MEDEGA Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 MEDEGA Gebruikershandleiding 1

2 Inhoudstafel 1. Toegang tot de Medega-toepassing Toegang tot de portaalsite De identificatiefase Via je elektronische identiteitskaart Via je burgertoken De Medega-toepassing: de huisartsen Je contactgegevens invullen Het telefoonnummer Het praktijkadres Je bankgegevens invullen Je persoonlijke gegevens bevestigen De Medega-toepassing: de beheerders Beheer van het ledenbestand Een arts toevoegen Een arts uit een kring wijzigen of verwijderen De wachtzones De lijst van de artsen exporteren Het beheer van de wachtdiensten De wachtperiodes Een uitgevoerde wachtdienst manueel invoeren De importgegevens uit CSV Het beheer van de nieuws Nieuws publiceren voor jouw kring De nieuws bekijken die gepubliceerd werden door FOD Volksgezondheid Het beheer van de kring Helpdesk Medega

3 1. Toegang tot de Medega-toepassing Wanneer er informatie wordt beheerd via internet, moet er worden nagedacht over de veiligheid en de vertrouwelijkheid van die informatie. Niet alle informatie mag namelijk toegankelijk zijn voor iedereen, en het is vooral belangrijk dat niet iedereen kan wijzigen wat werd geregistreerd door iemand anders. Het is in die optiek dat er een authentificatiesysteem werd ingevoerd voor de toegang tot bepaalde functionaliteiten van het systeem Toegang tot de portaalsite De Medega-toepassing is toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij de verplichte bevolkingswachtdienst voor huisartsen, en richt zich vooral tot de huisartsenkringen. Alle erkende huisartsen, of ze nu met pensioen zijn of niet, maar ook alle huisartsen in opleiding, hebben toegang tot Medega. Bepaalde personen die een mandaat hebben gekregen van de kringen kunnen ook toegang krijgen tot de toepassing. Er zijn verschillende manieren om toegang te krijgen tot de Medega- toepassing: a. Toegang via de ehealth-site: Ga naar de website van ehealth: Klik daar op Zorgverleners, zoals hieronder beschreven: 3

4 In de afrollijst onder Online diensten selecteer je Medega Registratie van de beschikbaarheidshonoraria voor huisartsen die deelnemen aan een wachtdienst. Als je klikt op de rode pijl (rechts) kom je terecht bij de identificatiefase die voorafgaat aan de toegang tot de eigenlijke Medega-toepassing. b. Rechtstreekse toegang: Klik op de volgende link: Je komt terecht op de pagina hiernaast. Als je hier klikt op de link Toegang tot Medega, kom je terecht bij de identificatiefase waarin je toegang wordt verleend tot de toepassing. 4

5 1.2. De identificatiefase Nadat de vorige stappen werden ondernomen, is het nu tijd om je te identificeren om toegang te krijgen tot de eigenlijke toepassing. Dat kan op twee manieren: via je elektronische identiteitskaart of via je burgertoken Via je elektronische identiteitskaart Klik op Ga verder met elektronische identiteitskaart. Er zal je gevraagd worden om de pincode van je elektronische identiteitskaart in te voeren. Vervolgens kom je terecht bij het laatste aanmeldscherm waar je gevraagd zal worden om je profiel te kiezen. Je moet je aanmelden als burger en het veld Binnen de organisatie niet invullen. 5

6 Klik vervolgens op Aanmelden om toegang te krijgen tot de Medega-toepassing Via je burgertoken Klik op Ga verder met gebruikersnaam en token. Op de volgende pagina zal je gevraagd worden om je gebruikersnaam en je paswoord in te vullen voor de tokens. Voer die informatie in en klik op Verdergaan. 6

7 Nadat je die informatie hebt ingevuld, zal je gevraagd worden om één van de 24 codes die vermeld staan op je tokenkaart te noteren. 1 Nadat je die code hebt ingevoerd, moet je ze valideren door te klikken op Verdergaan. Als de informatie geldig is, kom je terecht op de onderstaande pagina, waar je kunt inloggen als Burger en het veld Binnen de organisatie niet moet invullen. Klik vervolgens op Aanmelden om toegang te krijgen tot de toepassing. Opgelet: 1 Zo n tokenkaart kan worden aangevraagd via FedICT. Meer informatie vind je op de volgende website : 7

8 Als je beheerder of gegevensinvoerder bent voor een aantal kringen (of deelkringen), zal je gevraagd worden om de kring te selecteren waarvoor je wilt werken tijdens deze sessie. Daartoe zal je, meteen na de hierboven beschreven identificatieprocedure, op een pagina terechtkomen die voorafgaat aan de welkomstpagina van Medega. Daar moet je de gewenste entiteit selecteren en op Enter klikken. Als je nadien van kring (of deelkring) wil veranderen, moet je gewoon klikken op Verander kring en dezelfde keuzeprocedure doorlopen. 8

