Titel 1. Aanwervingsvoorwaarden.

Transcriptie

1 OPENSTAANDE FUNCTIE: ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST)ER CULTUUR VOLTIJDS CONTRACT Cultuurcentrum Kruispunt is een boeiende culturele spot in het hartje van Diksmuide dat nauw samenwerkt met diverse interne en externe partners. Het CC heeft een eigen programmering en stelt zijn infrastructuur, logistiek en know how ter beschikking aan derden. Om het kleine team te versterken, zoeken we een resultaatsgerichte medewerker onthaal, administratie en productie. Ben jij een geboren teamspeler en een organisatorische duizenpoot? We bieden je een boeiende en afwisselende job in een creatieve omgeving. Titel 1. Aanwervingsvoorwaarden. A. Algemene toelatingsvoorwaarden: Om toegelaten te kunnen worden tot de betrekking van administratief medewerker cultuur moet je: 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. Dat toetsen we aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat hoogstens 3 maanden oud is. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag je een schriftelijke toelichting voorleggen. 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. 4. Voldoende kennis hebben van het Nederlands conform de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Slagen in de selectieprocedure. B. Diplomavereisten: Je beschikt minstens over een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs C. Slagen in een gewoon examen, omvattend: 1. Schriftelijke proef afgestemd op de functie (30/60) 2. Mondelinge proef (20/40) Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van de motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein. Om geslaagd te zijn moet je zowel op het schriftelijke als het mondelinge examen minstens 50% en in het totaal 60% behalen. Opgelet: indien het aantal kandidaturen meer dan 20 bedraagt, wordt eerst overgegaan tot een preselectie. Deze omvat een korte schriftelijke proef waarbij de eerste 20 geslaagden weerhouden worden. De resultaten van deze proef worden niet meegeteld bij de resultaten van de eigenlijke examenprocedure. Indien een preselectie zal plaatsvinden, dan worden de kandidaten hiervan tijdig op de hoogte gebracht. 1/5

2 Titel 2. Plaats in de organisatie. Je werkt onder leiding en verantwoordelijkheid van het diensthoofd van CC Kruispunt en de coördinator vrije tijd en onderwijs. Titel 3. Doel van de functie Als administratief medewerk(st)er Cultuur fungeer je als eerste aanspreekpunt van onze organisatie. Je geeft de juiste info en/of verwijst klanten correct door. Je bent een spilfiguur bij de organisatie van activiteiten en evenementen van CC Kruispunt. Je ondersteunt het diensthoofd van CC Kruispunt en de coördinator vrije tijd en onderwijs. Je werkt in team samen met je collega administratief medewerk(st)er. Jullie ondersteunen elkaar en werken waar nodig aan elkaars specifiek takenpakket. Titel 4. Functieomschrijving. A. Functiewaardering : Aanvangsweddeschaal : C1 Eindweddeschaal : C3 Brutomaandwedde : Beginwedde = 1.939,74 bruto/maand Eindwedde = 3.458,36 bruto/maand Hospitalisatieverzekering. Maaltijdcheques. Fietsvergoeding van 0,22 /km. Collectieve pensioenverzekering: 2,5% Flexibele verlofregeling Aanbod sport@work op dinsdag- en vrijdagmiddag B. Taakomschrijving: Onthaal en communicatie Je bent mee het visitekaartje van CC Kruispunt. Je onthaalt de bezoekers en klanten op een klantgerichte en klantvriendelijke wijze Je informeert op correcte wijze over de werking en de producten van het cultuurcentrum en de aanverwante diensten Je verwijst de klant of bezoeker indien nodig correct door naar andere diensten of instanties Je verkoopt tickets en registreert zaal- en materiaalhuur Je verzorgt de inrichting van de onthaalruimtes. Dit is de eerste plek waar artiesten en publiek in contact komen met het cultuurcentrum Je draait mee in de avondploeg (kassa, vestiaire, deurcontrole, catering ) waar je vaak aanspreekpunt bent voor artiesten/organisatoren, vrijwilligers en publiek Je zorgt mee voor het uitvoeren van het communicatieplan (invoeren in diverse softwareprogramma s, verspreiding van affiches en flyers, ) Je neemt constructief deel aan het werkoverleg en aan diverse werkgroepen binnen en buiten de dienst Je formuleert suggesties of brengt verbeterinitiatieven aan die kunnen bijdragen tot een betere dienstverlening en samenwerking Je signaleert onregelmatigheden en klachten 2/5

