Jaarverslag/Jaarplan. van de. HAP Blankenburg 2013

Transcriptie

1 Jaarverslag/Jaarplan van de HAP Blankenburg 2013

2 2

3 Inhoud Inleiding... 5 Historie en profiel van de praktijk... 5 Visie... 5 Het afgelopen jaar... 5 Totstandkoming van het jaarverslag/jaarplan... 5 Doelstellingen van dit jaarverslag/jaarplan... 5 Infrastructuur en organisatie... 6 Locatie van de praktijk... 6 Gebouw... 6 Praktijkuitrusting... 6 Tabel; De praktijkuitrusting... 7 Samenwerkingsvorm huisartsen... 7 Opleiding... 7 Praktijkorganisatie, bereikbaarheid en beschikbaarheid... 8 Automatisering... 9 Overlegstructuur... 9 Patiëntenparticipatie... 9 Klachtenregeling... 9 Team Patiënten Werkbelasting Medisch handelen Inleiding De oudere (kwetsbare)rozenburger Zorg na Ziekenhuis (65+) Kwetsbare oudere..15 Preventie en Bevolkingsonderzoek Griepvaccinatie Cervixscreening Borstkanker Stoppen met roken Reisadvisering Verslaglegging en voorlichting Verslaglegging Veiligheid Privacy Voorlichting Kwaliteitbeleid Kwaliteitsvisie Evaluatie jaarplan vorig jaar Visitatie/accreditering Arbo-risicoanalyse Scholing Overlegsituaties Klachtenregeling en gebruikersinbreng IJken van het instrumentarium/controleren van de houdbaarheid Personeel Doelen voor Samenvatting Bijlagen Zorg na Ziekenhuis en Polyfarmacie bij

4 4

5 Inleiding Historie en profiel van de praktijk Huisartsenpraktijk Blankenburg is gestart in 2011 en sinds gevestigd aan de Blankenburg 3 te Rozenburg. De HAPB is een fusiepraktijk van 2 voormalige huisartsenpraktijken te Rozenburg. De fusie van huisartsenpraktijk Anemonelaan en Koninginnelaan is in 2011 geëffectueerd. De praktijk is gelegen in een verzorgingsgebied met het profiel van een verstedelijkt platteland. De gemeente Rozenburg is sinds 2011 een deelgemeente van Rotterdam. Er is sprake van een niet-apotheekhoudende praktijk, waarin de artsen niet verloskundig actief zijn. De praktijkpopulatie kan als volgt worden omschreven: gemiddeld opleidingsniveau. Visie De missie van onze praktijk is: Door het belang van de patiënt steeds centraal te blijven stellen en deze persoonlijk, open en eerlijk te benaderen zal er een sterke binding tussen de patiënten en de huisartsenpraktijk ontstaan. Dit vormt de basis voor een open communicatie tussen behandelaar en patiënt. Een gedetailleerde beschrijving kunt u lezen op de website van de praktijk. ( Het afgelopen jaar Bijzondere gebeurtenissen in het afgelopen jaar waren: - uitbreiding ketenzorg met CVRM - opstarten module ouderenzorg - opstarten zorg rond ontslagen patiënten van 65 jaar en ouder - praktijkuitje - Deelname aan de landelijke COPD dag, met deelname van longartsen, praktijkmedewerkes, fysiotherapeuten, apotheek en het longfonds. - Deelname aan de KiKa sponsorloop. Over een aantal van deze onderwerpen doen wij elders in het jaarverslag uitvoeriger verslag. Totstandkoming van het jaarverslag/jaarplan Dit is de tweede jaargang van het jaarverslag/jaarplan van onze nieuwe praktijk. Verschillende medewerkers hebben aan het tot stand komen ervan meegewerkt. Zij worden voor hun inzet heel hartelijk bedankt. In de volgende lijst is per medewerker aangegeven voor welk onderdeel deze verantwoordelijk is geweest. Tekst jaarverslag Dataverzameling Procesbegeleiding verbeterplannen Secretariaat Redactie/uitvoering JA de Vries MJJ Wendte SA. van Aanholt M. Romers JA de Vries Doelstellingen van dit jaarverslag/jaarplan Het jaarverslag is primair bedoeld voor intern gebruik binnen onze praktijk, als een vinger aan de pols van de organisatie, als instrument om onderwerpen te selecteren voor het jaarplan van 2014 en ter verantwoording van het uitgevoerde jaarplan In het jaarplan 2014 hebben we de beleidsvoornemens voor het volgende jaar vastgelegd. Jaarverslag en jaarplan vormen als zodanig een eenheid en zijn de expressie van ons kwaliteitsbeleid. Door middel van het jaarverslag/jaarplan geven wij anderen inzicht in onze werkwijze. Geïnteresseerden kunnen dit verslag bestellen via de praktijkmanager info@huisartsenpraktijkblankenburg.nl. 5

6 Infrastructuur en organisatie Locatie van de praktijk De praktijk bevindt zich in een dorp die als volgt kan worden getypeerd: verstedelijkt platteland. Gebouw Het gebouw is in eigendom van woningbouw coöperatie Ressort Wonen Het praktijkdeel is onderdeel van een groter Woon Zorg Centrum ( en heeft een oppervlakte van ong. 600m2. In het gebouw zijn o.a. gehuisvest: apotheek, fysiotherapie, logopedie, buitenpoli Spijkenisse Medisch Centrum, en thuiszorg Careyn. Inmiddels zijn er 21 disciplines werkzaam in het WZC. In de volgende tabel wordt een overzicht gegeven van praktijk aanwezige ruimtes. Tabel; Indeling praktijkgebouw Ruimte Aantal m 2 Receptie 1 30 Wachtruimte 1 30 Spreekkamer Onderzoekkamers standaard 7 98 EHBO Chirurgie Polikamers (Ziekenhuis) 4 60 Back office 1 60 Vergaderkamer 1 18 Praktijkmanager 1 10 Laboratorium 1 15 Koffiekamer 1 15 Toilet De praktijk is elektronisch beveiligd tegen brand en inbraak. De apparatuur is geïnstalleerd en wordt onderhouden door de firma Hoogenboom Barendregt. De installatie is aangesloten bij de alarmcentrale G4S. Praktijkuitrusting De volgende tabel geeft inzicht in de praktijkuitrusting. De praktijkuitrusting wordt eens per jaar gecontroleerd door de Firma Meditec. Dit jaar was dat in mei

