De eerste 306 dagen. hebben de mensen met elkaar Syntrophos op de goede weg geholpen en stevig op de kaart gezet

Transcriptie

1

2 De eerste 306 dagen hebben de mensen met elkaar Syntrophos op de goede weg geholpen en stevig op de kaart gezet

3 Inhoud Voorwoord 6 Vertrouwen 9 Het lege nestsyntroom 11 Syntrophos 12 Collega s aan het woord Kengetallen & Sociale gegevens Weetjes 18 Bouwen aan een nieuw huis 21 Samenwonen 23 In gesprek met onze klanten: 24 Jaap Jongejan 24 Peter van den Beemt 25 Arjen Offerhaus 26 Michel van Duuren 27 Apollo spannende dagen 30 Aanbesteding telefonie 31 Op de kaart BGT voor heel Voorne Pu en 34 Jaarstukken

4 Net als bij elke organisa e zit de kracht van Syntrophos in de mensen. De mensen ín de organisa e en de mensen óm de organisa e. De medewerkers, de klanten, de bestuurders, de leveranciers en ondersteunende par jen zorgen ervoor dat Syntrophos tot een succes wordt. De eerste 306 dagen van het bestaan van Syntrophos hebben zij zich op verschillende manieren ingezet om het fundament van Syntrophos stevig neer te ze en. De medewerkers van Syntrophos hebben zich met enthousiasme en plezier ingezet, waarmee een goede basis is gelegd voor de nieuwe organisa e. Zij moesten via ongebaande paden nieuwe wegen ontdekken en nieuwe routes uitzetten. De leveranciers hebben producten en diensten geleverd waarmee Syntrophos de kwaliteit van de dienstverlening kan en zal verbeteren. Ondersteunende par jen hielpen bij de ontwikkeling van de eigen Syntrophos cultuur, de inrich ng van de werkprocessen, de fysieke inrich ng, het personeelsbeheer, de opzet van de financiële huishouding en andere inrich ngszaken. De klanten toonden volledig begrip voor de ontwikkelingsfase waarin Syntrophos zich bevond en stelden niet te extreme eisen aan het niveau van de dienstverlening. Hierdoor kreeg Syntrophos de kans om jdens deze eerste 306 dagen vooral te werken aan de inrich ng van de eigen organisa e. Kortom, de ménsen hebben met elkaar in de eerste 306 dagen Syntrophos op de goede weg geholpen en stevig op de kaart gezet. Al deze par jen zijn aan het woord gelaten om het eerste jaarverslag van Syntrophos inhoud te geven. Behalve de financiële gegevens en de complete jaarrekening bevat dit jaarverslag sociale gegevens over de organisa e en leuke en interessante feiten over Syntrophos. De rode draad wordt gevormd door de mensen aan het woord te laten die Syntrophos tot een succes gaan maken en deze eerste 306 dagen daarvoor de basis hebben gelegd. Verder kan nog vermeld worden dat ook de vormgeving van dit jaarverslag een produc e is van medewerkers van Syntrophos. Hans Hartzema, directeur Syntrophos 7 8

5 Dirk van der Schaaf, Voorzi er Bestuur Vertrouwen De deelnemers en Syntrophos hebben veel vertrouwen in elkaar Het eerste jaarverslag van Syntrophos beslaat een periode van 10 maanden. Op 1 maart begonnen en vervolgens volop aan de slag. Het jaar 2013 was vooral een periode van wennen. Wennen aan de nieuwe collega s, wennen aan een andere vorm van bestuur, dat ook weer nieuw is. Wennen aan een andere posi e. En voor de collega s van de gemeenten wennen aan een andere rela e met de medewerkers van Syntrophos die geen collega s meer zijn maar eigenlijk toch nog wel. Langzamerhand wordt het voor iedereen duidelijk wat Syntrophos doet en hoe de samenwerking gestalte krijgt. De deelnemers en Syntrophos hebben veel vertrouwen in elkaar. Dat is ook de wijze waarop we in het bestuur met elkaar omgaan, vertrouwen in elkaar, vertrouwen in de organisa e en vertrouwen in de mensen die de werkzaamheden daadwerkelijk verrichten. Prima om op deze wijze te starten, nu het vervolg. voor de fusie tussen Bernisse en Spijkenisse niet ten koste gaat van de inzet voor Brielle en West- Voorne. Houden we de lijnen kort met de deelnemers. Want als die lijnen te lang worden zou het gevaar kunnen ontstaan dat zaken waarvoor Syntrophos verantwoordelijk hoort te zijn binnen organisa es worden opgepakt en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Het afgelopen jaar was de werkdruk hoog, maar er is geen enkele reden om te denken dat het dit jaar minder druk zal zijn. Er komen heel veel ontwikkelingen op Syntrophos af en dat is boeiend en uitdagend. Om die taken op een goede manier uit te kunnen voeren, moeten we zorgen voor het vasthouden en waar nodig uitbouwen van kennis, moeten we het vertrouwen behouden van de deelnemers. Daarvoor moeten we blijven inze en op goede rela es op uitvoerend-, management- en bestuurlijk niveau, daar heb ik heel veel vertrouwen in. Lukt het om het gestelde vertrouwen blijvend waar te maken. Waken we ervoor dat de inzet 9 10

