ITIWANA Halfjaarlijks verslag Studievereniging der CA/OS

Transcriptie

1 ITIWANA Halfjaarlijks verslag Studievereniging der CA/OS Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: NL67 INGB AK Leiden 1

2 INHOUDSOPGAVE Inhoud INHOUDSOPGAVE... 2 VOORWOORD... 3 VERDELING BESTUUR... 4 OVERZICHT COMMISSIELEDEN... 5 BELEIDSPLAN... 8 ALGEMEEN VOORZITTER SECRETARIS PENNINGMEESTER ASSESSOR ONDERWIJS ASSESSOR ACTIVITEITEN ASSESSOR EXTERN ASSESSOR PUBLICATIE COMMISSIES AA-COMMISSIE ACTIVITEITENCOMMISSIE BULLETINCOMMISSIE EDUCATIECOMMISSIE FOTOCOMMISSIE ICA-COMMISSIE MENTORAAT REISCOMMISSIE SURVIVALCOMMISSIE LaSSA OVERIG EVALUATIE COMMISSIES HALFJAARLIJKS FINANCIEEL VERSLAG BIJLAGEN

3 VOORWOORD U staat op het punt het halfjaarlijkse verslag van studievereniging Itiwana te lezen. Een beleidsplan is opgesteld en gepresenteerd tijdens de beleids-alv. Dit verslag betreft een overzicht van Itiwana na bijna zeven maanden bedrijvigheid. Het 22 e bestuur en de commissies zijn druk bezig geweest met het realiseren van de plannen. Wat is er tot nu toe al gedaan en wat staat er nog op de planning voor het komende half jaar? In dit verslag worden alle vragen beantwoord. Aan de hand van de beleidspijlers heeft ieder bestuurslid geschreven over de plannen die hij of zij gemaakt heeft voor het bestuursjaar van 2014/2015. De vorderingen worden weergegeven met behulp van een schematisch overzicht. Dit zal samen met een verslag vervolgens dienen als evaluatie. Namens het 22 e bestuur der studievereniging Itiwana, Margot van der Meulen Voorzitter

4 VERDELING BESTUUR Naam en functie Margot van der Meulen Voorzitter Kaily van den Berkmortel Secretaris Janita Sanderse Penningmeester Simone van Dijk Assessor Activiteiten Thijs Hermans Assessor Onderwijs Tessa Kremer Assessor Extern Laura Bakker Assessor Publicatie Verdeling commissies Mentoraat Contact WDO & DIOO Itiwana kledinglijn Reiscommissie Survivalcommissie Activiteitencommissie Educatiecommissie Acquisitie & Alumnicommissie Bulletincommissie Itiwana kledinglijn (Hoofdverantwoordelijke) Fotocommissie LaSSA & Congrescommissie ICA-commissie 4

5 OVERZICHT COMMISSIELEDEN AA-Commissie Tessa Kremer Martijn Kooijman Brechtje de Nie Doortje Swaters Educom Thijs Hermans Luit Winters Nadiah Zuur Marjenne Verkley Annemarijn Rijkers Acticom Simone van Dijk Josine Sunter Vince Vermeiren Mirjam Hupkes Suzanne Manders Renske Termeulen Survivalcommissie Janita Sanderse Lorelie Tummers Doortje Swaters Maarten Teunisse* Mentoraat Maaike van Dijk Julie Karremans Ruby van t Hof Thomas Pels Jente Harmsen Bulletincommissie Laura Bakker Nola der Weduwe Sanne Smit Kimberly Drijver Myrthe Monfils LaSSA Tessa Kremer Aukje Postma ICA Laura Bakker Anneroos Dijkstra Maarten Teunisse Eelke van Woensel Kooy Marga Witteman Sarah Barten Fotocommissie Simone van Dijk Anne Veens Eliza Jordaan Maria Uosukainen Marga Witteman Jet van Mierlo Reiscommissie Kaily van den Berkmortel Jemma Middleton Anna van Delft Eslin Cohen Stuart Maria Uosukainen 5

6 VRIENDEN VAN ITIWANA WOM Igor Boog Myrtille Depreux Noortje Schrauwen Liselotte van Dikkelen Thijs Jan van Schie Reinout Meijnen Jaap de Bie Floor Hendriks Sean van der Steen Nicky Beckers Marloes Bosch Jelmer Siljee Rik Kleinsmit Sophie Frankenmolen Simone de Boer Bregje Schreuders Sanne Hogesteeger Nadia Teunissen Merel de Schepper Ruben Reus Lizet Wesselman WDO Michael Ghebreab Paul Sellies Ruben Reus Tecla Spruit Sophie Hankinson * De Survivalcommissie heeft sinds februari versterking gekregen van Maarten Teunisse. 6

7 COMMISSIEBOOM Hieronder volgt een afbeelding ter illustratie van de samenwerkingsverbanden en commissies van Itiwana. 7

8 BELEIDSPLAN Voor het schetsen van een volledig overzicht in dit verslag staat hieronder het algemene gedeelte van het beleidsplan van dit bestuursjaar weergegeven, de beleidsstukken geschreven per functie staan verderop gespecificeerd. BELEIDSPIJLERS Wij vinden het van belang dat er een goede onderlinge band is tussen zowel leden onderling als tussen leden en het bestuur. Wij willen voorkomen dat er een afstand ontstaat tussen de leden en het bestuur. Om deze redenen hebben wij in samenspraak besloten dat dit jaar de beleidspijlers betrokkenheid en reflexiviteit gebruikt worden. BETROKKENHEID Wij stellen dit jaar binnen Itiwana betrokkenheid centraal. Wij vinden het belangrijk dat ieder lid zich binnen de vereniging op zijn plek voelt. Dit willen wij ten eerste bereiken door de interactie tussen leden uit verschillende jaarlagen stimuleren. Het Hok is daarom een plek waar alle leden samen kunnen komen. In het Hok zullen wij actief aanwezig zijn en te allen tijde open staan om een gesprek aan te gaan met leden. Wij willen leden actief aanmoedigen om te komen borrelen, zodat leden de mogelijkheid krijgen om elkaar buiten het instituut te leren kennen. Verder willen we ervoor zorgen dat leden kansen bieden om zich verder te ontwikkelen. Onder het kopje concrete stappen zullen wij verder toelichten hoe wij dit willen bewerkstelligen. Onze betrokkenheid binnen de FSW willen wij tonen door actief te participeren binnen alle overkoepelende platformen, zie: OVERKOEPELENDE PLATFORMEN, bladzijde 8). Wij willen de samenwerking met het instituut der CA/OS vergroten door actief men hen in gesprek te gaan en door meer activiteiten gezamenlijk te organiseren. Hier zijn wij als bestuur momenteel al mee bezig. Om onze leden zoveel mogelijk te betrekken bij Itiwana is structuur nodig. Behalve structuur in het Hok door consequente aanwezigheid is bovenal structuur in promotie van groot belang. Concrete stappen Betrokkenheid: 1. Dit jaar hebben wij in het Hok alle oude foto s aan de muur in een aparte archiefmap gestopt, en vervangen door meer recente foto s. 2. We gaan in het Hok een duidelijke plek creëren voor informatiefolders en informatieve posters. 8

