Voorstel aan : Gemeenteraad van 22 mei 2006 Behandeling in : Commissie Samenlevingszaken en Middelen van 9 mei 2006

Transcriptie

1 Voorstel aan : Gemeenteraad van 22 mei 2006 Behandeling in : Commissie Samenlevingszaken en Middelen van 9 mei 2006 Nummer : 12 Onderwerp : Jaarverslag 2005 Bijlage(n) : 2 Samenvatting : In dit voorstel presenteren wij u onze leerpunten uit het begrotingsjaar Daarnaast zetten wij de uitkomsten af tegen de planning zoals die in de begroting en bestuursrapportages over 2005 is weergegeven. Tenslotte stellen wij voor het resultaat over 2005 te onttrekken aan de algemene reserve. Via onze internetsite presenteren wij u het jaarverslag waarin nadere analyses en onderbouwingen van deze leerpunten en uitkomsten zijn opgenomen. Het jaarverslag vormt het sluitstuk van de begrotingscyclus Voorgestelde beslissing : De raad wordt gevraagd: een oordeel te geven over de aangegeven leerpunten; kennis te nemen van de uitkomsten 2005 en de bevindingen van de accountant daaromtrent; het jaarverslag vast te stellen; in te stemmen met het voorstel voor resultaatsbestemming

2 1 Wat leert 2005 ons? Via ons internet hebt u kennis kunnen nemen van ons jaarverslag In het jaarverslag is de ontwikkeling van verantwoording naar analyse bestendigd. Hierbij hebben wij dankbaar gebruik gemaakt van de mogelijkheden die de digitale ontsluiting ons biedt: er is duidelijk een splitsing aan te brengen in analyses op doelgroepniveau en verantwoordingen op productniveau. Deze laatste maken geen onderdeel (meer) uit van het jaarverslag zoals dat ter vaststelling aan u aangeboden wordt. De raad wordt via deze verantwoordingen geïnformeerd over onze inzet van de producten. Het is aan u om op basis van deze informatie eventueel te besluiten of daarover een raadsbeslissing genomen moet worden. De jaarverslagteksten zijn geschreven op basis van de productverantwoordingen en bestaan zoals gezegd voornamelijk uit analyses op doelgroepniveau, waarbij van de volgende vaste structuur gebruik is gemaakt: 1. Vertaling missie in doelgroep; 2. Wat willen wij bereiken?; 3. Hebben wij bereikt wat wij wilden?; 4. Waarom hebben wij wel/gedeeltelijk/niet bereikt wat wij wilden?; 5. Wat is de oorzaak van dat wel/gedeeltelijk/niet bereiken?; 6. Wat leren wij hiervan?; 7. Financiële analyse. De onder punt 6 aangegeven leerpunten geven wij hier per doelgroep nog eens weer. Met dit voorstel willen wij u vragen naar uw oordeel over deze leerpunten, opdat wij dat kunnen gebruiken bij de uitvoering van de aan ons opgedragen taken. Inwoners Wij leren van onze ervaringen in 2005, dat wij alert moeten zijn op de verleiding die de inhoud van onze prestaties biedt. Een focus op de inhoud maakt dat wij het proces en de rol van onze inwoners daar in verliezen. Wij spreken hier bewust van verleiding. Waan van de dag is ook een term die in dit verband hout snijdt. Wij willen het alert zijn vorm geven, door meer tijd en energie te organiseren voor reflectie en oriëntatie op de processen die ten grondslag liggen aan de prestaties die wij leverden c.q. willen gaan leveren. Gebruiker Sociale Voorzieningen Wij leren daarvan dat het zin heeft te volharden in ons poortwachtersbeleid. Op die manier wordt de instroom van nieuwe cliënten zoveel mogelijk beperkt. Stimulering van werkaanvaarding werpt eveneens zijn vruchten af. Gebruikers Zorg Onze inzet op betere ondersteuning van de oudere inwoner heeft de afgelopen tijd zijn vruchten afgeworpen. Zo is met ingang van 2005 de voorziening cliëntondersteuning zorg en welzijn structureel ingevuld door de Stichting Welzijn Ouderen Haren. Bij de opzet van een lokaal loket kiezen wij dezelfde insteek. Wij zijn reeds gestart met de voorbereidingen voor de vestiging van een zorgloket in t Nije Cruys. Hiermee leggen wij de basis voor een betere informatievoorziening ten behoeve van de oudere en gehandicapte inwoners. Jongeren Onze inschatting in het jaarverslag 2004 dat het plafond voor tariefsverhogingen voorlopig is bereikt, lijkt in 2005 te zijn bewaarheid. Nu met ingang van het cursusjaar 2005/2006 verhoging van de tarieven van het CKC beperkt is tot de jaarlijkse index, neemt de belangstelling voor het CKC weer toe.

