JAARVERSLAG 2013 ROC MIDDEN NEDERLAND BESTUURSVERSLAG

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2013 ROC MIDDEN NEDERLAND BESTUURSVERSLAG

2

3 ROC MIDDEN NEDERLAND JAARVERSLAG 2013

4 COLOFON Uitgave Vormgeving Eindredactie Drukwerk ROC Midden Nederland, Utrecht peer&dedigitalesupermarkt, Utrecht Dienst Marketing & Communicatie dedigitaledrukker, Eindhoven juni 2014 Wilt u reageren op ons jaarverslag? ROC Midden Nederland t.a.v. College van Bestuur Bestuursbureau Postbus GB Utrecht (030) m.hoekert@rocmn.nl Disclaimer Dit jaarverslag is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Aan de inhoud ervan kunnen echter op geen enkele wijze rechten of aanspraken worden ontleend. Dit geldt zowel voor de teksten als de beelden die u in deze uitgave aantreft.

5 JAARVERSLAG 2013 INHOUDSOPGAVE BESTUURSVERSLAG HOOFDSTUK 1 - VOORWOORD VAN HET COLLEGE VAN BESTUUR HOOFDSTUK 2 - BERICHT VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Inleiding Organisatie van de Raad van Toezicht Governance en ontwikkeling van het toezicht Hoofdpunten van bespreking in Vanuit de Commissies van de Raad van Toezicht De Financiële Commissie De Onderwijscommissie De P&O-commissie Gesprekken 'dieper' in de organisatie en werkbezoeken Contact met medezeggenschap/or Beoordeling CvB-leden Opvolging voorzitter RvT en nieuw lid HOOFDSTUK 3 - BERICHT VAN DE ONDERNEMINGSRAAD Verkiezingen Scholing Samenwerking Voortgang van de participatieve medezeggenschap Achterban Belangrijke thema s in Leden OR HOOFDSTUK 4 - VISIE, MISSIE EN KERNWAARDEN VAN ROC MN HOOFDSTUK 5 - VOORTGANG STRATEGISCH PLAN FOCUS ROC Midden Nederland op weg naar Prioriteiten voor de jaren Uitwerking koers richting HOOFDSTUK 6 - KWALITEIT VAN HET ONDERWIJS Aantal studenten (MBO) Resultaten: Kwaliteitskaarten Opbrengsten/diplomarendement Voortijdig schoolverlaten ROC Midden Nederland Aantal Voortijdig Schoolverlaters Waardering door studenten Vergelijking resultaten per thema eigen onderzoek 2011 en Resultaten onderzoek tevredenheid en betrokkenheid leerbedrijven ROC Midden Nederland Klachten: Monitor klachtenmanagement Kwaliteitsbeoordeling Inspectie: Maatregelen na beoordeling door inspectie Aanpak Focus op Vakmanschap (FoV) Voortgang in Internationalisering

6 HOOFDSTUK 7 - ORGANISATIE VAN KLEINSCHALIGHEID, EFFECTIEVERE EN EFFICIËNTERE BEDRIJFSVOERING EN EEN GEZONDERE FINANCIËLE POSITIE Investeren in de organisatie en processen Platte organisatiestructuur met regionale oriëntatie Eigenheid binnen kaders Ondersteunende diensten FLOW: Optimalisatie van ondersteunende processen Duurzaamheid Profiel van de instelling Locaties Juridische structuur Financieel perspectief Realisatie Begroting Financiële kengetallen HOOFDSTUK 8 - STERKERE MARKTPOSITIE, MET BETERE AANSLUITING BIJ DE STUDENT, HET BEROEPENVELD EN DE MAATSCHAPPIJ HOOFDSTUK 9 - KLANTGERICHTE ORGANISATIE EN COMPETENTERE MEDEWERKERS Realiseren van een passende formatie Terugbrengen van formatie en loonkosten Verhoging van de productiviteit Flexibiliteit en mobiliteit stimuleren Professionalisering Beleid professionalisering Organisatie en uitvoering Salarismix en medewerkers met een master Programma Leiderschapsontwikkeling Opleiden in de School erkend in kwaliteit van opleidingstraject Realiseren van hoge medewerkersmotivatie en -betrokkenheid Taakbeleid Medewerkersonderzoek Overige personele en organisatieontwikkelingen in Feiten en cijfers Formatie totaal Verhouding aantal medewerkers in vaste/tijdelijke dienst Ziekteverzuim Formatie: verhouding man vrouw Formatie: verhouding voltijd/deeltijd Medewerkers in en uit dienst Lengte dienstverband Leeftijdsopbouw Mannen en vrouwen in leidinggevende functies HOOFDSTUK 10 - CONTINUÏTEITSPARAGRAAF Kwalitatief deel Kwalitatief deel Meerjarenbegroting en -balans HOOFDSTUK 11 - GOVERNANCE, HELDERHEID EN BEVOEGD GEZAG Governance, Risicomanagement en Helderheid Planning en Controlcyclus Risicomanagement Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

7 4. Rekenschap en Helderheid Beleid en uitvoering Verklaring bevoegd gezag Samenstelling van het College van Bestuur in HOOFDSTUK 12 - DE MBO COLLEGES VAN ROC MIDDEN NEDERLAND HOOFDSTUK 13 - HET VAVO LYCEUM, PARTICIPATIEOPLEIDINGEN EN BEDRIJFSOPLEIDINGEN HOOFDSTUK 14 - BIJLAGEN BESTUURSVERSLAG Commissie Schutte ( Helderheid ) Stand van zaken resultaten interne controle ROC Midden Nederland Samenwerkingspartners Mutaties Huisvesting ICT projecten Resultaten uitvoering Stagebox Reflectieverslag van Project Taal en Rekenen

