BEKNOPT VERSLAG SIMULATIE BIJ STICHTING SAMENWERKINGSVERBAND PRIMAIR ONDERWIJS DE MEIERIJ

Transcriptie

1 BEKNOPT VERSLAG SIMULATIE BIJ STICHTING SAMENWERKINGSVERBAND PRIMAIR ONDERWIJS DE MEIERIJ Plaats : Rosmalen Bestuursnummer : Samenwerkingsverband : PO3005 Onderzoek uitgevoerd op : 5 december 2013 Rapport vastgesteld te Utrecht op 11 april 2014 Documentnummer:

2 Pagina 2 van 13

3 1. INLEIDING De Inspectie van het Onderwijs voerde een simulatie uit bij Stichting samenwerkingsverband primair onderwijs De Meierij (PO3005). Binnen de gemeenten Boxtel, Haaren, Maasdriel, s- Hertogenbosch, Schijndel, Sint-Michielsgestel, Vught en Zaltbommel vormen 29 schoolbesturen met 121 vestigingen gezamenlijk het samenwerkingsverband. In dit verslag geeft de inspectie haar bevindingen uit het onderzoek weer. Simulatie Een simulatie houdt in dat de inspectie een kwaliteitsonderzoek nabootst ook al is het samenwerkingsverband nog niet volledig ingericht. In het schooljaar 2013/2014, voorafgaand aan de inwerkingtreding van de zorgplicht, wil de inspectie simulaties uitvoeren bij alle samenwerkingsverbanden. Het doel van een simulatie is tweeledig: 1. het stimuleren van de ontwikkeling van de samenwerkingsverbanden door een kwaliteitsonderzoek na te bootsen en zo een beeld te geven van de ontwikkeling op dat moment, afgezet tegen het waarderingskader van de inspectie; 2. toezicht houden op de ontwikkeling van de samenwerkingsverbanden, zowel inhoudelijk als op de totstandkoming van de rechtspersoon en de inspraak door de ondersteuningsplanraad. Voor de inspectie levert die simulatieronde informatie op over de wenselijke en redelijke normering van de indicatoren, de werking van het risicomodel en de kwaliteit van het toezichtkader. Toezichtkader De inspectie baseert zich bij deze simulatie op het toezichtkader samenwerkingsverbanden po/vo passend onderwijs. Dit toezichtkader bevat een waarderingskader, maar nog geen beslisregels om vast te kunnen stellen of het samenwerkingsverband aan de basiskwaliteit voldoet. Onderzoeksopzet De simulatie start met een bureauanalyse van documenten en gegevens over het samenwerkingsverband die bij de inspectie aanwezig zijn en een analyse van documenten die het samenwerkingsverband aan de inspectie toestuurde of uitreikte. Het betreft de volgende documenten, op volgorde van versiedatum en voor zover relevant voor dit onderzoek. - Conceptbegroting (15 november 2012); - Organiseren van Passend Onderwijs de ondersteuningseenheden (def. mei 2013); - Akte van oprichting Stichting samenwerkingsverband primair onderwijs De Meierij (d.d. 27 juni 2013); - Model OPR de Meierij PO (vastgesteld 29 augustus 2013); - Resultaatgebieden kwaliteitsmanagement WSNS PO de Meierij (conceptversie 1 oktober 2013); - Allocatie middelen (LGF) en consequenties personeel (9 oktober 2013); - Kwaliteitsbeoordeling inspectie peiling november 2013 t.b.v. het bestuur (november 2013); - Ondersteuningsplan (2e versie, d.d. 18 november 2013); - Kengetallen samenwerkingsverband ( geraadpleegd op 2 december 2013; Pagina 3 van 13

4 - Stappenplan ondersteuningsplan (zonder datum); - Werkgroep onderwijsondersteuning en toedeling (WOOT) (Concept notitie 0.8, zonder datum); - Kopie van Overzicht bestuursstukken - bestuursbesluiten - communicatie SWV PO De Meierij (zonder datum); Nagezonden documenten: - Vastgesteld toezichtkader (vastgesteld door bestuur samenwerkingsverband op 24 oktober 2013); - Stappenplan arrangeren extra ondersteuning (vastgesteld door het bestuur d.d. 5 december 2013); - PowerPoint voor de Audit inspectie (5 december 2013). Hierna vond op 5 december 2013 een onderzoek op locatie plaats waarbij de inspectie: - presentaties kreeg van het samenwerkingsverband over: het algemene beeld van de stand van zaken binnen het samenwerkingsverband met speciale aandacht voor de interne organisatie ondersteuningsplanraad en samenwerking binnen bestuur en met gemeenten; financiën en personeel; inrichting passend onderwijs en ondersteuningstoewijzing (sbo en so); kwaliteitszorg; de wijze van financieel beheer en de ontwikkeling van het management en de organisatie. Aan het eind van het onderzoek besprak de inspectie haar bevindingen met het bestuur en het management van het samenwerkingsverband. Opbouw verslag In hoofdstuk 2 staan de bevindingen uit het onderzoek op hoofdlijnen, een beeld van de ontwikkeling van het samenwerkingsverband op het gebied van management en organisatie en een overzicht van de bevindingen van het ondersteuningsplan. Hoofdstuk 3 vermeldt de reactie van het bevoegd gezag. Pagina 4 van 13

