ITIWANA Jaarverslag Studievereniging der CA/OS

Transcriptie

1 ITIWANA Jaarverslag Studievereniging der CA/OS Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: AK Leiden

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... 2 VOORWOORD... 3 VERDELING BESTUUR... 4 OVERZICHT COMMISSIELEDEN 2012/ COMMISSIEBOOM... 7 ZORGVULDIGHEID... 8 BELEIDSPLAN... 9 VOORZITTER PENNINGMEESTER SECRETARIS ASSESSOR ACTIVITEITEN ASSESSOR ONDERWIJS ASSESSOR EXTERN ASSESSOR PUBLICATIE COMMISSIES ACTIVITEITENCOMMISSIE BULLETINCOMMISSIE EDUCATIECOMMISSIE ICA COMMISSIE SURVIVALCOMMISSIE LaSSA LUSTRUM COMMISSIE FINANCIEEL JAARVERSLAG TOELICHTING WISSEL FINANCIEEL VERSLAG FINANCIEEL OVERZICHT COMMISSIES ADVIESBEGROTING 2012/

3 VOORWOORD Op de volgende pagina s staat het jaarverslag van het bestuursjaar 2012/2013 weergegeven. Een prachtig beleidsplan is opgesteld, en gepresenteerd op de beleids ALV, waarmee het gehele bestuur hard aan de slag is gegaan. Een halfjaarlijkse ALV is gehouden waarin nieuwe commissies en projecten goedgekeurd zijn en vervolgens bracht ons dit in de loop van de maanden naar de wissel ALV in oktober. In dit verslag wordt een overzicht gegeven van hoe Itiwana er voor staat na een jaar bedrijvigheid van het 20 e bestuur. Wat hebben het bestuur en haar commissies gedaan, hoe staat het met de financiën en hoe is alles verlopen? In dit verslag worden alle vragen beantwoord. Aan de hand van de beleidspeilers heeft elk bestuurslid geschreven over de plannen die hij of zij gemaakt heeft voor dit bestuursjaar. In schematische overzichten zijn vorderingen en nageleefde beleidsplannen weergegeven, inclusief een verslag dat dient als evaluatie. Ook zullen de activiteitenverslagen en de opzet van het aankomend lustrum achter in het verslag te vinden zijn. Namens het bestuur, Nadia Teunissen Voorzitter

4 VERDELING BESTUUR Naam Functie Nadia Teunissen Voorzitter Pepijn de Wit Secretaris Merel de Schepper Penningmeester Siddiq Raams Assessor Activiteiten Jemma Middleton Assessor Onderwijs Mieke Zaal Assessor Extern Eva Schouten Assessor Publicatie Verdeling commissies Lid Congrescommissie Contact WDO & Lustrumcommissie Itiwana DIO Kleding- lijn Reiscommissie Begeleider Lid Reiscommissie Mentoraat Acticom ICA magazine Educom Survivalcom Contact stagecoördinator Acquisitie & LaSSA Lid Congrescommissie Alumni commissie Itiweek, Website Bulletin Lid ICA Itiwana & ItiwanaApp kledinglijn 4

5 OVERZICHT COMMISSIELEDEN 2012/2013 AA-Commissie Mieke Zaal Nena Bode Anna de Keijzer Survivalcommissie Jemma Middleton Iris van Genuchten Pauline Hutten Irène Leibbrand Educom Jemma Middleton Ilse van der Klift Paul Sellies Lizet Wesselman Lisanne Zoet Mentoraat Aukje Postma Sanne de Vries Kimberley Kruijver Pargol Nader Jojanneke Drogt Acticom Siddiq Raams Michael Ghebreab Yara Maljers Tamara Pieters Ruben Reus Bulletincommissie Eva Schouten Viënna Beenhakker Kjell Winkens Liselotte de Langen Eva Salman LaSSA Mieke Zaal Sanne Hogesteeger WOM Igor Boog Myrtille Depreux Ka-Kin Fung Noortje Schrauwen Liselotte van Dikkelen Thijs Jan van Schie Rachad Ghaddoura Reinout Meijnen Jaap de Bie Floor Hendriks Sean van der Steen Nicky Beckers Marloes Bosch WDO Marit Jansen Yara Maljers Maarten Vreeburg Reiscommissie Pepijn de Wit Merel de Schepper Yvonne van der Kooij Floor Link Merel de Schepper Congrescommissie Mieke Zaal Nadia Teunissen ICA Siddiq Raams Eva Schouten Femke Gubbels Jan Hogewoning Thijs Hermans 5

6 Jelmer Siljee Rik Kleinsmit Sophie Frankenmolen Simone de Boer Bregje Schreuders In de beleids ALV is destijds de Lustrumcommissie opgericht. Haar leden zijn ingeslagen tijdens de halfjaarlijkse ALV, te weten: Iris van Genuchten Voorzitter Staphanie Ratcliffe Penningmeester Marsha Den Uijl Secretaris Tommie Metselaar Lid Gala Merel van der Padt Lid Congres Anna de Keijzer Lid Gedenkboek Viënna Beenhakker Lid Promotie Nadia Teunissen Lid Acquisitie/Extern Hierin heeft sinds de Halfjaarlijkse ALV een kleine verandering in plaatsgevonden. Stephanie Ratcliffe heeft zich terug getrokken en haar plaats is overgenomen door Merel van der Padt. Voor de overige commissies hebben er sinds januari ook veranderingen plaatsgevonden in de samenstelling. De betreffende veranderingen worden behandeld in de geschreven stukken over deze commissie, welke verderop in dit verslag te vinden zijn. Daarnaast hebben we helaas ook afscheid moeten nemen van een aantal commissieleden. Onderstaande wil het bestuur van harte bedanken voor hun inzet: Gideon van Engelenhoven - Survivalcommissie William van Voorbergen - Mentoraat Floor Hendriks - WDO Eva van der Kolk WDO Annemijn Bos - Acticom 6

7 COMMISSIEBOOM 7

8 ZORGVULDIGHEID Afgelopen jaar is er een aantal foutjes gemaakt in de gedrukte communicatie. Zo waren er spel- en taalfouten te vinden in het Bulletin, was er een aantal verkeerde brieven verzonden voor de ALV en was ook het Bulletin verkeerd gedrukt. We zijn hard bezig geweest om deze fouten op te ruimen. Zorgvuldigheid is namelijk belangrijk voor de professionaliteit van Itiwana. Om dit te voorkomen, hebben we een aantal oplossingen bedacht. Zo hebben we nu van ieder tijdschrift eerst een proefdruk laten maken zodat de eindredacteur kan kijken of hij/zij tevreden is over het resultaat. Ook laten we alles nakijken op spel- en taalfouten, er vindt nu een dubbele check plaats. Daarnaast hebben we besloten de (ALV) brieven voortaan via de mail te versturen, om ook weer het aantal fouten te reduceren. Op het gebied van privacy hebben we dit jaar ook meer gelet op zorgvuldigheid. Zo is er een speciale fotocommissie opgericht om de stromen van foto s te reguleren en duidelijkheid te scheppen voor de leden waar de foto s te vinden zijn en wat er mee gebeurd. Eerstejaars zijn hier ook op geattendeerd tijdens hun inschrijving bij Itiwana. Ouderejaars zijn per mail op de hoogte gesteld. Als laatste zijn we de archiefkasten ingedoken en hebben dit opgeschoond en opnieuw geordend, met de hoop dat men in de toekomst zorgvuldiger zijn bestanden opbergt zodat deze voor komende generaties makkelijker te vinden zijn. 8

