Notulen Algemene ledenvergadering 19 mei 2015

Transcriptie

1 Notulen Algemene ledenvergadering 19 mei 2015 Datum 19 mei 2015 Tijd Locatie Spetters (Boasbadhal) Aanwezig bestuur Harry Binnenmars (HB), Harry van der Molen (HM), Henk Nijzing (HN) en Karin Fokkens- Meijer (KF) Aanwezig leden Jorien Nieman (JN), Angelique Postma (AP), Wilma Guldemond (WG), Jan van Dam (JD), René Smit (RS), Christine Buynink (CHB) Celine Binnenmars (CB), Lea Drent (LD), Erwin Potappel (EP), Rik Klaassen (RK), Piet Kleine (PK), Jelle Stevens (JS) en Bauke Houtsma (BH) Voorzitter Harry Binnenmars Notulist Karin Fokkens- Meijer Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Notulen algemene ledenvergadering van 9 september Ingekomen stukken en mededelingen 5. Begroting Vaststelling contributie 7. Pauze 8. Ontwikkelingen beachcommissie 9. W.v.t.t.k/rondvraag 10. Sluiting

2 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om uur. HB heet de aanwezige leden van harte welkom. De opkomst is matig, WG haakt hierop in; misschien het gevolg van het ontvangen van de nieuwsbrief in de ongewenste mail. We hebben als vereniging een bijzonder seizoen achter de rug, met leuke jubileumactiviteiten, we hebben daarin veel betrokkenheid en inzet waargenomen van de leden. Door het organiseren van de NOJK is de vereniging evenals de sportaccommodatie in beeld gekomen. Binnen het bestuur is afgelopen seizoen afscheid genomen van Nicolette Brugge (NB) als lid van bestuur (PR & sfeer en cultuur). Daan Beukens (DB) zal als lid van bestuur/voorzitter TC aftreden. DB heeft aangegeven dat het bestuurlijke vlak niet bij hem past en zich liever operationeel inzet voor de vereniging, hij zal zich aankomend seizoen richten op het trainen/coachen van Dames 2. Tiny Nijensteen (TN) zal haar rol met betrekking tot de ledenadministratie neer leggen. Joep Smit stopt als webmaster. We komen dus handen tekort. BH: vraagt naar de argumentatie van de vertrekkende leden. HB geeft aan dat de relatie tussen hem en NB niet altijd even soepel verliep en dat NB te kennen heeft gegeven erg druk te zijn. TN en JS hebben zich afgemeld via de . BH: geeft aan dat de communicatie/samenwerking aangescherpt dient te worden. HB geeft aan dat we hier als vereniging onze leerpunten uit kunnen halen. Feedback is altijd welkom, zodat met elkaar kunnen zoeken naar oplossingen. HB benadrukt nogmaals dat het een mooi seizoen is geweest, kampioenschap van Dames 3. Dames 3/4 en heren 3/4 worden qua ledenaantallen wat voller t.o.v. vorig jaar. Ook het aantal jeugdleden groeit, helaas is er aankomend seizoen geen jongens C team. We hebben afgelopen tijd veel aandacht besteed aan de beachvelden. We hopen op een aankomend seizoen met veel volleybal plezier en leuke activiteiten. 2. Vaststelling agenda De voorzitter stelt de agenda vast. 3. Notulen algemene ledenvergadering van 9 september 2014 Er zijn geen vragen/opmerkingen over de notulen van de vorige vergadering. 4. Ingekomen stukken en mededelingen Een aantal leden heeft zich afgemeld voor de vergadering. Verder zijn er geen ingekomen stukken en mededelingen.