8

9 JAARVERSLAG 2013 BESTUURSVERSLAG

10 8 Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

11 hoofdstuk 1 BESTUURSVERSLAG voorwoord van het COLLege van Bestuur In dit Geïntegreerd Jaardocument 2013 van ROC Midden Nederland leggen we als College van Bestuur verantwoording af over de resultaten die in 2013 zijn behaald. In dit voorwoord blikken we graag terug op het jaar 2013, maar ook vooruit naar de komende jaren. We benoemen hieronder daarom ook enkele uitdagingen voor deze jaren. terugblik op 2013 Het CvB heeft zich begin 2013 de vraag gesteld welke lessen te trekken zijn en welke verbeteringen gerealiseerd dienen te worden ten opzichte van de resultaten Op basis hiervan zijn een aantal (beleids)prioriteiten geformuleerd (volgend vanuit het strategische plan Focus 2014). Deze prioriteiten hebben in 2013 centraal gestaan. In dit voorwoord willen we als CvB hier kort op relecteren. In dit verslag wordt uitgebreid ingegaan op de voortgang op bovengenoemde prioriteiten. De uitwerking van de belangrijkste prioriteiten was als volgt: Herinrichting van het onderwijs op basis van de maatregelen Focus op Vakmanschap: het jaar 2013 heeft in het teken gestaan van de voorbereiding richting implementatie van de maatregelen FoV (per augustus 2014). Deze maatregelen hebben impact op het primair proces alsmede op de ondersteuning daarvan. Daarom is deze voorbereiding integraal aangepakt, zowel vanuit oogpunt van onderwijs, als ten aanzien van de inanciële, personele en facilitaire impact. Ook heeft het geleid tot keuzes ten aanzien van portfolio wat binnen de colleges wordt aangeboden. Verdere ontwikkeling van de colleges (kleinschaligheid) en de ondersteunende diensten (nabijheid bij primair proces): Nadat we in 2011 zijn gestart met het collegeconcept, is hieraan in 2012 en 2013 verder vorm gegeven. Dit wil zeggen dat de colleges steeds meer hun identiteit hebben bepaald en dit uitdragen naar binnen en buiten. Ook in de huisvesting heeft dit steeds meer vorm gekregen. Voor de diensten betekent het (nog) meer aansluiten bij het primair proces, in nabijheid bij het onderwijs. Ook is binnen verschillende colleges en diensten vorm en inhoud gegeven aan de (college-speciieke) lading van de vier ROC MN-kernwaarden. Kwaliteit van onderwijs (bijvoorbeeld kijkend naar indicatoren als JOB-enquête, diploma- en jaarresultaat en VSV): in de gesprekken tussen CvB en college-directeuren is dit een terugkerend thema. Ook staat de voortgang op dit thema centraal in de PDCA-cyclus. Bestuursverslag 9

12 Professionalisering en strategisch personeelsbeleid: Professionalisering van medewerkers en management heeft in 2013 wederom veel aandacht gekregen. Daarnaast is ook op meer beleidsmatige manier nagedacht over het personeelsbeleid voor de langere termijn. Financiële stabiliteit, in samenhang met mobiliteit en formatiereductie: op het bevorderen van inanciële stabiliteit is extra sturing gezet, met name ten aanzien van het reduceren van formatiekosten (zoals reeds is aangevangen eind 2012). Dit heeft geresulteerd in mobiliteit binnen de organisatie, een verlaging van de lasten en een stijging van de productiviteit. Externe agenda: na jaren van meer intern gericht zijn (bijvoorbeeld wegens de reorganisaties) heeft het CvB de afgelopen twee jaar fors ingezet op buiten naar binnen halen. Hierbij is de verbinding met bedrijfsleven, instellingen, overige MBO-instellingen en VO en HBO in de regio aangehaald. Voorbeelden hiervan zijn het overleg met alle MBO s in de regio wat op initiatief van ROC MN is gestart en de vertegenwoordiging van ROC MN in de EBU (Economic Board Utrecht). Huisvesting: het strategisch huisvestingsplan is gerealiseerd en heeft geresulteerd in een aanzienlijke verlaging van het aantal locaties, m 2 en de bijbehorende kosten. In 2013 is zo wederom een stap gezet in de realisatie van ons strategisch plan Focus Met nog een kalenderjaar te gaan in de planningsperiode van deze strategie zijn nog niet alle doelen behaald. Er zijn echter wel goede stappen gezet welke de basis leggen en randvoorwaarden invullen om verder te werken aan de kwaliteit van onderwijs. doorkijk naar 2014 en verder Zoals gemeld hebben we ten aanzien van de inanciële situatie het afgelopen jaar goede stappen kunnen zetten. Aan de lange termijn (inanciële) stabiliteit wordt ook de komende jaren verder gewerkt. Voor de MBO-colleges dienen we aanhoudend en planmatig in 2014 en 2015 te werken aan eficiency en effectiviteit van onze bedrijfsvoering en onderwijslogistieke processen. Digitalisering van onze processen, ontzorgen van de docent en een eficiëntere wijze van organiseren van nabijheid van onze diensten bij het primair proces moet resulteren in een verdere verlaging van de kosten van onze secundaire en tertiaire processen. Onze ambitie is dat onze colleges (en onderliggende afdelingen) een kwaliteitsniveau realiseren boven het gemiddelde van de markt. Belangrijke kwaliteits- en professionaliteitscriteria zijn: studiesucces (jaar- en diplomarendement), tevredenheid van studenten (JOB-enquête), lage uitval studenten (VSV), voldoen aan alle kwaliteitsindicatoren van de inspectie, en de tevredenheid van medewerkers (MTO). Het object van sturing en coaching door het CvB zal zich nog beter dienen te richten op de realisatie van de integrale jaarplannen van de afdelingen. De plannings- en controlcyclus zal daarvoor nog doelmatiger moeten worden uitgevoerd in combinatie met het goede en indringende gesprek tussen CvB, collegedirecteuren en de MT s van de colleges. 10 Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

