3DOSSIERBEHANDELAARS. Vacaturenummer 2014_035. Agentschap voor Landbouw en Visserij. ALV Markt- en inkomensbeheer

Transcriptie

1 3DOSSIERBEHANDELAARS Statutaire functie Dossierbehandelaar Vacaturenummer 2014_035 Entiteit Afdeling Rang Graad Plaats van tewerkstelling Agentschap voor Landbouw en Visserij ALV Markt- en inkomensbeheer B1 Deskundige Koning Albert II-laan 35 bus 41, 1030 Brussel

2 1 FUNCTIECONTEXT Het beleidsdomein Landbouw en Visserij is samengesteld uit: -het Departement Landbouw en Visserij, dat voornamelijk instaat voor de beleidsvoorbereiding; -het Agentschap voor Landbouw en Visserij, dat overwegend de uitvoering van het beleid verzorgt; -het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek, dat wetenschappelijk onderzoek verricht; -de vzw Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing, die de marketing verzorgt van de producten en diensten van de Vlaamse land- en tuinbouw, visserij en agroalimentaire sector. 1.1 Visie en missie van het Agentschap voor Landbouw en Visserij Het Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV) heeft als hoofdopdracht het tijdig, correct en efficiënt uitvoeren van maatregelen op het vlak van het Vlaams en Europees landbouwbeleid met het oog op het stimuleren van een duurzame, leefbare en concurrentiële landbouw. Voor de uitvoering van haar taken heeft het agentschap een beheersovereenkomst afgesloten met de Vlaamse Regering. Deze beheersovereenkomst bevat de missie, visie, waarden, taken en bijhorende doelstellingen van het agentschap. Het Agentschap bestaat uit vier afdelingen namelijk: de afdeling Procesondersteuning, de afdeling Markt- en Inkomensbeheer, de afdeling Structuur en Investeringen en de afdeling Productkwaliteitsbeheer. De openstaande functies van Dossierbehandelaar situeren zich op het hoofdbestuur te Brussel van de afdeling ALV Markt- en inkomensbeheer. De afdeling Markt- en Inkomensbeheer (MIB) staat in voor het tijdig, correct en efficiënt uitvoeren van maatregelen die op Europees en Vlaams niveau voor de landbouw en visserij worden genomen inzake het markt- en inkomensbeheer. Aan deze afdeling zijn 4 technische diensten in het hoofdbestuur te Brussel verbonden en tevens 5 buitendiensten (1 per provincie). De afdeling staat in voor de implementatie van de maatregelen genomen op het vlak van de steunregelingen en productiebeheersing in de diverse sectoren. De beheerde maatregelen situeren zich in hoofdzaak in het domein van de directe inkomensondersteuning (1e pijler van het Europees Gemeenschappelijk landbouwbeleid) en in het domein van de productiebeheersing (quota). Het beheer van de diverse maatregelen gebeurt met behulp van het Geïntegreerd Beheers- en Controle Systeem (GBCS). Daarnaast is de afdeling ook verantwoordelijk voor de uitvoering van een aantal maatregelen die vallen onder het Vlaams Programmadocument voor Plattelandsontwikkeling (PDPO), de zogenaamde 2e pijler van het Europees Gemeenschappelijk landbouwbeleid. Via de 2e pijler kunnen subsidies aangevraagd worden voor agromilieumaatregelen, w.o. steun voor mechanische onkruidbestrijding, steun voor vlinderbloemige gewassen, steun voor biologische landbouw, steun voor gebruik van verwarringstechniek in de pitfruitteelt. De landbouwer gaat hierbij een vijfjarige verbintenis aan om een bepaalde agromilieumaatregel gedurende minstens vijf opeenvolgende jaren toe te passen. De afdeling is verantwoordelijk voor de jaarlijkse toekenning van ca. 280 mio EUR rechtstreekse steun bestemd voor begunstigden in de landbouwsector. De uitbetaalde steun betreft hoofdzakelijk EU-gefinancierde steun. De openstaande functies situeren zich in de dienst Aangfites en in de dienst Berekeningen op het hoofdbestuur van de Afdeling Markt- en Inkomensbeheer Je wordt ingezet in een van de hiervoor vermelde diensten voor de behandeling van steunaanvragen, de opvolging ervan, voor de uitvoering van deelprocessen hiervan en je biedt administratief-technische ondersteuning aan de teams en collega s bij het beheer van de verschillende steunmaatregelen. De steunaanvragen worden hoofdzakelijk door landbouwers ingediend in het kader van het Europees GLB. 2