6 Paul Brock, Directeur Concernzaken Gemeente Spijkenisse, Demandmanager Lege nest syndroom Toch is weemoed niet het allesoverheersende gevoel. Er is ook trots Jarenlang heb je ze onder je hoede gehad. En dan is het 1 maart 2013 en vliegen ze uit: een zwerm van zo n twin g DIAmedewerkers. Ze hebben hun partners in de buurt gevonden en gaan met hen een zelfstandig huishouden voeren. Hun eigen nestje hebben ze heel chique Syntrophos genoemd en fraaier ingericht dan het bij de ouwelui was. Jammer; wellicht komen ze daar nog tot andere inzichten. Bernisse, Brielle, Spijkenisse en Westvoorne hebben wel de moed gehad een stukje zelfstandigheid op te geven. En daarvoor mogen ze wat terugverwachten: een gezamenlijke, actuele en toekomstbestendige ICT-architectuur, betere dienstverlening op ICT-gebied, en geoinforma e op hoog niveau. Dat alles hopelijk uiteindelijk tegen een lagere prijs in elk geval lager dan vier alle-ingangen zouden kosten. Voor de achterblijvers is dat even slikken. Weg eigen ICT-adviseurs, weg landmeters, weg handige PC-dokters Problemen moet je voortaan via een servicepunt melden. Als je vraag niet onder de dienstverleningsovereenkomst valt, moet je bijlappen. Mag deze directeur van de achtergelaten sector Concernzaken dus een beetje weemoedig terugkijken op het eerste jaar Syntrophos? Toch is weemoed niet het allesoverheersende gevoel. Er is ook trots. Want terwijl de bestuurskrachtmeters schimpen op de gebrekkige samenwerkingsbereidheid op Voorne Pu en, is het bij de oprich ng van Syntrophos wel degelijk gelukt om elkaar te vinden. Okay, Hellevoetsluis wilde uiteindelijk op zichzelf blijven en doet niet mee. Los daarvan: alleen red je het eigenlijk niet meer. Een beetje gemeente hee naast een complex computernetwerk, waar tegenwoordig vaak ook telefoons en andere communica emiddelen aan hangen, al gauw tweehonderd verschillende so warepakke en. Dat betekent evenzoveel keuzeprocessen, inkoopac es, implementa es, onderhoudscontracten en beheersac viteiten. Dat alles in een markt die steeds meer trekjes van een oligopolie vertoont. Samen sterker is dan een prima uitgangspunt, nest verlaten en partners zoeken een natuurlijke beweging. In 2013 is het eigen nestje gebouwd. Benieuwd wat er in 2014 uit het ei komt 11 12