13 In de P&O-portefeuille professionaliseren we verder richting modern werkgever- en werknemerschap. Dat veronderstelt ook het goede en tijdige participatieve gesprek tussen CvB en Ondernemingsraad. Operationaliseren van gewenst beleid dient nog professioneler en in hoger tempo voorafgegaan te worden door een proces van zorgvuldige beleidsinitiatie en ontwikkeling, waar nodig ook in tijdige dialoog met onze medewerkers. Tijdigheid, helderheid, eenvoud en betrokkenheid zijn hierbij centrale thema s welke we ook voorop stellen in de ontwikkeling van onze langetermijnstrategie (als vervolg op het lopende plan Focus 2014). Wij willen ons onderscheiden door een portfolio van opleidingen dat arbeidsmarktrelevant is. Dat kan alleen door vanuit een betere externe oriëntatie de relaties met bedrijven (ook het MKB) en andere organisaties te versterken bijvoorbeeld met betrekking tot de communicatie en betrokkenheid van BPV-bedrijven en BBL-partners. We willen verbinden en meerwaarde toevoegen in de regio. We dienen daartoe ook de samenwerking met de andere MBO-instellingen in de regio verder te intensiveren. Gezamenlijk hebben we de opdracht om versnippering van opleidingen en forse veranderingen in de arbeidsmarkt (bijv. in de BBL) om te zetten naar solide, arbeidsmarktrelevante opleidingen. We kunnen deze uitdagingen alleen in gezamenlijkheid het hoofd bieden, samen met andere MBO-instellingen, maar ook in aansluiting met bedrijven, VO en HBO. In 2014 zijn hiertoe reeds stappen gezet in het tot stand brengen van een gezamenlijke visie voor de regio, mede in de context van de richting zoals uitgezet door de EBU en de gezamenlijke aanvraag MBO Fonds. Ook op andere gebieden (bijv. in afstemming over het portfolio en Focus op Vakmanschap) zullen we meer en meer de handen ineen moeten slaan. In 2014 zal hieraan meer concreet vorm worden gegeven. tot slot We willen op deze plaats graag onze waardering uitspreken richting onze medewerkers: zij zetten zich elke dag in voor de uitvoering van onze missie: kwalitatief goed onderwijs voor onze studenten. We willen daarvoor graag onze dank uitspreken! Het College van Bestuur van ROC Midden Nederland. Dhr. mr. L.K. (Leonard) Geluk (voorzitter tot ) Mevr. drs. W.J.M. (Hermien) Hendrikx (lid CvB) Dhr. mr. H.J. (Kees) Rutten (waarnemend voorzitter vanaf , hiervoor lid CvB) Utrecht, juni 2014 Bestuursverslag 11

14 hoofdstuk 2 BESTUURSVERSLAG BeriCht van de raad van toezicht inleiding Vanuit de maatschappelijke doelstellingen en de daarmee verbonden onderwijsdoelstellingen van ROC Midden Nederland ziet de Raad van Toezicht (RvT) toe op het beleid van het College van Bestuur (CvB) en de uitvoering ervan. Dat toezicht vindt integraal plaats: alle aspecten van de organisatie worden daarin meegenomen. Conform de statuten wordt een aantal documenten goedgekeurd, waaronder het strategisch plan van het CvB, het investeringsplan, de jaarrekening en de begroting. De Raad laat zich door het CvB hoogfrequent en uitgebreid informeren over de interne en externe ontwikkelingen die van belang zijn voor ROC MN. In het Bestuursreglement en in de Statuten staat (onder meer) beschreven hoe RvT- en CvB-leden worden benoemd en voor welke termijn, welke de taken zijn van RvT en CvB, wat de werkwijze is en welke zaken door het CvB worden voorgelegd aan de RvT. In 2013 hebben zes overleggen tussen RvT en CvB plaatsgevonden (vijf maal een regulier overleg en eenmaal een bijeenkomst over strategie), naast de gesprekken in de verschillende commissies die onder de Raad vallen. Met name in deze commissies komt de adviesrol van de Raad tot uiting. Daarnaast vindt ook structureel overleg plaats tussen de voorzitters van de RvT en het CvB. De RvT evalueert jaarlijks het eigen functioneren en ziet erop toe dat de benodigde competenties aanwezig zijn. De resultaten worden gearchiveerd door de voorzitter. 12 Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

