Hoe voorbereiden op je matchinggesprek? 2

Transcriptie

1 VACATUREBUNDEL: Versie van vrijdag 10 april 2015 Van de districtshuizen, cultuurcentra, musea tot kinderdagverblijven: de stad heeft tientallen locaties waar dagelijks duizenden bewoners en bezoekers verder geholpen worden. Deze locaties kunnen wel een helpende hand gebruiken. Bovendien telt de stad ook een heel aantal backoffice diensten waar ruimte is voor extra administratieve krachten. Aan het loket of achter de schermen: waar je ook werkt, samen met alle andere collega s help je mee aan een goed geolied geheel ten dienste van Antwerpenaars. Deze bundel bevat niet alle vacatures. De vacatures die om dringende invulling vragen worden vaak meteen voorgesteld aan reeds gescreende kandidaten in de pool. Stel je daarom nu al kandidaat! Inhoud Hoe voorbereiden op je matchinggesprek? 2 Medewerker secretariaat stafdienst Districts- en loketwerking... 3 Administratief medewerker patrimoniumbeheer bij OCMW... 4 Medewerker dienst probatie en bemiddeling... 5 Medewerker dienst armoede en welzijn... 6 Medewerker bijzondere opdrachten en feestelijkheden... 7 Administratief assistent HR / doorstroom... 8 Medewerker sociale centra bij OCMW Medewerker kasbeheer bij OCMW Onthaalmedewerker Rubenianum Bibliotheekmedewerker Ekeren Medewerker klantenteam stadsloketten Medewerker districtswerking Borgerhout Loketmedewerker stadsloket Borgerhout Medewerker kinderopvanglocaties (voltijds of deeltijds) Medewerker afdeling uitgaven Medewerker directiesecretariaat Medewerker Info Heb je een vraag of ben je specifiek geïnteresseerd in één van de vacatures? Contacteer dan Annick Bontenakel via permanente_mobiliteitspool@stad.antwerpen.be of tel Heb je interesse in een specifieke vacature uit deze bundel, laat ons dit sowieso weten via permanente_mobiliteitspool@stad.antwerpen.be 1

2 Hoe voorbereiden op je matchinggesprek? Stap 1: screeninggesprek PM Na je sollicitatie in de pool, word je telefonisch gecontacteerd door een recruiter van Personeelsmanagement. In dit gesprek peilt die naar je motivatie en interesses. Stap 2: vacatures op jouw maat Vanaf dat moment biedt de recruiter jou vacatures aan op maat. Werd je niet gecontacteerd, maar zag je toch een vacature die jou interesseert, dan mag je dat zeker laten weten! Stap 3: matchinggesprek Voor elke vacature waarvoor jij in aanmerking komt, ga je op gesprek bij de leidinggevende die de vacature aanbiedt. Zo n gesprek is geen selectie, het is een matchinggesprek: hier maak jij kennis met het bedrijf en de vacature. Vice versa maakt de leidinggevende ook kennis met jou. Zet dus je beste beentje voor: 1. Neem op voorhand de vacature grondig door; 2. Weet wat er verwacht wordt, zoek online al eens extra info op over het bedrijf of het team waar de vacature wordt aangeboden ( 3. Probeer voor jezelf op voorhand kernachtig te verwoorden wat jou aantrekt in deze vacature, welke ervaring je eerder al opdeed en die belangrijk kan zijn in deze nieuwe job en welke kwaliteiten jij hebt om die job goed te doen. Voor sommige vacatures is vaktechnische kennis ook erg belangrijk. Mogelijk wordt je gevraagd om op voorhand of net voor het gesprek een korte case voor te bereiden. Bijvoorbeeld: voor een vacature in de boekhoudkundige sector kan het belangrijk zijn dat je vlot met cijfers kan omgaan. In dat geval wordt je eventueel gevraagd een korte en realistische oefening in te dienen. Bij elk matchinggesprek is ook een recruiter van Personeelsmanagement aanwezig. Die geeft je achteraf feedback over het gesprek. 2