3 Productie en organisatie Je verzorgt de opvolging van het logistieke luik van de activiteiten van CC Kruispunt: begeleiden van artiesten, opvolgen van catering, Je volgt en controleert nauwgezet contracten, planningen en afspraken op die gerelateerd zijn aan de voorstellingen en voert die in in het planningssysteem Je maakt planningsrapporten op (maand, week, dag, onderhoud ) Je bent een brugfiguur tussen alle medewerkers van het CC Kruispunt (programmatoren, technici, schoonmaak), andere stadsdiensten (technische dienst, dienst communicatie ) en klanten/partners Je ondersteunt de productievrijwilligers Je werkt mee aan de praktische organisatie van culturele en vrijetijdsactiviteiten. Ondersteuning op vlak van administratief en financieel beheer Coördineren van materiaal- en voorraadbeheer Administratie omtrent het subsidiereglement voor sociaal-culturele initiatieven Briefwisseling (opmaak en verwerking) Adressenbeheer klantenbestand Assistentie in verband met de promotie Besteladministratie, waaronder de boekhouding van de programma-vzw Zebra Controleren, klasseren en archiveren van dossiers Opvolging kassabeheer Voorraadbeheer Opmaak van procedures en processen Opmaak ontwerpbeslissingen Opmaak werkbonnen Coördinatie uitleendienst Opvolging back office van de ticketing-software Opvolgen van interne richtlijnen veiligheid Opvolgen van interne richtlijnen financiële dienst Flexibiliteit Je bent bereid om je bij te scholen om de functie te kunnen (blijven) uitvoeren. Indien nodig (ziekte of verlof) vervangen van collega. Je bent bereid flexibele werktijden te aanvaarden. De beschrijving van de functie-inhoud vormt een beeld van de functie en de belangrijkste taken. Deze opsomming is dus geenszins volledig en mag niet worden beschouwd als een strikte limitatieve afbakening van de taken. C. Profiel Kennis Basiskennis van structuur en werking van de gemeentelijke overheid Goede praktische kennis van Word, Outlook en Excel. Kennis van hedendaagse digitale toepassingen en softwareprogramma s is een pluspunt Ruime algemene kennis met voorliefde voor cultuur en vrije tijd. 3/5

4 Vaardigheden Administratief-technische vaardigheden: Dossiers en briefwisseling nauwkeurig en gestructureerd kunnen opmaken en bijhouden Courante softwarepakketten en specifieke programma s in functie van het werk kunnen gebruiken Communicatiemedia vlot kunnen hanteren. Relationele en communicatieve vaardigheden: Inzicht hebben in het type van bezoekers en zich kunnen aanpassen. Geduldig en behulpzaam handelen. Dienstverlenend en klantvriendelijk ingesteld zijn. Correct taalgebruik (zowel gesproken als geschreven). In team kunnen werken. Kunnen omgaan met verschillende opvattingen, waarden te wijten aan verschillende ideologische overtuigingen en/of aan verschillen in leeftijd en sociale achtergrond. Organisatorische vaardigheden: Eigen taken kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken. Ordelijk en overzichtelijk kunnen rapporteren. Oplossingsgericht kunnen werken: Richt zich niet op problemen, maar op oplossingen. Is pragmatisch, kiest voor praktische en snelle oplossingen. Blijft niet lang dralen in het analyseren van het probleem. Attitude: Respect voor de privacy van de klanten. Zelfstandig en zorgvuldig kunnen werken. Verantwoordelijkheidszin. Zin voor orde, netheid en kwaliteit. Bereid tot permanente vorming en bijscholing. Spontaan initiatief nemen, met een creatieve aanpak. Tactvol, discreet, stipt. Stressbestendig. Verzorgd voorkomen. Over de nodige flexibiliteit beschikken: o Staat open voor veranderingen. o Schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden. o Accepteert dat werk door de omstandigheden kan wijzigen. o Is bereid om zich bij te scholen om de functie te kunnen uitvoeren. o Is bereid om flexibele werktijden te aanvaarden. 4/5

5 Titel 5. Hoe solliciteren? Solliciteren kan je door het sollicitatieformulier op de website in te vullen. Daarbij vragen wij u om samen met het sollicitatieformulier ook uw motivatiebrief, cv, een kopie van uw diploma en uittreksel strafregister (niet ouder dan 3 maanden) te willen opladen. Deze sollicitatie kan ten laatste op 10 september Voor meer info kunt u steeds de personeelsdienst bereiken op 051/ of via het -adres personeelsdienst@diksmuide.be. 5/5