7 Tabel; De praktijkuitrusting Uitrustingsstuk Aantal Type AED (in de Hal van het WZG) 1 Heartsine Samaritan pad Bloeddrukmeter 14 meerdere Broedstoof Doppler-apparaat 1 Almedica AG Serial / Hadeco ECG-apparaat 1 Welch Allyn Glucosemeter 3 Accu Check meerdere Hyfrecator 1 Alsatam SU 50 MB Koelkast voor vaccins en medicijnen 1 Demetic ML 155 SG Kopieerapparaat 1 Brother Onderzoekbank hoog/laag electrisch 5 meerdere Ophthalmoscoop 14 Heine en Welch Allyn Otoscoop 14 Heine en Welch Allyn Printers 2 HP Laser Papierversnipperaar 2 Fellows 58-89C Indenl 2402 Pulse-Oxymeter 5 meerdere Rolstoel 1 Drive Spirometer 1 Welch Alllyn Samenwerkingsvorm huisartsen Het gebouw biedt onderdak aan een gezondheidscentrum. Juridisch is de samenwerking omschreven in een maatschapcontract. De huisartsen maken deel uit van de HAGRO Rozenburg. De huisartsen zijn verenigd in de Coöperatieve Vereniging FULTOR UA. Opleiding De praktijk fungeert als stage/opleidingspraktijk voor de opleiding van huisartsen en praktijkassistentes. In de tabel worden de belangrijkste kenmerken per opleiding aangegeven. 7

8 Tabel; Opleidingskenmerken Aantal Opleiding stageplaatsen Instelling Huisarts 3 Huisartseninstituut EMC Verantwoordelijk Arts NC. Lievaart GHJ. van Dijk JA. de Vries Praktijkassistente 2 LOI J. van Vuuren (ass) Praktijkorganisatie, bereikbaarheid en beschikbaarheid De spreekuurorganisatie van de praktijk is in de onderstaande tabellen weergegeven. Tabel; Organisatie van het spreekuur Type spreekuur Dagdeel Uren Afspraakspreekuur s morgens u. tot u. s middags u. tot u. Bijzonder spreekuur s morgens u. tot u. (5 min SU) s middags u. tot u. In de volgende tabel is de telefonische infrastructuur en bereikbaarheid weergegeven. Tabel;Telefonische bereikbaarheid Aansluiting Nummer Zonder tussenkomst open voor patiënten van/tot Praktijklijn uur tot uur * Spoedlijn uur tot uur Receptenlijn /7 Intercollegiale lijn uur tot uur Fax /7 *: antwoordbandje uur en uur. Gedurende de uren die boven staan aangegeven bij praktijklijn, wordt de telefoon beantwoord door de praktijkassistente. Gedurende de resterende kantooruren worden de patiënten met behulp van een automatische telefonische boodschap door verwezen naar de spoedlijn van de artsenpraktijk. Buiten kantooruren worden de patiënten via een automatische telefonische boodschap door verwezen naar de centrale huisartsenpost waardoor de 24 uurs beschikbaarheid van huisartsgeneeskundige zorg is gegarandeerd. De praktijk participeert in de dienstregeling van de centrale huisartsenpost CHPR Rijnmond met locatie Spijkenisse. De telefooncentrale is van het type Avaya en werd in 2011 geïnstalleerd. Ten behoeve van het gebruikscomfort zijn er voor praktijkassistentes 5 headsets beschikbaar. 8

9 Automatisering De beide praktijken zijn sinds 1990 geautomatiseerd en werken met het MicroHis huisartseninformatiesysteem (HIS). Daarvan worden de medische module en de financieel administratieve module gebruikt. In de praktijk zijn 26 werkplekken en 17 printers in gebruik. Op alle werkplekken is een internetaansluiting. Ten behoeve van de zorg kan er elektronisch worden gecommuniceerd met apotheken, ziekenhuizen het laboratorium, collega-huisartsen en de centrale huisartsenpost. De gegevens worden automatisch ingelezen en verwerkt in het HIS. De gegevens uit het HIS worden via een ASP verbinding middels een veilig netwerk gehost bij FUTEC te Barendrecht. FUTEC is een van de 3 Golden Partners van CSC, de verantwoordelijk leverancier van het HIS. FUTEC is verantwoordelijk voor de beveiliging van de medische gegevens. Zij zorgen voor updates en dagelijkse back-up. Ongeautoriseerde toegang tot (delen) van het systeem via het internet wordt verhinderd door een firewall. Binnen de praktijk wordt ongeautoriseerde toegang voorkomen door het gebruik van persoonlijke inlogcodes. Overlegstructuur De praktijkartsen nemen deel aan structureel overleg met onderstaande instanties en personen in de aangegeven frequentie: Tabel; Overlegstructuur Overlegpartner/organisatie Hagro Apotheek Kernteam MDO Maatschappelijk werkende Overlegfrequentie 6 /jr 6 /jr 8 /jr 8/jr Op afroep. Patiëntenparticipatie De patiënten hebben zich niet georganiseerd in een patiëntenraad. Klachtenregeling De artsen participeren in de Stichting Klachtenregeling Eerstelijn van Rotterdam. In 2013 is er een klacht over een casus van de HAP Spijkenisse aan de orde geweest. De klacht is later geseponeerd. Er zijn bij de SKE in 2013 geen klachten binnengekomen over een van de huisartsen van onze praktijk. Daarnaast kent onze praktijk een specifieke eigen procedure. Daartoe functioneert een klachtencommissie die uit de volgende leden bestaat: - Voorzitter: M. Romers - Secretaris: JA. de Vries - Lid: J. van Vuuren van de Bovenkamp. Bij de receptie is documentatie voor de patiënten beschikbaar over de klachtenregeling. Tevens is de informatie beschikbaar op de praktijk website Inhoudelijke rapportage over klachten en de afhandeling daarvan vindt u in het hoofdstuk Kwaliteit. 9

