Deloitte. Managementietter. uitgebracht aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden te Dordrecht

Transcriptie

1 Managementietter uitgebracht aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden te Dordrecht Interim-controle 2008

2 Deloitte Accountants B.V. Wilgenbos JXDordrecht Postbus BD Dordrecht Tel: (078) Fax: (078) Aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden t.a.v. de directie, de heer G.J. Vogelaar Postbus AP DORDRECHT Datum Behandeld door Ons kenmerk 09R0071/ta15501 Onderwerp Managementletter interimcontrole 2008 Uw kenmerk Geacht bestuur, Wij hebben onze tussentijdse controlewerkzaamheden bij uw gemeenschappelijke regeling afgerond. Via deze managementietter brengen wij u op de hoogte van onze bevindingen. In deze managementietter hanteren wij de volgende indeling: 1. Inleiding 2. Bestuurlijke samenvatting 3. Interne beheersing 4. Aandachtspunten bij dochters 5. Verslaggevingsvoorschriften en nieuwe ontwikkelingen 6. Aandachtspunten opstellen jaarrekening 7. Follow up boekjaar Inleiding De interim-controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. In ons voorstel aanpak accountantscontrole 2008 van 8 januari 2008 (kenmerk 08R00 15) en de notitie nadere invulling accountantscontrole van 26 november 2008 (kenmerk 08R1639) hebben wij de hoofdlijnen van onze controleaanpak uiteengezet. Deze aanpak is onder andere tot stand gekomen in overleg met uw auditcommissie. De insteek van onze controle is dat wij steunen op de interne beheersing rondom de processen van uw gemeenschappelijke regeling. Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deoitte Touche Tohmatsu

3 2 09R007 1 In 2007 hebben wij de financiële processen van de nieuwe activiteiten van uw gemeenschappelijke regeling met uitgebreide aandacht gecontroleerd. Dat betekent dat voor deze processen voor 2008 kan worden volstaan met normale aandacht. In 2008 hebben wij de voor onze controle relevante processen van de nieuwe organisatieonderdelen Onderzoekscentrum Drechtsteden, Servicecentrum Drechtsteden en Gemeentebelastingen Drechtsteden (OCD, SCD en GBD) uitgebreid gecontroleerd. In paragraaf 2 geven wij u een bestuurlijke samenvatting. In paragraaf 3 gaan wij in op de uitkomsten van onze tussentijdse controle rondom de processen die relevant zijn voor de controle op de jaarrekening van de GR Drechtsteden. In paragraaf 4 behandelen wij relevante zaken die bij specifieke onderdelen spelen. Wij hebben actualiteiten op het gebied van verslaggeving en rechtmatigheid in paragraaf 5 uiteengezet. Paragraaf 6 bevat aandachtspunten voor het opstellen van de jaarrekening. In paragraaf 7 en in bijlage 1 vindt u de follow-up die is gegeven naar aanleiding van de bevindingen uit onze eerdere rapportages. 2. Bestuurlijke samenvatting 2008 is voor uw gemeenschappelijke regeling een bijzonder jaar geweest. Uw Organisatie is uitgebreid met het Servicecentrum Drechtsteden (SCD), de Gemeentebelastingen Drechsteden (GBD) en het Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD). Dit betekent dat uw Organisatie fl twee jaar tijd is uitgegroeid naar een Organisatie van ruim 800 fte s. De afgelopen twee jaren laten zich kenmerken als een pioniersfase waar binnen een onrustige omgeving gewerkt is aan het professioneel opbouwen van een netwerkorganisatie met zes gemeenten en de regio Zuid Holland Zuid. De start van de nieuwe onderdelen heeft de nodige hectiek en problematiek met zich meegebracht. Vooral het SCD bevindt zich, zoals het SCD dat zelf formuleert, in een overlevingsfase. Dit heeft vanzelfsprekend zijn weerslag op de kwaliteit van de interne beheersing. Gelet op de enorme ambities, de uitermate complexe omgeving en de vele onzekerheden bij de start, is er in 2008 veel bereikt en gerealiseerd zal in het teken staan van de verdere verbetering van vooral de dienstverlening en de bedrijfsvoering. In 2009 zal ook nog veel aandacht besteed moeten worden aan uniformering en standaardisering en het hands-on oplossen van problemen. Naar onze mening is het komend jaar de volgende top vier belangrijk om bestuurlijk en ambtelijk verder op te pakken: 1. Verdere uitwerking van de concernvisie, centrale aansturing versus verantwoordelijkheid van de dochters, visie op interne beheersing en rechtmatigheid; 2. Kwalitatief op orde brengen van de interne beheersing bij vooral de nieuwe dochters, (inclusief interne controle); 3. Doorontwikkelen van de kwaliteit van de informatievoorziening en de planning & controlcyclus; 4. Verdere ontwikkeling van de strategische en tactische netwerkgedachte

