2. Mededelingen Ruben is ingeslagen als educom lid bij de wissel- ALV. Lyonne van Gaalen heeft zijn plek inmiddels overgenomen.

Transcriptie

1 Notulen Beleids- ALV van Itiwana, 21 e bestuur 11 december 2013, 19:00 Lokatie: FSW, 1A09 1. Opening Ruben: Leuk dat jullie er zijn. Instellen stemcommissie: Julia Reijers en Maarten Vreeburg Aantal aanwezigen: Mededelingen Ruben is ingeslagen als educom lid bij de wissel- ALV. Lyonne van Gaalen heeft zijn plek inmiddels overgenomen. 3. Vaststellen agenda 4. Goedkeuren notulen Wissel- ALV stemmen voor, 0 tegen, 5 onthouden zich van stemmen. Notulen van de Wissel- ALV zijn bij deze goedgekeurd. Mieke en Yara komen binnen (19.08) 5. Bespreken/toelichten Beleidsplan 2013/2014 Toelichten beleidspijlers Ruben: professionaliteit en innovatie zoals eerdere jaren, transparantie toegevoegd omdat wij het onder andere belangrijk vinden dat de leden veel inbreng kunnen hebben.

2 Merel, Eva en Nadia komen binnen (19.09) Voorzitter (Ruben) Ik heb dezelfde taken als normaal. Wat nieuw is, is dat Ruben lid is van het LaSSA congres. Innovatie: Ik ben met Lizet bezig om het contact met WDO intensiever te maken. Verder ben ik aan het kijken om de borrel samen te gaan houden met Emile (pedagogiek). En we houden ons bezig met de bestuurswissel vervroegen en de beleids ALV korter op de wissel te laten aansluiten. Dit omdat het gewoon prettig is om zo snel mogelijk te beginnen met je eigen beleid. Ook prettig om zo snel mogelijk bestuur te zijn aan het begin van een nieuw studiejaar. Transparantie: vooral bij leden duidelijk maken dat ze zeker naar ons toe moeten komen met opmerkingen en kritiek etc. Zijn er vragen? Bregje: bestuurswissel wil ze het over hebben. Is wel wat discussie over dus verplaatsen we naar het discussieblok. Mieke: hoezo de borrel met Emile? Ruben: om Odessa wat voller te krijgen. Emile heeft zelf geen borrel. Handig om dit misschien samen te doen. Zij willen 1 keer per maand. Dus idee om 1 keer een eigen borrel te houden en 1 keer met Emile samen te doen. Nadia: weten jullie waarom Emile geen borrel heeft?

3 Ruben: Dit is wel geprobeerd maar er komen weinig mensen op af. Er komen geen mannen naar hun borrel. Wij hebben er wel een paar, niet heel veel, maar wel meer Er komen ook mensen buiten de borrel om naar de Odessa. We kunnen het misschien gewoon proberen. Of is het nodig om hierover te stemmen? Bregje vindt stemmen hierover niet nodig, de dag, tijd en plaats blijven hetzelfde. Mieke: komt er een evaluatiepunt? Jullie kennen het bestuur van Emile. Maar de leden van de 2 verenigingen kennen elkaar niet. Besturen staan dan leuk met elkaar en leden staan er straks een beetje bij. Leden kennen geen cobo s, biba s en coba s. Jullie spreken in code taal. Als het een blijvend plan wordt moet er echt goed over na worden gedacht. Doe het een paar keer en ga het evalueren. Ruben: goed idee, handig om eerst maar gewoon te proberen. Merel: ja handig om proef te draaien Eva: weten Emile leden dan wat een borrel is? Aukje: zouden het kunnen proberen en bij de volgende ALV evalueren. Bregje: er moet ook weer geen big deal van worden gemaakt. Het is een borrel, geen samenlevingscontract. Als het leuk is doen anders doei Emile. Mieke: denk eraan dat dit ook even met de Odessa deal moet worden overlegd.

4 Penningmeester (Lizet) We willen het contact met WDO verbeteren. Tof dat het WDO er is. Samen met Marit en Paul en deels Maarten is er een verdeelsleutel opgesteld. WDO krijgt 5% van verwachte inkomsten van itiwana. (400 euro) is bijna 5% dus daar is niet veel aan veranderd. Is nu in het contract gekomen. Meer contact tussen de 2 dit jaar. Maandelijks of 2 maandelijks contactmoment. Sowieso de voorzitters komen bij elkaar. Verpo: verenigingen overleg met penningmeesters van de gangbesturen gaan we niet meer officieel doen. Staat nog wel in het beleidsplan omdat het er al in stond. We gaan nog wel bij elkaar komen omdat je dingen van elkaar kan leren. B.I.L heeft wat problemen en kan met vragen komen. Dit doen we onderling en niet officieel via Verpo. Ik zal samen met Yvonne kijken naar het ledenbestand. Contributie is hierin niet bijgehouden. Door wijzigingen bij de ING door de overgang naar iban is het wel handig als de contributie in het ledenbestand staat. Zodat een lijst hiervan makkelijk kan worden geüpload bij ING. Voorheen gebeurde dit handmatig. En we zullen proberen of we de contributie dan ook kunnen linken aan de verschillende categorieën, zodat als de categorie verandert, de contributie gelijk mee verandert. Ook zullen we kijken naar het maken van algemene lijsten voor wie welke media ontvangt/wil ontvangen. Van sommige mensen hebben we gehoord dat ze graag het bulletin willen ontvangen maar omdat zij alumni zijn krijgen ze dit niet standaard. Ook voor beter overzicht zodat volgende jaren dit makkelijk in kunnen zien. Bregje: jullie moeten dan nog even een mailtje sturen over wie dat precies wil, het bulletin.

