Uitwisseling rond open verslaggeving.

Transcriptie

1 Vzw Roppov Martelaarslaan Gent tel 09/ fax 09/ web Uitwisseling rond open verslaggeving. Standpunten uit de ouderwerkgroep Gent, de regionale werkgroep Gent-Meetjesland en de regionale werkgroep Waasland-Dendermonde. Mening van ouders rond open verslaggeving. Verslag van de bevraging van ouders uit de oudergroep Gent, in kader van het eindwerk Open verslaggeving als participatie instrument in een begeleidingstehuis BJB van Ümit Karanfil Goede begeleiding: - ouders aan het woord laten - inleven in hun situatie (ouder wil niet het gevoel krijgen dat hij/zij alleen staat) - meer tijd maken om te luisteren - meer respect: niet uit de hoogte doen - ouders willen niet het gevoel krijgen dat ze iets fout hebben gedaan - ouders willen niet het gevoel hebben dat alles achter hun rug wordt beslist Open verslaggeving heeft veel te maken met de HOUDING van hulpverleners. Het aspect vertrouwen is hierbij zeer belangrijk als er met open verslaggeving wordt gewerkt (zie verder in dit document). Verder zien ouders volgende positieve kanten aan het werken met open verslaggeving: Voordelen voor ouders: -feit dat je dingen kan aanvullen -vertrouwen in de hulpverlener neemt toe -er wordt ook met de ouder rekening gehouden -voorstel van een ouder: je kan tekenen voor gelezen maar je kan ook tekenen voor akkoord, in dat geval teken je niet als je niet akkoord bent met de inhoud van het verslag. Zo ziet de consulent en/of de jeugdrechter ook wat je denkt -ouders vinden het belangrijk dat de dingen die ze aanbrengen op de manier waarop dat zij het gezegd hebben, voorkomen in het verslag. Voordelen voor de hulpverlener: -als je met open verslaggeving werkt kan je het vertrouwen van de ouders krijgen -begeleiding in een positieve sfeer uitwisseling rond open verslaggeving

2 Aandachtspunt(en) bij het werken met open verslaggeving: Woordgebruik/taalgebruik mag niet moeilijk zijn voor ouders. Ze vinden dat het een verstaanbare taal moet zijn. Als dat niet het geval is, hebben ouders de indruk dat hulpverleners overbluffen om aan te tonen dat ze gestudeerd hebben. Het kan ook gebeuren dat ouders dan denken dat de HV moeilijk taalgebruik hanteert opdat de ouders het niet zouden begrijpen. Hoe zien ouders het krijgen van een kopie van hun verslag? Ouders vinden dit goed, maar het zou voor hen handiger zijn als ze op voorhand een tekst krijgen; ter voorbereiding van de bespreking van de evolutieverslagen. Op die manier kunnen ouders zich voorbereiden als ze niet akkoord zijn over iets, en niet overvallen worden met nieuwe informatie op het moment van de bespreking. Aanvullingen die ouders kunnen doen in het verslag: Als er geen gulden middenweg kan gevonden worden tussen ouder en hulpverlener, willen ouders dat beide meningen in het verslag staan. Ouders willen niet dat enkel de mening van de ouder, of enkel de mening van de hulpverlener in het verslag staat. Een voorstel van een ouders is dat er in het verslag 2 luikjes zijn, waarvan een van de hulpverlener en een ander van de ouder. Voor de ouders zou dit een teken zijn dat beide meningen evenwaardig zijn. Want als er nu een gedrukte tekst is van de hulpverlener, en de ouder kan aanvullen, dan vinden ouders dat hun mening weinig /geen nut heeft. Als er 2 luikjes zijn, waarin zowel de mening van de ouder als de mening van de hulpverlener is opgenomen, kan de consulent met beide meningen rekening houden, en kan hij/zij alles bekijken vanuit een neutrale positie. Waarom zouden bepaalde ouders hun verslag niet willen lezen? - als ik de hulpverlener 100% vertrouw, mag het verslag zonder dat ik het heb gelezen onmiddellijk naar CBJ of JR. - als het steeds de mening van de hulpverlener is die in het verslag staat, en