Notulen Algemene ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Algemene ledenvergadering Datum Tijd uur Locatie Bosbadhal Aanwezig bestuur Harry Binnenmars (HB), Harry van der Molen (HM), Henk Nijzing (HN), Karin Fokkens- Meijer (KF), Vera Posthumus (VP) Voorzitter Harry Binnenmars Notulist Vera Posthumus Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Notulen algemene ledenvergadering van Ingekomen stukken en mededelingen 5. Jaarverslagen Bestuursverkiezingen 7. Pauze 8. Vrijwilligerstrofee 9. Presentatie website 10. W.v.t.t.k/rondvraag 11. Sluiting 1. Opening HB heet iedereen welkom op deze vergadering. In deze vergadering kijken we via verschillende verslagen terug op het afgelopen seizoen. Het was wederom een mooi seizoen, veel vrijwilligers hebben weer veel werk verzet om de vereniging goed te laten draaien. We zijn trots op een vereniging waar we zaken goed regelen, zo als bijvoorbeeld de scheidsrechters. Er moet uiteraard nog wel wat gebeuren om bijv. ouder en leden betrokkenheid bij de vereniging te verhogen. 2. Vaststelling agenda Er zijn geen toevoegingen aan de agenda. 3. Notulen algemene ledenvergadering van 01 juni 2016 Er zijn geen vragen en/of opmerkingen over de notulen. Deze worden dan ook bij deze vastgesteld.

2 4. Ingekomen stukken en mededelingen Rabo Clubkascampagne: Als vereniging doen wij net als vorige jaar mee aan de Rabo Clubkascampagne. In deze campagne wordt een bedrag van ,- verdeeld over de deelnemende verenigingen. Iedere klant van Rabobank kan lid worden van de bank. (Let op, het hebben van een betaalrekening of ander product maakt je niet automatisch lid! ) Als lid van de Rabobank krijg je in november een stempas waarmee je 5 stemmen mag uitbrengen. Je mag maximaal 2 stemmen uitbrengen op 1 vereniging. Dit houdt in dat je op minimaal 3 en maximaal 5 verenigingen kunt stemmen. Uiteraard hopen wij op zoveel mogelijk stemmen, want hoe meer stemmen, hoe groter het bedrag wat wij als vereniging ontvangen! Let op: Het is belangrijk dat je vóór 1 oktober lid bent om dit jaar mee te mogen stemmen! Ben je niet zeker of je lid bent, neem dan contact op met de bank ( ). Verder is het goed om te weten dat partners beiden lid kunnen worden! Met het benoemen van deze actie pakt HB ook meteen de mogelijkheid om de andere acties onder de aandacht te brengen: - Coop Greijdanus bonnetjes actie: laat je bonnetje stempelen en lever het in. Van het bedrag op de bon krijgt Vovem 1%. - Poiesz actie: in de weken van de Poiesz actie, kom dan boodschappen bij Poiesz doen! De muntjes die je bij de boodschappen krijgt kunnen in onze koker gestopt worden. - BP Klaassen Tank & Schenk. Meer info hier over volgt, dit staat nog in de startblokken. Actie mogen altijd aangedragen worden bij het bestuur! 5. Jaarverslagen - Verslag bestuur HB geeft nog enige toevoeging aan het verslag. Zo hebben we als bestuur nog contact gehad met Herman Meppelink van Nevobo. Het bespreken van onze zorgen binnen de vereniging, hoe gaat het qua contact met Nevobo etc. Daarbij is er ook nog een 2tal bijeenkomsten geweest met collega besturen om te kijken naar overeenkomsten en verschillen en hoe we elkaar kunnen helpen. We hebben het jubileum jaar afgesloten en we zijn trots als bestuur op wat we bereikt hebben als vereniging. Verder zijn we druk geweest met het wedstrijd tenue zoals aangegeven in het verslag. Bauke Houtsma vraagt of er een lancering van het tenue komt. KF geeft aan dat er een tegenvaller geweest is en dat de shirts niet op tijd voor de eerste wedstrijden zijn. Er wordt nu dus gekeken hoe we dit kunnen inkleden: welk moment nemen we ervoor en hoe kunnen we dit goed/groots aanpakken. We gaan er zeker een feestje van maken! - Verslag TC Het verslag van de TC is door alle leden van de TC samen opgesteld. Mooi om te zien hoe iedereen als team samenwerkt om een verslag van het afgelopen jaar te maken.