3 1.2 Dienst Aangiftes Deze dienst is verantwoordelijk voor het beheer van alle aangiftes (vooral steunaanvragen) en bijhorende procedures in het kader van de inkomensondersteuning, met name: de aanvraag van de bedrijfstoeslag op basis van de verzamelaanvraag (oppervlakteaangifte); de aanvraag van steun voor de agromilieumaatregelen, w.o. de steun voor biologische productie, voor mechanische onkruidbestrijding, groenbedekking, voor de teelt van vlinderbloemigen voor de verwarringstechniek in de pitfruitteelt en voor de beheersovereenkomsten VLM; de eenmalige perceelsregistratie (oppervl akteaangifte) en de gegevensuitwisselingen met andere betrokken overheidsdiensten w.o. de Vlaamse Landmaatschappij 1.3 Dienst Berekeningen Deze dienst is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle berekeningen van de verschillende steunmaatregelen zodanig dat de begunstigden tijdig de juiste steunbedragen ontvangen. Concreet gaat het over volgende opdrachten : de berekening en toekenning van de steunbedragen rechtstreekse inkomenssteun, agromilieumaatregelen en andere plattelandsmaatregelen op basis van de referentiegegevens van de landbouwer, de informatie uit de aangiftes en de resultaten van de administratieve verificaties en de controles ter plaatse; het beheer van klachten en bezwaarschriften inzake dossierbeslissingen en uitbetalingen van rechtstreekse inkomenssteun, agromilieumaatregelen en andere plattelandsmaatregelen en de opvolging ervan; het aanmaken van relevante statistiekrapporten het debiteurenbeheer en de opvolging ervan. 1.4 Het agentschap als wendbare organisatie Het agentschap streeft in haar werking naar een wendbare organisatie waarbij samenwerken aan een optimale dienstverlening voorop staat. Dit impliceert dat het agentschap van jou verwacht dat je bereid bent om flexibel te werken. Onder flexibel werken verstaan we dat je bereid bent om collega's van de eigen afdeling en/of andere afdelingen (tijdelijk of periodiek) te helpen, zodat de doelstellingen van de organisatie optimaal worden bereikt. Een dergelijke flexibiliteit betekent tevens een voordeel voor jou als personeelslid, vermits je op deze manier meer afwisseling en een grotere uitdaging in je job vindt. Tot slot kunnen ook tijdelijke pieken in jouw eigen werkdruk opgevangen worden door de samenwerking met collega's. Wendbaar zijn betekent dat het agentschap nieuwe opdrachten snel moet kunnen implementeren. Van jou wordt verwacht dat je bereid bent om mee te werken aan deze wendbaarheid door open te staan voor andere opdrachten dan deze beschreven in deze functiebeschrijving. 2 JE TAKENPAKKET 2.1 Doel van de functie Je staat binnen de afdeling Markt- en Inkomensbeheer in voor de behandeling van diverse types van steunaanvragen, de opvolging ervan, voor de uitvoering van deelprocessen hiervan en je biedt 3

4 administratief-technische ondersteuning aan de teams en collega s bij het beheer van de verschillende steunmaatregelen 2.2 Resultaatgebieden 1. VERVOLLEDIGING DOSSIERS Je staat in voor het verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Je bent in staat om diverse formulieren en rapporten te verwerken in computergestuurde toepassingen Je analyseert en bestudeert dossiers en problemen om een optimale behandeling te bekomen Je staat in voor de behandeling van de specifieke correspondentie: je volgt bepaalde types van brieven op, je levert inhoudelijk tekstvoorstellen aan en je toetst deze af aan de geldende regelgeving Je behandelt klachten en bezwaarschriften en je verzorgt de correspondentie met de landbouwers in verband met de processen waarvoor je instaat Je beantwoordt courante vragen en/of verstrekt inlichtingen teneinde de interne/externe klant snel accuraat vooruit te helpen Je bereidt documenten voor die aan de interne diensten worden doorgestuurd 2. ANALYSE Je biedt administratieve, logistieke en technische ondersteuning Je drukt brieven, formulieren, fotoplannen, controlerapporten en notificaties af via computergestuurde toepassingen. Je kan deze afdrukken vergelijken en becommentariëren Je voert allerhande/specifieke administratieve taken uit ter ondersteuning van de activiteiten van de dienst, zoals het verzenden van documenten, het voorbereiden en verzenden van faxen en berichten, het meewerken aan het opstellen van rapporten en opzoekingen via internet & intranet Je klasseert dossiers, steunaanvragen, bezwaren, Je maakt opvolgingstabellen, statistieken en rapporten op en kan deze verder actualiseren 3. (VOORSTEL VAN) BESLISSING Je formuleert een (voorstel van) beslissing teneinde de hiërarchie toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over een dossier of applicatie. Je werkt een voorstel van beslissing uit Je verwoordt vaststellingen en bevindingen in goed onderbouwde en objectieve adviezen Je bezorgt een voorstel van beslissing aan de hiërarchie Je initieert de uitvoering van de beslissing 4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Je verzorgt tijdig de communicatie en contacten teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier Je geeft telefonisch, mondeling en schriftelijk advies aan medewerkers van het hoofdbestuur en van de buitendiensten, aan de landbouwers en aan andere externe klanten Je beantwoordt courante vragen en/of verstrekt inlichtingen m.b.t. het verloop en de behandeling telefonisch en schriftelijk Je licht de beslissing aan de betrokkene toe Je adviseert klanten over de te volgen procedure Je sluit het dossier na uitvoering af, klasseert het of draagt het volledige dossier over Je wisselt informatie uit over het dossier Je bereidt documenten voor die aan interne diensten worden doorgestuurd 5. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED 4

