Vragen en antwoorden ter voorbereiding van de infosessies loonmotor GPI, georganiseerd door ADVP PROJECT LOONMOTOR

Transcriptie

1 Vragen en antwoorden ter voorbereiding van de infosessies loonmotor GPI, georganiseerd door ADVP PROJECT LOONMOTOR Wanneer treedt de nieuwe loonmotor in voege? Waarom werd de streefdatum van niet gehaald? - in april 2006 werd beslist om over te gaan tot aankoop van een centrale loonmotor, ter vervanging van de loonmotor CDVU; - doel: overgaan tot de berekening van de lonen van alle personeelsleden van de geïntegreerde politie op datum van ; - in oktober 2008 viel de beslissing tot uitstel, met 6 maanden, van de implementatiedatum van de loonmotor; - reden: de loonmotor afstemmen op een aantal bijkomende functionaliteiten ten behoeve van de lokale politie, geformuleerd door de Vaste Commissie Lokale Politie subcommissie loonmotor; - timing: oplevering van de loonmotor op ; GO LIVE op ; Welke functionaliteiten heeft de software? - in april 2006 is men overgegaan tot de aankoop van een loonberekeningssysteem (dus: geen personeelsbeheerssysteem); - in de loonmotor vindt men alle gegevens terug die noodzakelijk zijn voor de berekening van de bezoldiging van de personeelsleden van de politie (persoonsgegevens, functiegegevens, afwezigheden, anciënniteiten en jaarbasis, toelagen en vergoedingen, berekeningsresultaten, schuldbeheer, ); Welke informatie kan via de loonmotor opgevraagd worden? - een rechtstreekse decentrale bevraging van de databank van de loonmotor is niet mogelijk; - er worden wel twee outputs standaard voorzien : een controlebestand : met enerzijds de signaletiekgegevens (die als basis gediend hebben voor de loonsberekening) en anderzijds de berekeningsresultaten (bedragen van bruto tot netto) ; een interface-bestand voor de boekhouding : weergave van de berekeningsresultaten per loonelement (van bruto tot netto) met daarnaast de inlichtingen met betrekking tot de budgetaire aanrekening; Hoe worden de gegevens van de oude/huidige software opgenomen in de nieuwe loonmotor? - het SSGPI heeft alle basisgegevens, noodzakelijk voor de loonberekening, geconverteerd van de loonmotor CDVU naar de nieuwe loonmotor; - de basisgegevens worden met terugwerkende kracht tot geconverteerd; - de berekeningsresultaten zijn consulteerbaar vanaf de GO LIVE (dus vanaf ); Welke gegevens moeten door de zones gevalideerd worden alvorens over te gaan tot een inplaatsstelling van de nieuwe loonmotor? Binnen welke termijn dient dit te gebeuren? - de projectleiding loonmotor GPI heeft beslist dat een validatie van de berekeningsgegevens voor opstart geen vereiste is; - er wordt uitgegaan van een continuïteit met de berekeningsgegevens van de CDVU en een correcte vertaalslag van de gegevens van de loonmotor CDVU naar de nieuwe loonmotor; Wat zijn de nieuwigheden verbonden aan de nieuwe loonmotor? Welke voordelen biedt ze? - een loonberekeningstoepassing in het beheer van het SSGPI: SSGPI is eindverantwoordelijke voor de eigenlijke loonberekening; - mogelijkheid tot decentrale consultatie en invoer van de gegevens rechtstreeks in de centrale loonmotor: dit zorgt voor een transparante werking, een administratieve vereenvoudiging, de beslissings- en uitvoeringsbevoegdheid kan dichter geplaatst worden naar de plaats van de impact en er kan sneller ingespeeld worden op nieuwe ontwikkelen; - werken op maat van de werkgever door een aanbod van verschillende dienstenpakketten: de werkgever bepaalt voor een groot stuk zelf welke taken en bevoegdheden hij wil verzekeren op het vlak van loonberekening;

