Instellen stemcommissie: Ruben en Michael Aantal aanwezigen: 19 aanwezig en 0 gemachtigden

Transcriptie

1 Notulen Halfjaarlijkse ALV van Itiwana, 22 e bestuur 22 april 2015, 18.30u Locatie: FSW 5A47 1. Opening (18.34) 2. Mededelingen Instellen stemcommissie: Ruben en Michael Aantal aanwezigen: 19 aanwezig en 0 gemachtigden Na de pauze gaat het WDO vertellen over hun bezigheden van het afgelopen half jaar. We hebben een aantal bijlage in ons verslag die gaan we op het einde bespreken. 3. Vaststellen agenda Vastgesteld 4. Goedkeuren notulen Beleids-ALV stemmen voor, 0 tegen, 0 onthouden zich van stem. De notulen van de beleids-alv zijn bij deze goedgekeurd. 5. Behandelen Halfjaarlijks Verslag Algemeen Margot: Ik heb er een aantal puntjes uitgehaald die de moeite waard zijn om te bespreken. Als er vragen zijn dan mag dat. Ik ga eerst beginnen met wat algemene punten, die ik uit ons algemeen deel van het verslag heb gehaald. Eerst wil ik iets zeggen over de samenwerking met het instituut. Daar zijn we momenteel druk mee bezig. We hebben al een stage avond samen georganiseerd en de fotowedstrijd, die hier voor was. Inmiddels is er een kennismakingsgesprek geweest. Hier heeft Lyonne een bruggetje voor geslagen. Het was heel gezellig met koffie en koekjes. Het was een goed idee en het begin van een goede samenwerking. Zoals bij de beleids-alv al gezegd is proberen we meer structuur in promotie te krijgen met onder andere het Itiwana Dumpiwana Facebook beleid. Soms vallen bepaalde dingen die gepromoot worden minder op, maar over het algemeen

2 gaat het wel goed. Alleen is de Itiwana Facebook persoon verwijderd, daar zal Laura zo meer over vertellen. We hebben een enquête onder de leden verspreid. Als het goed is staat deze nog steeds open. Met de punten die uit de enquête komen gaan we verder werken dit jaar. We hebben ook evaluatie formulieren van de commissies, deze staan ook in het verslag. Dit jaar is er iets veranderd tijdens de El CID. Normaal gesproken werd de ochtend van de universiteit dag georganiseerd door het mentoraat. Nu is er de hele dag een programma op de universiteit. De ochtend wordt nog steeds door het mentoraat geregeld, de middag heeft het bestuur voor haar rekening genomen, met hulp van het WDO. Er zullen 2 workshops plaatsvinden die afgewisseld worden. Door het PC spaarplan is een groot bedrag gespaart. Itiwana ging er van uit dat we één computer kregen van de faculteit en één zelf moeten aanschaffen. Nu blijkt echter dat we twee computers krijgen van de faculteit. En is er dus geen spaarplan meer nodig. Hierdoor komt er geld vrij, daar gaat Janita straks meer over vertellen. Voorzitter Margot: Over het nieuwe protocol van Facebook heb ik het net al gehad. Verder is er dit jaar weer een gezamenlijk gangverenigingen feest. Simone zit daar bij als afgevaardigde van Itiwana. Het feest is op 19 juni, kom allemaal! Dan over de evaluatiemomenten. Om de 3 maanden hebben we geavaleerd als bestuur. Dit is goed bevallen. Verder ben ik samen met Thijs bezig met verschillende boekenleveranciers. Op elk platform moet vermeld worden dat je lid moet zijn om boeken te kopen. Zijn er vragen wat dit betreft? Secretaris Kaily: Het ledenbestand en de post bijhouden gaat prima. Het digitale archief bij houden gaat ook prima, alleen het fysieke archief iets minder. We hebben daarom in Juni een dag ingepland om het archief op orde te brengen. Verder heb ik gemerkt dat het erg lastig is dat we geen master categorie in PC leden hebben. Nu staan master studenten of wel onder de categorie alumni of onder de derdejaars en ouder categorie. Dus hebben we besloten een nieuwe categorie aan te maken, zodat er meer overzicht is en we beter aan wensen van master studenten kunnen voldoen. Penningmeester Janita: Het beheren van de rekeningen loopt voor zich. Het enige wat ik wilde vernoemen is dat Margot en ik samen de kledenverkoop organiseren. Er ligt een lijst achterin, bestel vooral in de pauze! Verder heb ik Thijs geholpen bij de boekenactie. De financiën volgen straks.

3 Assessor Onderwijs Thijs: Mensen hebben inmiddels geld terug gekregen voor boeken die men niet gekregen heeft, maar wel voor betaalt had. Afgelopen januari was er een boekenactie met Van Stockum. Organisatorisch ging deze actie een beetje rommelig. Margot is er bijgeschoven bij de onderhandeling voor lange termijn contracten. De actie van februari was eenmalig. Het gaat zoals het er nu uit ziet wel lukken om een langdurig contract te krijgen. Waarschijnlijk met Studystore, waar we eerder bij zaten. Het lijkt er op dat alles goed gaat komen. Zijn daar vragen over? Ik had ook een kruisje bij het contact met Erik de Boer. Ik heb veel moeite hem te bereiken. Mooie beloftes, maar uiteindelijk niets van gekomen. Margot: Zijn er nog vragen voor Thijs? Assessor Activiteiten Simone: Ik heb wat activiteitjes georganiseerd met mijn commissie. Wij hebben er één minder, omdat de planning erg vol was. Daar ga ik het zo over hebben. De activiteiten zijn verder wel goed verlopen. Met de Fotocom hebben we niet echt een activiteit gehad. We zijn aan het nadenken over een ander beleid. De commissie is minder leuk als je ook niet echt activiteiten hebt enz. Verder merkte we dat er weinig eerstejaars waren bij activiteiten dit jaar, daar gaan we aan werken. En ook ik heb geëvalueerd met mijn commissie. Ruben: Wat is het plan voor Fotocom? Simone: Het plan ligt er nog niet echt. Alleen foto s maken is niet leuk. We wilden nog een activiteit doen met Steef, maar hij reageert niet. We willen de Fotocom meer zichtbaar maken, misschien een aparte Facebook aanmaken waar mensen op foto s kunnen reageren en elkaar taggen enz. Of meer activiteiten voor de Fotocom zelf organiseren. Nu hebben we een beetje het gevoel van wat doen we hier? En met die activiteiten voor de commissie zelf kunnen de commissieleden zich ook wat onderscheiden van de andere leden. We gaan ook een nieuwe camera kopen. Gewoon dat de commissie wat zichtbaarder wordt. Michael: Wat bedoel je met activiteiten voor de commissie? Simone: Cursussen enz. Een Photoshop cursus of samen naar een fototentoonstelling gaan enz. Ruben: Kan je dan niet samenwerken met departement? Simone: Ja, het is meer dat de commissie een beetje is stil gevallen in het begin. Dat zag je wel bij de Fotocom. We zijn ook aan het denken dat de voorzitter van de commissie niet in het bestuur hoeft te zitten enz.