5 Je houdt je kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied actief bij en wisselt deze uit teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures Deelnemen aan projecten 3 JE COMPETENTIEPROFIEL 3.1 Deelnemingsvoorwaarden Je hebt een bachelor diploma, bij voorkeur in een landbouwkundige richting, andere diploma's komen in aanmerking. Je heb minimum 1 jaar ervaring in administratieve behandeling van steunaanvragen in een Europese context. Licht de gevraagde ervaring toe in je CV aan de hand van een concreet voorbeeld. 3.2 Je vaktechnische competenties Je hebt een goede kennis van het MS Office informaticapakket (Word, Excel, PowerPoint, ). Eventuele kennis GIS-tools en van andere informaticatoepassingen is een pluspunt. Je beschikt over enige kennis van het Gemeenschappelijk landbouwbeleid of bent bereid en gemotiveerd om die kennis actief te verwerven. De vaktechnische kennis heeft hoofdzakelijk betrekking op: o De basisprincipes van het Gemeenschappelijk landbouwbeleid o De voornaamste aspecten van de bedrijfstoeslagregeling o De randvoorwaarden o De agromilieumaatregelen Je eventuele kennis van de landbouwsector en van het GLB is een pluspunt 3.3 Je persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 5

6 Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Houdt rekening met degevoelighedenen met de verscheidenheid van mensen Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken Respecteert formele regels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie 6

7 I. Ziet de essentie van het probleem Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese Betoont een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. Hanteert een correcte spelling Hanteert een correcte grammatica Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s 4 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot maandag 1 september Ga naar en ga naar de vacature via de knop werk zoeken en bekijk onze jobs. Klik op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Indien je je voor de eerste keer aanmeldt, dien je je eerst te registeren. Je vindt hier tevens een uitgebreide functiebeschrijving. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op 5 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s en voorselectie: begin september 2014 Psychotechnische screening: weken van 08/09/ /10/2014 Eindgesprek: week van 06 of 13/10/ ONS AANBOD Je wordt aangeworven als statutair ambtenaar. Je komt bij de Vlaamse overheid terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. 7

8 Je krijgt voldoende mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Leuven, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Een deel hiervan wordt door de werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettosalaris. Je wordt aangeworven in de graad van Deskundige met de bijbehorende salarisschaal B111. Je aanvangssalaris is minimaal ,16 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris bedraagt dan 2235,68 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de functie en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Je proefperiode bedraagt minimum 4 maand en maximum 9 maand. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 7 INFO Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Ruben Fontaine, directeur Aangiftes binnen de afdeling Markt en Inkomensbeheer Tel. : Ruben.Fontaine@lv.vlaanderen.be Danny Van den Bossche, directeur Controles binnen de afdeling Markt en Inkomensbeheer Tel. : Danny.VandenBossche@lv.vlaanderen.be Jos De Smedt Afdelingshoofd Markt en Inkomensbeheer Tel.: jos.desmedt@lv.vlaanderen.be Voor meer informatie over de selectieprocedure en/of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij: Caroline Buyst P&O-Verantwoordelijke Tel.: 02/ caroline.buyst@lv.vlaanderen.be 8

9 Meer info over werken bij het beleidsdomein Landbouw en Visserij vind je op 9