4 3 09R007 1 Bij de drie grootste dochters is het volgende bestuurlijk relevant: 1. SCD: verbeteren kwaliteit dienstverlening, kwaliteit automatisering, implementeren verbij zonderde interne controle, versterken procedures (debiteuren, tussenrekeningen) en de interne financiële beheersing; 2. SDD: verbeteren van de bedrijfsvoering inzake de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en verdere implementatie van het Werkplein; 3. GBD: Afwikkeling overdracht belastingadministraties (volledigheid opbrengsten, debiteurenpositie). Deze rapportage is vooral gefocust op de minimale kwaliteit van interne beheersing die noodzakelijk is voor het kunnen afgeven van een oordeel bij de GRjaarrekening. Gezien de ontwikkelingen in uw Organisatie (pioniersfase) hebben wij ervoor gekozen om u gedetailleerd op de hoogte te brengen van de stand van zaken rondom de processen. 3. Interne beheersing In deze paragraaf geven wij onze bevindingen weer naar aanleiding van de beoordeling van de interne beheersing van de processen die voor de jaarrekening 2008 van uw GR van belang zijn. Wij hebben het management via onze brief Stappenplan verbetering van de control en rapportage verbetermogelijkheden informatievoorziening van 13 januari 2009 (kenmerk 08R 1628) een stappenplan voor de verbetering van de controlfunctie en de informatievoorziening binnen uw GR doen toekomen. Met het stappenplan en de verbeterpunten ligt er nog een forse klus voor de Organisatie. Naar onze mening kan de control en informatievoorziening in uw Organisatie alleen maar verbeteren wanneer dit vanuit het concern sterk wordt ingezet, met daarbij oog voor de samenwerking met de dochters. Uiteindelijk werkt u allen aan de realisering van de doelstellingen van het Drechtstedennetwerk. De daadwerkelijke uitwerking van het stappenplan zal zijn beslag hebben in Wij zullen hierop tijdens de interimcontrole 2009 dan ook uitvoerig terugkomen Verbijzonderde interne controle Met uitzondering van de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) en de GBD heeft voor 2008 vooralsnog geen verbijzonderde interne controle op de processen bij uw GR plaatsgevonden. Inmiddels is de uitvoering van deze verbijzonderde interne controle, gericht op de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen bij het bureau Drechtsteden, het Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD), het OCD en Bureau Leerplicht en Vroegtijdse Schoolverlating (BLVS) opgepakt. Bij het SCD is inmiddels de planning voor de uitvoering van verbijzonderde interne controle gereed. De planning is dat de interne controle werkzaamheden half februari 2009 zijn afgerond. Hierdoor kunnen wij de bevindingen vanuit de interne controle niet meer meenemen bij de uitvoering van de interimcontrole. Deze bevindingen zullen wij bij de controle van de jaarrekening 2008 meenemen.

5 4 09R007 1 Overigens is het belangrijk om in 2009 binnen de GR Drechtsteden tot een integrale visie en aanpak met betrekking tot de verbijzonderde interne controle te komen. Ook de structurele inbedding in de Organisatie is hierbij een belangrijk aandachtspunt Investeringsfonds Manden maken In de managementietter 2007 hebben wij u geadviseerd om de gemeenten een accountantsverklaring te laten overleggen indien de provincie meefinanciert voor meer dan Dat is impliciet wel opgenomen in de Verordening Investeringsfonds door middel van een verwijzing naar de provinciale regels, maar valt expliciet hier niet uit te halen. Daarnaast ligt de handhaving hiervan onvoldoende vast: een zichtbare toets op de provinciale regelgeving ontbreekt vooralsnog. Wij adviseren u de provinciale eisen expliciet in de Verordening Investeringsfonds op te nemen. Daarnaast adviseren wij u de toets met de provinciale regelgeving zichtbaar door gebruik te maken van checklisten 3.3. Opdrachtverstrekking aan Ingenieursbureau Het IBD voert voor de deelnemende gemeenten de projectleiding, voorbereiding en toezicht uit op projecten. Voor de opdrachtverstrekking aan IBD is een aparte procesgang met de gemeenten afgesproken. Deze procesgang moet borgen dat de gemeenten bij de opdrachtverstrekking blijven voldoen aan de Europese aanbestedingsregels en aan de normen van integriteit. Voor IBD is van belang dat periodiek wordt beoordeeld of de procesgang moet worden aangepast. De Europese aanbestedingsregels zijn aan wijziging onderhevig, daarom is het van belang periodiek op de hoogte te blijven van de actualiteit. Wij adviseren u periodiek (minimaal jaarlijks) de procedures rondom de opdrachtverstrekking en integriteit door IBD te monitoren, een dergelijke zichtbare periodieke beoordeling ontbreekt op dit moment Financieel administratief proces In deze paragraaf brengen wij u op de hoogte van onze bevindingen ten aanzien van het financieel-administratieve proces dat voor de GR als klantorganisatie wordt uitgevoerd door het SCD en voor de jaarrekening van de GRD van belang zijn Personeelskosten Wij hebben vastgesteld dat geen formele overdacht van de personeelsdossiers aan het SCD heeft plaatsgevonden. Dossiers waarbij na overdracht van de salarisadministratie aan het SCD mutaties hebben plaatsgevonden, zijn overigens wel overgedragen. De juistheid van deze mutaties hebben wij kunnen vaststellen, de juistheid van de stamgegevens van het personeel waarbij geen mutaties hebben plaatsgevonden, hebben wij niet kunnen vaststellen door het ontbreken van de dossiers. Met het SCD is afgesproken dat hierop aanvullende verbijzonderde interne controles in februari 2009 zullen worden uitgevoerd.