3 HB loopt alle teams even langs en geeft nog een korte toelichting bij een aantal. Voor sommige teams is het seizoen gelopen zoals verwacht, bij anderen zat het net wat meer tegen en kon handhaving net niet gehaald worden. Vooral met de CMV jeugd gaat het goed. Met een grote groep vrijwilligers wordt er gezorgd voor goede begeleiding. Uiteraard hopen we dat iedereen door kan stromen en bij de vereniging blijft. Dit geeft namelijk wel zorg voor de toekomst: hoe kun de eigen jeugd bij de vereniging houden en op een goed passend niveau laten volleyballen. Qua materiaal beheer wordt de oproep gedaan om het ballenhok netjes te houden en aan Geert Steenhuis door te geven als er een bal uit een teamtas mist. Tijdens het bespreken van het materiaal wordt ook de zaal genoemd. De ballen die in het plafond blijven hangen en de temperatuur regeling in de hal blijven punten van irritatie en bezorgdheid. Graag zouden wij hier een oplossing voor zien. - Verslag Sponsorcommissie Zoals te lezen is in het verslag nemen de sponsorinkomsten duidelijk af. We denken binnenkort te kunnen laten weten dat er een sponsor is voor H1. Ook is er contact gelegd met een mogelijke sponsor voor D1. Er liggen nog wel wat lijntjes naar verschillende bedrijven, maar nog niets concreets. Wel wordt er dus erg hard gewerkt aan het binnenhalen van nieuwe sponsoren. Roel Paulusma stopt nu met de sponsorcommissie en HB neemt de tijd om hem te bedanken voor zijn inzet van de afgelopen jaren. Freddy Kloppenburg neemt het stokje van hem over. Uiteraard kan hij alle hulp gebruiken dus ook hier het verzoek: mocht je iets kunnen en willen betekenen voor de sponsorcommissie laat het ons weten. - Financieel jaarverslag Het plaatje van het afgelopen seizoen heeft het bestuur uiteindelijk in positief opzicht verrast. Een meevaller bijvoorbeeld zijn de extra inkomsten door extra leden en de acties waar we aan meegedaan hebben. Qua lasten springt de zaalhuur er negatief boven uit. Dit heeft ook te maken met extra zaalhuur voor de jubileum activiteiten. Voor komend jaar blijft het te betalen bedrag per uur gelijk, dus het wordt niet verwacht dat de zaalhuur voor komend seizoen hoger uit zal pakken. Verder valt op dat de kader kosten een stuk minder zijn dan begroot. HB stipt nog even het bedrag aan wat gereserveerd is voor een vrijwilligers-bedankavond/actie. Dit stond op de planning voor afgelopen jaar, maar helaas door verschillende omstandigheden is dit niet gelukt. Dit gaat zeker nog gebeuren en het gereserveerde bedrag blijft dan ook staan. Bij de afgelopen ALV hebben wij als bestuur onze zorg uitgesproken voor komend seizoen. Op dat moment was nog niet bekend dat het afgelopen seizoen op deze manier afgesloten zou worden. Wellicht zijn we voor komend jaar erg behouden geweest. Dit jaar zullen we tussendoor beter monitoren hoe het er voor staat en wellicht aanpassingen doen op basis van tussenstanden. De vraag is nu hoe zo n substantieel bedrag terug komt bij de leden. Het is uiteraard niet de bedoeling om alleen ons eigen vermogen te verhogen met zo n bedrag. Het komt terug in

4 capabele trainers, mogelijk materialen maar ook is het de bedoeling om meer side events te organiseren. Dit moet natuurlijk wel door iemand opgepakt worden. Bauke geeft aan dat hij gevoel heeft dat er soms beleidsarm gewerkt wordt binnen de vereniging. Wellicht is het goed aan het begin van het seizoen 1 of 2 speerpunten neer te zetten en daar als bestuur en vereniging mee aan de slag te gaan. Er is bijv. na het jubileumjaar te weinig exposure geweest voor zaken. Een voorbeeld hiervan is smashball. We verliezen terrein lokaal en regionaal, hier moet wat mee gedaan worden. HB geeft aan dat met het oog op de balans die we in juni hebben gepresenteerd was dit wellicht niet mogelijk. Je kunt dan kiezen om een groter negatief resultaat te presenteren en dan extra geld te steken in activiteiten. Hier hebben wij niet voor gekozen. Nu er een positief resultaat over afgelopen jaar behaald is, moet en kan hier opnieuw naar gekeken worden. Verder is het belangrijk dat er bij de jeugd begonnen wordt. Dit kan door ouders die cursussen volgen en bij de vereniging betrokken raken en activiteiten die voor zowel de jeugd als hun ouders interessant