De felrode sjaal steekt sterk af tegen de bruingrijze modder en het verwelkte gras. Achtergelaten, verloren of

Transcriptie

1 Syntrophos in 2014

2 De felrode sjaal steekt sterk af tegen de bruingrijze modder en het verwelkte gras. Colofon Grafische uitwerking Doortje Lekkerkerk Teksten Dick Verbeek, Joop Pol, Christian Nagtegaal, Bert van Hoef, Vincent Ruijter, Kees van den Tempel, Marcel Nulden, Patricia Keizer, Alain van Hamond, Bas de Zeeuw, Henny Achterberg, Peter de Jonge, Tjarda Knikman, Hans Hartzema, Financieel jaarverslag Jan de Jonge, Margreet Kerpels, Ed van der Stokke Redactie Nelly Moerman Fotografie o.a. alle medewerkers van Syntrophos Drukkerij Quadraat Grafi media Spijkenisse Achtergelaten, verloren of 1 Syntrophos 2014 Syntrophos

3 Inhoud Hec sch 5 De digitale samenvoeging 8 Kengetallen & Sociale gegevens 9-10 Weetjes Stroubleshooter 15 Vallen en opstaan 16 Enorm hoge werkethos = Nissewaard 19 Doorpakken in de ICT-infrastructuur 20 Het Servicepunt 21 BGT, BAG inspec e 22 Mannen van achter de schermen Totale Chaos Slotwoord: de succesfactor Jaarstukken Syntrophos 2014 Syntrophos

4 Hectisch Een jaar met uitdagingen op alle fronten Een jaarverslag wordt geschreven als alle gegevens over het betreffende jaar zijn verwerkt. We hebben dan vaak ook al een beeld van de uitwerking van doorlopende en opgestarte ontwikkelingen. We mogen gerust constateren dat het jaar 2014, met zijn doorwerking naar 2015 hec sch genoemd mag worden. onderkend en is de waardering voor de inzet terecht onverminderd groot. Voor direc e en bestuur is de beschikbaarheid en het welzijn van het personeel steeds een grote zorg geweest. Oplossingen zijn gezocht in inhuur en wederzijdse ondersteuning. Rekening houdend met de financiële ruimte zijn crea eve oplossingen gevonden. Syntrophos moest dit jaar als jonge organisa e volwassen aan de bak met de onverbiddelijke deadline van de besloten fusie van Bernisse en Spijkenisse tot Nissewaard. Opdracht: twee organisa es die elkaar net hadden gevonden in een maatpak ze en. Daarnaast deed zich de onvermijdelijke keuze voor om de plannen voor de vernieuwing van de infrastructuur door te ze en. De hamvraag: hoe schakel je om van een lappendeken (een voor sommige mensen mooie, zelfgemaakte, quilt) naar een strakke ou it die aan de eisen van efficiency en uiteindelijk het nieuwe werken gaat voldoen. Intussen kon aandacht voor de decentralisa es in de sociale sector niet uitblijven en moest de weliswaar goed op streek zijnde BGT (Basiskaart Geografische Topografie) de deadline 1 januari 2016 gaan halen. Kortom uitdagingen op alle fronten. De medewerkers van Syntrophos hebben daarmee heel wat voor hun kiezen gekregen. In zo n situa e is het alle hens aan deck, wat voor sommige sleutelfunc es door ziekte helaas niet door kon gaan. Gelukkig werd deze situa e door velen De ontwikkeling van de beheers- en bedrijfsvoeringsystemen is door de omstandigheden onder druk komen te staan, maar binnen de organisa e wordt ten volle bese dat het noodzakelijk is om hier vaart mee te maken. Het prak sch oplossingsgericht werken moet zich verder ontwikkelen van incidentgericht naar planma g structureel. Daarvoor is ook de inzet nodig van de deelnemende gemeenten. De Syntrophos community is zich er van bewust dat het geduld van de deelnemers in transi e zeer op de proef gesteld is en wordt overigens zeer gewaardeerd. Het besef van samen sterk is op Voorne-Pu en nog steeds groeiende. Ons ICT-bedrijf Syntrophos kan hier een cruciale rol bij spelen. Zeker als àlle krachten gebundeld worden. Gedachten aan twee ICT-werelden op één eiland passen niet in het beeld van versterking, efficiency en kwaliteit met vermindering van kwetsbaarheid en kansen voor medewerkers. Een Grexit ligt voor Syntrophos dan ook niet voor de hand. Dick Verbeek Bestuurder Syntrophos Wethouder gemeente Brielle 5 Syntrophos 2014 Syntrophos

5 De digitale samenvoeging van Bernisse en Spijkenisse Het zal je maar gebeuren. Ben je als nieuw, verzelfstandigd en samengevoegd ict-bedrijf nog druk bezig om aan je nieuwe status te wennen en om je eigen organisa e op te bouwen, komt van je grootste (Spijkenisse) en je kleinste klant (Bernisse) de mededeling dat zij binnen ruim een jaar willen herindelen. Belangrijkste gevolg voor je eigen aandeel in alle werkzaamheden die daarbij horen: beide ict-omgevingen met enkele honderden so warepakke en in gebruik per de eerste dag van de fusie (1 januari 2015) samenvoegen tot een goed func onerend geheel. Als extra complicerende factor kwam daar nog bij dat Syntrophos zelf als belangrijkste uitdaging op zich had genomen voor al zijn klanten een nieuwe infrastructuur voor alle hardware te implementeren per diezelfde datum. Inmiddels is het medio Op enkele details na hee de digitale samenvoeging van Bernisse en Spijkenisse geen problemen opgeleverd. De inwoners van de nieuwe gemeente hebben geen enkele hinder ondervonden van de overgang. Er is een nieuwe website gelanceerd. Alle betalingsopdrachten die door wat vroeger de sociale dienst hee e (en nu Werk en Inkomen) werden verzorgd, waren op jd de deur uit. Een paspoort aanvragen is geen probleem. Iedere medewerker hee een nieuw adres, de salarissen zijn meteen vanaf januari keurig uitbetaald, de personeelsadministra es zijn samengevoegd. Kortom, wat mij betre een voorbeeldig project voor zowel inwoners als de medewerkers van de fusiegemeente. Het management van Spijkenisse vond dit wel een heel complexe opgave, maar Syntrophos gaf aan deze uitdaging aan te kunnen. Voor het project herindeling is al snel een extern projectleider aangesteld. Kees van den Tempel (Na ve Consul ng) nam meteen strak de touwtjes in handen en zorgde voor een directe, zeg maar Ro erdamse aanpak. In mijn ogen is dat een heel goede keuze geweest. De overzichten en terugkoppelingen van Kees waren helder en volledig. Zowel de projectgroep als de stuurgroep die verantwoordelijk waren voor de herindeling, werden daardoor heel goed geïnformeerd. Ze hadden alle vertrouwen in zijn aanpak en dat vertrouwen hee hij niet beschaamd. Tijdens de bijpraatgesprekken die Kees met de project- en de stuurgroep had gedurende het proces, stond er af en toe wel een deelproject op oranje of rood, maar heel veel andere onderdelen kregen permanent de kleur groen. Hij kon dan ook begin december met een gerust hart meedelen dat het allemaal wel zou gaan lukken. Daarbij gold wel een gedeeltelijke a ankelijkheid van het welslagen van het andere project, dat van de nieuwe infrastructuur voor de hardware. Daarover zal in dit jaarverslag elders ongetwijfeld geschreven worden. Joop Pol Gemeentesecretaris gemeente Spijkenisse en gemeente Nissewaard 7 Syntrophos 2014 Syntrophos