7 Syntrophos Mensen die gezamenlijk de uitdaging zijn aangegaan Is het een Grieks eiland, een gerecht, een filosoof, één van de klassieke Griekse helden of een willekeurig Grieks klinkend woord? En waarom heet een samenwerkingsverband op Voorne Pu en niet gewoon in goed Nederlands: Shared Service Center Voorne Pu en, of met een mooie a or ng: GRBBSW? Natuurlijk zijn veel van dergelijke namen de revue gepasseerd en al weer snel in de prullenbak verdwenen. Het idee was dat het een echte naam moest worden, die niet tot een nietszeggende a or ng kan worden verbasterd. Een naam die iets zegt over waar de organisa e echt voor staat zonder beperkingen te beva en over de regio of het taakgebied. Shared Service Center staat voor een serviceorganisa e die je met elkaar deelt (shared), terwijl wij de nadruk leggen op de samenwerking. Wij doen het niet alleen vóór de klant, maar doen het vooral mét de klant. Dit basisprincipe van de nieuwe orga nisa e en het bestaansrecht moest in de naam van de nieuwe organisa e terugkomen. Uiteindelijk is na veel wikken en wegen, brainstormen, discussiëren, Brown paper sessies, heidagen en filosoferen gekozen voor de naam SYNTROPHOS. Syntrophos is een klassiek Grieks woord dat staat voor metgezel. Een metgezel is een reisgenoot, een kameraad. Iemand waarmee je nieuwe indrukken opdoet, ontdekkingen doet, gevaren trotseert, je verwondert en je verbaast. Iemand waarmee je het dus aandur om een ontdekkingsreis te maken zonder exact te weten waar je uitkomt en wat je onderweg tegenkomt. Zo zegt Syntrophos iets over de mensen die gezamenlijk de uitdaging zijn aangegaan om in een nieuwe organisa e een nieuw avontuur te starten. Daarnaast zegt de naam iets over de rela e tussen de vier gemeenten en Syntrophos die als gemeenschappelijk doel hebben de toekoms ge uitdagingen samen op te pakken. Misschien komen we dan later nog op zo n mooi Grieks eiland uit, eten we een pita Syntrophos met Tzatziki of gaan we aan de Syntrophos-salade

8 Suuzzzzzzzzzzzzzz! Syntrophos toont voorspeld gedrag Een nieuwe organisa e starten met een nieuw team, vanaf dag één voelde dat voor mij heel vertrouwd. Alsof we al jaren met elkaar samenwerkten. As is starten, nog geen uitgekauwde procedures en processen, onduidelijkheden waar we wel en niet van zijn. Dat gaf veel discussie, onrust en soms zelfs stevige irrita e. Onze redding bleek een extern bedrijf dat met een rela verend modelletje op de proppen kwam: FORM, STORM, NORM, PERFORM. Wat bij ons plaatsvond was gelukkig heel normaal! In 2013 nog nooit zoveel mijn naam gehoord! Suuz weet jij dit? Suuz kan jij dat even regelen? Suuz onthoud jij dit dan? Vraag maar aan Suuz die weet het wel!. Alles wat je kon bedenken moest nog geregeld worden. Niets was meer vanzelfsprekend. Ontze end leuk om vanaf nul iets op te kunnen bouwen. Ik heb er in ieder geval veel ervaring mee opgedaan! Management-assistent staat er op mijn visitekaartje maar manusje van alles past beter! Suzanne van Moorselaar, Managementassistente Joke den Boer, adviseur Informa emanagement Vriend! Hoe is het bij Sin trop pos??? Één jaar Syntrophos mijn (jaar)verslag In maart 2013, goed voorbereid op de verandering en met goede zin, op weg naar Syntrophos. Maar het was ook spannend. Mijn werk als ICT-medewerker deed ik bij gemeente Westvoorne met veel plezier. Wordt het bij Syntrophos net zo leuk? Het is zeker anders, maar na een jaar kan ik gelukkig volmondig JA zeggen! De dienstverlening verbeteren, de herindeling en een nieuwe uniforme ICTomgeving voor alle gemeenten. Ook dit komende jaar hee weer veel uitdagingen te bieden! Jacqueline Ruinemans, ICT-medewerker Een zin die het afgelopen jaar vaak als welkomstgroet werd gebruikt in Rockanje. Een mooi beeld van het eerste jaar Syntrophos. Afscheid nemen van vrienden en collega s. En samen met nieuwe collega s aan een onbekend avontuur beginnen. We bezochten oude werkplekken waar we steeds als vrienden werden ontvangen. En we mochten daar vertellen wat Syntrophos is en doet. Syntrophos als vriend en metgezel. Ik hoop die zin nog vaak te horen bij al onze klanten. Alain van Hamond, func oneel applica e- en gegevensbeheerder 15 16

9 kengetallen 2013 Sociale gegevens Eigen Vermogen in 2012: 0 Voorzieningen 0 in 2012: 0 Onderhoud in 2012: 0 Totale inhuur in 2012: 0 Forma e 29,54 e 31 Medewerkers Gemiddeld salaris 3.363,50 per maand Kredieten in 2012: 0 besteed ruimte Rente baten in 2012: 0 Betaalde rente 414 Banksaldo in 2012: 0 Lening Kasgeld bij gemeente Spijkenisse Huur in 2012: 0 Materiële vaste ac va in 2012: 0 gemiddelde lee ijd 44,5 jaar Baten Programma in 2012: 0 Baten Programma in 2012: 0 Lasten programma in 2012: 0 Lasten programma in 2012: 0 geslacht 8 vrouwen 23 mannen Gemiddelde duur dienstverband 301,6 dagen Salarissen in 2012: 0 Vacature ruimte 2,98 fte in 2012: 0 e 17 18