9 3. We willen interactie stimuleren voor leden door beschikking te geven over een gitaar en spelletjes in het Hok. 4. Wij willen leden persoonlijk benaderen om naar borrels te komen via social media of op de FSW, zodat leden bewust kunnen worden van de mogelijkheid om elkaar buiten het instituut te leren kennen. 5. Tijdens activiteiten, borrels en in het Hok zullen wij minder actieve leden die aanwezig zijn actief betrekken bij het gesprek of bij de betreffende activiteit, zodat zij zich ook thuis voelen bij Itiwana. 6. Wij willen de samenwerking met het instituut der CA/OS vergroten door actief men hen in gesprek te gaan en door meer activiteiten gezamenlijk te organiseren. 7. Bij onze promotie willen wij een duidelijke structuur creëren, wat wij onder andere doen door binnen het bestuur goed overleg te hebben over de promotie van activiteiten van verschillende commissies en door bovenaan de Facebookpagina van Itiwana een activiteitenoverzicht te plaatsen met de links naar de Facebook evenementen. 8. Wij willen de Dumpiwana-Facebookpagina open stellen voor input van leden en de de Facebookpagina van Itiwana louter gebruiken voor Itiwanagerelateerde berichten. Alleen het Itiwana-account en de commissieaccounts zullen in deze Facebook berichten kunnen plaatsen en evenementen kunnen delen. Dit zorgt voor meer overzicht en structuur op de Facebookpagina van Itiwana. REFLEXIVITEIT Wij willen dat Itiwana een vereniging is waarvan het lidmaatschap een toegevoegde waarde is aan de studententijd. Daarom hebben wij voor reflexiviteit als beleidspijler gekozen. Reflexiviteit houdt in dat we kritisch-constructief en met regelmaat kijken naar ons eigen handelen als bestuur en naar het handelen van commissies. Reflexiviteit is voor ons een manier om actief naar verbetering te streven. De beleidspijler reflexiviteit heeft vooral betrekking op het functioneren van het bestuur en haar commissies. Wij achten het van belang dat Itiwanaleden een grote zeggenschap hebben over het handelen van het bestuur en de commissies. Door deze zeggenschap hopen wij dat leden optimaal kunnen genieten van het laagdrempelige en sfeervolle karakter van Itiwana. Daarnaast zorgen de leden er op deze manier voor dat wij ons optimaal kunnen ontwikkelen als bestuur. Wij zullen onder de kopjes reflexiviteit bestuur en reflexiviteit commissies en door middel van de concrete stappen toelichten hoe wij dit willen bewerkstelligen. Wij vinden het niet alleen belangrijk dat wij als bestuur worden geëvalueerd, maar dat ook de commissies onder de loep worden genomen door middel van evaluatiemomenten. Op deze manier worden de positieve en negatieve punten van 9

10 de commissies concreet benoemd zodat hieraan gewerkt kan worden. Wij willen hierbij kijken naar de communicatie en samenwerking tussen de commissieleden, naar de werkverdeling en het eindresultaat. De manier waarop wordt geëvalueerd is afhankelijk van de functie van de commissie. Naast evalueren willen wij ook dat binnen de commissies kritisch-constructief gekeken wordt naar het samenwerkingsproces door het instellen van een vast agendapunt. Concrete stappen reflexiviteit bestuur 1. Wij vinden het belangrijk dat we binnen het bestuur kritisch-constructief naar elkaar en vooral naar onszelf kijken. Wij willen dit bewerkstelligen door aan het begin van het jaar een bestuurscursus te volgen. Verder willen we in december, maart, juni en september vaste evaluatiemomenten houden zodat we bewust zijn van ons eigen handelen binnen het bestuur. 2. We willen thee-uurtjes houden met leden van Itiwana in het Hok om enerzijds de afstand tussen het bestuur en de leden te overbruggen en anderzijds om leden op laagdrempelige wijze de ruimte te geven om hun meningen en tips kenbaar te maken bij ons. De eerste zal plaats vinden in november. 3. We willen vóór de halfjaarlijkse ALV een enquête verspreiden onder leden om alle Itiwanaleden de mogelijkheid te geven om anoniem het functioneren van het bestuur, zowel organisatorisch als de relatie tussen het bestuur en de leden, te beoordelen. Met de resultaten van deze enquête hopen wij met input van buitenaf ons functioneren goed te kunnen reflecteren. Op deze manier kunnen we de positieve en negatieve (verbeter)punten meenemen naar het laatste half jaar. Wij willen een open houding aannemen, waardoor leden zich comfortabel genoeg voelen om hun mening te uiten over Itiwana in het algemeen, het bestuur en de commissies. 4. Behalve een evaluatieformulier willen we leden ook stimuleren hun eigen voorkeuren en ideeën voor Itiwana aan te geven. Dit willen we doen door op het evaluatieformulier ook ruimte te creëren voor ideeën en voorkeuren voor het komende halfjaar. Ook willen actief promoten (zie Assessor Publicatie). 5. We willen de evaluatie van commissies opnemen in onze ALV-verslagen. Zo is het zichtbaar voor leden dat het bestuur actief evalueert en zich ontwikkelt. Tevens kunnen leden ons op deze manier aanspreken als het bestuur niet heeft geëvalueerd. Concrete stappen reflexiviteit commissies 1. We willen evaluaties houden binnen de commissies zodat er een duidelijk bestand kan worden opgesteld over hoe commissies het best kunnen functioneren. Deze evaluaties zijn ook van belang omdat we op deze wijze 10

11 kunnen ontdekken welke activiteiten en plannen van Itiwana werken en welke niet. Tevens kunnen de besturen en commissies die ons opvolgen hierdoor streven naar verbetering met behulp van de door ons opgestelde bestanden. 2. Wij willen het belang van het deelnemen aan de ALV benadrukken binnen de commissies. In de ALV worden veel commissiegerelateerde zaken besproken, waarbij het deelnemen van commissieleden op prijs wordt gesteld. Commissieleden zijn dermate betrokken bij Itiwana, dat hun visie van grote waarde kan zijn voor de vereniging. 3. We willen bewerkstelligen dat binnen de commissies door de leden kritischconstructief wordt gekeken naar het werken van de commissies. In de agenda s van de commissies willen we een vast agendapuntje reflectie opnemen zodat commissieleden met elkaar kunnen bespreken wat goed en wat niet goed loopt. Ook willen wij de mogelijkheid benadrukken tot het aangaan van persoonlijke gesprekken met de voorzitters uit de commissies, of indien wenselijk een ander bestuurslid. 11