2 - geen automatische compensaties (tenzij de werkgever hier expliciet voor kiest); - nieuwe en meer correcte info op vlak van output: zorgt ervoor dat alle partijen hun wettelijke verplichtingen kunnen vervullen; - automatisering van bepaalde taken: berekening van het ziektecontingent, berekening van de toelage voor tijdelijke arbeidsongeschiktheid, automatische afrekening van toelagen en vergoedingen bij dispo, automatische herberekening van de anciënniteiten, ; - respecteren van de wettelijke verplichtingen op vlak van sociale en fiscale aangiften; - TOPIC LOONBEREKENING Hoe gebeuren de regularisaties met betrekking tot perioden voorafgaand aan de inwerkingtreding van de nieuwe loonmotor? - de nieuwe loonmotor is een toepassing voor de toekomst, niet voor het verleden: de basisgegevens voor de berekening zijn beschikbaar vanaf , de berekeningsresultaten daarentegen zijn beschikbaar vanaf ; - er zullen geen herberekeningen uitgevoerd worden door de nieuwe loonmotor voor een datum < : dit betekent dat de rechten van april 2001 tot en met december 2009 zullen gebeuren in de loonmotor CDVU; - de outputgegevens (betalingsbestanden, betalingsfiches, fiscale fiches, ) voor herberekeningen voor worden dus aangeleverd door de CDVU; Blijft het SSGPI het beheer van de loonberekening garanderen? - artikel 149octies bepaalt de wettelijke taken en bevoegdheden van het SSGPI (dit artikel dient uiteraard herschreven te worden met oog op de implementatie van de nieuwe loonmotor); - de taken en bevoegdheden, vermeld in de missie van het SSGPI, blijven gewaarborgd; - alle andere bijkomende taken kunnen optioneel door hetzij de politiezone, hetzij de werkgever worden uitgevoerd; - de wederzijdse taken moeten vervat worden in een overeenkomst die zal worden afgesloten tussen het SSGPI en de zone; Blijft de CDVU nog een rol spelen? - de CDVU blijft een rol spelen voor het verleden; - de nieuwe loonmotor gaat live op en vervangt vanaf die datum de loonmotor CDVU voor de toekomst (niet voor het verleden zie hoger); TOPIC DECENTRALISATIE Wat betekent decentralisatie van consultatie en invoer? - decentraal werken binnen het project loonmotor betekent: een gedecentraliseerde verwerking van de inputs en de outputs van de verloningsfunctie bij de 196 politiezones en de federale politie, evenals een consultatie van de gegevens rechtstreeks in de centrale loonmotor; - elke zone zal voor de GO LIVE een aantal keuzes moeten maken: consultatierechten of consultatie- en invoerrechten of consultatie-, invoer- en verificatierechten; indien men ook voor invoeren kiest, dient er beslist te worden welke componenten van de loonmotor men zelf wenst te voeden; het dienstenpakket: voor welke extra services wenst de zone beroep te doen op het SSGPI; Wat is de stand van zake met betrekking tot opleiding? Welke is de planning? - de personeelsleden van het SSGPI werden prioritair opgeleid; - de eerstvolgende opleiding is voorzien voor de eindgebruikers die behoren tot de 12 pilootpolitiezones; - deze opleiding wordt georganiseerd in de maand april 2009; - vervolgens zal deze groep gradueel uitgebreid worden, naar het geheel van de zones;

3 - dus: de opleiding start in 2009 maar zal ook nog in 2010 verder georganiseerd worden (er werd voorzien om een 1000-tal lokale gebruikers op te leiden); Welke input valt ten laste van de politiezone? - in samenspraak met het SSGPI, dient de zone te bepalen op welke manier zij decentraal wenst te werken; - het is mede aan de politiezone om te bepalen voor welke taken zij zelf wenst in te staan en welke taken bij voorkeur door het SSGPI dienen uitgevoerd te worden; - dit vertaalt zich in de keuze van een decentraal model en een bijhorend dienstenpakket; Welke return/output komt er van de input bij de zones? - de