9 2. De Medega-toepassing: de huisartsen 2.1. Je contactgegevens invullen Het enige dat wordt gevraagd aan een huisarts die geen beheerder is van Medega, is dat hij zijn gegevens invult, zodat hij opgenomen kan worden in de toepassing en toegewezen kan worden aan de wachtperiodes die hij gepresteerd heeft. Daartoe moeten er twee gegevens verplicht worden opgegeven via Medega: een telefoonnummer en een praktijkadres. Zonder die gegevens is het niet mogelijk om een arts toe te voegen. Om je gegevens in te vullen, ga je naar de tab Mijn gegevens aan de linkerkant, zoals hieronder aangegeven: Je komt terecht op een pagina waar je gevraagd zal worden om de informatie in verband met je activiteit in te vullen. 9

10 Zoals reeds gezegd, zijn er twee gegevens vereist: - Een telefoonnummer - Een praktijkadres Het telefoonnummer Het mag zowel een vast als een mobiel nummer zijn. Het volstaat om de voorziene velden manueel in te vullen. Eén van beide nummers invullen is voldoende Het praktijkadres Het praktijkadres is de andere informatie die verplicht moet worden ingevuld om toegevoegd te kunnen worden aan een huisartsenkring. Die informatie vind je zoals hieronder wordt aangegeven: 10

11 Als je die informatie wil toevoegen of wijzigen, moet je klikken op Aanpassen. Er wordt dan een nieuw scherm geopend, en je zult gevraagd worden om de verschillende stappen te doorlopen: a. Vul de naam of de postcode van je gemeente in. Als je voor de eerste mogelijkheid kiest, worden er een aantal mogelijkheden voorgesteld nadat je 3 karakters hebt ingevoerd, waarna je de juiste moet aanklikken. b. Hier moet je je adres noteren. Ook bij de straatnaam volstaat het om 3 karakters in te voeren, waarna er een lijst met mogelijkheden verschijnt. Je kunt uiteraard ook meer dan 3 karakters invoeren om de keuze te verfijnen. Vermeld ook het huisnummer, en eventueel het busnummer en het telefoonnummer van je praktijk. c. Wanneer je die informatie hebt ingevuld, moet je enkel nog op OK klikken om je keuze te valideren. 11

12 Nadat je die twee gegevens hebt ingevuld, kan je toegevoegd worden aan de kring. Om ook gemakkelijk gecontacteerd te kunnen worden door de federale administratie, vragen we je ook om ons een contactadres te bezorgen. Je hebt daarvoor een aantal keuzemogelijkheden via de afrollijst Maak uw keuze : - Op mijn wettelijke adres: Als je deze mogelijkheid kiest, zal je wettelijk adres, dat is opgenomen in de registers van je gemeentebestuur, gebruikt worden als contactadres voor de administratie en automatisch opgenomen worden in de velden met het contactadres met de administratie. Je wettelijk adres staat vermeld bovenaan het kader van je individuele gegevens. Om dat adres te veranderen, moet je je richten tot je gemeentebestuur. - Op mijn kabinet: als je hiervoor kiest, zal het adres dat je hebt vermeld als praktijkadres voor de wachtdienst ook het adres zijn voor het contact met de administratie. Als je deze optie kiest, zal in de velden automatisch de informatie verschijnen die je had vermeld bij het praktijkadres voor de wachtdienst. - Op het volgende adres: als je kiest voor een ander adres dan dat van je kabinet of van je wettelijke woonplaats moet je dat manueel specificeren aan de hand van de knop Aanpassen, net als voor het praktijkadres van de wachtdienst. Die mogelijkheden om wijzigingen aan te brengen functioneren echter enkel als het een adres in België betreft. Als je een adres in het buitenland wil opgeven als contactadres voor de administratie, moet je eerst de knop adres in het buitenland selecteren. 12

13 Vervolgens moet je je adres manueel invoeren in de daartoe voorziene velden Je bankgegevens invullen Je hebt in Medega ook de mogelijkheid om je bankgegevens in te voeren via de link Mijn bankgegevens wijzigen. Oorspronkelijk gaf deze link rechtstreeks toegang tot je MyRiziv-rekening. Ondertussen werd deze link echter gedeactiveerd. 13

14 Om je bankgegevens te wijzigen, moet je rechtstreeks naar MyRiziv surfen, via de site van het RIZIV, en daar het nodige doen Je persoonlijke gegevens bevestigen Nadat je alle gevraagde gegevens hebt ingevuld, moet je je wijzigingen opslaan. Daartoe moet je klikken op Registreren van de aanpassingen : Nadat je het nodige hebt gedaan, moet je nog twee dagen wachten alvorens je gegevens effectief worden opgenomen in Medega. Nadat die termijn verstreken is, kan je de voorzitter of de beheerder van je kring vragen om je toe te voegen aan de toepassing, zodat je toegewezen kan worden aan wachtdiensten en de beschikbaarheidshonoraria kan ontvangen die daarmee samenhangen. Zodra je werd toegevoegd aan een kring, zal de naam van die kring en je statuut daarin (actief of vrijgesteld) vermeld worden in je Activiteit, in het tweede kader van je individuele gegevens: 3. De Medega-toepassing: de beheerders 3.1. Beheer van het ledenbestand Een arts toevoegen Om een arts toe te voegen aan de kring, is het noodzakelijk dat de gegevens van die arts zijn ingevuld. Zoals in het vorige hoofdstuk werd aangegeven, moet je, nadat een arts zijn gegevens 14