6 kengetallen 2014 Sociale gegevens Eigen Vermogen Onderhoud in 2013: in 2013: Voorzieningen Inhuur in 2013: 0 in 2013: Kredieten Rente baten in 2013: besteed ruimte Banksaldo in 2013: Betaalde Rente: Huur in 2013: in 2013: Formatie 31,91 e 34 medewerkers Gemiddelde leeftijd 45,2 jaar Gemiddeld salaris 3.403,21 per maand Lening (kort+langlopend) Materiële vaste activa in 2013: in 2013: Baten Programma 1 Lasten Programma in 2013: in 2013: Baten Programma 2 Lasten Programma in 2013: in 2013: Salarissen Vacature ruimte ,78 fte in 2013: in 2013: 2,98 e Geslacht 10 vrouwen 24 mannen Gemiddelde duur dienstverband 626,6 dagen 9 Syntrophos 2014 Syntrophos

7 Wist u dat Syntrophos op 31 december 2014, 671 dagen bestond. Tijdens deze dagen werden er binnenkomende telefoongesprekken gevoerd en uitgaande telefoontjes. Er zijn 9301 meldingen geregistreerd, waarvan er 8874 afgehandeld zijn. Er 207 ICT-contracten volledig nagelopen, aangepast en vastgelegd werden in het contractsysteem. Syntrophos meedeed met het volleybal tournooi van de personeelsvereniging en 2e werd. Hans Hartzema de spinningmarathon fietste voor het Sofiakinderziekenhuis en hiermee werd opgehaald. Het team geo informatie 761 huisnummermutaties en 3920 adresmutaties verwerkte. Syntrophos drie auto s hee. Deze gingen in keer door de wasstraat en verbruikten 812,05 liter benzine... Twee van de Syntrophos auto s rijden op biogas en hebben 1144,15 liter gas verbruikt. 11 Syntrophos 2014 Syntrophos

8 Er 2411 rolletjes pepermunt zijn geconsumeert en dit neerkomt op een aantal van Er zijn 2411 rolletjes pepermunt op gegeten, dit zijn pepermuntjes pepermuntjes. Onze collega Peter de Jonge de marathon van Rotterdam heeft uitgelopen! 13 Syntrophos 2014 Syntrophos

9 Regievoerders aan het woord Troubleshooter Vallen en opstaan Syntrophos bestaat inmiddels meer dan 2 jaar. Een periode waarin Syntrophos nog niet is gegroeid verbetering. De communica e met de ICT wordt door onze gebruikers als las g ervaren aangezien ICT niet meer bij ons in het pand Het lijkt de tekst van een boek. Vallen en opstaan en leren lopen. Toch kan 2014 niet beter worden getypeerd. met succes ingevoerd. Planning en control instrumenten kregen meer inhoud en vorm en leveren meer volwaardige managemen nforma e. Telefonie ging over naar de volwassen organisa e die zit. Syntrophos zou hierop in kun- naar VOIP. Op 1 januari 2015 zouden de iedereen voor ogen had bij de op- nen spelen door meer zichtbaar Na het startjaar 2013 was dit het eerste Decentralisa es in het Sociaal Domein van rich ng van de gemeenschappelij- te worden en door consequent te volle jaar van de gemeenschappelijke grote invloed zijn op de taken van de ge- ke regeling. communiceren over alle ICT-zaken. regeling Syntrophos. De tel slaat op meenten. Dat dit ook op ICT gebied een De wijze waarop de communica e Syntrophos en op de deelnemers aan de uitdaging was, werd steeds duidelijker. Als regievoerder ICT van de ge- tussen Syntrophos en zijn klanten gemeenschappelijke regeling. Voor ieder- De rekenkamer van Spijkenisse vond meente Westvoorne ervaar nu plaatsvindt, zou hierbij nader een was 2014 een dynamisch en leerzaam het jd om een ik dit da- onderzocht moeten worden. jaar. Voorzi er Dirk van der Schaaf voor- onder- spelde het al in zijn bijdrage zoek naar het gelijks. Als Regievoerder ICT ben je samenwerkingsverband te doen. naar mijn idee het aanspreekpunt In 2014 is aan het eerste (jaar)ver- Een beetje vroeg, voor alle ICT zaken vanuit de orga- binnen Westvoor- slag De eerste 306 dagen werd maar het be- nisa e, zorg je voor de uitvoering ne op 1 augustus de tele- inderdaad het jaar van vallen en sluit werd w e l van nieuwe wensen, kleine pro- fonie vervangen. Een project dat ik opstaan. Syntrophos was als genomen. Dit alles is maar jecten en bewaking van lopende dankzij een gedegen voorbereiding o r g a - nisa e bezig om haar een kleine bloemlezing uit zaken met betrekking tot ICT. De van de projectgroep als geslaagd weg te vin- den en invul Het laat wel zien dat afgelopen 2 jaar heb ik in tegenstel- heb ervaren. Gedurende dit project ling te geven aan het een dynamisch jaar ling tot het goed kunnen uitvoeren heb ik met name een rol gespeeld de doelstellingen van de was, met hoogtepunten en diep- van mijn rol met name geacteerd in de communica e rich ng de gemeenschappelijke regeling en de deel- tepunten. Immers niet alles lukte. Zeker als vooruitgeschoven ICT er van eindgebruiker en het inventarise- nemende gemeenten waren hard op zoek in de toekoms ge gemeente Nissewaard Syntrophos. Waar nodig heb ik ren van de beginnersfouten bij naar invulling van de veranderende rol als steeg de spanning of alles op 1 januari opgetreden als troubleshooter om het in gebruik nemen van de nieu- opdrachtgever. Waar normaal een der- op orde zou zijn. En ja, we hebben moe- zo het nodige af te kunnen vangen we telefonie. gelijk proces in rela eve rust tot stand kan ten constateren dat dit niet voor de vol- voor Syntrophos, en om de klanten komen, ging dit niet op voor le 100% is gelukt. Uiteraard moeten we binnen onze organisa e zo goed als Laten we (!) er in 2015 gezamenlijk kri sch terugkijken, maar vooral moeten mogelijk van dienst te kunnen zijn. voor zorgen dat Syntrophos zijn sta- De samenvoeging van de gemeenten Ber- we lering trekken uit datgene wat niet Naar mijn idee wordt dit veroor- tus als jonge organisa e ontgroeit, nisse en Spijkenisse bepaalde dominant lukte en dat in de toekomst verbete- zaakt door het feit dat Syntrophos zodat er in 2016 een volwassen, de agenda. Het streven om gekoppeld ren. Daar moeten we energie in steken. zijn ware gezicht nog niet hee servicegerichte en communica ef hieraan de nieuwe gemeente Nissewaard kunnen laten zien rich ng de klan- sterke organisa e staat. als eerste van start te laten gaan met een Ik moet daarbij terug denken aan wat ten. Mogelijk komt dit door de hoge nieuwe technische infrastructuur was op een leraar vroeger ooit tegen me zei: werkdruk en de jonge organisa e. zijn zachtst gezegd een uitdaging. Dat een de lat hoog leggen is niet verkeerd Voornamelijk op het gebied van communica e en serviceverlening rich ng de klanten van Syntrophos Chris an Nagtegaal Regievoerder gemeente Westvoorne heldere ICT visie als grondlegger voor vele ontwikkelingen noodzakelijk is, werd door iedereen onderschreven. Een nieuw be- maar pas op, als je hem te hoog legt, loop je er onder door. ligt er hier een enorme kans voor heersysteem voor de buitenruimte werd bijna s lzwijgend achter de schermen Bert van Hoef Regievoerder gemeente Spijkenisse 15 Syntrophos 2014 Syntrophos