6 5 09R007 1 Wij hebben vastgesteld dat geen onafhankelijke controle op de juistheid van de gehanteerde parameters in de salarisadministratie wordt uitgevoerd (vooral belastingcomponenten). Hierdoor loopt u het risico op naheffing of boetes door hantering van onjuiste percentages. Ook voor dit punt hebben wij met het SCD afgesproken dat een aanvullende controle plaatsvindt op de juistheid van het bruto/netto traject Tussenrekeningen/memoboekingen Het specificeren van de tussenrekeningen heeft voldoende aandacht. Tegelijk hebben wij vastgesteld dat niet alle tussenrekeningen een verklaarbaar saldo hebben. Hierdoor is het onduidelijk of saldi op tussenrekeningen aan het einde van het jaar zijn afgewikkeld dan wel verklaarbaar en terecht op een tussenrekening staan. Wij hebben vastgesteld dat binnen de GR Drechtsteden niet alle memoriaalboekingen zichtbaar worden geparafeerd. Wij adviseren u met het SCD expliciet af te spreken dat alleen zichtbaar geautoriseerde boekingen in de administratie van de GR Drechtsteden mogen worden verwerkt Debiteuren Wij hebben vastgesteld dat over de geheel genomen voldoende aandacht wordt besteed aan invordering van debiteuren van de GR Drechtsteden Inkopen/betalingen Wij hebben vastgesteld dat bij het SCD geen formele vastiegging van de betalingsorganisaties aanwezig is. Hierdoor hebben wij niet formeel kunnen vaststellen dat betalingen door bevoegden worden verricht. Bij het SCD is alleen een beschrijving van de oude betalingsorganisatie van vorig jaar aanwezig. Deze is niet volledig aan de nieuwe Organisatie bij SCD aangepast. Wij adviseren u om, in samenwerking met het SCD, de beschrijving van de betalingsorganisatie te actualiseren. 4. Aandachtspunten bij dochters In deze paragraaf gaan wij in op een aantal relevante onderwerpen die bij de interimcontrole van de grotere dochters naar voren zijn gekomen. Deze punten zijn niet relevant voor de jaarrekening van de GRD, maar zijn wel van belang voor de bedrijfsvoering bij de dochters en de verantwoordingen die zij afleggen aan de klantorganisaties.

7 zoals Deloitte. 6 09R Servicecentrum Drechtsteden (SCD) In onze brief van 9januari 2009 (kenmerk 09R0015) hebben wij de directie van het SCD op de hoogte gebracht van onze bevindingen bij het toetsen van de financiële beheershandelingen door het SCD. Wij hebben hiertoe de procesgang beoordeeld rondom de processen Debiteurenbeheer, Administratie en Verslaglegging, Personeel, Betalingen en Tussenrekeningen. Onze conclusie is dat de bedrijfsvoering bij het SCD twee kanten kent. Aan de ene kant hebben wij geconstateerd dat de procesgang bij het SCD voldoende op orde is dat voor alle klantorganisaties de boekingen, betalingen en het opleggen van vorderingen worden verricht. Alle onvervangbare interne controlemaatregelen die in deze processen aanwezig dienen te zijn en diverse andere controles in de processen, worden uitgevoerd. Aan de andere kant hebben wij vooraf ook aan ons is medegedeeld geconstateerd dat vooral de uitvoering van de verbijzonderde interne controle niet op orde is. Bij de processen ontbreekt het aan verbijzonderde interne controle. Daarnaast zijn de verschillende rechtmatigheidskaders van alle klantorganisaties niet bekend binnen het SCD. Hierdoor kan vanuit het SCD nu nog niet voldoende zekerheid worden gegeven aan de klantorganisaties dat de processen en verantwoordingsinformatie betrouwbaar, juist en volledig is en dat de financiële beheershandelingen rechtmatig hebben plaatsgevonden. Inmiddels is door het SCD actie ondernomen om de verbijzonderde interne controle 2008 voor ultimo februari 2009 afgerond te hebben. Voor 2009 streeft het SCD naar een structurele invulling van de interne controlefunctie. Wij onderschrijven dit en adviseren hier op korte termijn een start mee te maken. Bij onze controle hebben wij daarnaast de volgende omissies geconstateerd: Debiteuren: het openstaand saldo aan debiteuren is bij alle klantorganisaties van grote omvang. Het invorderen en aanmanen vindt verschillend per klantorganisatie plaats. Administratie en verslaglegging: zichtbare autorisatie voor (memoriaal)boekingen is onvoldoende formeel vastgelegd. Daarnaast verschilt de kwaliteit, de wijze van en periodiciteit van specificeren van tussenrekeningen per klantorganisatie. Personeel: een groot aantal dossiers zijn nog niet formeel overgedragen aan het SCD, waardoor de juistheid van de stamgegevens niet kan worden vastgesteld. Betalingsverkeer: geen formele autorisatietabel aanwezig. De rechtmatigheid van de autorisatie is alleen door aanvullende werkzaamheden vast te stellen. Voor het samenstelproces van de jaarrekening 2008 van de klantorganisaties is nadrukkelijk van belang dat alle facturen en mutaties met betrekking tot 2008 voor het afsluiten van de administraties zijn verwerkt. Begin januari 2009 waren nog veel facturen in omloop.

