kw Deloitte Gemeente Meppel Raadsbrief december 2013 Ingek.: 2 3 DEC _G ME y-jt ML'iPPEL

Transcriptie

1 kw Deloitte _G ME y-jt ML'iPPEL Ingek.: 2 3 DEC Deloitte Accountants B.V. Laan Corpus den Hoorn JR Groningen Postbus AZ Groningen Nederland Tel: Fax: Gemeente Meppel Raadsbrief 2013 Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

2 Deloitte Accountants B.V. Laan Corpus den Hoorn JR Groningen Postbus AZ Groningen Nederland Tel: Fax: De gemeenteraad van de gemeente Meppel T.a.v. de heer G.J. Fokkema, raadsgriffier Postbus AM MEPPEL Datum Onderwerp Raadsbrief 2013 Behandeld door drs. E.J. SchoUaardt RA Ons kenmerk BR/jl Uw kenmerk Geachte leden van de Raad, De interim-controle over 2013 bij uw gemeente is inmiddels afgerond. In deze rapportage wordt u geïnformeerd over de hoofdlijnen van onze bevindingen, waarbij wij aanbevelingen hebben opgenomen om u te ondersteunen in uw toezichthoudende taak. Een rapportage met detailbevindingen is op 11 november 2013 met (onder anderen) de wethouder financiën besproken. Uw raad wil weten waar zich birmen uw gemeente financiële risico's voordoen en wat de mogelijke impact is van die risico's. Het college is verantwoordelijk voor een goede risicobeheersing en financiële beheersing. U wilt als toezichthouder weten dat er op een juiste wijze vorm is gegeven aan financiële risicobeheersing. In deze brief informeren wij u over de risicobeheersing vanuit de invalshoek van de financiële informatievoorziening en de daarmee samenhangende processen. Het gaat hierbij met name om bevindingen en actiepunten op het terrein van financiële risicobeheersing, projectbewaking en financiële rechtmatigheid. Kortom, de activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatief goede bedrijfsvoering. Door de audit commissie zijn in de vergadering op 5 september 2013 geen specifieke aandachtspunten ten behoeve van de controle 2013 benoemd. In onze interim-controle hebben wij onder andere aandacht besteed aan de volgende actuele thema's: Anticiperend vermogen van de gemeente voor de drie decentralisaties. Wet Markt en Overheid. Schatkistbankieren. Invoering IBAN. Voortgang Nieuwveense Landen. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 Blad 3 Over de decentralisaties en de voortgang van Nieuwveense Landen rapporteren wij in deze raadsbrief. De andere drie onderwerpen liggen qua uitvoering op schema en geven ons geen aanleiding om aan uw raad te rapporteren. Tot het geven van een nadere toelichting op deze rapportage zijn wij graag bereid. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. J.S. Huizinga RA

4 Blad 4 Inhoud 1. Overall beeld: processen op orde, projecten beter in beeld 5 2. Rechtmatigheid en interne controle 5 3. Welke aandachtspunten zijn er rondom uw processen? 6 4. Projecten steeds beter in beeld Nieuwveense Landen: financiële risico's blijven groot Nijeveen Woningbouw: beperkte ruimte om tegenvallers op te vangen 7 5. Invoering decentralisaties Participatiewet, AWBZ en Jeugdzorg 7 Bijlage: FoUow-up raadsbrieven voorgaande jaren 9