10 Werkethos Per 1 januari 2015 hebben gemeenten extra taken en verantwoordelijkheden gekregen in het sociaal domein. Taken zoals jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen. Deze vragen aanpassingen in de informa evoorziening en ICT van gemeenten. M&I/Partners zorgde als projectleider voor afstemming en samenwerkingsafspraken tussen Syntrophos en de vijf betrokken gemeenten op Voorne Pu en. Wat vooraf ging De gemeenten Spijkenisse, Bernisse, Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne (Voorne Pu en) werkten al langere jd samen aan deze transi e in het sociaal domein. Uit de bestaande samenwerking bleek dat de impact van de transi e op het vlak van ICT nog niet goed in beeld was. Hierdoor was het nog onduidelijk wat er op ICT-gebied moest gebeuren vóór 1 januari De rol van Syntrophos Syntrophos signaleerde in de aanloop van de overheveling van de extra taken naar gemeenten, het uitblijven van ICT-ondersteuningsvragen. De organisa e gaf eind 2014 dit signaal terug. De gemeentesecretarissen van de vijf gemeenten spraken vervolgens eind 2014 hun behoe e uit: er was meer coördina e en samenwerking op ICT-gebied nodig. Vervolgens ging Syntrophos in gesprek met Vincent Ruijter en Marnix van Welie van M&I/ Partners. Doel was om samen met de gemeenten helder te krijgen welke ICT-behoe e er leefde bij de gemeenten. Wat was er nodig om transi eproof te zijn per 1 januari 2015? Daartoe voerden Vincent en Marnix samen met de gemeenten een quick scan uit. De rol van Vincent Aan de hand van de resultaten van de quick scan adviseerde M&I/Partners de gemeenten om zich te richten op vijf noodzakelijke aanpassingen op ICT-gebied, om 1 januari 2015 transi eproof te zijn. Deze focus werd gekozen mede door de korte jd die nog res e vóór aanvang van het nieuwe jaar. Om de noodzakelijke aanpassingen binnen de gewenste jd door te voeren was coördina e en onderlinge afstemming vereist. Vincent hee, in de rol van projectmanager, invulling gegeven aan de coördina e en samenwerking op ICT-gebied om de vijf ac epunten uit de quick scan te realiseren. Daarbij werkte hij samen met informa eadviseurs Joke den Boer en Ellen van den Heuvel van Syntrophos om de samenwerking tussen de gemeenten maximaal te benu en. Waar verregaande samenwerkingsafspraken tussen de gemeenten niet mogelijk waren, zorgden Vincent, Joke en Ellen ervoor dat grote investeringen en inhoudelijke verschillen tussen de gemeenten werden vermeden. Resultaat Het resultaat is samenwerking op het gebied van ICT op diverse terreinen binnen het sociaal domein. In sommige gevallen gebeurde dit met alle vijf gemeenten samen; bijvoorbeeld op het gebied van Informa ebeveiliging & Gegevensverwerking in het sociale domein, in een no e vastgelegd door de gemeenteraden van Voorne-Pu en; en op het gebied van aanslui ng op het landelijk gegevensknooppunt. Andere onderdelen werden door twee of drie gemeenten opgepakt, bijvoorbeeld in een systema ek voor betalingen van facturen van jeugdzorgaanbieders en een aanslui ng op het systeem CORV, die de formele berichtenstroom tussen het jus edomein en het gemeentelijk domein organiseert. Ervaringen van Vincent De bereidheid vanuit Syntrophos om haar klanten te helpen is ontze end groot. Niet alleen door adviseurs Joke en Ellen. De organisa e als geheel hee een enorm hoog werkethos en wil het beste voor haar klant. Dit bleek soms las g te zijn in de uitvoering; bijvoorbeeld als de klant niet goed wist wat hij wilde of nodig had. Het was dan ook de uitdaging om in dit traject de gemeente als klant aan te laten haken en om ondertussen keuzes te maken in de gezamenlijkheid tussen verschillende klanten. Dit is een dankbaar proces, maar soms ook las g als de klant zich meer als klant gaat gedragen. Dit is een gezonde spanning die lange jd afwezig was. Ik hoop dat deze spanning blij bestaan op een gezonde manier! Ik wil Hans, Ellen en Joke bedanken voor de fijne samenwerking en bereidheid om de gemeenten verder te helpen. Vincent Ruijter Adviseur M&I/Partners 17 Syntrophos 2014 Syntrophos