3 Medewerker secretariaat stafdienst Districts- en loketwerking Antwerpenaars verwachten in hun districtshuis een efficiënte dienstverlening. Daarnaast rekenen ze erop dat de afspraken die hun lokaal districtsbestuur hebben toegezegd ook efficiënt uitgevoerd worden. Daarom zoeken ze een veelzijdige medewerker die administratieve en financiële taken tot in de puntjes uitvoert. Een nauwkeurige collega die zelfstandig kan werken en sterk is in organiseren. Je bent coördinator ebesluitvorming voor de besluiten van DL voor college, gemeenteraad en Manteam. Je ondersteunt de auteurs bij het aanmaken van een besluit in ebesluit. Je doet een kwaliteitscontrole en bezorgt de besluiten aan de bevoegde kabinetten vooraleer ze door de bedrijfsdirecteur worden goedgekeurd. Je volgt de actiepunten uit het college voor DL op. Je zorgt voor de dossiers voor de gemeenteraad, opdat deze tijdig en volledig op het stadhuis ter inzage liggen. Je maakt de nodige besluiten bedrijfsdirecteur aan en verwerkt de zittingen volledig in ebesluit. Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de bedrijfsdirecteur. Dit houdt onder meer het volgende in: Je beheert de agenda van de bedrijfsdirecteur DL. Je organiseert het dirteam. Je maakt een agenda op, plant de nodige toelichtingen en voorziet de logistieke ondersteuning. Je behandelt de aanvragen in het kader van openbaarheid van bestuur. Algemene administratie stafdienst DL Je beheert de inkomende en uitgaande post, waaronder VIP 14. Je verzorgt de telefoonpermanentie van de stafdienst DL. Je ontvangt de bezoekers voor DL. Je ondersteunt administratief de medewerkers stafdienst DL. Je bent verantwoordelijk voor de toelatingen straatartiesten, van aanvraag tot toelating burgemeester. Je bent centrale informatiebeheerder voor de stafdienst DL. Je organiseert het netwerkoverleg met de CIB 's van de districten. Je zorgt, in overleg met de communicatiedeskundige voor de interne communicatie van DL. Zo geef je onder meer vorm aan de DL-gazet en briefing LG. Je bent back-up voor klantenmanagement. Als klantverantwoordelijk zorg je dat de vragen, meldingen en klachten zowel eerstelijns (crm) als tweedelijns (ombudsvrouw) tijdig en klantgericht beantwoord worden. Je kan vlot werken met MS Office en internet. Je hebt kennis van e-besluitvorming of je bent bereid de opleiding te volgen Je bent integer en discreet in je werk en naar buiten toe. Integriteit is zeer belangrijk bij de besluitvormingsprocessen. Je bent klantgericht en hebt oog voor de kwaliteit van de dienstverlening Je kan zelfstandig en zorgvuldig werken. Je bent leergierig en bereid je bij te scholen. Je bent een sterke communicator, zowel schriftelijk als mondelijk. Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad. 3

4 Administratief medewerker patrimoniumbeheer bij OCMW We zoeken bij het ocmw van Antwerpen een gemotiveerd administratief medewerker met interesse voor de private huurmarkt. Je bent goed met computers en werkt graag samen met klanten. Wat doe je Je ontvangt kandidaat-huurders en begeleidt ze bij het bezichtigen van de woning, appartement, gebouw. Je biedt ze alle informatie nodig betreffende het huurpand. Je verzorgt de administratieve opvolging omtrent het huurcontract. Je stelt de nodige documenten op en zorgt dat het dossier volledig is. Je volgt huurachterstallen op. Je treedt op als beheerder voor het gebouw en de huurder met het oog op vlotte communicatie en controle in samenwerking met de dienstleiding. Je neemt deel aan overleg met interne en externe diensten, je stelt de verslagen op. Wat verwachten we van je Wetgeving en reglementen schrikken je niet af en je bent bereid om je hierin bij te scholen Je hebt een goed een computerkennis (Word/Excel) en vindt snel je weg in nieuwe programma s (Planon) Je werkt nauwkeurig en levert op een overzichtelijke manier gegevens aan Je hebt een klantgerichte houding en bent in staat om je communicatiestijl aan te passen aan je doelgroep Samenwerken is één van je troeven Je bent in staat om zelfstandig je taken uit te voeren Je hebt geen problemen om bepaalde deadlines te halen en kan hier flexibel mee omgaan Je bent een medewerker van de groep Antwerpen (Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, AG Kinderopvang, AG Stedelijk onderwijs, AG Energiebesparingsfonds, AG STAN, AG GAPA, Zorgbedrijf, Lokale Politie Antwerpen, Digipolis Antwerpen of van één van volgende vzw s: CISO, Musea en erfgoed, Baobab, Werk en economie, Antwerpen sportstad, Antwerpen studentenstad en Werkhaven). Je bent minstens 1 jaar in dienst bij één van deze entiteiten op C-niveau. Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag in Den Bell als administratief assistent algemene functie (C1-3) Tegenover de flexibiliteit voorzien we je in een dienstfiets, dienst GSM en flextijd. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. Op onze website vind je meer informatie en de locaties van onze verschillende sociale centra. 4

5 Medewerker dienst probatie en bemiddeling Antwerpenaars wonen graag in een ordelijke, rustige stad. Dat brengt af en toe bemiddeling met zich mee, boetes of straffen. Daarom zijn ze op zoek naar een administratief medewerker die burgers en bemiddelaars ondersteunt. Deze discrete en nauwkeurige duizendpoot houdt van initiatief nemen en ziet zelf oplossingen. Hij of zij heeft aandacht voor de diversiteit van de burgers en gebruikt gepaste taal in elke situatie. Je organiseert vergaderingen en zorgt voor verslaggeving. Je beantwoordt op een klantgerichte manier de telefoon. Je houdt de database up-to-date: je maakt dossiers aan, zoekt gegevens op en verwerkt cijfers. Je beheert alle informatie: Je zorgt voor de update en aanpassing van de mappenstructuur volgens de richtlijnen, updaten gegevens verzendlijsten,... Je volgt interne en externe briefwisseling op. Je volgt bestellingen op. Je hebt een goede kennis van Outlook en Excel of bent bereid dit te leren. Je kan je snel inwerken in uiteenlopende opdrachten en je kan ook vlot afwisselende taken combineren Je kan zelfstandig werken, maar je bent ook een echte teamplayer. Je kan zelf oplossingen formuleren bij problemen. Je houdt van initiatief nemen. Je werkt nauwkeurig en stipt. In je schriftelijke communicatie structureer je je boodschap en je gebruikt een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie. Je bent in staat verslag te nemen tijdens vergaderingen. Je hebt aandacht voor diversiteit van collega s en burgers. Je gaat discreet om met vertrouwelijke gegevens. Je bent aanwezig op de vergadering met de vrijwilligers elke eerste donderdagavond van de maand van tot 22.00h. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je bent in het bezit van een rijbewijs B (rijbewijs C is een pluspunt). Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 5