12 ALGEMEEN Itiwanabestuur XXII Bestuur BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Recente foto s aan de wand 2. Duidelijke plek in hok voor informatiefolders 3. Interactie stimuleren in het Hok 4. Persoonlijke benadering 5. Betrekken van minder actieve leden 6. Samenwerking instituut CA/OS 7. Structuur in promotie 8. Dumpiwana/Itiwana: Facebookbeleid Reflexiviteit 9. Kritisch-constructief naar elkaar en onszelf kijken 10. Thee -uurtjes voor laagdrempeligheid 11. Enquête verspreiden onder leden 12. Evaluatieformulier voor commissies in verslagen 13. Evalueren binnen commissies Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan BETROKKENHEID 1. Aan het begin van het jaar hebben wij de foto s aan de wand vervangen voor meer recente foto s. Er zijn tot op heden geen nieuwe foto s bij gekomen, maar het is een vrolijk geheel. Aan het begin van volgend studiejaar zullen er weer nieuwe foto s bij komen, onder andere van de nieuwe eerstejaars. 2. In het Hok hebben wij tussen de banken en stoelen in de hoek een plek 12

13 gecreëerd voor informatiefolders. Daarnaast is bij de ingang een plek waar flyers en dergelijke kunnen liggen zodat leden deze mee kunnen nemen. 3. In het hok staat nu een gitaar en er liggen spelletjes in de kasten, zodat het chillen in het hok nog fijner is. Van de gitaar wordt zeker gebruik gemaakt en dit zorgt voor vele prettige muzikale momenten in de week. Daarnaast hebben we speakers staan, waardoor de sfeer ook leuker wordt. 4. Persoonlijke benadering naar leden toe betreffende activiteiten gaat goed. Toch worden vaak commissieleden uitgenodigd en is het af en toe lastig ook de mensen te bereiken die geen commissie doen. Hier kan nog aan gewerkt worden. 5. Zoals hierboven benoemd, is het soms lastig deze minder actieve leden te betrekken. In hoeverre zij aanwezig zijn op activiteiten van Itiwana zal blijken uit de uitkomst van de ledenenquête die inmiddels verspreid is onder de leden. 6. Er is een stageavond georganiseerd door de Educom in samenwerking met Thijs Jan van Schie. De fotocom organiseert een fotowedstrijd in samenwerking met het instituut CA/OS. Wij zijn goed op weg om de samenwerking met het instituut te verbeteren. Binnenkort hebben wij een kennismakingsgesprek met het departementsbestuur, naar aanleiding van een gesprek met Lyonne van Gaalen, het studentlid van het departementsbestuur. Naar omstandigheden vinden ze het prettig dat we contact hebben opgenomen. 7. Iedere vergadering bespreken we wat er gepromoot moet worden, en wat nog kan wachten. Op deze manier hebben we een structuur ontwikkeld zodat leden niet een overspoeld worden met informatie op één dag, zowel op Facebook als in colleges. Soms loopt dit nog wel door elkaar omdat sommige activiteiten prioriteit hebben. Hierdoor wordt niet in een vaste volgorde promoot, maar wordt dit per situatie besproken. Dit zou voor leden nog wel ongestructureerd over kunnen komen. 8. Het Itiwana/Dumpiwana-Facebookprotocol is aan het begin van het jaar doorgevoerd. De voorzitter en assessor publicatie houden in de gaten of er op de juiste plek berichten gepost worden. Is dit niet het geval, dan wordt vanuit het persoonlijke Itiwana-account een persoonlijk bericht gestuurd. Hiervoor is een standaardbericht opgesteld waarin wij diegene verzoeken het bericht op de Dumpiwana-Facebookpagina te plaatsen. Vervolgens verwijderen wij het bericht van de Itiwana-Facebookpagina. REFLEXIVITEIT 9. In december hebben we een bestuurscursus gevolgd. We hadden dit eerder willen doen, maar dit kwam er niet van. In november en maart hebben wij daarnaast met het volledige bestuur geëvalueerd waarin we de werkwijze tot 13

14 nu toe hebben besproken. Op deze manier kijken we kritisch-constructief naar elkaar en naar onszelf. De evaluatiemomenten worden in juni en september nogmaals herhaald. 10. Door middel van thee-uurtjes hebben we opnieuw de laagdrempeligheid van Itiwana gewaarborgd. Het waren gezellige uurtjes, die voor herhaling vatbaar zijn. De opkomst is niet altijd even hoog, maar we vinden het wel de moeite waard om dit te blijven organiseren. Uiteindelijk hopen we zo de toegankelijkheid van het Hok meer te stimuleren. 11. Op dit moment is de enquête online onder de leden verspreid. Wij hopen hierdoor inzicht te krijgen wat leden vinden van onder andere betrokkenheid bij Itiwana, hoeveelheid activiteiten en bladen, het profiteren van kortingen die aangeboden worden door Itiwana en de hoeveelheid promotie. 12. Aan het begin van het jaar is door elke voorzitter/begeleider van de commissies een evaluatieformulier gemaakt. Hierin is de basis hetzelfde, met aansluitend een aantal vragen die per commissie gelden. Dit formulier is in maart verspreid onder de commissieleden. De evaluaties zijn te lezen onder het hoofdstuk evaluaties. 13. Binnen commissies vinden ook evaluaties plaats. Er wordt geëvalueerd op de behaalde prestaties en de voorzitter neemt de mening van het bestuur hierin mee. Op deze manier hopen we dat elke commissie zichzelf verbetert en dat alle commissieleden zich hierdoor kunnen ontwikkelen. 14

15 VOORZITTER Margot van der Meulen Voorzitter BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Centraal aanspreekpunt zijn 2. Onderhouden van externe contacten 3. Beheren van de adressen en 4. Begeleider Mentoraat zijn 5. Het opzetten van de kledinglijn 6. Aanwezigheid hok en activiteiten 7. Open houding Betrokkenheid 8. Voorbereiden en uitvoeren van bestuursvergaderingen 9. Inzicht in bestuursleden en commissies 10. Inzet overlegorganen 11. Tessa (assessor extern) ondersteunen in het vinden van een nieuwe hoofdsponsor 12. Nieuw protocol Facebook 13. Contact met WDO 14. Gezamenlijke activiteit met de gangverenigingen Reflexiviteit 15. Evaluatiemomenten 16. Behandelen vragen, kritiek en opmerkingen van leden 17. Evaluatiemoment na elke activiteit van het Mentoraat 18. Op elk aangeboden platform vermelden dat men lid moet zijn Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan 15