5 2. BEVINDINGEN 2.1 Hoofdlijn Op 27 juni 2013 heeft de oprichting van Stichting samenwerkingsverband primair onderwijs De Meierij plaatsgevonden. De inhoud van de akte is in lijn met de wettelijke bepalingen over samenwerkingsverbanden. Er is een eerste oprichtingsbestuur van negen personen, bestuurders van zowel scholen voor primair onderwijs (po) als voor speciaal onderwijs (so). Voor het intern toezicht heeft men gekozen voor een one tier-model. Het bestuur vindt het van belang om te opereren als gemeenschap van scholen en besturen, binnen een brede, diverse regio. Deze visie krijgt onder andere vorm in het besluit een relatief klein bestuur te vormen waarin alle regio s, denominaties en vormen van onderwijs zich vertegenwoordigd weten. Het bestuur gaat een directeur-bestuurder aanstellen, die een groot aantal taken en bevoegdheden zal krijgen. Op operationeel niveau is kenmerkend voor dit samenwerkingsverband dat bij de voorlopers van het nieuwe samenwerkingsverband De Meierij de afgelopen jaren praktijken zijn ontstaan, die het samenwerkingsverband de moeite waard vindt mee te nemen in de nieuw te vormen tien ondersteuningseenheden, gericht op de uitvoering van de belangrijke taken van toelaten en arrangeren van passend onderwijs. Het bestuur van het nieuwe samenwerkingsverband is er trots op dat die verworvenheden een plaats kunnen krijgen in die eenheden. De inspectie merkt hierbij op dat het van belang is dat de eenheden hun activiteiten op en met elkaar afstemmen, om zo een meerwaarde te kunnen creëren voor het samenwerkingsverband als geheel en de taak van de directeur-bestuurder goed beheersbaar te houden. Positief is zeker ook dat het eigenaarschap voor de verworvenheden primair is terug te vinden op het lokale niveau, dus binnen de scholen. Samenwerkingsverband De Meierij kan dan ook bogen op een aantal al jaren bestaande goede praktijken. Het samenwerkingsverband kent dan ook een lage risicofactor. Dit neemt niet weg dat het delen van ervaringen van wat je als school wel of niet kunt waarmaken van doorslaggevend belang is voor het uiteindelijke doel van passend onderwijs in de regio van het nieuwe samenwerkingsverband als geheel. Zowel de bestuurders als de inspectie signaleren naast de positieve ontwikkelingen ook enkele aandachtspunten die op de korte termijn de volle aandacht vragen van alle betrokkenen. Het eerste aandachtspunt betreft de onafhankelijkheid van de intern toezichthouder. Deze lijkt niet zonder meer gewaarborgd. Ook de verdere organisatorische opzet van het samenwerkingsverband vraagt om aandacht. Hierbij spelen vragen een rol als die over de balans tussen de (kleine) centrale eenheid en het beleggen van veel taken binnen de tien ondersteuningseenheden. De rolverdeling, het beleggen van verantwoordelijkheden en het consequent monitoren van de ontwikkelingen en de behaalde resultaten zijn op dit moment niet volledig uitgedacht, noch vastgelegd. Het financieel management dient tevens daarop aan te sluiten. Het is de bedoeling dat het bestuur op afstand komt te staan in de rol van toezichthouder. De inspectie is er niet zonder meer gerust op dat het bestuur dat nu al kan doen omdat het aantal taken en bevoegdheden van de nieuw te benoemen directeur-bestuurder namelijk erg groot is. Pagina 5 van 13