6 Medewerker dienst armoede en welzijn Antwerpenaars willen dat iedereen dezelfde kansen krijgt, en steun als dat nodig is. Ze zijn op zoek naar een administratief medewerker om daar mee voor te zorgen. Deze discrete teamspeler kan ook zelfstandig werken, houdt van afwisselende taken en is nauwkeurig en discreet. Hij of zij communiceert vlot en heeft aandacht voor de diversiteit van collega s en burgers. Je beheert de agenda van je leidinggevende en de dienstmailbox. Je organiseert vergaderingen en zorgt voor verslaggeving. Je regelt indien nodig catering en zorgt ervoor dat het nodige materiaal aanwezig is. Je verzorgt de verslaggeving van vergaderingen. Je beantwoordt op een klantgerichte manier de telefoon. Je volgt interne en externe briefwisseling op. Je beheert alle informatie: Je zorgt voor de update en aanpassing van de mappenstructuur volgens de richtlijnen, updaten gegevens verzendlijsten,... Je volgt bestellingen op en controleert de facturen. Je bent verantwoordelijk voor de dispatching van vragen die binnenkomen via VIP14 en klantenmanagement. Je hebt een goede kennis van Outlook en Excel of bent bereid dit te leren. Je kan je snel inwerken in uiteenlopende opdrachten en je kan ook vlot afwisselende taken combineren. Je kan zelfstandig werken, maar je bent ook een echte teamplayer. Je kan zelf oplossingen formuleren bij problemen. Je houdt van initiatief nemen. Je werkt nauwkeurig en stipt. In je schriftelijke communicatie structureer je je boodschap en je gebruikt een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie. Je bent in staat verslag te nemen tijdens vergaderingen. Je hebt aandacht voor diversiteit van collega s en burgers. Je gaat discreet om met vertrouwelijke gegevens. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je bent in het bezit van een rijbewijs B (rijbewijs C is een pluspunt). Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 6

7 Medewerker bijzondere opdrachten en feestelijkheden Antwerpenaars genieten elke dag van diverse evenementen. Om dit te verwezenlijken zorgt de afdeling bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor de nodige materialen en ondersteuningen. Om aan de uiteenlopende vragen van klanten te kunnen beantwoorden zijn wij op zoek naar een technisch onderlegde medewerker die samen met een sterk gemotiveerd team instaat voor de nodige printopdrachten, afwerking tentoonstellingen en het transport hiervan. Je verleent administratieve & technische bijstand voor speciale opdrachten en evenementen zodat die steeds volgens planning in optimale omstandigheden uitgevoerd kunnen worden. Je verwerkt en volgt de gekregen opdrachten op. Je maakt de dagelijkse planning op van de printopdrachten. Je maakt de opdrachten printklaar voor de printverantwoordelijke. Je maakt bestelbonnen in SAP. Je bent eerste aanspreekpunt bij afwezigheid van de ploegleider en volgt de taken op zodanig dat de opdrachten volgens planning kunnen uitgevoerd worden. Je vervangt de printverantwoordelijke bij afwezigheid en bedient de printer zelf. Je plant leveringen en ophalingen van de opdrachten. Je kan, op zelfstandige wijze, diverse administratieve taken uitvoeren. Je verstrekt informatie aan cliënten en medewerkers m.b.t. de stand van zaken van de opdrachten. Je signaleert (mogelijke) problemen aan de dienstleiding. Je kan zelfstandig de taken plannen en maakt de nodige praktische afspraken hierover met het oog op een optimale interne werking en dienstverlening. Je hebt basiskennis van grafische programma s (zoals Photoshop en Illustrator) of bent bereid je hierin bij te scholen. Je reageert vriendelijk, tijdig en correct op vragen van interne klanten of burgers en helpt hen op een passende wijze voort. Je werkt constructief mee in het team en stelt je loyaal en betrokken op. Je levert een actieve bijdrage aan de werking van het team. Je biedt spontaan hulp aan, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je bent in het bezit van een rijbewijs B (rijbewijs C is een pluspunt). Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in de Havanastraat. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 7