16 TAKEN 1. Als voorzitter ben ik het centrale aanspreekpunt van de vereniging. Het is van belang dat ik voor iedereen toegankelijk ben. Het op de hoogte zijn van alles wat er speelt binnen de vereniging hoort hier ook bij. Eventuele problemen binnen het bestuur of haar commissies zijn van belang zo snel mogelijk opgelost te worden, mede hierom hebben wij vier keer in het jaar een evaluatie gepland. In de bestuursvergaderingen hebben bestuursleden de gelegenheid om te vertellen over ervaringen en eventuele problemen onder het kopje persoonlijke mededelingen en de bestuur- en commissieronde. Ik kan hier bijvoorbeeld vertellen wat er binnen het VerO speelt. 2. Binnen het VerO verlopen de vergaderingen goed. Het StOP en de EL CIDcommissie zijn er zo veel mogelijk bij. Van het Facultair Studentenplatform heb ik nog niets gehoord dit jaar. Het StOP heeft aangekaart dat de grote verenigingen de eerstejaarsweekenden niet vrij houden en daar wordt de komende jaren strenger op gecontroleerd. De EL CID-commissie heeft nu een hele dag aan de faculteiten gegeven om te vullen. Met de gangverenigingen wordt overlegd over een gezamenlijke activiteit voor s middags. Het gaat echter om veel studenten die mee doen aan de EL CID. Nu wordt per vereniging een middagactiviteit opgezet. De EL CID zorgt wel voor lunch. Sinds kort hebben we contact met het departement en er is een datum geprikt voor een bijeenkomst. 3. Ik beheer als voorzitter twee adressen. Voorzitter@itiwana.org is gekoppeld aan mijn persoonlijke adres en check ik dagelijks. Itiwana@fsw.leidenuniv.nl heeft onlangs wat problemen gehad omdat het niet mogelijk was er in te komen. Dit is nu opgelost doordat het outlookprogramma is ingesteld op mijn bureaublad. Ook heb ik een automatisch bericht ingesteld voor iedereen die daar een naar stuurt, waarin staat vermeld dat Itiwana dit adres bijna niet gebruikt en we bereikt kunnen worden op voorzitter@itiwana.org of info@itiwana.org. 4. Naast mijn taken als voorzitter begeleid ik het Mentoraat dit jaar. Tot op heden gaat het goed. Verdere toelichting zal in het commissiegedeelte van dit verslag te vinden zijn. 5. Ik ondersteun Janita met het opzetten van de kledinglijn. Wij zijn hier op dit moment mee bezig maar het is lastig om structuur hierin te krijgen. Vanuit dit oogpunt hebben wij besloten in juni een draaiboek te maken betreffende de kledinglijn en zullen wij de kledingactie in oktober/november nog verzorgen. Het nieuwe bestuur hoeft zich hier dan nog niet druk over te maken en kan in de loop van het jaar, aan de hand van het draaiboek, hiermee aan de slag gaan. 16

17 BETROKKENHEID 6. Wij hebben ervoor gekozen dit jaar (bijna) niet te werken met hokdiensten omdat het hok vrijwel altijd bemand is. Op de dagen dat we geen college hebben, plannen we hokdiensten wel in. Wanneer we merken dat op een specifieke dag het hok toch onbemand blijft, zorgen we ervoor dat dit de week daarna niet meer gebeurt. Ik heb een aantal activiteiten niet bijgewoond vanwege gezondheidsredenen, maar de activiteiten waar ik wel ben geweest waren een succes. Het is leuk om te zien dat men enthousiast is over Itiwana en dit ook te horen van de leden. Het enthousiasme komt zelfs voort uit de leden zelf! 7. Ik hanteer zoveel mogelijk een open houding. Soms heb ik zo veel aan mijn hoofd dat ik even wat meer gesloten ben, maar zodra ik dit door heb of hierover wordt aangesproken ga ik er op letten en kan ik weer open zijn. 8. Het voorbereiden en uitvoeren van bestuursvergaderingen gaat goed. In de loop van het jaar worden er steeds meer agendapunten aangedragen door mijn bestuursleden en spreekt iedereen daadwerkelijk in de vergadering. Naar mijn inzien vergaderen we efficiënt, al merk ik wel dat we, nu het jaar op de helft is, steeds meer te bespreken hebben en daardoor de vergaderingen langer worden. 9. De onderlinge betrokkenheid binnen het bestuur is groot. Wanneer er iets speelt brengen we elkaar tijdig op de hoogte, ook de positieve dingen! Dit wordt doorgegeven aan de commissies, die op dit moment goed functioneren. 10. De samenwerking tussen de gangverenigingen is leuk. Dit jaar is besloten binnen het VerO om het congres te laten vallen. Er is wel besloten om weer een gangverenigingenfeest te organiseren, net als vorig jaar. 11. Wij proberen Tessa te allen tijde te ondersteunen met het vinden van een nieuwe hoofdsponsor door haar regelmatig te vragen wat we nog meer kunnen doen dan alleen bedrijven en dergelijke aandragen om te benaderen. Het is lastig en we merken dat voornamelijk alleen kortingen worden aangeboden, in plaats van dat men geld wil geven. 12. Aan het begin van het jaar is een nieuw protocol opgezet betreffende de Itiwana-Facebookpagina en de Dumpiwana-Facebookpagina. Op de Itiwanapagina worden alleen Itiwana- en studiegerelateerde activiteiten en artikelen geplaatst. Op Dumpiwana kan in principe alles geplaatst worden. Laura en ik waarborgen dit door regelmatig te checken wat er op de pagina s geplaatst wordt. Is er een bericht dat niet gepast is voor de Itiwana- Facebookpagina, dan benaderen we degene die het bericht heeft geplaatst vanuit het Itiwana-Facebookaccount. 13. Het contact met het WDO verloopt goed. Sinds kort hebben we afgesproken elke eerste woensdag van de maand bijeen te komen met het Itiwanabestuur 17

18 en het WDO om door te spreken wat er op dat moment speelt. Dit staat nog in de kinderschoenen, maar we hopen hierdoor meer duidelijkheid naar elkaar te verschaffen, onder andere over de activiteiten die georganiseerd worden. 14. Zoals bij punt 10 al genoemd wordt er een gangverenigingenfeest georganiseerd dit jaar. Alle assessoren activiteiten van de gangverenigingen zijn hier mee bezig. De datum dat dit feest plaats zal vinden is 19 juni. Er is vanuit de VerO besloten niet opnieuw een congres te organiseren. REFLEXIVITEIT 15. Tot op heden hebben wij twee van de vier evaluatiemomenten gehad. Deze zijn goed verlopen. Alvorens de gezamenlijke evaluatie plaatsvindt heb ik persoonlijke gesprekjes met ieder bestuurslid. Ik adviseer hierbij een aantal punten zeker mee te nemen naar de evaluatie, die belangrijk zijn om gezamenlijk te bespreken. Ook persoonlijke dingen komen hierbij aan bod. Het is aan de persoon zelf om dit mede te delen aan de hele groep, of alleen met mij te delen. 16. Ik heb tot op heden weinig opmerkingen of kritiek ontvangen van leden. Vragen beantwoord ik vrijwel direct en dit wordt naar mijn inzien op een goede manier ontvangen. Ik heb tot op heden nog geen ontvangen met daarin vragen of kritiek van leden, maar mocht dit in de komende tijd voorkomen dan zal ik deze uiteraard beantwoorden. 17. Ik heb niet na elke activiteit van het Mentoraat geëvalueerd met de commissie. De activiteiten lopen tot nu toe goed en na de activiteit hebben we het hier kort over. Ik probeer één keer in de maand bij een vergadering te zitten, dit is (ook na overleg met het Mentoraat zelf) voldoende. Wanneer er grotere punten besproken moeten worden noteer ik deze en plannen we hiervoor een vergadering in. Ik heb goed contact met elk Mentoraat-lid dus wanneer er iets is houden we elkaar via Whatsapp of in de Facebookgroep op de hoogte. 18. De werkwijze binnen het bestuur ligt op één lijn. Wanneer er verwarringen of problemen zijn, proberen we deze vrijwel direct uit te spreken. We motiveren elkaar om nog even door te zetten als het allemaal wat veel is. Hierdoor groeien we naar elkaar toe. 19. Het is van belang om er zeker van te zijn dat op ieder platform dat Itiwana aanbiedt, vermeld staat dat je lid moet zijn alvorens je hiervan gebruik kunt maken. We waarborgen dit door elkaar te controleren en dit regelmatig terug te laten komen in vergaderingen wanneer er iets nieuws wordt bedacht. 18