6 Hier komt bij dat in de huidige opzet van de interne organisatie er sterke ondersteuningseenheden blijven bestaan met vrij veel eigen verantwoordelijkheden. Niet alleen de hiervoor genoemde organisatorische kwesties vragen hun blijvende aandacht. Ook de verantwoordelijkheid voor het financiële beleid kan het bestuur, naar het inzicht van de inspectie, vooralsnog niet volledig loslaten. Het zorgdragen voor een sluitende financiële systematiek is daarom zonder meer noodzakelijk, waar zowel de directeur-bestuurder, als de andere bestuurders op aangesproken moeten kunnen worden. Het bestuur verwacht vóór 1 februari 2014 het ondersteuningsplan vastgesteld te hebben. Momenteel is sprake van een tweede conceptversie. De inspectie voorziet geen substantiële risico s als het gaat om het uitwerken van het ondersteuningsplan. Zeker als het bestuur er voor kan zorgdragen dat de financiële paragraaf én de inrichting van de interne organisatie op orde zijn gebracht. 2.2 Management en organisatie van het samenwerkingsverband Het samenwerkingsverband De Meierij koos voor de stichtingsvorm, waarbij het bestuur bestaat uit negen leden. De zetelverdeling doet onder andere recht aan regionale spreiding waarbij onder andere recht wordt gedaan aan de oude samenwerkingsverbanden. Er zijn vijf zetels ingeruimd voor basisonderwijs (bao)/speciaal basisonderwijs (sbo) en (vooralsnog) vier zetels voor de partners van speciaal onderwijs (so). Hoewel de inspectie positief is over de nu al ontwikkelde en vastgelegde gang van zaken binnen samenwerkingsverband De Meierij, is het niet zonder meer zeker dat het samenwerkingsverband alle cruciale stappen tijdig weet af te ronden. Dat de coördinator van het samenwerkingsverband en de bestuurders er op verschillende niveaus volop in zijn geslaagd betrokkenheid te genereren, wil nog niet zeggen dat het de wettelijk vastgelegde streefdata daadwerkelijk haalt. Er blijven enkele risico s bestaan in dat proces. Wat uit het organisatie- en processchema niet duidelijk wordt, is hoe de onderlinge verhoudingen zijn tussen de verschillende in dat schema opgenomen organen en personen. Ook is niet afdoende geregeld wie waarover beslissingsbevoegd is en hoe de verantwoordingslijnen lopen. Dit is te meer een aandachtspunt, omdat in de statuten is opgenomen dat het bestuur besluiten neemt op basis van een meerderheid van stemmen, terwijl in andere documenten nadrukkelijk staat vermeld dat besluiten worden genomen op basis van consensus. Zeker gezien het complexe organisatiemodel van samenwerkingsverband De Meierij is het wenselijk de interne organisatiestructuur helder vorm te geven. Het is bijvoorbeeld de vraag of er voldoende functionele scheiding is aangebracht tussen bestuur en intern toezicht. Het bestuur mandateert, tot wederopzegging en onverminderd zijn verantwoordelijkheden, alle bestuurlijke taken en bevoegdheden aan de directeur-bestuurder. Daarmee belegt het bestuur erg veel, mogelijk teveel taken en verantwoordelijkheden bij één persoon. De onafhankelijkheid van de intern toezichthouder lijkt evenmin gewaarborgd. Alleen de bevoegdheden voor de directeur-bestuurder en het algemeen bestuur zijn (zij het in algemene zin) geregeld. De taken, maar vooral de bevoegdheden van de onderliggende organen zijn niet uitgewerkt. Niet alleen financieel/organisatorische kwesties, maar ook de besluitvorming over inhoudelijke zaken in het kader van zorgplicht (toelaatbaarheidsverklaring etc.) vragen nadere aandacht van het bestuur. Er bestaat binnen het samenwerkingsverband verder geen twijfel over het belang van het laten voortbestaan van zowel het sbo als het so. Wel blijft het op dit moment enigszins Pagina 6 van 13

7 onduidelijk welke positie vooral de scholen voor so in het samenwerkingsverband gaan krijgen. Om de schoolprofielen onderling vergelijkbaar te maken hebben schoolbesturen tot 1 maart 2014 de opdracht de zakelijke beschrijving van de profielen per school over te zetten naar een door het samenwerkingsverband ontwikkeld format. Dit kan alleen omdat vrijwel alle scholen binnen samenwerkingsverband De Meierij al aan de wettelijke verplichting omtrent de schoolprofielen hebben voldaan. Op basis van de ingevulde formats bepaalt het samenwerkingsverband of een continuüm van ondersteuning ontstaat en of schoolbesturen aan de zorgplicht kunnen voldoen, om voor iedere leerling passend onderwijs te bieden. Het samenwerkingsverband stelt de lichte en zware middelen minus de verplichte afdracht aan het so en sbo en de kosten voor overhead via een verdeelsleutel ter beschikking aan de ondersteuningseenheden. Een financiële monitoring op de uitputting van de budgetten dient het samenwerkingsverband nog op te zetten. Uitgangspunt hierbij is het leerlingenaantal per eenheid