10 Team In de tabel BIG-geregistreerde medewerkers staan alle medewerkers van de praktijk die in het BIG-register staan ingeschreven. In de bijlage Team geeft de personeelssituatie van de praktijk weer. De peildatum was 31/12/ AJ. van der Born en GHJ. van Dijk zijn met de praktijkmanager verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. Daartoe wordt ook het houden van functioneringsgesprekken gerekend. Mutatiedata in de samenstelling van het personeel zijn in de bijlage aangegeven. Van belang zijn de veranderingen in de personele samenstelling gedurende het afgelopen jaar. Dit waren m.n.de inzet van meerdere HIDHA s en enige mutaties bij de assistentes. Een aantal huisartsen hebben nevenfuncties: AJ. van der Born, medisch directeur CHPR GHJ. van Dijk, directeur leergang Stichting KOEL Sinds begin 2012 maakt de praktijk gebruik van de POH-GGZ. Het betreft hier een detacheringcontract van via Indigo. Medio dit jaar vond urenuitbreiding plaats van 24 naar 32 uur. Er zijn 2 vast medewerkers op vast tijden in de praktijk werkzaam. Tabel; BIG-geregistreerde medewerkers Functie Medewerker BIG-registratienummer AJ. van der Born NC. Lievaart Huisarts GHJ. van Dijk JA. de Vries MJJ. Wendte M. van der Wateren CML. Geurden Praktijkondersteuner K. Steenbergen L. van Dam M. de Bruin van Gog

11 Patiënten In de praktijk staan (ultimo 31 dec. 2013) patiënten ingeschreven. De verdelingen naar leeftijd, geslacht en zorgverzekeraar wordt weergegeven in grafieken. Uit de deze gegevens blijkt dat de praktijk het afgelopen jaar is gekrompen met 83 patiënten. In de tabel wordt inzicht gegeven hoe die verandering tot stand is gekomen. Van het totale aantal patiënten in de praktijk bedraagt het percentage kinderen onder de 5 jaar 4,8 % en het percentage patiënten ouder dan 65 jaar 19 % patienten aantal 400 Pat aantal In- en uitschrijvingen van de praktijk Inschrijvingen Uitschrijvingen Totaal Saldo verslagjaar Nieuw totaal Mutaties Geboorte/Sterfte Totaal

12 Overzicht van gecontracteerde zorgverzekeraars. Er zijn contracten met 38 zorgaanbieders (UZOVI-codes) afgesloten. CZ (42.3%) en Achmea (11%) blijven de grootste verzekeraars. 14 zorgverzekeraars hadden minder dan 10% ingeschreven patiënten. De overige (22 ZV) hadden minder dan 1% ingeschreven patiënten. Werkbelasting Tijdens het verslagjaar was de contactfrequentie per patiënt 5.68%. Een daling met 0.30% tov Berekenen we dit inclusief de administratieve contacten, dan is de frequentie 10.64%.. Nagenoeg gelijk aan In onderstaande cirkels is de onderlinge verhouding aangegeven. In een tabel is de aard en het aantal M&I-verrichtingen die worden uitgevoerd vastgelegd. Totaal aantal (niet administratieve) contacten : Totaal aantal contacten incl. administratieve handelingen: Contactoverzicht 41390; 30% Consult Telefonisch consult 60564; 43% Visite Receptaanvraag 235; 0% 15437; 11% M&I CHBB/Reis Zorggroep Administratief contact 2378; 2% 1794; 1% 14924; 11% 2850; 2% 12

13 M&I Verrichtingen Verschil Type verrichting Aantal Aantal Diagnostiek met behulp van Doppler Tympanometrie Longfunctiemeting (= spirometrie) ECG-diagnostiek (ECG maken, interpreteren en bespreken met patiënt) Bloeddrukmeting gedurende 24-uur, hypertensiemeting Teledermatologie Cognitieve functietest (MMSE) Hartritmestoornissen Chirurgie Tapen Ambulante compressietherapie bij ulcus cruris Postoperatief consult inclusief verwijdering hechtmateriaal, in de praktijk Postoperatief consult inclusief verwijdering hechtmateriaal, thuis Verrichting ter vervanging specialistenbezoek Trombosebeen Desensibilisatiekuur Therapeutische injectie (Cyriax) Aanmeten en plaatsen pessarium Urinekatheterisatie MRSA-screening Intensieve zorg, visite, dag Intensieve zorg, visite langer dan 20 minuten, dag Euthanasie Reizigersadvisering IUD inbrengen/ Implanteren c.q. verwijderen implanonstaafje Vergoedingen DIP Stikstof Bloedsuiker Maken ECG Hechtmateriaal Totaal