4 Assessor Extern Tessa: Ik heb een beetje overlap met AA, dus de alumni en acquisitie bespreek ik daar. Verder ben ik bezig met de LaSSA. Op de afgelopen 3 activiteiten was een goede opkomt. De volgende activiteit is het debat in samenwerking met het WDO. Kom allemaal ook! Verder ben ik erg bezig met het uitbreiden van externe contacten. Dit zodat we bekender worden, zonder perse in eerste instantie geld te krijgen. Het is lastig om de master categorie te bereiken. Ze komen ook niet echt op activiteiten en zijn een beetje ver weg voor mijn gevoel. De rest is allemaal AA. Verder is er nog een afspraak in planning met de gangverenigingen om te kijken naar mogelijkheden voor gezamenlijke acquisitie. Doordat we dan met meer leden in totaal zijn, hebben we een groter bereik. Michael: Een tip om de Masters te bereiken. Ze hebben een Facebookgroep samen, zo kan je ze bereiken. En in het begin van het jaar actiever promoten bij ze. Lyonne: Begin van het jaar is er een master uitje. Het is handig om daar sowieso bij te zitten, ook voor nieuwe bestuur. Ruben: Er was dit jaar ook iemand bij toch? Wie hadden gekookt enz.? Simone: Ik was mee geweest en andere hadden gekookt. Het departement regelt erg veel voor ze. Hebben ze wel behoefte aan een vereniging? Michael: Ik heb ook nog een vraag over het LaSSA debat? Het wordt gepromoot als LaSSA, maar is een interdisciplinair debat. Ook handig om daar rekening mee te houden op de poster enz. Tessa: Ik zal het doorgeven, de poster is ook nog steeds niet af. Ik zal het in het draaiboek zetten. Margot: Nog meer vragen? Assessor Publicatie Laura: Ik heb Dumpiwana begin van het jaar gepromoot naar aanleiding van ons beleid. Ik had het nog meer kunnen promoten, maar daar ben ik iets minder mee bezig geweest. Als er een berichtje op Itiwana staat wat er niet hoort, stuur ik een persoonlijk berichtje naar die persoon dat het beter op Dumpiwana past. Er zijn wel al 50 meer leden op Dumpiwana vergeleken met het begin van het jaar en Dumpiwana wordt ook genoemd in de omschrijving van de Itiwana pagina. Verder staat er een kruisje bij algemene Itiwana poster. Tot nu heeft Simone deze gemaakt. Het grootste deel van de promotie gaat toch vaak vanuit het bestuur en minder vaak via de commissie accounts. We hebben nu afgesproken dat promotie gewoon via de commissie account gaat en als het belangrijk is via het Itiwana account. Verder hebben we geen internationale studenten, dus is er

5 ook niet echt promotie in het Engels. Tecla: Ik ben wel internationaal. Laura: Zou je het fijner vinden als promotie in het Engels is? Tecla: Hoeft niet perse. Lyonne: Is de vraag of je echt Engelstalige activiteiten moet organiseren? Tessa: Internationals zijn meestal maar een half jaar of één jaar in. Tecla, jij doet de hele bachelor, daarom sta je niet als internationaal in ons bestand. We zien internationals dus als niet-nederlandstaligen. Tecla: Misschien kan je contact opnemen met ISN, of andere internationale verengingen. Daar gaan internationals vaker heen. Tessa: Denk je dat ze behoefte hebben aan meer, zoals een studievereniging? Laura: Ken je internationals die antropologie doen? Tecla: Alleen in de master. Micheal: Via Erik de Maker kan je ook meer in contact komen met master studenten. Lyonne: Misschien is het een idee om internationale studenten meer te betrekken bij activiteiten. Dan kunnen ze vervolgens lid worden bij Itiwana. Simone: Voor de international activiteit hebben we nu willekeurige internationals uitgenodigd. Misschien is het inderdaad beter om te focussen op antropologen en gerichter te promoten. Tessa: De international activiteit is ook vaak aan het einde van het jaar. Misschien is het beter als die eerder in het jaar al is. Laura: Verder bij het puntje reflexiviteit. Ik heb niet actief voor feedback gevraagd, maar krijg ik wel vaak. Wat niet in beleidsplan stond was dat het Itiwana Facebook account verwijderd was. Ik ben een nieuwe gemaakt Iti Wana en heb alle eerstejaars, tweedejaars en derdejaars en ouder toegevoegd. Simone: Nog niet iedereen heeft Iti Wana als vriend, toch? We zitten nu op 134. Lyonne: Weet je zeker dat deze niet ook verwijderd gaat worden? Margot: Dat weet je niet. Ook met commissie account hebben we hetzelfde