9 BELEIDSPLAN Voor het schetsen van een volledig overzicht in dit verslag staat hieronder het algemene gedeelte van het beleidsplan van dit bestuursjaar weergegeven, de beleidsstukken geschreven per functie staan verderop gespecificeerd. Beleidsplan Voor het bestuursjaar 2012/2013 hebben we de beleidspeilers van voorgaande jaren goed doorgenomen. Hieruit hebben wij inspiratie opgedaan en zijn wij tot beleidspeilers gekomen die aansluiten op voorgaande jaren maar in een nieuw jasje zijn gestoken. Zo hebben wij wederom gekozen voor professionaliteit, ingekleurd met betrokkenheid en communicatie. Daarnaast hebben we voor de peiler innovatie gekozen waaronder creativiteit, evaluatie en ook het lustrum zal vallen. PROFESSIONALITEIT Bij professionaliteit bouwen wij voort op het begrip van voorgaande jaren, waaronder werd verstaan: een manier om de vereniging bij elkaar te houden door structuur en vertrouwen te bieden. Deze professionaliteit wordt bewerkstelligd door betrokkenheid en communicatie, de subpeilers binnen dit beleidsplan. Betrokkenheid Betrokkenheid zien wij als belangrijke subpeiler onder professionaliteit omdat een actief en betrokken bestuur belangrijk is voor het draaiend houden van de vereniging. Aanwezigheid op activiteiten en in het hok en daarbij anderen enthousiasmeren om ook aanwezig te zijn, zijn niet alleen belangrijk als voorbeeld voor de leden maar ook voor het levendig houden van de vereniging. Ook leden die niet de harde kern vormen moeten betrokken worden bij de activiteiten. Daarnaast is betrokkenheid van bestuursleden onderling van belang. Het op de hoogte zijn van elkaars wel en wee zorgt voor een goed en efficiënt bestuursklimaat. Betrokkenheid is ook terug te vinden bij bestuursleden naar commissies toe en onder commissieleden zelf. Hierbij heeft het betreffende bestuurslid de taak haar commissie te motiveren om niet alleen naar eigen activiteiten te komen, maar ook naar die van anderen en ALV s. Ook zal het bestuur dit jaar betrokkenheid tonen met gangverenigingen en andere 9

10 studieverenigingen waar wellicht mooie samenwerkingsverbanden uit voort kunnen vloeien. Hiervoor zijn ook op verscheidene gebieden platformen aanwezig: a) VerO Het VerO staat voor het verenigingenoverleg, met als deelnemers in de vergaderingen alle Voorzitters van de studieverenigingen Labyrint, SPIL, BIL, Emile en Itiwana, respectievelijk behorend bij de studies Psychologie, Politicologie, Bestuurskunde, Pedagogische Wetenschappen en Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie. Dit is zeer belangrijk voor het onderhouden van intensief contact met de andere verenigingen en om inzicht te krijgen in de gangbare zaken binnen de Faculteit der Sociale Wetenschappen. Al vanaf het begin van dit bestuursjaar zijn de onderlinge contacten met de gangbesturen erg goed geweest. b) VerPO De VerPO is in hetzelfde concept opgezet als de VerO, met als deelnemende partij de Penningmeesters. Zij bespreken de financiële gang van zaken die van belang kunnen zijn voor elke studievereniging binnen de FSW. c) StOP De StOP staat voor Studieverenigingen Overleg Platform, waarin alle Voorzitters deelnemen van alle studieverenigingen die zich in Leiden bevinden. Onderwerpen die een algemeen belang uitstralen richting de Universiteit Leiden worden hier besproken en de uitkomsten hiervan worden, waar mogelijk, naar buiten gebracht. d) FSP FSP staat voor Facultair Studenten Platform, een platform waarin elke vereniging in de FSW vertegenwoordigt is door middel van een lid uit het bestuur, een lid van de opleidingscommissie en een student-lid van het departementsbestuur. e) LaSSA LaSSA staat voor Landelijke Samenwerking Studenten Antropologie en is verantwoordelijk voor het onderhouden van nauwe samenwerkingsverbanden tussen en met de studieverenigingen Kwakiutl, Umoja, Djembé en Itiwana, respectievelijk afkomstig uit Amsterdam, Nijmegen, Utrecht en Leiden. f) WDO 10

11 Het WDO is een studentenorganisatie die is verbonden met het Instituut der Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie van de Universiteit Leiden. Het WDO organiseert maandelijks discussieavonden over thema's gerelateerd aan culturele antropologie en ontwikkelingssociologie. Er bestaat een nauw samenwerkingsverband met Itiwana, dat zeker doorgezet gaat worden. g) Instituut der CA/OS Door een verbeterd contact en zicht op processen die gaande zijn binnen de FSW, kan er gewerkt worden aan een éénduidig beleid vanuit de studieverenigingen naar de faculteit toe. Ook wordt er gewerkt aan structurele vergaderingen met staf van het Instituut der CA/OS en een duidelijkere communicatielijn met de Opleidingscommissie. Wij streven er dit jaar naar om duidelijke en gestructureerde ontmoetingen te hebben met zowel het departement als de opleidingscommissie. Bij bovenstaande platformen is een goede communicatie ook van belang, wat ons brengt op de volgende subpeiler. Communicatie Een goede communicatie is van enorm belang voor het draaiende houden van een vereniging. Het zorgt voor goede maar bovenal duidelijke samenwerking met elke betrokkene en voor transparantie van beleid. Voor professionaliteit van het bestuur is ook non-verbale communicatie van belang, de manier waarop wij ons op anderen overbrengen. Wanneer de situatie hier naar is zullen wij ons op gepaste wijze kleden om een goede indruk te maken. Goede communicatie tussen bestuursleden onderling zorgt voor het soepel verlopen van afspraken, vergaderingen, etc. en voorkomt irritaties en stremmingen. Hier zal dan ook voor gewaakt worden dat dit te allen tijde gepoogd wordt. Ditzelfde geldt voor de commissies, ook zij dienen onderling duidelijke afspraken te maken over de gang van zaken en het betreffende bestuurslid zal plannen altijd communiceren met het overige bestuur. Een goede communicatie naar leden en Externen wordt bewerkstelligd door onder andere de ALV s, Itiweek, almumni nieuwsbrief en dergelijke. Binnen het bestuur is betrokkenheid en communicatie essentieel en er wordt van ieder bestuurslid verwacht dat: 11