de mening van de ouder komt er niet in voor, dan heeft het voor mij geen zin om het te lezen - als er veel kwetsende en/of confronterende dingen staan in het verslag, kan het ook gebeuren dat ouders het verslag niet willen lezen eerlijkheid versus kwetsend? Want voor de hulpverlener is het moeilijk om daar een evenwicht in te vinden. Hierop antwoorden ouders dat zij liever hebben dat ze geconfronteerd worden dan dat er dingen worden achtergehouden. Maar zij verwachten dat in zulke situaties de hulpverlener er op let op welke manier hij zijn boodschap geeft aan ouders. Voorstel van een ouder: op voorhand bespreken voo dat het in het verslag komt te staan, maar hier heeft het ook veel te maken met de band tussen ouder en hulpverlener. - Er zou volgens de ouders ook meer communicatie over de communicatie moeten zijn met de hulpverlener: de hulpverlener moet meer (kunnen) bevragen bij de ouders wat ze vinden van zijn/haar aanpak als hulpverlener. uitwisseling rond open verslaggeving

3 Bij open verslaggeving is het aspect VERTROUWEN heel belangrijk: Met vertrouwen bedoelen ouders o.a. volgende aspecten: - belangrijk dat ouders op de hoogte blijven van alles. Zij hebben niet graag dat ze een aantal maanden niets horen van de hulpverlener en dan plots in een verslag iets negatiefs lezen. - Respect - Samen beslissen: ouders willen liever samen met de hulpverlener beslissen over afspraken die gemaakt moeten worden tijdens een begeleiding. Zij hebben niet graag dat een hulpverlener zelf de na te komen afspraken bepaalt. Bij de bespreking van een verslag of een overleg: Aandachtspunt: ouders vinden het niet goed als er veel hulpverleners samen aan tafel zitten vóór een bespreking, waarbij zij daar dan op hun eentje een soort verdediging moeten komen geven. Bijvoorbeeld in een situatie waarbij hulpverleners samen overleggen voordat de ouder mag binnenkomen in de zaal/lokaal waar het overleg doorgaat, hebben ouders het gevoel dat er reeds een beslissing is genomen. Een van de ouders heeft in dit verband een positieve ervaring die als suggestie kan gelden: De hulpverlener was aan het wachten op de ouder en pas op het moment dat de ouder er was, is de begeleider uit de leefgroep en een andere hulpverlener, er bij gekomen. Als de bespreking op die manier wordt georganiseerd, heeft de ouder het gevoel dat er samen wordt gewerkt. In het ander geval hebben ouders echter het gevoel dat alles achter hun rug gebeurt, en hun aanwezigheid, medewerking, voor niets dient. uitwisseling rond open verslaggeving

4 Uitwisseling regionale werkgroep Gent-Meetjesland 2007 In de regionale werkgroep Gent-Meetjesland werden volgende tips en aandachtspunten aangebracht tijdens de besprekingen rond het werken met open verslaggeving binnen de Bijzondere Jeugdbijstand. Praktische tips: Rond informatieoverdracht: - Bij verslagen steeds vermelden aan de ouders voor wie ze bedoeld zijn. - De instemming voor informatieoverdracht en bevraging bij andere diensten, kan door de ouders op verschillende manieren gegeven worden: - Bij de start via een formulier door de ouders en jongere ondertekend voor akkoord. - Via mondeling akkoord telkens het zich voordoet. - De privacy verklaring wordt ondertekend, doch hierbij kan men de vraag stellen of dit voldoende informeert over welke verslagen naar wie gaan. - Uitgaande documenten: handelingsplan, evolutieverslag, worden samen met ouders gelezen (voorgelezen), zo ook met de jongeren (+12j) en mee ondertekend. Ze zijn enkel voor verwijzers bedoeld, worden niet doorgegeven aan andere diensten. - In het verslag staat enkel wat samen met de ouders en de jongere besproken werd, in die zin kunnen uitgaande verslagen voor hen geen verrassingen bevatten. - Het is goed een soort