en bijvoorbeeld niet de vastgestelde ondersteuningsbehoefte. Het samenwerkingsverband rekent er zonder meer op dat de extra middelen waarover sommige gemeenten kunnen beschikken voor de achterstandsleerlingen minstens ten goede komen aan de basisondersteuning. Bij het overgaan van de huidige situatie naar passend onderwijs zullen alle in 2013 beschikbare lgf-middelen nog één jaar ten goede komen aan de leerlingen met specifieke ontwikkelingsperspectieven (opp s). Het beschikbare budget voor extra ondersteuning is afhankelijk van de middelen die iedere ondersteuningseenheid toegewezen krijgt. Vervolgens gaat elke eenheid vastleggen welke middelen nodig zijn om de basisondersteuning vorm te kunnen geven. Uiteindelijk wijst de ondersteuningseenheid de middelen voor extra ondersteuning toe op basis van een onderbouwde ondersteuningsbehoefte die is vastgelegd in het ontwikkelingsperspectief van een leerling. Binnen twee werkweken nadat de volledige aanvraag binnen is neemt de ondersteuningsmanager een (voornemen tot een) besluit over de gevraagde extra ondersteuning. De inspectie vraagt zich af of deze periode niet te kort is voor een afgewogen oordeel van de betreffende managers. Volgens het ondersteuningsplan is dat wel mogelijk, omdat de middelen voor extra ondersteuning ter beschikking komen van de ondersteuningseenheid. In hoofdstuk 7 van het conceptondersteuningsplan heeft samenwerkingsverband De Meierij op hoofdlijnen vastgelegd hoe het verband om wil gaan met de nu en in de toekomst beschikbare middelen. Het samenwerkingsverband heeft slechts te maken met een in verhouding bescheiden verevening, waardoor er nauwelijks aanpassingen nodig zijn in de bestaande systematiek, zo valt in het plan te lezen. Voor het samenwerkingsverband geldt een beperkt aantal belangrijke uitgangspunten. Daarvan is de eerste dat er géén personeel rechtstreeks in dienst komt van het samenwerkingsverband; detachering is hiervoor de oplossing. Een tweede uitgangspunt is dat er zo min mogelijk geld gaat zitten in een centrale overhead. De inspectie constateert dat er in een kleine flexibele centrale eenheid is voorzien. Tegelijk constateert de inspectie dat er in de ondersteuningseenheden wel degelijk sprake is van (alles bij elkaar) een behoorlijk aantal functionarissen met bijzondere taken voor de betreffende eenheid. Een ander aandachtspunt betreft de toedeling van middelen voor extra ondersteuning. Daarover bestaan wel noties binnen de samenstellende delen van samenwerkingsverband De Pagina 7 van 13

8 Meierij. Het is evenwel de vraag of daarvoor niet ook een aantal centrale criteria en procedures nodig zijn. Het wordt anders lastig tot een afgewogen systematiek te komen voor het samenwerkingsverband als geheel. Het gaat daarbij niet alleen om het op een verantwoorde wijze toedelen van middelen, maar ook het consequent monitoren van de besteding ervan. Het samenwerkingsverband loopt nu het risico dat er te veel bevoegdheden worden gemandateerd aan de ondersteuningseenheden; in het bijzonder aan de managers van die eenheden. Van deze personen verwacht het samenwerkingsverband namelijk niet alleen dat ze op de kas letten, maar vooral dat ze er voor zorgen dat de kwaliteit van de ondersteuning op orde blijft. 2.3 (Concept)ondersteuningsplan Kerndocument voor het samenwerkingsverband is het ondersteuningsplan. In deze paragraaf beschrijft de inspectie de stand van zaken bij de ontwikkeling, de opbouw, de inhoud en de status van het conceptondersteuningsplan. Tijdens de simulatie kon de inspectie beschikken over een tweede conceptversie van het ondersteuningsplan. Om te voldoen aan de wettelijke voorschriften is het nodig dat het samenwerkingsverband onderstaande onderdelen opneemt in het ondersteuningsplan en/of waar hieronder vermeld, nader uitwerkt. Het onderstaande overzicht dient niet als een beoordeling van het samenwerkingsverband, maar als een handreiking om de ontwikkeling van het beleid van het samenwerkingsverband in beeld te brengen en verder te ondersteunen. 