15 1. Organisatie van de raad van toezicht De Raad van Toezicht van ROC MN kent, naast de gehele raad, drie commissies die meer in detail ingaan op de onderwerpen binnen het aandachtsgebied van de betreffende commissie. Bij deze overleggen zijn, naast de leden vanuit de raad, verder aanwezig: de portefeuillehouder vanuit het CvB, de betreffende dienstdirecteur(en) en eventuele andere medewerkers van ROC MN. De secretaris van het CvB vervult ook de functie als secretaris van de RvT. In het vervolg van dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op elk van de commissies. 2. governance en ontwikkeling van het toezicht De Raad werkt conform de Governancecode van de sector ( Goed bestuur in de bve-sector 1 ). In de vergadering van november 2012 is ook de evaluatie besproken van deze code. De acties die op basis hiervan zijn afgesproken, zijn in 2013 gerealiseerd. De voornaamste veranderingen betroffen een uitgebreidere verantwoording in het geïntegreerd jaardocument 2013 en het opzetten van werkbezoeken om dieper in de organisatie inzicht te krijgen. Tijdens de vergadering van december 2013 heeft de Raad het voorstel voor de nieuwe Governancecode (Branchecode goed bestuur in het mbo) besproken en hierop positief geadviseerd. Begin 2014 is deze code door de algemene ledenvergadering van de MBO-raad aangenomen. De code zal per augustus 2014 in werking treden. De Raad heeft geconstateerd dat aan enkele punten nog niet wordt voldaan. Deze zullen in 2014 worden opgepakt. Het gaat bijvoorbeeld om de vormgeving van de maatschappelijke dialoog. De leden van de RvT ontvangen een honorering conform de sectorbrede honoreringsregeling 2. Gedurende het hele jaar heeft minstens één lid van de Raad (meestal dhr. Van Eijkern) deelgenomen aan het Landelijk Platform voor leden van Raden van Toezicht MBO. 3. hoofdpunten van bespreking in 2013 Focus op Onderwijs In 2013 is binnen de RvT (bijvoorbeeld middels de Onderwijs Commissie) veel aandacht geweest voor onderwijs in het algemeen en de kwaliteit van onderwijs in het bijzonder. Hierbij is Focus op Onderwijs (i.e. de manier waarop ROC MN het actieplan Focus op Vakmanschap (FoV) gaat invoeren) veelvuldig aan de orde geweest. Middels het masterplan Focus op Onderwijs heeft het CvB inzicht gegeven in de manier waarop FoV zal worden ingevoerd binnen de organisatie. ROC MN heeft daarmee een eigen intern toetsingskader ontwikkeld voor onderwijskwaliteit en voert interne visitaties uit. De RvT vindt de voorgestelde aanpak robuust, maar ook ambitieus. Een strakke regie hierop zal daarom nodig zijn om grip te kunnen blijven houden op de implementatie. De Raad is het eens met de aanpak van het CvB welke zich richt op het gereed zijn voor de invoering van de FoV-maatregelen per augustus Vanaf de start van schooljaar 2014/2015 zal worden voldaan aan de wettelijke eisen zoals gesteld vanuit FoV. De Raad heeft hierbij het belang benadrukt van het betrekken van de organisatie bij de voorbereiding voor deze invoering. Daarnaast is met het CvB gesproken over de toekomst van de entree-opleidingen en de onderwijsresultaten zoals diplomarendement, jaarresultaat en voortijdig schoolverlaten. Financiële stabiliteit Eén van de doelen uit ons strategisch plan Focus 2014 is een duurzame en gezonde inanciële positie. Niet alleen in de Financiële Commissie, maar ook in de reguliere RvT-overleggen is dit een terugkerend onderwerp geweest. De Raad beoordeelt de stabiliteit van ROC Midden Nederland op basis van de gestelde KPI s, zoals deze zijn geformuleerd in Focus 2014, en van de geldende brancheratio s voor onder meer solvabiliteit en liquiditeit. Hierbij heeft de Raad steeds aangedrongen op het werken vanuit het meerjarig perspectief, op de begrotingsdiscipline en het prudent omgaan met investeringen. In 2013 heeft de Raad nauwgezet de ontwikkelingen gevolgd ten aanzien van de liquiditeit van de instelling Bestuursverslag 13

16 Personeelsformatie en mobiliteit Vanaf november 2012 is een proces ingezet voor reductie van de formatie, zonder gedwongen ontslagen. Een van de maatregelen in dit kader was mobiliteit binnen de organisatie. Bij sommige colleges was er sprake van overformatie, terwijl op andere plekken binnen de organisatie vacatureruimte bestond. De Raad heeft zich frequent laten informeren zowel over de aanpak als over de voortgang van de genomen maatregelen. 4. vanuit de Commissies van de raad van toezicht de Financiële Commissie Vanuit de Raad hebben de heren Van Eijkern en Beekers zitting in de Financiële Commissie. Het overleg in de Financiële Commissie heeft in 2013 vijf maal plaatsgevonden. Bij sommige overleggen is, naast de vertegenwoordiging vanuit ROC MN, ook een vertegenwoordiging van accountant 3 PwC aanwezig geweest. Terugkerende agendapunten waren de financiële ontwikkelingen en stand van zaken, middels de maandrapportages, alsook de kaderbrief, de begroting en de jaarrekening. Na een positief advies van de Financiële Commissie heeft de Raad de jaarrekening 4 goedgekeurd. Daarnaast is ook meerdere malen gesproken over de financiële meerjarenplanning, investeringsbegroting, de voorzieningen, de ontwikkeling van de liquiditeit en het huisvestingsplan Ook de managementletter, zoals opgesteld door de accountant, is besproken in de Financiële Commissie. Middels de Financiële Commissie houdt de Raad stevig de vinger aan de pols wat betreft het financiële beleid van ROC MN en keuzes die binnen de organisatie worden gemaakt met substantiële financiële gevolgen. Eind 2013 heeft de financiële commissie kunnen concluderen dat er aanzienlijke stappen zijn gezet in het versterken van de financiële stabiliteit. de Onderwijscommissie Vanuit de Raad heeft de heer Van Hout zitting in de Onderwijscommissie. Deze commissie is in 2013 zes maal bijeengekomen. Elk van deze bijeenkomsten had een specifiek thema, waarover aan de hand van presentaties en beleidsstukken is doorgepraat. In 2013 zijn (o.a.) de volgende thema s aan de orde geweest: - Focus op Onderwijs, (i.e. de implementatie van Focus op Vakmanschap binnen ROC MN, inclusief beleid Toelating en Entree-opleidingen) - Bespreking van het Inspectierapport Staat van de Instelling - Examinering - Toetsingskader kwaliteit - Reorganisatie dienst Onderwijs & Innovatie - Loopbaanbegeleiding binnen ROC MN Door de bijeenkomsten van de Onderwijscommissie heeft de Raad het interne toezicht op onderwijskwaliteit verder versterkt en de informatieverwerving verbeterd. de p&o-commissie Vanuit de Raad heeft mevrouw Monissen zitting in de P&O-commissie. Deze commissie is in 2013 niet bijeengekomen. Het onderwerp P&O is wel structureel geagendeerd op de overleggen tussen RvT en CvB. 3 De accountant is ook aanwezig geweest bij de vergadering van de RvT waarin is gesproken over de jaarrekening en de managementletter. 4 De jaarrekening van de Holding ROC Midden Nederland contractactiviteiten B.V is door de betreffende RvC van deze Holding goedgekeurd. 14 Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

