Medega een gebruiksaanwijzing voor kringen welke aangesloten zijn op Mediwacht.

Transcriptie

1 Medega een gebruiksaanwijzing voor kringen welke aangesloten zijn op Mediwacht. (Bijgewerkt op 7/8/2011) In dit document wordt stap voor stap uitgelegd hoe je te werk moet gaan. Controleer nog eens stap voor stap vooraleer over te gaan tot export uit Mediwacht en import in Medega. Wees geduldig! Als je op iets klikt zie je niet altijd iets gebeuren; elke klik vereist enkele seconden vooraleer je iets ziet veranderen. Onderneem dus ondertussen niets anders klik dus niet opnieuw vooraleer 10 seconden verstreken zijn. Volg zeer nauwgezet deze gebruiksaanwijzing. Dit document zal bijgewerkt worden naar mate Medega verder evolueert, of naarmate er problemen opduiken waarvoor je hier een oplossing aangeboden wordt. Als je problemen ondervindt of fouten ontdekt in deze handleiding, geef deze zo snel mogelijk door: Alain Van Hevele : avh@scarlet.be Deel 1: Medega Stap 1 - De toegang tot Medega Stap 2 - Deel uw kring op in subkringen Stap 3 - Het ledenbestand Stap 4 De wachtdienstonderdelen Deel 2: Mediwacht

2 Stap 1 - De kringaansluiting bij Mediwacht Stap 2 - Instellen van de wachtverantwoordelijke Stap 3 - Instellen van de wachtrol Stap 4 - De export van uw wachtrol van Mediwacht naar uw PC Deel 3: Medega Stap 5 - De import van uw wachtrol van op uw PC in Medega Stap 6 - De bevestiging van de uitvoering van de wachtdienst Zowel bij Medega als bij Mediwacht kan Stap 1 enkele dagen in beslag nemen; voer deze daarom beide eerst uit.

3 Deel 1: Medega Wees geduldig! ( elke klik vereist een tiental seconden ) Stap 1 - De toegang tot Medega Elke kring heeft toegang tot Medega op: ml In eerste instantie heeft enkel de kringvoorzitter toegang tot het beheer van de kring binnen Medega. De voorzitter kan bepalen welke andere arts rechten heeft om de wachtgegevens van de kring in Medega te beheren. Dit gebeurt door deze arts in het ledenbestand in te schrijven als beheerder. Indien je als kringverantwoordelijke of voorzitter toch geen toegang krijgt als beheerder, dan kunt je dit melden aan: Meike Horn : Meike.Horn@health.fgov.be Tel.: 02/ Laat het gebruik van Medega over aan 1 verantwoordelijke van uw kring; deze kan op een minimale tijd de Mediwacht-bestanden van alle kringonderdelen doorgeven. De toegang gebeurt via een 'burgertoken' of via eid+kaartlezer. (De burgertoken is dezelfde als deze voor vaccinnet en tax-on-web) Indien je nog niet beschikt over een burgertoken, kan je deze aanvragen via: pp/public/registrationintro.do Indien je nog niet beschikt over een kaartlezer die aangesloten is op je PC, ga je naar:

4 Eens je in het bezit bent van een burgertoken of van eid + kaartlezer ga je naar: GA.html en klik je op Aanmelden. Je identificeert jezelf via Token of eid.

5 Stap 2 Deel uw kring op in subkringen Stap 2 is enkel nodig indien je kring meer dan 1 wachtdienstonderdeel telt, en indien de wachtdienstonderdelen een verschillend wachtdienstschema hanteren (verschillende beginuren, einduren, begindagen, einddagen, ). Stap 2 mag je dus overslaan als je kring slechts uit 1 wachtdienstonderdeel bestaat, of iedereen eenzelfde wachtdienstschema gebruikt. Indien stap twee reeds uitgevoerd is zie je volgend scherm: Indien je de subkringen nog niet ziet ga je als volgt te werk:

6 De voorzitter van de kring vraagt aan Meike Horn om de kring op te splitsen in subkringen; hiervoor geef je een lijst door zoals hierboven beschreven. Meike Horn : Meike.Horn@health.fgov.be Tel.: 02/ Dit kan een paar weken duren! Indien er reeds wachten ingevoerd waren in Medega moeten deze eerst aan het RIZIV doorgegeven worden vooraleer de kring kan opgedeeld worden in subkringen, anders gaan deze eerder ingevoerde wachtgegevens verloren. Van zodra de subkringen door Meike Horn aangemaakt zijn kan je inloggen op elk afzonderlijk wachtdienstonderdeel. Om nadien een ander wachtdienstonderdeel te selecteren moet bovenaan rechts klikken op Verander kring. Stap 3 Het ledenbestand = De dokters van de kring Bij het gebruik van subkringen is dit de lijst van artsen die deel uitmaken van dit wachtdienstonderdeel. Bovenaan deze lijst staat: Werken met voorstellen artsen: Vul hier in: NEEN (Anders kan elke individuele arts zijn eigen wachtrol achter uw rug gaan veranderen.) Deze lijst bevat de artsen die deelnemen aan de wachtdienst, actief of passief. Dus ook de artsen die vrijgesteld zijn worden hier ingegeven. Deze lijst dient zorgvuldig opgesteld te worden. Het voorkomen van een huisarts in deze lijst zal één van de criteria zijn om erkend te worden of erkend te blijven als huisarts. Voorlopig bestaat nog geen mogelijkheid om deelnemers aan de wachtdienst vanuit Mediwacht door te geven. Wij ijveren er voor dat

7 ook dit automatisch zou verlopen, gelijktijdig met het doorgeven van de wachtrol. Open nu Ledenbestand om verder te gaan.

8 Wees voorzichtig met het aanduiden van beheerders binnen uw kring: de beheerder heeft immers toegang tot alle wachtdienstonderdelen van uw kring.

9

10 U kunt dus een arts zoeken via de gemeente waar hij werkzaam is (volgens de RIZIV-databank die niet erg accuraat is)

11 Ofwel kun je een arts zoeken via zijn naam. Schrijf de naam aan elkaar zonder spaties! Zet telkens een vinkje vóór de naam van de arts en een vinkje In zone. Dan klik je op Add.

12 Sommige artsen kan je niet toevoegen aan de ledenlijst omdat hun gegevens onvolledig zijn. Ga als volgt te werk om dit in orde te brengen: - Vraag aan de arts in kwestie om contact op te nemen met Meike Horn. - Als dit niet lukt (bvb collega onwillig of niet te bereiken of ) neem je zelf contact op met Meike Horn en geef je zelf de ontbrekende gegevens door met de motivatie waarom de betrokken collega dit niet zelf kan. - Lukt dit nog niet verwittig mij dan (Alain Van Hevele avh@scarlet.be) Stap 4 De wachtdienstonderdelen Een wachtdienstonderdeel wordt hier zone genoemd, of duty zone, of zone de garde. Nog steeds onder Ledenbestand (jawel!) kunt u de wachtdienstonderdelen (zones) configureren. Ook indien er slechts 1 wachtdienstonderdeel is, dan moet dit worden aangegeven in MEDEGA. Ook indien je de kring opgedeeld hebt in subkringen, en je reeds vroeger de wachtdienstonderdelen toevoegen, moet je nu opnieuw per subkring een wachtdienstzone configureren in MEDEGA, ditmaal iets preciezer.