3 5. Begroting HM presenteert de begroting voor Hij vermeld hierbij het tekort van afgelopen jaar. Aankomend jaar hopen we het tekort binnen de perken te kunnen houden, maar de contributie zal daarom wel verhoogd worden met 3%. HM geeft aan dat de huur van de zaal jaarlijks door de gemeente met 10% verhoogd is. Ook de lidmaatschapskosten vanuit de NEVOBO zijn met 2,50 verhoogd, deze kosten zijn nog niet eerder verwerkt in de contributie. Voorgaande jaren is er voor gekozen de contributie op een gelijk niveau te houden, vanwege de oplopende kosten wordt de contributie dit jaar wel verhoogd. Aankomend jaar zullen de lasten lager zijn t.o.v. vorig jaar. De kader/trainers kosten gaan omlaag. De huur van de zaal is afgelopen jaar hoger uitgevallen dan begroot, HM heeft hierover contact gehad met de gemeente, maar nog geen bevredigend antwoord op gehad. BH: Kunnen we niet efficiënter omgaan met de uren dat we de velden van de gemeente huren, valt op dat op bepaalde uren niet alle velden gebruikt worden. HM: geeft aan dat hier zeker naar gekeken wordt, maar dat het niet mogelijk is om wekelijks zaal-uren terug te geven. De zaaldelen zouden bijvoorbeeld opgedeeld kunnen worden in 4 velden i.p.v. 3. BH merkt op dat de extra uren misschien samen kunnen vallen met de jubileum-activiteiten. HM geeft aan dat dit waarschijnlijk niet het geval is, maar gaat dit nog verder uitzoeken. 6. Vaststelling contributie HM laat een overzicht zien van de nieuwe contributie. CB: vraagt welke categorie van toepassing is als het team ingedeeld staat voor 3x trainen, maar iemand zelf maar 2x traint, wat wordt er dan betaald? Het aantal keer trainen dat aangeboden wordt voor het team, geldt als uitgangspunt. In uitzonderingsgevallen is het mogelijk om na overleg een andere regeling te treffen. BH: vraagt waarom geen 5% verhoging vanwege het te voorziene tekort. BH geeft aan dat door de betaling in termijnen het maar gaat om een laag bedrag. HM geeft aan dat 3% verhoging op dit moment de juiste keus is. BH en PK: vragen hoe de contributie van Vovem zich verhoudt met andere verenigingen/zaalsporten. HB: geeft aan dat Vovem inderdaad wat aan de hoge kant zit, vooral gezien de forse verhoging van een aantal jaren geleden. Maar dat we steeds meer in de buurt komen van andere verenigingen. Als je de contributie van Vovem vergelijkt met een sportschool, zijn de kosten verdedigbaar. De contributie voor de jeugdteams is vergelijkbaar met die van andere verenigingen. We zijn als vereniging aan het kijken hoe we de kosten laag kunnen houden, maar is lastig omdat op andere terreinen minder geld wordt opgehaald, de sponsoring wordt bijvoorbeeld ook minder. We zijn bezig met verschillende activiteiten om meer geld naar de vereniging te trekken, zoals via internet/ crowd funding, we zullen het beleid op deze nieuwe ontwikkelingen moeten aanpassen. EP: vraagt wanneer er nieuwe shirts komen. HM: we schrijven de shirts in 4 jaar af, we gaan aankomend seizoen het 3 e jaar in. Wanneer we de shirts eerder gaan vervangen, dienen we als vereniging rekening te moeten houden met een tekort/verlies. Bestuur: Is de vereniging akkoord met de verhoging? Alle aanwezige leden gaan akkoord.