12 a) Ze alle bestuursvergaderingen bijwonen. b) Ze aanwezig zijn bij Itiwana-activiteiten om hun bestuursgenoot en de commissie te steunen. c) Ze regelmatig aanwezig zijn in het hok om leden te verwelkomen en om het contact tussen leden en het bestuur makkelijker te maken. INNOVATIE In het belang voor het voortbestaan en de vooruitgang van Itiwana zijn creativiteit en innovatie van belang. In dit kader zal er gekeken worden naar nieuwe ideeën, bijvoorbeeld van leden zelf maar ook hoe bestaande activiteiten verlopen en of dit al dan niet aanpassing vereist. Evaluatie en Ontwikkeling Wanneer blijkt dat een activiteit of samenwerkingsverband niet werkt of dat er weinig animo voor is willen wij kijken hoe dit anders kan om voor verbetering te zorgen. Itiwana bestaat al bijna 20 jaar en in die tijd heeft het veel verandering doorgemaakt maar zijn er zeker ook tradities behouden. Als bestuur zijn wij van mening dat het oorspronkelijke karakter van Itiwana, laagdrempelig, toegankelijk, educatief en bovenal gezellig, behouden dient te worden. Als hiervoor aanpassingen nodig zijn in bestaande gebruiken om toch zoveel mogelijk aanspraak te maken onder de nieuwe lichting leden dan zullen wij dit onderzoeken en proberen met een goed nieuw plan te komen. Ook nieuwe ideeën willen wij een kans geven. Daarom zullen wij ons dit jaar richten dat hiervoor mogelijkheden zijn, naast de reeds bestaande ALV s. Een wekelijks of maandelijks brainstormuurtje geeft leden de vrijheid om in een rustige setting hun ideeën kwijt te kunnen. Vervolgens zal het bestuur hierover vergaderen en een besluit nemen. Daarnaast willen wij kijken naar nieuwe mogelijkheden voor de wissel met het nieuwe bestuur. We hebben gemerkt dat dit de afgelopen jaren vaak gefragmenteerd is gebeurd waardoor sommige bestuursleden wel al ingewerkt zijn en anderen niet. We willen proberen een gezamenlijke dag te organiseren, en als de mogelijkheden daar zijn een trainer van buitenaf in te schakelen om de wissel meer structuur te geven. Wij zullen de mogelijkheden hiervoor dit jaar onderzoeken. Lustrum Het aankomend studiejaar staat in het teken van het 20e lustrum van Itiwana. Dit 12

13 bestuursjaar zullen wij proberen een zo goed mogelijke voorbereiding te treffen. Dit zal betekenen dat er onder andere een lustrum commissie zal worden opgericht. Ook op andere terreinen zal er rekening gehouden worden met het komende lustrum. 13

14 VOORZITTER Nadia Teunissen Voorzitter 2012/2013 BELEIDSPLAN, STATUS WISSEL ALV PROFESSIONALITEIT 1. Centraal aanspreekpunt 2. Presentatie internationale studenten bij aankomst februari 3. Onderhouden Externe contacten 4. Beheren van de adressen en 5. Voorlichtingsactiviteiten 6. Contactpersoon WDO 7. Aanwezigheid hok & activiteiten 8. Professionele representatie in Externe correspondentie 9. Goede evaluaties en zicht houden op deadlines 10. Lid congrescommissie INNOVATIE 11. Opstarten en draaien Lustrumcommissie 12. Opzet fotocommissie 13. Overdracht verbeteren 14. Maandelijks inloopkwartiertje OVERIG 15. Contact Departementsbestuur en opleidingscommissie 16. WOM 17. Themaborrels 18. Input Intellectuele cafés ELCID 19. VerO Gangverenigingen feest Voldaan Nog niet voldaan Twijfel Niet in beleidsplan 14

15 1. Als Voorzitter is het de bedoeling dat je voor iedereen toegankelijk bent en dat je op de hoogte bent van alles wat er speelt binnen de vereniging. Het is vooral belangrijk dat ik op de hoogte wordt gesteld van eventuele problemen binnen het bestuur en / of de commissies. Halverwege het jaar hebben we daarom ook met elkaar geëvalueerd en ook tijdens het kopje bestuur en commissieronde tijdens de bestuursvergaderingen word ik door mijn bestuursleden op de hoogte gesteld, en vertel ik ook hen wat er bijvoorbeeld binnen het VerO speelt. Daarnaast probeer ik tijdens activiteiten ook met bijvoorbeeld eerstejaars te praten zodat het voor hen ook makkelijker wordt om op mij af te stappen. 2. Deze presentatie vond plaats in februari. Samen met een bestuurslid van Labyrint heb ik een presentatie gehouden over de studieverenigingen en daarbij ons evenement meet the Dutch locals gepromoot. Na afloop was er nog een rondleiding door het gebouw. Van antropologie waren er zeven studenten aanwezig. Dit jaar werd ook voor het eerst gebruik gemaakt van de OWL, Orientation Week Leiden. Dit is een beknopte versie van de EL CID speciaal voor internationale studenten. Samen met Jemma Middleton hebben we de internationals van antropologie te woord gestaan en geïnformeerd over de studie en Itiwana. 3. Onder Externe contacten wordt verstaan het VerO, het FSP, en het StOP. Het VerO verloopt soepel en er is ook al een gezamenlijke kerstborrel geweest. Een gezamenlijk feest staat nog in de planning. Op het lustrumfeest van het FSW zal in ieder geval een deel door alle studieverenigingen samen georganiseerd worden. FSP vergaderingen heb ik helaas door omstandigheden tot de halfjaarlijkse ALV niet bijgewoond, maar ik heb er wel steeds voor gezorgd dat er andere bestuursleden aanwezig waren die mij achteraf op de hoogte konden stellen. Het StOP heeft dit jaar vrij weinig van zich laten horen, maar er zijn uiteindelijk twee bijeenkomsten geweest. Ik heb een kritische houding jegens het StOP net als de andere gangbesturen en ik heb dan ook gekeken of lidmaatschap voor volgend jaar nog zinvol is. Er wordt voornamelijk gesproken over zaken die ook al in het VerO aan bod komen, het nut zit hem vooral in eventuele protesten tegen plannen die de universiteit zou willen doorvoeren die nadelig zouden zijn voor studieverenigingen. Dat is dit jaar eenmalig aan bod gekomen betreffende de plannen over invoering van het 2 e BSA, maar uiteindelijk is hier door het StOP bestuur niet veel actie voor ondernomen. 4. Ik beheer als Voorzitter twee adressen, te weten Voorzitter@itwana.org en itiwana@fsw.leidenuniv.nl. Het eerste mailadres is gekoppeld aan mijn persoonlijke adres en check ik dus dagelijks. Het tweede adres was door technische redenen de eerste paar maanden niet beschikbaar maar check ik nu iedere week. Er wordt echter weinig gebruik van gemaakt door Externe contacten. De contacten die er gebruik van maken heb ik g d dat zij mij beter kunnen bereiken op het andere mailadres. Het is erg onhandig dat dit laatste mailadres niet thuis te bereiken is, en ik zal dan ook kijken of dit voor de wissel nog kan worden opgelost. 5. Ik maak als Voorzitter deel uit van een voorlichtingsteam over CA/OS, waar ik slechts één keer voor ben opgeroepen. Het blijkt echter dat er sinds kort besloten is dat de Itiwana presentatie uit de voorlichtingsdagen is gehaald. Over dit besluit ben ik helaas niet ingelicht en hoorde ik pas achteraf. Er zal nu door de studentambassadeur kort over Itiwana verteld worden. Ik ga nog kijken wat de rol van Itiwana nu kan zijn tijdens open dagen, en heb hiervoor ook een afspraak staan met Aukje ter Horst. Eind december hebben we een informatieavond georganiseerd over het BLO, die in september nog een keer georganiseerd wordt. 6. Ik heb geprobeerd goed contact te houden met het WDO dit jaar. Zo heb ik Marit Jansen (Voorzitter) op de open dag gevraagd om te vertellen over het WDO. Toen het WDO in 15