6 probleem. De gangverengingen hebben er ook last van. We hebben nieuw account aangemaakt met nieuw adres op Gmail. We zijn aan het overleggen wat we gaan doen als hij weer verwijderd wordt. Als Facebook vraagt voor een geldig identiteitsbewijs kan je niets. Simone: Je kan wel een Facebook pagina aanmaken die je ook kunt liken, maar dan is deze niet besloten. Lyonne: Het viel me trouwens ook op dat er geen agenda meer te vinden is op de nieuwe website. Laura: De agenda widget doet het niet bij de nieuwe lay-out van de site. Op Iti Wana staat als vastgezet bericht een activiteitenoverzicht en er is een agenda in de Itiweek. Verder delen we af en toe ook foldertjes uit met een agenda. Lyonne: Kun je niet gewoon één pagina op de site als agenda doen en dan gewoon één keer in de maand aanpassen. Laura: Dit is een tijdelijke site. Ik zal proberen er een agenda in te bouwen. Ik weet niet of het gaat lukken. AA-commissie Tessa: Ik wilde een training opzetten met de andere besturen, want anders was het te duur. Hier was geen respons voor. Het vinden van een hoofdsponsor is nog niet gelukt. Het is lastig want we zijn een kleine vereniging, bedrijven zijn aan het bezuinigen en bedrijven zien vaak de connectie met ons niet. De losse acquisitie met de commissie gaat wel redelijk. 4 losse kleine dingetjes, die langzaam wel aan tikken. Verder hebben we een partnerprogramma met bol.com (5% over alle aankopen). Anneroos: Over die link van bol.com, ik kan hem niet vinden. Simone: In het vastgezette bericht op de Facebookpagina staat de link Tessa: En dan gewoon op die pagina blijven en dan komt het volgens mij goed. Verder willen we meer aan de leden laten zien dat de AA bestaat. We hebben daarom voor verschillende kortingsacties geregeld: Outdoorstunter, Emaxdomina en Watmooi. Met betrekking tot de alumninieuwsbrief zijn er ook wat dingen verandert. Hij komt nu vaker uit. Verder is de alumni activiteit van 7 mei verschoven naar 27 mei. We hadden een leuk idee, maar dat kon niet meer door gaan. Nu hebben we een nieuw idee. Verder willen we de LinkedIn van Itiwana ook gaan veranderen. Nu is het een persoon en moet je iedereen als vriend accepteren. Normaal gesproken kan je bedrijven leuk vinden en aangeven dat je er en connectie mee hebt. We gaan de LinkedIn pagina van Itiwana als persoon verwijderen en een nieuwe aanmaken als bedrijfje. Dan kan je daar ook naar

7 doorlinken als je in een commissie hebt gezeten. Ruben: Wat zijn de gevolgen als je geen hoofdsponsor vindt? Margot: Misschien is het gemakkelijker om dat in één keer te bespreken bij de bijlage. 19:15 Anna gaat weg Activiteitencommissie Simone heeft alles al besproken bij haar functie. Bulletincommissie Laura: Toevallig net de 2 de binnen. Die zullen jullie snel ontvangen. We zijn nu met het 3 e bulletin bezig. Gaat verder wel goed. Zijn er vragen? Educatiecommissie Thijs: We hebben een aantal activiteiten opgezet. We hebben een paar discussies binnen de commissie zelf. De samenvattingen leveren momenteel geld op, dat is een beetje raar en de Educom mag er zelf geen gebruik voor maken. We hebben nog niet nagedacht voor een alternatief. Verder lukt het vaak niet om een samenvatting klaar te hebben voor een tentamen. Nu zijn we er mee bezig om samenvattingen achteraf op te kopen, zodat we het samenvattingenbestand zo ver mogelijk kunnen voorbereiden voor volgend jaar. We willen de Educom meer koppelen aan de opleiding zelf. Geïnspireerd door enerzijds de stageavond, wat een idee van Jemma was. We zijn zelf in discussie over hoe we educatieve activiteiten nog meer kunnen koppelen aan de collegestof. Als iemand daar ideeën over heeft, stuur naar idee@itiwana.org of naar onderwijs@itiwana.org. Ruben: De stageavond was wel een succes hé? Thijs: Ja, de stageavond beviel goed. Thijs-Jan en Rosalinde waren ook tevreden. Fotocom Simone: Net al grotendeels besproken. We hebben een nieuwe Mediawana. Vind iedereen dat fijn werken? Ruben: Dat is dat Flickr gebeurden toch? Ja, werkt prima. ICA-commissie Laura: Gaat goed, we hebben 2 maanden uitloop gehad. Dit omdat de lay-out meer werk was dan gedacht. Hier hebben met de hele commissie aan getrokken. We zijn nu met het 2 de nummer bezig, gaat goed. Misschien is deze voor de

8 zomer af. Zijn er vragen? Ruben: Het zag er helemaal mooi uit. Hoe zat het nu precies met die deadlines enz. dat ging een beetje moeilijk allemaal? Was het te veel werk? Laura: De lay-out bleek erg veel werk te zijn en er zaten steeds nog foutjes in. Ruben: En.. voor of na de zomer? Laura: Ik hoop dat de nieuwe ICA voor de zomer af is. Sowieso vóór de wissel. Mentoraat Margot: Gaat harstikke goed. Tot nu toe is alles goed binnen budget. Het eerstejaarsweekend zal dit jaar weer in België zijn. Naar aanleiding van het gesprek met het departement heb ik nu contact met Nina Osterhaus en Lyonne over hoe we de aankomende eerstejaars kunnen voorzien van de goede informatie. Het mentoraat stuurt nu een brief en er is een boekenbrief. Alles gaat nu langs elkaar heen. Aanstaande vrijdag gaan we met elkaar om de tafel. Verder zijn de activiteiten van het mentoraat goed bezocht en gezellig. Paul: Hoe zit het met aantal aanmeldingen van de nieuwe locatie? Margot: Er is plek voor 40 eerstejaars. Mochten er veel meer zijn, kan het zijn dat het instituut helpt. Qua aanmelding is het altijd een wilde gok. Vorig jaar is het een stuk minder uitgevallen. Normaal gesproken komt het altijd vol. Ik ga er dan ook van uit dat het dit jaar in orde komt. Vorig jaar waren er door de grote verenigingen ook activiteiten gepland tijdens dat weekend. Dit heb aangekaart bij de Stop, via de Vero. Er zijn nieuwe overlapafspraken ondertekend. Alle verengingen houden zich daar nu aan als het goed is. Lyonne: Niet echt een vraag. Ik zie in het verslag meerdere keren departement terug komen, maar het is nu officieel instituut. Margot: Wat is het verschil? Lyonne: Vroeger heette het departement. Om het te stroomlijnen hebben ze er instituut van gemaakt. Reiscommissie Kaily: Binnen de reiscommissie verloopt de samenwerking goed. In het begin was de taakverdeling niet helemaal evenredig, maar dat gaat steeds beter. We krijgen van het LUF een bijdrage van 1200,- euro, wat minder is dan voorgaande jaren. Ook krijgen we van het instituut dit jaar minder, namelijk 350,- euro i.p.v. 500,- euro. Ik heb de rest van mijn bestuursleden dan ook laten weten dat de Reiscom krap zit qua financiën. Verder is de reis al over 3 weken! En zijn we hard bezig