17 5. gesprekken dieper in de organisatie en werkbezoeken De vergaderingen van de RvT vinden plaats op steeds een andere locatie van ROC MN; de ene keer in Utrecht, dan weer in Amersfoort, Nieuwegein of op een andere locatie in Midden Nederland. Zo krijgt de Raad een beter beeld bij hetgeen er op de verschillende locaties speelt. Tijdens de commissievergaderingen, met name die van de Onderwijscommissie, vinden ontmoetingen plaats met medewerkers van ROC MN: docenten, afdelingsmanagers en medewerkers van de diensten. Met ingang van augustus 2013 zijn de leden van de Raad ook zelfstandig op werkbezoek gegaan binnen ROC Midden Nederland. Afgesproken is om per jaar drie werkbezoeken uit te voeren, twee maal aan een college en een maal aan een dienst. Begin december 2013 heeft een werkbezoek aan het Welzijn College plaatsgevonden. Hierbij hebben twee leden van de Raad gesproken met (respectievelijk) de collegedirecteur, de afdelingsmanagers, een afvaardiging van docenten en van studenten. Het werkbezoek is als erg waardevol ervaren. In de RvT-vergadering volgend op het werkbezoek zijn de observaties besproken met de overige raadsleden. De Raad heeft contact met externe belanghebbenden en wordt hierover ook door het CvB geïnformeerd bijvoorbeeld middels Inspectierapporten, onderzoeken naar studententevredenheid en verslagen van werkbezoeken van ambtenaren, politici en gemeentebesturen aan ROC MN. De Raad wil in 2014 nader invulling geven aan hoe zij zich verhoudt tot de externe omgeving. 6. Contact met medezeggenschap/or In 2013 heeft tweemaal een ontmoeting plaatsgevonden tussen de Raad en de OR; eenmaal in het kader van een bespreking van de algemene gang van zaken van de onderneming (conform artikel 31 van de WOR) en eenmaal in een informeel gesprek. In beide gesprekken hebben RvT en OR geëvalueerd wat beide goed vinden gaan binnen ROC MN en wat aandachtspunten zijn. Vanuit de OR zijn als onderwerpen benoemd: het taakbeleid, de externe inhuur, het financieel meerjarenperspectief, de mobiliteit van personeel en het niet verlengen van tijdelijke contracten van jonge docenten. De Raad heeft de OR verzekerd dat ook zij de ontwikkelingen op deze onderwerpen scherp volgt. Eind 2013 is ook begonnen met de procedure van een RvT-lid op voordracht van de OR. Dit heeft begin 2014 geleid tot een benoeming. 7. Beoordeling CvB-leden Jaarlijks vinden beoordelingsgesprekken plaats door de Raad met de CvB-leden, zoals staat beschreven in het Bestuursreglement. In deze evaluaties wordt door de CvB-leden verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid en de daarmee samenhangende resultaten. De Raad van Toezicht gebruikt deze evaluaties als uitgangspunt voor de beoordeling. Hierbij wordt ook stilgestaan bij de nevenfuncties van de CvB-leden. Eventuele nieuwe nevenfuncties worden door CvB-leden voorgelegd aan de RvT. De gesprekken over het jaar 2013 hebben nog niet plaatsgevonden. Bestuursverslag 15

18 Leden RvT ROC MN onderstaand overzicht toont welke leden in 2013 zitting hadden in de Raad van Toezicht van ROC Midden Nederland, als mede wat hun voornaamste functies zijn, de honorering over 2013 en de zittingstermijn. Naam prof. dr. P.A.H. van Lieshout Functie binnen RvT Voorzitter Hoofdfunctie (en eventuele nevenfuncties) Lid WRR (Wetenschappelijke Raad Regeringsbeleid) Nevenfuncties: - lid Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid - Hoogleraar Theorie van de Zorg, Universiteit Utrecht - Voorzitter Raad van Toezicht Arkin - Lid Wetenschappelijke Adviesraad Stichting Instituut Gak - Lid Curatorium SID (Society for International Development) - Voorzitter Raad van Toezicht Careyn - Voorzitter QANU, Quality Assurance Netherlands Universities - Lid Nederlands-Vlaams ToekomstDenkgroep (in opdracht van de Ministers-president van Nederland en Vlaanderen) Honorering 2013 Zittingstermijn Aftredend per (niet herbenoembaar) mr. H.J.M. Beekers Lid RvT en Lid Financiële Commissie Voormalig voorzitter ING Bank, district Midden Nederland Nevenfuncties: - Voorzitter van het bestuur van de Utrechtse Ondernemers Academie. - Adviseur (Beekers Advies) op het gebied van bedrijfskundige en inanciële advisering Aftredend per (niet herbenoembaar) dr. F.E.H. van Eijkern Lid RvT en Lid Financiële Commissie Voormalig organisatie adviseur en interim-manager Boer & Croon Executive Managers Nevenfuncties: - Lid bestuur Facultyclub Utrecht - Member of the Board of the Socionext Foundation Aftredend per (niet herbenoembaar) prof. dr. J.F.M.J. van Hout Lid RvT en Lid Onderwijs Commissie Emeritus Hoogleraar Onderwijskunde van het hoger onderwijs Universiteit van Amsterdam Nevenfuncties: geen bestuurlijke nevenfuncties Aftredend per (niet herbenoembaar) mw. drs. D.M.J.J. Monissen Lid RvT en Lid P&O Commissie Voorzitter Raad van Bestuur De Friesland Zorgverzekeraar Nevenfuncties: - Voorzitter 'Special Arts', kunst van mensen met een beperking - Voorzitter programmaraad Vilans, kenniscentrum langdurige zorg - Lid Raad van Toezicht jeugdzorg Flevoland - Lid Taskforce kindermishandeling en sexueel misbruik - Lid bestuur innovatiefonds Zorgverzekeraars Aftredend per (niet herbenoembaar) De heren Beekers en Van Lieshout hebben daarnaast zitting in de Raad van Commissarissen van de Holding ROC Midden Nederland BV, welke toezicht houdt op de activiteiten in deze BV. 8. Opvolging voorzitter rvt en nieuw lid Eind 2013 is de search gestart voor een nieuwe voorzitter RvT, alsmede voor een nieuw lid op voordracht van de Ondernemingsraad. In de RvT vergadering van 26 februari 2014 zijn de volgende personen benoemd: - Voorzitter: Dhr. drs. J.A.C.F. Tuijtel (voormalig voorzitter CvB Hogeschool Rotterdam) - Lid (op voordracht OR): Mevr. C.M.M. Noom (voormalig wethouder Onderwijs gemeente Zaanstad) 16 Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