16 verval dreigde te raken heb ik meteen bij de WOM aan de bel getrokken en was er binnen no-time een vergadering bijeen geroepen. Hierin is de samenwerking tussen Itiwana en het WDO ook weer ter sprake gekomen en weer duidelijker omschreven. Daarbij heb ik geholpen met leden enthousiast te maken voor het WDO. Samen met Merel de Schepper en vanuit het WDO Yara Maljers, Maarten Vreeburg en Marit Jansen heb ik om de tafel gezeten om de financiën van het WDO te bespreken. Ook heb ik contact betreffende het lustrum met het WDO, wat wij samen met hen en het departement zullen vieren (zie punt 11). 7. We hebben dit jaar hokdiensten ingesteld zodat het bestuur in principe altijd bereikbaar is voor de leden. We maken iedere bestuursvergadering een overzicht van de komende week met wie wanneer in het hok aanwezig is. Tot nu toe werkt dit goed en is er voor de bestuursleden duidelijkheid wanneer ze waar verwacht worden. Ook ben ik tot nu toe op bijna alle activiteiten en borrels aanwezig geweest en heb ik daarbij geprobeerd anderen te enthousiasmeren om ook te komen. 8. Waar het mogelijk was, heb ik Itiwana zo professioneel en georganiseerd mogelijk ge(re)presenteerd in correspondentie over de telefoon, via de mail en in schriftelijke correspondentie. Zo hebben we nu een goed contact met NewClicks (zie Assessor Onderwijs). Ook voor het lustrum heb ik veel met Externen te maken gehad en dit contact is altijd goed verlopen. 9. Iedere activiteit wordt in de bestuursvergadering geëvalueerd. Daarbij vraag ik in de bestuur en commissie ronde naar de deadlines, zodat ik die goed in de gaten kan houden. Uiteraard zijn er wel eens deadlines verschoven afgelopen jaar, maar ik heb altijd goed in de gaten gehouden of we hierdoor niet in de problemen zouden raken. Als lid van de congrescommissie heb ik samen met Mieke en leden uit andere steden een goed congres neergezet. De samenwerking verliep goed. 10. Dit jaar heb ik samen met Mieke Zaal deelgenomen aan de congrescommissie, en hebben daarmee in Januari een landelijk congres neergezet met het thema Beeldvorming in de media. Zie voor verdere informatie het activiteitenverslag. 11. Eind januari is de lustrumcommissie van start gegaan. In deze commissie zitten 8 leden uit het eerste, tweede en derde jaar. De aanmeldingen kwamen snel binnen en we hadden zelfs een aanmelding te veel. Na de halfjaarlijkse ALV heeft een lid zich terug getrokken, maar dit hebben we vanwege de grootte van de commissie goed op weten te vangen. Vorderingen van de plannen gaan minder snel dan verwacht. Dit ligt met name aan het feit dat de commissie groot is en vergaderingen plannen daarom vaak een issue is. Gelukkig wordt er veel werk verricht via de mail en ben ik er zeker van dat we een fantastisch lustrum neer gaan zetten. Voor de plannen van de lustrumcommissie, zie de activiteitenverslagen. 12. Naar aanleiding van de beleids ALV bleek er een duidelijke omschrijving van de fotocommissie nodig. Deze heb ik opgesteld en is goedgekeurd in de Halfjaarlijkse ALV. Vanaf het nieuwe bestuursjaar zal de commissie dan ook officieel van start kunnen gaan. 13. Dit jaar wilden we de overdracht meer gestructureerd laten verlopen. Ik heb bij de gangbesturen gevraagd hoe zij dit doen en heb tips gekregen over bijvoorbeeld bestuurstrainingen. Ons plan was verder om een dag in te plannen waarop we alle nieuwe bestuursleden tegelijk inwerken. Dit plan is gerealiseerd. Voor de zomer hebben wij een gezamenlijke inwerkdag gegeven waar de basis van besturen aan bod is gekomen. Vervolgens zijn er individuele inwerkafspraken geweest waardoor de overdracht goed is verlopen. 14. Dit jaar wilden we als bestuur een inloopkwartiertje voor leden instellen. In dit kwartiertje kunnen leden langskomen met vragen of ideeën. Dit heeft tot nu toe 3 keer plaatsgevonden, maar er zijn geen leden geweest die hier gebruik van hebben gemaakt. 16

17 Omdat er weinig animo voor bleek, hebben we besloten dit kwartiertje niet langer aan te houden. 15. Regelmatig maak ik met Gerard Persoon een afspraak om hem in te lichten over de activiteiten van Itiwana. Vaak vraagt hij ook naar klachten/opmerkingen die wij horen over het onderwijs. Met Iris van Genuchten, lid departementsbestuur en opleidingscommissie, heb ik ook geregeld contact over wat wij binnen Itiwana horen over het onderwijs. Vanwege het lustrum werk ik nu nog intensiever met haar samen en hebben we ook vaak contact met Gerard. 16. Met de WOM heb ik geregeld mailcontact. Zo houd ik hen op de hoogte van de ontwikkelingen betreffende het lustrum en heb ik hen ook om hulp gevraagd voor het WDO. Voor iedere ALV plan ik een afspraak. Ik heb tussendoor nog geen redenen gezien om de WOM extra bij elkaar te roepen. Wel merk ik dat lang niet alle WOMmers nog reageren op de mails die ik stuur. Daarom is het misschien een goed idee voor de WOM zelf om na te gaan wie nog in het bestand wil blijven en wie daar eigenlijk geen behoefte meer aan heeft. 17. Dit jaar wilden wij als bestuur de borrels wat meer pit geven om zo hopelijk de opkomst wat te verhogen. Dit doen we door zo af en toe een thema aan een borrel te geven. Op deze manier hebben we de borrels beter kunnen promoten. De opkomst is hierdoor al enigszins verhoogd. Rond het begin van het jaar zijn er problemen geweest met de Itiwana-deal. Hiervoor zijn Mieke Zaal en ik om de tafel gaan zitten met Bert, de eigenaar. 18. Naast het reguliere faculteitenblok stonden we als Itiwana dit jaar tijdens de ELCID ook op de informatiemarkt in de FSW als in De Waag. Daarnaast hebben we tijdens de intellectuele cafés, die dit jaar nieuw waren, gezorgd voor een korte documentaire van een afstuderend antropologie student. We hebben als Itiwana achteraf veel goede feedback gekregen over onze inzet. Ook hebben bijna alle aanwezige eerstejaars zich direct ingeschreven en bleek men erg enthousiast over Itiwana. 19. Dit jaar heeft het langverwachte gangverenigingen FSW feest dan eindelijk plaats gevonden. Met het thema Havana Nights hebben we er in de HiFi een zwoele zomeravond van gemaakt. Door omstandigheden (o.a. een overlijdensgeval bij de BIL en tentamens bij Emile) was de opkomst minder groot dan verwacht, maar desondanks was het een geslaagde avond. Wel heb ik gemerkt dat er, mochten de opvolgers weer zo n feest willen neerzetten, betere afspraken vooraf moeten worden gemaakt over wie wat doet. Doordat er enige tijdnood ontstond is er wel veel op de schouders van Itiwana belandt wat niet nodig was geweest. Een tip dus voor volgend jaar: Maak beter gebruik van de activiteitencommissies, maak een planning en taakverdeling (en houd je hier ook aan!). 17