1 Instemming, overleg, vaststelling en toezending (Artikel 14a Wms, Artikel 18a Wpo lid 7, 9, 10) Het samenwerkingsverband De Meierij heeft er nadrukkelijk voor gezorgd dat de (voorlopige) ondersteuningsplanraad tijdig en bij herhaling op de hoogte is gesteld van de ontwikkelingen en besluiten binnen het samenwerkingsverband. Dat moest weliswaar informeel, omdat de ondersteuningsplanraad pas op 16 december 2013 formeel is geïnstalleerd. Het effect, zo verwacht het bestuur, zal zijn dat de formele aanbieding van het ondersteuningsplan, uiterlijk op 1 februari 2014, waarschijnlijk toch gehaald kan worden. Op hoofdlijnen zijn het bestuur en de ondersteuningsplanraad het kennelijk met elkaar eens. Om vaart te houden in de planning heeft het bestuur afspraken gemaakt met alle gemeenten om op 16 januari 2014 een op overeenstemminggericht overleg (ogoo) te houden. Nadien, zo voorziet het bestuur, zullen indien nodig- vervolggesprekken plaats vinden met afzonderlijke gemeenten. Bijzonder is, dat het ogoo zo mogelijk, tegelijkertijd zal plaatsvinden met het samenwerkingsverband vo. Dit is mogelijk omdat er op bestuurlijk niveau al langer waardevolle dwarsverbanden zijn ontstaan binnen enkele oude samenwerkingsverbanden. 2 Geheel van ondersteuningsvoorzieningen (Artikel 18a Wpo lid 8a) Zie paragraaf Procedures en criteria toewijzing middelen (Artikel 18a Wpo lid 8b) Basis voor de verdeling van de middelen is het aantal leerlingen in een ondersteuningseenheid. Dit betreft geld, als ook formatie. Het samenwerkingsverband zet buitenschoolse specialisten en/of deskundigen in om begeleiding te verzorgen. De ondersteuningseenheden wijzen de middelen voor deze begeleiding toe, organiseren die en voeren die uit. Per eenheid bepaalt het samenwerkingsverband op basis van het gerealiseerde Pagina 8 van 13

9 niveau van de basisondersteuning welke financiële middelen nodig zijn om de basisondersteuning vorm en inhoud te kunnen geven. Deze aanpak verdient extra aandacht, om de doelmatigheid van de ingezette middelen en de gerealiseerde resultaten blijvend te kunnen monitoren. Dit gezien het fundamentele belang van de basisondersteuning voor het samenwerkingsverband. Hiernaast wijst het samenwerkingsverband extra middelen toe op basis van een onderbouwde ondersteuningsbehoefte die is vastgelegd in opp s. Binnen twee werkweken nadat de volledige aanvraag binnen is neemt het samenwerkingsverband een besluit. 4 Procedures en criteria plaatsing leerlingen (Artikel 18a Wpo lid 8c,8d, 11 en 12 en Artikel XVII Wet passend onderwijs lid 1) Bij het samenwerkingsverband de Meierij betaalt de ondersteuningseenheid die het kind een toelaatbaarheidsverklaring (tlv) geeft de bekostiging van het sbo. Het samenwerkingsverband bekostigt het so als geheel en deze geldstroom valt buiten de ondersteuningseenheid. Het samenwerkingsverband heeft inmiddels een Stappenplan procedure tlv opgesteld, waarin acht achtereenvolgens te zetten stappen staan beschreven. Indien een leerling een tlv voor een bepaalde tijd krijgt en naar het s(b)o gaat beschrijft de school voor s(b)o in het ondersteuningsperspectief (opp) op welke manier de school werkt aan terugplaatsing naar de school van herkomst. Het opp bevat daarom ook stappen om tot een succesvolle plaatsing te komen. Indien terugplaatsing op school van herkomst toch niet mogelijk is, pleegt het s(b)o overleg met de betreffende school/bestuur en de eigen ondersteuningseenheid over plaatsing op een andere school. In het opp staat beschreven welke stappen gezet worden om tot een succesvolle plaatsing te komen. De ondersteuningsmanager organiseert vervolgens binnen de eigen ondersteuningseenheid de totstandkoming van een toelaatbaarheidsverklaring volgens de richtlijnen van het samenwerkingsverband. Het samenwerkingsverband De Meierij heeft geen procedure vastgesteld voor het herindiceren van zittende so leerlingen. Ook criteria hiervoor heeft de inspectie niet aangetroffen. 