19 19

20 SECRETARIS Kaily van den Berkmortel Secretaris BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Ledenbestand bijhouden 2. Notuleren bij bestuursvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen 3. Bijhouden van schriftelijke dan wel digitale post 4. Het archief bijhouden 5. Vrienden van het Itiwana-Facebookaccount controleren of ze lid zijn Betrokkenheid 6. Beheren informatiestromen 7. Aanwezigheid in het hok en bij activiteiten 8. Betrokkenheid in commissie 9. Betrokkenheid binnen bestuur Reflexiviteit 10. Beheren 11. Uitkomsten halfjaarlijkse enquête verwerken in verdere beleid 12. Open staan voor kritiek van leden, commissieleden en bestuursleden 13. Bijwonen van thee-uurtje Niet in beleidsplan 14. Nieuwe mastercategorie in PC Leden maken Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan 20

21 TAKEN 1. Het bijhouden van het ledenbestand gaat prima. Ik kom regelmatig nog wel wat foutjes tegen, maar op het moment zijn we bezig om alle gegevens weer helemaal op orde te krijgen. Hiervoor is bijvoorbeeld een mail gestuurd naar de ouderejaars om te bevestigen of ze al met hun master bezig zijn of nog met de bachelor. 2. Het notuleren gaat voorspoedig, ik heb hier tot nu toe nog geen problemen mee gehad. Het is fijn dat een ander bestuurslid me bijstaat met het notuleren tijdens de ALV s en af en toe actiepuntjes meeschrijft tijdens een bestuursvergaderingen. 3. Het bijhouden van schriftelijke en digitale post verloopt goed. 4. Het digitale archief bijhouden gaat goed. Inschrijvingen en uitschrijvingen houd ik goed bij en belangrijke s archiveer ik. Het fysieke archief op de gang is nog niet echt bijgehouden. In juni plannen we een dag om het fysieke archief op orde te brengen. 5. De assessor publicatie meldt het als er vriendenverzoeken voor het account zijn. Ik controleer dan vervolgens of de persoon lid is, zo niet dan nodig ik ze uit om naar het hok te komen om zich alsnog in te schrijven. Bij nieuwe inschrijvingen stuur ik een vriendenverzoekje naar deze persoon. BETROKKENHEID 6. Ik zorg ervoor dat de informatie die binnenkomt per en per post zo snel mogelijk (in ieder geval binnen 2 dagen) bij de desbetreffende persoon terecht komt. Dit is naar mijn mening goed gegaan. 7. Ik ben regelmatig in het hok te vinden. Daarnaast ben ik zoveel mogelijk aanwezig op de activiteiten die door Itiwana georganiseerd worden. 8. Ik heb ondertussen een goede band opgebouwd met mijn commissieleden. We hebben al meerdere keren buiten commissiewerk afgesproken en eten vaak na een vergadering samen. 9. Ik houd mijn bestuursleden op de hoogte van mijn activiteiten en vraag hun mening bij belangrijke beslissingen die ik namens Itiwana maak. Daarnaast sta ik open voor kritiek en verbeterpunten. REFLEXIVITEIT 10. Ik heb het adres idee@itiwana.org aan het adres info@itiwana.org gekoppeld, zodat ik het meteen zie als er mails binnenkomen. Tot nu toe is er echter nog geen mailtje binnengekomen. 11. De halfjaarlijkse enquête staat sinds kort online. Samen met mijn bestuursleden zal ik de resultaten van de enquête evalueren en verwerken in ons verdere beleid. 12. Ik sta open voor (opbouwende) kritiek van leden, commissieleden en 21

22 bestuursgenoten. Naar aanleiding van de kritiek en tips streef ik actief naar verbetering. 13. Ik ben aanwezig geweest op de thee-uurtjes en vraag leden dan wat ze van de activiteiten en dergelijke van Itiwana vinden. NIET IN BELEIDSPLAN 14. Momenteel is er nog geen aparte categorie in PC Leden voor masterstudenten. De masterstudenten staan nu onder de ouderejaars of onder de alumni. Het is overzichtelijker om een aparte categorie te hebben, zodat we beter de behoeften van de masterstudenten kunnen vervullen. Met het maken van de categorie ben ik op dit moment bezig. 22

23 PENNINGMEESTER Janita Sanderse Penningmeester BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Het beheren van de ING-, ASN- en SAP-rekening 2. Het bijhouden van de financiële administratie 3. Het opstellen van een begroting en adviesbegroting 4. Kascontrole in samenwerking met de kascommissie 5. Contributie incasseren 6. Contact onderhouden met de commissiepenningmeesters & WDO 7. Hoofdverantwoordelijke kledinglijn 8. Ondersteuning boekenverkoop Betrokkenheid 9. Aanwezigheid in het hok en bij activiteiten 10. Mijn bestuursgenoten op de hoogte houden en betrekken in belangrijke beslissingen 11. Contact commissiepenningmeesters en mede gemachtigd rekening mentoraat en reiscommissie 12. Verdeelsleutel maken met WDO 13. Bereikbaar via Reflexiviteit 14. Begroting en financiële verslagen zichtbaar maken 15. Openstaan voor kritiek 16. Reflectie op het faillissement boekenleverancier met als doel een nieuwe leverancier vinden 17. Mening van leden verwerken Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan 23