18 PENNINGMEESTER Merel de Schepper Penningmeester 2012/2013 BELEIDSPLAN, STATUS WISSEL ALV PROFESSIONALITEIT 1. Betrokkenheid bij de commissiepenningmeesters en opstellen begroting 2. Snel, duidelijk en professioneel reageren op s naar 3. Financiële administratie 4. Contact met bestuursleden 5. Aanwezigheid hok en activiteiten 6. Opschonen archief INNOVATIE 7. Nieuwe, creatieve ideeën steunen 8. Financieel overzicht lustrum 9. Onderzoek doen naar een ander leden- en boekhoudsysteem 10. Mogelijkheid online inschrijvingen onderzoeken 11. Ledenbestand opschonen 12. Mogelijkheid sub rekeningen onderzoeken MENTORAAT 13. Contact met commissieleden 14. Mentorenplan opstellen Voldaan Nog niet voldaan Twijfel Niet in beleidsplan 18

19 1. Ik heb geregeld contact gehad met de commissiepenningmeesters om eventuele problemen te bespreken of hulp te bieden. Met de commissiepenningmeesters heb ik aan het begin van het jaar een begroting opgesteld zodat er een richtlijn voor de uitgaven was. 2. Ik heb leden bij vragen, over bijvoorbeeld een mislukte incasso, altijd g d vanuit en heb geprobeerd op inkomende mail binnen twee dagen te reageren. 3. De financiële administratie heb ik bijgehouden in het boekhoudsysteem dat door mijn voorgangers is opgezet. Dit is goed gegaan en zonder problemen verlopen. 4. Waar het nodig was, heb ik mijn bestuursleden ondersteund. Ik heb ze ondersteund in financiële taken, zoals het aanwezig zijn op boekenacties, maar heb ook geholpen als ze op andere fronten handen te kort hadden. 5. Ik ben aanwezig geweest op mijn aangewezen hokdiensten en heb geprobeerd mijn gezicht daarbuiten regelmatig te laten zien. Ook op de activiteiten ben ik veel aanwezig geweest. 6. We hebben met het gehele bestuur een aantal keer per jaar het hok opgeruimd en daarbij ook alles gearchiveerd. 7. Er zijn dit jaar weinig tot geen ideeën van leden gekomen die buiten het budget vallen. Ik heb wel de lustrumcommissie geholpen bij het opstellen van een eenmalig incassoformulier om op de ouderavond ouderdonateurs te werven. Daarnaast had het Bulletin een geldtekort door verhoogde drukkosten en hebben zij extra budget gekregen, omdat ik hun creativiteit en enthousiasme niet wilde remmen en er door extra acquisitie geld beschikbaar was. 8. Samen met de lustrumpenningmeester(s) is een overzicht van beschikbaar geld van Itiwana en andere sponsoren gemaakt. Er is op dit moment genoeg geld om het lustrum te realiseren. 9. In het eerste half jaar heb ik mij bezig gehouden met het naast elkaar leggen van het ledensysteem en boekhoudsysteem. Er zaten fouten in en dit had de eerste prioriteit van Pepijn en mij. In de laatste half jaar heb ik met verschillende Penningmeesters gepraat over hun boekhoudsysteem. Ik ben tot de conclusie gekomen dat ons boekhoudsysteem overzichtelijker is dan de meeste systemen van andere, kleine verenigingen. De grotere verenigingen hebben hele fijne programma s om mee te werken, maar deze kosten voor Itiwana te veel en hebben zeker ook nadelen. Het grootboek van Itiwana wordt in een Excel bestand gehouden, wat foutgevoelig is, maar wel het beste voor de grootte van onze financiële administratie. 10. Op de site staan de drie inschrijfformulieren zodat deze gedownload kunnen worden en kunnen worden ingevuld. Ze moeten helaas nog wel per post worden opgestuurd i.v.m. een geldige handtekening voor de incasso. Bij de overstap naar New Clicks is het mogelijk een online inschrijving te doen, dus dit kan in de toekomst verder onderzocht worden. 11. Zoals bij punt 9 is genoemd hebben Pepijn en ik PC-leden en de financiële administratie naast elkaar gelegd en alle fouten eruit gehaald. Er waren leden die maar in een van de twee administraties stonden ingeschreven of leden die al een tijd geen lid meer waren. 12. Naar aanleiding van de halfjaarlijkse ALV heb ik de mogelijkheid van sub rekeningen voor onze commissies met eigen rekening onderzocht. Dit is helaas geen mogelijkheid, omdat de commissieleden dan moeten worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en er dezelfde kosten als voor een zakelijke rekening worden betaald. Ook bestaat er nog steeds de mogelijkheid fraude te plegen, omdat de Penningmeester voor de rekening gemachtigd is. Om wat meer controle te houden heb ik een contract opgesteld wat Penningmeesters moeten ondertekenen bij het 19

20 openen van een rekening voor Itiwana. 13. Ik heb goed contact gehad met het mentoraat, vergaderde eens in de zoveel tijd mee en kreeg regelmatig een update van de stand van zaken. 14. Het mentoren plan is opgesteld en tot uitvoering gebracht. Ik heb naar aanleiding van de halfjaarlijkse ALV contact opgenomen met Nina. Door Nina ben ik doorverwezen naar Thijs-Jan, de stage coördinator en begeleider van de tutoraat bijeenkomsten. Samen met Kimberley, die na de wissel het mentoren plan verder gaat uitvoeren, hebben we het mentorplan en de tutoraat-bijeenkomsten besproken en wat ideeën uitgewisseld. 20