5 Kwalitatieve en kwantitatieve resultaten (Artikel 18a Wpo lid 8e) Het samenwerkingsverband gebruikt het INK-model als uitgangspunt voor de interne kwaliteitszorg en het afleggen van verantwoording over de behaalde resultaten. Desbetreffende paragrafen in het ondersteuningsplan bevatten enige lacunes als het gaat om de uitwerking en toepassing van het model in de praktijk. In het tijdens de simulatie beschikbare conceptondersteuningsplan heeft het samenwerkingsverband bijvoorbeeld geen duidelijke uitwerking opgenomen van de beoogde vormen van monitoring. De verantwoordelijkheid voor het verzamelen en aanleveren van de afgesproken gegevens ligt bij de ondersteuningsmanagers. Zij gaan onder andere informatie aanleveren over: - het aantal en type aanvragen, de duur van een arrangement en de kosten daarvan; - de doorlooptijden; - de gerealiseerde opbrengsten. Als richtlijn voor het beoordelen van de resultaten kan het samenwerkingsverband teruggrijpen op de meest recente kwantitatieve gegevens, die vrijwel op alle fronten gunstiger liggen dan het landelijk gemiddelde. Overigens is niet duidelijk of er eventuele regionale verschillen binnen het nieuwe samenwerkingsverband zijn waar te nemen. Informatie hierover kan nuttig zijn bij het toewijzen van (extra) middelen, voor zover andere subsidies daar al niet op zijn gericht. Pagina 9 van 13

10 Hoewel het samenwerkingsverband ervan uitgaat dat het in de samenstellende delen in het verleden al een behoorlijk aantal kwaliteitsslagen heeft gemaakt, wil dit niet zeggen dat er in de nieuwe situatie geen aanpassingen mogelijk zijn. Juist vanuit de uitwisseling en kritische bevraging van verworvenheden liggen kansen voor verdere uitbouw van de kwaliteit van samenwerkingsverband De Meierij. Verder heeft de inspectie aandacht gevraagd van het bestuur voor het opstellen van een of meer alternatieve plannen voor het geval bijvoorbeeld de directeur-bestuurder wegvalt, of een van de ondersteuningsmanagers. Dit soort vormen van borging kan het samenwerkingsverband in het ondersteuningsplan inbouwen. 6 Informeren ouders (Artikel 18a Wpo lid 8f) In november 2013 heeft het samenwerkingsverband een eerste folder samengesteld en verspreid waarin ouders algemene informatie kunnen vinden over het samenwerkingsverband. Voor ouders van leerlingen met een rugzakje heeft de redactie daarin een meer specifieke invulling opgenomen. In december 2013 heeft het samenwerkingsverband een start gemaakt met het ontwerpen van een eigen website. Het bestuur van het samenwerkingsverband gaat er namelijk van uit dat er voor de meeste ouders en ook voor de meeste leraren het eerste jaar (vanaf augustus 2014) niet veel zal veranderen gezien de verworvenheden uit het verleden. De geplande ouderavonden in de regio kunnen, samen met de website, gehoor geven aan die behoeften. Een mooie gelegenheid wellicht om ook de teamleden van scholen bij dat proces te betrekken. Om de doorgaande lijnen in de ondersteuning duidelijk te maken voor ouders is het wenselijk in de informatie ook relaties te leggen richting de voor- en vroegschoolse educatie (vve) en naar het voortgezet onderwijs. 7 Bekostigingsaspecten (Artikel 18a Wpo lid 8g t/m j) De wijze, waarop het samenwerkingsverband bepaalt of sprake is van een groeitelling in het speciaal onderwijs dient het samenwerkingsverband nog in te vullen in het ondersteuningsplan. De groeitellingen leiden tot een bijstelling van de bekostiging van die scholen. Het samenwerkingsverband dient dan ook tevens aan te geven hoe de additionele overdracht van middelen aan de betreffende besturen gewaarborgd is. Pagina 10 van 13

11 3. REACTIE VAN HET BESTUUR Het bestuur geeft in een schriftelijke reactie d.d. 12 maart 2014 aan dat het verslag een goede weergave is van een als plezierig en nuttig ervaren bijeenkomst. Het bestuur zal de bevindingen uit het verslag bij de verdere ontwikkeling van het samenwerkingsverband op de volgende wijze betrekken. De inspectie wijst er op pagina 5 op dat het van belang is de onderlinge afstemming en meerwaarde voor het samenwerkingsverband te borgen en de taak van de directeurbestuurder beheersbaar te houden. Het bestuur onderschrijft deze aanbeveling. Omdat in geen enkele van de tien ondersteuningseenheden 1.0 fte ondersteuningsmanager wordt gevraagd, zal de werving van managers mogelijk leiden tot toedeling van meer eenheden per ondersteuningsmanager. Via de ondersteuningsmanagers en het managementteam zal de onderlinge uitwisseling van verworven kennis geborgd zijn. Ook heeft het bestuur voorzien in kwaliteitskringen om onderling de good-practices uit te wisselen. In het Ondersteuningsplan staat nu opgenomen dat de