15 heeft ingevuld, twee dagen wachten om een arts te kunnen toevoegen. Die gegevens moeten eerst verwerkt worden, en moeten effectief en geactiveerd zijn. Als dat gebeurd is, ga je naar ledenbestand en klik je op Toevoegen. Je krijgt het volgende zoekscherm te zien. Om het aantal resultaten te beperken, raden we je aan om de zoekopdracht uit te voeren op basis van het RIZIV-nummer of de naam van het lid dat je wenst toe te voegen. Zodra je het criterium geselecteerd hebt, klik je op Zoeken. In het volgende scherm krijg je een lijst te zien afhankelijk van je zoekcriterium. 15

16 Om een arts te kunnen toevoegen, moet je bepaalde verplichtingen naleven. Je kunt een lid terugvinden in de lijst van het ledenbestand. - Vink in de linker kolom het vakje aan van elke arts die je wilt toevoegen, om hem te selecteren. - Geef aan om welk type arts het gaat: in de zone, buiten de zone of beheerder. - Vermeld een inschrijvingsdatum (verplicht). Klik vervolgens op Toevoegen. Opgelet: Als er niet voldaan is aan één van de voorwaarden, zal er een foutboodschap verschijnen, waarin wordt aangegeven wat je moet wijzigen. Ook als de arts zijn gegevens niet heeft ingevuld of als je geen twee dagen gewacht hebt alvorens de arts toe te voegen, zal je de volgende foutboodschap te zien krijgen: 16

17 Een arts uit een kring wijzigen of verwijderen Om een arts uit een kring te wijzigen of te verwijderen, moet je ook naar het Ledenbestand. Daar kies je in de lijst de arts die je wilt schrappen of van wie je het statuut in de kring wenst te wijzigen; vervolgens klik je op Detail/Wijzigen. Opgelet: Een beheerder kan de persoonlijke gegevens van een arts op deze manier niet wijzigen. Het enige dat gewijzigd kan worden is het statuut van de arts in de kring: Actief of Vrijgesteld. Als je de persoonlijke gegevens van een arts wil wijzigen, is het de arts zelf die dat moet doen. We verwijzen naar het eerste hoofdstuk van deze handleiding voor meer informatie over de manier waarop de persoonlijke gegevens aangevuld moeten worden van een arts die geen beheerder is. 17

18 Zodra je op de knop hebt geklikt, verschijnt het volgende scherm: In deze tabel staat de informatie die de huisarts heeft opgeslagen bij het invullen van zijn fiche. We wijzen er opnieuw op dat die informatie niet gewijzigd kan worden door een beheerder, maar enkel door de arts zelf. Je kunt echter wel het statuut wijzigen van de geselecteerde arts: actief of vrijgesteld. Zodra de wijziging werd doorgevoerd, moet je (verplicht) een begindatum invullen en op de knop Bewaren klikken, zoals in bovenstaand screenshot. De wijziging zal van kracht worden vanaf de vermelde begindatum. Als je de geselecteerde arts wil schrappen van je ledenlijst, kan dat op dezelfde pagina, maar in het derde deel van de tabel. Alvorens de verwijdering kan worden doorgevoerd, moet er een afsluitingsdatum worden vermeld, en vervolgens moet je klikken op de knop Verwijderen. De verwijdering zal plaatsvinden op de opgegeven afsluitingsdatum. 18

19 De wachtzones In de statuten van je vereniging staat vermeld welke gemeentes er allemaal beheerd worden door je kring. De gemeentes die officieel deel uitmaken van je werkgebied zijn eveneens opgenomen in Medega. Als bepaalde gemeentes door toedoen van een protocolakkoord deel gaan uitmaken van je werkgebied, worden die ook opgenomen in de Medega-toepassing. Om je wachtdiensten makkelijker te kunnen beheren, kan je je kringen opdelen in wachtzones: om die aan te maken, moet je in de Medega-toepassing aangeven welke gemeentes daar deel van uitmaken. Daartoe moet je in het onderdeel ledenbestand klikken op wachtzones. a. Een nieuwe wachtzone aanmaken Er verschijnt een pagina met de bestaande wachtzones voor je kring, ofwel een lege lijst, als je er nog geen hebt aangemaakt. Als je een nieuwe wachtzone wil toevoegen, moet je klikken op Toevoegen. Ter informatie: de standaard ingestelde zone is de zone met alle gemeentes die beheerd worden door je kring. 19