5 Lizet: we gaan sowieso nog een mail sturen hierover. Merel: met pc leden moeten jullie eerst wel even testen of het werkt. Nadia: iets over de verdeelsleutel met het WDO. Is dat over het totale budget of inkomsten van de leden. Lizet: nee ook met leden. Nadia: helpt het WDO ook mee met verkrijgen acquisitie? Krijg dit allemaal even duidelijk op papier. Lizet: als acquisitie tegenvalt dan zal het WDO ook moeten inleveren. Mieke: onder motto van innovatie. Misschien handig om ook beleid te maken over iban? Kvk opvragen en in bestand zetten. Zou je best in beleid kunnen opnemen. Is veel werk en neem er dan ook credits voor. Lizet: ING zet nummers vaak zelf om, dus het meeste heb ik al. inschrijf formulier moet wel worden aangepast. Bregje: nog iets over het WDO, gaan zij nog verantwoording over activiteiten afleggen? Paul: ja financiële verantwoording afleggen. Dit is net g d naar Lizet. Gaan we nog bekijken en dit komt ook op website te staan. Secretaris (Yvonne) Ik zal me dit jaar met betrekking tot vernieuwing vooral richten op het onderzoeken van de mogelijkheid tot online inschrijven. Dit zal ik doen samen met Lizet, Eelke en onze nieuwe boekenleverancier New Clicks. De

6 mogelijkheid tot online inschrijven zal het voor de leden makkelijker maken om lid te worden bij Itiwana. Ook zal dit makkelijker zijn voor gegevens invoeren in PC leden. Nu zijn er nogal eens fouten die verkeerd worden overgenomen van iemands handschrift. Verder zal ik de inschrijf categorieën om lid te worden verduidelijken in PC leden. Nu hebben master en pre master studenten bijvoorbeeld geen eigen categorie waardoor zij lastiger te vinden zijn in het bestand. En verder omdat wij transparantie als beleidspijler belangrijk vinden zullen we ook extra aandacht proberen te besteden aan inbreng, ideeen, tips en klachten van leden zelf. Hiervoor zal ik het adres beheren en Floor zal zorgen dat dit adres goed gepromoot wordt bij de leden. Het adres staat bijvoorbeeld nu al standaard in de itiweek. Zijn er vragen? MereL: vergeet de ING niet, geldigmatigheid is lastig. Anders mag je niet rechtmatig incasseren. Nadia: even een opbouwend ding: uitschrijven per , wordt dit dan alleen per of ook via brief? Yvonne: het hoeft dan niet meer officieel via een brief, een sturen is voldoende. Nadia: kies wel een ding. Misschien gewoon alleen maar online uitschrijven via en stoppen met het brief uitschrijven. Je krijgt ook

7 snel ja maar ik heb een brief gestuurd. Bregje: krijg je een bevestiging per mail? Yvonne: ja Assessor Onderwijs (Eelke) Het belangrijkste is de overstap op een nieuwe boekenleverancier, Newclicks. In februari is de laatste boekenactie met Studystore. Contract verloopt in mei. September zal de eerste nieuwe boekenactie zijn met Newclicks. Verder zal ik kijken naar mogelijkheden tot online inschrijven en of het mogelijk is om met ideal te betalen. Waarschijnlijk vanaf september gaat alles met ideal. Contract wordt binnenkort getekend. Zijn er vragen? Jemma: Ik ben natuurlijk Professioneel Newclicks. Maar weten leden er iets van af? Misschien handig om dit ook tijdens de volgende ALV te evalueren. Naast online inschrijven, voor wie zijn alle taken? New Clicks is Eelke haar main verantwoordelijk. Maar is daarnaast belangrijk voor de hele vereniging dus had ook bij Ruben of Aukje een beleidspunt kunnen zijn. Het is een grote verandering, dus misschien wel goed. Voor de voorzitter is het belangrijk om te communiceren naar leden welke rol het speelt. En Aukje ook als communicatie. Eelke vertelt nu veel omdat het een groot deel van haar leven zal zijn dit jaar. Eva: je moet als heel bestuur opletten hoe dit gaat, is een groot ding. Iedereen moet wel weten hoe het gaat. Stel dat Eelke ziek wordt.

8 Ruben: goede tip, dankjewel. Aukje: we hebben ook wel besloten dat het niet alleen Eelke haar ding is en zijn hier allemaal betrokken bij. Marlou komt binnen (19.33) Assessor Activiteiten (Kimberley) Ik heb niet zoveel te vertellen als de rest. Heb een vergadering met andere assessors activiteiten gehad. Twee gezamenlijke feesten staan op agenda, een poolparty en nog een eindfeest als afsluiter van het studiejaar met alle 5 de gangbesturen. Merel: hoe zit het met de andere verenigingen, die hadden geen rekening gehouden met budget hiervoor? Kimberley: er is wel budget bij iedereen. Idee: labyrint doet ook mee en hebben veel leden die komen. Handig dat er een verdeelsleutel wordt gemaakt. Wij hebben minder leden dus dat wij niet net zoveel moeten betalen als Labyrint. Hier wordt nu over nagedacht. Nadia: een vraag voor Ruben, in de VerO is besloten dat iedereen 120 euro bewaard voor een eindfeest. Je mag best boos worden als ze dit vergeten. Wij hebben er ook geld in gestopt. Dus go for it. Lizet: ik push daar ook op. Iedereen heeft er naar gekeken. Iedereen zorgt dat dit geld er komt. Ik weet niet hoe het precies zit maar het geld komt er gewoon. Nadia: Ruben gooi het nog een keer in de Vero, Daan weet er ook alles

9 van. Assessor Extern (Aukje) Ik zal zaken omtrent alumni en acquisitie doorschuiven naar de AA commissie. Ik zit in de Lassa: we hebben al een kroegenjacht georganiseerd die goed is ontvangen. Andere activiteit die op de planning staat is het internationale liftweekend. Daarnaast ben ik ook Lassa congres lid samen met Ruben. Het thema hiervan is identiteitsvorming en social media als sub thema. Dit jaar voor het eerst georganiseerd in Amsterdam en niet in Utrecht wat baanbrekend is. ABV vergadering neem ik ook deel aan. Daar zitten bijvoorbeeld docenten van verschillende universiteiten in en de Lassa ontvangt sponsoring hiervan. Studenten hebben zo ook inbreng op het onderwijs etc. Over de veranderingen binnen deze commissie ontvangt Aukje mails. Assessor Publicatie (Floor) Ik heb eigenlijk dezelfde taken als Eva vorig jaar had. De Iti- app werkt nog niet, alleen voor Iphone gebruikers. Er zou een tijdelijke app komen maar die app- man heeft al vaker dingen beloofd. Vraagt zich af of ze naar een andere oplossing gaat zoeken omdat het nooit werkt maar is er eigenlijk behoefte onder leden voor een app? Eva: Sanne heeft een vast bedrag gegeven voor een lange tijd. We moeten dit misschien naar het discussieblok verplaatsen. Floor: de app- man zegt dat hij het kan maken maar er gebeurt niets. Ruben: oké dit gaat naar het discussie blok.