24 TAKEN 1. Het beheren van de ING-, ASN- en SAP-rekening gaat goed, de ING en ASN zijn overgezet op mijn naam en ik controleer bij- en afboekingen. 2. Bij- en afboekingen houd ik bij in het financiële grootboek. 3. De begroting voor het jaar 2014/2015 is opgesteld. De adviesbegroting is nog niet gemaakt maar dat zal ik aan het eind van het jaar doen. 4. De kascontrole staat gepland voor 21/04/ uur. 5. De contributie van het vorige bestuur is grotendeels geïncasseerd, waarna enkele mensen die na herhaaldelijk mailen niet hebben betaald zijn uitgeschreven. De contributie voor het huidige jaar zal plaatsvinden in september. 6. Ik onderhoud contact met de commissiepenningmeesters en wij hebben maandelijks een afspraak met het WDO. 7. Ik verzorg samen met Margot de kledinglijn. In april zal de eerste kledingverkoop plaatsvinden. De eerste kledingverkoop van volgend jaar zal door ons georganiseerd worden aangezien wij zelf ervoeren dat wij hier aan het begin van het jaar niet aan toe kwamen. 8. Ik heb Thijs (assessor onderwijs) geholpen bij de boekenactie van februari. In september zal ik hem hier weer bij ondersteunen. BETROKKENHEID 9. Ik ben afgelopen jaar zo veel mogelijk aanwezig geweest in het hok en bij activiteiten. 10. Ik betrek mijn bestuursleden bij belangrijke beslissingen zoals wijzigingen die ik wil aanbrengen of aankopen die ik wil doen en overleg dit met hen voor er een besluit genomen wordt. 11. Ik onderhoud contact met de commissiepenningmeesters en heb samen met de reiscommissie een rekening geopend, die van het mentoraat is nog niet geopend maar dat zal zo spoedig mogelijk gebeuren. 12. De verdeelsleutel met het WDO is nog niet gemaakt voor aankomend jaar maar deze zal ik samen met de penningmeester van het WDO en eventueel beide voorzitters in juni vaststellen. 13. Ik ben afgelopen jaar bereikbaar geweest via het adres en dat zal gedurende het jaar ook zo blijven. REFLEXIVITEIT 14. De begroting en de financiële verslagen zijn te vinden op de Itiwana-website onder verslagen & beleid zodat leden inzicht kunnen krijgen waar hun geld naartoe gaat. Ook wordt dit behandeld op de ALV. 15. Ik sta open voor kritiek van leden op de adviesbegroting en het halfjaarlijkse 24

25 verslag, waardoor ik mijn taken nog beter kan uitvoeren. 16. Wij hebben tijdens vergaderingen gereflecteerd op het faillissement en we hebben nieuwe leveranciers besproken. Hier houdt vooral Thijs zich mee bezig. 17. Zodra wij de mening van leden te horen krijgen zal ik deze zo goed mogelijk verwerken maar dit is nu echter nog niet van toepassing. 25

26 ASSESSOR ONDERWIJS Thijs Hermans Assessor Onderwijs BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Contact studenten 2. Contact docenten boekenlijst 3. Het opstellen van een nieuw boekencontract 4. Voorzitter zijn van de Educom Betrokkenheid 5. Aanwezigheid in het hok en bij boekenacties 6. Aanwezigheid op activiteiten 7. Bestuur op de hoogte houden van verloop boekbesprekingen 8. Bestuur betrekken bij boekenactie 9. Nauw contact met Janita (penningmeester) met betrekking tot de boekenacties 10. Leden inlichten omtrent nasleep faillissement Jongbloed-Swets 11. Leden inlichten over boekenactie februari 12. Actief contact met Erik de Boer voor nieuwe samenwerking 13. Contact docenten omtrent levering en verloop bestelling 14. Aanspreekpunt voor leden 15. Actief inzetten om leden te betrekken 16. Beheren en onderhouden van Reflexiviteit 17. Openheid over bezigheden 18. Bespreken resultaten evaluatie 19. Reflexiviteit door middel van constructieve gesprekken Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan 26

27 TAKEN 1. Ik heb de studenten steeds tijdig ingelicht middels meerdere communicatiekanalen wat betreft de boekenactie. 2. Ik heb tijdig contact opgenomen met docenten en de docenten van wie ik niet op tijd een reactie ontving een herinnering gestuurd. 3. Ik heb een eenmalig contract voor februari opgezet met Van Stockum, gevestigd aan de Breestraat. 4. Ik ben tot op heden nog steeds voorzitter van de educom. BETROKKENHEID 5. Ik ben vrijwel dagelijks te vinden in het hok, heb meerdere hokdiensten gedraaid en ben aanwezig geweest gedurende de boekenverkoop of heb in ieder geval voldoende vervanging geregeld. 6. Ik heb tot op heden één ledenactiviteit gemist omdat ik mij toen niet goed voelde, dit betreft de eerste informatieavond van de studiereis. 7. Ik heb mijn bestuursgenoten steeds op de hoogte gehouden van de vorderingen omtrent het opzetten van een nieuwe boekenactie. 8. Ook heb ik hen betrokken in de beslissingen die ik moest maken betreffende het verdere verloop van het opzetten van een nieuwe boekenactie. 9. Tijdens de boekenacties heb ik nauw samengewerkt met Janita (penningmeester). 10. Ik heb alle leden tijdig ingelicht over verdere vorderingen omtrent de nasleep van het faillissement van Jongbloed-Swets. 11. Ik heb alle leden tijdig ingelicht over verdere vorderingen omtrent het opzetten van de nieuwe boekenactie. 12. Erik de Boer (Newclicks) was traag met mailcontact en heeft zich na verloop van tijd van contact onthouden. Hij heeft een hoop mooie beloftes gemaakt maar gaf na herhaaldelijke pogingen om telefonisch contact met hem te krijgen toe dat hij niets te bieden heeft. 13. Ik heb voldoende contact onderhouden met de docenten omtrent de boekenactie en hen op de hoogte gehouden van de bestelling en levering van de boeken van hun vak. 14. Ik ben een aanspreekpunt voor leden. Leden kunnen te allen tijde naar mij toe komen met vragen of gewoon voor een gezellig gesprekje. Ik moedig dit indirect aan door zo veel mogelijk een praatje te maken met alle leden. 15. Ik maak regelmatig praatjes met leden op de gang en moedig ze dan aan om naar activiteiten te komen. 16. Ik onderhoud het adres regelmatig en probeer snel en professioneel te reageren. 27

28 REFLEXIVITEIT 17. Ik ben zo open mogelijk geweest over mijn bezigheden als Assessor Onderwijs en als voorzitter van de Educom. 18. De resultaten van deze reflectie zijn zichtbaar onder het hoofdstuk evaluaties achterin het halfjaarlijkse verslag. 19. Ik probeer te werken aan een constructieve gespreksvoering waarin ik niet meteen in de verdediging schiet maar gezamenlijk een middenweg zoek. Dit is een proces maar ik geloof wel dat er vooruitgang in zit. 28

29 ASSESSOR ACTIVITEITEN Simone van Dijk Assessor activiteiten BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Verzorgen van de niet-studiegerelateerde activiteiten en foto s van alle activiteiten in samenwerking met de Acticom en de Fotocom 2. Het plannen van twaalf Acticomactiviteiten en drie Fotocomactiviteiten 3. Persoonlijk contact met studenten Betrokkenheid 4. Aanwezig zijn in het hok en duidelijk maken naar leden dat zij hier welkom zijn 5. Het leveren van materiaal om de sfeer in het hok leuker te maken 6. Directe persoonlijke promotie van activiteiten en borrels 7. Te allen tijde aanspreken van leden 8. Betrekken van de commissies bij het bestuur 9. Mijn commissies representeren in het bestuur 10. Mijn bestuur betrekken bij mijn commissies en vragen om advies 11. Aanwezigheid op alle activiteiten van Itiwana Reflexiviteit 12. Elke activiteit evalueren met mijn bestuur door middel van een evaluatieformulier 13. Leden betrekken door hen te laten evalueren door middel van een evaluatieformulier Niet in beleidsplan 14. Voor volgend jaar een andere indeling van activiteiten bij de Acticom en Fotocom Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan 29