11 1+1 = Nissewaard Het project van een fusie Doorpakken in de ICT-infrastructuur De gemeenten Bernisse en Spijkenisse zijn op 1 januari 2015 gefuseerd tot de nieuwe gemeente Nissewaard. Een belangrijk onderdeel van de fusie was het op orde brengen van de informa evoorziening, want na de fusie is er nog maar één GBA in plaats van twee en nog maar één vergunningensysteem in plaats van twee. Van meer dan 100 applica es moesten de gegevens samengevoegd worden en benaderbaar gemaakt worden via één applica e. Syntrophos kreeg de opdracht om dit te realiseren. De uitvoering van zo n complex project wordt extra bijzonder, als je je realiseert dat de feitelijke migra e-werkzaamheden pas grotendeels plaatsvinden in de laatste 2 weken van het jaar, omdat de winkel bij de gemeente gewoon open blij voor de fusiedatum. Ook verandert in sommige gevallen de func onele inrich ng van de IT-systemen ten behoeve van de nieuwe gemeente. Bijvoorbeeld: nieuwe belas ngtarieven of regels met betrekking tot uitkeringen, re-integra e en maatschappelijke ondersteuning. Het ICT-herindelingsproject is er dus sterk op gericht om gedurende het jaar voorafgaand aan de fusie datum, zoveel mogelijk voor te bereiden, medewerkers, gebruikers en leveranciers te mobiliseren, proefopstellingen te bouwen, proefmigra es uit te voeren, te testen, af te stemmen, te verbeteren en nogmaals te testen. De laatste 2 weken van het jaar vindt dan de feitelijke migra e van gegevens en applica es plaats. Om een en ander in goede banen te leiden, is in februari een projectorganisa e opgericht, bestaande uit 15 projectgroepen en ongeveer 40 teamleden. Zo waren er projectgroepen voor het vergunningensysteem, het gemeenteraad-vergadersysteem, de gemeentelijke basisadministra e, documentaire informa e, etc. Tijdens de kick-off op 20 maart is het projectma g werken geïntroduceerd. Elke werkgroep kreeg een zogenaamde projectbrief, met daarin een duidelijk gedefinieerd resultaat, een concept jdschema en randvoorwaarden waarbinnen het project moest worden uitgevoerd. De eerste opdracht voor de projectgroepen was om een projectplan te schrijven met daarin een scha ng van taken, uren en geld. Dit laatste was van belang om een budgetaanvraag te doen bij de stuurgroep herindeling. Om de communica e tussen het programmamanagement, de projectgroepen en Syntrophos te op maliseren, was er elke twee weken een overleg, waar de stand van zaken werd doorgesproken. Het programmamanagement had als taak om de voortgang van alle projecten te monitoren en om het projectma g werken verder te introduceren. Hiertoe werden diverse richtlijnen, handreikingen en sjablonen ontwikkeld voor o.a. het projectplan, het onderhandelingsc.q. inkoopproces en het opstellen van (keten)testplannen, testrapportages en voortgangsrapportages. De financiële verplich ngen werden vastgelegd in een speciaal projectsysteem, waardoor er al- jd goed zicht was op eventuele projectoverschrijdingen. De druk binnen een herindelingsproject is sowieso hoog. Mensen krijgen een nieuwe func e, verordeningen worden geharmoniseerd en er komt een nieuwe huiss jl. Dit alles hee een groot effect op IT-systemen. Bij de herindeling Nissewaard speelde tegelijker jd ook de vernieuwing van de IT-hardware. De druk en de complexiteit vroeg van het programmamanagement een bepaalde lenigheid om de doelstellingen scherp in het vizier te houden en tegelijker jd om prak sch om te blijven gaan met het projectma g werken. Dit vertaalde zich bijvoorbeeld in een steeds intensievere één-op-één communica e met projectgroepen. Het uiteindelijke resultaat mag er zijn: het herindelingsproject is binnen de jd en binnen het budget opgeleverd. De dienstverlening aan burgers en bedrijven kon in de nieuwe gemeente Nissewaard vanaf 1 januari zonder noemenswaardige problemen gecon nueerd worden. Kees van den Tempel Na ve Consul ng Waar Syntrophos in haar jaarverslag van 2013 nog vermeldde, de fundamenten te leggen voor het nieuwe Shared Service Center, is het in 2014 een jaar van doorpakken geweest. In december 2013 is de eerste fase van de aanbesteding voor de verwerving van Syntrophos nieuwe front-end en back- end - apparatuur en bijbehorende so - ware en diensten gepubliceerd. Na het met goed gevolg doorlopen van deze procedure waren wij zeer verheugd dat op 27 maart 2014 het contract met Syntrophos getekend kon worden. Graag stel ik onze organisa e kort aan u voor. Wij zijn dit bedrijf in 2010 gestart, omdat wij menen dat de wereld om ons heen steeds sneller wordt en wij veel organisa es zien worstelen om die snel- heid bij te houden. Bovendien moet er ook nog flink worden bespaard. Wij kon- den klanten daarmee op de tradi onele manier, door vele randvoorwaarden beperkt, maar voor een deel helpen. Daar- uit is het idee gegroeid om op een veel slimmere manier in te kopen. Een metho- de die bovendien goedkoper en duurza- mer is. Hoe doen wij dat? Binnen Pro nus IT hebben wij veel jd en aandacht besteed aan het opbouwen van een goed partner -netwerk. Alle door Pro nus IT gecontracteerde partnerorganisa es zijn best in class op het gebied waarvoor wij ze hebben benaderd. Deze veelal kleine tot middelgrote IT-organisa es beschikken over de hoogst mogelijke cer ficeringen op hun vakgebied en over voldoende personele en financiële middelen om u en ons de zekerheid te bieden dat de te vergeven opdracht met succes kan worden uitgevoerd. Het samenvoegen van de infrastructuren van de deelnemende gemeenten. Wij geven het je te doen om de verschillende infrastructuren met elkaar te integreren, stabiel te houden, en daarbij oog te houden voor de wens om efficiënter (dus met minder mensen) de dienstverlening te realiseren. Door onze partner-organisa- es nog eens met elkaar in concurren e te ze en, kunnen wij Syntrophos garanderen dat met de geboden oplossingen de beste kwaliteit tegen de best mogelijke prijs wordt geleverd. Ook maakt deze manier van werken de weg vrij om de nieuwe infrastructuur zodanig op te bouwen dat deze schaalbaar en uitbreidbaar is en er ook nog eens kan worden bespaard op de beheerslast. Ons eerste project Het eerste grootschalige bouwblok wat door Pro nus IT werd geleverd, was de nieuwe server & storage omgeving. Deze hyperconverged oplossing van SimpliVity maakte dat het grootste gedeelte van de diverse serverparken die Syntrophos in beheer had, kon worden uitgefaseerd. Naast de capaciteits- en schaalbaarheidsverbetering die deze oplossing met zich meebrengt, levert de nieuwe omgeving ook een zeer posi eve bijdrage in de vermindering van stroomverbruik en dus CO2-uitstoot. Marcel Nulden Algemeen Directeur Pro nus 19 Syntrophos 2014 Syntrophos