10 Floor: Facebook staat vol met Itiwana dingen, andere antropologie dingen en externe dingen. Misschien moet er een selectie gemaakt worden wat er wel en niet op kan. Wij kunnen er wel keuzes in maken maar leden moeten daar inbreng in hebben. Ruben: hoe wordt het ervaren door de leden? Is er een overload aan informatie of valt dat wel mee? Nadia: facebook is bedoeld voor de communicatie binnen itiwana (commissies enzovoort). Sol mocht er af en toe iets opzetten. Dat is nu veel meer geworden. Advertenties moeten in itiweek en niet op facebook en al helemaal niet uit het itiwana icoontje zelf. Facebook is echt voor communicaties binnen de vereniging. Bregje: de shit die er op komt, dat ik soms denk ik weet niet eens wie je bent. Soms hoort het er niet. Zet nog een berichtje op facebook dat bepaalde berichten niet de bedoeling zijn. Eva: leuk dat iedereen dingen erop zet maar het is echt teveel. Op facebook blijven dingen eeuwig hangen en itiweek is maar 1 keer. Ruben: wij kunnen dat dus gewoon bepalen. Bregje: ja tuurlijk jullie zijn bestuur. Merel: een vacature voor een stage hoort er wel bij. De Lustrumcommissie en het Mentoraat hebben bijvoorbeeld ook vrienden op facebook en zodra zij in aparte groepen gaan posten wordt het echt gekkenwerk.

11 Mieke: over Aukje (departement), best storend dat zij veel post. En ze stuurt dan vaak hetzelfde bericht zo van vergeet het niet. Heb contact met haar dat ze het eerst naar ons stuurt en niet zelf post. Mieke: en over de itiweek, ik vroeg me af er wordt steeds 1 activiteit vertaald voor internationals? Floor: nee dat doe ik omdat sommige activiteiten in het Nederlands zijn. Over de reis was ik aan het twijfelen maar er zijn niet veel internationals en toch niet echt voor hun. Maarten: wat gaan jullie dan wel op facebook toelaten en wat niet? Ruben: is het dan toch handig voor het discussieblok? Omdat het zo twijfelachtig is allemaal. Merel zegt weer stages kunnen er wel op. Bregje: jullie mogen echt wel wat beslissen, jullie zijn bestuur. Moet gewoon beetje studie gerelateerd zijn. Ruben: oké toch maar naar het discussieblok. AA- commissie (Aukje) Ik ben me samen met mijn commissie bezig aan het houden met sponsorwerving. Focus op kleinschalige bedrijfjes, deze trek je makkelijker aan. Actief mee bezig. Promotie bevorderen door verenigingsbrochure maken. Alleen leuke feitjes over itiwana komen erin zodat ze weten dat het fantastisch is en geld willen geven. Linked In: dit is bedoeld om alumni wat meer te betrekken. Bedrijven benaderen via Linked In kan ook handig zijn. We willen contact tussen Itiwana en het bedrijfsleven proberen te leggen via deze methode.

12 Verder gaan we sponsoren actiever betrekken bij activiteiten om contractverleningen te stimuleren. Zodat de banden beter worden. We zijn ook in overleg met een reisorganisatie. Dit is vooral handig omdat een vaste sponsor (Tuna Fish) is weggevallen. Druk bezig met vervanging zoeken. Nadia: Goed dat jullie bezig zijn met Linked In. Er is een CA/OS alumni groep, hier zou ik gebruik van maken. Aukje: Linked In account is aangepast en er staat nu een foto van ons met verhaaltje en iets over het lustrum blablabla. We hopen zo meer connecties te kunnen leggen en het netwerk van itiwana te kunnen vergroten. Maarten: berichtjes sturen via Linked In doe je vanuit een soort van persoon. Je moet een abonnement hebben om berichtjes te kunnen sturen. Als je mensen niet kent en wilt benaderen moet het via Inmail en je moet hier een betaald account voor hebben. Aukje: oplossing hiervoor is eerst een friend request sturen met een stukje tekst erbij, als dit geaccepteerd wordt dan contact leggen. Activiteitencommissie (Kimberley) Er is dit jaar best veel budget. We hebben met de commissie gebrainstormd. We willen niet alleen feestjes maar ook bijvoorbeeld een workshop met dansen of koken of iets dergelijks. Er is ook vergaderd met andere activiteiten bestuursleden van de andere gangverenigingen. Verder is vorig jaar de Mentoraat map gerenoveerd. Ik

13 kwam er achter dat er geen map voor de Acticom is en ik houd van mappen. Ik heb Siddiq er ook over gebeld. Nu gaan we per activiteit een tekst maken met tips en evaluaties voor in de map. Rode lijn draad komt er op deze manier ook voor volgende acticommers. Mieke: dubbel zoveel budget. Je wilt veel samen doen met andere verenigingen. Blijf wel beetje bij de leden en niet alleen alles samen met anderen doen. Kimberley: Er zijn 12 activiteiten, waarvan 2 met gangbesturen. Een Poolparty kunnen we niet alleen financieren. Bregje: ik heb een opmerking over het geld. Jullie hebben best veel geld en zorg wel echt dat het wordt uitgegeven. Komt vaak voor dat het niet lukt. Op de een of andere manier maken we altijd winst ofzo. Kimberley: De Luco gaat over de financiën van het gala. Dus dit valt er buiten. Er kan dus in de Poolparty geld gestopt worden. Hier is genoeg geld voor. Bregje: investeer het inderdaad. Kimberley: ja we doen gewoon alles wat duur is, haha komt goed. Merel: verkijk je er niet op. Vorig jaar was er meer dan 200 euro winst. Dit jaar is er natuurlijk geen geld van het gala dus valt het misschien mee. Bregje: nee ga niet allemaal achterlijke dingen doen maar zie het gewoon als een tip. Jemma: even over die verslagjes in een map. Er wordt al een officieel stukje geschreven en nog een stukje voor in het bulletin. Als je nog een