30 TAKEN 1. Ik heb mij de afgelopen tijd bezig gehouden met de Acticom en ervoor gezorgd dat deze commissie de geplande activiteiten organiseert. Daarnaast heb ik mij bezig gehouden met de Fotocom, die de foto s van activiteiten maakte en verspreidde op Mediawana. 2. Tot nu toe heeft de Acticom vijf activiteiten georganiseerd. Dit waren de nieuwjaarsduik, de reisbekendmaking, het gala, een feestje met thema stereotypen en de boottocht voor internationals. De opkomst hierbij was niet altijd even hoog. Bij de reisbekendmaking en het gala waren er bijzonder veel mensen, maar bij de nieuwjaarsduik en het feestje was de opkomst eigenlijk vrij laag. Bij de boottocht was de opkomst hoog, maar waren er vooral veel Nederlandse studenten terwijl het eigenlijk een internationale activiteit was. Er waren zeven internationals van de 22 mensen die er waren. Uiteindelijk komen wij niet op twaalf activiteiten dit jaar, maar op elf. De reden hiervoor is dat er steeds veel te drukke periodes zijn en activiteiten te dicht op elkaar zijn gepland (toelichting in de bijlage). Met de Fotocom hebben we nog geen activiteiten georganiseerd. We wilden een vervolgworkshop organiseren, maar de persoon waarmee we dit wilden doen reageert niet meer. Momenteel is er een fotowedstrijd gaande, maar hier kan de Fotocom nauwelijks aan bijdragen omdat dit in samenwerking is met het instituut CA/OS. We willen nog wel een kleine excursie organiseren. 3. Tot nu toe heb ik geprobeerd om zoveel mogelijk persoonlijk contact met studenten te maken en dat is ook aardig gelukt. BETROKKENHEID 4. Ik ben regelmatig aanwezig in het hok en hoop duidelijk te hebben gemaakt dat iedereen hier welkom is. Dit heb ik niet persoonlijk gepromoot, maar laat ik wel merken door bijvoorbeeld zoveel mogelijk de deur open te houden en mensen te groeten die binnen komen of weggaan. Daarnaast promoot ik ook bij mijn commissies dat ze welkom zijn in het hok. 5. In het hok heb ik speakers neergezet zodat er muziek kan worden afgespeeld. 6. Directe persoonlijke promotie doe ik wel onder mijn vriendenkring en commissies en op borrels als ik mensen tegenkom. Ik doe dit echter niet echt via Facebook of in mijn eigen mentorgroep, dat zou nog wel meer kunnen. 7. Ik groet leden altijd als ik ze tegenkom en probeer soms ook een gesprekje aan te knopen. 8. Mijn commissies heb ik goed betrokken bij het bestuur en ik houd ze altijd op de hoogte van meningen en adviezen vanuit het bestuur. 9. Ik representeer mijn commissies in het bestuur. Ik zorg er altijd voor dat we 30

31 als commissie samen een standpunt hebben. 10. Ik betrek mijn bestuur ook bij mijn commissies door ze inzicht te geven in waar wij op het moment mee bezig zijn en ze om adviezen te vragen. 11. Ik ben tot nu toe niet op alle activiteiten van Itiwana aanwezig geweest. Ik ben wel op alle activiteiten van de Acticom geweest, maar ik heb een activiteit van de Reiscom, LaSSA en Educom en twee borrels gemist. REFLEXIVITEIT 12. Ik evalueer elke activiteit met mijn bestuur en neem hun verbeterpuntjes ook mee in de organisatie van volgende activiteiten, maar doe dit niet door middel van een evaluatieformulier. 13. Wij hebben een ledenenquête gemaakt, die we online onder de leden hebben verspreid. NIET IN BELEIDSPLAN 14. Door ervaringen van afgelopen half jaar hebben we als bestuur bedacht dat we volgend jaar een andere indeling en verdeling van activiteiten willen. Het plan is te vinden in de bijlage. 31

32 ASSESSOR EXTERN Tessa Kremer Assessor extern BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Contact met sponsoren en potentiële sponsoren onderhouden 2. Vinden van een nieuwe hoofdsponsor 3. Losse acquisitie binnenhalen 4. Naleving van contracten 5. Contact met alumni onderhouden 6. Alumni-activiteit organiseren 7. Deelname aan de LaSSA 8. Deelname aan de LaSSA-congrescommissie Betrokkenheid 9. Actieve aanwezigheid (hok, activiteiten, borrels en thee-uurtjes) 10. Betrokken bij AA-commissie 11. Transparantie naar bestuursgenoten 12. Kerst/bedankkaartjes sturen naar sponsors 13. Sponsorpakket uitbreiden en vernieuwen 14. Contact alumni- en masterleden onderhouden 14A. Alumninieuwsbrief vaker versturen 14B. Alumni-activiteit organiseren 14C. LinkedIn 15. Betrokken bij de LaSSA 16. Externe contacten uitbreiden 17. Acquisitietraining opzetten Reflexiviteit 18. Open staan naar leden voor tips en opbouwende kritiek 19. Reflectie binnen vergadering (enquêtes) 20. Reflecteren naar eigen handelen binnen het bestuur 32

33 21. Kijken of sponsorcontracten worden nageleefd 22. Enquête voor alumni 23. Effect van de LaSSA onderzoeken Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan TAKEN 1. Contact met sponsoren wordt onderhouden. Het contract met Europass is afgelopen en het contract met Outdoorstunter loopt nog tot en met mei. 2. Hoofdsponsor is helaas nog niet gevonden (Zie AA-commissie). 3. Ik ben nog bezig met het binnenhalen van de losse acquisitie (Zie AAcommissie). 4. Het contract met Europass is nageleefd. Europass heeft eind maart een jaarverslag mogen ontvangen en is het afgelopen jaar nog gepromoot volgens afspraak. Het contract met outdoorstunter loopt nog en wordt gepromoot volgens afspraak. 5. Het contact met alumni worden onderhouden middels de alumninieuwsbrief die sinds dit jaar zes keer per jaar uitkomt. Daarnaast ontvangen alle alumni de ICA. 6. Alumni-activiteit wordt op 9 mei georganiseerd. 7. Namens Itiwana neem ik plaats in de LaSSA. De LaSSA heeft tot nu toe vier activiteiten georganiseerd. Meer informatie over deze activiteiten zijn te vinden in de activiteitenverslagen onder het hoofdstuk LaSSA (bij commissies). 8. Dit jaar heb ik de functie van penningmeester in de congrescommissie van de LaSSA op me genomen. Meer informatie over het congres is te vinden in de activiteitenverslagen onder het hoofdstuk LaSSA (bij commissies). BETROKKENHEID 9. Ik ben tot nu toe op veel activiteiten aanwezig geweest, evenals bij de borrels en thee-uurtjes. Daarnaast spendeer ik regelmatig wat uren in het hok. 10. Met de AA-commissie hebben we af en toe een effectieve vergadering waarbij we bespreken wat we hebben gedaan en wat we gaan doen. Daarnaast hebben we los van de vergaderingen regelmatig contact over de vorderingen. 11. Ik hou mijn bestuursgenoten op de hoogte van de vorderingen omtrent de 33