4 Is de begroting zoals deze is gepresenteerd akkoord? Alle aanwezige leden gaan akkoord met de begroting. 7. Pauze - 8. Ontwikkelingen beachcommissie HB presenteert de exploitatie/begroting van de beachvelden. Het is de bedoeling dat in de toekomst deze velden zichzelf gaan bedruipen, op dit moment zijn de velden nog een onderdeel van de kosten van de verening. De beachvelden kunnen onder Vovem blijven of in de toekomst een zelfstandige tak worden. Een voordeel van zelfstandigheid is dat het misschien mogelijk is een breder publiek te trekken. De gemeente bekostigt de aanleg van de velden, inclusief de belijning en netten. Wij zullen als vereniging de velden huren/pachten van de gemeente. Indien het budget van de gemeente wordt overschreden, zal de vereniging dit bedrag aanvullen (via lening of budget wat al voor de beachvelden apart gelegd is, maar dit willen we liever voor andere faciliteiten gebruiken). De vervanging van de netten/ belijning etc. zal door de vereniging bekostigd worden. We hebben als verenging veel te danken aan de organisatie van de beachcommissie, deze hebben hier hard voor gewerkt. Vovem zal als hoofdhuurder de velden voor 5 jaar gaan huren, dit contract is het uitgangspunt. De huur/pacht zal door de vereniging opgebracht moeten worden. De kosten (huren/ vervanging), zullen worden bekostigt door een bijdrage van de beachvolleybal leden, organiseren van toernooien, sponsoring, aanbieden van trainingen en door gebruikmaking van de velden door andere verenigingen. De commissie gaat hard aan de bak om het hele verhaal rond te krijgen, van 9-13 juni zal de beachweek gaan plaatsvinden, het is even afwachten hoe dit gaat lopen. RS: Geeft aan dat we ook contact op kunnen nemen met camping de Bosbad voor het organiseren van volleybal toernooien voor de camping gasten. RK: geeft aan dat de beachcommissie druk bezig is met het ontwikkelen van een beachtak. De taak van de beachcommissie was het organiseren van een beachtoernooi, dit is uitgegroeid tot de aanleg van beachvelden naast de sporthal. Er is veel werk verzet om de aanleg van de velden uiteindelijk te realiseren, veel gesprekken geweest met de gemeente. Uiteindelijk zijn de velden goedgekeurd en gaat de gemeente hierin investeren. Er is ook een subsidie via sportimpuls aangevraagd, of deze aan Vovem wordt uitgekeerd, horen we in september. De officiële opening van de velden zal waarschijnlijk pas in september plaatsvinden. Dit omdat het hekwerk en het gras niet direct aangelegd zullen worden. BH: mijn complimenten voor het dit jubileum jaar voor elkaar krijgen van de beachvelden. BH: vraagt hoe en wanneer de trainers hiervoor opgeleid gaan worden. RK: geeft aan dat dit verschoven zal worden naar volgend jaar, het is voor dit seizoen niet meer haalbaar. Het is te kort dag en de velden worden halverwege het seizoen aangelegd. BH: vraagt wat gezien wordt als het beachvolleybal seizoen? HB/RK: na de (indoor)competitie, halverwege april tot september.

5 BH: merkt op dat we de velden dus huren/pachten van de gemeente en geen eigenaar zijn. RK: klopt, maar we hebben wel het eerste recht van gebruik. Wanneer er structureel andere verenigingen zijn die gebruik maken van de velden, wordt dit verrekent met de huur/pacht die wij als vereniging voor de velden betalen. 9. W.v.t.t.k./ rondvraag HB: vraagt of er nog leden zijn die vragen hebben? JS: Heeft via de zijn zorgen geuit over de lagere jeugdteams. Een aantal teams worden uit elkaar getrokken. HB: bedankt JS voor de signalering en geeft aan dat hier aandacht voor is. JS: geeft aan dat er weinig scheidsrechters zijn voor het fluiten van de hogere teams. In september start er weer een nieuwe cursus, hij vraagt hier aandacht voor, door het volgen van deze cursus kunnen de scheidsrechters een stapje verder. JS: Hoe staat het ervoor met het beleidsplan? HB: is afgelopen jaar wat naar de achtergrond verschoven, als bestuur erg druk met andere zaken, maar gaan dit volgend seizoen proberen op te pakken. 10. Sluiting De voorzitter sluit om uur de vergadering. Op naar een volgend leuk en sportief volleybal seizoen met veel leuke activiteiten die op de planning staan!