14 stukje wil schrijven dan wordt het veel en extra werk. Je moet niet 2 keer zoveel werk gaan doen. Je moet gewoon de dingen die in het jaarverslag komen gebruiken. ICA- commissie (Floor) Uit de vorige ALV is gebleken dat er iets moest worden veranderd. We zijn hard aan de slag gegaan met de commissie. We wilden de promotie verbeteren, hiervoor is een promotie lid aangesteld. Zodat iedereen weet dat de ICA er is en eerstejaars op de hoogte zijn van wat het is. Ook de Layout willen we aanpakken. We hebben hierover gebrainstormd en gaan binnenkort naar de drukker om te kijken wat de mogelijkheden zijn. Kleur in het hele blad of bijvoorbeeld delen in kleur. Qua formaat ook. We moeten kijken wat het budget toelaat. Inhoud willen we interactiever maker. Bijvoorbeeld in de itiweek: leden konden suggesties opsturen voor auteurs die binnen ons thema vallen. En het interview met Schaap, de hokjesman. Hiervoor konden leden ook vragen voor opstellen. Verder willen we onderzoekjes doen onder leden zodat leden ook iets kunnen lezen waar ze zelf aan mee hebben geholpen. Moet wel wetenschappelijk blijven natuurlijk. Tijdens de vorige ALV was er ook het plan om 2 in plaats van 3 ICA s per jaar uit te geven. Dit gaan we doorzetten. Zo hebben we net wat meer tijd om te brainstormen over vernieuwingen. Ook is er meer tijd om het tot een groot succes te maken in plaats van dat we de kwantiteit voorop stellen. Bregje: hoe zit het met samenwerking met dag antropologie blog? Floor: gaan we niet doen, er zijn al te veel dingen die we nu willen. De

15 stukjes op dat blog waren vooral persoonlijker geschreven en minder wetenschappelijk. Denk dat we er niet heel veel aan hebben. Eva: komen er ook mailtjes binnen voor de ICA? Werkt het? Floor: voor het interview met Schaap is wel gereageerd maar voor het aandragen van auteurs niet. Nadia: de thema s zijn vaak gangbare antropologie thema s. Het Cul tijdschrift uit Amsterdam had bijvoorbeeld het thema porno. Thema s die je niet direct zou linken zijn ook juist leuk. Eva: misschien een beetje tussen porno en Miley Cyrus in. Julia: er was een idee over borsten Merel: leuk dat de ICA commissie bijna compleet is vanavond Jemma: jullie moeten wel opletten dat het bestuur niet minder punten krijgt. Je steekt er veel extra tijd in zou jammer zijn als jullie veel geld minder geld krijgen. Floor: zolang Daan op functie zit als assessor van het FSW is het formaat veranderen bijvoorbeeld geen probleem. Je krijgt normaal per a4 boekje betaald. Maar zolang hij dit doet boeit het niet. Als er iemand anders zou komen op zijn functie dan zouden we minder geld kunnen krijgen. Maar als het werkt voor leden en zij de ICA meer gaan lezen, dan doen we dat. We doen het bestuur niet voor het geld. Jemma: je kan het aan de nieuwe Daan doorgeven dat dit werkt bij leden en dat we het geld wel verdienen.

16 Floor: ik vind het ook leuk om te doen en komt er iemand anders op Daan zijn plaats dan moeten we even gaan praten. Bregje: zal dit jaar wel niet meer gebeuren. Jammer voor het volgende bestuur dan haha. Mieke: leuk die survey van jullie! Eva: maar je kon er toch helemaal niets invullen? Mieke: jawel Maarten: is het dan trouwens voor volgend jaar weer gewoon de bedoeling dat er 3 ICA s per jaar komen? Floor: we kijken dit jaar aan of het een succes wordt. Hangt af van hoe het ontvangen wordt. Maarten: super leuk dat met Schaap. En wat Nadia zei over dat Cul blad. Leuk! Goed voorbeeld voor wat jullie zouden kunnen doen. Floor: maar wordt dat niet te? Nadia: nou het hoeft niet over seks te gaan. Bregje: misschien wat spannendere thema s. Eva: Miley Cyrus Floor: maar we moeten het wel toespitsen op antropologie.

17 Kimberley: je kan alles linken aan antropologie. Educatiecommissie (Eelke) Morgen is de Marokkoavond. Nina ter Laan komt praten over haar onderzoek, er zal een henna workshop plaatsvinden en een spoedcursus Arabisch gegeven worden. Tentamentraining sociale theorieën is al geweest en hier zijn positieve reacties op gekomen. Bij de rest van de activiteiten zal de nadruk liggen op het interactieve karakter van de Educom, workshops en een excursie. Nadia: let op goed contact met het WDO, zodat jullie niet in elkaars vaarwater zitten. En leuk dat Belgisch jasje (antropologen houden van Holland). Bregje: laat weten wanneer dat is, ik wil echt komen. Survivalcommissie (Ruben) We zijn van plan om het actiever te maken (een expeditie Robinson idee eraan vast plakken). Tijdens de wissel is het idee gekomen voor iets extra s: namelijk een uitwisseling organiseren. Omdat de Survivalcom zo klein is zou dit er misschien bij kunnen. Ik heb wat verenigingen gevonden in België en Duitsland. Eva: wat voor verenigingen? Ruben: studieverenigingen. Als het een beetje in de buurt komt van antropologie heb ik het gewoon g d.

