organiseren van activiteiten ontstaat succes en welzijn. O: ontwikkeling. Ontwikkeling is een vanzelfsprekend onderdeel van Saturna. Al onze turners en turnsters ontwikkelen zich op sportief gebied, ieder op zijn eigen niveau. Maar ook als vereniging blijven we ontwikkelen: door trainers te begeleiden en op te leiden opdat zij nog beter turnsters en turners in staat stellen zich te ontwikkelen; organisatorisch ontwikkelen we ons als een lerende organisatie en gaan we mee in de maatschappelijke ontwikkelingen. Blijven ontwikkelen is ook delen: als je je kennis deelt met anderen, dan wordt iedereen beter en blijft Saturna zich ontwikkelen. T: trots. Trots staat voor trots zijn op onze vereniging, trainers, leden, vrijwilligers. We zijn trots op elkaar en op onszelf. Trots op wat we samen de afgelopen jaren hebben bereikt en waar we als vereniging vandaag de dag staan. Trots op de mogelijkheden en kansen die we met z n allen iedere dag opnieuw creëren en met beide handen aangrijpen. Als vereniging stralen we dat uit. Organisatie In deze paragraaf wordt achtereenvolgens teruggeblikt op het bestuur, de verenigingsmanager, de administratieve kracht, de vele commissies, vrijwilligers, het technisch kader en natuurlijk de leden. Verder is in dit jaarverslag aandacht voor het sportaanbod, de activiteiten, de accommodatie van SATURNA, de financiën, public relations, de sponsoring en wordt afgesloten met diverse andere zaken. Bestuur SATURNA Het bestuur van SATURNA bestond afgelopen seizoen uit de volgende personen: Voorzitter: Edwin Konijn Secretaris: Liesbeth Bruins Penningmeester: Martijn van t Veer Algemeen bestuurslid: Jan Willem Obbink Algemeen bestuurslid: Miquel Schumacher Algemeen bestuurslid: Elles Birza (afgetreden per 7 juni 2017) Algemeen bestuurslid: Fiona Doornbos (afgetreden per 7 juni 2017) Het afgelopen jaar is het voltallige bestuur om de 6 à 7 weken bij elkaar geweest. Daarnaast vergadert het dagelijks bestuur regelmatig om de dagelijkse gang van zaken en projecten op verschillende gebieden uit te werken en te monitoren. Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 2

4 Tijdens de voorjaarsvergadering namen we afscheid van algemeen bestuursleden Elles Birza en Fiona Doornbos. Verenigingsmanager Sanne van der Laan is onze verenigingsmanager voor 18 uur per week. Als verenigingsmanager is zij de spin in het web en houdt het overzicht over alle lopende zaken. Onderstaand volgt een globaal overzicht van de taken die zij uitvoert: Aanspreekpunt voor en communicatie naar o Leden en potentiële leden o o Trainers, commissies en het bestuur Externe partijen, zoals de KNGU, de gemeente Alkmaar, AlkmaarSport NV en SportKader. Overig o Ondersteuning commissies o Eerste aanspreekpunt voor administratieve kracht o Onderzoeken en opzetten van nieuw lesaanbod, workshops en evenementen o Diverse werkzaamheden op P&O gebied o Coördineren interne en externe opleidingen, zoals jurycursussen, trainersopleidingen, EHBO en bijscholingen voor het Opleidingscentrum van de KNGU o Toevoegen en aanpassen van gegevens in het systeem van de ledenadministratie o Voeren van trainer gesprekken en overleggen o Werkzaamheden website, nieuwsbrief en facebook o Promotiewerkzaamheden vereniging o Opzetten en coördineren van nieuwe initiatieven en inspelen op ontwikkelingen Administratieve kracht Harrie de Goede is onze administratieve kracht. Onderstaand volgt een globaal overzicht van de taken die hij uitvoert: Credit-taken zoals inboeken, klaarzetten factuurrun en betaalbestanden. Debet-taken zoals innen van de contributie