9 met draaiboeken maken en het programmaboekje voor de reizigers. Survivalcommissie Janita: Nog niet heel veel over te zeggen. Het zal plaatsvinden 15, 16 en 17 juni. Ga allemaal mee zou ik zeggen. Ruben: Willen jullie het net zo actief als vorig jaar maken? Janita: Ja, dat zijn we wel van plan. Het was een leuke opzet dus die nemen we mee. LaSSA Het liftweekend en het debat komen er aan. Dus ga allemaal mee. We moeten de bekers terug halen. Verder zag je dat er meer mensen waren bij de pub quiz dan op het congres. De LaSSA heeft geld over, dus ga mee op liftweekend enz. krijg je er meer leuke dingen voor terug. Overige activiteiten Margot: Verder heeft het bestuur ook nog enkele activiteiten opgezet, zoals het Oktoberfest en twee thee-uurtjes. Binnenkort is er ook een bier-uurtje. Ook hebben we de NSE gewonnen en krijgen we ene borrel ter waarde van 500 euro. Aangezien we met een klein gezelschap zijn, kan iedereen wel aardig zuipen. Kom allemaal verkleed. Het thema is Karige schooiers en gierige Gooiers. De borrel begint gewoon om 9 uur, maar de gratis drank deal gaat in om 10 uur. Zoals Kaily al zei, gaan we in juni het archief opruimen. Ook gaan we alle draaiboeken aanpassen in juni. Dan volgen nu de bijlages. Bijlage: Hoeveelheid activiteiten Simone: We hebben er erg veel. We overstomen een beetje qua activiteiten. Promotie loopt door elkaar heen en vaak twee activiteiten in een week. Terwijl er over het algemeen weinig opkomt is. Itiwana is een studievereniging, geen studentenvereniging waar mensen heel actief participeren. De inhoud van activiteiten willen we ook veranderen. De focus ligt nu te veel op grootschalige activiteiten. Terwijl kleine activiteiten beter werken, dat zag je wel met de film avond en het boottochtje. We waren te groot aan het denken, zo was het stereotypefeest ook niet echt goed gepland. Drie grote feesten per jaar is genoeg, zoals het wisselfeest en het gala. We hebben er nog geen concreet plan voor. Er wordt elk jaar een jaarplanning gemaakt. We moeten betere afspraken maken over wanneer activiteiten zijn enz. Tijdens de wissel-alv zullen we de nieuwe jaarplanning presenteren. Zijn mensen het er mee eens? Ruben: Het is prima idee. Ik vind de reden dat Itiwana geen hoofbelang is voor mensen echter niet goed.

10 19.35 Jemma komt binnen Simone: Voor het gewone lid is Itiwana over het algemeen geen hoofdbelang. Anneroos: Ik denk wel dat het goed is als er variatie in blijft. Michael: Bedoel je minder feestjes of minder activiteiten? Simone: Allebei. De Acticom heeft nu 12 activiteiten. Geen drastische daling, maar wel minder activiteiten. Michael: Welke zou je dan weglaten? Simone: Gewoon dingen aanpassen op het totaal aanbod. Drie grote feestjes, maar tussendoor verder geen feestjes. En dan maximaal één activiteit per maand van de Acticom en over het algemeen één activiteit per week. Eelke: Ik zou de borrels wel gewoon houden. Als er minder feestjes zijn, gaan mensen waarschijnlijk vaker naar borrels. Simone: We willen borrels ook meer de kern maken. Jemma: Ik vroeg me af hoe jullie het gaan doorspelen naar het volgende bestuur. Je kan het volgend jaar uitvoeren en dan zien als een soort pilot. Dan na een jaar evalueren hoe het bevallen is. Margot: Het wordt meer een soort advies voor volgend jaar. Jemma: Ik zou aan het eind jaar in ieder geval goed evalueren. Wat vinden ouderejaars er van. Dan ga je weer terug als het niet chill is. Simone: We gaan ook duidelijkere draaiboeken maken en het er met onze opvolgers goed over hebben. Margot: In de vaststaande activiteiten veranderd wel iets. Simone: Ja de stranddag valt weg en de lift dag willen we ook weg doen. De nieuwjaar activiteit is meer een bestuursactiviteit. In plaats daarvan willen we een andere, meer toegankelijke activiteit houden voor mensen. Die laagdrempelig is en kleiner opgezet. Ruben: Dit is dus een soort opzetje, een aankondiging. Simone: Ja een aanzetje. Bij wisselactiviteit hebben we een concreet plan.

11 Margot: We willen er zo wel voor gaan stemmen Jemma: Met die nieuwjaar duik als je zegt dat het een bestuur ding is geef je wel een gesloten deur indruk. Ik zou het presenteren als een traditie en wie mee wil mag dat doen. Gewoon een berichtje plaatsen twee weken van te voren. Lyonne: Ik zou niet zo kijken naar kwantiteit, maar meer kijken naar wat goed gaat. Investeer in hoe je goede activiteiten kunt plannen. Ruben: Ook lijkt het als je bestuur bent sowieso als of er te veel activiteiten zijn. Dat had ik zelf ook. Simone: Doordat er zo veel activiteiten zijn, gaat de promotie ook moeilijk. Mensen hebben verschillende belangen en dingen lopen door elkaar. Ruben: is er goed gepromoot is colleges dan? Niet echt bij derdejaars vakken. Simone: Er zijn weinig collegepraatjes geweest. Michael: Dat is wel het beste wat je kunt doen. Simone: Het is moeilijk om prioriteiten te stellen van wanneer je wat gaat vertellen. Wat ga je noemen en wat niet? Ruben: Je moet juist langsgaan bij colleges. Persoonlijker promoten werkt beter en persoonlijk mensen uitnodigen past beter bij antropologie. Michael: Grote activiteiten moet je zeker via Facebook promoten. Kleinere dingen zou ik wel persoonlijker promoten. Margot: We maken er een discussie punt van. Bijlage: Verzoek contributie verhoging Janita: Toen straks kwam ter sprake wat de consequenties zijn als de hoofdsponsor weg valt. Dit kan mogelijk deel van de oplossing zijn. Dat de hoofdsponsor weg valt scheelt 1000,- euro, ook krijgen we minder geld van het instituut dit jaar. De conclusie is dat we minder inkomsten hebben, maar wel de activiteiten willen houden zoals we het nu ook doen. Daarom stellen wij een contributieverhoging van 2,50 euro voor. Het minor bedrag blijft wel hetzelfde, de stafleden worden ook 12,50 euro. Dit zou betekenen dat wel elk jaar ongeveer 800 euro meer inkomsten uit de contributie halen. We hebben over het algemeen dan alsnog minder te besteden, maar meer dan als we de contributie niet zouden verhogen.