20 Er opent zich een nieuw scherm, waarin je de informatie over de nieuwe wachtzone kan noteren: Hier moet je een aantal gegevens invullen: - Ken eerst en vooral een naam toe aan de zone die je wilt toevoegen. - Vul een begindatum in. - Selecteer de gemeentes die je wilt toevoegen aan de zone en klik op de tab Toevoegen. - Klik vervolgens op Opslaan. - Je nieuwe zone werd gecreëerd. De nieuwe zone zal actief zijn vanaf de begindatum die je hebt opgegeven. 20

21 b. Een wachtzone wijzigen Het staat je uiteraard vrij om de wachtzone achteraf te wijzigen. Daartoe selecteer je de gewilde wachtzone via de bolletjes in de linker kolom en klik je op Wijzigen. Je komt dan terecht op dezelfde pagina als hierboven beschreven, in de vorige screenshot. Je mag de begindatum, de naam van de wachtzone en de gemeentes wijzigen. Zodra de wijzigingen werden uitgevoerd, klik je op de knop «Opslaan». c. Een wachtzone schrappen Als je een wachtzone wil schrappen of afsluiten, bestaat er een functionaliteit die het mogelijk maakt om geen rekening meer te houden met die zone. Daartoe selecteer je eerst en vooral de gewenste zone, zoals hierboven werd toegelicht (het bolletje in de linker kolom) en klik je vervolgens op Afsluiten. Er zal je gevraagd worden om je keuze te valideren. Zodra je op Ok hebt geklikt, zal de zone geschrapt worden. Er zal je vervolgens gevraagd worden om je keuze te valideren. Zodra je op Ok hebt geklikt, zal de zone geschrapt worden. De gemeentes die deel uitmaken van de zone keren terug naar de automatisch ingestelde zone. De zone wordt afgesloten de dag na de laatste gevalideerde datum voor deze zone: dat wil zeggen de laatste keer dat je een wachtdienst hebt ingevoerd in deze zone. De datum zal verschijnen in de kolom Einddatum 21

22 Opgelet: Zodra een wachtzone werd afgesloten, kan je die niet meer recupereren. Als je een gelijkaardige zone wil recupereren, zal je er een nieuwe moeten creëren, met daarin dezelfde informatie. Hiervoor verwijzen we naar het eerste deel van dit punt over de wachtzones, hierboven. d. De details van een wachtzone bekijken Als je enkel de informatie wil bekijken over één van je wachtzones, klik dan gewoon op Details, nadat je de gevraagde zone hebt geselecteerd door te klikken op het overeenkomstige bolletje in de linker kolom. Op die manier kan je bekijken welke gemeentes tot de geselecteerde zone behoren. Zo kan je de volgende zaken bekijken: - De naam van je wachtzone. - De datum waarop je wachtzone werd gecreëerd. - De eventuele einddatum: enkel als je de wachtzone hebt afgesloten (de afgesloten zones blijven in de lijst van je wachtzones staan, maar er staat een einddatum naast: zie punt c van dit hoofdstuk). - De gemeentes die deel uitmaken van je wachtzone. 22

23 De lijst van de artsen exporteren Om het beheer van je kring te vergemakkelijken of om makkelijker informatie te kunnen raadplegen over de artsen die er zijn ingeschreven en die zijn opgenomen in Medega, kan je, in de vorm van een Excel-bestand, de lijst ervan exporteren. Daartoe ga je naar Ledenbestand en klik je op Publicatie. Het volgende scherm wordt geopend: klik op Openen. Je ledenlijst zal geëxporteerd worden in de vorm van het Excel-bestand, zoals hieronder, met daarin de meeste gegevens die vermeld staan op de beschrijvende fiche van de artsen die zijn ingeschreven in je kring. Het betreft de volgende gegevens: - De voornaam - De naam 23

24 - Het RIZIV-nummer. - Het type: in zone, buiten zone of beheerder. - De activiteit: actief of vrijgesteld. - De datum van ingang: sinds wanneer de arts effectief werd toegevoegd aan de kring. - Het praktijkadres van de wachtdienst. - Het vast telefoonnummer. - Het gsm-nummer Het beheer van de wachtdiensten De wachtperiodes a. Een nieuwe wachtperiode creëren Alvorens de uitgevoerde wachtdiensten effectief te kunnen invoeren in Medega, moet je eerst de wachtperiodes definiëren. Om een nieuwe periode te creëren, ga je naar het deel Beheer wachtdienst en klik je op periodes, rechts onderaan het scherm: 24