18 Merel: contact via instituut (Gerard) leggen is ook handig. Het departement zal hier wel achter staan. Jemma: Iris had dit punt gebracht. Was het al eerder gedaan? Ruben: nee nog niet Bregje: ja nog even over het idee om wat meer met het survivalweekend te doen. Ik zou niet teveel waarde aan mij hechten maar er willen ook mensen mee om te chillen en om niets te doen dus pas op met teveel activiteiten. Eva: ik wil niet moe worden Bregje: het is al genoeg om boven een gat te schijten Eva: 2 jaar geleden was een kano tocht al te actief Mieke: de naam zegt genoeg, er mag best wat gebeuren. Niets aantrekken van andere mensen die zeuren. Eva: beetje storm moet je wel aankunnen. Ruben: dit was een beetje mijn insteek. Eva: vraag het ook aan leden, wat is leuk om te doen? Nadia: nog over die uitwisseling, is echt een verenigingsstad. In Parijs is er bijvoorbeeld wel antropologie maar is gewoon niet een specifieke verenigingsstad. Je kan ook een opleiding mailen.

19 Ruben: ik zal wat beter gestructureerd ter werk gaan, heb nu vooral random verenigingen g d. Yara: toen ik in de survivalcommissie zat dachten we JAA survivalweekend. Maar mensen dachten gewoon, nee we gaan chillen Het is toch ook echt als survivalweekend bedoeld. Sophie: mensen die geen zin hebben om actief te doen, moeten dan gewoon niet mee doen. Eva: wat willen mensen eigenlijk, ik snap er niets meer van. Jemma: als je gewoon kan zeggen ik heb nu geen zin om te kanoën dan doe je het niet. Houd het gevoel van een niet verplicht programma. Yara: het is tot nu toe zo geweest maar als je een survivalweekend wil hebben, promoot het dan ook zo en dan heb je ook mensen die mee gaan en wel dingen willen doen. Kimberley: noem het expeditie Rubenson Maarten: je kan bijvoorbeeld doen dat een groep gaat hiken en de andere groep bijvoorbeeld marshmallows laten eten. Ruben: we gaan er wel over brainstormen Reiscommissie (Yvonne) Vanwege het lustrumjaar wilden wij de studiereis dit jaar ook groter aanpakken. We hebben gekozen voor een wat verdere bestemming en willen een extra grote activiteit laten plaatsvinden. Het idee hiervoor is een trip naar de woestijn en overnachting. Verder gaan we door in

20 dezelfde lijn als vorige jaren. Bregje: meer geld vragen is prima, maar zorg dat het ook uitgevoerd wordt die extra plannen. Dan dikke prima. Yara: ik heb het idee dat er meer mensen mee wilden dan normaal. Is het niet mogelijk om meer mensen mee te laten gaan in het volgende lustrumjaar? Yvonne: veertig mensen is gewoon al een hele groep, ik denk dat dit al heel groot is. Het is wel iets om over na te denken. Ruben: wel voor het volgende lustrum een idee om er over na te denken. Jemma: super dat er zo veel mensen mee wilden! Props voor de Reiscom! Mieke: van waar de verdeling? Yvonne: we hebben gekeken naar de grootte van het eerste jaar en sowieso omdat de ouderejaars al vaker de kans hebben gehad om mee te gaan zijn er altijd meer plekken voor eerstejaars beschikbaar. Laura: er was een ruzie gekomen over het wie het eerst maalt wie het eerst de plek krijgt. Hier was verwarring over. Yvonne: ja dit kunnen we wel aan volgende jaren mee geven dat er misschien van te voren meer duidelijkheid is over hoe de inschrijving precies zal verlopen met zulke druktes. Mieke: misschien de gang van zaken ook in de Itiweek zetten.

21 Yara: zorg dat het niet uit de hand loopt en mensen niet een week van te voren er al gaan zitten. Maarten: onrechtvaardigheid zit er altijd al in, hoe wil je dit gelijk verdelen? Is loten niet een idee? Iedereen: nee, denk het niet. Yvonne: mensen zeggen meestal wel eerlijk wie er eerst was. Nadia: eerder een motivatiebrief dan loten. Eva: zorg dat het geregeld en gecontroleerd wordt. Ruben: PUNT! Mentoraat (Kimberley) Ik kan niet zoveel zeggen. ik begeleid het alleen. Gaat goed tot nu toe. Docenten avond is geweest, er waren 4 docenten. Was heel leuk in de Pelibar. Er waren 8 eerstejaars, bestuur en andere mensen. Ze hadden een nieuw idee met spelletjes er in gegooid. De docenten bleven zelfs langer borrelen. Verder hebben we gepraat over een nieuwe locatie zoeken voor het eerstejaarsweekend. Vorig jaar heb ik dit zelf gedaan dus kan wel advies geven. Ze moeten vooral op tijd beginnen. Er is een lijst en we hebben g d en gebeld. Er is ook hulp als ze het moeilijk vinden. Als ze langs willen gaan om iets te bekijken kan ik mee of Aukje. Het probleem is dat het moeilijk is om een locatie te vinden dat binnen het budget valt. Er is nog maar 1 gevonden die hier aan voldoet. Ik ga verder ook niet over geld. Dus heb tegen het Mentoraat gezegd ga praten met Lizet over eventueel

22 extra geld voor een locatie. Bregje: toen ik in mentoraat zat hebben we per ongeluk 600 euro winst gemaakt. Is het zoveel duurder geworden? Kimberley: vooral bussen zijn veel duurder geworden. Bregje: ik had een uitzonderlijk goedkope bus. Dat was heel vreemd. Nadia: opleiding kan ook helpen met geld. Voor behoud van antropologiestudenten is het ook belangrijk. Kan er wel het nut van inzien om geld te vragen aan het departement hiervoor. Maarten: kijk ook kritisch naar het geld voor eten. Blijft ook vaak veel over op het weekend. Kijk hoe je dit goed aan kan pakken. Bregje: is er ook niets bij het LUF te vinden? Check het wel. Merel: is lastig met subsidies daar omdat je zelf een bepaald percentage moet inleggen per persoon. Nadia: de docentenavond vond ik leuk vorig jaar. Kan er ook iets komen voor ouderejaars. Bijvoorbeeld een borrel in de Odessa waar ook docenten worden uitgenodigd. Juist in later stadium als je al wat meer is het leuk om met docenten te praten. Kimberley: we hebben geld voor themaborrels en misschien kunnen we ook een thema met docenten doen. Eva: ook bij de bandjesavond bijvoorbeeld komen docenten.

