The Katwijk Way Leanmanagement in de praktijk. Door: Walter Baardemans

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "The Katwijk Way Leanmanagement in de praktijk. Door: Walter Baardemans"

Joost Smets
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 The Katwijk Way Leanmanagement in de praktijk Door: Walter Baardemans

2 De gemeente Katwijk heeft de ambitie om de beste dienstverlenende gemeente van Nederland te worden. Om dat te realiseren, worden werkprocessen via leanmanagement opnieuw ingericht. Het leidt ertoe dat met minder mensen in kortere doorlooptijden hogere kwaliteit geleverd kan worden voor de klant. Maar safety first : wie zich flexibel opstelt en hiervoor met de organisatie een overeenkomst aangaat, komt in aanmerking voor een werkgarantie. Ook de ondernemingsraad is positief over The Katwijk Way. Een Katwijkse burger moest tot voor kort 68 dagen geduld hebben voor een antwoord op een bijstandsaanvraag. Nu handelt hetzelfde team deze aanvraag af in vijf dagen, als de klant ook alle benodigde gegevens aanlevert. Het geheim? The Katwijk Way. Sinds anderhalf jaar is gemeente Katwijk in de ban van leanmanagement. Het is de uitkomst van een nieuw ontwikkelde visie op de bedrijfsvoering met het overheidsontwikkelmodel als basis, vertelt organisatieadviseur Jan den Hollander. Er gaan in Katwijk in de toekomst veel mensen met pensioen. We willen daardoor geen zieltogende club worden en afhankelijk worden van anderen, maar zelf topsport blijven bedrijven. Efficiënt werken, de focus sterker op het publiek als klant, werken vanuit een gemeenschappelijke notie, maatwerk leveren en voortdurend alert zijn op veranderingen en ontwikkelingen. Daartoe moesten we onze processen aanscherpen. Autofabrikant Toyota heeft jarenlange ervaring met leanmanagement in de Toyota Way. Gemeente Katwijk vertaalde de Japanse

Maar safety first : wie zich flexibel opstelt en hiervoor met de organisatie een overeenkomst aangaat, komt in aanmerking voor een werkgarantie.

3 aanpak op een passende manier naar The Katwijk Way. Het fundament is de ambitie is om beste gemeentelijke dienstverlener te worden, zaken zelf te doen tenzij anderen het beter en voordeliger kunnen en respect voor de medewerkers. Den Hollander: Wij doen een beroep op de denkkracht van onze medewerkers. We vragen ze mee te denken over efficiëntere processen. Dat leidt er vaak toe dat met minder mensen hetzelfde werk kan worden gedaan. Daarom geldt safety first. Wij bieden medewerkers een werkgarantie voor onbepaalde duur. Als het werk daarom vraagt moeten zij wel bereid zijn om van werkplek te veranderen, zodat er interne mobiliteit ontstaat. Verspillingen Op het fundament bouwt Katwijk met medewerkers stap voor stap aan betere processen. Niet door uitgebreide plannen van aanpak en implementatietrajecten, maar door gemiddeld in acht dagen heel concreet een proces onder de loep te nemen en direct verspillingen eruit te halen. Leanadviseur Michel Melis: We stellen op een A3 het probleem vast. Vervolgens lopen we het bestaande proces na en brengen dat visueel in beeld. Dan zie je dat een dossier soms drie keer langs dezelfde kwaliteitscontroleur komt, wat echt niet nodig is. Of dat een dossier dagen in een postvak ligt en er niets mee gebeurt. Samen met de medewerkers worden dergelijke verspillingen aangepakt en volgt een herinrichting van een proces met standaardwerkwijzen, zodat mensen altijd taken gemakkelijk van elkaar kunnen overnemen. Door de efficiëntere aanpak, kan hetzelfde proces vaak sneller en met minder mensen gedaan worden. Bij een geteste oplevering tekent de opdrachtgever (lees: het afdelingshoofd) voor de nieuwe werkwijze die als standaard geldt voor dat moment. Melis: Als er formatie vrijvalt, gaan medewerkers over naar de flexafdeling die per 1 januari van start is gegaan. Die mensen kunnen we inzetten om tijdelijke pieken binnen een afdeling op te vangen of bieden we opleidingsmogelijkheden voor andere werkzaamheden. Het komt ook voor dat iemand tijdelijk werkervaring wil opdoen in een andere functie. Dat kan ook.

Den Hollander: Wij doen een beroep op de denkkracht van onze medewerkers. We vragen ze mee te denken over efficiëntere processen.