14 Medisch handelen Inleiding In dit hoofdstuk wordt gerapporteerd over het medisch handelen in de praktijk. Als basis daarvoor dienen de epidemiologische gegevens over een aantal chronische aandoeningen, die in een tabel worden gepresenteerd Over de preventie wordt gedetailleerd gerapporteerd. De praktijk levert al enige jaren ketenzorg voor DM en COPD. Dit jaar is een (her)nieuwde start gemaakt met CVRM. Voor dit laatste is urenuitbreiding gerealiseerd. Hierdoor waren we beter instaat om correcte selectie te maken voor de CVRM. De cijfers tov 2012 zijn daarom niet goed te vergelijken. Tevens is beter onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire preventie. Bij de chronische aandoeningen wordt oa. vergeleken hoeveel patiënten er zowel bij de praktijk als bij de KIS zijn aangesloten. PV= PortaVita. Meer gedetailleerde gegevens zijn te extraheren uit de benchmark gegevens van de zorggroep Cohaesie HAP2012 PV2012 HAP2013 PV2013 DM COPD CVRM De oudere (kwetsbare)rozenburger. Rozenburg vergrijst en volgt hierbij de landelijke trend. In onze praktijk is 10% ouder dan 75 jaar. In de praktijk merken we ook dat dit veel tijd kost. Ook bemerken we dat er veel vragen en wensen richting de praktijk kwamen van andere hulpverleners. We besloten daarom een proactief programma te starten om meer overzicht te krijgen van deze patiëntengroep. 14

15 Er werden 2 programma s gestart: 1- Zorg na Ziekenhuis (65+). Hierbij werden alle patiënten die langer dan 24 uur waren opgenomen actief benaderd door speciaal getrainde praktijkassistentes. Vooraf werd in overleg met de apotheek de ontslagmedicatie op orde gebracht. Waar nodig werd actief actie onderomen. Dit kon resulteren in een bezoek van de huisarts of POH. Een van de grootste knelpunten in dit traject, bleek de trage ontslaginformatie te zijn uit de ziekenhuizen. 2- Kwetsbare oudere. Waarnodig werd in overleg met de apotheek een polyfarmacie check uitgevoerd. In eigen beheer werd een zorgplan dossier ontwikkeld. Dit werd met name door de POH gebruikt om de voortgang van de afspraken te monitoren. Deze 2 programma s leidden er toe dat het overleg met andere medewerkers uit de zorg werd geïntensiveerd en uitgebreid. Er vond nu gestructureerd overleg plaats met de klinisch geriater, de SOG, thuiszorg, case-manager dementie, POH-S en POH-GGZ, assistentes en huisartsen. In de bijlage van dit rapport treft u de gebruikte formulieren, werkafspraken en de speciaal gemaakte patiëntendocumentatie aan. Enige cijfers betreffende het 65+ project: Er waren 336 opnames. In 75 gevallen betrof het een meervoudige opname. : =175:161.De nazorg kostte gemiddeld 11 min/pt. Dit was een investering van 62 uur in Uiteindelijk was er bij 122 patiënten geen vervolg nodig. Een besparing van 61 uur aan visites/spreekuurtijd. In onderstaande grafieken enige wetenswaardigheden. Enige cijfers betreffende de kwatsbare ouderen: Via case finding werden er in de loop van het jaar 78 kwetsbare ouderen geïncludeerd. Er waren 3 afvallers. Bij 25 patiënten vond een polyfarmaciecheck plaats. Bij 71 patiënten werd een zorgplan opgesteld. 15

16 aantal opnames per arts BO JG NC TW JG: betreft de oude duopraktijk van GHJ. van Dijk en JA. de Vries Opnames per specialist Aantal patiënten Opnames per ziekenhuis Aantal patiënten Internist 64 SMC/RPZ 78 Chirurgie 45 Maasstad 53 cardioloog 42 Ikazia 37 Longarts 36 Vlietland 35 Orthopedie 35 EMC 22 Urologie 31 Revalidatie 4 ambachten 10 Neuroloog 26 Dirksland 8 Gynaecologie 8 Revalidatie Vier ambachten 8 Oncoloog 3 Buitenland 3 KNO 2 IJsselland ziekenhuis 3 MDL 2 SFG 3 Psychiater 2 Amphia ziekenhuis 2 Revalidatie 2 Revalidatie Breede Vliet 2 Geriater 1 Havenziekenhuis 2 Revalidatie Marnix 2 Albert schweiter ziekenhuis 1 Bouman 1 Delta 1 Haga ziekenhuis 1 Sint Anthonius ZH Nieuwegein 1 Westeindeziekenhuis 1 Zorghotel 1 Tabel; Verwijzingen Onze HIS laat niet toe om een overzicht te maken van het aantal verwijzingen naar 1 e en 2 e lijn. 16

17 Preventie en Bevolkingsonderzoek Griepvaccinatie. De praktijk voert jaarlijks een griepcampagne waarvoor de oproepen zelf worden verzorgd. De volgende grafieken geven inzicht in het aantal patiënten dat daarvoor een indicatie heeft, verdeeld naar leeftijdscategorie, het aantal daadwerkelijk gegeven vaccinaties, het aantal non-responders en ten slotte de bereikte beschermingsgraad. Er een nagenoeg gelijke respons van ong. 69% Cervixscreening In de praktijk wordt het programma cervix-screening uitgevoerd; wij verzorgen daarvoor de oproepen zelf. In 2013 zijn 523 uitnodigen verstuurd. Er waren 353 respondenten. (67.5%). Dit percentage ligt onder het regionale gemiddelde. In 2014 zullen we actie ondernemen dit percentage te verhogen Borstkanker In 2013 is er geen BVO op borstkanker uitgevoerd. Stoppen met roken Wij stimuleren de patiënten het roken te staken. Onze strategie daarbij is een geprotocolleerd programma aan te bieden. Dit wordt voor rekening genomen van de POH-GGZ. Helaas is het niet mogelijk om het aantal SMR contacten ui het HIS te extraheren. Reisadvisering De praktijk verzorgt reisadvisering in de vorm van vaccinaties en medicatieadvies bij (verre) buitenlandse reizen. Hiervoor zijn 3 medewerkers (1 arts en 2 verpleegkundigen) werkzaam die hiervoor een speciale opleiding hebben genoten. De huisarts is aangesloten bij het Landelijk Coördinatiecentrum Reizigersadvisering. De praktijk is geregistreerd als gele koorts centrum. Er is een wekelijks reizigersspreekuur. Dit jaar zijn er meer dan 235 reisconsulten geweest. Een daling van 9% tov vorig jaar. 17