12 Het ServicePunt Eerste aanspreekpunt voor meldingen ICT BGT, BAG inspectie en harmonisatie Het is een druk jaar geweest, voor iedereen. We hebben 9096 meldingen geregistreerd in Planon en daarnaast hee werden op ICT-gebied, we leerden veel van Syntrophos. De klant werd hierdoor sneller geholpen en het ontlas e het team ICT van Syntrophos. En wat werkte hos had hier veel last van, maar ook wij vonden het vervelend dat dit zo werd beleefd, maar je moet eerst zaaien, voordat je kunt oogsten. In 2014 was Team Geo Informa e druk bezig met de opbouw van de Basisregistra e Grootschalige Topografie (BGT). We maken samen met alle ge- afnemen, onder andere de Basisregistra- e Personen (GBA), belas ngen, de WOZ en nog vele anderen. Anderzijds zijn we teruggeschakeld van diverse applica es voor de BAG bij twee deelnemers, naar 1 applica e die beide gemeenten bedient en die door dezelfde de klant er zelf ook nog eens 1325 ge- het pre g dat Syntrophos de klant nu meenten op Voorne Pu en en het Water- In december 2014 zijn ook de BAG inspec- mensen gebruikt wordt. Binnen Team Geo meld, via het daarvoor beschikbare ICT kon informeren over de oplossing van de De overgang naar Nissewaard met tegelij- schap Hollandse Delta een mooi product, es geweest voor Westvoorne en Spijke- Informa e zijn we dan ook begonnen met meldingen formulier op intranet. melding: via de gereedmelding kon de ker jd een nieuwe infrastructuur leverde dat straks via 1 applica e en 1 proces nisse. Op 28 november hee een inspec- het harmoniseren van het BAG proces en oplossing direct aan de klant worden te- aan het einde van het jaar veel extra werk wordt ontsloten. Dat project loopt in ebureau, dat de inspec es doet voor het worden ook de koppelingen met de BGT Deze meldingen zijn zonder tussenkomst ruggegeven. op. Dit hee ervoor gezorgd dat we geke door. Ministerie van Infrastructuur en Milieu, applica e en het BGT proces op een een- van een medewerker van het ServicePunt ken hebben naar manieren om meldingen beide BAG administra es en registers ge- duidige manier gelegd. Daarmee worden direct in Planon terecht gekomen en kon- Over het algemeen was de samenwer- efficiënter te kunnen behandelen. We zijn Een project dat we in 2014 hebben afge- controleerd. Syntrophos hee daarvoor kosten bespaard, is de personele vervan- den daardoor sneller worden opgepakt. king tussen Syntrophos en ons prima, en daarom aan de slag gegaan met de ver- rond is de harmonisa e van de applica e s ochtends in Westvoorne en s middags ging verbeterd en kan het hele BAG-BGT Het was handig dat we meldingen met soms was de communica e even las g. Er betering van de ICT meldingen formulie- en het proces voor de Basisregistra es in Spijkenisse de inspec e begeleid. Alle proces efficiënt worden ingericht. betrekking tot het verstrekken van een werd ook wel eens een overleg vergeten ren zodat we in 2015 sneller en efficiënter Adressen en Gebouwen (BAG). Syntrop- vragen en controles van de inspec e zijn nieuw wachtwoord en het geschikt maken wegens drukte, maar we kwamen er al jd meldingen kunnen a andelen. Zo blijven hos beheert de BAG voor Westvoorne en samen met medewerkers van archief- van een pas voor de printer,zelf konden uit. Het was alleen jammer dat Planon we stapje voor stapje doorontwikkelen en Nissewaard. In 2014 moest daarvoor de zaken, vergunningverlening en toezicht uitvoeren. Wij vonden het erg leuk dat we nog niet gebruikt werd wij hebben er vertrouwen in dat ons dit fusie van Bernisse en Spijkenisse worden en handhaving van beide gemeenten steeds een stukje wijzer zoals dit zou kunnen. samen met Syntrophos gaat lukken. Op voorbereid. Syntrophos hee daarvoor beantwoord. En met succes! Beide Niet alleen Syntrop- naar 2015! een nieuwe BAG applica e aangescha, deelnemers zijn geslaagd voor de waarmee beide gemeenten konden wor- BAG inspec e. Een presta e die den bediend. In het najaar is daar eerst de slechts 15 procent van de Neder- Westvoorne BAG in opgenomen. Daarna landse gemeenten haalt. Verreweg is de aanslui ng vanuit Syntrophos naar de meeste gemeenten (85%) zak- de Westvoorne omgeving gemaakt, zodat ken namelijk. alle gekoppelde applica es van Westvoorne de adres- en gebouwinforma e nu via Een mooi voorbeeld van hoe de de Syntrophos BAG applica e ontvangen. gezamenlijkheid en het metge- De BAG van de gemeenten Bernisse en zel zijn van Syntrophos en de Spijkenisse zijn in december opgenomen, gemeenten tot mooie dingen zodat per 1 januari 2015 de BAG van Nis- kan leiden. Enerzijds is de sewaard direct in beheer kon worden ge- samenwerking tussen Syn- nomen. Ook in de Nissewaard omgeving trophos en de afdelingen nemen alle gekoppelde applica es nu de van beide gemeenten adres- en gebouwgegevens af van de Syn- goed, waardoor ter- trophos BAG. Syntrophos staat daarmee mijnen en kwaliteit aan de basis van vele gemeentelijke pro- van de BAG gehaald cessen die verplicht de gegevens moeten kunnen worden. Alain van Hamond Teamcoördinator Geo-informa e Foto: Pieter-Bas van Voorden Sandra van der Pluym - Doornheim, Vijaj Gangadin, Patricia Labije-Keizer, Suat Te k, Wilma Moerland - van der Sluis, Claudia van den Berg - Hanselman 21 Syntrophos 2014 Syntrophos

13 Mannen achter de schermen Voor de techneuten uit het team ICT stond 2014 in het teken van twee grote ICT projecten. Het vernieuwen van de infrastructuur (servers, netwerkcompontenten, databases en werkplekken) en de herindeling van gemeente Spijkenisse en Bernisse. De heren (en dames) van het Team ICT treden niet vaak op de voorgrond, maar hier geven zij een korte impressie van hun jaar. Het Oracle van databases Een spannend en leerzaam jaar was Als een klok die a ikt kwam het einde van het jaar dichterbij. 31 december 2014 was de deadline, voor zowel infra als herindeling voor gemeente Nissewaard. Zonder databases, geen werkende applica es. Zonder applica es geen werkende gemeente. Databases zijn de basis voor bijna alle gegevens. Alle databases moesten verhuisd worden naar de nieuwe infrastructuur op linux, en ze moesten ook weer samengevoegd worden. Gelijk jdig was er een migra e van oracle 10 naar oracle 11 nodig. Dat was uitdagend! En uitdagend is wel hét woord van Samen met mijn Syntrophosers hebben we vele lange nachten, weekenden en weken gemaakt! Tjarda Knikman, Oracle (database)beheer Van herindeling naar inrichɵng In 2013 waren we al begonnen met het uitwerken van het applica elandschap voor de toen nieuw te vormen gemeente Nissewaard. In 2014 volgde de daadwerkelijke samenvoeging van de bedrijfsvoering van de gemeenten, de informa evoorziening en de techniek. Het project bereikte een hoogtepunt in de laatste weken van Mijn oude werkgever (Bernisse) was weg en mijn nieuwe werkgever (Syntrophos) groeit verder. Het uitvoeren van de twee grote projecten leverde een hoge werkdruk op, maar irrita e of spanningen zijn er niet tot nauwelijks geweest. Dat vind ik een misschien wel knappere presta e dan het uitvoeren van de 2 projecten. Syntrophos hee mijn inziens als metgezel zijn naam waargemaakt! Peter de Jonge, ICT medewerker 23 Syntrophos 2014 IT never stops 2 grote projecten, vele nieuwe servers, technieken en nog veel meer overuren. Zo is 2014 het beste te omschrijven voor een ICT medewerker bij Syntrophos. Eind juni zijn we begonnen met de inrich ng van onze nieuwe backend omgeving. Wat gedeeltelijk nieuwe techniek (Omnicube) icm bestaande techniek (ESXi), nieuwe mogelijkheden en nieuwe kennis opdoen betekende. Op 1 januari 2015 ontstond de gemeente Nissewaard. Een veeleisend hal aar waarin we diverse nieuwe technieken hebben geïmplementeerd en ook de klant werkt op een nieuwe manier (server-based)! De herindeling had een keiharde deadline, infra niet want dat zal ook na 2014 verder gaan, maar zo werkt dat in de ICT; it never stops! Bas de Zeeuw, Technisch beheerder Van werkplek tot applicaɵe Heb je even?, Henny hoe zit dat ook alweer?, Eet je nou alweer niet thuis?. Terwijl een collega vraagt, wat gaan we eten vanavond. Enkele uitspraken die veelvuldig voorbij zijn gekomen in Vanaf 1 september moest de infrastructuur zodanig opgeleverd zijn dat alle leveranciers hun applica es voor de herindeling op de nieuwe infrastructuur konden installeren. En dat terwijl de nieuwe hardware pas op 27 juni binnen was! Veel nieuwe technieken (VM Ware Mirage, Horizon view, ThinApp) waarvoor nieuwe kennis opgedaan moest worden werkplekken zijn aangepast en meer dan 200 applica es verplaatst, de herindeling is afgerond. De techniek en kennis gaan we ook toepassen voor onze andere (en eventuele nieuwe) klanten! Al met al, een roerige 6 maanden waarin collegialiteit hoog in het vaandel stond. Henny Achterberg, Werkplek beheerder Syntrophos