van recreatie en selectie en het innen overige inkomsten. Debiteurenbeheer. Het afgelopen jaar zijn de administratieve processen geautomatiseerd en gestroomlijnd. Commissies Binnen Saturna bestaan er verschillende commissies. De activiteitencommissie heeft de verschillende activiteiten die verderop in dit verslag worden genoemd gecoördineerd of georganiseerd. De commissie informatie en communicatie geeft de public relations en sponsoring vorm. Op welke wijze dit is gebeurd wordt bij de hoofdstukken public relations en sponsoring verder toegelicht. De ledenadministratie zorgt voor een actueel ledenbestand en samen met de penningmeester en de administratieve kracht voor het innen van de contributie. De commissie accommodatie bespreekt met AlkmaarSport NV de zaalreserveringen en de materialen in de zalen. De commissie wedstrijdsport bestaat onder meer uit de contactpersonen van de selectie en de wedstrijdsecretariaten. Het bestuur is de structuur van de vereniging aan het herijken. Vrijwilligers SATURNA kan niet bestaan zonder vrijwilligers. Naast de vrijwilligerstaken in het bestuur en de verschillende commissies zijn er vele hand- en spandiensten te verrichten. De vereniging beoogt een continue verbetering van onder andere professionaliteit, positiviteit, deskundigheid en vernieuwing waardoor er meer betrokkenheid komt bij de vereniging. De activiteitencommissie en de verenigingsmanager hebben gedurende het seizoen steeds voldoende vrijwilligers weten te mobiliseren. Maar het aantal vrijwilligers blijft één van de kwetsbare punten binnen onze vereniging. Daarom is een werkgroep gestart om een vrijwilligersbeleid op te stellen dat in seizoen een actief vervolg krijgt. Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 3

5 Technisch kader SATURNA heeft goede trainers en hulptrainers die zich inzetten voor de (turn)sport. De leiding wordt betaald volgens de staffel van de KNGU. Deze is opgebouwd uit leeftijd, aantal jaren ervaring en de licenties die in het bezit zijn. In de voorjaarsvergadering 2017 is besloten dat trainers die meer per jaar verdienen dan de vrijwilligersregeling ( 1500=) een contract bij Sportkader Nederland krijgen aangeboden. Hiermee voldoet Saturna aan de regels van de belastingdienst. Door de stijging van de loonkosten die dit tot gevolg heeft, kan Saturna dit niet in één keer doorvoeren en zal voor het introduceren een periode van 5 jaar worden uitgetrokken. Opleiden en de kwaliteit van onze trainers vindt het bestuur belangrijk. Daarom wordt leiding gestimuleerd om opleidingen te volgen. Dit jaar is daarom een EHBO-cursus voor alle leiding georganiseerd. Sjors, Ivana, Kim en Dennis hebben hun niveau 3 diploma trainer turnen gehaald. Leden Bij de start van seizoen zijn we met 625 leden gestart (na opzeggingen, maar nog voor de nieuwe inschrijvingen). In de loop van het seizoen groeide dit ledenaantal gestaag naar 904 leden. Aan het einde van het seizoen liep het aantal leden, net als andere jaren, weer terug door de opzeggingen die altijd aan het einde van het seizoen worden gedaan. We starten dit nieuwe seizoen met 70 leden meer dan bij de start van vorig seizoen. Sportaanbod SATURNA biedt een breed scala van bewegingsvormen. De trainingsgroepen zijn zo opgebouwd dat alle leden van SATURNA op eigen niveau kunnen bewegen en zich kunnen ontwikkelen. Het afgelopen jaar is goed gekeken waar er vraag was naar extra lessen en deze zijn bij de start van het nieuwe seizoen of gedurende het seizoen opgestart. Helaas hebben we ook niet goed lopende groepen stop moeten zetten. SATURNA bood vanaf