8 Administratief assistent HR / doorstroom Antwerpen telt meer dan een half miljoen inwoners, met evenveel wensen en noden. De bewoners leggen de lat hoog voor een gesmeerde dienstverlening en gelijk hebben ze! Als administratieve medewerker bij personeelsmanagement creëer je mee een omgeving waarin de competenties, talenten en interesses van medewerkers zodanig worden aangewend dat ze maximaal aansluiten bij de doelstellingen van de stad Antwerpen. De afdeling doorstroom staat in voor de HR-domeinen aanwezigheidsbeleid, competentie- en loopbaanontwikkeling en functioneringsbeleid. Het is een geïntegreerde dienst Stad OCMW die bestaat uit een 35-tal medewerkers, onder wie een team van 15 administratieve medewerkers. We zijn momenteel op zoek naar twee administratieve medewerkers die ingezet zullen worden op onderstaande processen: Functioneringsbeleid Je volgt de functioneringscyclus administratief op. Je trekt controlerapporten om de dagelijkse werking op te volgen en bij te sturen waar nodig. Je ondersteunt leidinggevenden bij hun praktische vragen over het proces functionering in Mijn Loopbaan. Je staat in voor de planning en administratieve opvolging van beroepscommissies tegen een negatieve waardering. Loopbaanbegeleiding Je bent het administratief aanspreekpunt betreffende begeleidingen. Je houdt het vacatureoverzicht up to date. Je bereidt overlegmomenten met HR-deskundigen en personeelsverantwoordelijken administratief voor en neemt hiervan verslag. Je organiseert jobbeurzen voor medewerkers in heroriëntering. Aanwezigheidsbeleid Je volgt individuele dossiers van OCMW- en stadsmedewerkers op omtrent ziektecontrole. Bij onregelmatigheden volg je de afgesproken procedure. Je werkt hiervoor nauw samen met de betrokken leidinggevenden en HR-diensten. Je verzorgt de inplanning en opvolging van de periodieke medische onderzoeken voor de aan jou toegewezen bedrijfseenheden. Je verwerkt binnenkomende formulieren van gezondheidsbeoordeling. Hierbij zorg je voor een nauwkeurig klassement en een snelle communicatie naar de betrokken leidinggevenden en HR-deskundigen. Je bent voor één of meer bedrijfseenheden het administratief aanspreekpunt voor de opvolging van zieke medewerkers en medewerkers met aangepaste taken. Projecten Je ondersteunt projectleiders administratief en logistiek bij de realisatie van hun projecten (b.v. bloedinzameling, vrijwilligers ) Algemeen Je beantwoordt vragen per mail of telefonisch en je staat in voor het beheer van mailboxen en tickets in Planon. Je bent flexibel inzetbaar binnen het administratieve team van doorstroom en bij uitbreiding binnen personeelsmanagement, zodat piekmomenten opgevangen kunnen worden. Je kan vlot werken met de computer en bent bereid om de softwarepakketen die de stad gebruikt snel en grondig aan te leren. Je hebt interesse in personeelsbeleid. Je spreekt en schrijft vlot Nederlands. 8

9 Je bent een teamspeler, maar je kan ook heel zelfstandig werken en je bent positief ingesteld. Je bent kritisch voor jezelf en neemt verantwoordelijkheid op; bij al wat je doet hecht je veel belang aan de kwaliteit van het eindresultaat. Je bent discreet en gaat van nature uit vertrouwelijk om met gegevens. Je verdedigt naar je klanten toe altijd het beleid van de stad. Je denkt mee en doet suggesties om de werking van de afdeling doorstroom te verbeteren. Je blijft effectief functioneren in situaties van verhoogde druk. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je bent in het bezit van een rijbewijs B (rijbewijs C is een pluspunt). Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in Den Bell Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 9

10 Medewerker sociale centra bij OCMW Departement Maatschappelijke Integratie - Cluster Zuidrand (halftijds) - Cluster Oostrand (voltijds) Je voert op zelfstandige wijze diverse administratieve taken uit met het oog op een optimale administratieve ondersteuning van het sociaal centrum en de maatschappelijk werkers. Je staat in voor de betalingen en andere uitvoeringsgegevens via E-vita. Je maakt brieven en attesten op in uitvoering van de opdrachten ontvangen van de maatschappelijk werkers. Je verleent administratieve assistentie aan de maatschappelijk werkers Je staat in voor een goed budgetbeheer. Je volgt knipperlichten op in GPMI. Je zorgt ervoor dat het administratieve luik van een dossier in orde is en up to date. (E-dossier) Je staat in voor de registratie en verwerking van inkomende en uitgaande post. Je staat in voor het klasseren van alle documenten in de juiste dossiers en in de juiste mappen (digitaal klassement) Je staat in voor het controleren van dossiers op inhoud. Je houdt het klassement archief in orde en volgt de omvormen tot digitaal klassement mee op. Je maakt verslag van verschillende vergaderingen. Je staat in voor het stockbeheer van bureau- en onderhoudsmateriaal en bestelling van nieuw materiaal en producten onder supervisie van de administratieve chef. Je registreert hiervan goederenontvangst in SAP. Je neemt een secretariaatsrol op in Xtremis. Je hebt kasverantwoordelijkheid: in- en uitgaven in het kasboek en geldbestellingen (onder supervisie van de administratieve chef). Je staat in voor de voedselbedeling en registratie hiervan in COSMO registratiesysteem. Je verwerkt de binnenkomende elektronische post (VIP-14). Je doet alle andere nodige registraties en verwerkingen om tot een effectieve dienstverlening te komen. Je toont begrip en blijft rustig ook wanneer de klant zich moeilijk gedraagt. Je kent de wet op privacy en het beroepsgeheim en past deze ook toe. Je werkt graag in team en kunt met verschillende collega s omgaan. Je bezit goede computervaardigheden (word, excel, outlook) en wilt systemen, die het sociaal centrum gebruikt,leren kennen; Je werkt nauwkeurig, planmatig en zelfstandig je taken af. Je kan omgaan met een grote diversiteit aan klanten. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3). Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 10

