Handleiding Financiële Personeelsadministratie

Transcriptie

1 Handleiding Financiële Personeelsadministratie Einde Herziene versie van Boek 4 Hoofdstuk 3 : Maaltijdcheques - Administratief en logistiek kader van de lokale politie Inhoudstafel 1 Wettelijke en reglementaire grondslagen 2 Principes 2.1 Toekenning van maaltijdcheques 2.2 Vrijstelling van socialezekerheidsbijdragen 2.3 Melding van de noodzakelijke gegevens aan het SSGPI 3 Rol van de verantwoordelijke van de personeelsadministratie van de politiezone 3.1 Melding van de gegevens via de applicatie CD-Rom GPI 3.2 Regularisaties van gegevens die reeds werden gemeld via de CD-Rom GPI 3.3 Mogelijke "fouten" Er werden te weinig maaltijdcheques geseind Er werden te veel maaltijdcheques geseind en er gebeurde nog geen inhouding voor de persoonlijke bijdrage Er werden te veel maaltijdcheques geseind en er gebeurde reeds een gedeeltelijke inhouding voor de persoonlijke bijdrage Er werden te veel maaltijdcheques geseind en de inhouding voor de persoonlijke bijdrage werd reeds volledig ingehouden. 4 Rol van het SSGPI 1

2 1 Wettelijke en reglementaire grondslagen 2 Principes Artikel XII.XI. 92 van het koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten (RPPol of Mammoet) (B.S ) (ST6) Artikel 154, vierde lid, van de programmawet van 2 augustus 2002 (B.S ) (ST97) Artikel 19 bis van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders (B.S ). Circulaire nr Ci.RH.244/ van 9 juni 1999 : "Sociale voordelen - Voordeel alle aard - Maaltijdcheques - Bedrijfsuitgaven" (Administratie der directe belastingen) Mededeling 2002/15 van R.S.Z.P.P.O. van 13 december 2002 : "Politiehervorming : CALOGpersoneelsleden die in hun statuut van oorsprong genoten van maaltijdcheques" 2.1 Toekenning van maaltijdcheques Het personeelslid van het administratief en logistiek kader kan maar recht hebben op de toekenning van maaltijdcheques indien : hij voor het behoud van zijn oorspronkelijke rechtspositieregeling geopteerd heeft; zijn oorspronkelijke rechtspositieregeling voorziet in de toekenning van maaltijdcheques; hij aangewezen is gebleven in de politiezone van het gebied waarin de gemeente, waarvan hij personeelslid was, gelegen was. Onder oorspronkelijke rechtspositieregeling dient te worden verstaan : "De rechtspositieregeling die het personeel van de betrokken gemeente geniet op de laatste dag van de maand waarin het besluit 2

3 tot inplaatsstelling van de lokale poilitie waarnaar de betrokken personeelsleden zijn overgaan, wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad." Concreet betekent dit dat de elementen van het oud statuut worden vastgesteld volgens de toestand op de laatste dag van de maand waarin het koninklijk besluit houdende de oprichting van de politiezone, in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. Vanaf dat ogenblik is het oud geldelijk statuut principieel onveranderlijk. Latere veranderingen aan het statuut, met inbegrip van de toekenningsmodaliteiten van de elementen ervan, hebben derhalve geen effect voor de personeelsleden van het administratief en logistiek kader, tenzij de Koning daar uitdrukkelijk in zou voorzien. 2.2 Vrijstelling van socialezekerheidsbijdragen Maaltijdcheques worden niet beschouwd als loon en zijn vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen indien tegelijkertijd voldaan is aan de volgende voorwaarden bedoeld in artikel 19 bis van het bovenvermeld koninklijk besluit van 28 november 1969 : 1 de toekenning van de maaltijdcheques moet vervat zijn in een collectieve of in een individuele arbeidsovereenkomst; 2 het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties levert; De maaltijdcheques worden iedere maand, in één of meer keren, aan de werknemer overhandigd in functie van het aantal dagen van die maand waarop de werknemer vermoedelijk prestaties zal verrichten. Uiterlijk de laatste dag van de eerste maand die volgt op het kwartaal, wordt het aantal cheques in overeenstemming gebracht met het aantal dagen waarop de werknemer, tijdens het kwartaal, prestaties heeft verricht. 3 de maaltijdcheque wordt op naam van de werknemer afgeleverd; 3

4 4 de maaltijdcheque vermeldt duidelijk dat zijn geldigheidsduur beperkt is tot drie maanden en dat hij slechts mag worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding; 5 de tussenkomst van de werkgever mag ten hoogste 4,46 EUR per maaltijdcheque bedragen; 6 de tussenkomst van de werknemer bedraagt ten minste 1,09 EUR. Indien er niet cumulatief aan deze 6 voorwaarden voldaan is, worden de maaltijdcheques beschouwd als loon met als gevolg dat : er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn; de maaltijdcheques worden beschouwd als belastbare bezoldiging. Voorbeeld : Een personeelslid ontvangt, in 2005, 230 maaltijdscheques van 4,95 EUR per cheque. De werknemersbijdrage per cheque bedraagt 0,99 EUR. De werknemersbijdrage is in dit voorbeeld kleiner dan de vooropgestelde 1,09 EUR. Per maaltijdcheque zal dus 4,95-0,99 = 3,96 EUR belastbaar zijn. Op de fiscale fiche van deze personeelslid zal een bedrag van 3,96 EUR x 230 = 910,80 EUR vermeld worden als "voordeel van alle aard". 2.3 Melding van de noodzakelijke gegevens aan het SSGPI Met de overname van de geldelijke gegevens door het SSPI in 2002, werden ook inzake de maaltijdcheques een aantal gegevens opgevraagd. Het gaat hier over de volgende gegevens die noodzakelijk zijn om een correcte verwerking van de maaltijdcheques te kunnen realiseren : reglementering, per gemeente die deel uitmaakt van de zone, op basis van dewelke men is overgegaan tot het toekennen van maaltijdcheques; naam en identificatienummer van de personeelsleden op wie deze reglementering van toepassing is en die aldus in aanmerking komen voor de toekenning van maaltijdcheques; 4