ondersteuningseenheden zich binnen de kaders van het strategisch ondersteuningsplan jaar(activiteiten)plannen ontwikkelen, die door de ondersteuningsmanagers in samenspraak met de directeur bestuurder onderling worden afgestemd. De jaarplan-verslagen worden opgeleverd in eenzelfde format en gebundeld door de directeur-bestuurder in één integraal jaarplan-verslag voor het samenwerkingsverband. Het bestuur wenst namens de betrokken schoolbesturen in de eerstkomende jaren op hoofdlijnen te blijven besturen. Daarom kiest het bestuur door de aard en doel van het samenwerkingsverband - voor het one tier-model met mandaatstelling en expliciet niet voor het two tier-model. Daarbij wil het bestuur tijdens de aanvangsjaren de mogelijkheid gebruiken tot toepassing van artikel 10.4 van de statuten. Hierbij formuleert het bestuur expliciet welke besluiten van de directeur-bestuurder, buiten de statutair beschreven besluiten in artikel 10.3, de goedkeuring van het bestuur vereisen. Daarbij kiest het bestuur nadrukkelijk voor mandatering en niet voor delegatie aan de directeur-bestuurder. In de eerste jaren van opbouw en implementatie verdient de directeur-bestuurder namelijk een algemeen bestuur dat vanuit betrokkenheid en verantwoordelijkheid zich bewust is van de opbouwfase van de organisatie, van zijn rol en functie van inhoudelijke betrokkene in het begin naast die van intern toezichthouder. Inhoudelijke betrokkenheid wordt vormgegeven door bestuurders te koppelen aan aandachtgebieden, om vanuit de inhoud de directeurbestuurder met advies bij te kunnen staan. Om rolzuiverheid te stimuleren wordt minimaal eenmaal per jaar het bestuurlijk functioneren en de bestuursvergaderingen formeel geëvalueerd, onder meer met behulp van de code goed bestuur (PO-Raad). Het lijkt het bestuur dan ook onverantwoord én onwenselijk om de directeur-bestuurder te laten controleren door een onafhankelijk toezicht in two tier-model of een onafhankelijke RvT van buiten. Door de zetelinrichting van het bestuur én de ondersteuningsplanraad vanuit de diverse regio s basisonderwijs en in afstemming met de partners specialonderwijs is het bestuur van mening met de one tier-constructie bestuurlijk effectief en zuiver te kunnen functioneren. Het samenwerkingsverband is het eens met de inspectie over enkele opmerkingen betreffende de opzet van de kwaliteitszorg. Zoals hiervoor reeds opgemerkt zal het bestuur vanuit het Pagina 11 van 13

12 beschikbare bestuursreglement en toezichtkader nog een managementstatuut opstellen waar de TBV verdeling duidelijk wordt opgenomen. Het INK-model beschrijft uitstekend de indicatoren, de monitor moet definitief worden uitwerkt, waarbij nauw wordt aangesloten bij de kwaliteitsinstrumenten van de schoolbesturen. Het bestuur richt in ieder geval een monitor in. Iedere ondersteuningsmanager houdt maandelijks een bestand bij met gegevens over alle aanvragen, met informatie over: Aantal en type aanvragen opp-en. Toekenning, duur en kosten opp-en. Aantal en type aanvragen tlv s(b)o. Toekenning, categorie en kosten s(b)o. Doorlooptijden (van aanvraag tot toekenning arrangement, wettelijk <6 weken). Opbrengsten. Deze kentallen worden maandelijks uitgewisseld binnen het managementteam van ondersteuningsmanagers en de directeur-bestuurder. Ook over de opmerkingen richting een financiële monitor is het samenwerkingsverband het eens met de inspectie. De eenheden krijgen namelijk elk een budget via het allocatiemodel toegekend, maar de financiën blijven wel op het niveau van het samenwerkingsverband georganiseerd en worden centraal gemonitord. Dat de directeur-bestuurder als dagelijks bestuur en ook de algemeen bestuurders hier een duidelijke rol in hebben, is opgenomen in de statuten. Inmiddels is het oogo over het ondersteuningsplan achter de rug met de gemeenten en het samenwerkingsverband vo. In beide ondersteuningsplannen zijn gelijkluidende teksten opgenomen. Deze teksten worden volgend jaar ook opgenomen in de gemeentelijke plannen. De ondersteuningsplanraad heeft inmiddels een vierde en bijna definitieve versie van het ondersteuningsplan ontvangen en beschikt ook over de meerjarenbegroting van het samenwerkingsverband. Daarover wordt momenteel een