VACATUREBUNDEL: Versie van maandag 24 november 2014

Transcriptie

1 VACATUREBUNDEL: Versie van maandag 24 november 2014 Van de districtshuizen, cultuurcentra, musea tot kinderdagverblijven: de stad heeft tientallen locaties waar dagelijks duizenden bewoners en bezoekers verder geholpen worden. Deze locaties kunnen wel een helpende hand gebruiken. Bovendien telt de stad ook een heel aantal backoffice diensten waar ruimte is voor extra administratieve krachten. Aan het loket of achter de schermen: waar je ook werkt, samen met alle andere collega s help je mee aan een goed geolied geheel ten dienste van Antwerpenaars. Deze bundel bevat niet alle vacatures. De vacatures die om dringende invulling vragen worden vaak meteen voorgesteld aan reeds gescreende kandidaten in de pool. Stel je daarom nu al kandidaat! Inhoud Vacature Administratief assistent voor de financiële cel van Samen Leven... 2 Vacature medewerker Info Vacature medewerker infolijn bij OS... 4 Vacature Administratieve ondersteuning districtswerking Berchem... 5 Vacature Medewerker klantenteam en ondersteuning stedelijk wijkoverleg district Berchem... 6 Vacature medewerker besluitvorming... 7 Vacature medewerker bedrijvenloket... 8 Heb je alles grondig gelezen en heb je toch nog een vraag? Contacteer dan Cindy Van den Brandt via permanente_mobiliteitspool@stad.antwerpen.be of tel

2 Vacature Administratief assistent voor de financiële cel van Samen Leven Als medewerker van de financiële cel van Samen Leven ondersteun je, samen met het team, de verschillende afdelingen van SL vlot en klantvriendelijk op logistiek en financieel vlak. Je zorgt voor uitbetaling van toelagen aan organisaties volgens goedgekeurde reglementen. Je verwerkt aanvragen en bestellingen van de verschillende afdelingen van SL zodanig dat de afdelingen kunnen beschikken over de materialen die ze nodig hebben voor hun werking. Je volgt geplaatste bestellingen in functie van correcte levering op. Je boekt de ontvangst in zodat de het proces bestellen-leveren-betalen vlot doorlopen kan worden. Je vult facturen aan en stuurt ze door voor betaling zodat de het proces bestellen-leverenbetalen vlot doorlopen kan worden. Je zorgt voor praktische ondersteuning van de medewerkers van SL (de administratie voeren rond tram-en parkeerkaarten, dienstreizen, onkosten,...) Je volgt het verbruik op van de verschillende afdelingen van SL m.b.t. nutsvoorzieningen, schoonmaak en onderhoud. Bijna alle taken voer je uit in SAP, het boekhoud programma van de stad. Je zal hiervoor een opleiding krijgen en veel ondersteuning van je collega s van de financiële cel. Wij zoeken vooral iemand die: enthousiast is over onze bedrijfseenheid Samen Leven en haar verschillende, boeiende en uiteenlopende projecten graag werkt met cijfers en getallen en hiermee creatief volgens de regels mee kan omspringen graag samenwerkt in een klein maar krachtig team het werken met verschillende computerprogramma s en het aanleren van nieuwe applicaties als een uitdaging ziet. Je bent een medewerker van de groep Antwerpen (Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, AG Kinderopvang, AG Stedelijk onderwijs, AG Energiebesparingsfonds, AG STAN, AG GAPA, Zorgbedrijf, Lokale Politie Antwerpen, Digipolis Antwerpen of van één van volgende vzw s: CISO, Musea en erfgoed, Baobab, Werk en economie, Antwerpen sportstad, Antwerpen studentenstad en Werkhaven). Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) op de Grote Markt. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