14 25 Syntrophos 2014 Syntrophos

15 Perseverance is Critical to Success OPTIMISM PESSIMISM SCEPTICAL ENTHUSIASM WEEKS OR MONTHS BRASS BANDS AND FIREWORKS RESULTS AREN T VISIBLE THIS IS TAKING TIME EXISTING BUSINESS IS SUFFERING IS IT WORTH IT? The Dark Night of the Innova vator UP TO TW WO YEARS START TO SEE PAY OFFS MAYBE NOT A BAD IDEA IT WORKS De terugblik van Syntrophos werd vorig jaar verlevendigd met een rode draad die op de laatste pagina tot een minuscuul breiwerkje was gegroeid. De kop was eraf, het begin was gemaakt, Syntrophos had het licht gezien. Het was alleen nog niet duidelijk waar de rode draad toe ging leiden en of het breiwerkje iets nu gs zou gaan opleveren. Na de eerste 306 dagen was er een jonge organisa e ontstaan die nog onbevangen en vol enthousiasme klaar stond om elke uitdaging aan te gaan. Uitdagingen die in het tweede jaar ook zijn gekomen. De organisa e moest volwassen en professioneel worden, architectuur en i-visie stonden op het programma; BAG, BGT, aanbesteding ICT, telefonie en bovenal de uitrol van die laatste twee brachten de jonge organisa e in een situa e van rennen, vliegen, hollen, vallen en weer opstaan. Implementa e van een geheel nieuwe innova eve infrastructuur en een fusie tussen twee deelnemers, waarbij de grootste gemeente met het meest uitgebreide en complexe applica elandschap was betrokken, blijken achter af veel en misschien wel te veel geweest voor een jonge startende organisa e als Syntrophos. Professor Strikwerda hee uitgebreid onderzoek gedaan naar de ontwikkeling van SSC s en daar over gepubliceerd. Hij hee onder andere geconstateerd dat de klan evredenheid en zelfs de medewerkertevredenheid in de beginperiode flink kunnen dalen, terwijl tegelijker jd de organisa evolwassenheid zeer snel s jgt. Ondank dat deze trend bekend is bij Syntrophos lijkt het onvermijdelijk om ook al deze fasen te doorlopen. De meeste bespiegelingen in dit jaaroverzicht gaan dan ook over hetzelfde thema: Syntrophos zit in een diep dal en moet hard knokken om hier weer uit te komen. Volgens hetzelfde onderzoek van Strikwerda gaat dit ook weer lukken en zal de snel s jgende organisa evolwassenheid helpen om van Syntrophos een solide sterke organisa e te maken. Een organisa e die dan bestaat uit een groep vastberaden en ervaren mensen die door vallen en opstaan een goede maar harde leerschool hebben ondergaan. Churchill zei immers ook al: If you re going through hell, keep going. Het is nu ook ineens duidelijk waartoe de rode lijn hee geleid en wat de rode shawl voor boodschap hee achtergelaten. 27 Syntrophos 2014 Syntrophos

16 Jaarstukken Syntrophos 2014 Jaarstukken Syntrophos

17 Inhoud Inleiding 34 Verantwoording op de programma s programma ICT Programma Geo informa e 37 Paragrafen Bedrijfsvoering Weerstandsvermogen Financiering 43 Jaarrekening Financiele beschouwing Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 47 Toelich ng op de Balans Ac va Passiva Niet uit de balans blijkende verplich ngen 55 Overzicht baten en lasten 58 Toelich ng op overzicht baten en lasten in de jaarrekening Analyse programma ICT Analyse Programma Geo informa e 59 Overzicht kredieten Begro ngsrechtma gheid Wet Normering bezoldiging topfuncionarissen Overige gegevens Syntrophos 2014 Jaarstukken Syntrophos

18 Inleiding In de jaarstukken zijn het financieel jaarverslag, de jaarrekening en de overige gegevens van 2014 opgenomen, uit het tweede jaar van Syntrophos. Syntrophos is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Bernisse, Brielle, Spijkenisse en Westvoorne. De gemeenten die deelnemen in de gemeenschappelijke regeling zijn de samenwerking aangegaan voor (in ieder geval) een periode van 5 jaar. Dit tweede jaar was nog steeds een jaar van opbouw, de aandacht ging naast het verder opbouwen van de eigen organisa- e met name uit naar de investeringen in de infrastructuur en de herindeling van twee deelnemers. Een en ander werd bemoeilijkt door de langdurige uitval van een aantal medewerkers. Onze klanten verwachten natuurlijk een dienstverleningsniveau dat minimaal gelijk blij aan wat ze gewend waren, en daar hebben we ons volledig voor ingezet. Syntrophos stree voor de deelnemers naar het realiseren van de de volgende zes doelstellingen: bieden van con nuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; verder verhogen van de kwaliteit van processen; verder verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; efficiënter inze en van de beschikbare arbeidskracht; realiseren van besparingen doorschaalvoordelen; bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. De begro ng 2014 is des jds binnen een maand na de oprich ng naar de beste inzichten van dat moment opgesteld. In de jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over de in de begro ng 2014 opgenomen beleidsvoornemens en financiële lasten en baten. In het Besluit Begro ng en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn regels voor de samenstelling van de jaarstukken opgenomen. De financiële jaarstukken van Syntrophos bestaan uit verschillende onderdelen, die in het Besluit Begro ng en Verantwoording (BBV) zijn voorgeschreven. Het bestaat uit het jaarverslag met daarin de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen en de jaarrekening met daarin de balans, de staat van baten en lasten en toelich- ng daarop. De verschillende onderdelen worden hieronder globaal toegelicht Het Besluit Begro ng en Verantwoording schrij naast een programmabegro ng ook een productenraming en realisa e voor. Bij Syntrophos zijn de programmabegro ng en rekening iden ek aan de productenraming en -realisa e. De programmaverantwoording gaat in op de realisa e van de twee programma s die in de begro ng 2014 waren opgenomen. Dit zijn: Programma 1 ICT Programma 2 GEO-informa e De indeling per programma is gelijk. Elk programma biedt inzicht in de mate waarin de voorgenomen doelstellingen zijn bereikt, de wijze waarop is getracht de doelstellingen te bereiken en in de gerealiseerde baten en lasten. In de paragrafen wordt aandacht besteed aan een aantal financiële en bedrijfsma- ge onderwerpen die dwars door het beleid van de programma s heen lopen. De volgende paragrafen, die op grond van het BBV in de jaarstukken verplicht zijn op te nemen, zijn van toepassing op Syntrophos: Bedrijfsvoering Weerstandsvermogen Financiering In de staat van baten en lasten zijn de gerealiseerde lasten en baten per programma opgenomen alsmede het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen. Hierbij wordt inzicht gegeven in de ramingen voor en na wijziging van de begro ng. Tevens is er een analyse op de afwijkingen tussen begro- ng en realisa e van lasten en baten opgenomen. Op de balans zijn de ac va en passiva van Syntrophos per 31 december 2014 opgenomen. Uit de balans blijkt de financiële posi e van Syntrophos. Gebeurtenis na balansdatum De nieuwe infrastructuur die januari 2015 door de gemeente Nissewaard in gebruik werd genomen, bleek niet naar behoren te func oneren. Hiervoor moeten in 2015 extra uitgaven gedaan worden om de tekortkomingen te verhelpen. Daardoor is er sprake van een niet uit de balans 2014 blijkende verplich ng. Voor het oplossen van de kinderziekten in de infrastructuur is door het dagelijks bestuur een budget van toegekend. Deze kosten worden gedekt uit respec evelijk de inzet van de algemene reserve en een voorzien overschot op de kapitaallasten. J.A. Hartzema 33 Syntrophos 2014 Jaarstukken Jaarstukken Syntrophos

