DOSSIERBEHANDELAAR. Vacaturenummer 2014_034. Agentschap voor Landbouw en Visserij. ALV Markt- en inkomensbeheer

Transcriptie

1 DOSSIERBEHANDELAAR Statutaire functie Dossierbehandelaar Vacaturenummer 2014_034 Entiteit Afdeling Rang Graad Plaats van tewerkstelling Agentschap voor Landbouw en Visserij ALV Markt- en inkomensbeheer C1 Medewerker Lange Kievitstraat 111 bus 72, 2018 Antwerpen

2 1 FUNCTIECONTEXT Het beleidsdomein Landbouw en Visserij is samengesteld uit: - het Departement Landbouw en Visserij, dat voornamelijk instaat voor de beleidsvoorbereiding; - het Agentschap voor Landbouw en Visserij, dat overwegend de uitvoering van het beleid verzorgt; - het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek, dat wetenschappelijk onderzoek verricht; - de vzw Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing, die de marketing verzorgt van de producten en diensten van de Vlaamse land- en tuinbouw, visserij en agroalimentaire sector. 1.1 Visie en missie van het Agentschap voor Landbouw en Visserij Het Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV) heeft als hoofdopdracht het tijdig, correct en efficiënt uitvoeren van maatregelen op het vlak van het Vlaams en Europees landbouwbeleid met het oog op het stimuleren van een duurzame, leefbare en concurrentiële landbouw. Voor de uitvoering van haar taken heeft het agentschap een beheersovereenkomst afgesloten met de Vlaamse Regering. Deze beheersovereenkomst bevat de missie, visie, waarden, taken en bijhorende doelstellingen van het agentschap. Het Agentschap bestaat uit vier afdelingen namelijk: de afdeling Procesondersteuning, de afdeling Markt- en Inkomensbeheer, de afdeling Structuur en Investeringen en de afdeling Productkwaliteitsbeheer. De functie van Dossierbehandelaar situeert zich binnen de afdeling ALV Markt- en inkomensbeheer. De afdeling Markt- en Inkomensbeheer (MIB) staat in voor het tijdig, correct en efficiënt uitvoeren van maatregelen die op Europees en Vlaams niveau voor de landbouw en visserij worden genomen inzake het markt- en inkomensbeheer. Aan deze afdeling zijn 4 technische diensten in het hoofdbestuur te Brussel verbonden en tevens 5 buitendiensten (1 per provincie). De afdeling staat in voor de implementatie van de maatregelen genomen op het vlak van de steunregelingen en productiebeheersing in de diverse sectoren. De beheerde maatregelen situeren zich in hoofdzaak in het domein van de directe inkomensondersteuning (1e pijler van het Europees Gemeenschappelijk landbouwbeleid) en in het domein van de productiebeheersing (quota). Het beheer van de diverse maatregelen gebeurt met behulp van het Geïntegreerd Beheers- en Controle Systeem (GBCS). Daarnaast is de afdeling ook verantwoordelijk voor de uitvoering van een aantal maatregelen die vallen onder het Vlaams Programmadocument voor Plattelandsontwikkeling (PDPO), de zogenaamde 2e pijler van het Europees Gemeenschappelijk landbouwbeleid. Via de 2e pijler kunnen subsidies aangevraagd worden voor agromilieumaatregelen, w.o. steun voor mechanische onkruidbestrijding, steun voor vlinderbloemige gewassen, steun voor biologische landbouw, steun voor gebruik van verwarringstechniek in de pitfruitteelt. De landbouwer gaat hierbij een vijfjarige verbintenis aan om een bepaalde agromilieumaatregel gedurende minstens vijf opeenvolgende jaren toe te passen. De afdeling is verantwoordelijk voor de jaarlijkse toekenning van ca. 280 mio EUR rechtstreekse steun bestemd voor begunstigden in de landbouwsector. De uitbetaalde steun betreft hoofdzakelijk EU-gefinancierde steun. Je wordt ingezet bij de buitendienst Antwerpen. De belangrijkste opdracht voor de dossierbehandelaar bestaat er in de buitendienst mee te werken aan de administratieve behandeling van diverse steunaanvragen die door de landbouwers worden ingediend. 1.2 Het agentschap als wendbare organisatie Het agentschap streeft in haar werking naar een wendbare organisatie waarbij samenwerken aan een optimale dienstverlening voorop staat. Dit impliceert dat het agentschap van jou verwacht dat je bereid bent om flexibel te werken. 2