8 7 09R007 1 Verder hebben wij vastgesteld dat aan de kwaliteitseisen die zijn opgesteld in de Producten en Diensten Catalogus nog niet kan worden voldaan. Het SCD heeft prioriteit gegeven aan het uitvoeren van de basiswerkzaamheden binnen de processen. Hierdoor is nog geen tijd geweest om waarborgen te treffen om aan de kwaliteitseisen te voldoen. Ons is medegedeeld dat in 2009 een kwaliteitsmedewerker wordt aangetrokken die de afspraken uit de Producten en Diensten Catalogus gaat toetsen. Op 1januari 2009 zijn alle klantorganisaties over op Key2Finance. Met deze implementatie wordt een verdere interne kwaliteitsslag gemaakt. Het realiseren van deze kwaliteitsslag is een geweldige uitdaging voor het SCD. De gehele implemententie van Key2Finance is ook een omvangrijke en risicovolle operatie. Wij hebben de directie van het SCD geadviseerd de komende weken de implementatie intern zeer nauwlettend te volgen en voldoende waarborgen te treffen om de gehele implementatie goed te laten verlopen. Vooral de betrouwbare overname van gegevens is daarbij cruciaal. Bij de controle 2009 zullen wij vaststellen in hoeverre deze kwaliteitsslag is gerealiseerd. Wij maken u, wellicht ten overvloede, op attent dat voor het afgeven van de accountantsmededeling 2008 bij het SCD wij geen audit uitvoeren op de overgang naar Key2Finance. Bij de implementatie van dit project zijn wij verder niet betrokken geweest. Wij adviseren u de juistheid en volledigheid van de conversies nadrukkelijk te (laten) toetsen Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) In onze brief van 19 november 2008 (kenmerk 08R 1568) hebben wij de directie van het SDD op de hoogte gebracht van onze bevindingen bij de interimcontrole. Belangrijkste aandachtspunten voor de bedrijfsvoering van de SDD waren op dat moment het beheer van de tussenrekeningen en het proces rondom de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Op de WMO gaan wij hieronder verder op in. In ons rapport bij de jaarrekening 2007 van 23 mei 2008 (kenmerk 08R08 14) hebben wij u op de hoogte gebracht dat de financieel administratieve verantwoording rondom de invoering in 2007 van de WMO (huishoudelijke hulp) landelijk niet zonder problemen is verlopen. Deze landelijke problemen spitsten zich met name toe op de volgende punten: - De aan de gemeenten (cq. SDD) overgedragen WMO-administratie per 1januari 2007 was niet actueel; - Er waren onvoldoende gegevens beschikbaar om de facturering door de zorgaanbieders adequaat te kunnen controleren; - Het opleggen en innen van de eigen bijdrage, die WMO-cliënten moeten betalen, gebeurt door het CAK (Centraal Administratie Kantoor). Het CAK betaalt deze gelden vervolgens door aan de gemeenten. De gemeenten kunnen beperkt vaststellen dat het CAK de eigen bijdrage goed oplegt, int en afdraagt aan de gemeente.

9 8 09R007 1 In verband met de complexe implementatie van de WMO, waarbij voor SDD deze complexiteit nog groter is gelet op de omvang van de WMO-cliëntenportefeuille (ruim 8.000), hadden wij bij de cijfers over 2007 geen toereikende zekerheid over de juistheid en rechtmatigheid van de geleverde prestaties en de verantwoorde lasten inzake de WMO. In 2008 heeft het SDD de (verbijzonderde) interne controle op de processen rondom de WMO verder vormgegeven. De bevindingen van deze interne controle hebben wij betrokken bij onze interimcontrole. De interne controleurs hebben niet alleen onrechtmatige uitgaven vastgesteld, maar ook emstige tekortkomingen geconstateerd in de opzet en werking van het proces. Wij zijn op basis van deze bevindingen van mening dat de rechtmatigheid rondom de uitgaven WMO onvoldoende is geborgd in uw Organisatie. Wij hebben SDD geadviseerd op korte termijn corrigerende maatregelen te nemen in vooral de opzet van het proces. Dit advies is door SDD voortvarend opgepakt door een projectteam WMO te formeren. De opzet van het proces is verstevigd, waardoor in de toekomst onrechtmatige betalingen moeten worden voorkomen. Daarnaast is actie ondernomen om corrigerende maatregelen te treffen voor het boekjaar Op dit moment is onzeker of deze corrigerende acties het resultaat zullen hebben dat de rechtmatigheid over 2008 alsnog kan worden aangetoond. Eind 2008 is uit een interne analyse van de SDD gebleken dat tussen de WMO-administratie en de facturatie van de zorgaanbieders grote verschillen bestaan. Van de in totaal klanten zijn er juist en rechtmatig gefactureerd. Bij de overige klanten zijn afwijkingen van de factuur ten opzichte van de indicatie vastgesteld. Deze afwijkingen vertegenwoordigen overigens niet steeds onrechtmatigheden, maar vragen wel om een nadere analyse. Ook is uit deze analyse naar voren gekomen dat het cliëntenbestand dat in 2007 door het CIZ is overgedragen aan SDD niet volledig was. Voor deze cliënten (ruim 800) is wel zorg in rekening gebracht door de zorgaanbieders, maar een geldige indicatie hiervoor ontbreekt. Momenteel is nog onduidelijk wat het financiële beslag hiervan is. Wel is duidelijk dat het aantal onrechtmatigheden groot is. Naar verwachting zal het proces in de loop van 2009 op orde zijn. Wij hebben SDD geadviseerd het financieel beslag uit de verschillenanalyse zo spoedig mogelijk te bepalen, zodat de financiële omvang van de onrechtmatigheden kan worden bepaald. Op basis daarvan kunnen wij aangeven welk effect dit op ons oordeel gaat hebben. Verder hebben wij geconstateerd dat de tussenrekeningen WMO niet zijn gespecificeerd. Hierop staan vooral posten uit het invoeringsjaar Bij de jaarrekening 2008 zal worden besloten wat met de saldi op deze tussenrekeningen moet gebeuren.