21 SECRETARIS Pepijn de Wit Secretaris 2012/2013 BELEIDSPLAN, STATUS WISSEL ALV PROFESSIONALITEIT 1. Snelheid 2. Overzicht houden 3. Aanwezigheid hok & activiteiten 4 Communicatie naar buiten toe 5. Communicatie binnen Itiwana 6. Het archief bijhouden 7. Bijhouden schriftelijke en digitale post INNOVATIE 8. Mogelijkheid online inschrijvingen onderzoeken 9. Informatiestromen evalueren en innoveren 10. Het vergemakkelijken van het maken van etiketten/labels 11. Onderzoek doen naar nieuw leden- en boekhoudbestand 12. Externe promotie naar eigen inzicht 13. Ledenbestand opschonen REISCOM 14. Functieverdeling 15. Verdeling deelnemers over verschillende jaren 16. Contact departement 17. Budget Voldaan Nog niet voldaan Twijfel Niet in beleidsplan 1. Informatie op tijd en snel doorspelen naar mede bestuursleden is naar mijn mening het gehele afgelopen jaar goed gegaan, wellicht af en toe een hapering in het begin 21

22 van het jaar maar niet met ernstige gevolgen. 2. Het overzicht houden verliep goed afgelopen jaar. 3. Ik ben regelmatig in het hok te vinden, net als iedereen want we maken elke week een hokdienst rooster zodat altijd iemand van het bestuur aanwezig is. Daarnaast ben ik zoveel mogelijk aanwezig op de activiteiten die door Itiwana georganiseerd worden, net als het eerste half jaar. 4. De communicatie naar buiten toe gaat goed. We houden leuke contacten over aan sommige verzoeken van buitenaf zoals de organisatie van de Africa in motion. 5. De communicatie binnen Itiwana verloopt soepel. Ik ervaar hier geen problemen in. Ook met het departement verloopt het contact goed. 6. Het uitdelen van de post en de communicatie gaat prima, ik vergeet alleen nog wel eens om dit in een bestandje te vermelden wanneer ik de post heb afgegeven. Dit heeft tot op heden niet tot problemen geleid. 7. Het bijhouden van schriftelijke en digitale post verloopt goed, hier valt verder niet veel over te zeggen. 8. De mogelijkheden voor online inschrijven hebben we wel onderzocht maar niet volledig gerealiseerd. Het inschrijfformulier kunnen we online zetten en kunnen mensen het thuis invullen en opsturen maar het zal niet mogelijk zijn om online te kunnen inschrijven. 9. Zoals tijdens het eerste halfjaar besloten is, zullen er minder brieven verzonden worden omdat dit ook allemaal via de en nieuwsbrief kan. 10. Labels maken is zoals tijdens het eerste halfjaarlijks verslag vergemakkelijkt. Drie klikken op de knop en je hebt labels, nu nog een werkende printer. Deze komt binnenkort in het hok als het goed is. 11. Nadat ik in het eerste half jaar samen met Merel de Schepper het ledensysteem en boekhoudsysteem naast elkaar gelegd en hebben samen alles aangepast zodat alles klopt. Ik heb verder geen onderzoek gedaan nieuwe ledenbestanden. Er is een nieuwe versie van PC Leden beschikbaar en er zal gekeken worden naar de voordelen hiervan en wat de kosten zijn. Ik ben van mening dat PC Leden een programma is dat goed genoeg is voor deze kleine vereniging, je moet slechts alles goed instellen en weten hoe het werkt. 12. Externe promotie naar eigen inzicht gaat goed zoals te zien is in de Itiweek. We krijgen veel verzoeken die interessant kunnen zijn voor onze leden. Ik stuur deze niet-itiwana berichten door naar Eva. 13. De stand van zaken is hetzelfde als na het eerste half jaar, alles is op orde. 14. De verdeling van de functies is zeer goed bevallen binnen de reiscom. Iedereen doet goed zijn eigen werk. We hebben de subsidie van het departement en LUF gekregen. Het verslag voor LUF is wederom in één keer goedgekeurd en het geld staat inmiddels op de itiwana rekening. 15. De verdeling van de reis was anders dan gepland maar is wederom goed bevallen tijdens de reis. 16. Het contact met het departement onderhoud ik regelmatig. Ik stel ze op de hoogte van hoe ver we zijn, wat onze plannen zijn en heb gevraagd om inbreng van hun kant. Dit was het verzoek van het departement maar het departement zelf laat nog op zich wachten en reageren op sommige momenten erg traag. De week voor de reis van 2014 staat nu ook al vast, dit zal week 19 worden. 17. Alle uitgaven tijdens de reis zijn binnen het budget gebleven, we hebben zelfs minder uitgegeven maar daardoor ook iets minder subsidie gekregen. Er zal nog een reünie worden georganiseerd. De datum wordt nog nader bepaald. 22

23 ASSESSOR ACTIVITEITEN Siddiq Raams Assessor Activiteiten 2012/2013 BELEIDSPLAN, STATUS WISSEL ALV PROFESSIONALITEIT 1. Overleg en updaten van het bestuur 2. Tijdig aangeven van wijzigingen in data, tijden en locatie 3. Problemen binnen commissies bespreken met het bestuur 4. Activiteiten en publicaties evalueren met het bestuur 5. Functieverdeling binnen de commissies 6. Structureel te werk gaan binnen de commissies 7. Communicatie binnen de commissies 8. Promoten van activiteiten en publicaties 9. Bijspringen binnen het bestuur waar nodig is 10. Aanwezigheid hok en activiteiten 11. Eigen rekening acticom INNOVATIE 12. Rode lijn thema's activiteiten 13. Nieuwe activiteiten 14. Nieuwe ideeën ICA Voldaan Nog niet voldaan Twijfel Niet in beleidsplan 23