10 Wist u dat: Syntrophos in 2013 in het totaal 6950 meldingen binnenkreeg. Hiervan 16% via selfservice geregistreerd werd. Wij 1289 werkplekken ondersteunen op meer dan 60 locaties, hier meer dan 500 applica es, 323 servers en 207 verschillende databases onder vallen. Syntrophos geves gd is in het pand bij de Gemeente Spijkenisse. Er 61 verschillende projecten liepen in Er meer dan 100 leveranciers met Syntrophos zaken doen en er kopjes koffie, thee en chocolademelk gedronken zijn

11 Doortje Lekkerkerk, Adviseur Informa emanagement Bouwen aan een nieuw huis Ons huis bestaat uit datakabels, patchkasten, wifipunten, servers, applica es en veel gegevens en informa estromen In 2013 zijn wij begonnen aan de bouw van nieuwe huisves ng voor onze deelnemers. Het huis moet stabiel, duurzaam en groot genoeg zijn, ook voor eventuele uitbreidingen. Gelijk jdig ligt er een uitdaging in het efficiënt inrichten van de ruimten en het besparen van kosten. Om dit voor elkaar te krijgen, speelt de architectuur van het gebouw een belangrijke rol. We zoeken naar de juiste balans tussen uitstraling (ontwerp), stevigheid en bruikbaarheid. Een goed uitgedachte architectuur maakt dat de bouw in samenhang kan worden uitgevoerd. Zo weten we zeker dat de trappen op de juiste plek staan, de badkamer groot genoeg is en dat de keuken op de juiste plaats voorzien is van kabels en leidingen. Het Syntrophos huis wordt alleen niet gebouwd met bakstenen, hee geen badkamer, keuken of slaapkamers. Ons huis bestaat uit datakabels, patch-kasten, wifi-punten, servers, applica es en veel gegevens & informa e(stromen). Maar de metafoor met de tradi onele architectuur is goed te maken, ook wij moeten rekening houden met architectuurprincipes en uitgangspunten. Er moet samenhang zijn tussen de bedrijfsvoering van de gemeenten, de informa evoorziening en de techniek. In het nieuwe gebouw moet de bestaande ICT een plek krijgen en daarbij moet het nieuwe bouwwerk toekomstgericht zijn. Samen met de deelnemende gemeenten en klanten moet het werken onder architectuur vorm krijgen. In 2013 zijn hiervoor de eerste stappen gezet en is er een concept visie op de informa evoorziening opgesteld. Ook is er een transi eplan voor de herindelende gemeenten Bernisse en Spijkenisse onder architectuur opgesteld. Vanuit een meerjarige visie op informa evoorziening en techniek, voor Syntrophos en de deelnemende gemeenten, kan het aankomend jaar een basisset aan criteria en uitgangspunten vormgegeven worden. Samen met een bestuurmechanisme draagt dit bij aan het doorontwikkelen van een toekomstgerichte ICT. Het gezamenlijk met de gemeenten verder vormgeven van architectuur, uitgangspunten en de besturing ervan, is een belangrijk project in