12 Jemma: Wat is het exacte verschil. Hoeveel we verliezen? Wat er in totaal afgaat en wat er bij komt. Janita: De 800 euro is niet zeker, maar een schatting op basis van de leden van dit jaar. We krijgen minder van het instituut. Sponsoren zijn altijd lastig. Het is met de economische crisis erg moeilijk een sponsor te vinden. Thijs: De contributie van Itiwana was volgens mij 25 gulden toen Itiwana begon. Nu is het 15,- euro. In verhouding is het dus ongeveer hetzelfde gebleven. Itiwana is niet veranderd qua contributie terwijl alles duurder wordt. Zo worden we steeds afhankelijker van externe bijdragen. Jemma: Zie je dit als een long term situatie of denk je dat je binnen 2 jaar andere sponsor vindt? Janita: De contributieverhoging is een lange termijn oplossing. Wellicht lukt het wel niet om een hoofdsponsor te vinden. Er is wel een buffer, maar daar kunnen we ook niet 10 jaar van leven. Jemma: Wel blijven zoeken naar een hoofdsponsor. Janita: We gaan ook zeker niet stoppen met externe bijdragen te zoeken. Tessa: Het sponsorbedrag is nu ook al in de begroting opgenomen. We gaan uit van meer dan 1000,- euro dan we waarschijnlijk krijgen. Dat is lastig voor volgend jaar. We moeten het opeens met minder doen. Janita: We denken ook niet dat we leden wegjagen. We verdubbel de contributie tenminste niet en 2,50 euro is wel een redelijk bedrag voor wat mensen terug zien. Lyonne: Wel goed, ook wat Thijs zei van dat alles duurder is geworden. Ruben: Wanneer ben je eigenlijk hoofdsponsor? Tessa: Eurpass was eerst de hoofsponsor. Dat ben je als je meer dan 500 euro sponsort per jaar in een doorlopend contract. Met de hoofdsponsor heb je ook meer afspraken en die is altijd in het zicht. Ruben: Zou Outdoorstunter geen hoofdsponsor kunnen zijn? Tessa: De actie die we met hen hadden was niet echt voordelig voor ze. Ze hebben er niet de uitkomsten uitgehaald die ze wilde. Margot: Dan gaan we nu stemmen.

13 Aantal aanwezigen: 19 aanwezig en 3 gemachtigden 21 stemmen voor, 0 tegen, 1 onthouden zich van stem. Bij deze is het verzoek tot contributieverhoging goedgekeurd. Bijlage: Verdeling spaarplan Janita: Zoals ik al zei, vervalt het spaarplan van computers waardoor er 1000,- euro beschikbaar komt. De reis krijgt dit jaar 150,- euro minder van het departement, terwijl zij dit bedrag wel al hebben in begroot. Omdat de reis anders in de knoop komt met de begroting willen we 350,- euro naar de reis doen. 250,- euro gaat naar de camera. We willen investeren in een goede camera, zodat we mooiere foto s kunnen maken en ons beter naar de buitenwereld kunnen presenteren. We willen 150,- euro investeren in de borrels en dan met name de commissie en bestuursinfoborrel. Zodat we het bij een commissie gaan en bestuur gaan doen onder de aandacht kunnen brengen. We willen 100,- euro geven aan het EL CID activiteiten blok. We krijgen namelijk geen geld vanuit het instituut voor de EL CID en we hebben in de begroting geen rekening gehouden met deze extra kosten. Michael: Over de EL CID, vergoed Itiwana dit volledig of wat is de bedoeling? Margot: Wij zorgen wel dat er ranja en koekjes zijn. En doordat we wisselen van lokaal enz. zal iedereen dan wat te drinken en eten hebben. Tessa: Die EL CID middag is iets nieuws. Mooi dat we dat zo kunnen betalen. Paul: Krijgen we van de EL CID geen geld dan? Margot: De El CID kwam opeens met dit idee, een paar dagen nadat we gewisseld waren. Nu hebben we met pijn en moeite geregeld dat de EL CID voor de lunch zorgt. We hebben de faculteit gevraagd of ze een borrel willen organiseren voor die middag. Het leek er op dat dat niet ging lukken, aangezien ze niet echt voor alcohol schenken zijn. We hebben ons nu ingezet voor veel hapjes en frisdrank. Dat gaat waarschijnlijk wel lukken. Leuk dat de El CID hier mee kwam, maar wie betaalt het enz. Dan is dit een goede oplossing. Janita: Ook willen we 150,- euro voor hokmeubilair etc. apart zetten. Het is dan wel de bedoeling dat er zo goedkoop mogelijke meubels worden aangeschaft, via marktplaats enz. Het is wel fijn als er geld voor beschikbaar is. Jemma: Over het faculteit blok van de EL CID. Het is wel een goed idee om te kijken hoeveel Itiwana inlegt en wat het WDO inlegt. Omdat dit het spaarplan van de computers is, is het dan juist ook WDO geld of juist helemaal geen WDO geld? Misschien handig om een verhouding af te spreken bijv. 80/20.