18 Verslaglegging en voorlichting Verslaglegging De praktijk maakt gebruik van het Huisartseninformatiesysteem (HIS) MicroHis, waarop alle op deze locatie werkende huisartsen zijn aangesloten. Er zijn 26 werkplekken, waarvan allen met een internetaansluiting. In de tabel staan een aantal belangrijke functies van het HIS en ICT vermeld. In de tweede kolom is aangegeven welke daarvan in de praktijk daadwerkelijk worden benut. In de laatste kolom is te zien hoe lang er al met de betreffende functie wordt gewerkt. Tabel; In gebruik zijnde functies van het HIS Functionaliteit HIS In gebruik Sinds Journaal x 1990 SOEP-registratie x 2000 Probleemlijst x 2000 Episodegerichte registratie x 2010 ICPC x 2000 Ruiters x 1990 Verwijsbrieven schrijven x 1995 Scannen en elektronisch opslaan specialistenbrieven x 2000 Voorschrijven medicatie x 2000 Elektronisch formularium x 2000 Medicatieoverzicht x 2000 Medicatieoverzicht incl. specialistenreceptuur x 2000 Preventiemodules: x? Griep Cervix x x Datacommunicatie met: Collegae: [verzenden/ontvangen] - - Apotheek: [verzenden/ontvangen] +/ Centrale Huisartsen Post (CHP): [verzenden/ontvangen] -/ Specialisten: [verzenden/ontvangen] -/ Laboratorium: [verzenden/ontvangen] -/

19 Functionaliteit HIS In gebruik Sinds Röntgen: [verzenden/ontvangen] -/ Agenda x 2000 Actielijst x 2000 Declareren x 1992 Elektronisch declareren x 2000 Financiële administratie x 1992 ICT Internetaansluiting x 1995 Praktijkwebsite x 2000 Herhalingsrecepten elektronisch aanvragen x 2000 E-consult - Het afgelopen jaar is op het gebied van de automatisering onze aandacht vooral uitgegaan naar 1- optimaliseren van de registratie op de E-regel in het HIS. 2- ICPC registraties koppelen aan episoden. Dit had tot resultaat dat eind december 93% van de contacten op de E-regel waren gecodeerd. Hiermee voldoen we ruim aan de eis die nodig om voor de variabliseringeisen een vergoeding te ontvangen. Veiligheid De data van het HIS worden tegen verlies beschermd door de ASP leverancier FUTEC. Ons netwerk wordt beschermd middels een virusscanner en firewall. Dit wordt professioneel beheerd door een IT medewerker van buiten. In de praktijk is een speciaal gekoelde serverruimte ingericht voor de telefonie, NAS en switchkasten. Er is een speciale vaccinkoelkast aangeschaft. Het Veilig Incident Melden is dit jaar aan de orde geweest. Er zijn onder het personeel een 2-tal enquêtes gehouden. Aan de hand van die uitslagen is een nieuwe actieve start gemaakt. Medio 2014 hopen we daar de 1 e resultaten van te zien. In de publieksruimten zijn de ontruimingsbordjes aangebracht. Privacy Iedere medewerker heeft een eigen toegangscode voor het HIS. Hiermee krijgt men een bij de functie passende toegang tot delen van het HIS en een bijpassende autorisatie gegevens te muteren. Met alle medewerkers van de praktijk die toegang hebben tot de vertrouwelijke gegevens van het HIS is een zwijgplichtovereenkomst gesloten. Ook met de IT medewerker en de ASP beheerder. Ten behoeve van de waarneming tijdens afwezigheid gedurende de vakantie, ziekte en nascholing van de eigen huisarts hebben collega-huisartsen toegang tot de gegevens van de patiënt. Ten behoeve van de waarneming tijdens avond-, nacht- en weekenddiensten hebben collega-huisartsen geen toegang tot de gegevens van de patiënt. De LSP aansluiting is gerealiseerd. Er is echter nog een technische hobbel te nemen om toegang te krijgen tot de data. 19

20 Medisch Organisatie Op verzoek van de patiënt kunnen (delen) van het journaal niet voor waarneming worden afgeschermd. Het fysieke patiëntenarchief is opgeslagen in een afsluitbare kasten/ruimte. Gegevens van overleden patiënten en uit de praktijk vertrokken patiënten waarvan de gegevens om één of andere reden niet konden worden overgedragen aan de nieuwe huisarts, worden apart, maar onder dezelfde condities opgeslagen. Deze gegevens worden 15 jaar na dato vernietigd. Daarvoor wordt het volgende systeem aangehouden: de dossiers worden versnippert op de praktijk. Voor het vernietigen van privacygevoelige documenten zijn in de praktijk 2 papierversnipperaars aanwezig. Voorlichting Deze tabel geeft een beeld van de middelen en methoden die in de praktijk ten behoeve van de patiëntenvoorlichting worden ingezet. Tabel; Voorlichting Soort Materiaal Aanwezig Gevelbord met praktijknamen Gevelbord met organisatorische informatie Wachtkamervideo x x x Praktijkfolder Folder van de HDS Folders van de ziekenhuizen Praktijkwebsite NHG-Patiëntenbrieven NHG-Patiëntenbrieven in het HIS NHG-folders /Wachtkamerfolders Anatomische atlas voor patiëntenvoorlichting x x x x X X X X Anatomisch demonstratiemateriaal Folders over (functie)onderzoek in het ziekenhuis Folders over ingrepen in het ziekenhuis Wachtkamervideo X X X X 20