politiezones krijgen dagelijks boekhoud-, controle- en rapporteringsbestanden ter beschikking; - de politiezones kunnen eveneens dagelijks de berekeningsresultaten controleren van de invoer van de voorgaande dag deze controle gebeurt in de component loondossier van de nieuwe loonmotor; - na de definitieve loonrun worden er definitieve boekhoud-, controle- en rapporteringsbestanden overgemaakt aan de zone; Is er noodzaak aan bijkomende software/hardware wie neemt de bijkomende kost ten laste? - in principe is er noch bijkomende hardware, noch bijkomende software nodig om de loonmotor decentraal te kunnen consulteren en te voeden; - de toepassing zal geconsulteerd en gevoed kunnen worden via portal en op termijn ook via internet; Waarom wordt er gewerkt met pilootzones? Wat zijn de verwachtingen? - het SSGPI wenst voor de eigenlijke GO LIVE de decentrale component van het weddesysteem in al zijn facetten uittesten en dit in samenwerking met de potentiële eindgebruikers; - dit betekent, in samenwerking met pilootzones: een inschatting maken van de impact van een decentrale werking voor de toekomstige decentrale gebruikers; komen tot een definitieve beschrijving van de verschillende types van decentraal model en het aanbod van dienstenpakketten; testen van de invoermogelijkheden; testen van de connectiviteit via portal en internet; controleren van de kwaliteit van de geconverteerde data; vergelijken van de resultaten van de parallelle runs; uitwerken en testen van de mogelijke rollen en beveiliging; interpreteren van en omgaan met de geleverde outputinformatie, in samenwerking met de softwarehuizen; - de implementatie en roll out van de nieuwe loonmotor zullen dus in eerste instantie gebeuren voor een beperkt aantal dossiers in een omgeving waar men reële loonberekeningscyclus kan simuleren; Wat is de effectieve impact voor de politiezone? - er kan momenteel geen inschatting gemaakt worden van de impact die een decentrale werking mogelijks voor de zones zal hebben; - één van de redenen waarom er met pilootzones gewerkt wordt, is net om de inschatting te kunnen maken van de impact per type van decentraal model; - dit betekent dat alle zones op met kennis van zaken en op basis van de ervaring en de feedback van de pilootzones, de keuze kunnen maken om al dan niet in een bepaald model van decentrale werking te stappen;

4 In hoeverre moet de zone nog formulieren overmaken? - Mutatie heeft ook impact op een periode voor 01/01/2010 : hiervoor moeten nog formulieren opgemaakt en verstuurd worden ; het SSGPI zal verder instaan voor de verwerking ervan in de applicatie CDVU. Voor het uitvoeren van de mutatie, die ook impact heeft op de periode na 01/01/2010 : zie hierna. - Mutatie heeft enkel impact op een periode na 01/10/ dit is afhankelijk van de politiezone zelf: indien de zone zelf wenst in te staan voor de invoer in de loonmotor, betekent dit uiteraard dat voor deze input geen formulieren meer dienen overgemaakt te worden aan het SSGPI; indien de zone ervoor kiest om de invoer over te laten aan het SSGPI (zoals dit nu het geval is), zullen de in te voeren rechten uiteraard voorafgaandelijk aan het SSGPI moeten geseind worden; In hoeverre zal de zone zelfstandig en autonoom kunnen werken? Hoe en wanneer gebeurt de controle door het SSGPI? - de autonomie is afhankelijk van het type decentraal model waarmee de zone vanaf went te werken; - bij de bepaling van de dienstenpakketten kan men ervoor opteren om het SSGPI de taak van verificatie toe te kennen (deze taak kan uiteraard ook door de zone zelf uitgevoerd worden) verificatie betekent een controle van de input door een andere persoon dan de persoon die verantwoordelijk