4 Positief De elf leden van ondernemingsraad van Katwijk hadden geen ervaring met leanmanagement, vertelt OR-voorzitter Chris van Dijk. Toen lean een onderwerp werd binnen de organisatie, verdiepten hij en zijn collega s zich er meer in. Van Dijk: Het leek een goede filosofie om de binding met de organisatie te stimuleren en om de organisatie te versterken met middelen die de organisatie zelf heeft. Zonder externe inhuur. Anderhalf jaar later is de OR positief over de ontwikkelingen. Volgens Van Dijk is de OR vanaf het begin betrokken geweest bij de nieuwe visie op de bedrijfsvoering. Vroeger waren we meer waakhond en gaven we achteraf advies. Nu overleggen we als OR vroegtijdig met de bestuurder over de organisatieveranderingen en praten OR-leden nog steeds mee in allerlei werkgroepen. We zitten dicht op de materie en kunnen ontwikkelingen toetsen aan onze criteria. Voor de OR staat het belang van de 520 medewerkers voorop. Maar dat is tegelijk gekoppeld aan de continuïteit van de organisatie. Van Dijk: Wij hebben als OR als randvoorwaarden gesteld dat medewerkers werkzekerheid behielden en de werkdruk voor medewerkers niet mocht toenemen. Foto linksonder vlnr: Michel Melis, Chris van Dijk, Jan den Hollander

Van Dijk: Het leek een goede filosofie om de binding met de organisatie te stimuleren en om de organisatie te versterken met middelen die de organisatie zelf heeft. Zonder externe inhuur.

5 Met de werkgarantie voor onbepaalde duur is dat gewaarborgd. Over toenemende werkdruk horen wij nog geen klachten. Wij blijven echter wel alert op signalen vanuit de organisatie. Volgens Den Hollander raken medewerkers die direct betrokken zijn bij het verbeteren van het werkproces eerder enthousiast. Zij bedenken vaak juist oplossingen waardoor een proces soepeler en sneller kan verlopen, met een positief effect op vermindering van de werkdruk. Visueel management Naast Jan den Hollander en Michel Melis zijn vijf medewerkers in Katwijk parttime leanadviseur. Zij begeleiden medewerkers bij de herinrichting van processen. Zo is de postafhandeling inmiddels gestroomlijnd. Daarbij werd de postkamer ingericht op basis van een logische volgorde van het proces. Niet de ruimte bepaalde, maar het proces. Gaandeweg neemt Katwijk steeds meer processen onder handen. Melis: We kiezen eerst processen die de grootste impact hebben op onze ambitie om beste gemeentelijke dienstverlener van Nederland te worden. Dat kan van start zonder tussenkomst van de OR; die gaf eerder akkoord op de hele organisatieverandering. Daarbij zijn duidelijke afspraken gemaakt over de personele gevolgen, waaronder de werkgarantie. Het nieuwste inzicht is om een volledig team tegelijk mee te nemen in de principes van leanmanagement. Daarmee worden cultuurverschillen binnen teams voorkomen en kan het middelmanagement in de dagelijkse praktijk beter aansturen. Dat gebeurt met whiteboards waarop stuur-

Zij bedenken vaak juist oplossingen waardoor een proces soepeler en sneller kan verlopen, met een positief effect op vermindering van de werkdruk.

6 gegevens over het werkproces zijn opgenomen. In korte dagstarts bespreken teamleiders samen met het team welke zaken in het proces goed verlopen of moeten worden verbeterd. Den Hollander: Het middelmanagement heeft daarom een sleutelpositie. Het moet teams inspireren en ook oog houden voor het bereiken van resultaat. Daarom besteden we in het management developmenttraject extra aandacht aan persoonlijke ontwikkeling en sturen op leanprincipes. Alma Vermeulen, stagiaire van het A+O fonds is bezig met een onderzoek naar leanmanagement en de rol van de ondernemingsraad. Als u meer wilt weten over dit onderzoek of vragen heeft over dit onderwerp dan kunt u een mail sturen naar or@ aeno.nl (Voeg Onderzoek leanmanagement toe in onderwerpregel). DNA Volgens de adviseurs is The Katwijk Way geen trucje. Melis: Om duurzaam kwaliteit te leveren, moet iets beklijven in het DNA van de organisatie. Het is een organisatiefilosofie met een heel nadrukkelijke focus op de burger als klant en met als ambitie om de beste dienstverlener te zijn. Daar zijn wij met medewerkers aan gaan bouwen. Prettige bijkomstigheid is dat de aanpak bijdraagt aan de bezuinigingstaakstelling. Want het is ook belangrijk dat de gemeente efficiënter gaat werken, besluit Den Hollander. < Bekijk het begeleidende filmpje op Youtube over The Katwijk Way

Daarom besteden we in het management developmenttraject extra aandacht aan persoonlijke ontwikkeling en sturen op leanprincipes.

Vergelijkbare documenten

Slimmer werken, niet harder

Lean Management bij gemeenten Slimmer werken, niet harder Tekst: Riek Veurink / Fotografie: Kees Winkelman En ineens hoor je het overal om je heen: Lean Management als manier om ontwikkelingen in gemeenteland