de start van het seizoen de volgende bewegingsvormen aan: Ouder- & kindgym, Turnen voor kinderen, dames en heren, Recreatie Plus, Gymfit, Yoga, Musicallessen, Selectieturnen, Acrogym, Freerunning en HipHop. Aan het begin van het seizoen is er gekeken of er interesse was voor een demonstratiegroep. Na een positief ontvangen workshop is deze groep opgenomen in het vaste aanbod van Saturna. Saturna draagt het keurmerk Nijntje Beweegdiploma. In januari en april hebben kinderen geturnd voor dit diploma. Daarnaast worden er door Saturna workshops gegeven voor onder andere kinderdagverblijf Rollebol, diverse basisscholen en scholengemeenschap Willem Blaeu. Ten slotte is vermeldenswaardig dat de selectiegroepen wederom een zeer goed seizoen hebben gedraaid. Er zijn vele medailles gewonnen met zelfs Nederlandse kampioenen bij de heren (meerkamp en verschillende toestellen). Activiteiten Naast de bovenstaande reguliere lessen biedt SATURNA ook leuke, educatieve en sportieve activiteiten aan. De volgende activiteiten hebben het afgelopen jaar op de agenda gestaan: De Kick-off, een evenement voor technisch- en bestuurlijk kader en overige vrijwilligers. Dit seizoen stond de kick-off in het teken van Saturna 2.0 met een workshop van Wendy Roozendaal, sportpsychologe. De vriendjes- en vriendinnetjesweek werd weer in september georganiseerd. Op het Beweegplein in oktober hebben veel kinderen genoten van de verschillende onderdelen van de turnsport. Het sinterklaasfeest voor de leeftijd 4-8 jaar met s avonds de sinterklaasdisco met thema 1001 nacht voor de leeftijd 9-14 jaar. En in veel recreatielessen werd aan Pietengym gedaan. De voor het eerst georganiseerde 'kerstborrel' was erg gezellig. Met lekkere glühwijn, warme chocomel en natuurlijk kerstkransjes kwamen we al helemaal in de sfeer van de feestdagen! Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 4

6 Met als thema Saturna Night Fever werd begin januari de 40+ dansavond georganiseerd; een gezellige avond met een dansje, hapje en drankje. De springwedstrijd voor de recreatie waar werd getoond wat de turn(st)ers hadden geleerd op de trampoline, kast en lange mat. In februari werd de ouderweek georganiseerd. Vele ouders kwamen mee naar de les van hun zoon of dochter om mee te sporten. De kleutermiddag, een gezellige middag met (turn)spelletjes voor onze jongste leden. De onderlinge wedstrijden voor de recreatie in mei met mooie demonstraties van de demonstratiegroep. De onderlinge wedstrijden voor de voorbereidingsgroepen van de damesselectie waarbij de turnsters alvast wat konden wennen aan het meedoen aan wedstrijden. De jaarlijkse afsluiting van het seizoen bij speeltuin de OKB voor de jongste leden viel helaas in het water door het slechte weer, maar verschillende (volwassen) groepen en de selecties hebben het seizoen sportief afgesloten met onder andere kanoën door de Alkmaarse grachten. In de zomervakantie zijn 24 turn(st)ers tussen de 6 en 18 jaar en 3 (externe) begeleiders meegegaan op het zomerkamp van de KNGU. Gedurende het jaar zijn er diverse talentendagen georganiseerd om nieuwe turntalenten te scouten voor de acro-, dames- en herenselectie. Daarnaast heeft Saturna meegedaan aan diverse sportinstuiven die door AlkmaarSport gedurende het hele jaar werden georganiseerd. Sfeerimpressie van een aantal activiteiten. Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 5