5 totale waarde per toegekende maaltijdcheque; de werkgever-en de werknemersbijdrage per toegekende maaltijdcheque. 3 Rol van de verantwoordelijke van de personeelsadministratie van de politiezone 3.1 Melding van de gegevens via de applicatie CD-Rom GPI De verantwoordelijke van de personeelsadministratie zal, voor de 5e kalenderdag van elke maand, de gegevens betreffende de toegekende maaltijdcheques overmaken aan het SSGPI via de applicatie CD-Rom GPI (prestatiecode "993 andere"). Prestatiecode 993 andere Vanaf oktober 2005 bevinden we ons, wat betreft de verwerking van de maaltijdcheques, "en régime". Dit betekent dat de seining van de gegevens als volgt dient te gebeuren : Prestatiedatum Aantal prestaties Brutobedrag Bedrag ZIV Wegens de technische beperktheden van het weddesysteem CDVU, mogen de politiezones vanaf oktober 2005 zelf geen inhoudingen meer uitvoeren van de werknemersbijdrage. In de kolom ZIV dient het bedrag van de werknemersbijdrage dus niet meer ingevuld te worden. Dit geldt zowel voor inhoudingen op de huidige maand als voor regularisaties. 5

6 3.2 Regularisaties van gegevens die reeds werden gemeld via de CD-Rom GPI Wijzigingen aan reeds overgemaakte gegevens dienen steeds onder bestandvorm verstuurd te worden. Dit betekent dat het nieuw overgemaakte bestand (met opname van alle gegevens) het vorige vernietigt en vervangt. 3.3 Mogelijke "fouten" Er werden te weinig maaltijdcheques geseind Wanneer er te weinig maaltijdcheques werden geseind, zal bij een regularisatie de persoonlijke bijdragen en dus de schuld stijgen. In dit geval zal de CDVU het totale bedrag van de schuld wijzigen in het nieuwe bedrag Er werden te veel maaltijdcheques geseind en er gebeurde nog geen inhouding voor de persoonlijk bijdrage Indien er te veel maaltijdcheques werden geseind, zal bij een regularisatie de persoonlijke bijdragen en dus de schuld verminderen. Wanneer de inhouding van de persoonlijke bijdragen nog niet gebeurde, zal de CDVU het totale bedrag van de schuld verkleinen Er werden te veel maaltijdcheques geseind en er gebeurde reeds een gedeeltelijke inhouding voor de persoonlijk bijdrage Indien er te veel maaltijdcheques werden geseind, zal bij een regularisatie de persoonlijke bijdragen en dus de schuld verminderen. Wanneer de inhouding van de persoonlijke bijdragen reeds gedeeltelijk gebeurde zijn er twee mogelijkheden : - Wanneer het nieuwe totale bedrag van de persoonlijke inhoudingen groter is dan het bedrag dat reeds ingehouden werd, stelt zich geen probleem. Het totaal bedrag van de schuld zal aangepast worden. 6

7 - Wanneer het nieuwe totale bedrag van de persoonlijke inhoudingen kleiner is dans het bedrag dat reeds werd ingehouden zal het totale bedrag van de schuld verminderd worden tot het het bedrag dat reeds ingehouden werd en zal de eventueel teveel ingehouden persoonlijke bijdrage worden teruggestort Er werden te veel maaltijdcheques geseind en de inhouding voor de persoonlijk bijdrage werd reeds volledig ingehouden. Indien er te veel maaltijdcheques werden geseind, zal bij een regularisatie de persoonlijke bijdragen en dus de schuld verminderen. Wanneer de inhouding van de persoonlijke bijdragen reeds volledig werd ingehouden, zal de CDVU het totale bedrag van de schuld aanpassen en de eventueel teveel ingehouden persoonlijke bijdrage terugstorten. 4 Rol van het SSGPI De gegevens betreffende de maaltijdcheques die vanaf oktober 2005 voor verwerking worden overgemaakt aan het SSGPI, moeten steeds voor de 5e dag van de maand toekomen op het SSGPI. Enkel dan kan het SSGPI garanderen dat deze gegevens op het eind van diezelfde maand verwerkt worden. Het SSGPI zal de werknemersbijdrage opladen in de applicatie "schuldenbeheer" van de CDVU. De volgende te betalen wedde zal dan automatisch verminderd worden met het bedrag van de werknemersbijdrage. Het SSGPI zal op basis van de initieel opgevraagde basiselementen nagaan of de maaltijdcheques al dan niet kunnen beschouwd worden als een vrijgesteld sociaal voordeel (zie punt 2.2). Voor bijkomende informatie kunt U steeds terecht bij het Contactcenter SSGPI op telefoonnummer Handleiding Financiële Personeelsadministratie Begin 7