3 Vacature medewerker Info+ Info+ is het centraal contactpunt binnen het Bell- gebouw dat zorgt voor de algemene informatieverstrekking en voor de dataverwerking personeelsadministratie van de Bellmedewerkers. Info+ zorgt ervoor dat de administratieve formaliteiten voor personeel eenvoudig, vlot en correct worden afgehandeld. Zo worden alle ziektemeldingen van het stadspersoneel geregistreerd door Info+ en beantwoordt het team al je vragen over bijvoorbeeld je verlof. Je bent het centraal aanspreekpunt voor het beantwoorden van vragen inzake personeelsmaterie. Je zorgt ervoor dat vragen op een gelijkaardige, vlotte, klantvriendelijke en correcte manier behandeld worden. Je staat mee in voor de snelle en correcte verwerking van de aan- en afwezigheden van stadsmedewerkers. Door het aanpassen van wijzigingen in persoons- en personeelsgegevens zorg je ervoor dat de beheerssystemen steeds de juiste gegevens bevatten. Je blijft steeds op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het vlak van HRtoepassingen. Je kan werken met Word, Excel en Outlook en kan je snel de softwarepakketten van Info+ eigen maken (Xtremisweb, SAP, Succesfactors, Planassist, ) Je verwerft een basiskennis binnen personeelsadministratie en HR en over wie of welk orgaan beslissingsbevoegdheden heeft inzake personeelsmaterie. Je leert de wet- en regelgevingen waarbinnen het stadspersoneel werkt en die bepaalt welke beslissing je in welke situatie neemt. Je denkt oplossingsgericht en vernieuwend. Je bent klantgericht, leergierig en neem je graag initiatief. Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, AG Kinderopvang, AG Stedelijk onderwijs, VZW Ciso, AG Energiebesparingsfonds, VZW musea en erfgoed, VZW Werk en economie, VZW Antwerpen Sportstad, VZW Werkhaven, VZW Antwerpen Studentenstad, Zorgbedrijf Antwerpen, AG GAPA, Digipolis, Lokale Politie Antwerpen. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

4 Vacature medewerker infolijn bij OS De Antwerpenaar kan bij de infolijn terecht met al zijn vragen over de dienstverlening van de stad. Als medewerker van de infolijn help je de Antwerpenaars verder met hun vragen of je verwijst ze door naar de juiste dienst. Je beantwoordt vragen over stedelijke diensten en producten. Je verwerkt sluikstort meldingen in het computerprogramma CRM. Je doet intakes voor het telefonisch loket en beantwoordt de biblijn en de wedstrijdlijn. Je beantwoordt s die binnenkomen op het centrale adres van de stad. Je gaat op zoek naar informatie en contactpersonen binnen de stad om een antwoord te vinden op de gestelde vragen van de klanten. Bij afwezigheid van de 1e verkoper help je mee in de stadswinkel. Je neemt deel aan overleg met andere stadsdiensten rond projecten die via de infolijn en de stadswinkel worden gepromoot. Je werkt mee aan projecten die gepromoot worden in de winkel of via de infolijn. Af en toe promoot je de stadswinkel op beurzen, evenementen o.a. Seniorenbeurs, Open Bedrijvendag, Je volgt de sociale mediakanalen van de stad op. Je hebt kennis van internet/intranet en het Microsoft Office pakket en kan vlot werken met Word, Excel en Outlook. Sociale media zoals Twitter en Facebook hebben voor jou geen geheimen. Kennis van het Frans of Engels is een pluspunt. Je bent zeer klantvriendelijk en sociaal. Je bent geduldig, beleefd en hebt een goede telefoonstem. Je bent betrouwbaar in het omgaan met geld en producten. Je blijft kalm en rustig in onverwachte situaties, bij tegenslag, kritiek of een hoge werkdruk. Je bent een teamspeler, maar je kan ook heel zelfstandig werken. Je bent discreet en loyaal. Je verdedigt altijd het beleid van de stad t.a.v. je klanten / burgers. Je bent flexibel en bereid om, volgens een vast uurrooster, te werken tijdens weekends en s avonds. Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad. Je bent een medewerker van de groep Antwerpen (Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, AG Kinderopvang, AG Stedelijk onderwijs, AG Energiebesparingsfonds, AG STAN, AG GAPA, Zorgbedrijf, Lokale Politie Antwerpen, Digipolis Antwerpen of van één van volgende vzw s: CISO, Musea en erfgoed, Baobab, Werk en economie, Antwerpen sportstad, Antwerpen studentenstad en Werkhaven). Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) op de Grote Markt. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