19 Verantwoording op de programma s 1. Programma ICT tweede de herindeling van de gemeente Spijkenisse en de gemeente Bernisse een onderlinge uitwijkmogelijkheid voor de totale ICT op basis van de twee data- kostenreduc e te realiseren. Het werken onder architectuur draagt bij aan het veelheid werk bij Syntrophos eind 2014 is er nog geen verder vervolg op gekomen. dig afgerond in In 2015 wordt het nodige nawerk gedaan en worden onder 1.1 Algemeen Informa evoorziening, en meer specifiek de technische component (ICT) van de informa evoorziening, is voornamelijk gericht op de interne organisa e. Onder invloed van o.a. hogere overheden, de VNG en maatschappelijke ontwikkelingen is ICT ook steeds meer ingezet bij de verbetering van de dienstverlening en een andere wijze van communiceren met burgers en bedrijven. Tevens wordt de IT van de deelnemende gemeenten bij het shared service centrum meer en meer centraal ingericht en geop maliseerd. 1.2 Wat hebben we bereikt? In Programma 1 ICT staan zaken vermeld waaraan gemeenten werken om de dienstverlening naar de bewoners te verbeteren. Natuurlijk hee dit invloed op de ICT. Nieuwe applica es en nieuwe IT-configura es moeten ervoor zorgen dat wat de gemeenten vragen ook door ICT gerealiseerd kan worden stond in het teken van 2 grootschalige projecten. Ten eerste het begin van de implementa e van een volledig nieuwe infrastructuur waarmee de deelnemende gemeenten de komende jaren kunnen werken. Hierdoor wordt server based compu ng mogelijk. Binnen de MAN (Metropolitan Area Network) is voornamelijk in (core)switches voor het netwerk geïnvesteerd. Deze infrastructuur is gebaseerd op de nieuwste technologieën en op het principe het nieuwe werken. Ten naar de nieuwe gemeente Nissewaard, waaraan met forse inzet is gewerkt. De nieuwe ICT omgeving van Nissewaard is voor wat betre de belangrijkste componenten,opgeleverd. Ook is in 2014 een eerste aanzet gegeven tot het opstellen en vaststellen van het overkoepelend technisch informa e-beveiligingsbeleid. De oplevering van een VOIP telefonie oplossing die bijvoorbeeld kostenloos onderling bellen mogelijk maakt en voorbereid is om toekoms ge func onaliteiten te ondersteunen, zoals binnen het Nieuwe Werken. 1.3 Wat hebben we daarvoor gedaan? 2014 is gewerkt aan een verdere kennisoverdracht van de ICT-beheerders naar elkaar, zodat de dienstverlening uiteindelijk persoonsona ankelijk wordt. De volledige borging hiervan zal ook in 2015 nog inzet vragen. 1.4 ICT-Infrastructuur De twee datacenters voor de loca e Spijkenisse en Westvoorne zijn technisch opgeleverd en klaar voor gebruik. De gemeente Nissewaard is als eerste deelnemer hierop aangesloten. De nieuwe ICTinfrastructuur is opgebouwd met nieuwe technieken en met de mogelijkheden om te werken waar en wanneer en met welk device je wilt. Uiteindelijk leidt de nieuwe ICT-infrastructuur tot efficiëntere beheerwerkzaamheden, minder verstoringen en centers. 1.5 ICT-Support & Beheer Voor ICT-support en beheer betekent de nieuwe ICT infrastructuur een vereenvoudigde manier van werkplekbeheer. De processen incident-management en wijzigingsmanagement zijn uitgewerkt in procesbeschrijvingen. Deze processen zullen in 2015 opera oneel worden ingevoerd waardoor het beheer naar een hoger niveau ge ld wordt. Door een betere (keten-)monitoring in te richten, kan sneller op mogelijke verstoringen in de dienstverlening worden ingespeeld. Gebleken is dat het een uitdaging blij om de vele wijzigingen in overheidsland, op een jdige en juiste wijze door te voeren. Een grotere omgeving vraagt om een meer gestructureerde aanpak van incidenten en/of wijzigingen. Gezien de complexiteit van de IT-omgeving en de vele wijzigingen is een test- en produc- eomgeving noodzakelijk om gestructureerd, in overleg met de betrokkenen, wijzigingen in produc e te nemen. Gezien het steeds meer jdona ankelijk werken is het noodzakelijk vaste jden te benoemen om klein en/of groot onderhoud te plannen. Hiervoor is in 2014 een 1e aanzet gemaakt. 1.6 Werken onder Architectuur Harmonisa e van de ICT is een voorwaarde om uiteindelijk efficiën e en gericht doorontwikkelen van de ICT. Uitgangspunten hierbij zijn dat de ICT zich ontwikkelt volgens een vooraf bepaalde visie en strategie en volgens afgesproken richtlijnen en kaders. Het proces van werken onder architectuur start bij het inzichtelijk maken van de bestaande ICT om te komen tot een duidelijk punt waar Syntrophos met en voor haar deelnemers naar toe gaat. In 2015 wordt dit traject verder opgepakt. 1.7 Herindeling 2014 stond voor gemeente Bernisse en Spijkenisse in het teken van de herindeling naar de nieuwe gemeente Nissewaard. Syntrophos hee uitvoering gegeven aan het ICT-transi eplan Nissewaard. Het project betrof het installeren en inrichten van applica es en het samenvoegen van verschillende databases om een andere oude applica es voor Bernisse en Spijkenisse uitgefaseerd. De kosten voor dit project zijn doorbelast aan Bernisse en Spijkenisse. 1.8 Telefonie In 2014 is een begin gemaakt met de uitrol van VOIP telefonie. De vaste telefooncentrales van de gemeente Spijkenisse en de gemeente Westvoorne zijn in 2014 vervangen door een nieuwe VOIP oplossing In 2014 lag de focus op het schrijven van een visie op de informa evoorziening en automa sering, die rich ng gee aan de op te pakken ICT-projecten en harmonisa- etrajecten voor de komende jaren. Eind 2014 is hiermee gezamenlijk met de deelnemers een eerste start gemaakt. Met de 3 managemen eams is gesproken over het belang van de visie en over enkele inhoudelijke onderwerpen die de input hiervoor vormen. Vanwege de grote hoe- nieuwe dataset voor Nissewaard te realiseren. Alle applica es voor de nieuwe gemeente zijn hierbij beschikbaar gesteld op de nieuwe infrastructuur die Syntrophos onder andere voor Nissewaard per hee aangeboden. Het is een intensief traject geweest, waarbij alle disciplines van Syntrophos waren betrokken. Er is daarbij nauw samengewerkt met leveranciers en applica ebeheerders van de gemeenten. Het project is niet volle- die opera oneel is opgeleverd 1.9 Decentralisa es In oktober 2014 is door de gemeentesecretarissen van Bernisse, Brielle, Spijkenisse, Westvoorne en Hellevoetsluis aangegeven dat er behoe e is aan coördina e en samenwerking op ICT-gebied voor de Decentralisa es in het Sociaal Domein. De focus lag hierbij voornamelijk op de transi efase. Dit is de fase tot 1 januari 2015, het moment waarop de Wat heeft het gekost? Realisa e begro ngsjaar Raming begro ngsjaar na wijziging Raming begro ngsjaar voor wijziging Baten Lasten Saldo Zie voor een toelich ng van de financiële afwijkingen op het programma de Jaarrekening, Toelich ng op overzicht baten en lasten pg 57. gemeenten klaar moesten zijn om de extra taken die naar hen toekomen uit te kunnen voeren. De ICT-component rich e zich voor deze fase met name op vraagstukken rondom informa ebeveiliging en privacy, aanslui ngen op de CORV (Collec eve Opdracht Routeer Voorziening) en het landelijk gegevensknooppunt en het implementeren van de meest noodzakelijke so ware (aan- 35 Syntrophos 2014 Jaarstukken Jaarstukken Syntrophos