10 9 09R Gemeentebelastingen Drechtsteden Op 1juli 2008 is GBD officieel van start gegaan. In de periode tot aan 1juli 2008 is deze start zorgvuldig voorbereid. De belastingadministraties van de afzonderlijke gemeenten zijn op 1juli 2008 aan GBD overgedragen. Deze overdracht heeft plaatsgevonden op basis van een ontviechtingsdocument waarin op basis van informatieverstrekking van deelnemende gemeenten een beeld is geschetst van de afzonderlijke kwaliteit van de belastingadministraties. Dit betekent dat GBD vijf verschillende belastingadministraties in beheer heeft gekregen, met elk hun eigen problematiek. Het niveau van interne beheersing van de overgedragen administraties verschilt per gemeente, waarbij van belang is op te merken dat dit voor een groot deel wordt bepaald door de kwaliteit van de administraties vôèr 1juli 2008 en de mate waarin voor de afzonderlijke gemeenten de kennis nog aanwezig is. Op de afdeling control zijn per gemeente cijferanalyses gemaakt van de huidige realisatie ten opzichte van de begroting van de gemeente per belastingsoort. Op deze wijze wordt getracht een uitspraak te doen over de volledigheid van de gegevens in de overgedragen administraties. Deze analyse wordt bemoeilijkt doordat de primaire gegevens van de belastingafdelingen van de verschillende gemeenten afkomen en veel kennis van personeel verloren is gegaan. De analyses waren tijdens onze interimcontrole nog niet voor iedere gemeente afgerond. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij het volgende beeld met betrekking tot de vraag of de administraties van de gemeenten voldoende in control zijn om een uitspraak te kunnen doen over de volledigheid. Hierbij hebben wij tevens, indien bekend, de bevindingen over het proces bij de afzonderlijke gemeenten over 2007 betrokken. Gemeente - Status beheer administratie Dordrecht Zwijndrecht Papendrecht Sliedrecht Hendrik Ido Ambacht Voldoende in control, geen signalen die duiden op onvolledigheid (status: groen). Aandachtspunten, welke kunnen leiden tot onvolledigheid (status: geel). Aandachtspunten, welke kunnen leiden tot onvolledigheid (status: geel). Aandachtspunten, welke kunnen leiden tot onvolledigheid (status: geel). Op dit moment mede door gebrek aan kennis bij gemeente een groot risico dat geen uitspraak kan worden gedaan over de volledigheid (status: oranje).

11 10 09R007 1 Voorts hebben wij vastgesteld dat het openstaande saldo van de belastingdebiteuren voor een aantal gemeenten hoog is. Uit een intern opgestelde analyse blijkt ook dat bij een aantal gemeenten gedurende de periode naar de aanloop naar de vorming van het GBD weinig tot geen invulling is gegeven aan toereikende invorderings- en aanmaningsactiviteiten. Het risico bij een hoog saldo aan openstaande vorderingen, waarop vervolgens niet systematisch aanmaningen worden verzonden, is dat relatief veel vorderingen moeten worden afgeboekt omdat deze later oninbaar blijken. Dit betekent dat de voorziening voor dubieuze debiteuren moet worden verhoogd. Globaal is per gemeente het volgende beeld ontstaan over het debiteurenbeheer: Gemeente Dordrecht Zwijndrecht Papendrecht Sliedrecht Hendrik Ido Ambacht Een maand achterstand bij dwangbevelen Bij overdracht achterstand in invordering, welke getracht wordt in te lopen. Bij overdracht achterstand in invordering, welke getracht wordt in te lopen. GBD heeft een bestandsanalyse uitgevoerd op de juistheid en volledigheid van de gegevens. Hieruit is naar voren gekomen dat naast dubbele aanslagen, ook de incasso s onjuist waren, wat de afwikkeling van het openstaand saldo bemoeilijkt. Inmiddels worden door GBD herstelwerkzaamheden uitgevoerd om op balansdatum een reëel beeld te verkrijgen over de omvang van het openstaand saldo. Bij overdracht aanzienlijke achterstand in invordering. Uit interne analyse en overleg met de gemeente Hendrik Ido Ambacht is naar voren gekomen dat de laatste 2 jaar geen aanmaningen zijn verstuurd. Daarnaast is het beginsaldo van de debiteuren niet bevestigd door de gemeente. De gemeente claimt dat de belastingdebiteuren op kasbasis worden verantwoord. Dat is overigens een niet toegestane wijze van verantwoorden.