23 Bulletin (Lizet) Bijna niets over te zeggen. Komt eraan, zelfde lijn als vorig jaar. Ik hoop dat hij er morgen is dan ligt hij maandag op de mat. Mail wel allemaal je kritiekpuntjes, dat is chill. Eva: leuk die enquête over lekkerste mannen maar jammer dat er zoveel vrouwelijke lezers zijn maar er niet een enquête is over de vrouwen. Yara: ik ben het ergens niet mee eens. Zoals ik het begrepen heb zijn er 5 aanmeldingen geweest voor de commissie. Maar nu zijn er maar 4 leden. Ik snap dat er een reactie op komt, maar in mijn mening is het buitensluiting omdat niemand uit het Bulletin samen heeft gewerkt met die persoon. Probeer het en dan kan je altijd nog zeggen dit lukt zo niet. Als je 10 aanmeldingen hebt en maar 5 plekken dan is het logisch dat je naar andere dingen gaat kijken. Er kwam ook een oproep in de itiweek over extra mensen voor het Bulletin, wat ik dan niet snap. Lizet: de oproep in de itiweek voor mensen die wilden schrijven is puur om juist mensen te hebben buiten mijn commissie. Dit staat er compleet buiten. Ruben: Wij hebben hier lang over gediscussieerd binnen het bestuur. Het is heel lastig omdat hij er nu niet bij is. Het gaat over Rashid. Ik heb het er met hem zelf ook nog over gehad. We hebben het besloten omdat het hele bestuur het niet prettig vond, niet vanwege het niet kunnen samenwerken maar omdat er bepaalde dingen zijn gebeurt die gewoon echt niet fijn zijn geweest. Yara: in hoeverre heeft dat invloed op de samenwerking binnen het Bulletin samenwerking? En om het überhaupt niet te proberen. Het is gewoon niet antropologisch verantwoord om mensen buiten te sluiten.

24 Floor: verhalen over. Het zijn echt persoonlijke ervaringen. Ruben: we moeten het hier nu niet meer over hebben. We hebben in ieder geval niet zomaar klakkeloos een beslissing genomen. Uiteindelijk zijn we tot deze beslissing gekomen. Bregje: dit is ook met de WOM besproken. Het is niet leuk. Ik snap jou vraag Yara. Het scheelt ook dat je er niet teveel over kan zeggen anders wordt het een roddelpartij. Maarten: het berichtje in de itiweek zocht dus naar externe schrijvers en niet een commissielid? Lizet: het ging puur om externe schrijvers Fotocommissie (Floor) Dit is een nieuwe commissie dit jaar. Er worden foto s gemaakt op alle activiteiten. We willen gaan werken aan de herkenbaarheid van de commissieleden door middel van keycords. Hier zal itiwana op gezet worden zodat het duidelijk is op activiteiten wie de foto s maakt. Naast alleen foto s maken willen we graag 2 foto gerelateerde activiteiten plannen. We zijn nog bezig met dit verder uitdenken. Er is al een fotowedstrijd idee dat al in de Itiweek is gepromoot. We hopen ook een workshop te gaan doen en zullen zorgen dat dit niet overlapt met de acticom activiteiten. Yara: is die workshop voor de commissieleden zelf of ook voor alle Itiwana leden? Floor: nee juist ook voor alle leden

25 Floor: antropologie heeft ook dat visual gebeuren. Dus dit is ook leuk. De leden zullen het leuk vinden om dit soort dingen te leren via een workshop. Yara: zorg er voor dat iedereen goede kwaliteit foto s maakt uit de commissie. Er zijn bepaalde tips voor hoe je foto s maakt bij activiteiten. Bijvoorbeeld zorgen dat er niet slechts foto s uit een bepaalde hoek worden gemaakt. Eva: houd het bij 1 activiteit en 1 fotowedstrijd. Maak het niet te druk opeens. Het is een lichte commissie met het idee dat mensen ook daarnaast nog een andere commissie kunnen doen. We willen wel dat alle commissies volraken. Ruben: iets om over na te denken Nadia: het waren de fotocommissie- leden zelf die het leuk vonden om iets meer te doen dan alleen foto s maken op activiteiten. Jemma en Mieke verlaten de zaal (20.53) Begroting (Lizet) Ik zal lang niet alles toelichten. Acticom heeft nu 425 euro gekregen. Dit is 100 euro meer dan vorig jaar. Niet 2 keer meer dus. Wel iets meer geld omdat gala wegvalt dit jaar. Reiscom heeft meer geld vanwege de lustrumreis Reservepot: er is een idee gekomen van een reservepot omdat de meeste

26 commissies hetzelfde geldbedrag krijgen of al iets meer hebben maar er nog steeds geld over is. Het is niet nodig om nog meer geld naar commissies te doen. Onze sponsor Studystore was eerst nog niet duidelijk. Al het extra geld is in de reservepot gestopt. Mensen kunnen vragen we willen hier extra voor dan kan dit uit de reservepot. Michael komt binnen (20.56) Het is zonde als het geld in de pot blijft zitten, dit moet natuurlijk wel echt uitgegeven worden. Maar op dit moment toch beter om het niet onder te verdelen. Dit is niet als aanrader voor volgende jaren. Merel: haay, ik heb een paar vragen. Acquisitie, wat valt daaronder? Lizet: Europass 16,50, Family 500 euro en Tunafish 180 euro. Merel: Als Tunafish niet meer doorgaat dan heb je al 180 euro minder maar nog steeds veel. 430 euro aan AA budget is wel wat veel. Lizet: in het draaiboek van de AA staat 400 euro. Merel: vorig jaar was dit maar 200 euro. Lizet: als Family doorgaat is het 200 euro hoger. Family wordt misschien zelfs 750 euro. Nadia: hebben ze dat zelf aangegeven? Lizet en Aukje: ja

27 Nadia: ga veel promoten voor Family om het aan te houden. Aukje: dit gebeurt al. Leden en ook bestuur en leden van gangverenigingen gaan met de pasjes van Itiwana naar Family. Merel: zijn alle penningmeesters van de commissies op de hoogte van de reservepot? Lizet: dit hebben we vooral eerst met het bestuur besproken en eerst wilden we dit bij de ALV bespreken. Daarna wilden we dit gaan doorgeven aan alle penningmeesters van commissies. Merel: waarom is er zoveel geld voor de cobo s en themaborrels. Ik heb het punt in het beleidsplan gelezen maar vind ik zelf niet het belangrijkste. Lizet: de cobo is helaas duur uitgevallen. We hebben nog wodka flessen over die niet meer terug konden. Misschien dat we deze nog kunnen door verkopen aan commissies. We hebben hier verder nog 90 euro ingestopt voor themaborrels. Er is nu 20 euro aan de eerste themaborrel uitgegeven. Ruben: de muntjes deal met de Odessa was ook duurder dit jaar. Lizet: achteraf bleek ook dat de OC (Orde Commissie) niet eerlijk was en muntjes hebben gejat. Nadia: kunnen mensen hierop aangesproken worden? Floor: dit hebben we wel gedaan maar ze hadden niet begrepen wat precies de bedoeling was.