is voor de invoer; - de wetgever bepaalt dat het SSGPI momenteel nog steeds de conformiteit van het geldelijk statuut dient te bewaken dit vertaalt zich in een signaalfunctie van het SSGPI aan de werkgever. De werkgever blijft in alle gevallen de eindeverantwoordelijke. TOPIC OUTPUT Welke zijn de te verwachten produkten? - dagelijkse controlebestanden; - dagelijkse boekhoudbestanden; - dagelijkse rapporteringsbestanden; - bestanden voor het voeden van de bestaande begrotingsmodule; Wat is het verschil tussen de loonmotor en een begrotingsmodule? - de loonmotor en de begrotingsmodule staan volledig los van mekaar ; - de huidige begrotingsmodule zal verder kunnen gebruikt worden door de politiezones ; de noodzakelijke voeding / input zal door de nieuwe loonmotor aangeleverd worden ; Er moet tot op het laatste moment kunnen ingegrepen worden in de aangeleverde loonbestanden, met aanlevering van een nieuw boekhoudbestand. Is dit zo voorzien? - er werd een tijdsschema maandelijkse cyclus loonafsluiting lokale politie uitgetekend; - als X de laatste werkdag van de maand is, worden de lonen definitief gemaakt op dag X-4 (deze situatie dient als basis voor de definitieve berekeningen); - een dringende tussenkomst tussen het definitief maken van de berekeningen en de effectieve betaling (dus interventies tussen dag X-4 en dag X) is mogelijk door het activeren van de urgentierun (de urgentierun geeft aanleiding tot de aanmaak van een nieuw Isabel-bestand, een corrigerend boekhoudbestand voor de gewijzigde gegevens en een boekhoudrapport dit geeft de informatie weer die noodzakelijk is voor het wijzigend mandaat) ; deze functionaliteit maakt deel uit van een bijakte aan het contract dat afgesloten werd met de firma deze bijakte wordt momenteel onderhandeld; Welke instrumenten worden aangeboden aan de personeelsdiensten en de bijzondere rekenplichtige teneinde de berekeningen te kunnen controleren en de wijzigingen uitgevoerd ten opzichte van de vorige maand? - online kunnen alle wijzigingen gecontroleerd worden in het loondossier. Het loondossier geeft een

5 beeld van het gehele loonverwerkingsproces: van invoer naar voorwerwerking over berekening naar de naverwerking: geeft een overzicht van alle wijzigingen op een dossier (de verwerkte en de nietverwerkte), de resultaten van de verschillende loonruns, de resultaten van de loonverwerking; het loondossier zal een lijst bevatten van de gewijzigde dossiers per dossierbeheerder (ter controle van de ingevoerde wijzigingen en de berekeningen die er uit voortvloeien); de dossiers waarbij er een afwijking is in het netto ten opzichte van de vorige loonberekening worden als gewijzigd beschouwd en worden hernomen op een lijst van gewijzigde dossiers. - er worden eveneens dagelijks boekhoud-, controle- en rapporteringsbestanden aangeleverd die toelaten om een controle te doen van de berekende gegevens; Welke interventiemogelijkheden heeft de zone teneinde de bestanden (die fouten bevatten of niet conform de beslissingen zijn van het College) te wijzigen? - In het begin van elke nieuwe cyclus worden de berekeningsresultaten ter beschikking gesteld via de outputbestanden (controle- en boekhoudbestand) ; - Gedurende de gehele cyclus wordt hierdoor de mogelijkheid geboden om deze bedragen te controleren - Indien in de loop van de cyclus een wijziging uitgevoerd wordt (hetzij door de politiezone zelf, hetzij door het SSGPI-afhankelijk van het gekozen model) zullen de nieuwe resultaten beschikbaar gesteld worden ; Onder welke vorm worden de gegevens met betrekking tot de weddeberekening aangeleverd aan de bijzondere rekenplichtige, zodat hij het nodige kan doen voor de registratie