12 Eelco Rommes, Adviseur / consultant inspearit Samenwonen je zult moeten kiezen: wat gaat bij het grofvuil en wat mag blijven? De meeste mensen gaan niet al te vaak in hun leven samenwonen. Dat is heel verstandig, want het is nogal een gedoe. Heb je eindelijk besloten wie bij wie intrekt, dan blijkt dat je samen te veel meubilair hebt. Veel van de blijvertjes onder de applica es zijn er in twee smaken die ook nog eens met andere applica es samenwerken. We hebben het landschap in clusters ingedeeld om al deze varianten samen te smelten tot Nissewaardapplica es die het nieuwe IT-landschap gaan sieren. Je zult moeten kiezen: wat gaat bij het grofvuil en wat mag blijven? Wat de een spuuglelijk vindt, blijkt voor de ander van onschatbare waarde. (Zelf heb ik des jds mijn Darth Vadertelefoon hartstochtelijk moeten verdedigen.) Vanaf 1 januari 2015 gaan Bernisse en Spijkenisse samenwonen en allebei nemen ze hun eigen IT mee: so ware, koppelingen, gegevens, sjablonen... Te veel voor een enkele gemeente. Om grip te krijgen op de transi e, werkte een team van Syntrophos een plan uit. Aan de hand van interviews, vragenlijsten en veel, heel veel gesprekjes bij de koffieautomaat, kwamen we tot een lijst van meer dan 160 applica es. Zo n 130 applica es daarvan mochten blijven. De rest was rijp voor de sloop. Een probleem met so ware is dat er al jd wel mensen zijn die er gebruik van maken. Ze stoppen er allerlei gegevens in die niet zomaar verloren mogen gaan. Dat maakt het ui aseren van de overbodige applica es een kunst op zich. In 2014 slaan de fusiepartners en Syntrophos de handen ineen om de IT-transi e tot een succes te maken. Mijn Darth Vadertelefoon is inmiddels verdrongen door de iphones die ons huis hebben overgenomen. In een hoekje van de studeerkamer verzamelt hij stof met een droeve blik in zijn ogen. Maar weggooien? Nee, dat nooit! Daarvoor ben ik te zeer aan hem gehecht

13 Jaap Jongejan, Demandmanager Gemeente Bernisse Peter van den Beemt, Demandmanager gemeente Westvoorne In gesprek met Jaap Jongejan Ik begrijp dat u hebt bedacht de ICT afdelingen van de vier gemeenten tot één bedrijf te smeden. Hoe ging dat precies? Tijdens een werkoverleg eind 2006 met mijn I&A-wethouder in Rozenburg (mijn voormalig werkgever) bespraken we het fenomeen samenwerking. Dat resulteerde in een overleg met alle I&A-coördinatoren van Voorne-Pu en, waarbij ik een presenta e gaf over gangbare vormen van samenwerking. Tot onze eigen verrassing stemde iedereen unaniem voor een zo ver mogelijk gaande samenwerking! Het kos e vervolgens nog wel dik 6 jaar voordat Syntrophos ontstond en onderweg zijn Rozenburg en Hellevoetsluis afgevallen. In hoeverre bent u nog betrokken bij de contacten tussen de gemeenten en Syntrophos? Het grappige is dat alle collega s van het eerste uur nog steeds betrokken zijn bij Syntrophos, als demandmanager voor hun eigen gemeente. In die hoedanigheid coördineren we tussen de gemeente en Syntrophos. Elke twee weken wordt de voortgang van alle ontwikkelingen besproken. Bent u tevreden met het huidige resultaat? We zijn nu een vrij turbulent - jaar verder. Kort na de start van Syntrophos besloten Bernisse en Spijkenisse tot een gemeentelijke fusie, dit hee een enorme impact op Syntrophos. Hierdoor zi en de primaire taken van Syntrophos nog niet op het niveau, dat we voor ogen hadden. Tel daarbij alles op waarmee Syntrophos vanwege de herindeling mee geconfronteerd is, dan heb ik alleen maar waardering hoe Syntrophos alles draaiende houdt. Ook 2014 wordt nog een pi g jaar voor Syntrophos. Ik heb er vertrouwen in dat, hoewel niet zonder slag of stoot, toch alles op z n pootjes terecht komt. Wat ziet u nog in de toekomst voor Syntrophos? Ook na de herindeling liggen er een aantal forse taken te wachten. Zo zijn er de landelijke ontwikkelingen, zoals de i-nup bouwstenen, de harmonisa e van ICT en zal naar verwach ng de klantenkring van Syntrophos in de komende jaren uitbreiden met bijvoorbeeld andere gemeenten. In gesprek met Peter van den Beemt Hoe verloopt het contact met Syntrophos? Het contact met Syntrophos en de andere demandmanagers verloopt pre g en goed, onder andere door het tweewekelijkse Demandmanager-overleg met Syntrophos. Is het makkelijk om u als klant (Westvoorne) te koppelen aan Syntrophos? Het voelt niet alsof we klant zijn; meer als gezamenlijk optrekken. De organisa e komt nog steeds met ict-vraagstukken die dan gezamenlijk met onze adviseur worden opgepakt. Is de samenwerking met ICT anders dan vroeger, zo ja, in welk opzicht? De echte voordelen van Syntrophos worden pas merkbaar als de harmonisa e van de infrastructuur gerealiseerd is. Het was wennen om niet meer zelfstandig te beslissen. Hoe ervaart u dat de ICT nu op fysieke afstand zit? Dat ICT niet in het gemeentehuis aanwezig is, stoort niet. Wel moesten we er aan wennen dat er niet meer snel iets geregeld kan worden door even binnen te lopen. Het melden van storingen via het Servicepunt in Spijkenisse gaat prima. Sommigen hebben het idee dat Syntrophos bij Spijkenisse hoort door de huisves ng. In die zin zou Syntrophos zich meer als zelfstandige eenheid kunnen profileren. Presteert Syntrophos naar behoren? Naar mijn idee hee Syntrophos z n ware gezicht nog niet kunnen laten zien: er zit nog zoveel groei in dit bedrijf en de poten e is groot! De fundering ligt er, nu begint het echte bouwen. De verwach ngen zijn hoog, dat is moeilijk. Tel daarbij op de invloeden van buitenaf, zoals veranderende wetgeving en het samengaan van Bernisse en Spijkenisse vanaf De gezamenlijke aanbesteding van de vaste telefonie wil ik toch even noemen als het 1e echte wapenfeit van Syntrophos. Het ICT-landschap is al jd in ontwikkeling en vraagt crea viteit en aanpassing van de mensen die daarmee werken. Eén van de speerpunten van Syntrophos was verminderen van kwetsbaarheid en het hoofd bieden aan nieuwe ontwikkelingen. Wat mij betre is dit bij Syntrophos in goede handen! 25 Jaarverslag Syntrophos s