25 Klik vervolgens op Toevoegen. Vervolgens kom je terecht op de pagina waar de wachtzone kan worden aangemaakt, waar je de verschillende parameters van de zone moet bepalen. Eerst en vooral moet je de wachtperiode een naam geven (deze stap is verplicht: je kunt je periode niet opslaan als deze informatie ontbreekt). Vervolgens moet je kiezen welk type wachtperiode je wilt creëren. Eerst en vooral moet je weten dat er verschillende types bestaan: - Vrijdag/dag voor een feestdag (D-1): de periodes van dit type zijn geldig voor elke vrijdag of elke dag voor een feestdag, vanaf de begindatum van de periode. - Weekend/Feestdag (D): de periodes van dit type zijn geldig voor elke zaterdag, zondag en feestdag, vanaf de begindatum van de periode. - Maandag/dag na een feestdag (D+1): de periodes van dit type zijn geldig voor elke maandag en elke dag na een feestdag vanaf de begindatum van de periode. - Week: van dinsdagmorgen tot donderdagavond (W): de periodes van dit type zijn geldig voor de dinsdagen, woensdagen en donderdagen vanaf de begindatum van de periode. 25

26 - Uitzonderingsdag (U): de periodes van dit type zijn enkel geldig voor een kalenderdag (er kan slechts één type periode bestaan per kalenderdag: als je een uitzonderingsperiode creëert voor één dag, zullen de andere periodes van deze dag niet geschrapt worden). Dat is de reden waarom je wordt gevraagd om aan te geven voor welke dag die uitzonderingsperiode van toepassing zal zijn. Nadat je hebt gekozen welk type periode je wilt creëren, selecteer je ze via het bolletje in de linker kolom. Vervolgens moet je de duur van die periode bepalen: de uren waartussen ze van toepassing is. Er wordt je dus gevraagd om het uur te vermelden waarop de wachtdienst begint en het uur waarop hij ten einde is. Daartoe moet je het gewenste uur vermelden in de daartoe voorziene kolom. Er kunnen enkel uren worden vermeld, maar geen minuten. Opgelet: De periodes moeten altijd gecreëerd worden per kalenderdag: dat is tussen 00u en 24u. Als de weekwacht van je kring begint om 19u en eindigt om 8u, moet je twee periodes creëren: - Een weekperiode van 19 tot 24 u (opgelet: 24u en niet 00u) - Een weekperiode van 00 tot 08 u (opgelet: 00u en niet 24u) Bovendien moet je de periodes voor maandag en vrijdag apart creëren; ze horen noch bij de weekperiodes noch bij de weekendperiodes. 26

27 Opgelet: Als een andere periode reeds bepaalde uren dekt van de nieuwe wachtperiode die je aan het creëren bent, zal je die niet kunnen creëren. Je zult dan de uren moeten aanpassen van de periode die je aan het creëren bent. Het is namelijk niet mogelijk om de uren te wijzigen van de bestaande periode. Zodra de keuze van de uren werd doorgevoerd, moet je in het veld Begindatum de datum vermelden waarop de nieuwe wachtperiode in werking treedt. Die datum moet minimum de dag zijn na de dag van de creatie van de nieuwe wachtperiode (bij voorbeeld, als je de periode creëert op 10/06/2014, zal ze in werking treden op 11/06/2014, tenzij je het anders aangeeft), dat is de default datum. Als je een andere datum wenst, wijzig die dan aan de hand van het daartoe voorziene icoontje in de vorm van een kalender. Deze datum is verplichte informatie. 27

28 Klik op het kalenderpictogram. Selecteer de gewenste datum in de kalender die verschijnt. Om van maand te veranderen, klik je op de pijltjes bovenaan links en rechts. Als je het einde van een wachtperiode wil plannen, kan je ook een einddatum opgeven, waarop de periode zal worden afgesloten en niet meer bruikbaar zal zijn. Die datum is niet verplicht. Als al die informatie werd verstrekt, kan je de wachtperiode creëren door te klikken op Valideren b. De verschillende wachtperiodes bekijken In het gedeelte Beheer van de wachtdiensten, klik je onderaan rechts op Periodes, zoals aangegeven in het vorige punt, maar deze keer klik je niet op Toevoegen. Je komt terecht bij de tabel met de verschillende bestaande wachtperiodes voor je kring. 28

29 In deze lijst zie je oorspronkelijk enkel de actieve periodes voor je kring (ook die met een geplande einddatum), maar als je al je periodes wil zien, klik je op Alle periodes bekijken. Op die manier kan je ook alle afgesloten periodes zien (waar een einddatum bij staat) en de verschillende uitzonderingsperiodes. Je hebt ook de mogelijkheid om die uitzonderingsperiodes te verbergen, als je een overzicht wil van de periodes zonder de uitzonderingen. Daartoe vink je de functie Verbergen van de uitzonderingsperiodes aan: in de nieuwe tabel van je wachtperiodes zullen de uitzonderingsperiodes niet te zien zijn, omdat ze verborgen werden. 29

30 c. Een wachtperiode wijzigen Als je een wachtperiode wil wijzigen, selecteer dan de gewenste wacht via de bolletjes in de linker kolom en klik op Aanpassen. 30

31 Je komt dan terecht op een gelijkaardige pagina als die voor het creëren van periodes, maar met dat verschil dat je slechts 2 waarden kan wijzigen: de einddatum en de naam van de periode. Om de einddatum te wijzigen, klik je op het icoontje in de vorm van een kalender en geef je de gewenste datum in. Je kunt die waarde ook manueel invoeren (met formaat dd/mm/jjjj). d. Een wachtperiode afsluiten Als je een wachtperiode wil afsluiten, kan dat op twee manieren: - een einddatum vermelden - op de knop Afsluiten klikken 31