19 Bestuursverslag 17

20 hoofdstuk 3 BESTUURSVERSLAG BeriCht van de ONderNemiNgsraad verkiezingen In maart 2013 zat de tweejarige zittingstermijn van de ondernemingsraad (OR) van ROC MN er op. Al in 2012 was door deze OR het verkiezingsreglement vastgesteld. Daarin werd gekozen voor één centrale ondernemingsraad met als gesprekspartner het College van Bestuur. De achtergrond hiervan was, dat in het mandateringsbesluit de directeuren van de diensten en Colleges geen beslissingsbevoegdheid hebben over de onderwerpen waarin de OR instemmings- of adviesbevoegdheid heeft. Gezien het grote aantal diensten en Colleges was het niet meer reëel om ze allemaal te laten vertegenwoordigen in de OR. Deze zou dan zo groot worden, dat de werkbaarheid ernstig in het gedrang zou komen. Er werden daarom in maart 2013 verkiezingen georganiseerd voor een nieuwe OR op basis van één kieslijst en één kiesgroep, waarbij wel de verhouding tussen OP en OPB gewaarborgd was. Er meldden zich 18 kandidaten voor de 15 zetels. De verkiezingen werden door een extern bureau georganiseerd, waarbij het personeel digitaal kon stemmen. Het opkomstpercentage was indrukwekkend: maar liefst 60% van het personeel heeft zijn stem uitgebracht. De nieuw gekozen leden hebben hiermee een stevig mandaat van de achterban verworven. Op 11 april 2013 werd de nieuwe Ondernemingsraad met vier nieuwe leden geïnstalleerd en het dagelijks bestuur herkozen. 18 Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

21 scholing Ook in 2013 hebben de leden hun deskundigheid op het gebied van de medezeggenschap op basis van de WOR en het Professioneel Statuut verder vergroot. Niet alleen door het opdoen van meer ervaring, maar ook door het volgen van scholing. De nieuwe leden hebben kort na hun installatie een cursus medezeggenschap voor nieuwe leden van ondernemingsraden gevolgd, ook heeft de voltallige ondernemingsraad weer deelgenomen aan de tweedaagse conferentie die jaarlijks door het Platform BVE wordt georganiseerd. Daarin komen alle actuele thema s aan de orde die relevant zijn voor de medezeggenschap in de BVE in de vorm van workshops, lezingen en forums. Het dagelijks bestuur neemt verder deel aan een overleg met vijf ondernemingsraden van roc s in de grote steden en nam deel aan de door de MBO-raad georganiseerde conferentie MBO City. samenwerking Ook dit jaar verliepen de onderhandelingen tussen CvB en OR soms stroef en bleef men tegenover elkaar staan met betrekking tot een aantal arbeidsvoorwaardelijke regelingen zoals de vakantieregeling en de vormgeving van het taakbeleid. Om tot een beter onderling begrip en betere samenwerking te komen, zijn OR en CvB het Brede gesprek gestart om de achterliggende uitgangspunten van zowel CvB als OR beter op tafel te krijgen en overeenkomsten en verschillen vast te stellen. Voor de OR blijft bij de beoordeling van het voorgenomen beleid steeds de kwaliteit van het onderwijs en de zeggenschap van de professional het uitgangspunt. Het primaire proces, het onderwijs, dient steeds het uitgangspunt te zijn, waarbij de inanciën weliswaar een randvoorwaarde zijn, maar niet het uitgangspunt mogen worden. Kortom, denken en handelen vanuit het onderwijs (i.e. de bedoeling ). De bedoeling van ons roc moet in de eerste plaats kwalitatief goed onderwijs zijn en het beleid dient hiervoor de voorwaarden te scheppen. De besprekingen hebben geleid tot een beter onderling begrip en betere samenwerking. De uitgangspunten die CvB en OR delen, zijn na aloop gezamenlijk vastgesteld. voortgang van de participatieve medezeggenschap Ook in 2013 streefde de OR naar participatieve medezeggenschap, waarbij de leden in een vroeg stadium meedenken over het te voeren beleid. De samenwerking met het College van Bestuur begon steeds meer volgens dit uitgangspunt vorm te krijgen. Een belangrijke rol spelen daarbij de vaste commissies. In deze commissies worden de voorgenomen besluiten die ter advisering of instemming worden aangeboden, voorbesproken en becommentarieerd. De vragen die in de commissie worden opgesteld over de voorliggende beleidsstukken, worden in dezelfde commissie toegelicht door het betrokken lid van het College van Bestuur of diens vertegenwoordiger. De aldus voorbereide besluiten worden vervolgens in de voltallige OR-vergadering besproken zodat er op effectieve wijze tot de advisering- of instemmingsprocedure kan worden overgegaan. In 2013 telde de ondernemingsraad zes vaste commissies, te weten - Commissie Financiën - Commissie Arbo en Huisvesting - Commissie Personeel - Commissie Onderwijs - Commissie Bestuur, (Re)organisatie en Herstructurering - Commissie Communicatie met de achterban De Commissie Communicatie is in de loop van het jaar geïnstalleerd. achterban Gezien de grootte van de organisatie en het feit dat er geen onderdeelcommissies zijn ingesteld bij het ROC MN, vindt de OR het van belang om de communicatie met de achterban goed vorm te geven. Eén van de middelen daartoe is het instellen van voorbereidingscommissies. Wanneer er een belangrijk voorgenomen besluit ter instemming of advisering voorligt waarbij met name een bepaald onderdeel van ROC MN betrokken is, een dienst of college, stelt de OR voor de duur van de procedure een voorbereidingscommissie samen waarin twee of drie personeelsleden uit het betrokken onderdeel zitting nemen op verzoek van de raad. Deze commissie adviseert de OR in de onderhavige kwestie. In 2013 heeft één voorbereidingscommissie gefunctioneerd, te weten de Voorbereidingscommissie Reorganisatie OI&I. Voor het plan voor de herstructurering van DOS zijn personeelsleden geraadpleegd zonder dat daarvoor een formele voorbereidingscommissie is ingesteld. Bestuursverslag 19