14 Margot: We kregen van de EL CID de opdracht om iets te bedenken voor het middagprogramma. We kwamen op het idee om twee dingen te doen en deze activiteiten dan te wisselen. We hebben het WDO gevraagd om te helpen om ze ook meer onder de aandacht te brengen, zodat eerstejaars ook weten wat het is enz. Janita: Na de El CID gaan we reflecteren. We hebben nu ook geen idee hoeveel we gaan uitgeven. Dan kunnen we het dan samen met het WDO bespreken. Waren de uitgaven laag of hoog, moet er een verdeelsleutel gemaakt worden etc. Margot: De EL CID commissie gaat achteraf ook nog evalueren. We weten niet of dit volgend jaar ook gaat gebeuren. Misschien is het gewoon een test. Jemma: Wat als je geld over hebt, wat gebeurd er dan? Jullie hebben nu het gevoel dat je het nu moet uitgeven. Is het een idee om toch wel een deel van het geld te sparen? Janita: Als er aan het eind van het bestuursjaar geld overblijft wordt het op de eindrekening doorgeschoven naar het volgend bestuur, zodat het geen zwevend geld is. Dan is het ook tastbaar en kan er iets mee gedaan worden. Van de WOM hebben we meegekregen dat het geld zichtbaar uitbesteed moet worden aan de leden. Verder nog vragen? Michael: Hoe kom je met zulke bedragen? Is het een eenmalig spaarplan of een langdurig spaarplan? Janita: Ik heb een doorlopend potje van de kantoorartikelen gemaakt. Margot: Bijvoorbeeld de archiefkasten, daar moet je tegen aan schoppen en dan gaan ze nog niet open. Dat soort uitgaven. Janita: Uitgaven dat leden gewoon kunnen zitten in het hok. Mocht er geen bankje zijn, dan kan deze worden aangeschaft. Tessa: Een potje voor kantoorartikelen om bijvoorbeeld een lamp te kopen. Janita: Bij elke uitgaven wordt wel gekeken of dit echt nodig is etc. Margot: Dan gaan we nu stemmen. Aantal aanwezigen: 19 aanwezig en 3 gematigden 21 stemmen voor, 0 tegen, 0 onthouden zich van stem.

15 Bij deze is de verdeling van het spaarplan goedgekeurd. Jemma: In hoeverre ga je je ook strak aan deze verdeling houden? Gaat het ook specifiek naar die borrels of naar borrels over het algemeen? Lyonne: Kan je het misschien nog één keer iets specifieker uitleggen? Janita: Het geld voor de reis wordt overgemaakt naar de reisrekening. Die 150,- van de camera, komt nog 200,- euro bij die er al voor in begroot stond. Dan gaan we kijken of we met korting dit een jaar een goede camera kunnen aanschaffen. Het geld van de borrels komt onder het kopje borreluitgaven, maar is wel specifiek voor die twee borrels bedoelt. Voor hok meubilair en het faculteitsblok zullen nieuwe kopjes in de begroting gemaakt worden. 6. Behandelen Financieel Halfjaarlijks Verslag Janita: Hier op de dia zie je de kosten en uitgaven hoe ze nu zijn. Misschien vraag je je af waarom de contributie zo laag is. Die wordt altijd aan het eind van het bestuursjaar gedaan dus in september stijgt de contributie. Het bedrag dat er nu al staat is te verklaren door het verschil tussen de eerste en tweede incasso of door minors die lid zijn geworden voor de boeken in februari. Qua acquisitie hebben we nu 30,- euro binnen, binnenkort hebben we in totaal 120,- euro. Tessa is lekker bezig. Zoals je ziet staat er bij de boekenactie nog niets. We verwachten ongeveer 500,- euro van de boekenactie van februari. Van het instituut krijgen we ook minder. De camera en de computer heb ik net al toegelicht. De Kruisposten die je ziet, is de winst van de Acticom. Dat kan nog worden uitgegeven dit jaar. Over de eindberekening als er geld over blijft dan blijft het op deze manier zichtbaar. Zo was er vorig jaar 294,35 euro over. Zoals je ziet heeft de Acticom nog geen geld uitgegeven, dat komt omdat ze ziek veel winst hebben gemaakt met het gala en daardoor nog niet het commissie geld hebben aangeraakt. Zijn er vragen over de inkomsten? Ruben: Wordt er bij het gala altijd zoveel winst gemaakt? Simone: We wilden wel iets van 200,- euro winst maken, maar nu hebben we iets van 400,- euro. Dat is misschien wel veel. Janita: Over de uitgaven. Er is nu één Bulletin uitgekomen, deze kostte meer dan de ¼ van het bedrag dat in begroot was. Hier wordt rekening mee gehouden bij de volgende Bulletins. Verder zie je ook kosten van de ING staan. Als ik geld overmaak of de incasso doe, kost het geld. Verder zijn er wat dingen veranderd omtrent de incasso bij de ING, waardoor de kosten zijn gestegen. De computer en camera heb ik al toegelicht. Heeft iemand vragen over de uitgaven? Lyonne: Hoe zit het precies met de externe uitgaven?

16 Janita: Itiwana heeft geld voorgeschoten voor de vliegtickets etc. Dat gaat de Reiscom nog terugbetalen. Dan nog over de inkomsten van De contributie was hoger uitgevallen dan verwacht. Verder hebben we natuurlijk geen sponsor geld ontvangen bij de boekenverkoop door het Faillissement. Er is inmiddels wel een claim ingediend, maar of we dit geld ook terug krijgen. Verder is het geld van het LUF binnen gekomen. Zijn er vragen over de inkomsten van 13-14? Wat de uitgaven van betreft: De ING betaling voor de rekening kwam later en de factuur van het printen bij de printshop kwam ook later. De factuur van de ICA kwam ook pas later binnen. Verder hebben we de mensen betaald die wel boeken besteld hadden, maar waarvan de boeken niet geleverd zijn. Doordat we de mensen die per ongelijk alle boeken hadden besteld de boeken hebben gegeven i.p.v. het geld, zodat ze het zelf kunnen kopen, vallen de uitgaven nog mee. Anneroos: Hoe zit het dan precies met de Reiscom? Janita: De Reiscom heeft een eigen rekening. Van die rekening wordt het geld overgemaakt naar de Itiwana rekening. Jemma: Hoe werkt het met die winst bij de Acticom? Willen we dat wel? Simone: Er moet wel iets van winst zijn tijdens het gala. Nu komen we net uit met de begroting. Het is meestal ook aan de Acticom zelf om te bepalen of ze winst willen maken en hoeveel etc. We hebben ook verlies gemaakt met het stereotypefeest. De helft van de winst is nu ook uitgegeven aan dat feest. Over het algemeen is wel zeker 200,- euro winst bij het gala nodig. Tecla: Hoe betaald de reis dan terug? Janita: De reis krijgt een bijdrage van het LUF en heeft natuurlijk de bijdrage van 325,- euro p.p. van de leden. Jemma: In het begin hadden we natuurlijk nog geen inkomsten en moesten we wel al de vliegticket betalen. Vandaar dat Itiwana voorgeschoten heeft. Aantal aanwezigen: 19 aanwezigen en 3 gemachtigden. 22 stemmen voor, 0 tegen, 0 onthouden zich van stem. Het financieel halfjaarlijks verslag is bij deze goedgekeurd.