32 Om een einddatum te vermelden, zie punt a. Een wachtperiode creëren van dit hoofdstuk, of het vorige punt c. Een wachtperiode wijzigen. Daarin wordt uitgelegd hoe je een einddatum moet opgeven. Je kunt een wachtperiode ook afsluiten door te klikken op de knop Afsluiten : - Selecteer de periode via het bolletje in de linker kolom - Klik op Afsluiten - Je zone is afgesloten en verdwijnt van je lijst met actieve periodes Een uitgevoerde wachtdienst manueel invoeren Nadat de wachtperiodes werden bepaald, moet je nog de huisartsen uit je kring toewijzen aan de wachtdiensten die ze hebben uitgevoerd. Om een wachtdienst toe te wijzen, is het noodzakelijk om bepaalde velden in te vullen: - de zone (ook als je je kring niet hebt opgedeeld in zones: de zone is dan je volledige kring). - de maand. - het jaar. - de naam van de arts die de wachtdienst heeft uitgevoerd. Om toegang te krijgen tot die velden, klik je op Beheer van de wachtdiensten, waarna je terechtkomt op de pagina waar je de door de artsen uitgevoerde wachtdiensten kan toewijzen. 32

33 We geven een voorbeeld: je wilt aan arts X een datum toewijzen die werd uitgevoerd op 06/06/2014 tussen 20u en 24u. Eerst en vooral selecteer je de maand juni (in ons voorbeeld is de maand juli de basismaand). Daartoe selecteer je juni in de afrollijst. Opgelet: De wijziging gebeurt niet automatisch: je mag niet vergeten te klikken op Vernieuwen opdat de wijziging effectief zou worden doorgevoerd. Zodra de maand werd gekozen, selecteer je de gewenste dag door te klikken op het overeenkomstige vakje in de linker kolom. Kies vervolgens een zone en een arts. De lijst van de beschikbare zones zal overeenstemmen met de wachtzones die je gecreëerd hebt (zie hoofdstuk De wachtzones ). 33

34 Om de naam van een arts in te voeren, noteer je drie karakters waarna er een lijst verschijnt met de namen van de artsen die die 3 opeenvolgende karakters bevatten. Je kunt je zoekopdracht ook verfijnen door meer dan 3 karakters te noteren. Vervolgens selecteer je de gewenste arts in de lijst. Daarna klik je op Toewijzen. Zodra de wachtdienst werd toegewezen, zal de wachtdienst te zien zijn in de tabel, zoals hieronder. Als je denkt een fout te hebben begaan bij het toewijzen van de wachtdiensten, selecteer de wachtdienst in kwestie dan via het vierkantje in de linker kolom en klik op Verwijderen. 34

35 Als de wachtdienst correct werd toegewezen, moet je die nog definitief bevestigen. Op dit ogenblik is je wachtdienst namelijk nog niet bevestigd, maar enkel gevalideerd. Om hem te bevestigen, moet je de volgende stappen volgen: Klik op het laatste vierkantje om de wachtdienst te selecteren die definitief bevestigd moet worden. 35

36 Klik op Bevestigen om de fiche definitief te valideren. De wachtdienst is nu definitief gevalideerd: er is een rood hangslot te zien naast deze wachtdienst. Opgelet: Een wachtdienst kan pas bevestigd worden na de effectieve datum. Zodra een wachtdienst definitief gevalideerd werd, wordt hij bovendien ter betaling doorgestuurd en is het niet meer mogelijk om hem achteraf te wijzigen. Zorg er dus voor dat je zeker bent dat de vermelde informatie correct is, alvorens je de wachtdienst bevestigt. Bovendien is het sinds 01/01/2014 niet meer mogelijk om wachtdiensten in te voeren van méér dan een jaar geleden, te rekenen vanaf de datum waarop de wachtdienst werd uitgevoerd. Bij voorbeeld, als een wachtdienst werd uitgevoerd op 05/06/2013, zal je die vanaf 06/06/2014 niet meer kunnen valideren. Voor meer informatie over deze maatregel verwijzen we naar de omzendbrief van het RIZIV van 24/10/2013 in verband met praktijkondersteuning en beschikbaarheidshonoraria De importgegevens uit CSV Er bestaat een andere manier om de wachtdiensten in te voeren in Medega: een CSV-bestand met de gegevens over de wachtdiensten. Bepaalde gegevens moeten ook vermeld staan in Medega: - De arts moet ingeschreven zijn bij de kring. 36