12 11 09R0071 Wij zijn van mening dat, ondanks de korte tijd dat GBD in de lucht is, de GBD grote slagen heeft gemaakt in de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Mede gezien het feit dat GBD bij de overdracht van de administraties is geconfronteerd met verschillende kwaliteitsniveaus van de belastingadministraties van de gemeenten heeft GBD in korte tijd grip gekregen op de bedrijfsvoering. Met het beschrijven van de administratieve Organisatie en de implementatie daarvan in 2009 zal de interne beheersing en kwaliteit van de belastingadministraties alleen nog maar toenemen. Cruciaal wordt het traject naar het voeren van één administratie. Aandachtspunten op dit moment zijn: Omvang voorziening dubieuze debiteuren; Volledigheid opbrengsten over 2008 bij een viertal gemeenten. 5. Verslaggevingsvoorschriften en nieuwe ontwikkelingen In deze paragraaf gaan wij in op belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften en nieuwe ontwikkelingen Notities PRPG Recent zijn de volgende notities van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) verschenen: Kadernota 2008 Notitie budgetoverheveling Notitie gelden derden Notitie knelpunten Wet Maatschappelijke Ondersteuning Aan servicebureaus uitbestede activiteiten In deze notities staan een aantal aandachtspunten die voor het samenstel- en controleproces van de jaarrekening 2008 van groot belang zijn. Wij adviseren u zo spoedig mogelijk te starten met het analyseren van de mogelijke gevolgen voor uw gemeenschappelijke regeling en de voortgang hiervan te monitoren. De uitvoering van de WIVIO is in handen bij de SDD. In paragraaf 4.2 zijn wij nader ingegaan op de gevolgen van de notitie knelpunten WMO en de actuele stand van zaken rondom de uitvoering van de WMO Uitspraken notities BBV De commissie BBV heeft in 2008 via een aantal notities stellige uitspraken verwoord. In onderstaand schema hebben wij de voor uw jaarrekening relevante notities in beeld gebracht, met daarbij tevens de status:

13 12 09R007 1 Notities BBV Algemene Aandachtspunten boekjaar 2008 Status Uitvoeren interne controle geactiveerde uitgaven aan Notitie software software De voorzieningen nog te besteden middelen derden Notitie invoering (beklemd) opnemen onder de overlopende passiva wijziging artikel 44 Wijzigingen verwerken via de beginbalans Onderhoudsvoorzieningen waarbij geen sprake is Notitie onderhoud van een actuele onderhoudbegroting met aansluiting kapitaalgoederen verantwoorden onder de reserves Zordragen voor een bestuursbesluit Interne controle hierop nog niet uitgevoerd. Reeds in de jaarrekening 2007 heeft u de voorzieningen overgeheveld naar de overlopende passiva. Gevolgen van deze notitie zijn nog niet geïnventariseerd. Aanpassen paragraaf onderhoud kapitaalgoederen - Dit betekent dat voor het opstellen van de jaarrekening 2008 vooral de notitie software en notitie onderhoud kapitaalgoederen van belang zijn. Wij adviseren u bij het opstellen van de jaarrekening rekening te houden met de implicaties van deze notities. 6. Aandachtspunten opstellen jaarrekening 6.1. Werkafspraken en aansturing proces Het proces rondom het opstellen van de GR Drechtsteden jaarrekening wordt momenteel door een centrale coördinator aangestuurd. Hierbij is het de bedoeling dat de afzonderlijke dochters een financieel overzicht ter consolidatie opstellen zodat de opstelling van de geconsolideerde jaarrekening soepeler kan verlopen dan afgelopen jaar. Wij hebben inmiddels met de coördinator de werkafspraken doorgenomen. Cruciale punten in het opstelproces zijn naar onze mening: Beheer, specificatie en opschoning van de tussenrekeningen; Resultaatbepaling en resultaatbestemming; Het borgen van de BBV-aspecten Vorderingen SCD op deelnemers Het SCD heeft ter afsluiting van het boekjaar de dienstverlening aan de deelnemers gefactureerd. Wij hebben begrepen dat inmiddels met een aantal deelnemers discussie is over de inhoud van de factuur. Wij adviseren u, gelet op de verantwoording van de vorderingen en afrekeningen in de jaarrekening van de GRD, met de deelnemers te analyseren of de onderlinge vorderingen en schulden op elkaar aansluiten. Bij een mogelijk verschil van mening adviseren wij u deze posten te benoemen en toe te lichten in de jaarrekening. Hierdoor is in de jaarrekening in ieder geval duidelijkheid over welke posen nog onzekerheid is over de afwikkeling.