5 Vacature Administratieve ondersteuning districtswerking Berchem Je werkt op het algemeen secretariaat van het districtshuis. Samen met je collega s verzorg je de dagelijkse werking van het district. Daarnaast ondersteun je de financieel verantwoordelijke en ben je verantwoordelijk voor de organisatie en opvolging van jubilarisvieringen (huwelijksjubilarissen, huisbezoeken 100-jarigen). Je organiseert 4 keer per jaar de jubilarisviering voor huwelijksjubilarissen in het districtshuis: je verstuurt de uitnodigingen en volgt de bevestigingen op, je bezorgt de schepenen de nodige info over de aanwezigen, je bestelt catering en de geschenken. Tijdens de viering zelf ben je aanwezig om alles in goede banen te leiden (volgens beurtrol met je collega s) Je ondersteunt de financieel verantwoordelijke van het district: opmaak bestelbonnen, begeleiden van offertevragen voor de verschillende consulenten, zelf offertes aanvragen voor geschenken voor jubilarissen, evenementen en communicatie. Back up voor bestellingen magazijn SB Je volgt actief de subsidiedossiers administratief op zodat aanvragers tijdig de juiste documenten indienen, je maakt de nodige collegepunten hiervoor op en zorgt er zo voor dat de aanvragen vlot verwerkt worden Je voert administratieve taken uit: back up evenementenloket, beheer districtsmailbox, VIP14, verslagen notuleren, opmaken collegebesluiten districtswerking, telefoonpermanentie districtswerking op vrijdagnamiddag. Je werkt mee tijdens districtsgebonden evenementen (nieuwjaarsdrink, Bar Brilschans, Berchem Bal) Je neemt actief deel aan teamvergaderingen Je werkt erg nauwkeurig, vooral als het om financiële afhandeling van dossiers gaat. Je bent klantvriendelijk, dynamisch en behulpzaam. Je kan zelfstandig werken en bent sterk in organisatie. Je houdt van afwisseling tussen administratie en logistieke ondersteuning. Je werkt vlot met word, outlook, excel en hebt algemene computervaardigheden. Je bent flexibel (ook voor occasioneel avond- en weekendwerk en stressbestendig. Plaats van tewerkstelling: Districtshuis Berchem Grotesteenweg 150

6 Vacature Medewerker klantenteam en ondersteuning stedelijk wijkoverleg district Berchem Je werkt halftijds bij het klantenteam van het district Berchem en biedt halftijds ondersteuning aan het stedelijk wijkoverleg. Je registreert meldingen en klachten in het informaticaprogramma CRM (deels loketfunctie), en je verzorgt de verdere opvolging ervan, zodat de vraagsteller zo snel mogelijk een duidelijk antwoord ontvangt Je neemt actief deel aan de maandelijkse vergadering commissie straatbeeld : afwisselend met je collega zit je de vergadering voor of maak je het verslag Je onderhoudt het netwerk van partners en breidt het nog verder uit met het oog op een doeltreffende doorverwijzing en een deskundige behandeling van meldingen en klachten Je neemt actief deel aan teamvergaderingen Je ondersteunt de collega s van het stedelijk wijkoverleg zowel logistiek als administratief tijdens hoorzittingen, bewonersvergaderingen en ander wijkoverleg Je maakt het verslag van hoorzittingen, bewonersvergaderingen en andere vormen van wijkoverleg Je ondersteunt occasioneel districtseigen evenementen zoals de nieuwjaarsdrink, Bar Brilschans of Berchem Bal Occasioneel verzorg je de telefoonpermanentie districtswerking op vrijdagnamiddag - Je bent zeer klantvriendelijk, dynamisch en behulpzaam. - Je kan zelfstandig werken en bent sterk in organisatie. - Je houdt van afwisseling tussen administratie en logistieke ondersteuning. - Je werkt vlot met word, outlook, excel en hebt algemene computervaardigheden. - Je bent flexibel (ook voor occasioneel avond- en weekendwerk) en stressbestendig. Jij kan het hoofd koel houden, ook tijdens moeilijke gesprekken met klanten. Plaats van tewerkstelling: Districtshuis Berchem Grotesteenweg 150