37 - De zones moeten gecreëerd en actief zijn. - De wachtperiodes moeten gecreëerd en actief zijn. a. Het CSV-bestand creëren De naam van het bestand moet ook voldoen aan bepaalde verplichtingen op het gebied van formaat: - In de bestandnaam van het CSV-bestand moet er een versienummer vermeld staan. Het formaat is van het type _V01 of _v01. Na de naam van het bestand moet er een eerste karakter _ staan, gevolgd door een hoofdletter of kleine letter v en het versienummer bestaande uit twee cijfers. Dat betekent dat de getallen kleiner dan 10 voorafgegaan moeten worden door een nul. - Een nieuwe versie met dezelfde naam (bij voorbeeld _V02) vervangt ALLE gegevens over de wachtdiensten uit het vorige bestand (bij voorbeeld _V01) die niet werden bevestigd. - De wachtdiensten die niet zijn opgenomen in het nieuwe bestand worden geschrapt (behalve als ze bevestigd worden). Als het gaat om een bestand met een nieuwe naam en een versienummer _V01, gaat het om de eerste versie van een nieuw te importeren CSV-bestand. Wanneer de gebruiker wijzigingen wenst door te voeren, importeert hij een nieuw CSV-bestand met dezelfde naam en de volgende versie _v02. - Het bestand dat de import mogelijk maakt is een CSV-bestand, dat leesbaar is met Excel. De bestanden worden gescheiden door ; of,. Het is mogelijk om een CSVbestand te creëren via Excel. Het bestand kan je openen via Notepad. - Een CSV-bestand, ook al is het leesbaar met Excel, is geen Excel-bestand. Er zijn ook een aantal verplichtingen wat betreft de inhoud van het bestand: - DE DATUM: De data die overeenstemmen met de wachtdiensten die geïmporteerd zullen moeten worden. Het formaat moet dd/mm/jjjj of d/m/jjjj zijn. Dit veld is verplicht. - DE NAAM: De naam van de arts of zijn initialen moeten worden vermeld in dit CSV-veld. Dit veld is verplicht. - DE VOORNAAM: De voornaam van de arts of zijn initialen moeten worden vermeld in dit CSV-veld. Dit veld is verplicht. - HET RIZIV-NUMMER: Dit nummer zal bepalen welke arts gevalideerd zal worden voor de wachtdienst. Dit veld is verplicht. Het RIZIV-nummer moet bestaan uit 8 of 11 cijfers, dat wil zeggen : 1-#####-## Of 1-#####-##-### (# staat voor een cijfer). - DE PERIODE (verplichte kolom maar facultatief gegeven): het betreft de naam van de periode. Als er vrije periodes worden geïmporteerd, moet de kolom aanwezig zijn, maar moet ze leeg blijven. - HET BEGINUUR (verplichte kolom maar facultatief gegeven): het formaat moet van het type h of hh zijn. Als de identificator van de periode wordt vermeld, mag deze kolom leeg blijven. 37

38 - HET EINDUUR (verplichte kolom maar facultatief gegeven): het formaat moet van het type h of hh zijn. Als de identificator van de periode wordt vermeld, mag deze kolom leeg blijven. - DE ZONE: het betreft de identificator/naam van de zone. Opgelet: de naam van de zone moet volledig gelijk zijn aan de naam van de zone in Medega. - HET TYPE: het moet gelijk zijn aan 1 (mobiele wachtdienst) of 2 (wachtdienst in kabinet). Alvorens het CSV-bestand geïmporteerd kan worden in Medega, moet je het nog opslaan via Excel. Daartoe moet je klikken op Opslaan als in het Excelmenu om het bestand op te slaan. Klik op het menu bovenaan links en vervolgens op Opslaan als of Save As. Geef je bestand een naam in de dialoogbox, en selecteer vervolgens CSV: gescheiden komma s of CSV comma separated. Sla vervolgens je bestand op door te klikken op Opslaan of Save. In de twee volgende dialoogboxen klik je gewoon op OK en Ja of Yes. Als dat gebeurd is, kan je een CSV-bestand importeren in Medega en op die manier je wachtdiensten makkelijker invoeren. b. Een CSV-bestand importeren in Medega Om een CSV-bestand te kunnen importeren in Medega, ga je naar het gedeelte Beheer wachtdienst, en klik je op Import. 38

39 Zo kom je terecht op de pagina van de geïmporteerde en geweigerde bestanden, waar je je CSVbestanden kan importeren. Daartoe klik je op Upload. Vervolgens moet je het te importeren bestand selecteren, via de knop Parcourir. Klik op Ok zodra het bestand geselecteerd werd. Als dat gebeurd is, zal je bestand geüpload worden in Medega. Achteraf zal de pagina van de geïmporteerde en geweigerde bestanden het statuut van je bestand vermelden, zijnde: - Geweigerd : bepaalde delen van je document moeten gecorrigeerd worden. - Geïmporteerd : de wachtdiensten zijn correct en zijn klaar om bevestigd te worden. 39