14 Arjan Offerhaus, Waterschap Hollandse Delta In gesprek met Arjan Offerhaus Wat doet Syntrophos precies voor het Waterschap? Syntrophos beheert de Grootschalige Basiskaart Voorne-Pu en (GBK), voor de gemeenten en ook voor het Waterschap Hollandse Delta. Dat wil zeggen, dat Syntrophos het hele eiland Voorne-Pu en in kaart brengt; elke lantaarnpaal, elk gebouw, elke weg Elk object dat je bovengronds ziet, komt op de kaart terecht. Dus elk object op het gebied van het waterschap wordt bijgehouden door Syntrophos. Hoe zit dat precies met die kaart..? Een nieuwe wet verplicht verschillende overheidspar jen om samen telkens een stuk van de Basisregistra e Grootschalige Topografie op te bouwen. Op Voorne-Pu en gaat het om zeven par- jen. Om deze kaart landelijk te maken, worden later alle gebieden samengevoegd tot één kaart. Het gevolg is een eenduidige landelijke kaart, die wel zo makkelijk te lezen is: de kaart hee één legenda. Aan ons de schone taak om dit voor Voorne-Pu en voor elkaar te boksen. Hoe is dat zo gekomen? Waarom hee het waterschap voor Syntrophos gekozen? Aangezien Syntrophos het beheer over de Basisregista e Grootschalige Topografie al voert, was het een logische stap om samen - dus ook met de andere vijf overheidspar jen - de Basisregista- e Grootschalige Topografie (BGT) op te bouwen vanuit de GBK Voorne-Pu en. Als dat gereed is, dient over de Basisregistra e Grootschalige Topografie goed beheer te worden gevoerd. Vooralsnog is Syntrophos hier heel zeker de aangewezen par j voor. Bedoeling is, dat straks het hele eiland ook op de kaart één geheel vormt. Syntrophos als beheerder Voorne-Pu en? Het uiteindelijke streven is om voor heel Voorne-Pu en de Basisregistra e Grootschalige Topografie in beheer te hebben bij Syntrophos. Maar we hebben te maken met zeven overheidspar jen en niet alle par jen willen zich laten ontzorgen door Syntrophos. Vooralsnog hee Waterschap Hollandse Delta nog geen keuze gemaakt voor het beheer na 1 januari Tot die jd is Syntrophos in elk geval onze beheerder en samenwerkingspartner. Michel van Duuren, inkoper, afdeling financién, team Inkoop gemeente Spijkenisse In gesprek met Michel van Duuren Jij hebt de aanbesteding voor de telefonie geregeld, wat houdt dit precies in? De aanbesteding houdt in dat er een geheel nieuw telefoniesysteem op basis van Voice over IP wordt geleverd, geïmplementeerd en onderhouden. Daarmee worden alle telefooncentrales van de vier gemeenten vervangen door twee centrales, loca es Spijkenisse en Westvoorne. Deze telefooncentrales worden redundant uitgevoerd wat wil zeggen dat indien één van de telefooncentrales uitvalt de andere centrale alles overneemt. Daarmee is de con nuïteit gewaarborgd. Verder worden alle telefoontoestellen in de vier gemeenten vervangen. Wat was de reden dat de telefonie in de vier gemeenten op de schop moest? Twee van de vier gemeenten hebben een verouderde telefooncentrale. Vanwege de regionale samenwerking en de gewenste uniformiteit voor beheer en onderhoud hee Syntrophos alle vier de gemeenten geadviseerd een Europese aanbesteding te starten. Was dit de eerste keer dat je voor 4 gemeenten tegelijk een aanbesteding deed? Hoe verliep het? Het was niet mijn eerste aanbesteding voor meerdere gemeenten. Het was wel voor het eerst voor vier gemeenten tegelijk. Doordat Syntrophos de vier gemeenten vertegenwoordigt, is er sprake van één aanspreekpunt in de communica e. De aanbesteding verliep goed en de verwach ng is dat het resultaat na implementa e zeer goed is. Wat is het voordeel om voor 4 gemeenten aan te besteden? De voordelen voor aanbesteden namens vier gemeenten zijn onder andere dat er sprake is van een grotere opdracht, waardoor deze voor de markt interessanter is. Ook kan een betere prijs worden bedongen en kan er uniformiteit in onderhoud, service en beheer worden geboden. Is er iets dat je nog graag kwijt wilt over het aanbesteden voor Syntrophos? De samenwerking met de medewerkers van Syntrophos verliep zeer pre g. Er werd kri sch meegedacht en goed geschakeld. Zo kon ik gedurende de gehele periode dat de procedure liep (inclusief voorbereiding) op elk willekeurig moment binnenlopen en afstemmen met medewerkers

