DESKUNDIGE (M/V) De vacature situeert zich bij de dienst van de Regeringscommissaris voor de UA en de

Transcriptie

1 Het regeringscommissariaat bij de UA en de UHasselt en de Associatie Universiteit&Hogescholen Antwerpen en de Associatie Universiteit- Hogescholen Limburg werft aan in statutair verband: DESKUNDIGE (M/V) Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap: Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen Brussel Afdeling: Hoger Onderwijs, dienst Regeringscommissaris voor de UA en de UHasselt en de Associatie Universiteit & Hogescholen Antwerpen en de Associatie Universiteit-Hogescholen Limburg. Niveau: B Graad: Deskundige Standplaats: Arthur Goemarelei 52, 2018 Antwerpen Vacaturenummer: Functiecontext De vacature situeert zich bij de dienst van de Regeringscommissaris voor de UA en de UHasselt en de Associatie Universiteit & Hogescholen Antwerpen en de Associatie Universiteit-Hogescholen Limburg. De Regeringscommissaris bij de universiteiten dient erover te waken dat het universiteitsbestuur geen enkele beslissing neemt die strijdig is met het bij of krachtens de wet of decreet bepaalde of die het financieel evenwicht van de instelling in gevaar brengt. Je takenpakket 1. Samenstelling en voorbereiding van de agendastukken voor de vergaderingen. Het betreft hier de vergaderingen van de diverse bestuursorganen van volgende instellingen: - Universiteit Antwerpen - Universiteit Hasselt - Associatie Universiteit Hogescholen Antwerpen - Associatie Universiteit Hogescholen Limburg - Universitair Ziekenhuis Antwerpen - College van Regeringscommissarissen. 2. Opzoek- en documentatiewerk. Het betreft hier een reeks taken die tot doel hebben een duurzaam en gebruiksvriendelijk archief uit te bouwen, digitaal en/of hard copy, aan de hand van - het bijhouden en optimaliseren van het klassement van de stukken en verslagen van de vergaderingen 1

2 - het verzamelen en verwerken van de relevante gegevens uit het Staatsblad, Gopress en diverse periodieke publicaties - het up to date houden van de gemeenschappelijke folder. Deze folder is onmisbaar als intern communicatiekanaal en documentatieforum. Het is een uitstekend instrument voor het snel en efficiënt opvragen van gegevens. Ook vanuit de andere regeringscommissariaten wordt belangstelling getoond. - het opzoeken en opslaan van de relevante delen uit de documenten van het Vlaamse Parlement en de Ministerraad van de Vlaamse Regering - het samenstellen van thematische dossiers en hun opvolging. De opvolging van thematische dossiers is een complexe materie omwille van het zeer diverse karakter van de themata: investeringen, personeelsdossiers, studentenaangelegenheden, curricula, regelgeving, beleidsdocumenten enz. - het op een efficiënte manier toeleveren van relevante documenten, al dan niet na opzoekwerk in opdracht, zowel uit het eigen, brede archief als uit externe digitale en andere databanken. 3. Agenda- en postbeheer. Het betreft hier een reeks taken die tot doel hebben de dagelijkse werking van het regeringscommissariaat te verzekeren zoals - het bijhouden van de vergaderkalender (Outlook) - het opslaan en verspreiden (intern en extern) van de inkomende post - het opslaan en verzendklaar maken van de uitgaande post - het inschrijven van de in- en uitgaande post (Excel, Access) 4. Begroting Financieel-huishoudelijk beheer. Het betreft hier een reeks opdrachten m.b.t. - het opstellen van de begroting van het regeringscommissariaat - het beheer van de budgetten van het regeringscommissariaat. - het uitvoeren en opvolgen van de bestellingen van ondermeer kantoormateriaal, publicaties e.d. - het controleren en doorsturen van inkomende facturen - het verzorgen van contacten met leveranciers - het verlenen van logistieke ondersteuning voor activiteiten van de dienst Je profiel Deelnemingsvoorwaarden: Je werkt als ambtenaar in de rang B1 of in een hogere rang binnen AHOVOS; Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie binnen AHOVOS en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van selecties voor de graad van deskundige omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor (of door Jobpunt Vlaanderen onder bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van deskundige waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006 of je bent geslaagd voor de generieke proef voor niveau B. Verricht je echter (een) vervangingsopdracht(en) met bepaalde duur, dan kun je niet deelnemen én je hebt minstens 5 jaar ervaring in archief- en dossierbeheer. 2

3 Technische competenties Je hebt kennis van een of meerdere van onderstaande onderwerpen, of je bent bereid je hierin snel in te werken: degelijke kennis van de organisatie, o.m. de bestuursorganen en instellingen van het regeringscommissariaat. affiniteit met een administratieve werkomgeving; degelijke kennis van de financiële en boekhoudkundige procedures. degelijke kennis van MS-Office toepassingen, zo mogelijk ook Excel en Access Persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Werkt mee en informeert anderen. - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen 3

4 - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Probleemanalyse en oordeelvorming = Een probleem duiden in zijn verbanden. Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties 4

5 Ziet de essentie van het probleem. Trekt logische conclusies. - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Betoont een kritische ingesteldheid - Redeneert logisch, ziekt voor de hand liggende effecten van acties Flexibel gedrag = De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist - Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften - Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Ons aanbod Wij bieden je een boeiende baan aan met ruime opleiding- en ontplooiingskansen in een statutair kader. De eerste maanden vormen een stageperiode met een individueel vormingsprogramma. Indien je de stage goed doorloopt, volgt een vaste benoeming. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1). Je aanvangssalaris is minimaal ,11 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de nieuwe index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2.235,68 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Die relevante beroepservaring in de privé of als zelfstandige wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Er zijn glijdende werktijden en tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen van 3 tot en met 13 jaar, voor meer informatie zie website Je geniet van een aantrekkelijke vakantieregeling en, indien je gebruik maakt van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, heb je recht op een gratis abonnement. Bovendien wordt je een gratis hospitalisatieverzekering aangeboden. Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas. 5

6 Kandidaatstelling en selectieprocedure Zie selectiereglement. Meer weten? Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met dhr. Jan De Groof Tel: 03/ Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden met: Team Loopbaanbeheer, MOD tel Voor extra informatie over de selectieprocedure met: An Piot, selectieverantwoordelijke Jobpunt Vlaanderen tel of 6