3 2 Culturele Klanten Wij hebben geleerd dat het vóóraf houden van ruggespraak over bouwplannen met de provincie niet altijd leidt tot het beoogde effect: een vlotte afwikkeling van de bouwplannen. Eenmalige klussen als de voorbereiding van de verplaatsing van sportaccommodaties, waarbij medewerkers van meerdere sectoren en afdelingen en meerdere portefeuillehouders zijn betrokken, kunnen het best projectmatig worden aangepakt. Een heldere projectopdracht, een op de materie toegesneden projectstructuur en een goed projectplan verhogen de sturingsmogelijkheden van een ingewikkeld probleem. Eigenaren en Huurders Ons belangrijkste leermoment is eigenlijk niet specifiek voor deze doelgroep: voorbereiding is het halve werk. We zullen ons meer tijd moeten gunnen voor deze voorbereiding. Voorts moeten wij als college en de gemeenteraad bij de aanvang van elk traject heldere keuzes maken en duidelijke kaders aangeven. Deze kaders moeten nadrukkelijk ook betrekking hebben op de financiële kant van de planvorming. Het is gewenst vervolgens over deze kaders afspraken te maken met andere verantwoordelijken in het proces, zoals projectontwikkelaars en de provincie. We moeten daarbij gebruik maken van het handvest communicatie en participatie. Een ander leermoment is, dat het zinvol is om op praktisch niveau tot regionale samenwerking te komen en dat deze samenwerking succesvol kan zijn als iedereen bereid is zich maximaal in te zetten. Gebruikers Publieke Ruimte De verkeersmaatregelen moeten meer benaderd worden vanuit de burger. We zullen meer aandacht moeten besteden aan vragen als: Waarom doen we iets? Welke effecten streven we na en bereiken we die effecten ook. In feite komt dit neer op een nog sterkere profilering van de uitgangspunten van Shared Space. Onderhoud van de publieke ruimte is goed mogelijk als tijdig de kaders worden afgesproken, zowel wat betreft het niveau van de uit te voeren werkzaamheden als wat betreft de beschikbare budgetten. Slechts op basis van meerjarenprogramma's zijn goede resultaten te bereiken. Dit geeft de ruimte om bij aanvang van elk jaar dadelijk te beginnen met de voorbereiding van de jaarprogramma's en het vooroverleg met de direct betrokkenen. Omdat de wegenonderhoudsprogramma s doorgaans niet binnen een jaar gerealiseerd worden, presenteerden we tot 2005 meestal een forse doorschuif van kapitaallasten. Inmiddels anticiperen we hierop door de realisatietermijn van de onderhoudsprogramma s standaard op 2 jaar te zetten. Economische Klanten Wij zullen bij alle grote bouwprojecten rekening moeten houden met lange procedures (geen maanden, maar jaren). Daarbij geldt dat 100% tevredenheid bij alle betrokkenen een illusie is. We moeten daarom niet te lang in de fase van het informeel vooroverleg blijven hangen. De bezwaarschriftprocedure is dan de geëigende mogelijkheid om en recht te doen aan ieders belangen en procedurele voortgang te boeken. In termen van het handvest communicatie en participatie betekent dit in de eerste fase een verschuiving van raadplegen of soms zelfs samenwerken naar informeren. Bedrijfsvoering Wij leren van de resultaten van 2005 dat het energie steken in het zorgvuldig formuleren van de voornemens en het communiceren van ontwikkelingen en resultaten tijdens de rit, zich uitbetaalt heeft dat laten zien. Daarnaast leert 2005 ons, dat de huidige organisatievisie nastrevenswaardig blijft.