3 Onder flexibel werken verstaan we dat je bereid bent om collega's van de eigen afdeling en/of andere afdelingen (tijdelijk of periodiek) te helpen, zodat de doelstellingen van de organisatie optimaal worden bereikt. Een dergelijke flexibiliteit betekent tevens een voordeel voor jou als personeelslid, vermits je op deze manier meer afwisseling en een grotere uitdaging in je job vindt. Tot slot kunnen ook tijdelijke pieken in jouw eigen werkdruk opgevangen worden door de samenwerking met collega's. Wendbaar zijn betekent dat het agentschap nieuwe opdrachten snel moet kunnen implementeren. Van jou wordt verwacht dat je bereid bent om mee te werken aan deze wendbaarheid door open te staan voor andere opdrachten dan deze beschreven in deze functiebeschrijving. 2 JE TAKENPAKKET 2.1 Doel van de functie In de afdeling Markt- en Inkomensbeheer werk je in teamverband mee aan de administratieve behandeling van steunaanvragen en andere dossiers. 2.2 Resultaatgebieden 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Je staat in voor het verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van dossiergegevens in de beheersapplicaties voor de behandeling van steunaanvragen. Je staat in voor het verzamelen en invoeren van informatie in de beheersapplicaties van Je verwerkt de gegevens van de diverse formulieren en controlerapporten en de registratie in in de beheersapplicaties Je gaat na of de gegevens correct en volledig zijn Je zorgt voor het opvragen van ontbrekende gegevens en het oplossen van incoherenties in dossiers Je staat in voor het grafisch registreren van percelen Je kijkt documenten na op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Je doet het nodige opzoekwerk voor dossiers (voor audit, voor hoofdbestuur, ) 2. INFORMATIEBEHEER Je staat mee in voor het een degelijk digitaal informatiebeheer en verzorgt het klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Je verzorgt het archiefbeheer Je klasseert en/of sorteert de dossiers van de lopende campagne volgens bepaalde richtlijnen zodat opzoekingswerk gemakkelijk en vlot kan verlopen Je zoekt dossiers uit (voor audit, hoofdbestuur, ) 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Je helpt dossiers opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke te bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Je neemt de dossiers met betrekking tot alle premieregelingen in ontvangst Je brengt de juiste ontvangstdatum aan registreert de ontvangstdatum in de beheersapplicaties Je staat in voor het administratief nazicht van de dossiers van voornoemde maatregelen Je vraagt eventueel bijkomende/ontbrekende informatie aan de landbouwers Je verwerkt de gegevens van diverse formulieren en registreert deze in beheersapplicaties Je verzorgt een correcte grafische intekening van de percelen in de computertoepassing Je staat in voor het voorbereiden van dossiers voor controle en/of verdere verwerking 3

4 Je toetst binnenkomende aanvragen af aan procedures Je drukt brieven, formulieren, fotoplannen, controlerapporten en notificaties af via de beheersapplicaties Je handelt de diverse aanvragen af binnen de gestelde termijnen en volgens de geldende instructies 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Je staat in voor het voorbereiden, opstellen en nazien van documenten teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Je staat in voor de afdruk en verzending van mailings aan landbouwers Je stelt briefwisseling op ten einde ontbrekende informatie in het dossier op te vragen 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Je staat in voor de scanning van documenten. Dit betekent: Je neemt kopieerwerk voor jouw rekening i.k.v. voornoemde dossiers. Je beantwoordt courante vragen en/of verstrekt inlichtingen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk Je staat steeds ter beschikking om dringende zaken of oproepen te behandelen teneinde steeds de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. 6. POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van inkomende post teneinde de dossiers en briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Je neemt de post en de dossiers in ontvangst Je registreert de stukken in de beheersapplicatie Je verdeelt de poststukken aan de juiste correspondent 3 JE COMPETENTIEPROFIEL 3.1 Deelnemingsvoorwaarden Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs en je beschikt over minimum 2 jaar ervaring inzake de administratieve behandeling van steunaanvragen in een Europese context. Licht de gevraagde ervaring toe in je CV aan de hand van een concreet voorbeeld. 3.2 Je vaktechnische competenties Je kan vlot omgaan met de gebruikelijke ICT mogelijkheden Je hebt interesse voor de landbouw in het algemeen, en voor het Europese landbouwbeleid in het bijzonder 3.3 Je persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen 4

5 Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken Respecteert formele regels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk 5

6 Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-do-lijstjes, elektronische agenda ) Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal Hanteert een correcte spelling Hanteert een correcte grammatica Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s 4 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot maandag 1 september Ga naar en ga naar de vacature via de knop werk zoeken en bekijk onze jobs. Klik op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Indien je je voor de eerste keer aanmeldt, dien je je eerst te registeren. Je vindt hier tevens een uitgebreide functiebeschrijving. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op 5 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s en voorselectie: begin september 2014 Psychotechnische screening: weken van 08/09/ /10/2014 Eindgesprek: week van 06 of 13/10/ ONS AANBOD Je wordt aangeworven als statutair ambtenaar. 6

7 Je komt bij de Vlaamse overheid terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt voldoende mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Leuven, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Een deel hiervan wordt door de werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettosalaris. Je wordt aangeworven in de graad van Medewerker met de bijbehorende salarisschaal C111. Je aanvangssalaris is minimaal ,48 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris bedraagt dan 1873,79 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de functie en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Je proefperiode bedraagt minimum 4 maand en maximum 6 maand. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 7 INFO Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Kristien Vaes, Coördinator-directeur bij de Buitendienst Antwerpen van de afdeling Markten inkomensbeheer Tel. : kristien.vaes@lv.vlaanderen.be Jos De Smedt, Afdelingshoofd Markt en Inkomensbeheer Tel.: jos.desmedt@lv.vlaanderen.be Voor meer informatie over de selectieprocedure en/of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij: Caroline Buyst P&O-Verantwoordelijke Tel.: caroline.buyst@lv.vlaanderen.be Meer info over werken bij het beleidsdomein Landbouw en Visserij vind je op 7

8 8