21 Kwaliteitbeleid Kwaliteitsvisie Onze praktijk heeft een visie op kwaliteit. Hiervoor verwijzen wij naar de website. Het accent lag dit jaar op de telefonische bereikbaarheid en de juiste koppeling aan ICPC episode coderingen. Evaluatie jaarplan vorig jaar In het jaarplan waren de volgende onderwerpen opgenomen (zie tabel): Onderwerp plan Telefoon TIP Doel Gerealiseerd Zo nee: reden Vervolg? Verbeteren bereikbaarheid Deels Instelling centrale ja Verbeteren gebruik triagewijzer NHG Deels Moeilijk om gewoontes te veranderen ja ADEPD E-regelnotitie bij consulten Ja Ja, op peil houden 65+ Contact met patiënt na opname Ja doorgaan 75+ of > 5 verschillende Polyfarmacie medicatie check met Deels Verschillende invalshoeken doorgaan apotheek apotheek en huisarts MDO Overlegstructuur opzetten Ja doorgaan LSP Aanmelding Ja afgerond Asplenie Juiste behandeling bij asplenie Ja afgerond E- regel/icpc Koppeling verbeteren Ja doorgaan Valpreventie Richtlijn implementeren Nee Vertrek medewerker nee Visitatie/accreditering Onze praktijk is voor het laatst gevisiteerd op 9 april Acties die hieruit voortkwamen zijn: In het praktijkmanagementsysteem stonden verouderde protocollen. Deze zijn inmiddels vervangen. Er was geen herbeoordeling van leveranciers zichtbaar. Dit is aangepast. De werkwijze van het vervuilde instrumentarium werd niet volledig gevolgd. Dit is besproken en aangepast. Arbo-risicoanalyse In 2012 is gestart met een Risico Inventarisatie en Evaluatie Huisartsenpraktijken (RI&E). Door de zeer recente nieuwbouw en verhuizing is er met heel veel onderwerpen al bij de bouw rekening gehouden. Door de vele andere werkzaamheden in 2013, zal hier in 2014 meer aandacht aan gegeven worden. 21

22 Scholing In de bijlage 1 van het jaarverslag wordt verantwoord welke scholing de individuele medewerkers hebben gevolgd en hoe het aantal uren is opgebouwd. Overlegsituaties In de tabel is aangegeven welke vormen van gestructureerd overleg in de praktijk bestaan. De belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn geweest en de acties die daaruit zijn voortgekomen, zijn eveneens aangegeven. Tabel; Structureel intern overleg Overleg van Met Freq. Onderwerpen Manager Assistentes 1/mnd Lopende zaken Huisartsen medewerkers 2/jr sfeerbesprekingen Huisarts POH-S 2/wk Patiënt gerelateerde zaken Huisarts POH-GGZ 2/jr Overleg inhoud en leidinggevende Huisarts manager 2/mnd Nav Fultor besluiten Huisarts Fultor 1/mnd Beleidsmatige zaken POH POH team 1/kw Beleidszaken, ketenzorg Daarnaast vond op incidentele basis overleg plaats met de volgende instanties en/of personen: Tabel; Extern overleg Overleg van met Onderwerp Huisarts wijk 65+ groep Huisarts WZG Samenwerking disciplines Huisarts Apotheek Polyfarmacie check Huisarts 65+ groep* Kwetsbare oudere POH dietiste Samenwerking en toegang KIS * multidisciplinair overleg: huisarts, thuiszorg, POH-GGZ/S; apotheek; case manager dementie; SOG en klinisch geriater. Klachtenregeling en gebruikersinbreng Naast de regionale klachtenregeling kent onze praktijk de mogelijkheid klachten te melden via de receptie en via een speciaal adres. Aantal gemelde klachten dit jaar: 6. Een afname tov. 23 in Klachten zijn allemaal afgehandeld. De aandachtsgebieden waren gelijk aan die van vorig jaar. 22

23 IJken van het instrumentarium/controleren van de houdbaarheid Het ijken van het instrumentarium vond plaats in mei 2013 door de firma Meditec. Verslag ligt bij de praktijkmanager ter inzage. De controles op de houdbaarheid van de aanwezige materialen en de medicatie in de praktijk werden verricht door Jeanette met een frequentie eens per maand. Dit lijkt voldoende. Er is geen medicatie meer die over tijd is. Ook geldt dit voor het steriel instrumentarium. Wij accepteren een maximale overschrijding van de houdbaarheidsdatum van 1 maand. De medicijnen in de visitetassen worden 2 maal per jaar op vervaldatum gecontroleerd. Zo nodig wordt de medicatie ververst. Personeel Door de vele personeelswisselingen in 2012 is er een werkgroep opgericht die meer inzicht in noden en wensen moet creëren. Deze werkgroep bestond uit 2 artsen, praktijkmanager en begeleidster doktersassistentes. Dit heeft ertoe geleid dat er extra personeel is aangenomen. Inmiddels is de formatie ruim op orde. De praktijk heeft met alle assistentes fte s inmiddels een bezetting die 30% boven de LHV norm ligt. Er worden 2x per jaar functioneringsgesprekken gevoerd. Doelen voor 2014 Het afgelopen jaar heeft zich gekenmekt door veel vernieuwingen en projecten. Dit heeft veel van alle medewerkers gevergd. Een groot compliment is op zijn plaats voor al die inzet. In het komende jaar zullen we het wat rustiger aan gaan doen. Verdieping, aanpassen en een enkele vernieuwing staan op de agenda. Een kort overzicht van de doelen voor 2014: Zorg uit het Ziekenhuis 65+ Hiermee gaan we door. Waar nodig zullen we het project aanpassen. We hopen in ieder geval dat de ziekenhuizen in de regio sneller met hun ontslag berichten komen. Polyfamaciecheck/ouderenzorg. Ook hiervoor geldt dat we het project enigszins zullen moeten aanpassen aan de wensen van de zorgverzekeraars. Casefinding wordt mogelijk actieve opsporing. Implementatie Hartfalen Medio 2014 hopen we aan te sluiten bij een pilot van stichting KOEL. Doel hiervan is, om deze groep patiënten vanuit de huisartsenpraktijk te begeleiden. De voorbereidende cursussen zijn gevolgd. In de ketenzorg zullen we in de CVRM en COPD keten meer mensen moeten includeren. We voldoen nog niet helemaal aan de criteria. We zullen ons moeten voorbereiden op de veranderingen die in zorg die op ons afkomen: WMO, gemeente, GGZ veranderingen. Voorbereidingen zijn inmiddels getroffen. Atriumfibilleren In 2014/2015 zal de nieuw AIO een verbeterproject ontwikkelen, waarbij onderzocht wordt of alle patiënten met AF de juiste antistollingsmedicatie gebruiken. Schildklierproject Een van de POS medewerkers zal onderzoeken of alle schildklierpatiënten de juiste controles en medicatie aangeboden krijgen. 23