7 Vacature medewerker besluitvorming De Antwerpenaars verwachten een efficiënt bestuur en een geoliede administratie. Daarom zoeken ze een administratieve medewerker die zorgt voor een vlekkeloos verloop van de besluitvormingsprocessen, vooral voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Dit organisatietalent is discreet en accuraat, communiceert vlot en denkt oplossingsgericht. Samen met je collega s leid je het verloop van de verschillende besluitvormingsprocessen in goede banen. Je staat in voor de organisatie van de zittingen van het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad en de verschillende raadscommissies. Je zorgt voor de kwaliteitscontrole op de ontwerpbesluiten die door de collega s van de groep stad Antwerpen geagendeerd worden op de zittingen van het college, de gemeenteraad, besluiten stadssecretaris (en afgeleiden) en de zittingen van de districtscolleges en raden. Je kan vlot werken met MS Office en internet. Je hebt kennis en inzicht in de werking van de overheid en de publieke sector. Je kan je discreet gedragen. Integriteit is zeer belangrijk bij de besluitvormingsprocessen. Je bent flexibel: je hebt geen probleem met occasioneel avondwerk. Je kan zelfstandig en zorgvuldig werken. Je bent leergierig en bereid je bij te scholen. Je bent een sterke communicator, zowel schriftelijk als mondelijk. Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, AG Kinderopvang, AG Stedelijk onderwijs, VZW Ciso, AG Energiebesparingsfonds, VZW musea en erfgoed, VZW Werk en economie, VZW Antwerpen Sportstad, VZW Werkhaven, VZW Antwerpen Studentenstad, Zorgbedrijf Antwerpen, AG GAPA, Digipolis, Lokale Politie Antwerpen. Je gaat aan de slag als administratief assistent (C1-3) in den Bell, Francis Wellesplein 1 te Antwerpen. Je huidige anciënniteit en relevante ervaring worden meegenomen bij de bepaling van je loon.

8 Vacature medewerker bedrijvenloket De Antwerpse zelfstandigen en bedrijven willen bij het Bedrijvenloket een antwoord krijgen op al hun vragen. Daarom zoeken ze een loketmedewerker met een hart voor bedrijven en een sympathieke uitstraling. Deze klantvriendelijke collega communiceert vlot en maakt er een punt van om vragen nauwkeurig en tijdig te behandelen. Je onthaalt startende en gevestigde ondernemers aan de balie van het bedrijvenloket. Onder je klanten vallen onder andere taxichauffeurs, horeca-uitbaters, zelfstandigen,. Je geeft informatie over vergunningen die kunnen aangevraagd worden en waar nodig verwijs je door naar de juiste loketten of andere diensten. Je behandelt aanvragen van economische vergunningen zodat de aanvrager binnen een redelijke termijn een antwoord krijgt op zijn aanvraag en zodat opvolging van dossiers steeds gegarandeerd is). Je overlegt en rapporteert continu aan de inhoudelijke productverantwoordelijken binnen het Bedrijvenloket (clusterverantwoordelijken) aangezien je werkt in verschillende clusters. Je schoolt je continu bij over de verschillende wettelijke producten van het bedrijvenloket via opleidingen die de stad voor jou voorziet of via opleidingen binnen het Bedrijvenloket. Je werkt ongeveer de helft van je tijd frontoffice, de andere helft backoffice. Je hebt een goede kennis van MS Office en je kan je snel inwerken in verschillende computerapplicaties (edesk, Salesforce, Abacus, ) Je bent gemotiveerd om je te bekwamen in het vakgebied en hebt gevoel voor verantwoordelijkheid. Je bent bereid om relatief grote hoeveelheden informatie op te nemen en in de praktijk toe te passen. Affiniteit met ondernemers en ondernemerschap is een troef. Je kan nauwgezet en binnen de gestelde tijdslimieten je administratieve taken afwerken. Je werkt in een gestructureerde organisatie met veel procedures, richtlijnen en afspraken. Je bent klantvriendelijk, beleefd en communicatief. Je kan zowel in team als zelfstandig werken. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, AG Kinderopvang, AG Stedelijk onderwijs, VZW Ciso, AG Energiebesparingsfonds, VZW musea en erfgoed, VZW Werk en economie, VZW Antwerpen Sportstad, VZW Werkhaven, VZW Antwerpen Studentenstad, Zorgbedrijf Antwerpen, AG GAPA, Digipolis, Lokale Politie Antwerpen. Je gaat aan de slag als administratief assistent (C1-3) in den Bell, Francis Wellesplein 1 te Antwerpen. Je huidige anciënniteit en relevante ervaring worden meegenomen bij de bepaling van je loon.