14 13 09R Verwerking gevolgen kredietcrisis De GRD heeft medio september een deposito van 7 miljoen geplaatst bij Landsbanski. Het deposito zou per 20 oktober aflopen, maar is tot op heden niet terugbetaald. Op dit moment is onzeker of uw GRD de hoofdsom krijgt terugbetaald. De verwerking hiervan in de jaarrekening kent een aantal scenario s, waarbij deze scenario s weer afhankelijk zijn van de actuele situatie. In ieder geval dient u tot aan de vaststelling van de jaarrekening de actualiteit te blijven volgen en dient u de situatie toe te lichten in de jaarrekening. Hieronder schetsen wij u een tweetal scenario s: 1. Wanneer bij het samenstellen van de jaarrekening geen signalen zijn dat het gehele bedrag of een gedeelte ervan niet meer terugkomt kan de vordering, mits toegelicht bij de risico s (paragraaf weerstandsvermogen en toelichting bij de deposito s) nominaal in de balans worden opgenomen. Dit standpunt is afgestemd met de provincie. 2. Wanneer u signalen bereiken dat het gehele bedrag of een gedeelte ervan niet meer terugkomt, dan moet de vordering geheel of deels worden afgewaardeerd. Dit heeft directe gevolgen voor uw algemene reserve. Deze wordt dan negatief. U moet dan een plan opstellen waarin u uitwerkt wanneer de reserve weer positief wordt. Wij adviseren u in een dergelijk geval een toets te doen met de statutaire bepalingen van de oprichting van de GR (in hoeverre mogelijk een individueel negatieve reserve te hebben).

15 14 09R Follow up aanbevelingen 2007 In bijlage 1 van deze rapportage geven wij een update van de bevindingen van de interim controle Hierbij geven wij aan hoe hieraan intern gevolg is gegeven. Hierbij hanteren wij de volgende prioriteitsstelling: Het advies is nog niet ten uitvoer gebracht. Het advies wordt uitgevoerd, maar is nog niet afgerond. NA Het advies is uitgevoerd en afgerond. Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd. B.V. drs.

16 Bijlage 1 Follow up aanbevelingen voorgaande jaren Hierbij hanteren wij de volgende prioriteitsstelling: Legenda Status Het advies is nog niet ten uitvoer gebracht. Het advies wordt uitgevoerd, maar is nog niet afgerond. NA Het advies is uitgevoerd en afgerond. 1

17 Proces/-onderwerp Bevinding / advies managementletter 2007 Follow-up in 2008 Prioriteit H M L Samenvattend 1. kan worden gesteld dat een Formele kaders, aantal tormele Gestart om Drechtstedenbreed bevoegdheden en N/A kaders (verordeningen, mandateringen procesbeschrijvingen e.d.) inmiddels is geregeld. Een aantal zaken verantwoordelijkheden staat voor 2008 op verder vorm de rol, zoals te geven. Dit krijgt en verbijzonderde IC de nadere invulling en vastlegging uiteindelijk van bevoegdheden zijn beslag en in verantwoordelijkheden, procesbeschrijvingen, vastlegging van interne controles, het opstellen van budgethoudersregelingen en het verbeteren van de interne informatievoorziening. Ook de toepassing en concrete invulling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de netwerkdirectie, de directie van de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstdirecteuren vraagt om aandacht. Bij de interne informatievoorziening is essentieel dat zowel de structuur als de inhoud verder wordt geprofessionaliseerd en geformaliseerd. Hierbij is ook aandacht voor de realisatie van doelstellingen en activiteiten en de relatie tussen deze realisatie en de besteding van financiële middelen een aandachtspunt. Mede gelet op de verdere uitbreiding van de werkzaamheden van uw gemeenschappelijke regeling in 2008, is het van belang dat de formele kaders in 2008 goed worden geregeld.

18 Proces/-onderwerp Bevinding / advies managementietter 2007 Follow-up in 2008 Prioriteit II M L N/A 2. Investeringen 3. Investeringsfonds Manden Maken Momenteel wordt intern gewerkt aan het vastieggen van de inkoop- en aanbestedingsregels. Daarnaast heeft u te maken met de Europese regelgeving rond aanbestedingen, waaronder de dienstenrichtlijn. Het risico is aanwezig dat de Europese regelgeving op dit punt niet geheel is nageleefd. Intern zal op korte termijn een inventarisatie worden uitgevoerd van de diensten die zijn ingehuurd en of daarbij is voldaan aan de geldende Europese regelgeving. In het kader van deregulering geven wij in overweging de interne inkoop- en aanbestedingsregels niet onnodig te complex in te richten. Essentieel is in ieder geval de (complexe) Europese regelgeving op dit punt na te leven. Wij adviseren u om de bestuurlijke afspraak aan te vullen voor de projecten waarvoor medefinanciering door de provincie plaatsvindt (van meer dan ), door in die gevallen een accountantsverklaring te laten overleggen Er wordt op dit moment interne controle uitgevoerd op inkoop- en aanbestedingsbeleid. Zie paragraaf 3.1.

19 Proces/-onderwerp Bevinding / advies managementietter 2007 Follow-up in 2008 Prioriteit II M L Wij hebben de uitvoering van de verbijzonderde interne 4. Wet controle van de WMO nader beoordeeld. Hierbij hebben Maatschappelijke wij de volgende opmerkingen: Ondersteuning Tijdens de uitvoering van onze controle kon nog geen informatie worden gegeven hoe de waarnemingen van de interne controle per gemeente waren gespreid en zich verhielden tot de massa. Ook was het aantal waarnemingen nog niet onderbouwd met een statistische methode en afgezet tegen de werkelijke betalingen. De WMO bestaat uit verschillende onderdelen. Grofweg is een verdeling te maken in hulpmiddelen en woningaanpassingen (oud wvg), persoonsgebonden budgetten en huishoudelijke hulp. De uitvoering van de interne controle heeft zich alleen geconcentreerd op het verstrekken van hulpmiddelen en woningaanpassingen. Voor een goed beeld over de uitvoering van het proces is het van belang dat ook de andere onderdelen van de WMO door de interne controle worden geraakt. Zie paragraaf 4.2 N/A