13 Er staat al een wachtdienstonderdeel of kringnaam ingevuld met ernaast Default Zone. Maak dus in elk geval een nieuw wachtdienstonderdeel aan want de Default zone is niet geldig vanaf 1/7/2008. Gebruik als zonenaam precies dezelfde naam in Medega als in Mediwacht, maar dan in kleine letters en zonder spaties aaneen geschreven. Bvb.: De Noordster wordt in Medega denoordster Hippoliet van Peene wordt hippolietvanpeene

14 In Mediwacht kun je de precieze schrijfwijze zien naast de naam van uw kring: Vul als begindatum in: 01/07/2008. (doe je dit niet, dan krijg je mogelijk veel miserie) Klik de gewenste deelgemeenten in de beschikbare lijst een voor een aan en klik telkens op Toevoegen. De gemeenten zijn dan gekoppeld aan uw wachtdienstonderdeel (zone). In de lijst met beschikbare gemeenten kunnen foute gemeenten en foute postcodes voorkomen. Gebruik enkel de correcte gemeenten en postcodes.

15 Dit is dan het resultaat:

16 Merk op: De naam van de wachtdienstzone welke we gaan gebruiken bevat geen spaties en is met kleine letters geschreven. De begindatum is 01/07/2008.

17

18 Deel 2: Mediwacht Indien je kring reeds aangesloten is bij Mediwacht kun je stap 1 overslaan. Stap 2 tot 3 zijn enkel mogelijk indien je reeds beschikt over login en paswoord voor Mediwacht. Stap 1 De kringaansluiting bij Mediwacht Indien je kring nog niet aangesloten is bij Mediwacht doorloop je de procedure beschreven in: aspx Stap 2 Instellen van de wachtverantwoordelijke De CommunicatieVerantwoordelijke (CV) is de spilfiguur in de organisatie van Mediwacht. Hij zorgt ervoor dat nieuwe leden kunnen aansluiten en hij geeft toegangsrechten aan de verschillende wachtverantwoordelijken (WV) van de wachtdienstonderdelen. De procedure voor het instellen van de WV wordt besproken in het ledengedeelte van Mediwacht (Handleidingen HAK-CV aanpassen gegevens leden): Stap 3 Instellen van de wachtrol De Wachtverantwoordelijke kan per wachtdienstonderdeel de wachtrol ingeven. De procedure voor het ingeven van de wachtrol wordt besproken in het ledengedeelte van Mediwacht (Handleidingen HAK-WV):

19 De snelst manier van werken is starten met de vroegste datum: dus om de wachtrol vanaf 1 juli 2008 in te voeren start je bvb met de wachtperiode van 30/06/2008 s avonds. Stap 4 De export van de wachtrol van Mediwacht naar uw PC Maak eerst een map aan op je eigen PC om de Medega-bestanden op te slaan: bvb op je bureaublad, of in Mijn dokumenten. Ga nu terug naar Mediwacht: Ga naar wachtroltools, kies uw wachtdienstonderdeel, het jaar en de datum, en klik op Lijst MEDEGA. Elk bestand heeft een specifieke naam en een versienummer. Klik op dit bestand, en klik vervolgens op opslaan om het op je eigen PC te bewaren. Verander bij het exporteren naar uw PC niets aan de naam van het bestand! Bekijk ook eens die bestandsnaam: die bevat de identificatie van uw wachtdienstonderdeel, jaar en maand van wachtgegevens, en een versienummer. Bvb.: OMEHAK-hippolietvanpeene _V01.csv Dit versienummer is heel belangrijk voor de import in Medega! Dit versienummer zal toelaten dat je achteraf nog een gewijzigd bestand kunt opladen in Medega. Wijzigingen blijven mogelijk zolang je de uitvoering van de wacht niet bevestigd hebt in Medega. In Mediwacht blijven alle vroegere versies beschikbaar onder (uw kring) Documenten (uw kring) - Medega Deel 3: Medega