22 Daarnaast heeft de OR in 2013 een commissie Communicatie met de achterban ingesteld. Deze heeft in 2013 een communicatieplan opgesteld dat in 2014 zijn beslag moet krijgen. Eén onderdeel hiervan betreft het instellen van OR-contactpersonen op alle locaties van ROC MN. Tenslotte brengt de OR regelmatig een nieuwsbrief uit die onder alle personeelsleden wordt verspreid. Hierin wordt verslag gedaan van de belangrijkste zaken die aan de orde zijn geweest tijdens de overlegvergaderingen met het CvB. Natuurlijk zijn daarnaast alle agenda s en goedgekeurde notulen van de OR- en overlegvergaderingen via Blackboard beschikbaar voor het voltallige personeel. Belangrijke thema s in 2013: taakbeleid Ook voor de tweede zittingstermijn en voor 2013 heeft de ondernemingsraad als speerpunten de uitvoering van het Professioneel statuut en de invoering van de Organisatie van het werk conform artikel F5 van de CAO-BVE gekozen. De strekking van het professioneel statuut raakt immers aan veel onderwerpen die in de beleidsagenda van dat jaar centraal stonden, zoals professionalisering, de implementatie van Focus op Vakmanschap en het taakbeleid. Uitgangspunt is de verantwoordelijkheid en de zeggenschap van de professional over zijn of haar werkzaamheden. Dat komt bijvoorbeeld tot uiting in de zeggenschap van de docenten over pedagogischdidactische aanpak en lesmethodes, maar ook over de verdeling van de werkzaamheden door de teams. Een en ander dient o.a. geregeld te worden in een regeling werkoverleg en tot uitdrukking te komen in het taakbeleid. De gesprekken met het CvB over het taakbeleid zijn in 2013 verder gevoerd. De standpunten van OR en College van Bestuur waren elkaar in juli 2013 zo ver genaderd, dat er een regeling kon worden vastgesteld. De OR wilde een regeling waarin zowel de zeggenschap van de teams over de normering en verdeling van werkzaamheden goed was vastgelegd als een regeling waarin de individuele werkdruk werd bewaakt door het vaststellen van een richtlijn voor het maximale aantal lessen en het percentage voor- en nazorg. De vastgestelde regeling voldoet aan de eisen die de OR daaraan stelde en de OR is dan ook trots op het bereikte resultaat. Het is nu zaak dat de regeling wordt geïmplementeerd in de Colleges én wordt uitgevoerd zoals afgesproken. In het onderzoek naar medewerkerstevredenheid dat in het najaar van 2013 is gehouden, is dan ook een aantal door de OR opgestelde vragen opgenomen waaruit moest blijken of dit taakbeleid ook daadwerkelijk werd uitgevoerd. Uit het onderzoek bleek dat in de helft van de gevallen niet het geval te zijn. De OR geeft de komende tijd dan ook prioriteit aan de uitvoering van deze afspraken. mobiliteit Een andere belangrijk thema dat in 2013 speelde, was de interne mobiliteit. Bij verschillende Colleges was sprake van boventalligheid. Om ontslagen te voorkomen, heeft de OR ingestemd met een uitvoeringsplan formatiereductie en mobiliteit waarin de bovenformatieve medewerkers worden overgeplaatst naar Colleges waar sprake is van formatieve ruimte. Belangrijke voorwaarden voor de OR waren daarbij dat er éénduidige criteria voor aanwijzing zouden worden opgesteld en dat de overplaatsing tijdelijk zou zijn. Immers, bij deinitieve overplaatsing moet er volgens het Sociaal Statuut van ROC MN een reorganisatie worden afgekondigd. In de loop van 2013 zijn twee reorganisatieplannen de Ondernemingsraad gepasseerd, te weten het reorganisatieplan O&I en het reorganisatieplan DOS. Aangezien het uitgangspunt van beide plannen was dat de diensten toegankelijker worden voor de Colleges en dat daarmee de dienstverlening aan het primaire proces wordt vergroot, heeft de OR op beide plannen na enige aanpassingen een positief advies gegeven. 20 Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

23 Focus op vakmanschap Een thema dat het hele jaar speelde, was natuurlijk de invoering van Focus op Vakmanschap. Met en in de commissie onderwijs is in 2013 steeds intensief overleg geweest over de wijze waarop het beleid gaat worden vormgegeven. De OR heeft hierbij steeds gewezen op de zeggenschap van de professional waar het de onderwijsinhoud betreft en aangedrongen op voortdurende terugkoppeling van het voorgenomen beleid naar de teams. In de loop van 2013 zijn pas enkele stukken formeel aan de raad voorgelegd, te weten de Onderwijsstandaarden, het Toelatingsbeleid en de Entreeopleidingen. De OR is blij met de participatieve werkwijze, maar blijft aandringen op het tijdig formeel aanbieden van de voorgenomen besluiten op dit terrein. Onderwijscalculator In juni 2013 heeft de ondernemingsraad een initiatiefvoorstel ingediend, te weten het invoeren van een (intern ontwikkelde) onderwijscalculator als middel om het taakbeleid verder vorm te geven. Helaas moet worden geconcludeerd dat het CvB aan de initiatiefvoorstellen van de ondernemingsraad geen prioriteit heeft gegeven. Eind 2013 was er nog steeds geen keuze gemaakt voor een onderwijscalculator. Ook was er geen regeling werkoverleg vastgesteld n.a.v. het initiatiefvoorstel van de ondernemingsraad hierover in ri&e Op basis van artikel 28 -stimulerende taken van de ondernemingsraad- is het CvB in 2013 gewezen op het ontbreken van recente Risico-inventarisaties. Dit heeft geleid tot initiatieven van de kant van het bevoegd gezag om te gaan voldoen aan de wettelijke voorschriften hieromtrent. Leden Or De samenstelling van de ondernemingsraad was in 2013 als volgt: Jenno Westra voorzitter Sjon de Vries Peter Sturkenboom vice-voorzitter Henk Heinhuis Francien van der Meer secretaris Hans Balder Renée van Aken Hans Oostenrijk Bertrik Gotink Maarten Gadellaa Jaqueline Ederzeel Hans Franken Johan Hoekstra Moerad Ouairiachi Hans Heus Bestuursverslag 21