5 Blad 5 1. Overall beeld: processen op orde, projecten voldoende in beeld De interim-controle 2013 bij uw gemeente is afgerond. De bevindingen in deze raadsbrief zijn gebaseerd op onze beoordeling van de beheersmaatregelen die door uw gemeente in de processen zijn ingebouwd. Waar dat mogelijk was, is aansluiting gezocht met de door uw medewerkers uitgevoerde interne controles en rechtmatigheidstoetsingen. De interne controles vormen een belangrijke waarborg dat de processen binnen uw gemeente op een correcte wijze worden uitgevoerd, waardoor verrassingen achteraf kunnen worden voorkomen. Uit onze beoordeling van de processen komen geen belangrijke bevindingen naar voren. De gemeente Meppel is een ambitieuze gemeente, die veel (omvangrijke) projecten heeft lopen. Een goede beheersing van deze projecten is van groot belang, zodat ook de effecten van veranderingen in een project tijdig kunnen worden verwerkt. Over het algemeen worden de grote projecten voldoende beheerst, wat een goede zaak is, gezien de soms omvangrijke risico's die uw gemeente met deze projecten loopt. Het meest omvangrijke project van de gemeente Meppel qua woningbouw is Nieuwveense Landen. De waardering blijft een belangrijk punt bij het opstellen van de jaarrekening In dit kader hebben wij met het college afgesproken om over de waardering in overleg te treden in januari Rechtmatigheid en interne controle Rechtmatigheid is een belangrijk element van de bedrijfsvoering van uw gemeente. Niet alleen voor de jaarrekeningcontrole van uw gemeente is dit van belang, maar ook in de relatie met uw gemeenteraad, waar het gaat om het correct uitvoeren van de gemaakte afspraken met de raad bij de begroting, beleidsnota's of door de raad vastgestelde verordeningen. Uw gemeente voert de rechtmatigheidscontroles uit aan de hand van het interne controleplan Dit plan is gewijzigd ten opzichte van het interne controleplan In het interne controleplan wordt meer aandacht besteed aan het goed functioneren van de procedures binnen de gemeente. Verder worden financieel minder belangrijke procedures niet meer elk jaar in de interne toetsing betrokken, waardoor er meer efficiency in de uitvoering van het plan wordt bereikt. Aan het interne controleplan liggen werkinstructies ten grondslag die als basis dienen voor de te verrichten werkzaamheden. De werkinstructies zijn meer dan voorheen gericht op het uitvoeren van organisatiegerichte controles (vaststellen dat in de organisatie voldoende waarborgen zijn getroffen die zorgdragen voor de juistheid en de volledigheid van de handelingen) in plaats van gegevensgerichte controles (achteraf vaststellen dat een transactie correct is uitgevoerd). Dit vinden wij een goede zaak. Door het uitvoeren van organisatiegerichte controles wordt de kans verkleind dat er achteraf fouten worden geconstateerd.

6 Blad 6 De uitvoering van de interne controles 2013 lag ten tijde van de interim-controle 2013 (oktober 2013) op schema. Hierbij is alleen voor de uitvoering van het onderdeel sociale zaken (WWB) achterstand ontstaan. De controles voor dit proces over het eerste halfjaar moesten begin oktober nog worden uitgevoerd. De betrokken medewerkers geven aan dat deze werkzaamheden inmiddels wel zijn uitgevoerd. Uit de uitgevoerde interne controles tot en met begin oktober 2013 komen geen noemenswaardige bevindingen naar voren. 3. Welke aandachtspunten zijn er rondom uw processen? Onze interim-controle heeft geleid tot een beperkt aantal aanbevelingen voor het college rondom de verschillende processen. De aanbevelingen gaan over de processen belastingheffing (analyse van verschillen tussen begroting en werkelijkheid) en personeelskosten (controle op mutatieverwerking tijdens vakantieperiodes). De aanbevelingen richten zich op het versterken van de procedures. In het licht van uw toezichthoudende taak zijn deze aanbevelingen van ondergeschikt belang. 4. Projecten steeds beter in beeld Omvangrijke projecten en grondexploitaties vormen een belangrijk financieel risico voor uw gemeente. Ten tijde van een recessie neemt dit risico verder toe, doordat er bijvoorbeeld vertraging in de kavelverkopen kan optreden, waardoor complexen een langere doorlooptijd kennen, met hogere financieringslasten als gevolg. Ook kunnen partijen waarmee u samenwerkt bijvoorbeeld moeilijker financiering aantrekken en daardoor moeilijker projecten opstarten. Doordat het eigen vermogen van uw gemeente nog maar beperkt van omvang is, wordt het ook voor uw gemeente zelf lastiger om eventuele tegenvallers op te vangen. Dit heeft tot gevolg dat de beheersing van en de informatievoorziening rondom de projecten steeds belangrijker worden. Uw projectenpositie is omvangrijk en complex. Binnen de organisatie hebben deze projecten voldoende de aandacht, waardoor de gemeente meer zicht heeft op de financiële risico's. In de volgende paragrafen behandelen wij twee belangrijke projecten. Op de voortgang van de projecten Ezinge en het Vledder komen wij, indien nodig, terug in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening Nieuwveense Landen: financiële risico's blijven groot Voor Nieuwveense Landen zijn dit najaar de eerste reserveringsovereenkomsten afgesloten met projectontwikkelaars. Dit is een belangrijke eerste stap richting het realiseren van de eerste verkopen. De komende maanden moet blijken hoe concreet de belangstelling is: lukt het ontwikkelaars om de reserveringen om te zetten in verkopen? Dit is een belangrijke graadmeter voor de realiseerbaarheid van de grondverkopen (aantallen en prijzen) zoals die geraamd zijn in de grondexploitatie.