kunnen zijn. HN geeft aan dat er met het Jeugdplan van Celine en het sponsorplan wat geschreven wordt hier een goede basis voor ligt. Verder wordt de suggestie gedaan om te kijken naar studenten die voor hun studie vertrekken maar daarna weer terug komen in Emmeloord: hoe krijg je die verbonden aan Vovem? De vraag wordt gesteld of er nog een activiteiten commissie is om een en ander op te pakken. Naar aanleiding van de ALV van juni zijn er 2 meiden die zich aangemeld hebben om de commissie Sfeer & Cultuur op te pakken. Zij hebben alleen wel een coördinator nodig die ze hier bij helpt. Tijdens de vergadering geeft Geert Steenhuis aan dat hij hier graag bij wil helpen. Jessy van Dorsser vraagt zich af of we niet ieder team een taak moeten geven. Een team organiseert het Vovem-feest, een ander team een jeugdweekend. Dit is een goed idee, al geeft Harry Werkman wel aan dat we daar geen leden door kwijt moeten raken dat ze zulke taken krijgen. Bauke als trainer van H1 en Wim als trainer van D1 geven beiden meteen aan dat ze wel achter zo n idee staan. Marleen Kanis geeft aan dat kleine dingen een grote impact kunnen hebben. Een mooi voorbeeld hiervan is de pupil van de week. Op dit moment alleen bij D1 maar misschien kan dit uitgebreid worden naar ook H1. Piet Kleine denkt dat het toch belangrijk is om de jeugd enthousiast te houden voor de vereniging. Zorg voor verbinding en organiseer ook activiteiten buiten het volleybal om. Celine Binnenmars geeft aan dat ze hier druk mee bezig is. Tijdens de ouderavond die voor 1 oktober gepland staat komt dit ook naar voren. Ze heeft meerdere activiteiten in haar hoofd, maar heeft hier uiteraard hulp bij nodig. Wim Bijsterbosch geeft aan dat het belangrijk is het goed aan te pakken en te zorgen dat het impact heeft. Dat de jeugd er jaren later nog over praat, dat moet het doel zijn. Maak dat een speerpunt voor het komend jaar.

5 - Verslag Kascommissie + benoeming nieuwe kascommissie De kascommissie bestaande uit Martijn Venhorst en Harm Steenhuis hebben de kascontrole uitgevoerd. Er is een goede handleiding en aan de hand van een aantal steekproeven hebben ze de controle uitgevoerd. Harm Steenhuis geeft in de vergadering aan dat de kascontrole in orde is en dat ze akkoord geven voor het financieel jaarverslag. Voor komend seizoen geeft Piet Kleine aan toe te treden tot de Kascommissie. Harm Steenhuis heeft nu 2 controles gedaan en geeft het stokje over. - Financieel jaarverslag BeachSport NOP VP heeft samen met HB het jaarverslag van BeachSport NOP voorbereidt. Het was het opstart jaar van dit stukje van de vereniging. Om die reden staan er een aantal aankopen op het exploitatie overzicht dit hier mee te maken hebben. Een deel hiervan wordt betaald uit een mooi sponsorbedrag van het Rabo Coöperatiefonds. BeachSport NOP kan voor het eerste jaar een positief resultaat presenteren. 6. Bestuursverkiezingen HB legt uit dat zowel hijzelf als HvdM aftreden uit het bestuur. Helaas is er voor beiden geen vervanger gevonden. Tot kort voor de vergadering was er een mogelijke kandidaat voor voorzitter maar helaas heeft deze persoon aangegeven om op dit moment de functie nog niet op te pakken. HB geeft voor zichzelf aan dat hij het gevoel heeft niet de juiste persoon te zijn voor het voorzitterschap. Het is goed een ander gezicht voor de groep te hebben. Voor het penningmeesterschap hebben we wel een kandidaat bereid gevonden om het operationele deel op te pakken. Jacqueline Werkman zal dit gaan doen. Ze heeft er voor gekozen zich niet met het bestuurlijke deel bezig te houden. Het is verre van ideaal dat er 3 bestuursleden over blijven. Om die reden heeft HB aangegeven de contact persoon te willen zijn tussen Jacqueline en het bestuur. Hij zal dus de rol van penningmeester bewaken. HB neemt de tijd om HvdM te bedanken voor zijn inzet over de afgelopen 3 jaar als penningmeester en bestuurslid. Daarbij geeft hij aan dat hij hoopt dat HvdM snel opknapt van zijn blessures en dat hij bij de vereniging blijft als speler van de recreanten of wellicht H4. Verder vraagt HB hoe we hier als leden tegen aan kijken en hoe we dit kunnen oplossen. Bauke Houtsma geeft aan dat het wellicht een idee is om taken te verdelen. Bijv. iemand die contacten heeft bij gemeente, overheden heeft etc, kan een keer naar een bijeenkomst bij de gemeente als dit nodig is. Zelf geeft hij aan hier toe bereidt te zijn mocht dit nodig zijn. 7. Pauze - 8. Vrijwilligerstrofee