34 acquisitie en alumni. Ook geef ik ze regelmatig een update over de LaSSA. Daarnaast vraag ik hen om hulp wanneer ik dat nodig acht. 12. Om een goed contact met de sponsors te onderhouden, heb ik ze naast het gebruikelijke mailcontact dit jaar ook een kerst/bedanktkaartje gestuurd zodat ze bij de vereniging betrokken worden. 13. Het Itiwana-sponsorpakket heeft dit jaar een nieuw leven gekregen, de flyer is aangepast en de sponsormogelijkheden ook. 14. Contact met alumni is vergroot doordat de nieuwsbrief zes keer per jaar uitkomt. De nieuwsbrief wordt sinds dit jaar via mailchimp verstuurd en daarmee kan ik ook zien hoeveel alumni de nieuwsbrief daadwerkelijk aanklikken. Dit zijn er helaas niet veel (circa 20). Van Kaily heb ik recentelijk de nieuwste updates ontvangen van ons alumni- en masterbestand, dus misschien dat ik hierdoor nieuwe alumni bereik. De alumni-activiteit wordt georganiseerd op 9 mei. De LinkedIn ondergaat momenteel nog wat veranderingen (zie kopje AA-commissie). 15. Ik ben vaak aanwezig bij LaSSA-vergaderingen en betrek mijn bestuur ook actief bij de LaSSA. Activiteitenverslagen van de LaSSA zijn onder het kopje LaSSA te vinden in de commissieverslagen. 16. Ik heb veel positieve reacties gehad van bedrijven en organisaties die ik heb benaderd. Hoewel de meesten geen ruimte hebben voor acquisitie, willen ze ons wel op andere fronten, zoals bij activiteiten etcetera. Deze noteer ik voor mijn opvolger. Ik heb onlangs contact gezocht met de gangverenigingen om te kijken of er gezamenlijke acquisitie mogelijk is. Hier zijn nog geen resultaten over. 17. Een acquisitietraining opzetten voor mijzelf is niet gelukt. Ik wil in de zomervakantie contact op gaan nemen met andere (kleine) verenigingen in Leiden zodat we mogelijk een gezamenlijke acquisitietraining kunnen opzetten voor de toekomstige assessors extern binnen besturen. REFLEXIVITEIT 18. Ik heb me open opgesteld naar leden voor tips en (opbouwende) kritiek. Zo heb ik van veel mensen goede sponsorideeën ontvangen. 19. Het reflectiepuntje in de agenda wordt regelmatig gebruikt. De enquête is onlangs ook afgenomen. 20. Binnen ons bestuur reflecteren we regelmatig op elkaar en op ons eigen handelen. Dit heeft ervoor gezorgd dat we een open houding hebben en elkaar kunnen vertellen wat goed en minder goed gaat. 21. Ik bekijk regelmatig of alle sponsorafspraken nog worden nageleefd. Daarnaast breng ik sponsors hier ook van op de hoogte. 22. De alumni-enquête heb ik helaas niet kunnen versturen bij de eerste nieuwsbrief. Ik was op dat moment druk bezig met de veranderingen van de 34

35 lay-out van de nieuwsbrief en met het uitzoeken van de mogelijkheden van mailchimp. De alumni-activiteit voor dit jaar staat al gepland. Ik heb daarom besloten de enquête bij de laatste nieuwsbrief af te nemen. Deze enquête kan ik dan samenstellen met mijn opvolger, zodat die er gebruik van kan maken. 23. Ik heb het effect van de LaSSA op onze vereniging onderzocht. Dit is terug te lezen in de activiteitenverslagen onder het kopje LaSSA bij de commissieverslagen. 35

36 ASSESSOR PUBLICATIE Laura Bakker Assessor publicatie BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. De informatiestromen zo goed mogelijk synchroniseren 2. Het beheren van media van Itiwana 3. Het bijhouden de overige media 4. Media aan elkaar koppen door middel van links 5. Toezien op de geplaatste berichten in de Facebookgroep van Itiwana. 6. Promoten van Dumpiwana 7. Contact onderhouden met de promotieleden van de commissies 8. Het beheren van de promotie binnen Itiwana 9. Het activiteitenoverzicht op Facebook bijwerken 10. Het promotiehoekje in het Hok en het prikbord op de gang bijwerken 11. Algemene Itiwana-posters met de aankomende activiteiten bijhouden Betrokkenheid 12. Alleen berichten vanuit bestuur, faculteit of instituut sturen met Facebookaccount. 13. Berichten sturen naar leden die los staan van Itiwana-activiteiten. 14. Leden een platform bieden. 15. Betrekken van internationale studenten 16. Website vernieuwen Reflexiviteit 17. Vergroten input van leden 18. Vermelden op de website dat ik de media en promotie beheer 19. Feedback vragen van leden en bestuursgenoten 36

37 Niet in beleidsplan 20. Nieuw Itiwana-Facebookaccount aanmaken Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan TAKEN 1. Het up-to-date houden van de verschillende media (Itiweek, Itiwana s Facebookpagina en de website itiwana.org) verliep over het algemeen goed. De ervaring leert echter dat niet alle informatie op de genoemde altijd up-todate is aangezien ik dat soms in drukke perioden vergeet. Hier probeer ik op te letten door elke week een moment in te plannen waarop ik de website bijwerk. 2. Als hoofdverantwoordelijke van alle media, beheer ik deze ook. Het Itiwana- Facebookaccount wordt echter ook door de bestuursgenoten gebruikt om de promotie sneller te verspreiden. De berichten op de Facebookpagina kunnen alleen Margot (voorzitter) en ik verwijderen, maar als verantwoordelijke komt de taak van het verwijderen van berichten op mij neer. 3. De agenda in de Itiweek heb ik zo goed mogelijk geprobeerd bij te houden. Soms kwam het voor dat ik een verstreken datum per ongeluk heb laten staan of juist data ben vergeten toe te voegen. De agenda op de website heb ik ook bijgehouden, maar dat ging moeilijker omdat de website minder bijwerking nodig heeft, dus deze zie ik sneller over het hoofd. De agenda op de website hoeft nu echter niet meer bijgehouden te worden omdat de vernieuwde wesbite de widget van de agenda niet lijkt te ondersteunen. In plaats daarvan hebben we het activiteitenoverzicht op de Facebookpagina. 4. Ik heb in elke Itiweek verwezen naar Facebookevenementen en links op de website. 5. Het protocol van welke berichten op de Facebookpagina van Itiwana toegestaan zijn, is vastgesteld op de Beleids-ALV. Het komt er op neer dat er nu alleen berichten van het Itiwana-Facebookaccount en commissie- Facebookaccounts zijn toegestaan. Relevante en antropologiegerelateerde berichten van de Itiwana-leden zijn nog wel toegestaan. Ik heb dit protocol concreet en puntsgewijs in de beschrijvingen van de Itiwana-Facebookpagina en de Dumpiwana-Facebookpagina omschreven welke berichten wel en niet toegestaan zijn. Wanneer leden een bericht plaatsten die volgens het 37