15 Apollo 13 Reflec e in hoofdle ers Op 21 maart was het zover, de formele kick-off van Syntrophos. Op een prach ge loca e; Badhotel Rockanje. Meer dan 30 nieuwe Syntrophos medewerkers, soms nog een beetje onwennig in de nieuwe situa e. Maar iedereen wel benieuwd naar het nieuwe team, de nieuwe collega s. Om het ijs te breken zijn we gestart met de airplane crash. Deze simula e speelde rond een neerstortend vliegtuig, waarbij de passagiers overleefden, maar in onherbergzaam gebied terecht kwamen. Overleven was het doel, hiervoor kon gekozen worden uit een lijst van voorwerpen. In eerste instan e een individuele keuze per deelnemer, daarna een keuze als groep. Al snel kwamen de verschillende gedragsvoorkeuren naar voren: kartrekkers, denkers, verbinders en inspirators. Deze rollen kunnen elkaar bijten, maar in een basis van vertrouwen en openheid kunnen ze elkaar versterken. Het belang van het luisteren naar afwijkende meningen en de bereidheid om de gemeenschappelijke intelligen e op maal te gebruiken zijn cruciaal. Het belang van het goed luisteren naar elkaar en het respecteren van elkaars belangen kwam ook naar voren bij de onderhandelingsoefening die we gespeeld hebben; alleen zo kom je tot op male resultaten. De tweede ontmoe ng was op 5 september, bij de Apollo13 game. In deze simula e kregen medewerkers van Syntrophos, de uitdaging om de (waargebeurde) vlucht van de Apollo13 raket in goede banen te leiden. Zo kregen zij incidenten, problemen, wijzigingen en businessvragen op te pakken, op te lossen en uit te voeren in een moeilijke en stressvolle situa e. De simula e leverde veel concrete leerpunten op. Zoals het belang om klan ocus te houden om succesvol te zijn. Daarnaast het belang van communiceren (luisteren). Het meest genoemd werd het kennen van elkaars taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot verscheen het woord REFLECTIE in hoofdle ers op de flipover. Note van de trainers: De sessies met Syntrophos Vonden wij erg ac ef! Posi ef en eager Leverde nu ge leerpunten op! Arenea 29 30