6 In de afgelopen 25 jaar is tijdens de najaars-alv de Juri Berkhoff trofee uitgereikt. Dhr. Berkhoff is erelid van de vereniging en heeft zich altijd ingezet als vrijwilliger op verschillende vlakken. Na 25 jaar hebben wij als bestuur gedacht dat het tijd is voor een verandering in de trofee. Tot nu toe was het een beeldje waarvan zelfs de ontvangers niet goed wisten waar ze het zouden laten en inmiddels is er bijna niemand meer die Juri Berkhoff meegemaakt heeft in de vereniging. Om die reden is er door het bestuur besloten de trofee vanaf dit jaar een wisseltrofee te maken. De trofee zal gemaakt worden door Tineke Smit. Dit eerste jaar wordt de trofee uitgereikt aan Bauke Houtsma en de trofee zal vanaf dit jaar ook zijn naam dragen. Bauke heeft zich al voordat Vovem bestond ingezet voor de vereniging, doormiddel van deelname aan de fusiecommissie. Ook daarna is hij zich altijd blijven inzetten voor de vereniging als bestuurslid, trainer en het laatste jaar voorzitter van de jubileum commissie. Voornamelijk dat laatste is de reden dat hij dit jaar zelf de trofee in ontvangst mag nemen. 9. Presentatie webshop KF geeft nogmaals aan dat het een grote tegenvaller is dat de shirts niet op tijd klaar zijn. Daarbij geeft ze aan dat het buiten de vereniging ligt en dat we er alles aan doen om een en ander zo spoedig mogelijk geregeld te krijgen. Jessy neemt het over en verteld over de webshop. In samenwerking met Strikwerda & Smit is een webshop gecreëerd met mooie producten met het Vovem logo er op. Voor veel producten is het mogelijk een naam er bij op te laten drukken. Er wordt een bedrag in rekening gebracht voor verzending van de producten. Wel is het mogelijk gratis te retourneren. Uiteraard is het heel belangrijk rekening te houden met je maat en de pasvorm van de kleding als je je eigen naam er op laat drukken. Retourneren is dan niet mogelijk, wel wordt er een tegoed bon gegeven voor 50% korting op de volgend bestelling. De kleding commissie gaat er nog voor zorgen om pasmodellen van de verschillende kleding stukken in de hal te krijgen. De vereniging ontvangt 10% van iedere bestelling. In het eerste jaar is dit zelfs 20%, als tegemoetkoming naar de vereniging nu de shirts niet op tijd klaar zijn. Als bestuur en kleding commissie willen wij dan iedereen ook vragen zoveel mogelijk via de website producten te bestellen! 10. Rondvraag / W.v.t.t.k. Trainer Meisjes A1: Celine doet de oproep om na te denken over een trainer voor meiden A1. Op maandag traint Rik Klaasen de meiden en op de maandag avonden dat hij niet kan pakt H2 dit op. Voor vrijdag avond (19.00 tm 20.30uur) is nog een vaste trainer nodig. Aan een ieder het verzoek na te denken wie dit op zich kan nemen.

7 DWF: Janneke Boer vraagt zich af hoe het staat met het digitaal wedstrijd formulier. Vanuit het bestuur was het bij de TC neergelegd om dit te communiceren met teams/trainers. Aangezien er nog geen vergadering TC geweest is, is er voor nu besloten het te laten zoals het is. De vraag wordt gesteld of een team die zelf een tablet heeft er niet al mee kan gaan werken. Hierop komt het verzoek van de TC om dit niet te doen, om het overzicht te bewaren. Harry Werkman gaat contact zoeken met een bekende die wellicht laptops/tablets kan leveren om te gebruiken. Alles wordt geprobeerd zo spoedig mogelijk te organiseren zodat we zo snel mogelijk over kunnen op het DWF. Oproep NGJK: Rene Smit doet een oproep voor het NGJK op 27 mei Ten eerste zijn er weer veel helpende handen nodig, dus hou de datum vrij en geef je op. Daarbij wil hij dit jaar ook proberen inkomsten te genereren tijdens het toernooi. Ideeën hiervoor zijn welkom. Denk bijv. aan een verloting. 11. Sluiting Als afsluiting neemt HN het woord. Hij bedankt HB voor zijn inzet over de afgelopen jaren. Al vanaf het begin van Vovem is hij er bij. Zo n 18 jaar heeft hij zich ingezet in het bestuur, als penningmeester en voorzitter. Uiteraard stopt hij niet bij de vereniging en hij zal hij betrokken blijven als ouder, speler en via verschillende commissie.