24 Het gebruik van de dashboardmodule van de telefooncentrale zal worden bijgesteld. Resultaten hiervan zullen worden meegenomen bij de functioneringsgesprekken van de medewerkers. Op peil houden van de E-regel registratie. Om in aanmerking te komen voor de variabilisatiegelden moest er eind 2012 worden voldaan een norm van 70%. onze praktijk scoorde 88,9%. Ons streven is om dit op 95% te krijgen. In- en uitschrijvingen Ons doel is alleen nog maar elektronische in- en uitschrijvingen van patiënten te accepteren. Dit zal gaan via Vecozo of de ION structuur. We sluiten ons aan bij de nieuwe aangescherpte landelijke adviezen. WZC. In 2013 zijn een aantal gezamenlijke bijeenkomsten geweest. Wij zullen een bijdrage leven aan een voortzetting hiervan. PR zal meer aandacht krijgen. De missie en visie tekst wordt nog eens kritische bekeken. Uitingen van reclame zullen worden onderzocht. Het maken van afspraken bij de huisarts via internet door de patiënt zal worden onderzocht. Samenvatting In het verslag van 2012 zijn er veel ambitieuze plannen voor 2013 benoemd. In dit voorliggend document moge duidelijk zijn dat er velen zijn gerealiseerd en uitgevoerd. Een van de hoogtepunten was het praktijkuitje op het strand van Rockanje. Samen met de wekelijkse lunches heeft dit in hoge mate de positieve sfeer in de groep bepaald. Dit motiveert ons allen om er weer een goed jaar van te maken. De werklast is onveranderd hoog. De cijfers spelen boekdelen. De SOEP registraties zijn dit jaar voor bijna iedereen een gewoonte geworden. Hierdoor halen wij de variabilisatie-eisen. Voor het komend jaar zullen we dat moeten vasthouden. We hopen van harte dat we de ingeslagen weg kunnen volhouden. Dank aan alle medewerkers voor hun inzet. Bijlagen Zorg na Ziekenhuis en Polyfarmacie bij

25 Ontslag uit het ziekenhuis 65+ en de kwetsbare oudere Rozenburger Rozenburg, januari 2013 Aan alle praktijkmedewerkers Zoals jullie inmiddels wel gehoord hebben, willen we de komende tijd meer controle, overzicht en structuur krijgen over bovengenoemde patiëntengroepen. Dat is een hele klus, waarbij we aan iedereen vragen een bijdrage te leveren. Middels dit schrijven willen we jullie op de hoogte brengen van deze projecten. Inleiding We merken dagelijks de vele vragen rond onze oudere medeburgers. Hoe ouder hoe meer problemen. Op veel congressen wordt dan ook wel gesproken van een driedubbele vergrijzing : er komen meer oudere patiënten, de patiënten worden ouder en de oudere patiënt heeft meer ouderdomskwalen. De KNMG heeft recent ook een standpunt afgegeven over een sterke medische zorg voor kwetsbare ouderen. Inmiddels zijn er vele onderzoeken gedaan onder oudere patiënten. Die laten zien dat een tekort aan zorg, verkeerde medicatie, eenzaamheid en depressie de meest voorkomende problemen zijn. Ook wij ervaren steeds meer zorgvragen en krijgen ook steeds meer hulpverleners die iets van en over de patiënt vinden. Om hieraan beter grip op te krijgen, willen we met deze projecten starten. Dus geen ad hoc zorg: u vraagt wij draaien, maar proactieve zorg: wij bieden u onze zorg. ad 1: Ontslag uit het ziekenhuis 65+ Doel Met dit project willen we proberen om van alle patiënten die 65 jaar en ouder zijn, en die na een opname van meer dan 24 uur ontslagen zijn uit het ziekenhuis, een volledig overzicht te krijgen over de huidige situatie van die patiënt. Uit onderzoek blijkt dat 35% van de ontslagen patiënten minder functioneert dan voor de opname. Het doel is om binnen 24 uur een compleet overzicht van die patiënt te krijgen. We denken hierbij aan de episode, de medicatie en de thuissituatie. Ons andere doel is om de patiënt onze belangstelling en interesse te tonen om hiermee meer vertrouwen bij de patiënt te winnen in ons werk als HAP. Wie doen er mee? Het project valt of staat met de medewerking van alle partijen. En dat zijn der vele. Bijvoorbeeld: apotheek, huisarts, POH-S/GGZ, doktersassistente, wijk, thuiszorg, specialist oudere geneeskunde, geriater en ziekenhuizen. Met alle partijen zijn en worden afspraken gemaakt wat zijn of haar bijdrage zal zijn. Zo zijn er met het RPZ afspraken gemaakt dat zij gaan proberen, om bij ontslag gelijk een medicatie en probleemoverzicht mee te geven. Ook is met de apotheek afgesproken dat wij op de hoogte worden gesteld van een ontslag als de medicatie wordt aangevraagd. De wijk is ervan op de hoogte. Maar ook van onze praktijkassistentes wordt een belangrijke bijdrage gevraagd. Juist de PA hoort als eerste dat iemand is ontslagen. De POH-S en POH-GGZ zullen ook een rol krijgen. Als de afspraken met het RPZ goed blijken te verlopen, zullen we ook de andere ZH benaderen. Het programma Kort gezegd komt het programma hier op neer: we krijgen ontslaginformatie; checken de medicatie en episode; overleggen met HA; bellen de patiënt en besluiten dan welke actie moet volgen. bijv SU of visite. In detail: 1. We ontvangen bericht van ontslag: Dat kan zijn via de Edifact, balie, telefoon, familie, wijk, apotheek. Diegene die dit ontvangt vult het daarvoor gemaakte formulier in. Dit gaat ingevuld naar een 25