40 Als je bestand aanvaard wordt en het statuut Geïmporteerd krijgt, betekent dat dat de wachtdiensten geregistreerd worden in Medega met als statuut Gevalideerd, zoals werd toegelicht in het vorige hoofdstuk. Nu moet je de geïmporteerde wachtdiensten enkel nog definitief valideren door ze definitief te bevestigen (voor meer informatie over dit punt, zie hoofdstuk Een uitgevoerde wachtdienst manueel invoeren ). Als je bestand, of een deel van je bestand, geweigerd wordt, ontvang je een geweigerd bestand in het gedeelte geïmporteerde en geweigerde bestanden, dat je kunt downloaden door te klikken op het rode bolletje in de kolom Fouten bestand. Het bestand dat je geïmporteerd hebt, kan je ook downloaden door te klikken op het groene bolletje in de kolom Geüpload bestand. Door te klikken op het rode bolletje van de geweigerde bestanden, kom je terecht op een pagina waar je gevraagd zal worden om te bevestigen. 40

41 Klik op Dit bestand downloaden om het geweigerde bestand te ontvangen. Het geweigerde bestand dat je downloadt, bevat informatie over de reden voor de weigering. Dit wordt vermeld bij de problematische wachtdiensten Het beheer van nieuws Er zijn twee types nieuws in Medega: - Nieuws dat door jou gepubliceerd worden voor de artsen van je kring. - Nieuws dat gepubliceerd worden door FOD Volksgezondheid, gericht aan alle kringen Nieuws publiceren voor jouw kring Klik op Beheer nieuws en vervolgens op Voeg nieuws toe. Je krijgt nu een scherm te zien waarin je je nieuws kan schrijven: 41

42 Alle gevraagde informatie is verplicht, behalve de einddatum. De volgende zaken moet je dus vermelden: - De naam van het nieuws. - De begindatum van de publicatie. - Eventueel de einddatum van de publicatie. - De taal van de publicatie: NL, FR, of NL/FR. Afhankelijk van de gekozen taal zal de nieuws enkel zichtbaar zijn voor de gebruikers die de goedgekeurde taal gekozen hebben als taal voor Medega. - Een korte samenvatting. - De inhoud van het nieuws. Nadat je die informatie hebt ingevuld, klik je op Opslaan. Nadat je nieuws werd gecreëerd, zal het vanaf de publicatiedatum zichtbaar zijn op de welkomstpagina van Medega voor alle gebruikers van de toepassing uit je kring. 42

43 Achteraf kan je een nieuws ook depubliceren (Intrekken) of verwijderen. Om een nieuws in te trekken, ga je naar beheer nieuws en selecteer je een nieuws door te klikken op het vierkantje in de linker kolom. Nadat het nieuws geselecteerd werd, klik je op Depubliceren. Het nieuws is nu niet langer zichtbaar op de welkomstpagina van Medega maar zal nog steeds beschikbaar zijn in je lijst met nieuws. Om een nieuws te schrappen, doorloop je dezelfde procedure, maar deze keer klik je op Verwijderen. Het nieuws verdwijnt dan uit je lijst, en ook van de welkomstpagina van Medega, als het nog niet gedepubliceerd was Nieuws bekijken dat gepubliceerd werd door FOD Volksgezondheid Om bepaalde belangrijke informatie te kunnen communiceren, kan FOD Volksgezondheid nieuws publiceren die bekeken kunnen worden door alle kringen in België. Een dergelijk nieuws zal te zien zijn op de welkomstpagina van Medega en het volstaat om te klikken op de titel om de inhoud ervan te bekijken. 43

44 3.4. Het beheer van de kring Via het menu Beheer van de kring, kan je de toegang delegeren aan een persoon naar keuze: die persoon moet niet noodzakelijk arts zijn en moet dus niet tot de kring behoren. Om iemand anders dan een arts uit je kring toegang te verlenen tot de pagina van je kring, kan je die persoon inschrijven als afgevaardigde : - Ga naar het menu Beheer kring - Klik op Toevoeging van een afgevaardigde Je krijgt het volgende scherm te zien: Vul de naam, de voornaam en het rijksregisternummer in van de gewenste persoon en klik op Opslaan. De vermelde persoon heeft nu toegang tot Medega en zal de wachtdiensten kunnen invoeren. De aldus gecreëerde nieuwe afgevaardigde zal zich kunnen identificeren in Medega via zijn token of zijn ID, en zal aldus toegang krijgen tot de verschillende opties van de toepassing. Voor meer informatie over de authentificatiemethode, zie het eerste hoofdstuk van deze handleiding. 44

45 4. Helpdesk Medega: ehealth contactcenter Deze is te bereiken op twee manieren: - Per support@ehealth.fgov.be - Per telefoon: 02/ ehealth contactcenter Indien u vragen, of opmerkingen heeft of informatie wenst over de applicatie, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen. Echter, om de vragen of problemen én de oplossing hiervan te vergemakkelijken, en onnodige uitwisseling van mails te voorkomen, vragen wij u om in uw een aantal gegevens te verstrekken: - Naam van de kring - RIZIV-nummer of het INSZ van de arts(en), indien nodig - De datum en tijdstip waarop het probleem is ontstaan in geval van een technische fout. 45