geldigheidbeperking van de verslagen te noteren voor dossiers waarin de uitgaande verslagen langer bewaard worden en misschien later via verwijzers toch bij andere diensten belanden.. (bv. door in een voetnoot te vermelden dat het verslag enkel bedoeld is voor consulenten en een beperkte geldigheid heeft ). - Wanneer toch verslagen van andere voorzieningen (via consulenten) doorgegeven en gelezen worden, kan men best de ouders hierover informeren. Dit geeft aan ouders de kans hun inbreng ook te doen. - Wanneer men zelf verslagen opvraagt, wordt dit pas na toestemming van de ouders gedaan. Rond het opstellen van verslagen: - Ouders worden best op voorhand gevraagd hun mening te formuleren, dit om te vermijden dat men in aanwezigheid van de begeleider enkel het wenselijke zou zeggen. - Het is aan te raden hypothesen uit het verslag te weren (enkel opnemen in eigen werkschriften) of deze pas na toetsing en bespreking met het gezin te vermelden. - Ter voorbereiding van het werken met Open verslaggeving werd in vzw Steevliet een bijscholing aangeboden rond eenvoudig schrijven. De bedoeling hiervan was meervoudig: - zich bewust zijn van het onderscheid tussen doelstellingen en interpretaties, - zich bewust zijn van wat precies de bedoeling is van wat neergeschreven wordt, - de verslagen leren schrijven in functie van mee-lezende ouders. Dit bleek geen evidente oefening maar zeer leerrijk. Naast de praktische tips die men meekreeg, gaf dit een omslag in het denken over verslaggeving: - alles moét duidelijk zijn, - alles wordt meer doordacht o.a. in functie van waar zo n verslag naartoe gaat, wat het doel is, - er wordt meer gefocust op hoe de begeleiding verliep. uitwisseling rond open verslaggeving

5 Enkele tips: vermijd vakjargon, gebruik spreektaal (schrijf alsof je het vertelt aan de ouders), schrijf met in je achterhoofd de meelezende ouders. Het handelingsplan en evolutieverslag worden samen met de ouders opgesteld. De ouders krijgen de keuze: of ze maken zelf een verslag of ze vullen het verslag van de begeleider aan of het verslag wordt samen met de ouders gemaakt. Werkwijze: de begeleider maakt eerste verslag, stuurt dit naar de ouders die het thuis lezen en aanvullen, het wordt samen besproken en afgewerkt voor het naar buiten gaat. Opmerkelijk is als ouders zelf meeschrijven aan een verslag dat ook bij hen duidelijk wordt hoe moeilijk het is een duidelijk verslag voor buitenstaanders (consulenten) te schrijven. Deze manier van werken neemt meer tijd in beslag. Doch de grote voordelen zijn dat het veel argwaan wegneemt en er veel vlotter een vertrouwensrelatie ontstaat. Ouders zijn op die manier beter op de hoogte over wat in verslagen staat en wat naar buiten gaat. Rond samenwerking met ouders ifv verslaggeving: - In dagcentrum De Klaroen krijgen ouders al bij de intakeperiode een brochure met hierin omschreven hoe de begeleiding te werk gaat: acties, frequentie, betrokkenheid.. Op die manier weten ouders ook op welke wijze zij betrokken worden bij verslaggeving. - Op het handelingsplan wordt ook de nodige info voor ouders vermeld (oa over het doel). - Ouders lezen het handelingsplan, dit vermeldt de verwachtingen van cliënten (jongere en ouders) en van de consulent. - Eén maand voor de opmaak van het evolutieverslag krijgen de ouders een evaluatievragenlijst. Deze lijst peilt zowel naar inhouden als naar de vorm (aanpak van de begeleiding). De antwoorden van deze lijst worden in het evolutieverslag verwerkt. Het verslag wordt gelezen door de ouders, zonodig gewijzigd of aangevuld en ondertekend (niet voor akkoord wel voor gelezen ). - Wanneer er meningsverschillen zijn staan beide meningen vermeld. De ouders zijn ook altijd aanwezig bij de besprekingen. Voorvergaderingen worden