28 Lizet: ik was heel boos hierover. We gaan kijken wat we volgend jaar anders kunnen doen om dit soort dingen te voorkomen. Nadia: de reservepot lijkt me niet echt nodig voor bijvoorbeeld de poolparty. Hier was in mijn jaar niet extra budget voor nodig. Er wordt een kaartverkoop gehouden. Het kan dus zonder budget. Kimberley: ik ben er mee bezig. Het is niet zeker en met de deals waar we nu naar kijken, is het niet nodig. Het is dus niet alsof ik opeens 100 euro nodig heb. Nadia: tijdens de wisselalv is het lustrumgeld besproken. Dit was vrij laag. Als er geld over blijft of als je veel binnen haalt met acquisitie kan je dit potje misschien nog aanvullen. Lizet: het lustrumgeld is omhoog gegaan van 80 naar 100 euro. Goedkeuren begroting De stemcommissie telt 22 mensen. 21 voor, 0 tegen en 1 onthoudt zich van stemmen. Bij deze is de begroting goedgekeurd. WDO De verdeelsleutel is goed bevallen. Er zijn tot nu toe 3 activiteiten geweest. Dinsdag is de volgende, kom allemaal. Er is nu 175 euro uitgegeven. Wat ons betreft loopt de samenwerking erg fijn. Bregje: de promotie gaat beter. Ik krijg er ook iets van mee.

29 Nadia: wat gaat er komen? Paul: volgende week is een activiteit over psychedelica. Er zal later nog een debat avond komen en verder zijn we druk bezig. Michael: bovendien kunnen er altijd random ideeën tussen komen. 6. Pauze 7. Discussieblok betreffende het Beleidsplan 2013/2014 Technisch voorzitter (Bregje) Bestuurswissel vervroegen: dit is ook met de wom besproken, zij waren kritisch of er wel genoeg tijd zou zijn voor het vormen van commissies. Het idee is nu om de wissel slechts een week te vervroegen. De Beleids- ALV zal dan begin november zijn in plaats van december, zodat het bestuur eerder hun eigen beleid kan uitvoeren. Merel: wat was het argument van de wom precies? Ruben: dat als je de wissel begin september doet er twijfel is of het wel gaat lukken met het vullen van de commissies. Dan zit je straks met een bestuur dat de commissies niet kan vullen. Je hebt een commissie infoborrel, maar als je die al in de eerste week van september gaat houden komt er niemand op af. Bregje: er is een aparte wissel voor het bestuur en de commissies nodig als je de bestuurswissel zo vroeg doet. Een week eerder de wissel doen is wel haalbaar. Nadia: De commissie infoborrel kan je bijvoorbeeld dan al wel door het nieuwe bestuur laten regelen. Misschien kunnen zij dit dan doen als

30 eerste bestuurstaak. Advies is wel voor eerder want het gaat nu wel iets te lang door. Persoonlijk denk ik minstens een week eerder. Ruben: het nieuwe bestuur kan dan ook al eerder over de Beleids- ALV gaan nadenken. Kimberley: andere verenigingen kunnen het ook, dus waarom Itiwana niet. Bregje: als jullie denken dat het gaat lukken, go for it. Eva: dus dan hebben jullie 1 week minder bestuur. Bregje: stemmen hierover is niet nodig Iti- App! hij werkt alleen voor Iphone Eva: en voor Nadia Repareren van de app duurt lang, het bedrijf doet er te lang over. Het idee is nu een alternatief zoeken of is de app überhaupt niet nodig? Michael: wat houdt de app in? Eva: de agenda van itiwana, wat is het en berichtje krijgen over vanavond is de borrel bijvoorbeeld. Dat is dus heel leuk en we hebben al geld betaald. We moeten wel kunnen zien waar het geld voor is gegeven. Echt een *** die man. Floor: voor Samsung gebruikers is het onmogelijk zegt die app man.

31 Eva: precies een jaar nadat het contract was afgesloten hield het er mee op. Merel: misschien contact opnemen dat we er recht op hebben. Is er anders behoefte aan een nieuwe? Ik heb er persoonlijk geen behoefte aan. Het is leuk zo n berichtje voor een borrel maar als er weer 200 euro in moet worden gelegd, lijkt dit me niet nodig. Bregje: er is 275 euro gedokt voor die app. Dit was een eenmalig bedrag. Is een gevaar, het bedrijf zei toen dit komt helemaal goed. Floor: ik stalk die man wekelijks. Ze beloven heel veel. Bregje: het risico is groot en voor een alternatief zal je waarschijnlijk jaarlijks moeten gaan betalen. Ruben: die app werkt dus nu niet, moeten we dan blijven eisen dat hij gewoon moet werken? En hoelang moet je daarop wachten? En gaan we dan anders een nieuwe zoeken? Eva: ik zou er niet nieuw geld in gaan stoppen Nadia: nu je geen bestuur bent zit je minder in je hoofd met alles. Dan bedenk je je opeens: ooh gisteren was de borrel. Die update via de app was dan wel handig geweest. Qua bereikbaarheid is het handig maar moet wel actief gepromoot en gebruikt worden. Het is op zich wel een leuke toevoeging. Eva: maar vind je dan dat er ook nieuw geld aan besteed moet worden? Nadia: denk niet dat er geld voor is.