levendige dialoog gevoerd in verschillende subgroepen. In instemming is voorzien. Inmiddels is het bestuur ervan overtuigd geraakt dat het de wettelijke termijnen zal halen. De ondersteuningsplanraad is betrokken in het voortraject, uitvoerig geïnformeerd en het ondersteuningsplan is tijdig ter instemming aangeboden. De ondersteuningsplanraad heeft inmiddels zijn instemming verleend aan het ondersteuningsplan. Op 1 mei 2014 ligt het plan bij de onderwijsinspectie en is samenwerkingsverband PO De Meierij ingericht om op 1 augustus 2014 van start te gaan. Dit is een plan van 2014/2018, waarbij het bestuur heeft besloten tot algehele evaluatie en bijstelling in 2016, waarbij ook de ondersteuningsplanraad weer volledig betrokken wordt. Het bestuur ziet de periode van twee werkweken om tot een afgewogen oordeel te komen over een aanvraag voor een tlv als haalbaar, met name omdat de ondersteuningsmanager veelal al eerder bij het arrangeren is betrokken. Het uitgangspunt is flexibel arrangeren dichtbij de werkvloer. Voordat een voorstel bij de ondersteuningsmanager ligt, zijn alle eerdere stappen door de mensen in de praktijk en de betrokken deskundigen doorlopen. De toetsing door de manager is dan ook slechts een procedurele toets. De inspectie constateert bij pag. 9 dat niet duidelijk is hoe snel ondersteuning beschikbaar komt na akkoord op opp of toelaatbaarheidsverklaring. Dit is nu op voorhand inderdaad niet te zeggen; zo snel mogelijk blijft het uitgangspunt. Pagina 12 van 13

13 De procedure voor de toedeling van middelen extra ondersteuning en een eenduidige procedure en monitoring staat inmiddels beschreven in de stappen van toedeling. Er wordt zoals eerder gesteld een maandelijkse monitor op kentallen ingericht, uiterst belangrijk! De Meierij kiest er niet voor zoals bijvoorbeeld het landelijk gereformeerd verband om criteria op te stellen. Dat is in onze ogen oud denken. Het samenwerkingsverband werkt met drie hoofdarrangementen, waarbij ook symbiose opties mogelijk worden. Arrangeren vindt plaats op basis van wat het kind nodig heeft en wel zo flexibel mogelijk. De rol van de ondersteuningsmanagers vormt voor het samenwerkingsverband geen risico, maar een uitgangspunt. Het bestuur wil passend onderwijs laag in de Meierij organiseren en uitvoeren. Daarin zijn de ondersteuningsmanagers inderdaad cruciaal voor kwaliteit en oordeel voor effectieve inzet financiën. Natuurlijk is het bestuur het eens met de inspectie dat de kwaliteit en deskundigheid van deze mensen erg belangrijk is. Inmiddels is de functie van de ondersteuningsmanager formeel vastgesteld en de aannameprocedure daarvoor opgestart. Uiteraard is kwalitatieve selectie van deze functionarissen uitermate belangrijk, iets wat het samenwerkingsverband dan ook zorgvuldig zal doen. Hierbij hanteert het bestuur de notie van voorzichtig opschuiven en vooral het goede blijven doen. Procedures voor het herindiceren heeft de inspectie terecht niet aangetroffen en die komen er ook niet. Het bestuur voert actief beleid om na oktober 2013 niet meer te (her)indiceren maar reeds te starten met arrangeren. Daar waar dit toch aan de orde is worden de huidige CVI / PLC procedures gevolgd tot uiterlijk 1 mei Daarna wordt de nieuwe procedure tlv gehanteerd. Vervanging bij calamiteit of ziekte van de directeur-bestuurder of een ondersteuningsmanager vormt zeker een risico. Het bestuur zal zich daarom nog buigen over de borging bij de directeur-bestuurder. In eerste instantie speelt het team van de ondersteuningsmanagers op korte termijn daarbij een rol, ook bij onderlinge uitval. Als oplossing voor de middellange termijn lijkt een interim-aanstelling dan de meest aangewezen optie. Het bestuur kiest voor 1 februari als 2e teldatum in verband met de groeitelling. In het ondersteuningsplan staat vervolgens beschreven dat het samenwerkingsverband het s(b)o daarop zal compenseren. In algemene zin had het bestuur het gewaardeerd als de inspectie ook een alinea had gewijd aan de opmerkingen gedaan tijdens de audit over de Meierij als voorloper passend onderwijs en ook dat de inspectie het samenwerkingsverband inschaalt als een samenwerkingsverband met een zeer lage risicofactor. Pagina 13 van 13