11 Medewerker kasbeheer bij OCMW Als medewerker van de dienst kasbeheer word je ingeschakeld bij het verwerken van chartale gelden en waarden aan het centrale loket van ocmw Antwerpen. Daarnaast verwerk je alle inen uitgaande geldstromen en waarden. Je wordt ook ingezet als back-up voor de financiële bodedienst. Je bent aan de balie het aanspreekpunt voor klanten en collega s. Je verwerkt chartale gelden en waarden aan het centrale loket. Je neemt chartaal-gerelateerde taken op waaronder: voorbereiding kasopmaak, afsluit kas, kas- en waardentelling, registreren uitgaven en inkomsten, opmaak dagelijkse journaals, oplijsten waarde-uitgaven, statistieken, controle verantwoordingsdocumenten. Je zorgt voor de voorbereiding van de externe dienstverlening/transacties binnen de groep Antwerpen en partners. Je verwerkt alle gegevens en waarden inzake de externe dienstverlening/transacties binnen de groep Antwerpen en partners. Je voert de nodige communicatie aan de balie maar ook met de externe partners. Het registreren, verwerken en rapporteren van gegevens eigen aan de dienst neem je als backoffice taak op. Je maakt verslagen en overzichten van de dienstgerelateerde aspecten. Je bent back-up (inschakelfunctie bij dienstnoodwendigheden) van je naaste collega s. Je hebt kennis van microsoft office toepassingen. Heb je kennis van SAP, elektronische kasboeken en Evita dan is dit een pluspunt. Je gaat correct om met beroepsgeheim. Je bent correct en nauwkeurig met het verwerken van gelden en waarden. Je bent communicatief en sociaal vaardig. Je bent cijfermatig ingesteld. Je gaat discreet om met alle aspecten van je taak. Je structureert zelfstandig en op een logische manier je verschillende taken. Je staat open voor verandering en vernieuwing. Je zoekt actief en binnen een gegeven tijdsbestek naar oplossingen en antwoorden. Je verwijst correct door. Je houdt je administratie correct en op een gestructureerde manier bij. Je neemt spontaan initiatieven. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je bent in het bezit van een rijbewijs B. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in de Lange Gasthuisstraat 30. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 11

12 Onthaalmedewerker Rubenianum De Antwerpenaars zijn trots op het Rubenianum. Daarom zijn ze op zoek naar een gemotiveerde onthaalmedewerker, die de bezoekers vriendelijk verwelkomt. Deze medewerker beschikt over een goede talenkennis en een uitgesproken klantvriendelijkheid. Als onthaalmedewerker bij het Rubenianum ben je het eerste aanspreekpunt van bezoekers en telefonische klanten. Als gastvrouw of gastheer help je de bezoekers efficiënt verder en draag je bij tot een positief imago van de Antwerpse musea. Je onthaalt bezoekers voor de leeszaal of voor evenementen, maar ook collega s en leveranciers op een professionele en klantvriendelijke manier met oog voor veiligheid. Je beantwoordt telefonische vragen en verzorgt de telefoonpermanentie, ook voor het Rubenshuis. Je verricht in combinatie met het onthaalwerk ook enkele algemene administratieve taken. Je behandelt reservaties voor het Rubenshuis. Je verkoopt A-kaarten aan lezers, die je registreert via een gespecialiseerd computerprogramma. Je ondersteunt evenementen en vergaderingen, onder meer door vooraf praktische afspraken te maken met organisatoren en door de zalen klaar te zetten. Je voert postverzendingen van nieuwsbrieven en voor occasionele evenementen uit. Je beheert de agenda zaalverhuur en de bezoekersaantallen. Je beheert de sleutels alsook de EHBO-materialen. Je hebt een goede kennis van het Nederlands en je hebt bij voorkeur kennis van het Engels, Frans en Duits. Spreek je nog een bijkomende taal dan is dat mooi meegenomen. Je hebt een goede praktische kennis van het internet en MS Office. Je bent vlot in het omgaan met heel verschillende mensen, in het bijzonder binnen- en buitenlandse academici en professionals uit de kunstwereld. Je bent klantvriendelijk en sociaal. Je hebt een verzorgd voorkomen. Je bent sterk in mondelinge en schriftelijke communicatie. Je kan goed zelfstandig werken maar draagt tegelijk positief bij aan het team. Je kan snel informatie verwerken en bent leergierig. Je bent bereid om op regelmatige basis s avonds of in het weekend te werken ter ondersteuning van evenementen. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in het Rubenianum, Kolveniersstraat 20 te 2000 Antwerpen. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 12