20 Stap 5 - De import van de wachtrol van op uw PC in Medega Voorlopig raad ik aan om de wachtrol enkel te importeren na uitvoering van de wachtdienst van een bepaalde maand. Daarmee vermijd je om nadien wijzigingen te moeten importeren. Wijzigingen kunnen aangebracht worden door een nieuw aangepast bestand te halen uit Mediwacht en dit dan te importeren in Medega. (In Mediwacht blijven alle vroegere versies beschikbaar onder (uw kring) Documenten (uw kring) Medega) Importeren doe je als volgt: 1/ Ga naar Beheer wachtdienst: Klik op Import 2/ Je ziet nu een lijst met alle CSV-bestanden welke reeds opgeladen geweest zijn. De groene icoontjes zijn de opgeladen bestanden: ze worden voorafgegaan door de term Importé en door het aantal correcte wachtdienstperioden in het bestand (in het groen), ofwel door de term Rejeté en door het aantal fouten in het bestand (in het rood). Een bestand welke een fout bevat wordt in zijn geheel verworpen, en er wordt een rejectiebestand aangemaakt, welke wordt aangeduid door een rood icoontje, en welke kan bekeken of gedownload worden voor foutoplossing.

21 Bij het uploaden van achtereenvolgende versies (dus wijzigingen) moet de volgorde altijd perfect gerespecteerd worden! Eerst V01, dan V02, V03, Je kunt dus in deze lijst zien welke versie je reeds opgeladen hebt, en dus weet je welke de volgende versie moet zijn. 3/ Klik nu op Upload, en vervolgens op Bladeren Je krijgt nu de mogelijkheid om op je eigen PC (het blauwe kader in het voorbeeld) het gewenste CSV-bestand op te zoeken en te selecteren. Het importeren start door op OK te klikken.

22 4/ Na het uploaden kom je vanzelf terug op de lijst met CSVbestanden: het net ingeladen bestand staat bovenaan, en wordt voorafgegaan door de term Geupload (Uploadé). Het duurt wel enkele minuten vooraleer dit bestand geanalyseerd en verwerkt is. Door te klikken op Verversen (Rafraichir) kun je na enige tijd aflezen of het bestand aanvaard werd of verworpen werd. Het groen icoontje wordt voorafgegaan door de term Geimporteerd (Importé)en door het aantal correcte wachtdienstperioden in het bestand (in het groen), ofwel door de term Verworpen (Rejeté)en door het aantal fouten in het bestand (in het rood).

23 Stap 6 De bevestiging van de uitvoering van de wachtdienst Deze procedure moet je heel zorgvuldig en geduldig uitvoeren, voor elke maand afzonderlijk. Om de betaling van de beschikbaarheidshonoraria door het RIZIV aan te vragen dien je nu nog enkel de uitvoering van de wachtdienst te bevestigen. Dit mag je enkel doen na datum van de uitvoering. Ik raad aan om dit telkens voor een ganse maand te doen na het verstrijken van de maand. Klik op Retour : je komt weer in de openingspagina van Beheer wachtdienst.

24 Selecteer nu de juiste zone, het juiste jaar en de juiste maand, en klik op Verversen (Rafraichir). Controleer nu eerst of alle wachtgegevens juist en volledig zijn. Om de ganse maand te bevestigen (confirmer) vink je nu eerst het vakje aan net onder het rode hangslot (zie printscreen), en wacht geduldig tot alle vakjes daaronder automatisch aanvinken. Dit kan enkele seconden duren Ondertussen niets aanklikken!

25 Controleer of alle vakjes zwart aangevinkt zijn. Eens alle vakjes onder het rode hangslot zwart aangevinkt zijn, kun je deze wachtdienst definitief bevestigen en de betaling door het RIZIV aan vragen door onderaan 1 maal op BEVESTIGEN (confirmer) te klikken (Zie printscreen). Wacht nu geduldig... Na verwerking worden de vinkjes grijs en kun je niets meer veranderen. Indien niet alle vinkjes grijs geworden zijn herhaal je de ganse procedure van stap 6 tot alle vinkjes grijs geworden zijn. (Grijze vinkjes zijn wachtperioden die klaar zijn om uitbetaald te worden) Binnen de enkele weken kunnen de collega s hun beschikbaarheidshonorarium op hun rekening verwachten.