in de budgetaire boekhouding van de politiezone? - de berekeningsresultaten zullen via het interface-bestand voor de boekhouding ter beschikking gesteld worden ; - dit bestand zal onder een gestandariseerde vorm aangemaakt worden, opdat de softwareleveranciers via een ontwikkeling de automatische inlezing in de boekhouding zouden kunnen realiseren ; - dit bestand zal ook als basis dienen om de actuele outputs (komende vanuit de applicatie CDVU) nog verder aan te leveren ; - nog voor de zomervakantie zal het SSGPI de outputbestanden van de loonruns ter info overmaken aan de 196 bijzondere rekenplichtigen; Zal er een interface zijn die een automatische inlezing toelaat van de weddegegevens in de boekhouding? Zoja, wie draagt de kosten? - Zie vorige vraag ; - Actueel wordt er op niveau van het Kabinet Binnenlandse Zaken onderzocht wie de mogelijke kostprijs zal dragen; Over welke mogelijkheden beschikt de bijzondere rekenplichtige om de overeenstemming te controleren tussen de geseinde gegevens (zoals opgenomen in de boekhouding) en de gegevens zoals overgemaakt aan de FOD Financiën en de RSZPPO? - In het interface-bestand voor de boekhouding zullen een aantal velden voorzien worden, die enerzijds bepalen over welk fiscaal jaar het gaat, en anderzijds in welk kwartaal de bedragen zullen aangegeven worden ; - Het aspect van correcte seining en aangiften wordt ook mee opgenomen in het traject dat met de pilootzones zal worden doorlopen; Op welke manier kan de zone controleren dat de wettelijke fiscale en sociale termijnen werden gerespecteerd? - er kunnen desgevallend kopies aangeleverd worden van de DMFAPPL-bestanden; - in de boekhoudbestanden en rapporten wordt melding gemaakt van het kwartaal RSZPPO; - vermelding van de fiscale tellers; - vermelding van het fiscaal jaar in de boekhoudbestanden en rapporten;

6 Hoe wordt een wijziging in de fiscale / sociale aangifte geseind aan de politiezone? Kan dit afgeleid worden uit de aangeleverde bestanden? - het SSGPI kan een de politiezones een kopie bezorgen van de DMFAPPL-bestanden (zowel van de originele als van de wijzigende aangiften); - in de resultaatsbestanden (controlebestand, boekhoudbestand, boekhoudrapport) zijn de regularisaties mee opgenomen herkenbaar aan betaalperiode, fiscaal jaar, kwartaal RSZPPO,... ; Komen er duidelijkere loonfiches? - een voorbeeld van een loonfiche wordt gevoegd als bijlage aan de presentatie; TOPIC SCHULDENBEHEER Automatische compensaties zijn bij wet verboden. Hoe wordt dit vermeden in de nieuwe loonmotor? - de nieuwe loonmotor vertrekt van de enige wettelijke mogelijkheid, namelijk geen automatische compensaties, tenzij men beschikt over het akkoord van het personeelslid (optie 1); - toch zijn er een 6-tal afwijkingen voorzien op het algemene principe: volledige compensatie tussen de vaste wedde, de onregelmatige prestaties en de herberekeningen, rekening houdend met de wettelijke grenzen die van toepassing zijn op het loonbeslag (optie 2); directe compensatie met bescherming van de vaste wedde voor de lopende maand en een volledige directe compensatie in de berekening voor de onregelmatige prestaties (optie 3); directe compensatie met bescherming van de lopende maand, zowel wat betreft de vaste wedde als de onregelmatige prestaties (optie 4); geplafonneerde directe compensatie met bescherming van de lopende maand, zowel wat betreft de vaste wedde als de onregelmatige prestaties (optie 5); directie compensatie (optie 2) met overdracht van de onregelmatige prestaties: enkel directe compensatie van de onregelmatige prestaties op de vaste wedde (optie 6); optie 3 met overdracht van de onregelmatige prestaties: bescherming