13 Bibliotheekmedewerker Ekeren De Antwerpenaars gaan naar de bib en zoeken er hun lievelingsboek van vroeger, documentatie voor een voordracht, een reisgids van Venetië, informatie over de kathedraal Voor de bibliotheek in Ekeren zijn ze nu opzoek naar een vrolijke bibliotheekmedewerker die zin heeft om mee te grasduinen in hun boeken en hen steeds vriendelijk verder helpt. Je maakt nieuwe klanten wegwijs in de bibliotheek en informeert hen over het aanbod en de dienstverlening. Je staat in voor een vlotte afhandeling van het uitlenen, inleveren en reserveren van bibliotheekmaterialen. Je informeert, begeleidt en helpt de bezoeker van de bibliotheek verder met het oog op een professionele en kwaliteitsvolle dienstverlening. Je staat mee in voor het beheer van de collecties zodat deze optimaal toegankelijk zijn voor de bibliotheekgebruiker. Samen met je collega s sta je in voor toezicht en controle in de bibliotheek. Je neemt actief deel aan het intern werkoverleg. Je rapporteert aan je leidinggevende. Je assisteert bij rondleidingen voor klassen en andere groepen. Je verricht taken op vraag van de bibliothecaris, de directeur of zijn/haar vervanger. Je hebt interesse om in de culturele sector van de stad Antwerpen aan de slag te gaan. Je beschikt over een goede kennis van de Nederlandse taal. Je hebt een positieve uitstraling en je vindt het fijn om met jeugd, sinjoren en kansengroepen te werken. Je bent zelfstandig en verantwoordelijk. Je bent flexibel en hebt geen probleem met avond- en weekendwerk. Je bent vlot in de omgang zowel met klanten als met collega s. Je helpt klanten beleefd en respectvol verder. Je hebt een professionele houding en je kan nauwgezet werken. Je kan vlot omgaan met diverse culturen en hebt een natuurlijke reflex om samen te werken. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in de bibliotheek van Ekeren. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 13

14 Medewerker klantenteam stadsloketten De Antwerpenaars willen ergens terecht kunnen met vragen over hun wijk. Daarom zoeken ze een vlotte medewerker voor het klantenteam. Deze klantvriendelijke collega heeft een hart voor de stad, een fijne telefoonstem en verwerkt snel nieuwe informatie. Je bent het telefonisch aanspreekpunt voor alle burgers die specifieke vragen over de loketwerking. Je staat in voor correcte afhandeling van het gesprek : o Je beantwoordt specifieke infovragen over de loketwerking o Je boekt, controleert, wijzigt of annuleert afspraken o Je verwijst door naar website en begeleidt klanten bij gebruik ervan o Je vult e-formulieren in o Je zoekt actief naar informatie en contactpersonen binnen de stad o Je verwijst correct door naar andere stadsdiensten Je bent het telefonische aanspreekpunt voor alle burgers die een administratief document aanvragen. Je vult het elektronisch formulier in waar nodig. Je zorgt voor de correcte afhandeling van deze aanvragen tot en met de postverzending. Je bent ambassadeur voor het e-loket en het A-stad platform. Je informeert klanten en begeleid hen eventueel bij de aanmaak van een A-account. Je begeleidt burgers bij het gebruik van de e-formulieren of bij de zoekvragen in de website. Je verwerkt dagelijks een pakket digitale aanvragen voor administratieve documenten. Je krijgt in de toekomst binnen je takenpakket ook andere administratieve taken naargelang specifieke noden of projecten binnen de loketwerking. (Bijvoorbeeld voor het strafregister, de verkiezingen, de huisnummering) Je hebt een goede kennis van de stad Antwerpen, haar werking en diensten, of je bent bereid je hier in te verdiepen. Je kan werken met afspraaksysteem G-Plan of je bent bereid dit aan te leren. Je kent de producten die worden aangeboden in het stadsloket en bij het e-loket. Je werkt vlot met het internet. Je hebt een goede telefoonstem. Je kan snel en nauwkeurig nieuwe informatie verwerken. Je bent klantvriendelijk en sociaal. Je bent vlot in het omgaan met heel verschillende mensen. Je blijft kalm en rustig in onverwachte situaties, bij tegenslag, bij kritiek of bij een hoge werkdruk. Je bent een teamspeler maar je kan ook zelfstandig werken. Je bent discreet. Je werkt met persoonsgegevens en respecteert privacy. Je bent loyaal. Je verdedigt altijd het beleid van de stad. Je bent flexibel en bereid om ingepland te worden in een flexibel werkrooster in functie van de dienstverlening aan de burger. Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3). Je werkt in de dynamische werkomgeving op Den Bell. Het klantenteam van de loketwerking is een nieuw team en wordt nog verder uitgebouwd. Werkrooster: flexibel werkrooster met planning - Het werkrooster wordt één maand op voorhand opgemaakt in functie van een optimale dienstverlening. De opmaak van het werkrooster gebeurt in teamoverleg. 14

15 Medewerker districtswerking Borgerhout De Borgerhoutenaars verwachten in hun districtshuis een efficiënte dienstverlening. Daarom zoeken ze een veelzijdige medewerker die administratieve en financiële taken tot in de puntjes uitvoert. Een nauwkeurige collega die zelfstandig kan werken en sterk is in organiseren. Je behandelt meldingen van burgers als lid van het klantenteam. Je verwerkt de aanvragen van het evenementenloket van het district. Je geeft herstellingen aan het gebouw door en zorgt ook voor de opvolging. Je maakt bestelbons en zorgt voor de betaling van facturen. Je zorgt voor de opmaak van ontwerpbesluiten en voor het beheer van vergaderzalen. Je biedt praktische ondersteuning aan de leden van het districtscollege. Je maakt offertevragen op en zorgt voor de verwerking ervan. Je hebt kennis van e-besluitvorming of je bent bereid de opleiding te volgen Je bent bereid je te specialiseren in het financiële luik van de afdeling Je bent klantgericht en hebt oog voor de kwaliteit van de dienstverlening Je bent bereid occasioneel avondwerk te doen Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in Borgerhout. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 15