24 hoofdstuk 4 BESTUURSVERSLAG visie, missie en kernwaarden van roc mn visie Kennis en vaardigheden zijn dé vitale ingrediënten voor beroepsbeoefening en burgerschap. Dat is het perspectief voor onze verantwoordelijkheid als onderwijsinstelling in een snel veranderende wereld, die zich op alle niveaus steeds verder ontwikkelt tot een kennissamenleving. ROC Midden Nederland staat midden in de maatschappij en geeft daar mede vorm aan. Wij stimuleren onze studenten bij de ontwikkeling van al hun talenten. Wij versterken hun ambities en sociaal functioneren en zetten hun potentieel om in persoonlijke groei. missie Wij verzorgen kwalitatief goed onderwijs. Ons onderwijs is gericht op het kwalificeren voor werk en maatschappelijke participatie, rust toe tot vakbekwaamheid en burgerschap en biedt perspectief op persoonlijke ontplooiing en verdere studie. Wij zijn ambitieus in maatschappelijke dienstbaarheid en professioneel in klantgerichtheid. Wij zijn een solide partner in de samenwerking met onze opdrachtgevers en tonen ons betrokken bij mens en samenleving. 22 Jaarverslag 2013 ROC Midden Nederland

25 profiel ROC Midden Nederland is een onderwijsorganisatie voor middelbaar beroepsonderwijs, participatieonderwijs en bedrijfsopleidingen in de provincie Utrecht. Onze activiteiten omvat het initiële beroepsonderwijs, contractactiviteiten, volwasseneneducatie, re-integratietrajecten en preventie. Wij verzorgen met ongeveer medewerkers (1.500 fte's) het onderwijs voor circa studenten, in gezamenlijk ondernemerschap met onze partners. De partnerschappen met gemeenten, werkgevers, (koepel)organisaties, onderwijs en maatschappelijke instanties zijn voor ons onmisbaar. We slagen in onze opdracht als onze studenten, inclusief de medewerkers van de bedrijven en instellingen waarvoor we opleiden, tevreden zijn over ons onderwijs. positionering Kwaliteit, kleinschaligheid en persoonlijk contact. Op deze wijze leveren wij meerwaarde voor studenten en bedrijven. Dit wordt door onze klanten herkend in alle facetten. Alle studenten kunnen rekenen op intensieve persoonlijke begeleiding; deze begint al voordat de student bij ons staat ingeschreven en wordt gedurende zijn studieloopbaan ingevuld. Iedere student krijgt bij ons maatwerk. Op deze wijze realiseren we persoonlijke groei. kwaliteit, kleinschaligheid en persoonlijk contact Met deze persoonlijke begeleiding onderscheiden wij ons van andere roc's. De kleinschaligheid vertalen we in de positionering en organisatie; het beroepsonderwijs is georganiseerd in 12 beroepsgerichte en kleinschalige colleges, waarin we samenwerken met het bedrijfsleven. profilering De intensieve persoonlijke begeleiding past goed bij onze motto s Beleef je toekomst nu en Toekomst verzekerd. Wij maken de belofte Toekomst verzekerd waar, door onze klanten optimaal te faciliteren bij de ontwikkeling die zij nodig hebben, zowel studenten als bedrijven. Wij zien daar persoonlijk op toe. kernwaarden ROC Midden Nederland ontwerpt en realiseert het beleid vanuit vier kernwaarden die inspirerend, sturend en toetsend zijn voor ons functioneren. Onze kernwaarden zijn: ambitieus, solide, professioneel en betrokken. Deze waarden zijn de bakens voor medewerkers, teams en de organisatie, als permanente oriëntatie voor onze werkzaamheden. De kernwaarden zijn de idealen waarop wij onszelf als medewerkers en als organisatie willen laten aanspreken, in alle functies en op alle niveaus. Zij staan ook in onderlinge relatie tot elkaar. De kernwaarden ambitieus en solide geven het spanningsveld aan tussen de wil om hoge doelen te stellen en de noodzaak om met beide benen op de grond te blijven staan. Wij willen immers, aan de ene kant, dienstbaar zijn aan grote belangen, namelijk de toekomst van studenten en bedrijven en instellingen. Daarvoor dienen wij, aan de andere kant, voor de medewerkers en teams een stimulerende en bevredigende werkomgeving te scheppen. Het één kan niet zonder het ander. De kernwaarden professioneel en betrokken geven het andere spanningsveld aan. Ze verlenen in hun combinatie vitaliteit aan onze organisatie. Wij zijn vanuit een professionele grondhouding klantgericht en bieden kwalitatief goed onderwijs, waardoor wij als organisatie efficiënt en effectief met mensen en middelen omgaan. Tegelijkertijd is met deze professionaliteit de kernwaarde betrokkenheid onverbrekelijk verbonden; het is een essentiële kernwaarde voor ons werk. Het betreft de betrokkenheid van onze medewerkers bij onze studenten en bedrijven, van onze leidinggevenden bij de medewerkers en van onze organisatie bij de samenleving. Dit komt tot uiting in persoonlijke aandacht en goede loopbaanbegeleiding maar ook in het organiseren van onderwijs in colleges, dicht tegen de branche en de beroepsbeleving aan. Bestuursverslag 23