7 Accommodatie De gymzalen waar SATURNA gebruik van maakt zijn over heel Alkmaar verdeeld. Er wordt vooral gebruik gemaakt van de zogenaamde gewone gymzalen van scholen. Daarnaast trainen de selectiegroepen, de freerunners en verschillende recreatiegroepen in de turnhal in sportcomplex de Meent. Public Relations Zowel interne als externe communicatie is belangrijk. Voor beide vormen is de website, en daaraan gekoppeld de facebookpagina, heel belangrijk. Het afgelopen jaar is het aantal vind-ik-leuks van onze facebookpagina gestegen van 597 tot 715 volgers. Web7, de web omgeving voor ledenadministratie is het afgelopen seizoen verder ontwikkeld. Naast de mogelijkheid om digitaal in te schrijven heeft elk lid nu een digitaal account en worden de facturen digitaal verstuurd. Er zijn het afgelopen jaar 6 nieuwsbrieven via naar de leden gestuurd. Gedurende het seizoen zijn zo n 5000 flyers verspreid in Alkmaar om de aandacht op onze vereniging te vestigen en stonden er artikelen van Saturna in de regionale krant en het tijdschrift Dichterbij van de Rabobank. Artikel in tijdschrift 'Dichterbij' van de Rabobank Sponsoring Er is meegedaan met de Grote Clubactie en de Jeugdclubsponsoractie van het filiaal van de Deen in winkelcentrum De Mare. In juni fietsten een aantal leden mee met de Rabobank fietstocht en haalden hiermee geld op voor de clubkas. Daarnaast neemt Saturna deel aan Sponsorkliks. Saturna ontvangt een bijdrage als er online iets wordt gekocht via de link op onze website. Daarnaast heeft Saturna weer een hoofdsponsor, Hypnose Instituut Nederland, en hebben we vijf bedrijfsvrienden, twee goede vrienden en drie vrienden. Diversen Saturna is erkend leerbedrijf van het SBB (Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven). Deze erkenning is dit seizoen wederom verlengd met 4 jaar. Daarnaast is ook het certificaat Nijntje Beweegdiploma verlengd. Op verzoek van de bouwer van het mooie sportcomplex De Meent zijn er foto s gemaakt van het gebouw in gebruik, dus ook van de turnzaal. Ook dit seizoen hebben we weer binnen de vereniging twee Helden van Alkmaar. Deze onderscheiding werd door het college van Alkmaar uitgereikt aan zo n 100 Alkmaarse vrijwilligers waaronder Ralph Meendering en Miquel Schumacher als dank voor hun inzet voor de lokale samenleving. Leden van de selectie waren ter ondersteuning van de oefening van Epke Zonderland en Tim Douwsma aanwezig bij de Marathon tegen Kanker in Alkmaar, een tv-show gemaakt door KWF en AVROTROS. Bodhi, één van de turners van de herenselectie, bleef tijdens een challenge tijdens Fantastic Gymnastics NK minuten en 34 seconden in de ringen hangen en won hiermee een cheque van maar liefst 250 euro die door Saturna bij Janssen en Fritsen besteed kan worden. Eén van de foto's die is gemaakt van de turnhal voor de bouwer van De Meent. Deelname aan Marathon tegen Kanker. Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 6

8 Tijdens Alkmaar Danst in juni heeft de demonstratiegroep verschillende keren opgetreden in het centrum van Alkmaar. Ons erelid Lien Bieman heeft een geweldige prijs in de wacht gesleept voor Saturna! Ze heeft een lieve brief geschreven naar Lidl voor de actie 'Lidl helpt lokaal' en werd uitgekozen uit de vele inzendingen. Het afgelopen seizoen is een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met AlkmaarSport tot stand gekomen voor onze diverse sportlocaties in Alkmaar, waaronder natuurlijk de turnhal in de Meent. Hierdoor kan Saturna de breedte sport in de gehele gemeente blijven aanbieden en kunnen talenten zich verder ontwikkelen in de Meent. Lien Bieman neemt de prijs in ontvangst in het bijzijn van haar familie, de voorzitter en de verenigingsmanager. Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 7