16 Loketmedewerker stadsloket Borgerhout De bedrijfseenheid districts- en loketwerking zorgt in de districtshuizen voor een klantgerichte loketservice voor alle burgers. De dienstverlening wordt via meerdere kanalen aangeboden. De klanten kunnen zowel fysiek, telefonisch als elektronisch bij ons terecht. Je informeert de klanten over de diverse loketproducten en levert deze op een polyvalente, efficiënte en klantvriendelijke wijze af; Je staat in voor de gehele afhandeling van het dossier, front- en backoffice; Als je onthaaldienst hebt, ben je het eerste aanspreekpunt voor burgers en interne klanten; Je verleent occasionele ondersteuning bij huwelijken op zaterdag volgens de dienstregeling, zodanig dat de huwelijksplechtigheden vlot en correct verlopen; Waar nodig, wordt je ondersteuning ook gevraagd voor specifieke dossiers of projecten. Je bent vlot in de omgang met verschillende mensen; Je verleent burgers, collega's of leidinggevenden een correcte service en neemt hun vragen of klachten ernstig; Je voelt je mee verantwoordelijk voor het imago van het district en de stad; Reglementen en wetteksten schrikken je niet af; Je bent bij voorkeur al erg polyvalent inzetbaar of bent bereid om je polyvalentie verder uit te breiden; Je bent sterk in schriftelijke en mondelinge communicatie. Je kan diensten in een begrijpbare taal toelichten; Je kan werken met Word, Excel en Outlook; Je blijft kalm en rustig in onverwachte situaties, bij tegenslag, bij kritiek of bij een hoge werkdruk; Je bent een teamspeler, maar je kan ook heel zelfstandig werken en je streeft altijd naar een kwalitatief eindresultaat; Je bent bereid de avondopening op donderdag en de opening op zaterdag mee te verzorgen; Je bent discreet en loyaal. Je verdedigt naar je klanten toe altijd het beleid van de stad; Kennis van andere talen is een pluspunt; Stad Antwerpen hecht erg veel belang aan een aantal basiswaarden als teamspirit, klantgerichtheid, oog voor diversiteit, betrouwbaarheid en kostenbewustzijn. Je past deze waarden elke dag opnieuw toe in alles wat je doet en straalt dat ook uit naar je collega's en je klanten; Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in het districtshuis van Borgerhout. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 16

17 Medewerker kinderopvanglocaties (voltijds of deeltijds) Kinderen zijn kostbaar. Daarom zoeken de Antwerpse ouders niet alleen verzorgers die met hart en ziel voor hun schatten zorgen, maar ook administratieve krachten die alles mee op rolletjes doen lopen. Je biedt administratieve ondersteuning. Je verzorgt de schriftelijke communicatie (brieven, mails, rapporten e.d.); je staat in voor het onthaal van bezoekers en het beantwoorden van de telefoon; je maakt kopieën en bent verantwoordelijk voor het klasseren en archiveren van dossiers en andere documenten. Je maakt verslag van vergaderingen en teambesprekingen en verspreid dit naar alle medewerkers. Je beheert alle bestellingen van de locatie. Je vraagt offertes op bij verschillende leveranciers; je verwerkt aankopen in SAP en je volgt leveringen nauwkeurig op. Je geeft op regelmatige basis een stand van zaken van de budgetten uit SAP aan de verantwoordelijke zodanig dat hij/zij een actueel overzicht heeft van de uitgaven van de locatie. Je verwerkt gegevens - zoals het registreren van nieuwe aanvragen voor de opvang van een kind, de input van nieuwe kinddossiers, de registratie van aan- en afwezigheden van de kinderen, - tijdig en correct. Je biedt ondersteuning op vlak van personeel. Dit omvat onder andere het opmaken van de dagelijkse werkplanning, de registratie van aan- en afwezigheden van personeelsleden, het uitprinten van verlofbrieven, Je biedt ondersteuning op het vlak van gebouw- en infrastructuuronderhoud. Dit houdt in dat je offertes voor herstellingswerken opvraagt, werkbons opmaakt en de uitvoering van de werken nauwlettend opvolgt. Je biedt ondersteuning op het vlak van veiligheid. Je houdt ondermeer de documenten met noodgegevens van kinderen en personeelsleden actueel. Je beschikt over een goede kennis van het Nederlands en een basiskennis Frans. Je beschikt over een goede computerkennis (Excel, Word, , internet). Je bent bereid te werken met een flexibele uurregeling: er wordt permanentie voorzien tussen 7u s morgens en 18u s avonds. Je werkt klantgericht. Je stemt je dienstverlening af op de gevoeligheden, behoeften en wensen van interne klanten en burgers. Je plant en organiseert je eigen werk, in samenspraak met je verantwoordelijke en je collega s. Je communiceert op een klantvriendelijke manier. Je bent in staat om de boodschap zowel mondeling als schriftelijk duidelijk over te brengen. Je neemt initiatief en draagt de verantwoordelijkheid voor de acties binnen je taakdomein. Je verzamelt, ontcijfert en verwerkt informatie op een doeltreffende manier binnen de beschikbare termijn. Je blijft kalm en rustig in onverwachte situaties. Je gaat respectvol om met diverse doelgroepen. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in één van de 32 kinderopvanglocaties. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 17