7 Blad 7 Daamaast speelt nog dat het college onderzoek doet naar de mogelijkheden om de realisatie van Nieuwveense Landen te flexibiliseren. Hierbij kan gedacht worden aan mogelijkheden om de verkopen beter af te stemmen op de marktbehoefte en aan het onderzoeken van mogelijkheden om de investeringen in de infrastructuur zoveel mogelijk gelijk op te laten lopen met de verkopen. Door investeringen in de infrastructuur te beperken, kan de boekwaarde zo laag mogelijk worden gehouden en wordt het financiële risico beperkt. Daarnaast speelt nog het punt van de zeer lange looptijd van het project, waardoor uw gemeente juist weer meer risico loopt. In de jaarrekening 2013 moeten deze aspecten hun weerslag krijgen in de geactualiseerde waardering van het complex Nieuwveense Landen. Wij hebben met het college afgesproken om over deze ontwikkelingen in overleg te treden in januari Nijeveen Woningbouw: beperkte ruimte om tegenvallers op te vangen In het verslag van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2012 hebben wij ook het complex Nijeveen Woningbouw specifiek benoemd. Binnen de grondexploitatie Nijeveen Woningbouw is beperkt ruimte voor het kunnen opvangen van tegenvallers. Ook voor dit project is het belangrijk dat er een actualisatie van de uitgangspunten plaatsvindt bij het opstellen van de jaarrekening. Wij zullen deze actualisatie betrekken in de controle van de jaarrekening. 5. Invoering decentralisaties Participatiewet, AWBZ en Jeugdzorg Het kabinet heeft besloten om de gemeenten de wetgeving op het sociale domein te laten uitvoeren welke voorheen door de Rijksoverheid werd uitgevoerd (in de volksmond bekend als de drie decentralisaties). Het doel van de decentralisaties is het effectiever en efficiënter laten uitvoeren van de werkzaamheden. De Rijksoverheid heeft in het verlengde hiervan aan de gemeenten een efficiencykorting opgelegd. In de meicirculaire 2013 is een eerste beeld zichtbaar van het budget dat uw gemeente in 2015 tegemoet kan zien voor de decentralisatie van de jeugdzorg. De gemeente heeft hiermee een eerste inzicht in de financiële risico's die de invoering van de decentralisaties met zich meebrengt. Het is aan te bevelen om de baten en lasten voor de invoering van de drie decentralisaties op te nemen in de begroting wanneer de financiële geldstromen meer inzichtelijk zijn. Ook is het wenselijk dat de gemeente in de risicoparagraaf van de meerjarenbegroting aandacht besteedt aan zowel de te verwachte budgetoverheveling vanaf 2015 als de omvang en invulling van de verschillende taakstellingen. Doordat er nog veel onduidelijkheden bestaan over de precieze invulling van de decentralisaties, is het medio oktober 2013 nog niet mogelijk om een meer concrete invulling te geven aan de kosten van de verstrekkingen, de wijze van uitvoering van de decentralisaties (uitbesteden of eigen beheer), de personele consequenties voor de gemeente en de wijze waarop de efficiencykortingen van het Rijk kunnen worden ingevuld.

8 Blad 8 Voor het uitvoeren van de nieuwe taken hanteert uw gemeente het uitgangspunt van kostenneutraliteit. Dit uitgangspunt zorgt voor duidelijkheid in de te maken keuzes rondom de verstrekkingen die uw gemeente wil gaan doen. Een verdere uitwerking van de verstrekkingen en de organisatie moet in de, relatief korte, periode tot 1 januari 2015 nog vorm krijgen.

9 Blad 9 Bijlage: FoUow-up raadsbrieven voorgaande jaren nr. Bevinding Status Raadsbrief 2007 Voor de grondexploitatie zijn de processen weliswaar beschreven, maar de concrete invoering hiervan moet nog plaatsvinden. De beschreven processen zijn niet formeel vastgesteld. De werkwijze is in de praktijk wel aangepast. De gevolgde werkwijze bevat voldoende waarborgen om transacties juist te laten plaatsvinden. Om de juistheid van grondaankopen te waarborgen, is vanaf 2013 toetsing door de afdelingscontroller in de werkwijze toegevoegd. Wij hebben nog niet kunnen vaststellen dat deze toetsing plaatsvindt, aangezien er in 2013 geen grondaankopen hebben plaatsgevonden. Voor het actualiseren van de grondexploitaties biedt het proces van het samenstellen van het Meerjarenperspectief grondexploitaties voldoende waarborgen. Raadsbrief 2010 Maak de interne controles zoveel mogelijk een onderdeel van de normale procesgang. Raadsbrief Voer organisatiegerichte controles uit, in plaats van gegevensgerichte controles. Raadsbrief 2012 Geen. Door het aanpassen van het interne controleplan voor is meer aandacht ontstaan voor de interne procedures. Vanuit deze invalshoek wordt nadrukkelijker gekeken naar de kwaliteit van de inteme controles binnen het proces en daarmee is dit punt voldoende opgevolgd. Dit punt is inmiddels opgevolgd met de vaststelling van het inteme controleplan Vanaf 2013 worden de controles organisatiegericht ingericht.