24 1. Tijdens de bestuursvergaderingen heb ik iedereen op de hoogte gehouden waar mijn commissies zich mee bezig hielden. Soms werden er aanpassingen gemaakt op advies van mijn bestuursleden. 2. Wanneer er met tijden en data geschoven moest worden, gaf ik dit zo snel mogelijk aan. Meestal was dit geen probleem, maar bij de filmavond en Jungle Fever feest was er zoveel geschoven dat er uiteindelijk weinig mensen kwamen opdagen. 3. Binnen mijn commissies ben ik een paar problemen tegengekomen die ik met mijn bestuursgenoten gezamenlijk heb besproken en opgelost. 4. Na elke activiteit of publicatie, zijn de resultaten besproken. Alle tips, verbeterpunten zijn opgenomen voor de volgende activiteiten en commissies. 5. Binnen mijn commissies zijn de taken duidelijk verdeeld, de leden voeren hun taken goed uit op een enkeling na door omstandigheden. Deze taken zijn overgenomen door een ander lid die geen specifieke functie had. Bij de laatste activiteiten miste ik een ander lid van de acticom. Contact met haar opnemen lijkt onmogelijk via wat voor medium dan ook. 6. Ik probeerde zo goed als wekelijks met mijn commissies te vergaderen, een enkele keer komt het niet uit. Via de mail houden we elkaar op de hoogte en beperken we de mogelijke achterstand. Afgelopen zomer waren veel commissieleden druk met andere dingen. Voor de acticom had dit geen gevolgen, maar de ICA heeft hierdoor wel een flinke vertraging opgelopen. 7. Zoals bij punt 5 al is aangegeven liep de communicatie voor het grootste gedeelte goed. Er is maar een enkeling waarmee het contact niet goed ging. 8. De promotie van de activiteiten zijn redelijk goed gegaan. Vooral het gala en de tapasavond zijn goed bezocht. Meet the Dutch Locals is tegengevallen. Ondanks op tijd promoten en alle internationale studenten van de faculteit g d te hebben, hadden drie internationals zich opgegeven. Daarvan is er uiteindelijk maar één op komen dagen. De ICA is minder goed gepromoot dan we aanvankelijk van plan waren. 9. Wanneer bestuursgenoten hulp nodig hadden vanwege wat voor reden ook, heb ik waar mogelijk was werk overgenomen. 10. Omdat we hokdiensten hebben, is iedereen minstens één dagdeel in de week aanwezig. Daarnaast probeer ik aanwezig te zijn bij alle activiteiten, tot nu toe is dit naar mijn mening aardig gelukt. 11. Naar mijn mening is het handig dat de acticom een eigen rekening krijgt. De acticom is met veel activiteiten bezig en bij elke activiteit worden kosten gemaakt. Nu gaan alle transacties via de Itiwana rekening en persoonlijke rekeningen. Met een eigen rekening is het overzichtelijker voor zowel de commissie als de penningmeester. Voor dit jaar had het weinig zin om nog een rekening te openen. Ik raad het mijn opvolger van harte aan. 12. De rode lijn van topografie binnen de thema's van de acticom beviel goed. Het vergt enige creativiteit, maar we zijn tevreden over de resultaten. De meeste geluiden zijn enthousiast en veel mensen dachten mee aan volgende locaties/thema's. Na het wisselfeest zijn we de wereldbol aardig goed rondgegaan. 13. De tapasavond was een succesvolle nieuwe activiteit. We probeerden een dansworkshop te organiseren. Echter was het vinden van een geschikte en sfeervolle locatie niet gelukt. Uiteindelijk is het een filmavond geworden. 14. Helaas is het de redactie niet gelukt om grote innovaties door te voeren in de ICA. Er waren meerdere beperkende factoren, waardoor we besloten hebben de huidigee format aan te houden. 24

25 ASSESSOR ONDERWIJS Jemma Middleton Assessor Onderwijs 2012/2013 BELEIDSPLAN, STATUS WISSEL ALV PROFESSIONALITEIT 1. Aanwezigheid hok en op activiteiten 2. Contact met commissieleden 3. Contact met bestuursleden 4 Contact onderhouden met verschillende leden om ook hun stem te laten horen 5. Contact onderhouden met Studystore 6. Het adres onderwijs@itiwana.org regelmatig onderhouden 7. Contactgegevens studenten, docenten en Studystore controleren 8. Contact onderhouden met de docenten omtrent de boekenactie 9. Fungeren als tussenpersoon tussen mijn commissieleden en het bestuur 10. Draaiboek survivalcom opgesteld 11. Educom activiteiten neerzetten om binding te vergroten onder de leden en tussen hen en Itiwana INNOVATIE 12. Boekverkoop overzichtelijker maken 13. De creatieve en actieve rol van leden benadrukken via mijn commissies 14. Zaken omtrent de functies en taken verbeteren binnen mijn commissies 15. De mogelijkheden van ideal onderzoeken 16. EHBLO deel uit laten maken van de educom activiteiten 17. Het contract opzeggen bij Studystore en overstappen naar NewClicks 18. Assessor Onderwijs contactpersoon van de Opleidingscommissie gemaakt 19. Peiling activiteiten afgenomen Voldaan Nog niet voldaan Twijfel Niet in beleidsplan 25

26 1. Elke week maakten we een planning van wanneer wie in het hok is, zo verspreidden we de taak en waren we zo vaak mogelijk in het hok. Daarbij ben ik nog vaker aanwezig geweest in het hok voor, tijdens en na de boekenactie om alles op te zetten en af te breken. 2. Het contact met mijn commissieleden is goed verlopen. We hebben veel gepraat, gelachen en elkaar vaak gezien dit jaar. 3. Onze samenwerking is dit jaar bijzonder goed verlopen. We zijn een behulpzaam en actief team geweest. 4. Het contact met leden is tijdens en buiten activiteiten en via mailcontact goed verlopen. Ik heb geprobeerd om goed te luisteren naar de leden en voor een vragen een passend antwoord of goede oplossing te vinden. 5. Het contact met Studystore is dit jaar slecht verlopen, dit is een van de redenen dat we overstappen naar NewClicks waar we het gevoel hebben dat er intensiever contact zal zijn vanwege de grootte van het bedrijf en de afspraken die we al hebben gemaakt binnen het voorlopig contract. 6. Het adres is verbonden aan mijn eigen adres en deze heb ik bijna elke dag gecontroleerd. Hierdoor ben ik erg snel geweest in reageren. Daarbij heb ik geprobeerd om uitgebreid antwoord te geven op de vragen en het contact te onderhouden waar dat nodig was. 7. Het ledenbestand is opgeschoond en via het secretariaat zijn de goede gegevens van studenten ontvangen. Met Studystore verliep het stroef, maar dit zal beter verlopen met NewClicks. Daarbij controleer ik alles een paar keer voordat ik het verstuur. 8. Het contact met docenten is goed verlopen behalve de altijd bestaande docenten die vaag zijn over hun boekenlijsten of wanneer vakken veranderd worden. Hierbij kan ik alleen goed contact onderhouden met Nina en de desbetreffende docenten. 9. Tijdens elke vergadering is er de mogelijkheid geweest om te vertellen over de gang van zaken binnen de commissie, wat ik ook heb gedaan. Als mijn commissieleden en ik vragen hadden over een mogelijke uitvoering van een activiteit of persoonlijke zaken besprak ik dat zo nodig met het bestuur om tips en inbreng te vragen. 10. De survivalcom had toch net als elke andere commissie ook de houvast van een draaiboek nodig, deze heb ik opgesteld voor mijn opvolger. 11. De educom heeft dit jaar in totaal 8 mooie activiteiten neergezet, zoals de docuavond, de excursie naar Den Haag, EHBLO en Antropologen houden van Holland. Ik ben erg trots op de creativiteit van mijn commissieleden en mijzelf tijdens dit bestuursjaar. 12. In het draaiboek heb ik een paragraaf toegevoegd waarin een overzicht staat van alle taken die ik of een van mijn opvolgers zou moeten vervullen bij een boekenactie. Dit staat op chronologische volgorde en is beknopt zodat het overzichtelijk blijft. 13. Voor de septemberactiviteit van de educom hadden we studenten laten kiezen uit 4 thema s. Zowel leden als niet-leden mochten deze invullen. Het thema duurzaamheid had onder beide groepen de meeste stemmen. De activiteit van 26 september was hiervan het resultaat. 14. Mijn commissieleden hebben vaste taken en binnen de educom hebben ze hun eigen functiebeschrijving uit het draaiboek in bezit. Hierbij heb ik voorgesteld dat ze zaken kunnen aanpassen en toevoegen aan de hand van hun eigen ervaring. Deze zijn nu aangepast in het draaiboek voor mijn opvolger. Zo is het samenvattingensysteem, de taak van promotie en de functie van Secretaris 26