van de vaste wedde voor de lopende maand en een volledige directe compensatie in de berekening van de onregelmatige prestaties; - er is geen compensatie voorzien tussen verschillende werkgevers; Schuldbrieven worden nu door het SSGPI opgesteld. Het is noodzakelijk dat dit sneller en systematischer wordt aangepakt. Hoe wordt dit geregeld na implementatie van de nieuwe loonmotor? - de politiezone kan ervoor opteren om het schuldbeheer opnieuw in eigen beheer te nemen (en dus ook om in te staan voor de redactie van de schuldbrieven); - wat betreft de recuperatie van negatieve netto s is er in de nieuwe loonmotor een mogelijkheid tot automatische redactie van schuldbrieven; - per schuld wordt in de nieuwe loonmotor een link voorzien naar de schuldbrief (te vergelijken met een standaarddocument met een aantal reeds voorafgedefinieerde velden: naam personeelslid, adres,...); - de gebruiker kan kiezen tussen een brief met of zonder aflossingsplan; - de brieven kunnen lokaal bewaard worden; Wat voorziet de nieuwe loonmotor op vlak van het beheer van loonbeslag en loonsoverdracht? - de politiezone kan ervoor opteren om de geschillendossiers terug in eigen beheer te nemen; - alle schulden (zowel de negatieve netto s als de geschillendossiers) worden binnen één en dezelfde toepassing beheerd; - de prioriteit van de schulden wordt bepaald via groepen en rangen ; - de indexaties zullen automatisch verlopen (indexatie onderhoudsgeld); - het manueel aanpassen van de saldo s behoort tot de mogelijkheden (bv. naar aanleiding van intresten, bijkomende kosten,...); - de inhoudingen die uitgevoerd worden op de wedden staan eveneens vermeld op de loonfiche; - de inhoudingen zijn eveneens consulteerbaar in de component loondossier van de nieuwe

7 loonmotor; - werken met een wachtrekening behoort tot de mogelijkheden (denken we hierbij aan een inhouding op de wedde waarbij geen enkele partij begunstigde is bv. loonbeslag zonder aanzegging); TOPIC INTEGRATIE MET ANDERE TOEPASSINGEN Minder en minder politiezones maken gebruik van ISLPAdmin. Hoe worden de verschillende systemen geïntegreerd in de loonmotor? In welke mate is er congruentie met ISLP/Admin- versie 4 (GALOP)? - er zal een generieke interface voorzien worden; - generiek wil zeggen dat er een uitwisseling van gegevens kan plaatsvinden tussen het SSGPI en andere systemen (niet enkel met GALOP, maar ook met andere systemen); - de eventuele andere systemen moeten de codificatie van de nieuwe loonmotor gebruiken voor de uitwisseling van de gegevens; SSGPI ALS ORGANISATIE De bereikbaarheid en klantvriendelijkheid van het SSGPI is ontoereikend. Hoe wordt dit verbeterd? - uit de attributenbevraging van de lokale politie is gebleken dat: er een algemene appreciatie bestaan over de vriendelijke dienstverlening van het SSGPI; de wil om te helpen zowel bij de 1 e als de 2 e lijn aanwezig is; - het SSGPI zal daarom op korte termijn: duidelijkheid verschaffen met betrekking tot de behoeften en de verwachtingen van de klanten en zijn dienstverlening hier op aanpassen; een gespecialiseerde opleiding inzake probleemanalyse en telefonische dienstverlening organiseren voor de agenten van het contactcenter Er werd een bevraging gedaan door Ernst & Young omtrent de kerntaken van het SSGPI. Welke zijn de resultaten? - de resultaten van de bevraging worden gepubliceerd op de website SSGPI; - de 3 voornaamste uitdagingen van het SSGPI zijn: communicatie, kennisbeheer en klantgerichtheid; - deze uitdagingen vertalen zich in de volgende doelstellingen: implementatie van de nieuwe loonmotor; werken aan klantgerichte organisatie; professionele medewerkers; bepalen van een geschikt organisatiemodel;