32 Eva: nou dat dus op zich wel Maarten: misschien vragen om een nieuw contract? Het bedrijf heeft ook andere gebruikers zoals Augustinus en Quintus. Als dat ding het na een jaar al niet meer doet is het geen stijl. Ruben: hoever ga je in het eisen van die mensen? Dikke lul, drie bier Nadia: Augustinus en Grotius zijn groot en hebben toch wel veel geld. Jullie moeten gaan uitleggen dat wij een kleine vereniging zijn en dat 275 euro veel geld voor ons is. Gewoon persoonlijk gaan brengen. Bregje: Floor gaat haar best doen. We gaan stemmen over het wel of niet aanschaffen van een nieuwe app mocht die oude app niet meer gaan werken. Ruben: dat is wel een goede conclusie denk ik. Maarten: jullie moeten dan wel zoeken naar een alternatief dat echt waterdicht is. Ruben: we gaan stemmen 2 voor, 14 tegen, 6 onthouden zich van stemmen. CONCLUSIE: ER WORDT GEEN NIEUWE APP GEZOCHT Facebook: teveel posts of niet. Je scrolt er wel snel doorheen, dus niet heel storend. Hospiteren hoeft er niet op. Bepalen Ruben en Floor het zelf of gaan er richtlijnen worden opgesteld?

33 Eva: vanuit het Itiwana account moeten alleen Itiwana dingen gepost worden. Linda de Mol blijft lastig. Laat haar anders zelf een berichtje sturen. Dingen die over antropologie gaan kunnen sowieso. Let daar vooral op. Je kan denken ik vind Linda de Mol gewoon een kutwijf Als je geen interesse erin ziet gooi het er dan niet op. Yara: ik zit niet vaak op Facebook, het is wat je wilt. Als je bezig bent met Itiwana houdt je het bij. Ik mis wel eens leuke dingen omdat er ook zoveel minder interessants voorbij komt. Als er 10 berichten staan ga je niet alles af scrollen. Dan kan je de leuke dingen dus missen. Je mist dus wel wat doordat er zoveel op staat. Michael: wat is het doel van de Facebook? Promotie en vragen of er artikelen nodig zijn voor een vak? Je wilt je leden bereiken houd je aan het doel. Wijkt het af, dan schrappen. Floor: dus richtlijnen opstellen Maarten: alles wat met het Instituut en antropologie te maken heeft wel en Linda de Mol flikker op. Nadia: je moet het Itiwana icoontje alleen gebruiken voor itiwana dingen. Dit is echt van het bestuur dat ons iets belangrijks wil zeggen. Die moet echt een eyecatcher zijn. En de rest voor Itiweek gebruiken. Als mensen persoonlijk iets leuks vinden kan je dat wel op facebook zetten maar dus niet via het Itiwana icoontjes zelf. Michael: belangrijke posts kan je ook pinnen. Dit is ook handig. Ruben: oké dus we concluderen dat de oplossing is dat Ruben en Floor

34 intensiever contact hebben over wat erop komt. Nadia: informeer iemand wel als je zijn berichtje weg haalt, is wel zo netjes. Beleidsplan goedkeuren 22 voor, 0 tegen en 0 onthouden zich van stemmen. BELEIDSPLAN IS BIJ DEZE GOEDGEKEURD Evaluatie Bestuur en Itiwana vanaf de wissel tot nu Ruben: dit gaat wel lekker, de samenwerking gaat prima. Aukje: het is heel gezellig en we hebben het naar ons zin. Michael: wij leren ook van jullie Merel: onze beleidspijler en die van jullie is professionaliteit. Ga hierin niet overdrijven en ga er niet te ver in. Die houding kan mensen afschrikken. Als je je neerzet als een echt bestuur dan schrik je mensen af. Let erop. Voornamelijk voor jullie zelf, jullie zijn er enorm veel mee bezig. Overdrijf gewoon niet, nu zijn er vaak 5 bestuursleden in het hok. 2 is ook genoeg. Neem ook gewoon tijd voor jezelf. Super leuk die persoonlijke Itiwana berichtjes op Facebook van het bestuur, zo krijgen we ook de insights van jullie mee. Bregje: ik wil jullie feliciteren. Vergeet verder de studie niet. In de wandelgangen hoor je wel eens: het is zo druk. Het bestuur is part time en het moet wel leuk blijven. Je moet het allemaal een beetje relativeren.

35 Itiwana vergaat niet als er iets een keer niet helemaal goed gaat. Wij hebben 600 euro verloren in ons jaar... Denk ook aan je gezondheid. Niet dat jullie straks met een burn out in hok zitten. Nadia: ik vind het persoonlijk soms lastig om het hok in te komen. Als ik alleen ben is het moeilijk om binnen te komen. Ik mis het: heey hoe gaat het? Het voelt een beetje als een bestuurshok soms. Eva: ik bedacht me nu dat ik zie dat jullie veel plezier hebben met de gangverenigingen. Er hangt ook een lijst met activiteiten van de gangverenigingen waar jullie aan mee doen in het hok, maar ik word er niet bij betrokken. Als Itiwana lid (als je niet zo makkelijk bent, als ik ben), heb je dan niet het gevoel dat het met jou als lid te maken heeft. Als lid heb je niet altijd iets te maken met de gangbesturen. Nadia: wat vinden eerstejaars? Laura: ik vind het wel leuk. Ik ben nog niet zo vaak naar borrels geweest maar vind het een toegankelijk bestuur. Ze zijn heel verschillend van elkaar maar toch wel echt een eenheid en leuk met elkaar. Bel gaat: over een paar minuten wordt het gebouw gesloten. Wilt u zo vriendelijk zijn het gebouw te verlaten Marlou: ik dacht dat het hok iets was van de hele studie, waar we in konden gaan zitten. Maar nu krijg ik het idee dat er vooral commissie - en bestuursleden zitten. Maar goed ik ben er niet zo vaak dus kan er ook niet zoveel over zeggen. Eva: misschien moeten jullie ook een thee- uurtje doen! Net als Emile.

36 8. Jouw eigen inbreng, voorstellen en ideeën Mail maar naar 9. Nagekomen punten / wvttk Sluiting uur: Algemene Leden Vergadering is gesloten