27 aangepast en duidelijker omschreven in de functieomschrijving. 15. Deze mogelijkheden heb ik bij Studystore onderzocht. Het probleem van lidmaatschap was hiervan toepassing en kon niet op de site bij het kopen van boeken opgelost worden. Waarschijnlijk zal een van opvolgers na het overstappen op NewClicks hier weer naar kijken vanwege het groeiende karakter van ideal gebruik. 16. De Drentheavond/EHBLO is in een nieuw jasje gestoken bij de educom waar het beter past vanwege het studio gerelateerde onderwerp. In week 40 kon je het resultaat ervaren. 17. Bij de vorige ALV was goedgekeurd dat we over zouden stappen op NewClicks. Dit is voor de ALV gebeurt en zal van kracht gaan op 1 juli Vanaf die datum zal NewClicks onze boekenleverancier worden. Daarbij zal Eelke van Woensel Kooy (Assessor Onderwijs 2013/2014) met Studystore en NewClicks ieder een boekenactie draaien. Zij zal dit dus goed met elkaar kunnen vergelijken en zo haar opvolger bij NewClicks kunnen inwerken. 18. Vanaf volgend bestuursjaar zal mijn opvolger de contactpersoon met de Opleidingscommissie zijn. Hier hebben wij voor gekozen omdat de Assessor Onderwijs meer affiniteit heeft met de opleiding vanwege de boekenacties en de educom. 27

28 ASSESSOR EXTERN Mieke Zaal Assessor Extern 2012/2013 BELEIDSPLAN, STATUS WISSEL ALV PROFESSIONALITEIT 1. Contact met sponsoren en potentiële sponsoren 2. Contact met alumni-en masterleden 3. Een sponsor brochure 4. Contact met de LaSSA 5. Naleving van contracten INNOVATIE 6. Creatief sponsorgelden werven 7. Donaties en extra leden 8. Online lid worden 9. Promotie 10. Duurzaamheid OVERIG 11. Aanwezigheid in het hok en op activiteiten 12. Alumni bestandsplan doorvoeren 13. Betrokkenheid bij de leden Voldaan Nog niet voldaan Twijfel Niet in beleidsplan 28

29 1. Het contact met de huidige sponsoren is goed. Daarnaast hebben we er dit jaar een grote, nieuwe sponsor bij gekregen. De samenwerking met deze nieuwe sponsor verloopt uitstekend en is voor beide partijen zeer voordelig. Afgelopen jaar hebben we veel andere potentiële sponsors benaderd. Nadat de AA een kleine acquisitie training heeft gehad is het fondsen werven zeer goed verlopen. Ondanks dat we door de crisis zeer regelmatig werden afgewezen, hebben we onze target gehaald. 2. Het contact met de alumni is warm en goed. Dit komt mede door de alumni borrel die plaats vond op 8 februari. Daarnaast zal het contact met zowel de alumni als masterleden nog veel beter worden door de activiteiten die er met medewerking van de AA opgezet zijn voor het komende lustrum jaar van Itiwana. 3. Door het goede werk van de commissieleden van de AA is er nu een sponsor brochure. Deze zal gefinancierd worden met het overgebleven budget van de AA van dit jaar. 4. Het contact met de LaSSA gaat goed en ik zal komend jaar als Secretaris van de LaSSA mijn uiterste best doen om dit contact goed te laten blijven. De verschillende besturen van de LaSSA hebben elkaar dit jaar meerdere malen ontmoet op de LaSSA activiteit. Vooral het liftweekend was een fijne ontmoetingsplek en daar zijn goede contacten uit voort gekomen. 5. Het naleven van alle contracten is dit jaar goed verlopen. 6. Het werven en contracten sluiten met nieuwe sponsoren is dit jaar zeer goed gegaan. Doordat wij veel verschillende bedrijven hebben aangeschreven hebben we het begrote bedrag ruimschoots gehaald. Dit is mede te danken aan de acquisitiedag van de AA. Op deze dag zijn we naar verschillende bedrijven toe geweest om te vragen of zij Itiwana wilde sponseren. Door deze dag hebben we de basis gelegd voor het contract wat we met Eeterij Familie hebben gesloten. Deze creatieve manier van sponsors werven heeft dus goed uitgepakt voor ons. 7. Samen met de acquisitie afgevaardigde van de lustrum commissie is er op activiteiten geld opgehaald voor het lustrum. Deze vallen onder donaties. We hebben er niet veel extra leden of donateur leden bij geworven omdat wij dit voor acquisitie doeleinden niet nodig vonden. 8. We hebben afgelopen jaar uitgebreid onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor online inschrijving. Wij zijn als bestuur echter tot de conclusie gekomen dat dit (nog) niet haalbaar is voor Itiwana. Online inschrijving zou in de toekomst misschien mogelijk gemaakt kunnen worden in samenwerking met de boekenleverancier. Tot die tijd zal er op de website van Itiwana een inschrijf formulier te vinden zijn wat uitgeprint kan worden en dan opgestuurd moet. 9. De promotie voor activiteiten is dit jaar uitstekend gegaan. Dit komt deels doordat we samengewerkt hebben met het departement CA/OS. 10. Het vinden van duurzame sponsoren is dit jaar niet gelukt. Wel hebben we meerdere potentiële duurzame sponsoren benaderd, maar deze toonden geen van alle interesse. 11. Ik ben het afgelopen jaar zeer regelmatig in het hok geweest. Mede door de door ons ingestelde hokdiensten was er altijd wel iemand van het bestuur in het hok. Ik 29

30 hoop dat alle leden zich welkom en gehoord gevoeld hebben afgelopen jaar. Daar heb ik in ieder geval mijn best voor gedaan! 12. Het doorvoeren van het alumni bestandsplan is dit jaar goed verlopen met behulp van het secretariaat van CA/OS. 13. Ik hoop dat ik mij afgelopen jaar als een goed en betrokken bestuurslid heb getoond. Ik heb er veel plezier in gehad en ben altijd enthousiast voor de leden en de aankomende leden. 30

31 ASSESSOR PUBLICATIE Eva Schouten Assessor Publicatie 2012/2013 BELEIDSPLAN, STATUS WISSEL ALV PROFESSIONALITEIT 1. Constructief samenwerken met mijn bestuurs- en commissiegenoten 2. Aanwezigheid hok & activiteiten 3. Contact onderhouden met commissies voor verslaggeving & promotie 4. Beheren van het adres voor promotieverzoeken van leden en Externen 5. Website up to date houden 6. Mediawana beheren 7. Itiweekbericht schrijven 8. APP up to date houden 9. Internationals betrekken (Site & Itiweek) 10. Draaiboek website en mediwana opgesteld INNOVATIE 11. Internationaal stukje op website en in het Itiweek 12. Bulletin met Indesign 13. Meer creativiteit en interviews in het Bulletin 14. Nieuwe Lay-out Bulletin 15. Samenwerken met Antropologen.nl 16. Nieuwe drukkers zoeken OVERIG 17. Lid ICA Voldaan Nog niet voldaan Twijfel Niet in beleidsplan 31