vermeden. Knelpunten: * Mondelinge info wordt soms te vlug opgevraagd of doorgegeven, en daarbij is het moeilijk steeds de toestemming van ouders te vragen. * Vaak voorkomend probleem: hulpverlenerstaal, visie die geformuleerd wordt. * Er zijn vele geschreven bronnen die niet tot de officiële verslaggeving behoren eigen nota s, documenten voor info-overdracht; hoe gaat men daarmee om? Inkijkbaar door jongeren? Soms wordt dit echt geschreven van hulpverlener naar collega en is het niet de bedoeling om een infodossier te zijn, doch eerder een communicatielijn tussen collega s. * Ouders melden dat men het gevoel heeft dat bepaalde hypothesen of feiten blijven achtervolgen. de dossiers (en daarbij de gemaakte oordelen) gaan je vooraf.nog voor je zelf als mens in een dienst één voet binnen gezet hebt. * Tijdsgebrek is in een oooc de voornaamste reden om de verslagen niet samen met ouders te schrijven. Er moeten in een periode van 2 maand, 2 verslagen naar buiten. De verslagen worden wel voorgelezen en ouders kunnen aanvullen. uitwisseling rond open verslaggeving

6 * Ouders en jongeren én het decreet rechtspositie minderjarigen, vragen naar bescherming van bepaalde info voor de andere betrokkenen (jongere tgn ouders of omgekeerd). Nochtans kan men via JRB en CBJ de volledige verslagen wellicht toch inzien? Dit kan leiden tot selectie van wat men in verslagen zet. * Bovendien speelt nog de wettelijke opvoedingsverantwoordelijkheid van ouders, waardoor ouders het recht hebben op belangrijke informatie betreffende de jongeren. Men kan binnen de dienst dit oplossen door mondelinge (niet-gedetailleerde info) te geven aan de ouders in het bijzijn van de jongere. * Naar aanleiding van aanvullingen die cliënten maken in verslagen, kunnen valse verwachtingen ontstaan. Door deze verwachtingen in te brengen in het gesprek (van bij de start) wordt ook de gelegenheid gecreëerd om de grenzen van de begeleiding duidelijk te maken. Toch is hier voorzichtigheid geboden. Cliënten ervaren de problematiek soms anders dan begeleiders. Het is niet de bedoeling de inbreng van cliënten te verkleinen, erkenning voor hun perspectief is noodzakelijk, het moet enkel duidelijkheid scheppen over de macht/onmacht van hulpverleners. Dit leidt vaak tot herformulering van de verwachtingen, een evolutie naar realistische doelstellingen. Interessante achtergrondinformatie: teksten te vinden onder good practices. De teksten van dhr. Michel Rosius. De intake en Verslaggeving, historiek, belangrijke beïnvloedende factoren. Stroomdiagram Tot welke gegevens heeft de minderjarige toegang? Stroomdiagram rond verwerven, gebruiken en doorgeven van informatie vanuit CAW Artevelde. uitwisseling rond open verslaggeving

7 Uitwisseling regionale werkgroep Waasland-Dendermonde 2009/2010 In de regionale werkgroep Waasland-Dendermonde werden volgende tips en aandachtspunten aangebracht tijdens de besprekingen rond het werken met open verslaggeving binnen de Bijzondere Jeugdbijstand. Voorbeelden uit de praktijk: Werken met 2 luikjes, waar de ouder zijn mening en verhaal kan neerschrijven. Doelstellingen vanuit de 3 partijen (ouders, kind, hulpverlening/verwijzende instantie) evenwaardig formuleren en deze structuur ook volgen in de verslaggeving. Dit zorgt voor een beter werkbaar instrument. Ouders het verslag laten lezen voordat het verstuurd wordt. Het luikje bedenkingen op het einde van een verslag werkt niet. Beter is om regelmatig doorheen de tekst naar bedenkingen van de ouder te vragen. Mensen komen misschien niet met bedenkingen omdat er te veel andere mensen bij betrokken zijn. Het verslag maken voordat de consulent betrokken wordt is mogelijk bij een evolutieverslag. Het maken van het verslag uitstellen en eerst grondiger bespreken