17 7. Pauze (20.40) Pauze afgelopen Nog 16 aanwezigen en 3 gemachtigden 8. Verantwoording WDO Michael: We hebben wat activiteiten georganiseerd, zoals de pubquiz, de ebola avond met Sabine Luning, de dies, filmavond in de Pelibar, kerstactiviteit in het Keizertje. De verslagen en foto s daar van kan je zien op de WDO website. Daarnaast hadden we ook nog de discussie tombola avond, beetje discussiëren, was heel gezellig. En de mensenrechten avond. De kamerkroegentocht is pas geweest. Dit jaar komt ook nog de Wulavogelveldwerk avond. We wilden ongeveer iedere maand een activiteit hebben en dat lukt wel aardig. Paul: Bij het symposium hebben we iets tekort aan geld, 70,- euro ongeveer. Dit zullen we aanvullen met de contante kas, dan hebben we nog een tekort van 40,- euro. Dit gaan we aanvullen met het lustrum geld wat we van de vorige keer hebben terug gekregen. We wilden iets groters doen dit jaar. Michael: Ik heb eigenlijk een vraag aan jullie? Hebben jullie WDO activiteiten bijgewoond en welke? Lyonne: Dit jaar niet. Jemma: Ook niet echt door scriptiedrukte etc. Jullie hebben wel hele leuke verschillende activiteiten. Misschien zijn het er te veel voor mij, maar niet voor de gemiddelde persoon. Het is nu ook de eerste keer dat het zo gestroomlijnd is en misschien moeten mensen daar aan wennen. Michael: Op de ebola avond en mensenrechten activiteit kwamen wel veel mensen. Paul: We zijn nu vooral bezig met symposium en met het zoeken naar een nieuw bestuur. Simone: Veel eerstejaars weten ook niet goed wat het WDO is. Misschien kunnen we samen de commissieborrel doen? Michael: Zijn er verder nog specifieke vragen voor het WDO? Lyonne: Hoe jullie naar de opkomst van mensen naar activiteiten kijken en ook het aantal activiteiten etc. Ruben: Is misschien ook wel handig om in het discussieblok te bespreken.

18 Michael: Het is wel handig om met de jaarplanning te overleggen enz. Simone: Wordt de jaarplanning door het oud bestuur gemaakt? Margot: Die wordt in samenwerking met het nieuwe bestuur gemaakt, maar voornamelijk door mijn opvolger. Michael: Het aantal activiteiten en wie het publiek is zullen we bespreken in het discussie blok. Simone: Hoe zien jullie volgend jaar? Qua opvolging etc. Michael: Afgelopen jaar is het vooral gebeurd door mensen direct aan te spreken enz. Dit jaar willen we het misschien ook gaan doen met sollicitaties. Ik ga waarschijnlijk wel door en Ruben ook. Tecla weet het nog niet zeker. Paul en Ilse gaan niet door. We zijn wel hard opzoek naar nieuwe mensen. Jemma: Ik heb een tip: zet er goed bij wat iemand nodig heeft voor een bepaalde functie en wat je precies doet bij het WDO etc. Wel een beetje flexibel houden. Een sollicitatie stukje schrijven helpt sowieso. Michael: We gaan gewoon mensen persoonlijk benaderen. Moet helemaal goed komen. Margot: Zijn er verder nog vragen voor het WDO? Lyonne: Hoe zien jullie samenwerking met instituut en het WDO? Paul: We proberen het instituut te laten weten wat we doen. We gaan langs docenten voor promotie. We betrekken het instituut vooral qua promotie. Samenwerkingen staan we ook voor open, maar hebben we geen concrete plannen voor. Michael: We proberen de gap tussen docenten en studenten ook minder te maken. Voor de eerste activiteit willen we bijvoorbeeld ook het liefst een eerstejaars docent regelen. Ruben: Had je zelf een idee? Lyonne: Ja, zoals je als zei hoe je docenten er bij kunt betrekken. Docenten vinden het ook erg leuk om er betrokken bij te zijn. Om ook meer te weten wat docenten doen voor onderzoek en wat het inhoudt om antropoloog te zijn.

19 9. Discussieblok Vermindering activiteiten Lyonne: Over dat op de eerste activiteiten de drempel te hoog is. In mijn eerste jaar merkte ik toch wel dat dit de activiteiten werken. Misschien kun je het mentoraat begin het jaar een activiteit laten doen. Simone: We willen ook iets anders als eerste activiteit doen dan bijvoorbeeld de liftdag. Zoals een BBQ of wat het WDO vorig jaar had een voetbaltoernooi of zo. Iets dat niet te laat is, hier in de buurt, laagdrempelig en dat eerstejaars ook nog makkelijk naar huis kunnen etc. Margot: Verder nog vragen? Michael: Zijn er activiteiten die vaststaan? Simone: Je kan mensen niet verplichten, wel dingen aanbevelen. De bandjes avond, international activiteit, het gala en het wisselfeest worden wel elk jaar gehouden. Jemma: Voor mij is het nog niet helemaal duidelijk wat jullie bedoelen. Margot: Er is nu een overload aan activiteiten. Simone: Met promotie loopt het ook in de war. We merken ook dat kleinschaligere activiteiten beter werken. Activiteiten die klein en gezellig zijn, met een familie gevoel. Aantal aanwezigen: 16 aanwezigen en 3 gemachtigden. 19 stemmen voor, 0 tegen, 0 onthouden zich van stem. Bij deze is de vermindering van het aantal activiteiten van de Acticom en de heroverweging van het aantal activiteiten in het algemeen goedgekeurd. Jemma: Hebben jullie het voor jezelf al duidelijk hoe je het volgend jaar wilt? Simone: Het is nu meer een soort aankondiging. Margot: Het is fijn dat jullie het er mee eens zijn dat we dingen gaan veranderen. Nu gaan we het precieze plan verder uitwerken. Jemma: Elke week zwembadfeest, elke week zwembadfeest!