26 van de speciale 65+-assistentes: Yvette, Sanne of Linda. Zij zullen zelf iedere dag aangeven wie die dag de 65+ assistente is. 2. Bericht wordt bewerkt. De 65+ assistente checkt het ontslagbericht en controleert de Episode in MHIS en controleert de medicatie. Ze neemt contact op met de apotheek. Samen maken ze een definitief medicatieoverzicht 3. Overleg HA De gegevens worden kort met de HA besproken. Indien er geen complicaties zijn neemt de assistente contact op met de patiënt. Ze heeft hiervoor een speciale vragenlijst. Zijn er onduidelijkheden dan wordt er door de HAcontact gezocht met het ZH. Daarna wordt alsnog de patiënt gebeld. 4. Vervolgactie Uit het telefoontje met de patiënt kan een vervolgactie komen. SU, visite door HA, POH-S, of POH-GGZ. 5. Resultaat. Een tevreden patiënt en een tevreden dokter. Indien zich er toch problemen lijken voor te doen, wordt de wijk, de apotheek, casemanager ouderenzorg of misschien wel geriater ingeschakeld. Maar dan zijn we inmiddels in een MDO beland. In MHIS is alles verwerkt en zichtbaar via een ICPC code. 6. Later Na 3 maanden worden de patiënten waarbij geen vervolgactie nodig is geweest, nog eenmalig gebeld om te kijken of alles nog in orde is. Wat levert ons dit op De kosten gaan voor de baten. Op korte termijn zal het ons extra tijd kosten om dit programma op orde te brengen en uit te voeren. Op de langere termijn zijn er toch een aantal winstpunten te noteren: - het medisch dossier is op orde - het medicatie dossier is actueel - inzicht in de omstandigheden van de patiënt - tijdwinst op langere termijn - een tevreden patiënt - minder overleg met derden over: het ontslag, hulpvragen, verkeerde medicijnen We rekenen op jullie medewerking. ad 2: De kwetsbare oudere Rozenburger Doel In heel veel plaatsen in ons land lopen al projecten die tot doel hebben om de kwaliteit van leven van de oudere patiënt in zijn of haar thuissituatie in beeld te brengen. Problemen op het gebeid van gezondheid en verzorging worden in beeld gebracht en er kan waarnodig een passende oplossing worden geboden. In Rozenburg wonen ong mensen die 65 jaar of ouder zijn. daarvan zijn er ong. 900 ouder dan 75 jaar. Voor dit project wordt de samenwerking gezocht met alle partijen in de zorg. De huisarts houdt de regie. 26

27 Aanpak We willen ons bij de opsporing van de kwetsbare ouder bepreken tot de 75+ patiënt. Ze worden geselecteerd op basis van hun medicatiegebruik. Indien de patiënt meer dan 5 geneesmiddelen gebruikt, kunnen ze worden geselecteerd. Die selectie kan plaatsvinden door de huisarts, POH-S of de apotheek. We willen ons dit jaar beperken tot 50 patiënten per HA/jaar. In detail: 1. Selectie vindt plaats door apotheek, huisarts of POH-S 2. POH-S verzamelt gegevens (medicatie,episode en nierfunctie) voor het eerste volgende overleg. zgn polyfarmaciecheck 3. De apotheek bezoekt, waar nodig de patiënt en stelt waarnodig de medicatie bij 4. Indien blijkt dat de veiligheid van patiënt in het geding is (gezondheid en verzorging) wordt de patiënt besproken in het MDO 5. Dit MDO vindt iedere 6 weken plaats. 6. Bij het MDO kunnen aanwezig zijn: de huisarts, POH, apotheek, geriater, wijk, thuiszorg en eventueel de casemanager dementie. 7. Er wordt een casemanager ouderen benoemd die na 6 weken verslag doet van de voorgestelde maatregelen zgn zorgplan. Wat levert het op Allereerst een hoop werk, waarbij het altijd de vraag zal zijn of het datgene oplevert wat je wilt bereiken. Het is ook van belang vanuit welk perspectief je hier naar kijkt. Het zal in de praktijk blijken dat er tijd vrijgemaakt moet worden om hieraan mee te doen. Wat minder spreekuren voor de HA en POH. Aan de andere kant levert het ongetwijfeld tijd op. Er zal minder vaak over een patiënt worden gebeld of gevraagd. De patiënt weet nog niet wat hem of haar te wachten staat, maar hij zal een meer proactieve houding van de praktijk bemerken. Dit zal hem een veilig en vertrouwd gevoel geven, met uiteindelijk minder hulpvragen. De oudere patiënt van de toekomst blijft langer thuis en zal daarbij het vertrouwen moeten hebben dat de zorgverleners in Rozenburg hem kennen en daarbij willen helpen waar nodig is. Huisartsenpraktijk Blankenburg 27

28 28