16 306 spannende dagen A asten wat er van elkaar verwacht kan worden Aanbesteding telefonie Bij Syntrophos wordt het personeel vertegenwoordigd door een personeelsvertegenwoordiging; o ewel de PVT. Vanuit ieder team hee er één medewerker zi ng. In 2013 zijn er al enkele wijzigingen op bestaande regelingen doorgevoerd. In de meeste gevallen zijn deze één op één overgenomen van de gemeente Spijkenisse en hee de PVT hierin geen aanvullende adviesrol vervuld. Syntrophos is onder meer verantwoordelijk voor het verzorgen van de telefonie bij de deelnemende gemeenten. Door Syntrophos is in 2013 een Euro- telefoonnummers van de gemeenten Brielle en Westvoorne zullen gefaseerd in dit contract ondergebracht worden. De PVT hee beperktere bevoegdheden dan een OR, maar zal er alles doen om het personeel van Syntrophos goed te vertegenwoordigen. Binnen de gemeenschappelijke regeling is besloten `in principe gemeente Spijkenisse in de personele regelingen te volgen. Hierdoor worden de mees- De start van Syntrophos is voor iedereen pi g geweest en de grote projecten ICT Infra, Telefonie en Fusie zullen ook in 2014 een zware wissel trekken op het personeel. Met de komst van gemeente Nissewaard volgen pese aanbesteding gestart voor het vervangen van de huidige telefooncentrales. Samen met het team Inkoop van de gemeente Spijkenisse en Expanding Visions (externe adviseur), om de aanbesteding te begeleiden. De aanbesteding vond plaats in opdracht van Syntrophos. Mobiele spraak- en/of data-abonnementen Er wordt door de gemeenten van diverse partners en providers gebruik gemaakt. Er wordt een vergelijkbare werkwijze als bij de vaste telefonie gehanteerd, waarbij geleidelijk alle nummers onder het nieuwe contract gebracht zullen worden. te regelingen niet rechtstreeks door de direc e van Syntrophos vormgegeven. Zoals bij alle nieuwigheden moesten ook de leden van de PVT en de directeur a asten wat er van elkaar verwacht kon worden. Twee leden hebben een training gevolgd waardoor de PVT een beter zicht hee gekregen op de ruimte die er we elijk is. Begin 2013 hee de PVT alle van Spijkenisse overgenomen personele regelingen formeel vastgesteld. Ook zijn er een reglement en een ondernemersovereenkomst opgesteld, waarin prak sche afspraken tussen de bestuurder en de PVT zijn opgenomen. er nieuwe personele regelingen, maar we verwachten niet dat deze veel consequen es zullen hebben voor het personeel van Syntrophos. Wel moet er hard gewerkt worden aan de Syntrophosorganisa e waarbij ook de PVT zijn stem wil laten horen. Denk hierbij aan trajecten rond procesop malisa e en cultuur. De PVT kijkt terug op de spannende eerste 306 dagen van Syntrophos, maar bese dat 2014 een druk jaar wordt met veel werk en uitdagingen, waarin samenwerking centraal zal staan. Zowel intern, als met en tussen onze klanten. Kortom: het gaat nu pas echt beginnen! Het voorwerp van de aanbesteding betrof de levering, de implementa e en het onderhoud van een nieuw telefoniesysteem op basis van Voice over IP (VoIP) en werd aanbesteed in één perceel (telefooncentrale met alle bijbehorende toestellen en het beheer en de registra e van so ware). Bereikbaarheid is hiermee ona ankelijk geworden van de werkplek. De aanbesteding is inmiddels afgerond. De leverancier is Triple P en de implementa e is gestart. Het beheer zal, van de centrales tot en met het telefoontoestel en van de randapparatuur (bijvoorbeeld een fax) tot het beheer van de service- en onderhoudscontracten, volledig door Syntrophos worden uitgevoerd. Beheer en aanschaf hard- en so ware: Syntrophos kan de aanschaf van alle standaard ICT hard- en so ware zaken ondersteunen, dus ook op het gebied van mobiele telefonie. Bepaald kan worden welke zaken wel of niet beheerd worden door Syntrophos. Gezien de impact van mobiele devices op o.a. netwerk, doorbelas ng van kosten, standaardisa e en synergievoordelen, betekent dit dat Syntrophos de aanschaf en het beheer voor alle 4 de gemeenten doet. Rapportages Syntrophos voorziet in algemene (generieke) rapportages, in overleg kan de gewenste inhoud van de algemene rapportages bepaald worden. Vaste telefonie: Syntrophos hee het OT2010 (Tele2) contract overgenomen van de gemeente Spijkenisse. De 31 32