20 passingen). Grote investeringen werden hierbij zo goed als mogelijk vermeden, Geo-applica es. Ook is er een concreet voorstel gemaakt voor het opera o- een impuls gegeven aan de kwaliteit van het BAG-proces door trainingen, bijeen- Wat heeft het gekost? en samengevoegd voor Nissewaard. Voor de vergunningen-, tekenar- om er zo voor te zorgen dat na de transi e de harmonisa e op het decentralisa e landschap mogelijk blij. Om deze neel maken van gegevensmanagement voor het stelsel van basisregistra es. Daarnaast is vanuit het func oneel ap- komsten en actualisa e van procesbeschrijvingen. Realisa e begro ngsjaar Raming begro ngsjaar na wijziging Raming begro- ngsjaar voor wijziging chivering- en RO-applica es zijn de werkzaamheden door de uitlopende infra-werkzaamheden in 2014 niet opdracht uit te voeren is een externe par j ingeschakeld. Deze hee in samenwerking met de adviseurs van Syntrophos en de betrokkenen binnen de samenwerkende gemeenten, de opdracht goed afgerond. Een en ander is per 31 december plica ebeheer, gegevensbeheer en projectleiding forse inzet gepleegd voor de fusie van Bernisse en Spijkenisse naar Nissewaard. Eind november 2014 is met goed gevolg voor zowel Spijkenisse als Westvoorne een herinspec e van de BAG Bijhouding GBK en transi e naar de BGT De bijhouding van de GBK voor geheel Voorne Pu en is geheel conform afspraken uitgevoerd naar tevredenheid van alle betrokkenen (5 gemeenten en Waterschap Hollandse Delta). Alle muta emel- Baten Lasten Saldo Zie voor een toelich ng van de financiële afwijkingen op het programma de Jaarrekening, Toelich ng op overzicht baten en lasten pg 59. afgerond opgeleverd. uitgevoerd. dingen worden conform afspraak binnen 2. Programma GEO-informa e 2.1 Algemeen Syntrophos verzorgt diensten voor de deelnemende gemeenten op het gebied van landmeten, gegevensbeheer, CAD\ GIS producten, func oneel applica ebeheer, advisering en projecten, analyses en ontwikkelen van nieuwe Geo-informa e producten. De afname van deze diensten is per gemeente verschillend en vastgelegd in een bijlage van de DVO Dienst Geo-informa e en Basisregistra es. In december 2013 is deze bijlage opnieuw vastgesteld en voor Bernisse, Brielle en Westvoorne uitgebreid met de bijhouding van GBK. 2.2 Wat hebben we bereikt? In 2014 zijn bovengenoemde diensten verder geprofessionaliseerd. Tevens is gestart met de bijhouding van de GBK voor geheel Voorne Pu en,de transi e van GBK naar BGT voor Bernisse, Brielle en Westvoorne en de harmonisa e van 2.3 Wat hebben we daarvoor gedaan? Professionaliseren van de diensten In het team Geo is een herverdeling van taken doorgevoerd, waarbij de taken voor gegevensbeheer BAG, GBKN en BGT anders zijn verdeeld. Bij deze herindeling is rekening gehouden met de uitbreiding van taken met 0,5 Fte voor BAG en Wkpb door de fusie van Spijkenisse met Bernisse en de transi e en het in beheer nemen van de BGT voor geheel Voorne Pu en. Hierover in de volgende alinea meer. Tevens is per 1 juli 2014, na goedkeuring in het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur, het func oneel applica ebeheer voor het beheersysteem openbare ruimte (GBI6) (535 uur/ jaar), voor de 4 deelnemende gemeenten ondergebracht bij Syntrophos. Voor Hellevoetsluis is een voorstel gemaakt voor het afnemen van deze diensten. Voor de taakverschuivingen en uitbreidingen zijn door de betrokken medewerkers opleidingen gevolgd. Samen met de direct betrokkenen van Spijkenisse, Bernisse en Westvoorne is de gestelde termijnen en kwaliteit geleverd. Ook is gestart met de aanvullende inwinning van geometrie op Voorne Putten voor de transi e van GBK naar BGT. Deze extra inwinning wordt gedekt door de reguliere in de begro ng opgenomen bijdrage van de deelnemers, gebaseerd op het prijspeil 2012 en is met een posi- ef saldo gerealiseerd. In oktober 2014 is het transi eplan BGT Voorne Pu en goedgekeurd door de projectorganisa e. Daarbij is tevens ingestemd met het projectbudget dat wordt gebruikt voor extra inzet van een tekenaar/gis medewerker en voor projectbegeleiding, gedurende de periode november 2014 t/m december Deze transi e wordt uitgevoerd voor alle deelnemende gemeenten, Hellevoetsluis en Waterschap Hollandse Delta. Syntrophos is onderdeel van een landelijke kopgroep van bronhouders die als eerste aanslui- ng realiseren op de landelijke voorziening BGT. 2.4 Harmonisa e van Geo-applica es In juli 2014 is het inkooptraject voor één BAG en Wkpb-systeem afgerond en per 28 oktober 2014 opera oneel in gebruik genomen voor Westvoorne en per voor Nissewaard. Ook is het inkooptraject afgerond voor één GIS-omgeving voor alle deelnemende gemeenten (Brielle en Bernisse hebben nu geen GIS-omgeving en krijgen hierdoor nu wel de beschikking over een dergelijke omgeving). Voor gunning is ten opzichte van de begro ng een verhoging van de bijdrage van alle deelnemers noodzakelijk gebleken en verwerkt in een begro ngswijziging. Het project is formeel in december gestart, maar vanwege de drukte rondom de fusie jdelijk uitgesteld. In 2014 is voor alle deelnemende gemeenten het registra esysteem voor Beheer Openbare Ruimte (GBI6 van Antea-Group) geïmplementeerd waarbij alle bestaande registra es en applica es zijn ondergebracht in 1 integrale omgeving. Het project is nog niet afgerond en wordt mede in rela e tot systeemperformance en opleidingen later opgepakt. 2.5 Verdere borging van het stelsel van basisregistra es In oktober 2014 is een voorstel voor de organisatorische invulling van de rollen Gegevensmakelaar en Stelselregisseur, in totaal 2 e, voorgelegd aan het DM-overleg. Zij hebben beves gd dat dit een voorstel is, dat in overleg met de demandmanagers met posi ef advies kan worden voorgelegd aan de MT s van de gemeenten om tot opera onele invulling te komen. 2.6 Werkzaamheden in het kader van de fusie Bernisse en Spijkenisse naar Nissewaard De vergunningenapplica e, BAG- en WkpB-registra e en -register, het tekeningenarchiveringsysteem, GIS-viewer, het datadistribu esysteem DDS, RO-applica- es en CAD werkplekken zijn alle qua inhoudelijke datagegevens en systemen gemigreerd naar de nieuwe infrastructuur 37 Syntrophos 2014 Jaarstukken Jaarstukken Syntrophos