met de ouders. Aandachtspunten: Ouders krijgen vlug, onterecht, het gevoel dat ze een fout hebben gemaakt in de opvoeding van hun kind, want de maatschappij heeft ingegrepen. o Als hulpverlener is het belangrijk bewust te zijn van dit gevoel, door voldoende bewust te zijn van de eigen kwetsbaarheden als ouder en door de schuldgevoelens van ouders te erkennen. Als de hulpverlener dicht bij de jongere staat, is dit moeilijker. Bij de meeste voorzieningen wordt er gewerkt met verschillende luiken in het verslag, maar verhoudingsgewijs is de omvang niet gelijk. Wat ouders inbrengen is veel minder dan wat de voorziening schrijft. Het zou beter zijn als de grootte van de luikjes en de inbreng van alle partijen gelijk is. Men heeft de indruk dat het zo letterlijk mogelijk noteren wel werkt. Het zijn doelen van de mensen zelf. Het wordt dan een gezamenlijk huiswerk. Er is een uitwisseling rond wie belang heeft bij welke doelen. Bepaalde vraagstellingen zijn van belang: vb. wat zou u gelukkiger maken in uw gezin? Als er minder sprake is van een rapport verbetert de samenwerking met ouders. Recht op privacy staat haaks op open verslaggeving. Het blijft een moeilijke oefening in sommige situaties (vb. zwangere tiener). Beroepsgeheim, loyaliteit,.. Verslaggeving bekijken vanuit posities helpt. uitwisseling rond open verslaggeving

8 Interessante achtergrondinformatie: De teksten over de verwachtingen van ouders zoals te vinden op de website van Roppov onder Wat zeggen ouders syntheseteksten uit oudergroepen: Informatie rond verslaggeving. / Bevraging van ouders rond open verslaggeving. door Karanfil Ümit. Tekst van Mies De Cock van vzw Wingerbloei rond meerstemmige verslaggeving te vinden op: onder publicaties meestemmige verslaggeving. Interessante punten uit deze visie zoals geschetst in de regionale werkgroep: (DE CURSIEVE STUKKEN VERWIJZEN NAAR DE HIERBOVEN VERMELDE TEKST VAN MIES DE COCK EN NAAR HET ARTIKEL VAN DEZELFDE AUTEUT: COLLABORATIEF WERKEN MET GEZINNEN BINNEN GEDWONGEN HULPVERLENING. ZOALS VERSCHENEN IN HET SYSTEEMTHEORETISCH BULLETIN UITGAVE JAAR2008) Duidelijkheid over start en einde: Bij de start van een begeleiding in de Wingerdbloei is er vooral veel overleg tussen de hulpverleners en de ouders om transparantie na te streven. Ze gaan uit van de sterktes, omdat ze geloven dat van daaruit geleerd wordt. Het zoeken naar krachten en hulpbronnen nodigt cliënten (en hulpverleners) uit tot het construeren van bevrijdende en hoopvolle narratieven in plaats van levensverhalen die doordrongen zijn van problemen. Het is belangrijk om de doelen gelijk te stellen, zodat ouders zeer goed weten wat de bezorgdheden zijn van de consulent. Dit gebeurt door de doelen zo concreet mogelijk te maken. Hier komen ook de voorwaarden om te komen tot een einde van de hulpverlening ter sprake. Doelen worden geformuleerd in functie van wat nodig is opdat de hulpverlening stopt. Open communicatie en emancipatorische verslaggeving: Alle partijen, ook de ouders dus, krijgen een kopie van het volledige verslag. Dit met de bedoeling om alles zo open mogelijk te houden en alles zo veel mogelijk te delen met alle partijen. Bij scheiding, wordt er voorzien in 2 verslagen. In Wingerdbloei wordt het verslag gebruikt als hulpverleningsinstrument met doelstellingen geformuleerd in de IK-vorm. (de hulpverlener die zegt: ik kijk zo naar de begeleiding ) de ouder wordt geholpen in het schrijven. Het is een proces van 6 maanden en het verslag wordt gebruikt op elk huisbezoek. Het formuleren in de IK-vorm heeft als doel om te zoeken naar de juiste woorden om uit te drukken wat de partijen willen bereiken, welke stappen hierin willen en kunnen gezet worden en welke hulp wie wilt, nodig heeft en / of moet aanvaarden. Het