20 Proces/-onderwerp Bevinding / advies managementletter 2007 Follow-up in 2008 Prioriteit H M N/A 5. Controlfunctie Binnen uw Organisatie Zijfl per dienst controllers/coördinatoren aangesteld die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de controlfunctie binnen hun dienst. Daarnaast is er een centrale controlfunctie voor uw gemeenschappelijke regeling als geheel. Deze functie wordt gedeeltelijk parttime ingevuld. Door het ontwikkelingstraject waarin uw Organisatie zich bevindt, de verdere ontwikkelingen die voor 2008 op de rol staan door de uitbreidingen in de vorm van de diensten SGB, SCD en BDD en de omvang, ook financieel en wat betreft risico s, die de totale Organisatie van de Drechtsteden krijgt, is een sterke centrale controlfunctie van wezenlijk belang. In de opbouwfase van een Organisatie vervult de centrale control namelijk een spilfunctie in het creëren van een goed intern beheersingssysteem, adequate informatievoorziening, het opzetten van de planning & controlcyclus en actuele formele kaders. Daarbij kan overigens naast de financiële controltaken ook aan bredere controlaspecten worden gedacht als personeel, juridisch etc. Gelet op het belang van deze centrale controlfunctie adviseren wij u om daaraan een bredere en meer structurele invulling te gaan geven. Behalve een goede invulling van de controlfunctie voor de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden zelf, vraagt ook de invulling van de controlfunctie bij het SCD in relatie tot de invulling van de controlfunctie bij de deelnemende gemeenten en de Regio Zuid-Holland Zuid om aandacht. In 2008 is in kaart gebracht wat er precies moet gebeuren. In 2009 wordt gewerkt aan een visie op control en de planning & controlcyclus Drechtstedenbreed.

21 Proces/-onderwerp Bevinding / advies managementletter 2007 Follow-up in 2008 Prioriteit II Nl L N/A 6. Interne informatievoorzien ing Voor het jaar 2007 is binnen uw gemeenschappelijke regeling de afspraak gemaakt om één keer tussentijdse informatie op te stellen en te verstrekken. Dat is gebeurd in de vorm van een marap over de eerste vijf maanden (met prognose van de jaaruitkomsten), die is behandeld in de Drechtraad van oktober In deze marap, waarin is vermeld dat sprake is van een groeimodel, wordt ingegaan op de exploitatiebudgetten. In deze marap is de stand van zaken met betrekking tot de investeringskredieten niet opgenomen. Het is aan te bevelen om ook investeringen te betrekken in de tussentijdse informatievoorziening. Overigens is het voor een goede, betrouwbare interne informatievoorziening van essentieel belang dat de administratie up tot date is (zie opmerkingen in paragraaf 3.1.), dat sprake is van een heldere structuur in de interne informatievoorziening en van goede procedures en interne controles bij het samenstellen ervan. Het is nadrukkelijk de bedoeling om in 2008 prioriteit te geven aan een goede inbedding van de interne informatievoorziening, zowel qua inhoud, structuur als procesmatig (wijze van totstandkoming en interne controle daarop). Wij onderschrijven deze ambitie Gestart in 2008 om dit verder te verbeteren. Aandachtspunt blijft de betrouwbaarheid van de informatie, aansluiting op de financiële administratie en de wijze van totstandkoming.

22 Proces/-onderwerp Bevinding / advies managementietter 2007 Follow-up in 2008 Prioriteit F1 vl L 7. Fiscaliteit Met de fiscus zijn afspraken gemaakt met betrekking tot de Blijvend aandachtspunt verwerking van de omzetbelasting (btw) voor (de verschillende bedrijfsonderdelen) van uw gemeenschappelijke regeling. Deze afspraken hebben te maken met het feit dat sprake is van verschillende btw regimes (deels verrekenbaar, deels doorschuif-btw). Tijdens deze interim-controle hebben wij vastgesteld dat bij de administratieve verwerking in opzet wordt gehandeld volgens de gemaakte afspraken. De omzetbelasting die kan worden doorgeschoven naar de deelnemende gemeenten moet volgens de gemaakte afspraken per kwartaal in rekening worden gebracht bij de betreffende gemeenten. Hierbij willen wij de kanttekeningen maken dat het van belang is om in het vervolg de gemaakte afspraken na te leven en per kwartaal te gaan factureren, mede gelet op het renteverlies dat latere facturering met zich meebrengt. Verder is het van belang dat de facturering in januari 2008 tijdig plaatsvindt, zodat de betrokken gemeenten het in rekening gebrachte bedrag in hun aangifte omzetbelasting over januari kunnen verwerken. Wij adviseren u om bij het samenstellen van de jaarrekening een sluitende opstelling te laten maken van de omzetbelasting (zowel met betrekking tot de doorschuif btw als verrekenbare btw) en daarbij de samenhang zichtbaar te maken met de betreffende kosten en omzet. In december 2007 is een aangepaste conceptrapportage van de belastingdienst ontvangen, waaruit blijkt dat nog sprake is van enkele discussiepunten waarover de belastingdienst nader overleg wil. Dit betekent dat het risico op een mogelijke naheffing nog aanwezig is.