18 Medewerker afdeling uitgaven Antwerpenaars willen dat de stad hun geld verstandig beheert. Daarom zoeken ze een nauwgezette medewerker die de facturen van financiën van a tot z opvolgt. Deze assistent werkt vlot met cijfers, heeft computertoepassingen snel onder de knie en is een klantvriendelijk aanspreekpunt. Je kijkt facturen en andere betalingsdocumenten na, je voert controles uit, checkt de bijlagen, en als het dossier correct en volledig is, zorg je er voor dat de factuur betaald wordt. Je volgt openstaande facturen op en onderneemt actie om de afhandeling te bespoedigen. Je voert routinematige boekingen uit. Je scant facturen in en bezorgt ze aan de juiste stadsdienst. Je hebt contacten met collega s van alle financiële cellen binnen de stad en zorgt voor een klantvriendelijke ondersteuning. Je beantwoordt ook telefonische vragen van leveranciers en firma s die willen weten hoe het staat met de betaling van hun factuur. Je werkt mee aan de optimalisatieprocessen zowel binnen financiën als groepsbreed. Je moet geen financiële kennis hebben om deze job te doen, al kan het wel een voordeel zijn. We zoeken vooral iemand die vlot met cijfers kan werken en goed overweg kan met de computer. Je leert werken met de computertoepassingen die we gebruiken: efias, sap, We verwachten van jou vooral een gezonde dosis leergierigheid, flexibiliteit naar jobinhoud toe en teamspirit. Je beschikt zeker ook over nauwkeurigheid, zin voor initiatief en zelfstandigheid. Je bent integer en discreet in je werk en naar buiten toe. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 18

19 Medewerker directiesecretariaat De Antwerpenaars verwachten een efficiënt bestuur en een geoliede administratie. Daarom zoeken ze een administratieve medewerker die zorgt voor een vlekkeloos verloop van de besluitvormingsprocessen. Dit organisatietalent is discreet en accuraat, communiceert vlot en denkt oplossingsgericht. Je komt terecht binnen het bedrijf samen leven waar je samen met twee andere medewerkers het directiesecretariaat vorm geeft: Samen met je collega s leid je het verloop van de besluitvormingsprocessen voor de verschillende afdelingen van samen leven in goede banen. Je verzamelt de agendapunten voor de zittingen van het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad en de zitting directeur, kijkt deze na en dient deze tijdig in. Je brengt hierover verslag uit aan de directeur Je zorgt voor een eerste kwaliteitscontrole op de ontwerpbesluiten die door de collega s geagendeerd worden. Je staat mee in voor de algemene werking van het directiesecretariaat van samen leven. Je haalt de post op, voert taken uit in VIP14, beheert mee het agenda van de directeur en doet telefoonpermanentie. Je kan vlot werken met MS Office en internet. Je hebt kennis en inzicht in de werking van de overheid en de publieke sector. Je kan je discreet gedragen. Integriteit is zeer belangrijk bij de besluitvormingsprocessen. Je kan zelfstandig en zorgvuldig werken. Je bent leergierig en bereid je bij te scholen. Je bent een sterke communicator, zowel schriftelijk als mondelijk. Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) bij het bedrijf Samen Leven in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 19

20 Medewerker Info+ De Antwerpenaars rekenen op bekwame en gemotiveerde stadsmedewerkers. Daarom zoeken ze een betrokken medewerker die de personeelsvragen van collega s vlot en correct behandelt. Dit centrale aanspreekpunt heeft interesse in HR, denkt klantgericht en is leergierig Je bent het centraal aanspreekpunt voor het beantwoorden van vragen inzake personeelsmaterie. Je zorgt ervoor dat vragen op een gelijkaardige, vlotte, klantvriendelijke en correcte manier behandeld worden. Je staat mee in voor de snelle en correcte verwerking van de aan- en afwezigheden van stadsmedewerkers. Door het aanpassen van wijzigingen in persoons- en personeelsgegevens zorg je ervoor dat de beheerssystemen steeds de juiste gegevens bevatten. Je blijft steeds op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het vlak van HRtoepassingen. Je kan werken met Word, Excel en Outlook en kan je snel de softwarepakketten van Info+ eigen maken (Xtremisweb, SAP, Succesfactors, Planassist, ) Je verwerft een basiskennis binnen personeelsadministratie en HR en over wie of welk orgaan beslissingsbevoegdheden heeft inzake personeelsmaterie. Je leert de wet- en regelgevingen waarbinnen het stadspersoneel werkt en die bepaalt welke beslissing je in welke situatie neemt. Je denkt oplossingsgericht en vernieuwend. Je bent klantgericht, leergierig en neem je graag initiatief. Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad. Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. 20