4 De uitkomsten van 2005: Hoe verhoudt de uitkomst zich tot de plannen? 3 In de bijlage van dit raadsvoorstel treft u een uitgebreide analyse aan van de uitkomsten in relatie tot de plannen. Deze analyse is opgesteld vanuit het perspectief dat wij u via de begrotingscyclus gedurende een periode van 2 jaren adequaat informeren over onze verwachtingen en uitkomsten van de omvang van de door u via uw budgetrecht geautoriseerde baten en lasten. Uit deze analyse leren wij van 2005 dat vanuit het perspectief van planning en control, het kiezen van een eigen gedragslijn, zeker als de verwachtingen ongewis zijn, de planningshorizon verder legt en daarmee minder onrust geeft in de uitvoering van de begrotingscycli, zowel bij raad, bestuur als organisatie. Als wij winstwaarschuwingen kunnen geven, moeten wij ook in staat zijn een eigen gedragslijn te kiezen, en de consequenties daarvan te vertalen in begrotingen of begrotingswijzigingen. De bevindingen van de accountant De pendant van uw budgetrecht is uw zorgplicht (pendant van budgetrecht) voor de financiële gezondheid van de gemeente Haren. In relatie hiermee is in het jaarverslag de jaarrekening opgenomen, waarin onder meer de bezittingen en de wijze waarop die zijn gefinancierd is gepresenteerd in een balans per 31 december Daarnaast bevat de jaarrekening een recapitulatie van de begrotingsuitgaven en -inkomsten over 2005: de resultatenrekening. Zowel de balans en resultatenrekening hebben wij voorzien van toelichtingen en daarnaast hebben wij een kasstroomoverzicht opgenomen waarin de geldstromen, die in 2005 plaatsvonden zijn samengevat. Deze jaarrekening (op internet apart in ons jaarverslag geplaatst via de certificeringsroute ) is door de accountant voorzien van een goedkeurende verklaring omtrent de getrouwheid. Deze verklaring gaven zij af op basis van een door hen uitgevoerde controle. De bevindingen naar aanleiding van de controle zijn door de accountant aan u gerapporteerd in het separaat aangeboden verslag van bevindingen. Dit verslag gaat ook in op de bevindingen in relatie tot de rechtmatigheid. Met de komst van de nieuwe verantwoordingsregels bent u ook verplicht een accountantsoordeel omtrent de (financiële) rechtmatigheid bij de jaarrekening te vragen. Wij zijn zeer verheugd u te kunnen melden dat onze jaarrekening 2005 eveneens is voorzien van een goedkeurend oordeel omtrent deze rechtmatigheid. Wij bevelen dit verslag van bevindingen in uw aandacht aan, omdat het, zoals gezegd, met name relevant is in relatie tot uw zorgplicht voor de financiële gezondheid van onze gemeentelijke huishouding. Resultaatsbestemming 2005 De jaarrekening over 2005 sluit met een overschot van ,-. Wij stellen u de volgende bestemming voor. Voorstellen resultaatsbestemming Toevoegen aan Fonds sociale woningbouw ,- 2 Toevoegen aan bestemmingsreserve budgetoverheveling (nieuw) ,- 3 Toevoegen aan Algemene Risicoreserve ,- 4 Onttrekken aan algemene reserve -/ ,-

5 4 Ter toelichting op de voorstellen het volgende: ad 1: Betreft in 2005 ontvangen vergoedingen ter zaken van derden. ad 2: Ad 3: Ad 4: In de komende nota reserves en voorzieningen zullen wij voorstellen deze bestemmingsreserve in te stellen voor incidentele posten die u reeds heeft geautoriseerd in de jaren tot en met 2005, maar die vanwege met name politieke en procedurele oorzaken nog niet (geheel) tot uitvoering zijn gekomen in het jaar waarin u de posten ter beschikking stelde. De bestemmingsreserve dient ter voorkoming van de situatie dat u meerdere malen voor dezelfde zaak budget moet autoriseren. In 2005 zijn planschadekosten ten laste van Algemene Risicoreserve gebracht. De nota reserves en voorzieningen voorziet er in dergelijke situaties in dat deze reserve weer wordt aangezuiverd tot het afgesproken bedrag van ,- als er nog vrije (lees algemene) reserves aanwezig zijn. Per saldo te ontrekken aan de algemene reserve, met inachtneming van het resultaat 2005 en bovengenoemde bestemmingsvoorstellen. Voorstel Met dit voorstel willen wij u vragen naar uw oordeel over de aangegeven leerpunten, opdat wij dat kunnen gebruiken bij de uitvoering van de aan ons opgedragen taken. Daarnaast willen wij u vragen om met inachtneming van de uitkomsten van de begrotingscyclus 2005 en de bevindingen van de accountant het jaarverslag 2005 vast te stellen. Hiermee verleent u ons decharge voor de uitvoering en sluit u de begrotingscyclus 2005 af. Tenslotte vragen wij uw instemming met de voorgestelde resultaatsbestemming. Haren, 11 april 2005 burgemeester en wethouders, secretaris burgemeester