20 WDO opkomst en verdeling activiteiten Michael: We hebben nu ongeveer 8/9 activiteiten per jaar. Samenwerkingen vallen niet onder de één activiteit per maand. De jaarplanning klopt ook niet meer helemaal. Margot: Ik zou dit in ieder geval volgend jaar zo vol houden. Michael: Ja, dat zijn we ook wel van plan. We zijn nu een beetje aan het afstemmen of het er te veel of te weinig zijn. Qua promotie weet ik niet precies hoe jullie het doen qua overloop etc. Wij gaan voor al langs in colleges etc. Hoe zit het trouwens met het uitnodigden van mensen voor het debat. Tessa: Nog niet iedereen is bevriend met Iti Wana. Laura: Er staat een link in Itiweek en mensen kunnen ook altijd uit zich zelf vrienden worden. Michael: Het ging meer over offline reclame. Tessa: We zijn nog op de poster aan het wachten van het debat. Michael: Wij doen best veel offline reclame, maar ook Facebook en de Itiweek. Misschien zijn er wel te veel. Hoe moeten wij het aanpakken? Hoe zit het met promotie, kunnen wij zelf iets op de Itiwana pagina zetten? Laura: Als je iets via je WDO account plaats, is het wel prima. Simone: Het is alleen niet chill als er 3 activiteiten op één dag gepromoot worden of als er 2 mensen tijden één college komen promoten. Margot: Wij spreken het onderling spreken goed af. Het is niet zo erg als jullie er dezelfde dag ook iets op zetten, zal ook niet zo vaak gebeuren. Simone: Misschien is het een idee om één keer in de maand met Itiwana en het WDO te overleggen hoe het zit met promotie. Ruben: Voor het WDO is het wel belangrijk dat er meer structuur in het jaar komt. Itiwana weet ongeveer wanneer de grote en kleine activiteiten zijn. Bij het WDO staat er niets vast. Het is wel belangrijk om een keer goed naar die jaarplanning te kijken, zodat je weet welke maanden je een grote activiteit doet. Margot: Is het principe dat wij de jaarplanning maken nog steeds handig? Michael: Het is wel goed om een overzicht te hebben van wanneer er activiteiten zijn.

21 Tessa: Hebben jullie ook vaste activiteiten? Of heb je het gevoel dat sommige minder goed zijn gegaan? Michael: Er is wel vaak een interunif activiteit, de pubquiz en de wulaveldwerkavond. Jemma: Misschien is het handig om te kijken naar welk concept werkt? Werkt een discussie avond beter of een spelletjes avond etc. Michael: Ja inderdaad. Wij gaan ook zelf nog evalueren etc. En maken een draaiboek voor ons zelf, notuleren bij de vergaderingen enz. Jemma: Misschien kan je ook nog kijken hoe je masters er bij kunnen betrekken. Ik dacht altijd dat jullie dat gat een soort van zouden vullen. Michael: We willen er ook meer mensen bij betrekken. Zowel masters, eerstejaars en docenten. Margot: Dan gaan we bij deze stemmen over het halfjaarlijkse verslag. Aantal aanwezigen: 16 aanwezigen en 3 gemachtigden. 19 stemmen voor, 0 tegen, 0 onthouden zich van stem. Het Halfjaarlijks verslag is bij deze goedgekeurd. 10. Evaluatie Bestuur en Itiwana tot heden Margot: Het gaat harstikke goed. In december hebben we een bestuurstraining gedaan. We hebben al meerdere evaluatie gehad. Voor de vakantie willen er nog eentje doen. Merk wel dat we nu na veldwerk, scriptie, halfjaarlijks verslag etc. er even doorheen zitten, maar komt allemaal wel weer goed. De draaiboeken gaan we in juni maken. Zijn er nog dingen die jullie willen weten? Michael: Het halfjaarlijks verslag is wel heel dik. Simone: Het is per ongelijk ook niet dubbelzijdig geprint. Michael: Misschien handig om ergens korte punten op te schrijven. Jemma: Dat je de 6 belangrijkste punten op een voorblad doet of zo. Michael: Of een samenvatting in 2/3 pagina s die mensen kunnen lezen voor ze

22 naar de ALV gaan. Janita: Dan krijg je misschien wel dat bepaalde bestuursleden niet aan bod komen bij die punten. Lyonne: Ik zag dat jullie ook met de WOM hadden gezeten? Margot: Ja, dat is een terugkerend iets. Sowieso spreek ik ze voor een ALV. We vragen ze vooral advies als we ergens tegen aan lopen. Ruben: Ze kijken bijvoorbeeld of het verslag goed is, dingen goed onderbouwd zijn etc. Het is meer voor je eigen gemoedrust. Margot: Nog meer dingen? Ruben: Dat jullie het heel goed doen! Jullie brengen veel structuur. En het contact met instituut en het WDO wordt ook beter. Jemma: Goed dat jullie niet zijn gezonken na de boekenactie. 11. Nagekomen punten / wvttk Michael: Ik zou commissieleden wel meer dwingen naar ALV s komen. Dat ze het als verplicht zien en in de draaiboeken zetten. Dan is het meteen wat drukker en kan de promotie ook gestructureerde gaan. Janita: Misschien is het ook een idee om oud besturen semi-verplicht te stellen om ook te komen. 12. Sluiting halfjaarlijkse ALV is bij deze gesloten