evolutieverslag is eigenlijk een stappenplan met als doel zo veel mogelijk informatie te laten circuleren. Vandaar ook het belang van streven naar doelen waar alle partijen zich in kunnen vinden. Het verslag wordt vanaf de 2 de keer opgestuurd naar alle partijen. Expertise van de cliënt: Theorie van het niet weten: De hulpverlener is procesbegeleider, maar weet vooral dat de ouder expert is van zijn kind. Op die manier wordt de eigen waarde gestimuleerd. Deze manier van werken bij Wingerdbloei bouwt op het idee dat de cliënt uitgenodigd kan worden om expert van zijn uitwisseling rond open verslaggeving

9 eigen leven te zijn. De expertise van de begeleiders om vragen te stellen die mogelijk maken dat cliënten vorm kunnen geven aan hun verhaal waarin zowel moeilijkheden als krachten en hulpbronnen zichtbaar worden en de expertise van de cliënten die erin bestaat dat zij weten wat helpend is en wat niet. Kijken naar gezinnen met eigen waarden en normen vindt krachten. Dit is moeilijker dan naar tekorten kijken. Het risico is dat het doel begraven wordt. Op korte termijn stappen en op lange termijn doelen formuleren. Op die manier blijft de ouder expert. Op eenzelfde lijn zitten is moeilijk. Soms zegt een ouder iets dat niet positief overkomt. Daarom wordt er zorgzaam omgegaan met taal. Via continue vraagverheldering in dialoog met alle betrokkenen wordt de verdere organisatie van de hulpverlening bepaald en bijgestuurd het samen schrijven van het stappenplan is een oefening in het zoeken naar woorden die naast feiten ook visies uitdrukken, zodat andere visies ernaast geplaatst kunnen worden. Geen therapeucentrism, maar flexibel denken: bewust blijven van de meerzijdigheid van de werkelijkheid, met verschillende waarden en normen. Iedereen heeft/geeft zijn visie, ook al komt niet iedereen zijn mening overeen, niet aan rigide hypothesevorming doen, maar aan betekenisvorming via verbindende taal ( hoe zou dat voor uw zus, moeder zijn, hoe zou zij daarover denken ). Kijken naar welk het doel is of kijken naar de manier waarop het doel gerealiseerd kan worden zijn 2 verschillende dingen. Het is zinvol deze 2 uit elkaar te halen en los te komen van waarheidsdenken. Hulpverleners hebben meestal een bepaald traject voor ogen (ik wil als hulpverlener naar daar), soms moet je het doel loslaten en het over een andere boeg gooien. Maar dat is moeilijk. Wat kan nu al om in de richting van het doel te gaan? Niet onze (de hulpverlener zijn) doelen van maken. Doelstellingen zijn heel sterk gericht op de toekomst. Weten welke hindernissen je kan tegenkomen, vragen die je kan stellen, vragen hoe de hulpverlening kan ondersteunen. De hulpverlener moet wel verantwoordelijk zijn voor de effecten en kijkt naar hoe heb ik dat aangepakt. Ook als de ouder niet bereikbaar is, is het de verantwoordelijkheid van de hulpverlener om deze wel te bereiken. Bij Wingerdbloei wordt geëvalueerd op voelen ouders zich sterker en hebben ze nu meer hoop? dit gebeurt door constante bevraging. Waar casusbespreking op team vastlopen, laten ze ouders bijzitten. Deze positie van ouders bewaken door zowel ze fysisch als in de vorm van een rollenspel steeds te betrekken in de bespreking van de casus. Het collaboratief model is verschillend van het expertmodel. Deze manier van transparant werken moet in de cultuur van de voorziening zitten of het werkt niet. Wanneer er verschillende of tegengestelde visies zijn, dan kijkt de ouder wat het beste aansluit bij zijn situatie, nadat alles open op tafel werd gegooid. Wanneer er verschillende of tegengestelde visies zijn tussen hulpverlener en consulent, dan kan dit opgevangen worden door de woorden, die de verwijzer gebruikt, in het verslag te zetten. uitwisseling rond open verslaggeving